CAPÍ TULO
DE HI STORI A DE LA ORGANI ZACI ÓN
Son docu ment os que se refi eren a l a creaci ón, creci mient o, l ogr os, evol uci ón, sit uaci ón y composi ci ón
DE POLÍ TI CAS
Incl uyen guí as bási cas que sirven co mo mar co de act uaci ón
para reali zar acci ones.
DE CONTENI DO MÚLTI PLE
Concentran i nf or maci ón rel ati va de diferent es aspect os de l a or gani zaci ón DE PUESTOS Pr eci sa
i dentifi caci ón,rel aci ones,funci ones y responsabili dades
POR SU
CONTENI DO
asi gnadas a l os puest os de una or gani zaci ón.
DE TÉCNI CAS
Det all a l os pri nci pi os y crit eri os para e mpl ear l as herra mi ent as
que apoyan l a ej ecuci ón de pr ocesos o funci ones.
DE VENTAS
Conti ene i nf or maci ón específi ca para apoyar l a funci ón de
vent as
DE PRODUCCI ÓN
El e ment o de soport e para diri gir y coor di nar pr ocesos de producci ón en
t odas sus fases
24
DE FI NANZAS
Res pal dan el manej o y distri buci ón de l os recursos econó mi cos
de una or gani zaci ón
DE PERS ONAL
Son manual es de rel aci ones i ndustri al es, de regl as del e mpl eado
o de e mpl eo
DE OPERACI ÓN
Se utili zan para ori ent ar el uso de equi pos y apoyar funci ones
alt a ment e especi ali zadas.
DE SI STE MAS
Instru ment o de apoyo para conocer el funci ona mi ent o de
sist e mas de i nf or maci ón
GENERALES
Son docu ment os que contienen i nf or maci ón general de una
or gani zaci ón, según su nat ural eza, sect or, y giro industri al. POR SU Á MBI TO ESPECÍ FI COS
Concentran i nf or maci ón de un área o uni dad ad mi ni strati va
de una or gani zaci ón
Fuent e: Benj a mí n Frankli n1 8
El aborado por: Tl ga. Ol ga Moya
2. 2. 2. 4 Distri buci ón y Utili zación
" El Manual o det er mi nadas part es del mis mo se asi gnan a l os trabaj ador es en razón del car go que dese mpeñan, con el obj et o de que sean utili zados para el mej or desenvol vi mient o de sus funci ones.
25
Cada trabaj ador est á en la obli gaci ón de est udi ar las i nstrucci ones cont eni das en el Manual rel aci onadas con l as funci ones de su puest o de trabaj o y de soli cit ar a su superi or l as acl araci ones y expli caci ones que necesit e para su cabal i nt er pret aci ón . Lo ant eri or no i mpi de que a t odo trabaj ador que pase a ocupar un puesto que no haya dese mpeñado se l e expli que ver bal ment e l a for ma en que se reali zan l as l abores que deberá desarr oll ar a fi n de que t enga una i dea general de l o que va a desarr oll ar en su área de trabaj o. ”1 9
2. 2. 3 Ma nual Orgáni co Funci onal
“El manual orgáni co funci onal expone en det alle tant o la estruct ura or gáni ca, como l a funci onal de una enti dad o e mpr esa, expli cando l as j erar quí as, l os grados de aut ori dad y responsabili dad, las funciones, acti vi dades u operaci ones de l os órganos admi ni strati vos. ”2 0
Est e ti po de manual se asoci a entre l a estruct ura orgáni ca y l a estruct ura funci onal:
Est ruct ura Orgáni ca: “Toda or gani zaci ón cuent a con una estruct ur a, la cual puede ser for mal o i nf or mal. En consecuenci a se puede est abl ecer que l a estruct ura or gani zarí a de una e mpr esa es el esque ma de j erar qui zaci ón y di visi ón de l as funci ones component es de ell a, jerar qui zar es est abl ecer lí neas de aut ori dad (de arri ba haci a abaj o) a través de l os di versos ni vel es y deli mit ar l a responsabili dad de cada e mpl eado ant e sol o un supervi so i nmedi at o El val or de una j erar quí a bien defi ni da consi st e en que reduce l a conf usi ón respect o a qui en da las ór denes y qui en l as obedece. ”2 1
1 9FRANKLI N, Benj a mí n, Or gani zaci ón de e mpresas, Mc- Gr aw Hill, 3era Edi ci ón, 2009, Pág. 174
2 0 I VANEGAS, Carl os, Foll et o de Est ruct ura Or gáni ca, Pontifi ci a Uni versi dad Cat óli ca, Quit o, 2005, Pág. 38 2 1 htt p:// www. gesti opolis. co m/ ad mi ni straci on-estrat egi a/ estruct ura- or gani zati va-e mpr esas. ht m
26
Est a estruct ura se caracteri za debi do a que facilita consi derabl e ment e l a super vi si ón por que cada gerent e sól o debe ser expert o en un área li mitada de conoci mient os y habili dades.
Est ruct ura Funci onal: “La organi zaci ón funcional det er mi na la existenci a de di versos
super vi sores, cada cual especi ali zado en det er mi nadas áreas. Est o det er mi na que l a or gani zaci ón funci onal no cu mpl e con el pri nci pio de uni dad de mando. En l a or gani zaci ón funci onal cada trabaj ador pasa a responder ant e vari os super vi sores o j efes. Cada super vi sor o jefe sol o super vi sa a l os obrer os en l os asunt os de su co mpet enci a. Los trabaj ador es deben recurrir ant e una sit uaci ón pr obl e máti ca al super vi sor más adecuado para resol ver su pr obl e ma, evit ando pasos i nt er medi os con j efes de gr upo, cuya atri buci ón serí a li mit ada sol o a su especi ali dad. ”2 2
En si en l a or gani zaci ón f unci onal l os trabaj ador es deben responder ant e vari os j efes en cuant o a l a ej ecuci ón y responsabili dad de una deter mi nada t area o acti vi dad.
El manual or gáni co funci onal es una herra mient a de for ma general, donde det all a l a i nf or maci ón de l as funci ones del puest o defi ni do, l os requi sit os necesari os afi nes con el puest o, y sus co mpet encias y responsabili dad con la e mpr esa.
2. 2. 3. 1 Co mponent es bási cos del Manual Orgáni co Funci onal
“Est e manual debe i ncl uir en pri mer tér mino l os sigui ent es dat os:
Logoti po de l a or gani zaci ón
27 No mbr e de l a or gani zación
Es pecifi caci ón de l a cl ase de manual or gani zaci onal
Dat os de i dentifi caci ón del puest o
Mi si ón del puest o
Acti vi dades esenci al es
Rel aci ones i nt er nas y exter nas
Instrucci ón for mal requeri da
Experi enci a l aboral requeri da
Conoci mi ent os
Destrezas
Res ponsabili dad de el aboraci ón, revi si ón, aut ori zaci ón. ”2 3
Logoti po de l a organi zaci ón
2. 2. 3. 1. 1
“Se est abl ece en el manual el l ogoti po o i dentificaci ón cl ave y bási ca de la e mpresa, es decir el di seño de l a i magen cor porati va pr oyect ada a sus cli ent es o usuari os por l a cual se i dentifi ca su fir ma co mer ci al.
No mbre de l a organi zación
2. 2. 3. 1. 2
Se recal ca si e mpr e el no mbr e de l a i nstit uci ón o e mpr esa a l a cual pertenece el diseño del ma nual, est e puede present arse en abrevi at uras o razón soci al co mpl et a.
28
Es pecifi caci ón de l a cl ase de manual organi zaci onal
2. 2. 3. 1. 3
Exi st en diferent es cl ases de manual es por eso es i mport ant e especifi car el ti po de manual di señado, con el fi n de mej orar l a i nt er pret aci ón de su cont eni do, apli caci ón o al cance.
Dat os de i dentifi caci ón del puest o
2. 2. 3. 1. 4
Se est abl ece l os pri nci pales pará metr os que conti ene el l ugar de trabaj o como: el rol que se va a dese mpeñar en l a e mpresa, jefe i nmedi at o, el no mbr e del puest o, ni vel de apli caci ón, si es l ocal, regi onal, naci onal o ext eri or.
Mi si ón
2. 2. 3. 1. 5
Est e enunci ado sirve a l a or gani zaci ón co mo guí a para ori ent ar sus acci ones de l o deseado con l o posi bl e, es necesari o que se menci one l a razón de ser del puest o y co mpr o mi sos por cu mplir.
Acti vi dades esenci al es
2. 2. 3. 1. 6
Se redact a l as pri nci pal es tareas a ll evarse a cabo en el puest o de trabaj o, es i ndi spensabl e que est as cont engan una i nt erpr et aci ón fácil y or denada en base a l a deno mi naci ón del puest o.
29 Rel aci ones Int ernas y externas
2. 2. 3. 1. 7
Se debe consi derar dentro de est e espaci o l os depart a ment os o uni dades de trabaj o con qui en más se va a trabaj ar ya sean l os mis mos ext er nos o i nt er nos, es decir l azos co mer ci al es con cli ent es o direct a ment e con ent es de contr ol del sect or públi co o pri vado.
Inst rucci ón f or mal requeri da
2. 2. 3. 1. 8
La f or maci ón acadé mi ca se debe det all ar basándose en pará metr os co mo: nivel de i nstrucci ón, tit ul o requeri do y área de conoci mi ent o.
Experi enci a l aboral requeri da
2. 2. 3. 1. 9
Es necesari o punt uali zar el tie mpo de experi encia, y l a especifi ci dad de la experi enci a est a segunda basándose pri nci pal ment e en el ti po de capacit aci ón, manej o y do mi ni o de t e mas adi ci onal es que se rel acionen direct a ment e con el puest o de trabaj o.
Conoci mi ent os y destrezas
2. 2. 3. 1. 10
Se debe i ncl uir l os pri ncipal es conoci mient os y destrezas que se deben cu mplir dentr o del área de trabaj o, en si do mi ni o de paquet es i nf or máti cos, j ui ci o y t oma de deci siones, pensa mi ent o analíti co y críti co, conocimi ent o de l eyes, et c.
30
Res ponsabili dad de el aboraci ón, revi si ón, aut ori zaci ón
2. 2. 3. 1. 11
Est e es el últi mo paso que debe const ar dentr o de cual qui er manual, a fi n de det er mi nar el gr ado de responsabili dad en cuant o a su el abor ación, revi si ón, y previ a autori zaci ón. ”2 4
31
Gr áfico 7: Model o de Manual Or gáni co Funci onal
Fuent e: Carl os Ivanegas2 5 El aborado por: Tl ga. Ol ga Moya
2 5I VANEGAS, Carl os, Foll et o de Est ruct ura Or gáni ca, Pontifi ci a Uni versi dad Cat óli ca, Quit o, 2005, Pág. 40
LOGOTI PO DE LA EMP RES A NOMBRE DE LA EMPRESA
FECHA: