3. DIAGNÓSTICO DE PROCESOS
3.3 ANÁLISIS DE PROCESOS LEVANTADOS
3.3.3 Formación Continua y Vinculación Con La Colectividad
3.3.3.1DFCV-P03-01 Acceso a Estudios de Postgrado para docentes
La PUCE se preocupa constantemente que sus profesores sean los mejores capacitados en la cátedra que dictan a sus estudiantes es por este motivo que ha realizado convenios con instituciones de educación superior extranjeras para que lo profesores puedan aplicar becas en dichas instituciones.
La DFCV tramita y aprueba que un profesor siga un Postgrado en el extranjero, siendo parte de la ayuda económica que se necesita; la PUCE firma junto con el profesor un compromiso de retribución, es decir que por cada año financiado por la PUCE para su maestría, este tiene que trabajar 3 años dictando cátedra.
También ayuda a que el profesor acceda a estudios de Postgrado dentro del país en otras instituciones de educación superior; también para los profesores que deseen estudiar un Postgrado dentro de la PUCE. En el Anexo 6 y 7, se encuentra el diagrama de flujo con todas sus actividades detalladas y el FTE, respectivamente.
Cuadro 3.11
Análisis del Valor Agregado
DFCV-P03-01 Acceso a Estudios de Postgrado para docentes
VAC VAN NAV TOTAL
Actividades 4 14 4 22
Tiempo 3,03 hrs/mes 5,65 hrs/mes 17,99 hrs/mes 26,67 hrs/mes Costo $ 44,57 $ 81,41 $ - $ 125,98
Tiempo Efectivo Tiempo Muerto Tiempo de Ciclo 8,68 hrs/mes 17,99 hrs/mes 26,67 hrs/mes Tiempo Efectivo Tiempo Muerto Tiempo de Ciclo
13,02 días 26,98 días 40,00 días
Fuente: Investigación Realizada
Gráfico 3.11
Análisis del Valor Agregado
DFCV-P03-01 Acceso a Estudios de Postgrado para docentes
Fuente: Investigación Realizada
Elaborado por: Pedro Calderón y Fabián Salas
Este proceso es estrictamente de verificación de datos del profesor, puesto que para adquirir la ayuda económica para estudiar una carrera de Postgrado es esencial que tenga unas características específicas que pide el proceso, como por ejemplo el tiempo (años) de trabajo que ha estado en la PUCE.
Cada año se promedia que 20 profesores solicitan la ayuda económica para un Postgrado de las cuales la mitad obtiene esta ayuda.
El proceso es barato, ya que la frecuencia del proceso es anual. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%
VAC VAN NVA
Actividades Tiempo Costo
3.3.3.2DFCV-P03-02 Acceso a eventos de Capacitación oferta externa
Este proceso consiste en la aprobación o negación de que un profesor acceda a una capacitación de un instituto externo pero dentro del país.
Estas capacitaciones son para reforzar los conocimientos del profesor.
La DFCV analiza los datos del profesor como catedrático de la PUCE y sugiere al rector el acceso al mismo. En el Anexo 6 y 7, se encuentra el diagrama de flujo con todas sus actividades detalladas.
Cuadro 3.12
Análisis del Valor Agregado
DFCV-P03-02 Acceso a eventos de Capacitación oferta externa
VAC VAN NAV TOTAL
Actividades 2 7 1 10
Tiempo 4,38 hrs/mes 62,71 hrs/mes 72,92 hrs/mes 140,00 hrs/mes Costo $ 80,70 $ 869,42 $ - $ 950,13
Tiempo Efectivo Tiempo Muerto Tiempo de Ciclo 67,08 hrs/mes 72,92 hrs/mes 140,00 hrs/mes Tiempo Efectivo Tiempo Muerto Tiempo de Ciclo
100,63 días 109,38 días 210,00 días
Fuente: Investigación Realizada
Gráfico 3.12
Análisis del Valor Agregado
DFCV-P03-02 Acceso a eventos de Capacitación oferta externa
Fuente: Investigación Realizada
Elaborado por: Pedro Calderón y Fabián Salas
El proceso cuenta con gran acogida por parte de los profesores el año 2011 asistieron a cursos de capacitación de oferta externa un total de 90 profesores, por este motivo el costo del proceso aumenta a 950 dólares mensuales.
El proceso cuenta con 2 actividades que agregan valor a los profesores que son la comunicación de aceptación o negación de la capacitación. El tiempo se cuenta como todo el año.
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
VAC VAN NVA
Actividades Tiempo Costo
3.3.3.3DFCV-P03-03 Avales Académicos
Los Avales Académicos son peticiones que realizan instituciones externas a la PUCE, para que certifiquen el curso que la institución externa dicta y desean el aval de la PUCE por el prestigio que la Institución de educación educativa posee.
El año 2011 se realizaron 30 peticiones de avales académicos de los cuales 25 fueron aprobados tras un previo estudio de la DFCV y la Unidad Académica competente. En el Anexo 6 y 7, se encuentra el diagrama de flujo con todas sus actividades detalladas y el FTE, respectivamente.
Cuadro 3.13
Análisis del Valor Agregado DFCV-P03-03 Avales Académicos
VAC VAN NAV TOTAL
Actividades 3 8 2 13
Tiempo 4,20 hrs/mes 18,82 hrs/mes 110,31 hrs/mes 133,33 hrs/mes Costo $ 60,65 $ 309,39 $ - $ 370,04
Tiempo Efectivo Tiempo Muerto Tiempo de Ciclo 23,02 hrs/mes 110,31 hrs/mes 133,33 hrs/mes Tiempo Efectivo Tiempo Muerto Tiempo de Ciclo
34,53 días 165,47 días 200,00 días
Fuente: Investigación Realizada
Gráfico 3.13
Análisis del Valor Agregado DFCV-P03-03 Avales Académicos
Fuente: Investigación Realizada
Elaborado por: Pedro Calderón y Fabián Salas
La DFCV se encarga del análisis precio a la certificación del aval académico, por parte del instituto externo, cuenta con 13 actividades y el objetivo de este proceso es la firma de los certificados por parte del Director General Académico.
El tiempo de ciclo del mismo es diferente para cada aval académico pero se ha promediado 200 días laborables, el tiempo efectivo del proceso por parte de la DFCV es de 34,53 días y el desarrollo del curso es de 155 días.
El costo del proceso está conforme a las actividades del mismo. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%
VAC VAN NVA
Actividades Tiempo Costo
3.3.3.4DFCV-P03-04 Acceso a Eventos de Capacitación organizados por la PUCE
Los eventos de capacitación organizados por la PUCE son estrictamente para profesores en referencia a competencias específicas, generales, inducción a la educación, idiomas, y nuevas tecnologías.
La DFCV se encarga de la organización y logística de estos cursos, el año 2011 conto con 42 cursos y 574 profesores capacitados.
La DFCV envía las convocatorias a los profesores, y ellos se acercan a la DFCV para las inscripciones, también tiene una base de datos donde se registra el número de capacitaciones por profesor.
Estos cursos, en especial los específicos tiene un costo que cubre en parte el profesor y en parte la PUCE. En el Anexo 6 y 7, se encuentra el diagrama de flujo con todas sus actividades detalladas y el FTE, respectivamente.
Cuadro 3.14
Análisis del Valor Agregado
DFCV-P03-04 Acceso a Eventos de Capacitación organizados por la PUCE
VAC VAN NAV TOTAL
Actividades 6 13 2 21
Tiempo 12,99 hrs/mes 31,35 hrs/mes 95,67 hrs/mes 140,00 hrs/mes Costo $ 145,03 $ 366,20 $ - $ 511,23
Tiempo Efectivo Tiempo Muerto Tiempo de Ciclo 44,33 hrs/mes 95,67 hrs/mes 140,00 hrs/mes Tiempo Efectivo Tiempo Muerto Tiempo de Ciclo
66,50 días 143,50 días 210,00 días
Fuente: Investigación Realizada
Elaborado por: Pedro Calderón y Fabián Salas
Gráfico 3.14
Análisis del Valor Agregado
DFCV-P03-04 Acceso a Eventos de Capacitación organizados por la PUCE
Fuente: Investigación Realizada
Elaborado por: Pedro Calderón y Fabián Salas 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%
VAC VAN NVA
Actividades Tiempo Costo
Las actividades de este proceso se basan en 6 actividades que agregan valor a los profesores que se desean capacitar, 13 actividades en las cuales la DFCV realiza los trámites de logística de los cursos y 2 actividades donde se desarrolla estos curso que tienen un tiempo de acuerdo al tipo de curso.
Se ha tomado como tiempo de ciclo un año laboral, para los 42 cursos que se dictan anualmente.
El costo de este proceso está conforme a las actividades.
3.3.3.5DFCV-P03-05 Consultorías y Asesorías
Las Consultorías y Asesorías son servicios que ofrece la PUCE a la Colectividad, está puede ser para instituciones privadas o públicas.
En su gran mayoría las instituciones privadas buscan los servicios de asesorías y consultarías directamente a la PUCE por medio de la oficina de DFCV; mientras que cuando son instituciones públicas, estás son para concurso público dentro del portal de Compras públicas, el director de la DFCV entra periódicamente al portal de compras públicas y tras un análisis de conveniencia aplica o no a las consultorías o asesorías.
La DFCV es un vínculo entre la institución que solicita la consultoría o asesoría y la Unidad Académica que la realiza.
Este servicio se trabaja directamente con la Dirección General Financiera pues es un ingreso económico para la PUCE. En el Anexo 6 y 7, se encuentra el diagrama de flujo con todas sus actividades detalladas y el FTE, respectivamente.
Cuadro 3.15
Análisis del Valor Agregado DFCV-P03-05 Consultorías y Asesorías
VAC VAN NAV TOTAL
Actividades 8 16 8 32
Tiempo 11,25 hrs/mes 10,10 hrs/mes 18,65 hrs/mes 40,00 hrs/mes Costo $ 158,36 $ 148,01 $ - $ 306,37
Tiempo Efectivo Tiempo Muerto Tiempo de Ciclo 21,35 hrs/mes 18,65 hrs/mes 40,00 hrs/mes Tiempo Efectivo Tiempo Muerto Tiempo de Ciclo
32,03 días 27,97 días 60,00 días
Fuente: Investigación Realizada
Gráfico 3.15
Análisis del Valor Agregado DFCV-P03-05 Consultorías y Asesorías
Fuente: Investigación Realizada
Elaborado por: Pedro Calderón y Fabián Salas
La proporción de consultorías y asesorías que realiza la PUCE a instituciones externas es de 6 consultorías y asesorías a instituciones privadas y 9 consultorías y asesorías a instituciones públicas en el año 2011.
Cada consultoría y asesoría difieren en el tiempo de desarrollo pero en promedio se realizan en 3 meses; la DFCV se encarga de realizar el convenio entre la PUCE y la Institución externa y revisa periódicamente los avances del mismo.
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
VAC VAN NVA
Actividades Tiempo Costo
El número de actividades de este proceso es de 32 de las cuales 8 son actividades que demoran al proceso, 16 de planificación y control del desarrollo, y 8 actividades en las cuales se firma el convenio.
El costo del proceso está conforme a las actividades del proceso.
3.3.3.6DFCV-P03-06 Cursos de Educación continua ofertados a la Colectividad
Los cursos de educación continua ofertados a la colectividad, tiene dos matices; uno es que alguna institución externa solicite a la DFCV que realice un curso específico para capacitar a sus empleados y el otro es que la DFCV evidencie la necesidad de capacitar o emprender en un curso de capacitación.
Este proceso se trabaja directamente con las Unidades Académicas y con la Dirección General Financiera, pues estos cursos constituyen un ingreso económico a la PUCE. En el Anexo 6 y 7, se encuentra el diagrama de flujo con todas sus actividades detalladas y el FTE, respectivamente.
Cuadro 3.16
Análisis del Valor Agregado
DFCV-P03-06 Cursos de Educación continua ofertados a la Colectividad
VAC VAN NAV TOTAL
Actividades 6 18 2 26
Tiempo 1,06 hrs/mes 30,28 hrs/mes 108,67 hrs/mes 140,00 hrs/mes Costo $ 19,80 $ 464,81 $ - $ 484,61
Tiempo Efectivo Tiempo Muerto Tiempo de Ciclo 31,33 hrs/mes 108,67 hrs/mes 140,00 hrs/mes Tiempo Efectivo Tiempo Muerto Tiempo de Ciclo
47,00 días 163,00 días 210,00 días
Fuente: Investigación Realizada
Elaborado por: Pedro Calderón y Fabián Salas
Gráfico 3.16
Análisis del Valor Agregado
DFCV-P03-06 Cursos de Educación continua ofertados a la Colectividad
Fuente: Investigación Realizada
Elaborado por: Pedro Calderón y Fabián Salas 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
VAC VAN NVA
Actividades Tiempo Costo
Este proceso se lo realiza cuando aparezca la necesidad de capacitación para la colectividad, en el año 2011 se estableció alrededor de 42 cursos de capacitación continua y más de 560 personas capacitadas.
La DFCV se encarga de realizar la logística del curso, mientras que la Unidad Académica se encarga de dictar el curso: el proceso toma alrededor de 3 semanas de planificación; el tiempo muerto es en su mayoría el tiempo de desarrollo del curso.
El costo del mismo es conforme a las actividades que realiza el área de capacitación continua.
3.3.3.7DFCV-P03-07 Gestión Proyectos de Acción Social
La PUCE se vincula a la colectividad a través de varios proyectos de acción social, la DFCV, trabaja conjuntamente con las comunidades necesitadas y las Unidades Académicas para sustentar el desarrollo de dichas comunidades.
La DFCV es la encargada de dar las directrices y evalúa los proyectos de acción social, tras un análisis cauteloso de las necesidades de la comunidad. En el Anexo 6 y 7, se encuentra el diagrama de flujo con todas sus actividades detalladas y el FTE, respectivamente.
Cuadro 3.17
Análisis del Valor Agregado
DFCV-P03-06 Cursos de Educación continua ofertados a la Colectividad
VAC VAN NAV TOTAL
Actividades 4 4 3 11
Tiempo 30,00 hrs/mes 16,88 hrs/mes 112,46 hrs/mes 159,33 hrs/mes Costo $ 441,59 $ 185,92 $ - $ 627,51
Tiempo Efectivo Tiempo Muerto Tiempo de Ciclo 46,88 hrs/mes 112,46 hrs/mes 159,33 hrs/mes Tiempo Efectivo Tiempo Muerto Tiempo de Ciclo
70,31 días 168,69 días 239,00 días
Fuente: Investigación Realizada
Elaborado por: Pedro Calderón y Fabián Salas
Gráfico 3.17
Análisis del Valor Agregado
DFCV-P03-06 Cursos de Educación continua ofertados a la Colectividad
Fuente: Investigación Realizada
Elaborado por: Pedro Calderón y Fabián Salas 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%
VAC VAN NVA
Actividades Tiempo Costo
Este proceso se lo realiza en el trascurso de un año calendario, la DFCV en el año 2011, saco a flote 45 proyectos de acción social. Hay muchos proyectos de acción social que tienen duración de más de un año, pero el objetivo principal de estos proyectos, es que al final todo proyecto sea sustentable.
El proceso consta de 11 actividades de las cuales 4 agregan valor a la comunidad y 4 a la DFCV, los 3 restantes pertenecen al desarrollo del proyecto.
Los costos del proyecto están conformes al número de proyectos de acción social, para este año 2012, se pronostica 41 proyectos de acción social.