Todas las empresas, independientemente de la actividad que desarrollen (comercial, industrial o de prestación de servicios), necesitan adquirir una serie de bienes y servicios como luz, agua, mano de obra, material de ofi- cina, etc. que les resultan necesarios para el normal desarrollo de sus acti- vidades.
Las empresas realizan un gasto cuando adquieren o utilizan algún bien o servicio que obtienen del exterior a cambio de una contraprestación y que no se integra en el patrimonio empresarial. Esto ocurre cuando utilizan la mano de obra de sus trabajadores, cuando consumen algún suministro, etc.
A efectos contables, un gasto supone una disminución en el Patrimonio neto de la empresa, ya sea en forma de salida o disminuciones en el valor de los activos, o de reconocimiento o aumento del valor de los pasivos, siempre que no tengan su origen en distribuciones, monetarias o no, a los socios o propietarios, en condiciones de tales.
A cambio de estas adquisiciones de bienes o prestaciones de servicios, las empresas deben pagar una cantidad de dinero, bien en el momento en que se reciba el bien o servicio, bien en momentos posteriores. No se debe confundir un gasto con un pago: un gasto supone la adquisición o con- sumo de algunos bienes o servicios, mientras que un pago significa que existe una salida de dinero de tesorería.
Por otra parte, además de las operaciones que realizan con carácter habi- tual, en el desarrollo de su actividad, las empresas también prestan o venden otros bienes y servicios que tienen un carácter accesorio o no ha- bitual y que deberán ser registrados en la contabilidad de las mismas, puesto que pueden suponer un volumen importante en su cifra anual de ingresos.
En cuanto a los ingresos, en términos generales, se obtienen cuando las empresas prestan o venden algún bien o servicio que no esté integrado en el patrimonio empresarial a cambio de una contraprestación. Esto sucede cuando realizan servicios de transporte, estudios de mercado, etc., siempre que estas actividades no constituyan su actividad principal.
Un ingreso supone un incremento en el Patrimonio neto de la empresa, ya sea en forma de entradas o aumentos en el valor de los activos, o de dis- minución de los pasivos, siempre que no tengan origen en aportaciones, monetarias o no, de los socios o propietarios.
Igual que ocurre en el caso de los gastos, las empresas cobran por la pres- tación o venta de estos bienes o servicios. Dicho cobro se puede producir de forma simultánea a la venta o prestación del bien o servicio o en mo- mentos posteriores. No se debe confundir un ingreso con un cobro: se produce un ingreso cuando se venden bienes o se prestan servicios, sin embargo se produce un cobro cuando existe una entrada de dinero en la tesorería de la empresa.
Limitación de pagos en efectivo
Según la Ley 7/2012, de 29 de octubre, de modificación de la normativa tribu- taria y presupuestaria y de adecuación de la normativa financiera para la in- tensificación de las actuaciones en la prevención y lucha contra el fraude, está prohibido el pago en efectivo su- perior a 2 500 € entre empresas y pro- fesionales.
Por último, es muy importante distinguir entre gastos y pérdidas y entre ingresos y beneficios. Los beneficios o las pérdidas de un ejercicio se de- terminan por la diferencia entre todos los ingresos y los gastos generados durante ese ejercicio.
Las cuentas para registrar estos gastos e ingresos de explotación vienen re- cogidas en el PGC en el grupo 6 Compras y gastos y en el Grupo 7 Ventas e ingresos. Dentro del grupo 6 se hallan el subgrupo 62 Servicios exte- riores y el subgrupo 64 Gastos de personal y dentro del grupo 7, el sub- grupo 75 Otros ingresos de gestión. En estos subgrupos encontraremos las cuentas necesarias para contabilizar dichos gastos e ingresos en función de la naturaleza de los mismos.
Al igual que ocurría a la hora de contabilizar las operaciones relacionadas con los movimientos de las existencias dentro de una empresa, solamente se registrarán las operaciones relacionadas con los gastos e ingresos que supongan una variación significativa del patrimonio de la empresa. Además, para contabilizar estas operaciones, serán necesarios documentos justificantes como las diferentes facturas de los gastos e ingresos de ex- plotación, las nóminas que reflejan las distintas cantidades que conforman los gastos del personal, el recibo de liquidación de cotizaciones donde se recogen las cuotas correspondientes a la empresa y a los trabajadores y los TC2 que constituye el documento de cotización a la Seguridad Social donde se recoge la relación nominal de trabajadores junto con sus bases de cotización. Dichos documentos permitirán obtener la información ne- cesaria para poder registrar estas operaciones y llevar a cabo su contabi- lización.
En cuanto al momento de su registro, en aplicación del principio del devengo y al igual que ocurría en la compraventa de mercaderías, estas operaciones se registrarán cuando ocurran, es decir, en la fecha que aparezca en los diferentes documentos relacionados con estas operacio- nes, independientemente del momento en que se produzca su pago o su cobro.
Actividades propuestas
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Indica si son verdaderas o falsas las afirmaciones siguientes, razonando la respuesta: a) Es lo mismo hablar de gasto y pago y de ingreso y cobro.b) Las operaciones relacionadas con la realización de gastos e ingresos se deberán registrar cuando se produzca su pago o cobro.
c) Las operaciones relacionadas con los gastos e ingresos de explotación que se deben contabilizar son aquellas que suponen una variación significativa del Pasivo de una empresa.
d) Las empresas realizan un gasto cuando adquieren o utilizan algún bien o servicio que obtienen del exterior a cambio de una contraprestación y que se integra en el patrimonio empresarial.
e) Las cuentas para registrar los gastos e ingresos de explotación vienen recogidas en el PGC en los subgrupos 60 y 70.
f) Los beneficios o las pérdidas de un ejercicio se determinan por la diferencia entre todos los ingresos y los gastos generados durante ese ejercicio.