La Municipalidad o Concejo Municipal, debe levantar un expediente administrativo donde consten todas las actuaciones que se desarrollan en la ejecución contractual, tanto las suyas como las de su colaborador en el proyecto (contratista). En dicho expediente constará la información financiera, administrativa y técnica relevante.
La unidad ejecutora del proyecto deberá mantener a su disposición toda la documentación que se genere con ocasión de éste, pues la sola incompletez del archivo podría atraer decisiones erróneas contra la correcta ejecución de las obras. Así, se deberá ser extremadamente vigilante de que las dependencias que intervienen hagan llegar los documentos por ellas emanados en lo que toca a su participación, pues la unidad ejecutora deberá tenerlos a la vista de previo a cada decisión de avance.
Los comentarios incorporados a la norma 9 de las normas promulgadas por el Órgano Contralor expresamente manifiestan:
Comentario norma Nº9: la base más importante para una correcta toma de decisiones en el proyecto, es poseer un sistema de información que transmita a los participantes en el proceso, información con las siguientes características:
- relevante: comunica aspectos significativos o de interés para la persona a quien va dirigida; es clara y suficiente, pero más concisa en tanto mayor es la jerarquía de la persona-destino.
- oportuna: permite tomar las decisiones a tiempo para corregir las desviaciones que se presenten con respecto a lo planeado y programado.
- pertinente: los datos sobre los cuales se basa la información pertenecen al proyecto de interés.
- confiable: se tiene seguridad de que es cierta y no contiene errores. Por otra parte, no puede establecerse un sistema de información si no hay nada que transmitir, por tanto, es fundamental contar con un
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sistema de archivo apropiado, el cual contenga información completa y fácilmente localizable. De aquí la importancia de reunir en la unidad ejecutora, en forma ordenada, numerada (para tener control sobre los folios existentes y poder reponerlos si se pierden) y con la debida identificación, cualquier documentación relativa al proyecto, indispensable para la toma de decisiones en fases posteriores o para el control del proceso de desarrollo del proyecto, aunque se produzca en otras unidades u otras instituciones. Así, por ejemplo, si la inspección de una obra está a cargo de una firma consultora, ésta deberá expedir a la unidad ejecutora copia de los documentos remitidos al constructor y éste, a su vez, deberá enviar a la unidad ejecutora, copia de los que mande a la firma consultora. También, el informe o documento resultante al terminar cada etapa del proyecto, ya sea el original o una copia, debe guardarse en el archivo de la unidad ejecutora, como fuente de información histórica, contable y estadística, que facilite la toma de decisiones y el control.
En relación con la conservación de los documentos de un proyecto, cabe señalar la importancia de resguardarlos por el plazo estipulado en la norma nº9, pues de esa manera la Administración tendría a mano cualquier información que requiriera en caso de un eventual reclamo al Contratista por vicios ocultos, lo que, de acuerdo con lo establecido en el Art.35 de la Ley de Contratación Administrativa, puede hacer la Administración en tanto no hayan transcurrido más de 10 años de la recepción definitiva de la obra.
Conviene agregar que el expediente exige algunas formalidades mínimas como se desprende de la anterior cita, sin embargo, vale mencionar que se hacen extensivas las disposiciones que se esgrimen en el artículo 11 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa cuando señala que debe guardar un orden cronológico, así como disponer de la foliatura correspondiente. Una vez concluida la obra tanto el expediente del procedimiento como el de la ejecución debe custodiarse por el centro de archivo existente en toda dependencia pública durante 15 años, según el enunciado de las normas generales a las que se ha aludido en el presente documento.
Pese a que se exige la conformación de un expediente administrativo, en el sitio de la obra es necesario mantener ciertos documentos estratégicos para un buen desempeño de la labor de fiscalización cuales son entre otros: planos constructivos, programa de ejecución -debidamente autorizado-, contrato, cuaderno bitácora, resumen de estado financiero y estadística de las pruebas del laboratorio.
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Cabe recordar que el Reglamento Especial del Cuaderno de Bitácoras de Obras dispone que dentro de ese cuaderno deba constar la actuación profesional del director, jefe o inspector que tienen participación en el proceso constructivo, o las personas facultadas con grado y reconocimiento para ello.
El artículo 4 dispone:
Artículo 4.- Podrán hacer anotaciones en el Cuaderno de Bitácora, sobre aspectos vinculantes a los procesos constructivos el propietario y sus representantes consultores, siempre y cuando éstos sean miembros incorporados del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, funcionarios de Instituciones del Estado, Contraloría General de la República, Municipalidades, Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, siempre y cuando todos ellos sean miembros incorporados del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica y que en razón de sus funciones deban dejar observaciones de carácter técnico únicamente.
Desde el momento en que se deja en depósito el cuaderno en la construcción debe documentarse en manos del responsable que se encarga su custodia, además deberá indicarse de previo que se ha realizado la apertura del mismo y dejar constancia de que se han cumplido los requisitos previos para iniciar las obras. El mismo reglamento establece las finalidades y obligaciones respecto al uso del cuaderno.
Artículo 8.- El uso del Cuaderno de Bitácora tiene los siguientes fines: a) Contar con un documento oficial del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, donde se debe dejar constancia de la actuación del Profesional Responsable de la construcción de una obra y la de aquellos otros profesionales que estén vinculados con la obra en razón de su función o bien en cumplimiento de leyes y reglamentos específicos.
b) Contar con un documento en una obra (demolición de obras existentes, movimientos de tierras, nivelación y ejecución de la construcción), en el caso eventual de que se presentare acusación en su contra por incumplimiento de la Ley Orgánica y sus Reglamentos y disposiciones del Código de Ética del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica en particular, y si fuera del caso en asuntos de orden legal o de carácter judicial, ajenos a la intervención del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica. c) Para tener un mejor control de su uso, la Bitácora de obra podrá ser revisada por el Fiscal de cada uno de los Colegios, y por los Fiscales autorizados por el Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos de Costa Rica, en el momento que estimen oportuno.
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El responsable de la obra debe indicar todas aquellas observaciones que considere pertinentes durante los procesos constructivos con una periodicidad de al menos cada ocho días hábiles. Sus anotaciones las deberá realizar en el sitio de la obra y sus extremos pueden ser aclarados mediante esquemas, dibujos, gráficos o tablas. Las modificaciones que se introduzcan deben estar con pleno ajuste a las condiciones pactadas y dentro de los cánones legales vigentes.
Los facultados para realizar dichas anotaciones durante la elaboración van desde el profesional responsable, la Administración o sus representantes que cuenten con las condiciones mínimas profesionales para ello, representantes o funcionarios de la Contraloría General de la República, y los funcionarios y miembros del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos debidamente autorizados y acreditados para ello.
Las anotaciones que se realicen, por su parte al inicio de la obra, deben incluir la fecha en la que se inicia la obra, nombre y firma de los responsables de la misma, así como los cambios en el personal autorizado. Tratándose de una novación del Director de la obra, deberá dejarse constancia del estado en que se entrega y recibe por éste y su sucedáneo. El cuaderno de bitácora, así las cosas, es una memoria de la construcción que donde se consigna la marcha progresiva de los trabajo. Es un instrumento más para coadyuvar en la labor de fiscalización.
Entre las anotaciones mínimas que deben constar en el cuaderno de bitácora destacan.
“…
a) Retiros municipales y estatales.
b) Normas municipales sobre el uso de zonas comunales.
c) Descripción del tipo de suelo según sus características físico- mecánicas.
d) Calidad de los materiales empleados.
e) Resultados de las pruebas realizadas con los materiales de construcción utilizados, procesados y sin procesar.
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f) Modificaciones o ampliaciones en los planos o especificaciones originales, así como de los trabajos extra.
g) Descripción de los métodos constructivos usados.
h) Realización de las pruebas hidrostáticas de presión en el sistema mecánico.
Cualquier dificultad con la calidad de los materiales, los trabajos, resultados de pruebas de laboratorio o de campo y otros deben consignarse en el cuaderno de bitácora.
El cuaderno de bitácora deberá concluir con un acta de desenlace donde conste la fecha en que se ultiman los trabajos, con indicación expresa que se le ha entregado a la Administración copia de los planos constructivos con las modificaciones incorporadas, constancia de que los equipos y sistemas electromecánicos quedan en funcionamiento, así como la aceptación de la obra por parte de la Administración.