Gestión de Material Bibliográfico y Servicios de la Biblioteca

Este último proceso perteneciente a los misionales, permite la accesibilidad de material bibliográfico a los estudiantes para apoyar y fortalecer el proceso de formación, realiza gestiones para la adquisición, mantenimiento y conservación del material bibliográfico, promueve actividades culturales y ofrece servicios adicionales en búsqueda del desarrollo de conocimiento en la comunidad universitaria.

Indicadores 2009-2010: para el periodo 2009-2010 el subproceso contaba con

diez (10) indicadores.

- Préstamo del material bibliográfico - Utilización de los servicios

- Procesamiento de material bibliográfico - Adquisición de materiales bibliográficos - Inducción a estudiantes de primer semestre

- Utilización de las bases de datos bibliográficas, libros y revistas electrónicas: Nohay ninguna información en este indicador

- Actividades Culturales

- Asistencia de instituciones externas a las actividades culturales - Difusión de servicios

- Nivel de Satisfacción del Usuario Biblioteca

Indicadores 2010-2011(1): para el período 2010-2011 (1) se redujeron a cuatro (4) indicadores:

- Préstamo del materia bibliográfico - Utilización de los servicios

- Inducción a estudiantes de primer semestre - Nivel de satisfacción del usuario de la Biblioteca

El sistema de indicadores para el subproceso de Gestión de Material Bibliográfico y Servicios de la Biblioteca, al igual que ocurre con los anteriores, también se redujo drásticamente. En la actualidad se cuenta con 4 indicadores, que permiten conocer la dinámica del préstamo del material bibliográfico, la utilización de los servicios, la inducción a estudiantes y el nivel de satisfacción del usuario de la Biblioteca. A pesar de la pertinencia de estos indicadores para evaluar el desempeño de la accesibilidad de material bibliográfico por parte de los estudiantes, no se cuenta con indicadores que brinden información sobre la gestión para la adquisición, mantenimiento y conservación bibliográfica.

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Este subproceso relaciona los servicios de la Biblioteca al funcionamiento institucional, estos servicios están directamente relacionados con el cuerpo estudiantil , es decir que sus resultados dependen de los estudiantes, cualquier dificultad que impida el acceso a los servicios de la Biblioteca repercute directamente en los resultados de este subproceso, en este caso se desestimarán los resultados de los indicadores que tienen relación con los estudiantes para el periodo 2011-2 debido a que durante el mismo se realizó un receso estudiantil lo que ocasionó un sesgo en la información, para los otros períodos se realizaron los siguientes hallazgos:

a) El indicador Préstamo del Material Bibliográfico indica que el subproceso ha logrado evolucionar, esto desde la perspectiva de un mayor uso de los recursos bibliográficos disponibles; pese a la evolución existe una dificultad en la fijación de las metas que está muy por debajo del cumplimiento lo que indica serios problemas en la planificación.

b) El comportamiento del indicador denominado Utilización de los Servicios permite evidenciar que se viene desplegando un mayor uso de los servicios generales de la Biblioteca, respecto a ello algunos factores como el mejoramiento de las condiciones climáticas de la dependencia han incidido de forma decisiva en los resultados.

c) Existe un indicador al interior del subproceso que no se vio afectado por el receso estudiantil este es: Inducción a Estudiantes de Primer Semestre, lo anterior debido a que una vez se inició el receso en mención ya se había realizado la inducción a los estudiantes y esta se realiza una sola vez por semestre. Respecto a la tendencia y al igual que los demás indicadores del su proceso se contempla un avance significativo logrando cumplir con las metas previstas. Una anotación importante respecto a este es el replanteamiento de las metas que debe realizarse para que se ajusten de una mejor manera a las capacidades del subproceso.

d) El Nivel de Satisfacción del Usuario de la Biblioteca es uno de los indicadores más importantes al interior del subproceso por cuanto arroja resultados provistos por los usuarios referente a los servicios ofertados, respecto a la baja en el nivel de satisfacción se hace necesario realizar una revisión exhaustiva que permita determinar las causas, pues un mayor uso de los servicios debería concluir en una satisfacción superior pero en este caso no se presenta direccionada en este sentido la relación mencionada.

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Cuadro 26. Indicadores subproceso Gestión de Material Bibliográfico y Servicios de la Biblioteca.

Indicador Concepto Responsable Fórmula Datos

Año Meta Ejecutado % Avance

Préstamo del material bibliográfico

Este indicador realiza una comparación frente al semestre inmediatamente anterior del número de material bibliográfico solicitado por la comunidad universitaria para así encontrar el porcentaje de variación positivo o negativo en este servicio

Auxiliares de Biblioteca

(Número de préstamos del semestre actual - Número de préstamos del semestre anterior / Número de préstamos del semestre anterior) * 100 2010 2% 2% 100% 2011-1 3% 19% 617% 2011-2 3% -44% -1459% Utilización de los servicios

este indicador mide el incremento de servicios ofrecidos por la Biblioteca y utilizados por los usuarios, respecto al semestre anterior

Auxiliares de Biblioteca

(Número de servicios utilizados del año actual - Número de servicios utilizados del año anterior / Número de servicios año anterior) * 100 2010 16% 16% 100% 2011-1 16% 21% 131% 2011-2 16% -34% -210% Inducción a estudiantes de primer semestre

Mediante el registro de estudiantes que asisten a la inducción realizada sobre servicios de la Biblioteca que se dicta a todos los nuevos

estudiantes de la Universidad se verifica el porcentaje de asistencia del total de estudiantes

matriculados en primer semestre de todos los programas académicos

Auxiliares de Biblioteca (Número de estudiantes que asisten a la inducción / Número de estudiantes matriculados en primer semestre) * 100 2010 75% 74% 99% 2011-1 75% 83% 111% 2011-2 75% 83% 111% Nivel de Satisfacción del Usuario de la Biblioteca

Mediante la aplicación de una encuesta de satisfacción del servicio de la Biblioteca se toman aquellas calificaciones de 4 y 5 y se obtiene el porcentaje de usuarios que dieron esta calificación del total de usuarios encuestados

Auxiliares de Biblioteca

(Sumatoria de

estudiantes que califican el servicio entre 4 y 5 / Total de estudiantes que calificaron el servicio) * 100

2010 83% 83% 100%

2011-1 83% 22% 27%

2011-2 83% 25% 30% Fuente: elaboración de los autores

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El siguiente grupo de subprocesos corresponde a los de apoyo, entre los que se encuentran la Gestión Financiera, Gestión de Relaciones Laborales, Gestión Contratación y Compras y Gestión Documental.