El concilio o comisión coordinadora de la iglesia probablemente deba reunirse mensualmente o por lo menos trimestralmente, preferiblemente en una fecha y hora fijadas con anterioridad. Sin embargo, el pastor o el presidente del
concilio puede citar a reuniones especiales cuando sea necesario. Es importante que estén presentes todos los miembros para tomar decisiones válidas.
Una cosa importante que debe ser recordada es que el concilio no es un cuerpo gubernativo o legislativo. Su función es aconsejar y recomendar, pero no ejecutar sus decisiones, ni tampoco es un grupo administrativo. Cuando los programas y proyectos han sido aprobados por la congregación, el líder es responsable para ejecutarlos. El concilio es un cuerpo en el cual los líderes de la iglesia coordinan sus actividades y armonizan su trabajo.
Esta comisión coordinadora de la iglesia tiene varias relaciones. Se relaciona con la congregación, a la cual aconseja, recomienda e informa. Se relaciona con el pastor y con su equipo pastoral, ayudándole a proveer el liderazgo para el programa integral de la iglesia. Se relaciona con las organizaciones,
ayudándoles a encontrar su lugar adecuado en la vida de la iglesia, sugiriendo y recomendando a la congregación los pasos a tomar por las diferentes
organizaciones. Cada congregación decidirá si desea recibir informes directamente de las organizaciones o por medio del concilio de la iglesia. El concilio se relaciona con los oficiales de la iglesia porque la mayoría de ellos están en el concilio, capacitándolos para aprovechar el mismo como un canal de información y evaluación de su trabajo.f68
El concilio o la comisión coordinadora de la iglesia coordinando el programa de educación cristiana
Uno de los primeros pasos en el trabajo del concilio de la iglesia es guiar a la congregación a formular sus propósitos y objetivos a largo alcance tanto como sus objetivos inmediatos. Con todo ello a mano, el concilio está en posición de asignar al programa de las organizaciones individuales el logro de esas metas y objetivos. De ese modo, el planeamiento comienza en el nivel del programa de cada organización con esa información a mano.
La mejor clase de planeamiento incluye la participación de aquellos que deben implementar los planes. Esa modalidad crea un clima abierto, en el cual se expresan libremente las ideas y se hace posible la identificación personal con las metas de la iglesia. De este modo, se facilita el apoyo a los planes que son el resultado de esta consulta, y es más efectiva la comunicación en relación con los planes que se están formulando. Las organizaciones procurarán basar sus planes en los objetivos y metas de la iglesia. Los planes incluirán los detalles de organización, actividades y contenido del currículo. Permitirán también la flexibilidad. Cada organización formulará sus planes por escrito, los cuales incluirán la descripción de los recursos físicos, financieros y de personal para realizarlos.f69
Con los planes individuales de cada organización del programa de la iglesia a mano, la comisión coordinadora está capacitada para formular un plan integral. Puede determinar si los objetivos y metas generales de la congregación tienen probabilidad de ser cumplidos al llevar a cabo estos planes. También podrá solucionar los conflictos inevitables en cuanto a fechas y personal, y a su tiempo presentar por escrito a la congregación el plan integral en la forma de un calendario de actividades, presupuesto y una declaración en cuanto a las necesidades de personal.f70
Coordinación del trabajo del concilio de la iglesia
Charles A. Tidwell hace esta afirmación en cuanto a la cooperación:
La cooperación de las organizaciones para producir un programa armonioso de trabajo requiere coordinación. No se puede estar seguro al asumir que la coordinación se desarrollará sin los esfuerzos concentrados de aquellos que dirigen las organizaciones, cuyo trabajo tiene que ser unificado. El concilio de la iglesia y las organizaciones tienen que dar una atención debida a la
coordinación.f71
Ya se ha visto cómo se aplica este proceso de coordinación a las etapas de planificación del trabajo, pero debe continuar como un proceso en la ejecución y concreción de los planes aprobados. Los problemas surgirán continuamente y aparecerán situaciones inesperadas. La comisión coordinadora de la iglesia debe considerar todos estos asuntos y encontrar una solución en consulta con los dirigentes de la organización. En ocasiones, será necesario hacer
recomendaciones a la congregación.
Trabajo de evaluación del concilio de la iglesiaf72
Cada organización que desarrolla un trabajo en el ministerio de educación cristiana de la iglesia tendrá su propio sistema de evaluación. Además de esto, el concilio de la iglesia se ocupará en la evaluación del trabajo integral de educación cristiana.
Como parte de los planes que presenta a la iglesia, el concilio planeará también la evaluación. Esto animará a los individuos y a las organizaciones a
mantenerse dentro de aquello que la iglesia espera.
La evaluación conducida por el concilio de la iglesia considerará el proceso de educación cristiana en cada organización y el resultado alcanzado. El concilio evaluará en forma cualitativa y objetiva a través del estudio de las estadísticas. También hará una evaluación subjetiva y cualitativa a través del estudio de la calidad del trabajo realizado. Al comunicar el resultado de la evaluación a la iglesia y a las organizaciones, acentuará los resultados positivos y hará sugestiones para lo que requiera mejoría. Los informes evaluatívos deben ser realizados en el tiempo oportuno, para permitir modificación en las actividades y mejoría en los resultados. Todo esto demanda una demostración ejemplar del amor y la paciencia semejantes a la de Cristo de parte de todos.