Flujo de información e interacción

El concepto básico de sistema involucra el cumplimiento de un objetivo mediante la organización y relación de sus partes, para que la organización brinde servicios que satisfagan las necesidades de sus clientes, se requiere de un adecuado flujo de información que permita convertir entradas en salidas (servicios de calidad). En el entendido que la información fluye al ejecutar las actividades y éstas son realizadas en el marco de un subproceso, se indagó sobre cómo se vio afectada la interacción y el flujo de información con la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

En referencia a lo mencionado la información brindada por los funcionarios responsables de los subprocesos a través de las entrevistas permitió hallar la siguiente información:

Hay semejanzas en el sentido que se ha mejorado el flujo de información y esto se debe en parte a la disponibilidad de herramientas de comunicación oportunas, inmediatas y confiables (como el uso de los correos electrónicos y el Internet), la existencia del Comité de Calidad con los talleres que se realizan a su interior y el mismo funcionamiento por procesos que requiere la intervención coordinada de diferentes áreas y quienes se preocupan por realizar sus actividades en la conformidad de lo exigido, han encontrado una buena respuesta.

El interactuar permite que las dependencias refuercen el concepto de proceso que según la Coordinación de Administración de Empresas “es tener claro que lo

que yo hago afecta a otro” y se pueda reconocer que en un sistema unos procesos se alimentan de otros para poder llevarse a cabo.

Pese a observarse una mejora no se es 100% eficiente, esto se debe de acuerdo con el Coordinador de Administración de Empresas, a que a pesar que se cuenta con las condiciones para desarrollar una buena labor, el tiempo destinado por parte de los responsables de subproceso para la realización de este tipo de actividades es insuficiente.

No obstante se presentaron diferencias en la información, en relación a las versiones aportadas por la Oficina de Posgrados y la Oficina de Comunicaciones, para las cuales las necesidades de interacción van más allá de la existencia de un Sistema de Gestión de Calidad.

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Cuadro 23. ¿Considera que el flujo de información y la interacción con las demás dependencias respecto a las funciones desempeñadas en su subproceso han mejorado?

DEPENDENCIA PROCESO SEMEJANZAS DIFERENCIAS

Coordinación Tecnología en Alimentos

Gestión Programas Académicos Pregrado

El sistema de calidad permite que se manejen comunicaciones vía internet y exige que queden registradas en las pruebas y hoy en día eso es inmediato.

Coordinación Contaduría Pública

Gestión Programas Académicos Pregrado

Eso ha mejorado mucho, aunque repito que hay procedimientos que se han vuelto más engorrosos, pero esto desde el punto de vista técnico hay que hacerlos. Coordinación Ingeniería en Sistemas Gestión Programas Académicos Pregrado

Claro los comités de calidad han ayudado muchísimo a que las dependencias se conozcan entre ellas y conozcan los procesos, hemos hecho talleres en los que debemos enterarnos de con quién tenemos relación realmente y conocer sus entradas salidas caracterización de los procesos Coordinación

Administración de Empresas

Gestión Programas Académicos Pregrado

Si, el concepto de proceso es tener claro que lo que yo hago afecta a otro.

El flujo de información ha fluido. No es 100% eficiente, pero ha mejorado

Trabajo Social _{Académicos Pregrado}Gestión Programas

No han habido cambios se mantienen por las mismas razones, porque es la escuela de Trabajo Social la que tiene su propia reglamentación en ese sentido, el sistema no ha incidido para que hayan cambios.

Secretaría Académica

Gestión Actividades Académicas

Si es mucho más fluida la información, porque conocemos como se realizan los procesos, además hay reuniones de calidad que se realizan

semanalmente y se nos da toda la información, todos nos damos cuenta de lo que se está haciendo

Investigación y

Posgrados Gestión Posgrados

El flujo de información y la comunicación con otras dependencias sigue normal, pues aquí hay una dinámica propia anterior, pues uno discute un tema aquí en la oficina, va y lo discute en otra, intercambia la información, por lo tanto hay una dinámica viva al interior de la Universidad. Biblioteca Gestión de Material Bibliográfico y Servicios de la Biblioteca

Ha mejorado ...Toda la documentación está ahí a la mano,

114 Continuación cuadro 23.

DEPENDENCIA PROCESO SEMEJANZAS DIFERENCIAS

Coordinación Administrativa Gestión Financiera, Gestión de Bienes y Servicios y Contratación y Compras

En realidad yo creo que el flujo de información ha sido bueno porque la

mayoría están sintonizadas con el proceso.

A la gente que cumple con los procedimientos y el lleno de requisitos

y formatos, cuando lo han hecho han visto al final que se ven beneficiados, por que si hacen bien el proceso más

rápido tienen el producto

Oficina de Calidad y Mejoramiento

Gestión Documental (también participa de los

procesos Gestión Mejoramiento y Gestión

de la Calidad)

Pues digamos que es más fluida porque las personas día a día se van

comprometiendo más con el tema

Dirección Gestión Comunicación constante comunicación a través de la Se ha tratado de mantener una página web y correo electrónico.

Aunque todo está definido para que funcione correctamente, y que haya un constante y efectivo flujo de la información hacia toda la comunidad

universitaria, no se cuenta con el tiempo de dedicación suficiente por

parte del líder del subproceso. Oficina de

Calidad y Mejoramiento

Gestión de la Calidad y

Gestión Mejoramiento Si fluye la información pero a veces hay que estar muy pendientes.

Fundación Gestión Relaciones _Laborales

Una comunicación verbal y escrita más cercana y sé que en otros procesos se han mejorado, en efecto ya tenemos un

proceso que se llama así comunicaciones.

Claro, más que todo los compromisos que ha tenido mi administración he mejorado la información que tenía la figura del Director con la figura de los

demás

Fuente: Trabajo de campo, entrevistas a funcionarios de la Universidad del Valle Sede Tuluá.