12. Capítulo IV. Estandarización de procesos
La estandarización de procesos permite que los procesos de la organización tengan un orden y una secuencia permitiendo generar los mismos resultados en las actividades que se tienen establecidas para cada uno de ellos. El objetivo principal de la estandarización es lograr que los procesos que generan resultados consistentes y que generan valor agregado a la organización se realicen siempre de la misma forma, permitiendo establecer objetivos alcanzables de acuerdo a los resultados generados por todos los procesos de la organización.
Como se evidenció en la etapa de diagnóstico, INCELTA S.A.S no cuenta con una estructura estándar, por lo que muchas veces, se cometen los mismos errores varias veces o se cambia el orden de las actividades dependiendo de las personas que realiza la actividad. Por esto, se realiza la estandarización para los procesos presentados en el diagnóstico, considerando las fallas que involucran directamente la satisfacción de los clientes.
Según las causas de las fallas establecidas en el diagnóstico, y las necesidades de todos los procesos con base en la norma ISO 9001:2015, se realiza el procedimiento que indica cómo y en qué momento deben realizarse las actividades, esto con el fin de generar respuestas positivas frente a las tareas que se realicen, aumentando progresivamente la satisfacción del cliente.
COTIZACIONES
El proceso se debe realizar de la siguiente manera:
1. Descarga del correo de solicitudes de cotización junto con el diagrama correspondiente o especificaciones técnicas, si aplica.
2. Ingreso de solicitudes de cotización al programa Factusol asignando consecutivo como pendiente. Si la solicitud es realizada por teléfono se DEBE ingresar de forma inmediata a Factusol junto con el correo y la información del cliente para realizar el envío.
3. Las cotizaciones de cajas de paso y cofres que no requieren verificar diagrama, dibujo y/o especificaciones se realizarán como prioridad. Los precios se establecen según base de datos.
4. Las cotizaciones que requieren verificar diagrama unifilar se realizan por fechas de la más antigua a la más reciente. Los precios se asignan según especificaciones del diagrama unifilar.
5. La cotización se realiza en el programa Factusol en el número consecutivo asignado con anterioridad (punto 2)
6. La cotización debe ser impresa y se debe realizar verificación de cotización por parte de la persona responsable dando aprobación para envío.
7. La cotización será descargada y se archivará en medio magnético en la carpeta correspondiente.
8. La cotización es enviada al cliente como respuesta al correo de la solicitud. 9. En el programa Factusol se procederá a realizar el cambio de estado de la cotización de pendiente a enviado.
10. La cotización en físico debe ser archivada SIEMPRE junto con la solicitud de cotización, si la solicitud se realizó por medio telefónico se deberá especificar en la cotización la fecha de dicha solicitud para su posterior archivo en la carpeta correspondiente.
INFORMACIÓN ADICIONAL
11. Si el cliente solicita cambio a la cotización, DEBE quedar registrado por correo electrónico y se realizará una nueva cotización según procedimiento anterior. En el programa Factusol y en la cotización en medio físico deberá quedar establecido si ésta ha sido reemplazada o si reemplazó a alguna anterior.
11.1. Diagrama de Proceso: Cotizaciones
Diagrama 8. Proceso de Cotizaciones. Fuente: Propia
ORDEN DE COMPRA (CLIENTE)
El proceso se debe realizar de la siguiente manera:
1. Dado que las órdenes de compra son enviadas por el cliente por medio del correo electrónico, éste debe ser revisado siempre a una hora específica en la mañana y en la tarde para asegurar que se realice la descarga. Ésta descarga de la Orden de Compra debe realizarse en lo posible, el mismo día en que es recibida por el cliente para evitar retrasos en el inicio de la producción.
2. Cuando la Orden de Compra es descargada del correo se diligencia en el formato diseñado por la organización para el control y se entrega a la persona encargada de la revisión de precios (Debe corresponder el precio de la orden de compra con el cotizado), dicha revisión se debe realizar de forma inmediata. Si se evidencia que el precio o alguna especificación no corresponde a lo cotizado se procede a contactar inmediatamente con el cliente para la corrección.
3. Si la Orden de Compra corresponde a lo cotizado y ha sido totalmente revisada, se entrega dicha orden de compra junto con la cotización correspondiente a la persona encargada del ingreso de los pedidos al programa Factusol.
11.2. Diagrama de Proceso: Orden de compra (Cliente)
Diagrama 9. Proceso de Orden de Compra (Cliente). Fuente: Propia
ORDEN DE PEDIDO (CLIENTE)
El proceso se debe realizar de la siguiente manera:
1. El pedido del cliente se ingresa al programa Factusol según las especificaciones de la cotización y orden de compra ya revisadas.
2. Se debe ingresar el pedido del cliente con el número correspondiente según el consecutivo en el programa Factusol. Si el pedido corresponde a la familia de los tableros se ingresa con el código 1, los cofres con el código 2 y las cajas de paso con el código 3.
3. Las especificaciones de los productos deben ser exactas a las de la cotización, además de tener claridad y no pueden dejarse de mencionar ninguno de los materiales que corresponden al producto en cuestión.
4. En el pedido ingresado es indispensable que se mencione el número de cotización y orden de compra que corresponde, esto con el fin de llevar la trazabilidad de los documentos.
5. Una vez se finaliza el ingreso del pedido a Factusol, se imprime y se procede a que la persona encargada realice la revisión y la orden de producción. Así, cuando ya está revisado, se ubica en el lugar que corresponde (Sección de pedidos).
6. La orden de compra del cliente se archiva en la carpeta de pendientes y la cotización es archivada según el número consecutivo correspondiente.
11.3. Diagrama de Proceso: Orden de pedido (Cliente)
Diagrama 10. Orden de Pedido (Cliente). Fuente: Propia
COMPRAS
El proceso se debe realizar de la siguiente manera:
1. Según los pedidos ingresados en el programa Factusol, se extrae el material necesario para los pedidos de clientes pendientes, tener en cuenta que el tiempo de entrega del material debe ser considerado para evitar retrasos en el producto final.
2. Realizar un registro de requisición de compra en el que se indica la cantidad y la especificación del material requerido.
3. Si la persona responsable de las compras autoriza, se realizan las órdenes correspondientes a los pedidos a proveedores para su posterior envío.
4. Una vez enviado el pedido al proveedor se debe confirmar la recepción del pedido y solicitar la fecha de despacho para dar cumplimiento al pedido del cliente en la fecha pactada.
5. Si el tiempo de entrega se cumple y la materia prima no es recibida, se debe establecer comunicación con el proveedor para verificar el estado del despacho y corroborar si es necesario suplir la demanda del material con algún otro proveedor.
11.4. Diagrama de Proceso: Compras
Diagrama 11. Proceso de Compras. Fuente: Propia
ALMACEN
El proceso se debe realizar de la siguiente manera:
1. Cuando la materia prima llega a la fábrica es indispensable que se realice el chequeo de la misma, inspeccionando la calidad del material que se recibe, que las cantidades correspondan con la orden de compra y que se reciba en la fecha pactada con el proveedor.
2. Luego de realizar el chequeo de la materia prima se procede a almacenar en el lugar que corresponde (Almacén). La persona encargada del almacén, debe asegurar que se mantenga el orden de éste para evitar errores en conteo de inventario.
3. La factura y/o remisión del material debe ser ingresada al programa Factusol para así llevar el inventario correspondiente.
4. Cuando es solicitado material para la estación de trabajo de ensamble. El encargado del almacén DEBE solicitar la orden de producción que soporte la salida del material y en ella, registrar el material que fue entregado en su totalidad o si por el contrario existen pendientes.
5. El encargado del almacén debe informar la llegada del material al encargado de las compras para el registro del estado de los pedidos a los proveedores, además, informar las cantidades existentes de los productos al inicio y final de semana.
6. Una vez sale la orden de producción del proceso de fabricación, debe ser ingresada al programa FACTUSOL para el control de inventario en FACTUSOL.
11.5. Diagrama de Proceso: Almacén
Diagrama 12. Proceso de Almacén. Fuente: Propia
PRODUCCIÓN
El proceso se debe realizar de la siguiente manera:
1. Una vez se realiza la revisión del pedido descargado en FACTUSOL, se procede a realizar la orden de producción especificando el material eléctrico que debe llevar el producto, el número de consecutivo, la fecha de inicio de fabricación, el número de cotización y orden de compra del cliente. Si el cliente realiza su pedido por vía telefónica, se debe especificar en la orden de producción con el fin de llevar seguimiento y trazabilidad.
2. Diligenciada completamente la orden de producción, se despacha al inicio del proceso de fabricación a la estación de trabajo de Corte.
ESTACION DE TRABAJO (CORTE)
El proceso de corte inicia en cuanto el cortador recibe la orden de producción.
La fabricación se pone en marcha con la verificación de las medidas del producto y de las partes que lo componen.
Se debe asegurar el funcionamiento de la máquina para iniciar con el proceso de corte según la ficha técnica de la cortadora
Según referencia del producto se debe establecer el orden para el corte de las piezas. La siguiente imagen indica, el orden del corte a seguir para la familia de cofres.
INCELTA S.A.S FORMATO CONTROL PRODUCCIÓN DE COFRES PROCESO DE CORTE
F-097 VERSION 01 FECHA: 14/03/2019 SERIE: PARTES 32 x 20 35 x 40 64 x 20 109 x 20 57 x 27 57 x 60 120 x 30 155 x 30 112 x 54 75 x 81 60 x 60 TAPA CUERPO LATERALES ACCESORIOS DIVISION PERFIL PUENTE
SOPORTE BANDEJA MED SOPORTE BANDEJA AUT SOPORTE BANDEJA TOT SOPORTE BANDEJA BORN PIEZA BREAKER PIEZA AUT PIEZA TOT VENTANA RIEL MONOF RIEL TRIF BANDEJA AUT
BANDEJA MED MONOF BANDEJA MED TRIF BANDEJA MED MIXTA BANDEJA TOT
OBSERVACIONES
JIREHT ACOSTA-AUX. DE CALIDAD HUMBERTO SUAREZ-DIR. DE CALIDAD
ELABORÓ REVISÓ
Formato 23. Control de Producción de Cofres para el proceso de corte.