SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA UNIVERSIDAD DEL VALLE

Producto del esfuerzo de la Universidad del Valle relacionado con la concepción de la calidad y su vínculo con el cumplimiento de su Misión como institución superior, obtiene el reconocimiento del Ministerio de Educación Nacional, como institución de educación superior de alta calidad, mediante resolución No. 2020 del 3 de junio de 2005.

Este reconocimiento se constituye como base del modelo de Gestión Integral de Calidad de la Universidad del Valle, GICUV. Por lo tanto, para el cumplimiento de los objetivos de calidad se cuenta con el Sistema de Gestión Integral de Calidad (GICUV) que es la forma como la Universidad ha articulado los elementos de compromiso institucional, con el reconocimiento de Alta Calidad otorgado por el Ministerio de Educación.

El propósito del GICUV es establecer mecanismos que ayuden a mejorar la gestión, a crear conciencia de mejora continua y a medir la equidad, pertinencia y calidad de los servicios de la Institución en términos cuantitativos y cualitativos durante todo el ciclo de obtención y aplicación del conocimiento científico, técnico y humanístico.47

Siendo consecuente con los propósitos de la Institución, por su parte la Universidad del Valle Sede Tuluá en su Política de Calidad tiene establecidos claramente unos beneficios esperados, los cuales constituyen el parámetro para conocer el estado actual del Sistema de Gestión de Calidad de la institución con relación al cumplimiento de su misión. Estos beneficios son los siguientes:

- Mejora continua de la calidad de los productos y servicios que ofrece la Institución.

- Atención amable y oportuna a nuestros clientes internos y a las partes interesadas vinculadas.

- Transparencia en el desarrollo de procesos.

- Cumplimiento de los objetivos, de conformidad a la legislación y a la normatividad vigente.

- Reconocimiento de la importancia de los procesos y sus interacciones. - Integración del trabajo, en armonía y enfocado a procesos.

- Adquisición de insumos acorde con las necesidades. - Delimitación de funciones del personal.

- Equipos de trabajo consolidados. - Aumento de la productividad.

- Mejoramiento del nivel de satisfacción de las partes interesadas. - Cambio cultural de la Institución.

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- Óptima calidad percibida por la competencia y proveedores. - Disminución de Peticiones, quejas y reclamos.

6.2.1 Procesos y subprocesos

El Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad del Valle Sede Tuluá se logra representar en el Mapa de Procesos que se presenta en la Figura 1.

Figura 1. Mapa de subprocesos. Sistema de Gestión de Calidad. Universidad del Valle Sede Tuluá.

Fuente: Universidad del Valle. Sistema de Gestión de Calidad. 2011

Se aprecia que los subprocesos misionales surgen como respuesta a las necesidades de los usuarios y buscan su satisfacción, entendiendo que éstos están representados en la sociedad. En coherencia con el Plan Estratégico de Desarrollo de la Universidad del Valle, el mapa de procesos en su parte misional se divide en subprocesos de formación, investigación y generación del conocimiento, extensión y proyección social y desarrollo humano y bienestar.

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6.2.2 Subprocesos misionales de formación

Siendo el objetivo de esta investigación, identificar los costos y beneficios cualitativos del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad del Valle Sede Tuluá y su relación con el cumplimiento de la misión institucional en su proceso de formación, es importante tener en cuenta que alcanzar dicha misión es consecuencia de la articulación entre la Gestión de las Actividades Académicas, los Programas Académicos de Pregrado y Posgrado y la Gestión del Material Bibliográfico y Servicios de la Biblioteca.

Esto significa que para el cumplimiento de la misión institucional, es fundamental la debida planeación, ejecución y control de las actividades académico administrativas de la Universidad, que contribuyen a asegurar el normal funcionamiento de los programas académicos de pregrado y posgrado, a través de la coordinación y ejecución de actividades, garantizando la calidad académica de acuerdo a las necesidades formativas de la región, apoyado igualmente en la accesibilidad al material bibliográfico que promueve el proceso de formación. A continuación se explican los componentes de este importante subproceso.

Gestión de Actividades Académicas: Es parte fundamental de los procesos misionales, que ayuda en el cumplimiento del objetivo de formación integral que busca la institución; mediante la debida planeación, ejecución y control de las actividades académico administrativas de la Universidad, facilitando el flujo de información con otras dependencias, coordinando los espacios y realizando las gestiones necesarias para todo el normal funcionamiento de las actividades académicas. Realiza el registro de información correspondiente a cada estudiante de pregrado, dar trámite a las solicitudes de éstos, dando cumplimiento a las políticas de la Universidad y a la norma de calidad.

Gestión de Programas Académicos Pregrado: Posibilita el normal funcionamiento de los programas académicos de pregrado, a través de la coordinación y ejecución de actividades que permiten dar garantía necesaria para que se puedan llevar a cabo las actividades académicas bajo la normatividad institucional, verificando oportunamente el cumplimiento de las partes involucradas en el proceso, garantizando la calidad académica.

Gestión de Posgrados: Identificar programas de posgrados pertinentes de acuerdo a las necesidades formativas de la región, para lograr la argumentación suficiente que permita obtener la aprobación de la oferta de programas de posgrados por parte de las Unidades Académicas; una vez obtenida, coordinar las actividades pertinentes para el desarrollo de los programas, ejerciendo el seguimiento y control necesario sobre dichos programas para que se garantice su cumplimiento en las condiciones previstas.

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Gestión de Material Bibliográfico y Servicios de la Biblioteca: Permite la accesibilidad de material bibliográfico a los estudiantes para apoyar y fortalecer el proceso de formación, realiza gestiones para la adquisición, mantenimiento y conservación del material bibliográfico, promueve actividades culturales y ofrece servicios adicionales en búsqueda del desarrollo de conocimiento en la comunidad universitaria.

6.2.3 Subprocesos de apoyo

Para el cumplimiento de estos subprocesos misionales de formación, el Sistema de Gestión de Calidad concibe una serie de procesos de apoyo vinculados al rol administrativo, el cual, a través de una adecuada gestión de los recursos asignados a la Sede, por medio del presupuesto y su control de ejecución, busca tener una gestión financiera eficiente, basada además, en la contratación de personal idóneo de acuerdo a unas competencias definidas para cada cargo, en la selección de unos proveedores adecuados que se ajusten a la disponibilidad presupuestal y un eficiente registro, organización, clasificación de información documental para preservar la memoria institucional. A continuación se explican los subprocesos de apoyo.

Gestión Financiera: Busca gestionar la aprobación de recursos asignados a la Sede, de acuerdo a las necesidades previamente identificadas, en este subproceso se elabora el presupuesto y se controla su ejecución, se realizan informes financieros, buscando con todo ello el eficiente uso de los recursos asignados a la Sede universitaria, bajo principios de transparencia, seguridad y confiabilidad

Gestión de Relaciones Laborales: Este subproceso tiene como uno de sus objetivos, la contratación de personal idóneo de acuerdo a unas competencias definidas para cada cargo, igualmente define los procedimientos para establecer dichas competencias y para realizar una adecuada gestión sobre el personal administrativo, docente y por prestación de servicios vinculados con la Fundación Univalle Tuluá, determinando la manera para realizar su inducción, capacitación, remuneración y evaluación a fin de que se cumpla con los objetivos institucionales. Gestión Contratación y Compras: El Subproceso Gestión Contratación y Compras tiene como objetivo una vez identificadas las necesidades de bienes y servicios para la Sede, realizar la evaluación y revisión de los proveedores, verificando el cumplimiento de requisitos para ser proveedor, realiza las contrataciones y compras de acuerdo a la disponibilidad presupuestal y una vez comparadas las cotizaciones y seleccionado la mejor opción; realiza también el trámite para pago respectivo.

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Gestión Documental: Adoptando la normatividad de archivo vigente, directrices institucionales y teniendo en cuenta las necesidades existentes sobre la retención de información de cada subproceso, con el fin de realizar un adecuado tratamiento a la documentación que se genera o llega a la Universidad, de manera que exista un manejo estandarizado, que posibilite el registro, organización, clasificación, la consulta ágil, el seguimiento, el control de documentos, la oportuna respuesta, velando por la preservación de la memoria institucional.

6.2.4 Subprocesos estratégicos

Además de los subprocesos de apoyo, que contribuyen al cumplimiento de la misión institucional, el Sistema de Gestión de Calidad concibe una serie de subprocesos estratégicos relacionados con la planeación y el control, un eficiente plan de comunicaciones que pretende establecer una conexión eficaz entre los procesos institucionales, la comunidad universitaria y los entes externos, así como la coordinación de esfuerzos enfocados al cumplimiento estricto de los procedimientos, hasta la toma de acciones preventivas, correctivas y de mejora que pretenden asegurar la eficiencia y eficacia del Sistema de Gestión de Calidad. A continuación se explican estos subprocesos estratégicos:

Gestión Planeación y Control: El subproceso de Gestión de Planeación y Control, mediante la formulación del plan de acción despliega los lineamientos con los cuales se pretende cumplir con la misión, la visión y la política del plan de desarrollo institucional. Soporta sus bases en el Sistema de Gestión de Calidad en cumplimiento con los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2008, en los requisitos de los usuarios legales y reglamentarios, de igual manera establece planes de control que permiten verificar el curso de las actividades en relación a las metas e indicadores de gestión.

Gestión Comunicación: El subproceso Gestión Comunicación mediante la realización, ejecución y seguimiento del plan de comunicaciones, alimenta de información el Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de establecer una conexión eficaz entre los procesos institucionales, la comunidad universitaria y los entes externos a través de la administración del flujo de la información proveniente del interior y del exterior de la institución.

Se encarga de identificar las necesidades de información, de la generación del contenido exacto de la información, para lograr una eficaz gestión administrativa en la toma de decisiones y en la realización de acciones de mejora.

Gestión de Calidad: Está diseñado para velar por el cumplimiento de la norma ISO NTC 9001:2008, en concordancia con los requisitos institucionales y legales, este subproceso tiene el objetivo de asegurar la eficiencia y eficacia del Sistema de Gestión de Calidad, mediante la coordinación de esfuerzos enfocados al

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cumplimiento estricto de los procedimientos, hasta la toma de acciones preventivas, correctivas y de mejora, realizando su respectivo seguimiento.

6.2.5 Subprocesos de evaluación

Para el mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad, los subprocesos de evaluación resultan fundamentales, porque contribuyen a la retroalimentación de la información en pro del mejoramiento continuo. A continuación se explica este proceso.

Gestión Mejoramiento: El subproceso de Gestión de Mejoramiento evalúa los resultados institucionales en términos de eficacia del Sistema de Gestión de Calidad, obtiene los datos objeto de evaluación principalmente de las auditorías internas de calidad, el servicio no conforme o dificultades de los procesos. Promueve el mejoramiento continuo mediante el establecimiento de planes de mejora para todos los demás subprocesos, se encarga además de realizar seguimiento de la implementación de las acciones correctivas y preventivas, evaluación de satisfacción del usuario y Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias PQRS.