Manual orgánico funcional y gestión administrativa para el comercial loor en el recinto nuevo Israel km. 21 de la vía Chone

(1)

UNI VERSI DAD REGI ONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

“UNI ANDES”

FACULTAD DE DI RECCI ÓN DE EMP RES AS

CARRERA DE ADMI NI STRACI ÓN DE EMPRES AS Y NEGOCI OS

TESI S DE GRADO PREVI O A LA OBTENCI ÓN DEL TÍ TULO DE INGENI ERA EN AD MI NI STRACI ÓN DE EMPRES AS Y NEGOCI OS

TE MA: MANUAL ORGÁNI CO FUNCI ONAL Y GESTI ÓN ADMI NI STRATI VA PARA “COMERCI AL LOOR” EN EL RECI NTO NUEVO ISRAEL KM 21 DE LA VÍ A CHONE EN LA PROVI NCI A DE SANTO DOMI NGO DE LOS TSÁCHI LAS.

AUTORA: TLGA. OLGA ELI ZABETH MOYA ELI ZALDE

AS ES OR: MB A. LEONARDO CARRI ÓN HURTADO

SANTO DOMI NGO - ECUADOR

(2)

ii

CONS TANCI A DE APROBACI ÓN POR PARTE DEL TUTOR

Sant o Do mi ngo, 13 de marzo del 2013

M. B. A. Leonar do Carri ón Hurt ado, en cali dad de Asesor de Tesi s, desi gnado por di sposi ci ón

de Cancill erí a de l a UNI ANDES, certifi ca que l a Srt a. Moya Eli zalde Ol ga Eli zabet h,

est udi ant e del Déci mo Ni vel de Ad mi ni straci ón de Empr esas y Negoci os, ha cul mi nado con

su trabaj o de t esis, con el te ma: MANUAL ORGÁNI CO FUNCI ONAL Y GESTI ÓN

ADMI NI STRATI VA PARA “COMERCI AL LOOR” EN EL RECI NTO NUEVO I SRAEL KM 21 DE LA VÍ A CHONE EN LA PROVI NCI A DE SANTO DOMI NGO DE LOS TSÁCHI LAS, qui én ha cu mpli do con todos l os requeri mient os exi gi dos por l o que se apr ueba l a mis ma.

Es t odo cuant o puedo decir en honor a l a ver dad, facult ando a l a i nt eresada hacer uso de l a

pr esent e, así co mo t a mbi én se aut ori za l a present aci ón para l a eval uaci ón por part e del j urado

respecti vo.

At ent a ment e,

M. B. A Leonar do Carri ón Hurt ado

(3)

iii

DECLARACI ÓN DE AUTORÍ A DE LA TESI S

Yo MOYA ELI ZALDE OLGA ELI ZABETH, decl ar o que l os resultados obt eni dos en l a i nvesti gaci ón que present o co mo i nf or me final, previ a l a obt ención del tít ul o de

I NGENI ERA COMERCI AL, cuya pr obl emát i ca es “ MANUAL ORGÁNI CO

FUNCI ONAL Y GESTI ÓN ADMI NI STRATI VA PARA COMERCI AL LOOR EN EL RECI NTO NUEVO I SRAEL KM 21 DE LA VÍ A CHONE”, es frut o de mi i nvesti gaci ón y de un ar duo trabaj o en el que he preci sado ser const ant e para al canzar l os mej ores result ados

a ser apli cados.

Es t odo cuant o puedo aport ar en honor a l a ver dad.

At ent a ment e,

Tl ga. Moya Eli zal de Ol ga Eli zabet h

(4)

i v

NOTA DE ACEPTACI ÓN

________________________________ Presi dent e del Tri bunal

_______________________________ Mi e mbro del Tri bunal

(5)

v

DEDI CATORI A

El present e trabaj o dedi có:

Con i nfi nit o a mor a Di os, que me ha dado el regalo más her mos o, l a vi da, que hoy me per mit e

est ar aquí, por dar me l as fuerzas necesari as para alcanzar cual qui er sueño en mi vi da.

A mi queri da Madr e Sra. Luci a Eli zal de, por bri ndar me su i nfi nit o a mor y sobre t odo por su

respal do y confi anza, porque ha sabi do est ar conmi go en l os mo ment os difí cil es, per o sobr e

t odo por i ncul car me que l o más i mport ant e es creer si e mpr e en uno mis mo.

A t odos mis a mi gos y de más fa mili ares, que me supi er on bri ndar su apoyo, cari ño y

confi anza, para el desarroll o del present e pr oyecto y por hacer de est a et apa de mi vi da una de

las más i mport ant es.

(6)

vi

AGRADECI MI ENTO

A Di os, por ser mi fuent e de i nspiraci ón para al canzar mis met as u obj eti vos.

A mi madr e por su apoyo i ncondi ci onal, por que con cada una de sus enseñanzas me ha sabi do

gui ar por el ca mi no del bi en, recor dándo me si empr e que t odo en est a vida es posi bl e si uno

ma nti ene l a fe, l a esperanza y l a perseveranci a.

Mi ent era gratit ud, para aquell os qui enes hi ci er on posi bl e est e trabaj o:

A l a Ing. Cecili a Mendoza, al Sr. Teófil o Loor propi et ari o de “Co mer ci al Loor ”, al M. B. A

Leonar do Carri ón, por su manera t an especi al de ayudar me y por aportar de maner a muy

si gnifi cati va con sus conoci mient os en est e trabaj o, ya que si n ust edes no hubi era si do

posi bl e.

(7)

vii

I NDI CE DE CONTENI DOS

CONSTANCI A DE APROBACI ÓN POR PARTE DEL TUTOR . . . ii

DECLARACI ÓN DE AUTORÍ A DE LA TESI S . . . iii

NOTA DE ACEPTACI ÓN . . . i v DEDI CATORI A . . . v

AGRADECI MI ENTO . . . vi

I NDI CE DE CONTENI DOS . . . vii

I NDI CE DE TABLAS. . . xv

I NDI CE DE GRÁFI COS . . . xvi

I NDI CE DE ANEXOS . . . xviii

I NTRODUCCI ÓN . . . 1

RES UME N EJ ECUTI VO . . . 2

EXECUTI VE SUMMARY . . . 3

CAPÍ TULO I . . . 4

1 PROBLE MA: . . . 4

1. 1 PLANTEAMI ENTO DEL PROBLE MA. . . . 4

1. 1. 1 For mul aci ón del probl e ma. . . . 5

1. 1. 2 Deli mit aci ón del probl e ma. . . . 6

1. 1. 2. 1 Obj et o de Est udi o . . . 6

1. 1. 2. 2 Ca mpo de Acci ón . . . 6

1. 1. 3 Lí nea de Investi gaci ón . . . 6

1. 2 OBJ ETI VOS . . . 7

(8)

viii

1. 2. 2 OBJ ETI VOS ESPECÍ FI COS . . . 7

1. 2. 2. 1 Det er mi nar el soport e t eóri co y ci entífi co, correspondi ent e a l a gestión ad mi ni strati va y l a pr opuest a co mo es el manual or gáni co funcional. . . . 7

1. 2. 2. 2 Di agnosti car l a sit uaci ón act ual de l a e mpr esa “Co mer ci al Loor”, con miras a sol uci onar sus pri nci pal es fal enci as ad mi ni strati vas y operati vas. . . . 7

1. 2. 2. 3 Desarr oll ar el manual or gáni co funci onal que facilite l as acti vi dades operati vas y co merci al es de la e mpresa “Co merci al Loor. ” . . . 7

1. 3J USTI FI CACI ÓN . . . 7

CAPÍ TULO II . . . 9

2 MARCO TEÓRI CO . . . 9

2. 1 ANTECEDENTES INVESTI GATI VOS . . . 9

2. 2 FUNDAME NTACI ÓN TEÓRI CA . . . 9

2. 2. 1 Ad mi ni straci ón . . . 10

2. 2. 1. 1 I mport anci a de l a Ad mi ni straci ón . . . 11

2. 2. 1. 2 El pr oceso ad mi ni strati vo . . . 12

2. 2. 1. 2. 1 Pl anifi caci ón . . . 13

2. 2. 1. 2. 2 Or gani zaci ón . . . 14

2. 2. 1. 2. 3 Direcci ón.. . . 14

2. 2. 1. 2. 4Contr ol ….. . . 15

2. 2. 2 Manual es Ad mi ni strati vos . . . 15

2. 2. 2. 1 Vent aj as de l os manual es ad mi ni strati vos . . . 16

(9)

i x

2. 2. 2. 3 Al cance y li mit aci ones de l os manual es admi ni strati vos. . . . 19

2. 2. 2. 3. 1 Funci ones bási cas de l os manual es . . . 20

2. 2. 2. 3. 2 Cl asifi caci ón Bási ca . . . 21

2. 2. 2. 4 Distri buci ón y Utilizaci ón . . . 24

2. 2. 3 Manual Or gáni co Funci onal . . . 25

2. 2. 3. 1 Co mponent es básicos del Manual Or gáni co Funci onal . . . 26

2. 2. 3. 1. 1 Logoti po de l a or gani zaci ón . . . 27

2. 2. 3. 1. 2 No mbr e de l a organi zaci ón . . . 27

2. 2. 3. 1. 3 Especifi caci ón de l a cl ase de manual or gani zaci onal . . . 28

2. 2. 3. 1. 4 Dat os de i dentificaci ón del puest o . . . 28

2. 2. 3. 1. 5 Misi ón …. . . . . 28

2. 2. 3. 1. 6Acti vi dades esenci al es . . . 28

2. 2. 3. 1. 7 Rel aci ones Int ernas y ext er nas . . . 29

2. 2. 3. 1. 8 Instrucci ón formal requeri da . . . 29

2. 2. 3. 1. 9 Experi enci a l abor al requeri da . . . 29

2. 2. 3. 1. 10 Conoci mient os y destrezas . . . 29

2. 2. 3. 1. 11 Responsabili dad de el aboraci ón, revi sión, aut ori zaci ón . . . 30

2. 2. 4 Manual de funci ones . . . 32

2. 2. 4. 1 Co mponent es básicos del manual de funciones. . . . 34

2. 2. 4. 1. 1 Descri pci ón básica del car go. . . . 34

(10)

x

2. 2. 4. 1. 3 Funci ones bási cas. . . 34

2. 2. 4. 1. 4 Personal rel aci onado con el car go . . . 36

2. 2. 4. 1. 5 Perfil del Car go . . . 36

2. 2. 5 Manual de pr ocedi mi ent os y for mat os. . . . 38

2. 2. 5. 1 I mport anci a del ma nual de pr ocedi mi ent os . . . 40

2. 2. 5. 2 Co mponent es básicos del manual de pr ocedi mi ent os . . . 40

2. 2. 6 Gesti ón Ad mi ni strati va . . . 43

2. 2. 6. 1 El e ment os de l a Gesti ón ad mi ni strati va . . . 43

2. 2. 6. 2 El e ment os hu manos . . . 44

2. 2. 6. 2. 1 Personas: … . . . 44

2. 2. 6. 2. 2Estruct ura: . . . 44

2. 2. 6. 2. 3 Tecnol ogí a: . . . 45

2. 2. 6. 2. 4 Medi o Ambi ent e: . . . 45

2. 2. 6. 3 El e ment os Técni cos . . . 45

2. 2. 6. 3. 1 La Pl anifi caci ón Estrat égi ca: . . . 45

2. 2. 6. 3. 2 Desarr oll o Or gani zaci onal: . . . 46

2. 2. 6. 4 Atri but os del cont rol de gesti ón . . . 46

2. 2. 6. 5 Funci ones del contr ol de gesti ón . . . 47

2. 2. 6. 6 Los fi nes del cont rol de gesti ón . . . 48

2. 2. 6. 6. 1 Inf or mar: …… . . . 48

(11)

xi

2. 2. 6. 6. 3Eval uar: …. . . . 48

2. 2. 6. 6. 4 Moti var: ….. . . . 48

2. 2. 6. 7La Or gani zaci ón dentr o de l a Gesti ón Admi ni strati va . . . 49

2. 2. 6. 8 La Estruct ura como El e ment o de l a Or gani zaci ón . . . 50

2. 2. 6. 8. 1 Estruct ura: . . . 50

2. 2. 6. 8. 2 Or gani zaci ón: . . . 50

2. 2. 6. 9 Lógi ca de l a Estruct ura de l a Or gani zaci ón . . . 51

2. 2. 7 Misi ón Empr esari al . . . 52

2. 2. 8 Visi ón Empr esari al . . . 52

2. 2. 9 Base Legal . . . 53

2. 2. 10 DAF O …. . . . . 53

2. 2. 11 Val ores Cor por ativos . . . 54

2. 2. 12 Obj eti vos Cor por ati vos. . . 55

2. 2. 13Estrat egi as . . . 55

2. 2. 14 Ti pos de Estrat egias . . . 56

2. 2. 14. 1 Estrat egi as de Ni vel Cor por ati vo . . . 56

2. 2. 14. 2 Estrat egi a de Nivel Empr esari al . . . 57

2. 2. 14. 3 Estrat egi as de Ni vel Funci onal . . . 57

2. 2. 15 Ger ent e . . . 58

2. 2. 15. 1 Ti pos de Ger ente . . . 60

(12)

xii

2. 2. 15. 1. 2 Gerent es Medi os . . . 60

2. 2. 15. 1. 3 Alt a Ger enci a . . . 61

2. 2. 16Pr oceso de t oma deci si ones . . . 61

2. 2. 16. 1 For mas de Deci dir en Equi po . . . 63

2. 2. 16. 1. 1 Int egraci ón . . . 63

2. 2. 16. 1. 2 Consenso.. . . . 63

2. 2. 16. 1. 3I mposi ci ón . . . 63

2. 2. 16. 2 Vent aj as de decidir en Equi po . . . 63

2. 2. 16. 3 Inconveni ent es de deci dir en Equi po . . . 64

2. 2. 16. 4 Vent aj as de l a estruct ura basada en Equi pos . . . 65

2. 3I DEA A DEFENDER . . . 67

CAPÍ TULO III . . . 68

3 MARCO METODOLÓGI CO. . . 68

3. 1 MODALI DAD DE LA I NVESTI GACI ÓN . . . 68

3. 2 TI POS DE I NVESTI GACI ÓN . . . 69

3. 2. 1 Investi gaci ón Apli cada . . . 69

3. 2. 2 Investi gaci ón de Campo . . . 69

3. 2. 3 Investi gaci ón Bi bliogr áfi ca . . . 69

3. 3 POBLACI ÓN Y MUESTRA . . . 70

3. 4 MÉTODOS, TÉCNI CAS E I NSTRUME NTOS DE LA I NVESTI GACI ÓN . . . 70

3. 4. 1 Mét odos . . . 71

(13)

xiii

3. 4. 2 Técni cas . . . 71

3. 4. 2. 1 Encuest as …… . . . 71

3. 4. 2. 2Entrevi st a ……. . . . 72

3. 4. 3Instru ment os . . . 72

3. 4. 3. 1 Cuesti onari o de Encuest a . . . 72

3. 4. 3. 2 Guí a de Entrevi sta . . . 73

3. 5TABULACI ÓN E I NTERPRETACI ÓN DE DATOS . . . 73

3. 5. 1 Entrevi st a . . . 73

3. 5. 2 Encuest a a Cli ent es . . . 78

3. 5. 3 Encuest as a Col aboradores . . . 88

3. 6 CONCLUSI ONES. . . 98

3. 7 VERI FI CACI ÓN DE LA I DEA A DEFENDER . . . 100

CAPÍ TULO I V . . . 101

4 MARCO PROP OSI TI VO . . . 101

4. 1 TÍ TULO DE LA PROP UESTA. . . . 101

4. 2 DESARROLLO DE LA PROP UESTA. . . 101

4. 2. 1 Justifi caci ón . . . 101

4. 2. 2 Obj eti vo General . . . 102

4. 2. 2. 1 Obj eti vos Específicos . . . 103

4. 2. 3 Di agnósti co de l a Empr esa . . . 103

4. 2. 3. 1 Cr oqui s de “COME RCI AL LOOR” . . . 104

(14)

xi v

4. 2. 4 Pr opuest a . . . 106

4. 2. 4. 1 Pr opuest a de Manual Or gáni co Funci onal . . . 106

4. 2. 4. 2 I mpl e ment aci ón del Manual Or gáni co Funci onal . . . 160

4. 3 VALI DACI ÓN DE LA PROP UESTA . . . 160

4. 4 CONCLUSI ONES Y RECOME NDACI ONES . . . 161

4. 4. 1 Concl usi ones . . . 161

4. 4. 2 Reco mendaci ones . . . 162

(15)

xv

I NDI CE DE TABLAS

Tabl a 1: Pobl aci ón . . . 70

Tabl a 2: Pregunt a Nº 1. Encuest a a cli ent es . . . 78

Tabl a 12: Pregunt a Nº 1. Encuest a a col abor adores . . . 88

(16)

xvi

I NDI CE DE GRÁFI COS

Gr áfi co 1: Funci ones Admi ni strati vas . . . 13

Gr áfi co 2: Pl anifi caci ón . . . 13

Gr áfi co 3: Or gani zaci ón . . . 14

Gr áfi co 4: Direcci ón . . . 14

Gr áfi co 5: Contr ol . . . 15

Gr áfi co 6: Cl asifi caci ón de l os Manual es Ad mi ni strati vos . . . 22

Gr áfi co 7: Model o de Manual Or gáni co Funci onal . . . 31

Gr áfi co 8: Model o de Manual de Funci ones . . . 37

Gr áfi co 9: Model o de Manual de Pr ocedi mient os . . . 42

Gr áfi co 10: Responsabilidades del Gerent e . . . 59

Gr áfi co 11: Pr oceso de To ma de Deci si ones . . . 62

Gr áfi co 12: Pregunt a Nº 1. Encuest a a cli ent es . . . 78

Gr áfi co 22: Pregunt a Nº 1. Encuest a a col abor adores . . . 88

(17)

xvii

Gr áfi co 31: Pregunt a Nº 10. Encuest a a col abor ador es . . . 97

Gr áfi co 32: Mat ri z FODA . . . 105

Gr áfi co 33: Misi ón pr opuest a . . . 108

Gr áfi co 34: Visi ón pr opuest a . . . 108

(18)

xviii

I NDI CE DE ANEXOS

ANEXOS . . . 166

Anexo Nº 1 Apr obaci ón del Perfil de Tesi s . . . 167

Anexo Nº 2 Certifi caci ón de l a Empr esa . . . 168

Anexo Nº 3 Cuesti onari o de Entrevist a Al Gerent e de “Co merci al Loor” ………. ….169

Anexo Nº 4 Encuest a a Col abor ador es . . . . 171

Anexo Nº 5 Encuest a a Cl ient es . . . 173

Anexo Nº 6 R. U. C de la Empr esa “Co merci al Loor . . . 175

(19)

1

I NTRODUCCI ÓN

Sant o Do mi ngo de l os Tsáchil as, posee una ubi caci ón Geogr áfi ca estrat égi ca, si endo un punt o

por donde prácti ca ment e pasan casi t odos l os product os que se pueda co mer ci ali zar, t ant o

haci a l a cost a co mo hacia l a si erra, es así que se acent úan sect ores al edaños co mo parr oqui as

y puebl os pequeños que hacen que est a tierra cause una buena i mpr esi ón por su ri queza en

fl ora y fauna.

Se puede not ar que cuenta con una ri queza agr opecuari a y nat ural co mo pocas en el paí s, y

una posi ci ón geoestrat égi ca que, en el dí a a día, se confi gura co mo nodo de arti cul aci ón

regi onal.- Al poseer un alt o í ndi ce de creci mient o econó mi co y pobl aci onal, represent a una

gr an oport uni dad para el co mer ci o por el moti vo que exi st e una de manda ext ensa y con

diferent es ti pos de necesidades.

“ COMERCI AL LOOR” es bási ca ment e un centro de acopi o i nt er medi o de pr oduct os

agrí col as de l a zona t ales co mo: pl át ano, mar acuyá, yuca y pal mit o, cuent a con recurso

econó mi co pr opi o, per o carece de t al ent o hu mano y recurso t ecnol ógi co apr opi ado para est a

acti vi dad co mer ci al.

La Gesti ón Ad mi ni strativa est á enf ocada a ser un medi o de contr ol t anto para l os cli ent es

i nt er nos y ext er nos, con el fi n de reducir y fort alecer posi bl es i nconveni ent es en ser vi ci o al

cli ent e, co mpetiti vi dad, sel ecci ón de personal, entre otras, garanti zando el desarr oll o y

(20)

2

RES UMEN EJ ECUTI VO

El desarr oll o de l a present e t e máti ca ha si do resuelt o en cuatro capít ul os, cuyo cont eni do se

det all a breve ment e así:

El capít ul o pri mer o baj o el te ma de “ Generali dades” sirvi ó de base para pl ant ear el probl e ma,

deli mit ar l os obj eti vos y justifi car l a reali zaci ón del mis mo.

En el capít ul o dos, se propone el Mar co Teóri co, en donde se pl ant earon l os ant ecedent es

i nvesti gati vos l a fundame nt aci ón del t e ma t ant o ci entífi ca co mo fil osófi ca, a su vez el

pl ant ea mi ent o de l a hi pót esi s y l as vari abl es.

En el capít ul o tres se pl ant ea el Mar co Met odol ógi co, que co mpr enden l a modali dad y el ti po

de i nvesti gaci ón apli cada, la pobl aci ón sobre la cual se ha trabaj ado con el mét odo de

muestreo al azar, l uego se hi zo l a i nt er pret aci ón de dat os, análisis de l as mis ma para hacer l a

pr opuest a y obt ener l as concl usi ones.

El capít ul o fi nal contiene l a pr opuest a, con su debi do di agnósti co, funda ment aci ón,

j ustifi caci ón, caract erísticas del manual, ubi caci ón. Facti bili dad y l os cont eni dos en l as

encuest as apli cadas.

Fi nal ment e se present an l as concl usi ones y reco mendaci ones, l as mismas que han si do

(21)

3

EXECUTI VE SUMMARY

The devel op ment of t he current subj ect matt er has been sol ved i n four chapt ers, whose

cont ent is bri efl y det ail ed t his way.

The first chapt er, upon the subj ect matt er of “generalities”, served as a basis t o bri ng up t he

pr obl e m, t o defi ne t he objecti ves and j ustify t he reali zati on itself.

In chapt er t wo, t he t heoreti cal fra me is pr oposed, where t he i nvesti gati ve backgr ounds wer e

pr oposed, t he foundati on of t he t opi c bot h sci entifi c as phil osophi cal, i n tur n, t he pr oposal of

t he hypot hesi s and t he vari abl es

In chapt er t hree t he met hodol ogi cal fra me is set fort h, whi ch co mpri ses t he modalit y and t ype

of i nvesti gati on appli ed, t he popul ati on upon whi ch it has been wor ked wit h t he rando m

sa mpli ng met hod, t hen the i nt er pret ati on of t he dat a, anal ysi s of itself t o do t he pr oposal and

get t he concl usi ons.

The fi nal chapt er cont ains t he pr oposal wit h its due di agnosti c, foundati on, j ustifi cati on,

charact eristi cs of t he user manual, l ocati on, feasi bilit y and cont ent s appli ed i n t he sur vey.

Fi nall y t he concl usi ons and reco mme ndati ons are present ed, whi ch has been devel oped

(22)

4

CAPÍ TULO I

1 PROBLE MA:

DEFI CI ENTE ORGANI ZACI ÓN ADMI NI STRATI VA DE LA EMP RES A “COMERCI AL LOOR”.

1. 1 PLANTEA MI ENTO DEL PROBLE MA.

La pr ovi nci a de Sant o Do mi ngo de l os Tsáchil as se caract eri za princi pal ment e por su

co mer ci o, muchas e mpr esas han si do i mpl e ment adas con un crit eri o tradici onal; hast a ahor a

pr edo mi na l a i mpr ovi saci ón en el aspect o ad mi nistrati vo, l as deci si ones se l as t o ma si n

pl anifi caci ón o si n t omar en cuent a un mí ni mo de reco mendaci ones t écni cas. Pri nci pal ment e

las e mpr esas grandes hoy en dí a hacen referenci a a l a i mport anci a de t ener una buena gesti ón

ad mi ni strati va, l a cual se apoye en crit eri os ad mi ni strati vos acadé mi cos; dichas e mpr esas hoy

son muy sóli das, pr ósperas y son un referent e para otras que ti enen el mis mo á mbit o de

trabaj o.

“ Co merci al Loor” i ni ci ó sus acti vi dades de expansi ón comerci al ali menti cia a partir del 2004

y se i ncursi onaba por l a nueva t endenci a de export ar sus pr oduct os hacia otros paí ses. Est a

e mpr esa apart e de sus acti vi dades de co mer ci ali zaci ón t a mbi én se dedi ca al culti vo de yuca, l a

(23)

5

Des de sus i ni ci os hast a la act uali dad l a mis ma se ha caract eri zado por mant ener un mer cado

co mpetiti vo, si n e mbargo dentr o de l a misma exi st e vari as fal enci as en el or den

ad mi nistrati vo y operati vo; “Co merci al Loor” pertenece a un sol o propi et ari o,

la ment abl e ment e su admi ni strador no cuent a con una adecuada preparaci ón acadé mi ca,

regi stra un ni vel de est udi o de ci cl o bási co.

Se dest aca por el ant ecedent e expuest o, que l os sist e mas de or gani zación exi st ent es en l a

e mpr esa no per mit en desarr oll ar efi ci ent e ment e contr ol es ad mi ni strati vos y fi nanci er os, por l o

que es necesari o reali zar ca mbi os en l a estructur a, funci ones y vari os pr ocedi mient os, no

exi st e pl anifi caci ón, l as conti ngenci as di ari as son resuelt as por i nt ui ci ón no por conoci mient o,

no hay un pr ogra ma de capacit aci ón, manual de pr ocedi mient os al cual se suj et en l os

col aborador es para reali zar sus acti vi dades de trabaj o coti di anas.

En el aspect o ad mi ni strati vo t a mbi én se debe menci onar que no se cuent a con ni ngún si st e ma

cont abl e que facilit e el regi stro de i ngresos y egresos, est a acti vi dad se lleva a cabo de

for ma manual, no t odos los col aborador es se encuentran afiliados al Seguro Soci al, en sí, est as

fal enci as hacen que l a e mpr esa no mant enga un adecuado contr ol i nt er no y gesti ón

ad mi ni strati va.

1. 1. 1 For mul aci ón del probl ema.

¿ Có mo mej orar l a gestión ad mi ni strati va de l a e mpr esa “Co mer ci al Loor ” en el Reci nt o

(24)

6 1. 1. 2 Deli mit aci ón del probl ema.

El present e pr oyect o de i nvesti gaci ón se reali zará en el área: ad mi ni strati va y oper ati va de

“ Co merci al Loor”; l ocalizado en el Reci nt o Nuevo Israel Km 21 de la Vía Chone, en l a

Pr ovi nci a de Sant o Do mi ngo de l os Tsáchil as.

La e mpr esa en l a act uali dad se encuentra confor mada, por el Gerent e - Pr opi et ari o, un

Cont ador Ext er no, un Auxili ar Cont abl e, una Secret ari a, un Ingeni ero agr óno mo y 30

col aborador es que son los responsabl es de pr ocesar el pr oduct o y darl e el val or agregado

necesari o para poder di stri buirl a a l as e mpr esas export adoras.

1. 1. 2. 1 Obj et o de Est udi o

Pr ocesos Ad mi ni strati vos

1. 1. 2. 2 Ca mpo de Acci ón

Manual Or gáni co Funcional

1. 1. 3 Lí nea de Investi gaci ón

La lí nea de i nvesti gación de est e pr oyect o de t esis se vi ncul a a la Co mpetiti vi dad,

(25)

7

1. 2 OBJ ETI VOS

1. 2. 1 OBJ ETI VO GENERAL

Di señar un manual or gánico funci onal para opti mizar la gesti ón ad mi ni strati va de l a e mpr esa

“ Co merci al Loor”.

1. 2. 2 OBJ ETI VOS ESPECÍ FI COS

1. 2. 2. 1 Det er mi nar el soport e teóri co y ci entífi co, correspondi ent e a la gesti ón ad mi ni strati va y la pr opuest a co mo es el manual or gáni co funci onal.

1. 2. 2. 2 Di agnosticar la sit uaci ón act ual de la e mpresa “Co merci al Loor”, con miras a

sol uci onar sus pri nci pal es fal enci as ad mi ni strati vas y operati vas.

1. 2. 2. 3 Desarr oll ar el manual orgáni co funci onal que facilite l as acti vi dades operati vas y co mer ci al es de l a e mpr esa “Co mer ci al Loor. ”

1. 3 J USTI FI CACI ÓN

El manual or gáni co funci onal será una herra mi ent a cl ave para el ad mi nistrador, ya que

ayudará en l a t oma de deci si ones y per mitirá est abl ecer mecani s mos correcti vos para l a

opti mizaci ón de cada uno de l os recursos de la e mpr esa, por ende se j ustifi ca en f or ma

(26)

8

El di agnósti co i nvesti gati vo y l a pr opuest a del model o de gesti ón ad mi ni strati va, constit uyen

una aport aci ón t écni ca ori gi nal y novedosa que servirá co mo model o para otras e mpr esas que

se encuentren en l as mismas condi ci ones de desvent aj a frent e a otras e mpresas de i gual lí nea

de trabaj o, por l o t ant o se j ustifi ca su aport e ci entífico.

Los benefi ci os econó mi cos que se obt endr án por l a apli caci ón de un manual or gáni co

funci onal, est arán basados en l a regul ari zaci ón de acti vi dades, la opti mizaci ón del ti e mpo y

recursos; est abl eci mient o defi ni do de responsabili dades, mayor or gani zaci ón, direcci ón y

contr ol; Los mis mos que se traducen en mayor pr oducci ón, val or agregado, mayor

rent abili dad e i ngresos y son superi ores a l os cost os de est a i nvesti gaci ón, l os recursos

necesari os co mo: hu manos, mat eri al es, fi nanci er os que de manden est e estudi o será un aport e

de l a i nvesti gadora.

El aport e t écni co del present e model o de gestión ad mi ni strati vo, est ará sust ent ado en l a

recopil aci ón bi bli ográfi ca act uali zada de vari os aut ores reconoci dos en el á mbit o de l a

ad mi ni straci ón y que actual ment e son referent es para ll evar adel ant e est udi os y pr opuest as de

mej or a mi ent o e mpr esari al por consi gui ent e se j ustifi ca su aport e t écni co.

Fi nal ment e medi ant e el desarr oll o del present e te ma i nvesti gati vo se podr á acceder a l a

obt enci ón del tít ul o de Ingeni era en Ad mi ni straci ón de Empr esas, l o que a l a vez es el

co mpl e ment o para poder apli car en for ma práctica l os conoci mi ent os teóri cos adqui ri dos

(27)

9

CAPÍ TULO II

2 MARCO TEÓRI CO

2. 1 ANTECEDENTES INVES TI GATI VOS

El t e ma MANUAL ORGÁNI CO FUNCI ONAL Y GESTI ÓN ADMI NI STRATI VA PARA

COMERCI AL LOOR EN EL RECI NTO NUEVO I SRAEL KM 21 DE LA VÍ A CHONE no

regi stra ant ecedent es i nvesti gati vos referent e al t ema en l a Pr ovi nci a de Sant o Do mi ngo de l os

Tsáchil as, si n e mbar go si se regi stran ant ecedent es en rel aci ón a otro co mponent e

ad mi ni strati vo, en l a base de dat os de l a Uni versi dad Regi onal Aut óno ma de l os Andes

“ UNI ANDES” exist e un te ma que trat a sobre Manual de Procedi mient os y Ser vi ci o al Cli ent e

en el área de Ser vi ci os General es de l a Cor poración Naci onal de El ectri cidad Sant o Do mi ngo,

su aut ora es l a Tl ga. Patri ci a Al exandra Vit eri Aguirre, año 2011, por otra part e exi st en

li br os, docu ment os y bi bli ografí a rel aci onada con l os t e mas afi nes a l a present e i nvesti gaci ón,

cuyos cont eni dos val orables se han apli cado para la reali zaci ón de l a presente t esis.

2. 2 FUNDA MENTACI ÓN TEÓRI CA

El t e ma: Manual Or gáni co Funci onal y Gesti ón Ad mi ni strati va para l a empr esa “Co mer ci al

Loor ” en el Reci nt o Nuevo Israel, est á conf or mado por dos vari abl es l as que serán est udi adas

más adel ant e y subt e mas con el pr opósit o de reali zar una expli caci ón ci entífi ca sobr e l a

(28)

10

El t e ma Manual Or gáni co Funci onal se consi dera l a vari abl e i ndependi ent e, se co mpone de

l os si gui ent es subt e mas:

2. 2. 1 Ad mi ni straci ón

“ Desde fi nal es del si gl o XI X se acost umbr a definir la admi nistraci ón en tér minos de cuatro

funci ones específi cas de l os gerent es: la pl anificaci ón, l a or gani zaci ón, la direcci ón y el

control ”1

“ Ad mi ni straci ón es el proceso de pl anear, organizar, diri gir y control ar las acti vi dades de l os

mi e mbr os de l a or gani zaci ón y utilizar t odos l os recursos or gani zaci onal es di sponi bl es para

conseguir l os obj eti vos or gani zaci onal es est ableci dos, que i ncl uyen no sól o cat egorí as

econó mi cas como tierra, capit al, y trabaj o, si no tambi én i nfor maci ón y tecnol ogí a. ”2

La t area act ual de l a admi ni straci ón es i nt er pretar l os obj eti vos pr opuestos por l a e mpr esa y

transf or marl os en acción or gani zaci onal t oma ndo en consi deración l a pl aneaci ón,

or gani zaci ón, direcci ón y contr ol, con el fi n de al canzar l os obj eti vos pl ant eados.

Es así co mo hoy en dí a las e mpr esas han i do evol uci onando graci as a l a ad mi ni straci ón ya

que constit uye un fact or vit al e i ndi spensabl e en una soci edad de or gani zaci ones y sobr esal e

co mo el fact or cl ave, para el mej ora mi ent o de la cali dad de vi da y para sol uci onar l os

pr obl e mas que afli gen a la hu mani dad.

1_{STONER, Ja mes, .}_{Ad mi ni straci ón Pearson}_{Educaci ón}_{, Mc-Gr a w Hill, 7ma Edi ci ón, 2002, Pág. 11}

(29)

11 2. 2. 1. 1 I mport anci a de l a Ad mi ni straci ón

“La admi nistraci ón se funda ment a en marcar la diferenci a en sus procesos y realizar funci ones

co mo pl anifi car, or gani zar, diri gir y contr ol ar l as acti vi dades enco mendadas a un gr upo de

i ndi vi duos de una or gani zaci ón para conseguir result ados efecti vos, contr ol ar y después

eval uar el dese mpeño eficaz ment e”3

“La admi nistraci ón constit uye un fact or muy import ant e dentro de t oda e mpresa ya que

per mit e al canzar l as met as y obj eti vos pl ant eados de l a mis ma. Si n e mbar go, l as

or gani zaci ones para l ograr l as met as y obj eti vos requi eren l a asi gnaci ón de recursos, est os

recursos l os obti enen de otras or gani zaci ones, es decir, t odas l as or gani zaci ones dependen de

otras para al canzar sus met as. ”4

En t eorí a general l a ad mi ni straci ón radi ca en el estudi o de l a ad mi ni straci ón de l as e mpr esas y

de más ti pos de or gani zaci ones desde el punt o de vi st a de l a i nt eracci ón e i nt er dependenci a

entre l as ci nco vari ables pri nci pal es que son: tarea, estruct ura, personas, t ecnol ogí a y

a mbi ent e. Logr ar que l as ci nco vari abl es se di stribuyan de manera pr oporci onada, constit uye

el pri nci pal desafí o de l a ad mi ni straci ón.

Una buena ad mi ni straci ón ayudará a mej orar el creci mient o y desarr oll o de la or gani zaci ón, a

través del pr oceso ad mi nistrati vo co mo es: pl anifi car, or gani zar, diri gir y contr ol ar. Las

acti vi dades que deben reali zarse en l a e mpr esa.

3_{MONTANA, Patri ck,}_{Ad mi ni strati on,}_{1era Edi ci ón en español, Mc- Gr a w Hill, 2002, Pág. 2}

4_{WEI HRI CH, Har ol d,}_{Ad mi ni straci ón una perspecti va gl obal y e mpresari al,}_{Deci mot ercera Edi ci ón,}

(30)

12 2. 2. 1. 2 El proceso ad mi ni strati vo

“ Un proceso es una for ma siste máti ca de hacer las cosas. Se habl a de la ad mi ni straci ón co mo

un pr oceso para subrayar de que el hecho de l os gerent es, sean cual es fueren sus aptit udes o

habili dades personal es, dese mpeñan ci ert as acti vidades i nt errel aci onadas con el pr opósit o de

al canzar l as met as que desean. ”5

“Se t oma l a admi nistración como pr oceso para hacer énfasis en que l os ad mi nistradores, si n

i mport ar sus ni vel es ni funci ones, se co mpr o met en conti nua ment e en acti vi dades

i nt errel aci onadas, co mo pl anear, or gani zar, diri gir y contr ol ar, para al canzar l os obj eti vos

deseados. ”6

El pr oceso ad mi ni strati vo f or ma al go más que una secuenci a cí cli ca, pues est á í nti ma ment e

rel aci onada en una i nt eracci ón di ná mi ca, así mismo constit uye el conj unto de l as funci ones

ad mi ni strati vas. A conti nuaci ón se det all an l as cuatro funci ones específi cas para cu mplir con

l os obj eti vos esperados.

Toda e mpr esa ll eva a cabo un pr oceso admi ni strati vo, di cho aspect o es necesari o e

i ndi spensabl e para l a t oma de deci si ones a ni vel gerenci al y l as de más uni dades

ad mi ni strati vas que i nt ervengan direct a ment e en la or gani zaci ón.

Las cuatro funci ones admi ni strati vas:

5_{STONER, Ja mes,}_{Ad mi ni straci ón Pearson}_{Educaci ón,}_{Mc-Gr a w Hill, 7ma Edi ci ón, 2002, Pág. 16}

(31)

13

Gr áfico 1: Funci ones Ad mi ni strati vas

Fuent e: Idal bert o Chi avenat o7 El aborado por: Tl ga. Ol ga Moya

Pl anifi caci ón

2. 2. 1. 2. 1

Gr áfico 2: Pl anificaci ón

7

CHI AVENATO, Idal bert o, Introducci ón a l a t eorí a General de l a Ad mi ni straci ón, Mc Gr aw Hill/ Int era meri cana Edit ores, Edi ción 2006, Pág. 144.

8_{CHI AVENATO, Idal bert o,}_{Introducci ón a l a t eorí a General de l a Ad mi ni straci ón,}_{Mc Gr aw Hill/}

Int era meri cana Edit ores, Edi ción 2006, Pág. 146.

(32)

14 Or gani zaci ón

2. 2. 1. 2. 2

Gr áfico 3: Or gani zaci ón

Di recci ón

2. 2. 1. 2. 3

Gr áfico 4: Direcci ón

Fuent e: Idalbert o Chi avenat o1 0 El aborado por: Tl ga. Ol ga Moya

9

CHI AVENATO, Idal bert o, Introducci ón a l a t eorí a General de l a Ad mi ni straci ón, Mc Gr aw Hill/ Int era meri cana Edit ores, Edi ción 2006, Pág. 148.

1 0_{CHI AVENATO, Idal bert o,}_{Introducci ón a l a t eorí a General de l a Ad mi ni straci ón,}_{Mc Gr aw Hill/}

(33)

15 Cont rol

2. 2. 1. 2. 4

Gr áfico 5: Contr ol

Fuent e: Idal bert o Chi avenat o1 1 El aborado por: Tl ga. Ol ga Moya

2. 2. 2 Ma nual es Ad mi ni strativos

“Los manual es admi nistrati vos son docu ment os que sirven como medi os de comuni caci ón y

coor di naci ón para regi strar y trans mitir or denada y sist e máti ca me nt e t ant o la i nf or maci ón de

una or gani zaci ón (ant ecedent es, legi sl aci ón, estruct ura, obj eti vos, polí ticas, sist e mas,

pr ocedi mient os, el e ment os de cali dad, et c.) co mo las i nstrucci ones y li neami ent os necesari os

para que dese mpeñe mej or sus t areas”1 2

“Su propósit o es exponer en for ma en for ma detallada la estruct ura organi zaci onal for mal a

través de l a descri pci ón de l os obj eti vos, rel aci ones, funci ones, aut ori dad y responsabili dad de

1 1_{CHI AVENATO, Idal bert o,}_{Introducci ón a l a t eorí a General de l a Ad mi ni straci ón,}_{Mc Gr aw Hill/}

(34)

16

l os disti nt os puest os. ”1 3

Los manual es ad mi ni strati vos son i ndi spensabl es en l as or gani zaciones debi do a l a

co mpl eji dad de sus estruct uras, el vol u men de sus operaci ones, l os recursos que se l e asi gnan,

la de manda de pr oduct os, ser vi ci os o a mbos y la adopci ón de t ecnol ogí a avanzada para

at ender adecuada ment e la di ná mi ca or gani zaci onal.

2. 2. 2. 1 Ve nt aj as de l os manual es ad mi ni strati vos

“ Un manual admi nistrativo tiene, entre otras, las si gui ent es vent aj as:

 Logr a y manti ene en sólido pl an de or gani zaci ón.

 Asegura que t odos l os i nteresados t engan una adecuada co mpr ensi ón del plan gener al

y de sus pr opi os papel es y rel aci ones perti nent es.

 Si st e mati za l a i ni ci aci ón, apr obaci ón y publi caci ón de l as modifi caci ones necesari as

en l a or gani zaci ón.

 Si r ve co mo una guí a efi caz para l a preparaci ón, clasifi caci ón y co mpensación del ent e

personal cl ave.

 Det er mi na l a responsabili dad de cada puest o y su rel aci ón con l os de más mie mbr os de

la or gani zaci ón.

(35)

17

 Pone en cl ar o l as fuentes de apr obaci ón y el gr ado de aut ori dad de los di versos

ni vel es.

 La i nf or maci ón sobre funci ones y puest os suel e ser vir co mo base para l a eval uaci ón

de puest os y co mo medi o de co mpr obaci ón del pr ogr eso de cada qui en.

 Si r ve co mo una guí a en el adi estra mi ent o de novat os.

 Es una fuent e per manent e de i nf or maci ón sobre el trabaj o a ej ecut ar.

 Ayudan a i nstit uci onali zar y hacer efecti vo l os objeti vos, l as políti cas, pr ocedi mi ent os

las funci ones, las nor mas, entre otros.

 Evit an di scusi ones y mal ent endi dos, de l as operaci ones.

.

 Son i nstru ment os útil es en l a capacit aci ón del personal.

 Incre ment an l a coor di naci ón en l a reali zaci ón del trabaj o.

 Posi bilit an una del egaci ón efecti va, ya que al exi stir i nstrucci ones escrit as, el

segui mient o del super vi sor se puede circunscri bir al contr ol por excepci ón.

 Ayuda a sol uci onar posi bles pr obl e mas or gani zacional es”1 4

(36)

18 2. 2. 2. 2 Des vent aj as de l os manual es ad mi ni strati vos

“Entre l os i nconveni ent es que present ar l os manual es se encuentran l os si gui ent es:

 Muc has co mpañí as consideran que son de masi ado pequeñas para necesit ar un manual

que descri ba asunt os que son conoci dos por t odos sus i nt egrant es.

 Al gunas consi deran que es de masi ado car o, li mitati vo y l abori oso preparar un manual

y conser varl o al dí a.

 Exi st e el te mor de que pueda conducir a una estri cta regl a ment aci ón y ri gi dez.

 Su defi ci ent e el abor ación pr ovoca seri os i nconveni ent es en el desarroll o de l as

di versas operaci ones.

 El cost o de pr oducci ón y act uali zaci ón puede ser alt o.

 Si no se act uali za peri ódica ment e, pi er de efecti vi dad.

 Incl uye sol o aspect os for mal es de l a or gani zaci ón, dej ando de l ado l os inf or mal es,

cuya vi genci a e i mport anci a es not ori o para l a misma.

 Mu y si nt éti ca carece de utili dad: muy det all ada l os convi ert e en co mpli cados. ”1 5

(37)

19

2. 2. 2. 3 Al cance y li mit aci ones de l os manual es ad mi ni strati vos.

 “Los manual es constit uyen parte del proceso de co muni caci 6n en la e mpresa; sirven

para cu mplir la funci ón unifi cadora de l a or gani zaci ón.

 En t odas l as or gani zaci ones se pr oducen casos de confli ct os; el manual es útil para

diri gir j urisdi cci ones, responsabili dades, super posici ón de funci ones y aut ori dad.

 El l egado de l a experi encia, la habili dad y l a capaci dad de l os direct ores encuent ra una

ví a nat ural de trans misi ón en l os manual es.

 Pr oveen de una i nf or maci ón para t odas l as prácti cas de l a e mpr esa.

 Nor mali zan o est abl ecen un est ándar de trabaj o.

 Su mi ni stran un el e ment o de base para l a revi sión del sist e ma de manera peri ódi ca,

or denada y per manent e.

 Est abl ecen un medi o para coor di nar l a recepci ón y e misi ón de i nf or maci ones.

 Ayudan a que t odos l os jefes t engan una mej or compr ensi ón de l as necesi dades t ot al es

de l a e mpr esa y de có mo se ll evan a cabo l as funciones de otras áreas de acti vi dad. ”1 6

(38)

20

En e mpr esas pequeñas o en aquell as de ti po fa mili ar podrí a ll egar a cuesti onarse l a

i mport anci a de l os manual es. En gr upos reduci dos o pri mari os, la tradi ci ón t er mi na por dil uir

l os aspect os for mal es. Pese a ell o consi dera mos que l os manual es son el eme nt os útil es, sobr e

t odo, en l os mo ment os confli cti vos, ya que su exi st enci a per mit e un mej or análisis de l a

sit uaci ón o una sali da de la crisis.

Funci ones bási cas de l os manual es

2. 2. 2. 3. 1

 “Pl anificaci ón del trabaj o.

Pl anifi ca el trabaj o de sus subor di nados, prevé l as necesi dades de mat eri ales, ser vi ci os

y equi pos para evit ar posi bl es i nt errupci ones en l as t areas de su área. Pl anifica t a mbi én

las necesi dades de personal.

 Asi gnaci ón de responsabili dad y del egaci ón de aut ori dad.

Est a funci ón asi gna responsabili dades a sus subor di nados y del ega la aut ori dad

necesari a para el cu mplimi ent o de t al es responsabili dades.

 Di r ecci ón de t areas y condi ci ón del personal.

Obti ene el mej or resultado con su personal, l os mat eri al es y equi pos. Conduce y

asesora al personal baj o sus ór denes. Reco mi enda ascenso y mej ora sal ari ales.

(39)

21

 Mej or a l os mét odos y procedi mi ent os de trabaj o.

 Pr ocura l a reducci ón de cost os.

 Inf or maci ón dentr o de l a e mpr esa.

Ma nti ene i nf or mada a l a direcci ón superi or de l as acti vi dades de su departa ment o. Inf orma a

su personal de t odo aquell o que l e ayude a mej or ar su trabaj o, así co mo a Otr os j efes

depart a ment al es sobre cual qui er asunt o que pueda i nt eresarl es o afect arl es.

 Aut o mej ora mi ent o.

 Mej or a de l as rel aci ones con l os cli ent es y públi co en general ”1 7

Las funci ones bási cas de l os manual es consi st en en i dentifi car l as pri nci pal es acti vi dades de

cada uni dad ad mi ni strativa, co mpr endi endo el signifi cado de l a i nf or maci ón sist e mati zada

para el quehacer cotidi ano y de est a for ma contri buyen a mej orar el dese mpeño

or gani zaci onal.

Cl asifi caci ón Bási ca

2. 2. 2. 3. 2

Los manual es ad mi ni strati vos son el e ment os funda ment al es dentr o de t oda or gani zaci ón por

ell o se encuentran cl asificados de l a si gui ent e manera.

(40)

22

Gr áfico 6: Cl asificaci ón de l os Manual es Ad mi ni strati vos

MI CROAD MI NI STRATI VOS Corresponden a una sol a or gani zaci ón

se refi eren a ell a de modo general

POR SU NATURALEZA

O MACROAD MI NI STRATI VOS

Conti ene i nf or maci ón de más de una or gani zaci ón

ÁREA DE APLI CACI ÓN

_{MES OAD MI NI STRATI VOS} Incl uyen a una o más or gani zaci ones

de un mis mo sect or o acti vi dad

DE ORGANI ZACI ÓN

Conti enen i nf or maci ón det all ada sobre

ant ecedent es, legi sl aci ón, atri buci ones,

estruct ura or gáni ca, or gani gra ma, mi si ón

y f unci ones or gani zaci onal es.

DE PROCEDI MI ENTOS

Docu ment o t écni co que incl uye i nf or maci ón

sobr e l a sucesi ón cr onol ógi ca y secuenci al

de operaci ones

DE GESTI ÓN DE CALI DAD

Docu ment o que descri ben y consi gnan l os el e ment os

de gesti ón de cali dad.

(41)

23

DE HI STORI A DE LA ORGANI ZACI ÓN

Son docu ment os que se refi eren a l a creaci ón, creci mient o, l ogr os, evol uci ón, sit uaci ón y composi ci ón

DE POLÍ TI CAS

Incl uyen guí as bási cas que sirven co mo mar co de act uaci ón

para reali zar acci ones.

DE CONTENI DO MÚLTI PLE

Concentran i nf or maci ón rel ati va de diferent es aspect os

de l a or gani zaci ón

DE PUESTOS

Pr eci sa

i dentifi caci ón,rel aci ones,funci ones y responsabili dades

POR SU

CONTENI DO

asi gnadas a l os puest os de una or gani zaci ón.

_{DE TÉCNI CAS}

Det all a l os pri nci pi os y crit eri os para e mpl ear l as herra mi ent as

que apoyan l a ej ecuci ón de pr ocesos o funci ones.

DE VENTAS

Conti ene i nf or maci ón específi ca para apoyar l a funci ón de

vent as

DE PRODUCCI ÓN

El e ment o de soport e para diri gir y coor di nar pr ocesos de producci ón en

t odas sus fases

(42)

24

DE FI NANZAS

Res pal dan el manej o y distri buci ón de l os recursos econó mi cos

de una or gani zaci ón

DE PERS ONAL

Son manual es de rel aci ones i ndustri al es, de regl as del e mpl eado

o de e mpl eo

DE OPERACI ÓN

Se utili zan para ori ent ar el uso de equi pos y apoyar funci ones

alt a ment e especi ali zadas.

DE SI STE MAS

Instru ment o de apoyo para conocer el funci ona mi ent o de

sist e mas de i nf or maci ón

GENERALES

Son docu ment os que contienen i nf or maci ón general de una

or gani zaci ón, según su nat ural eza, sect or, y giro industri al.

POR SU

Á MBI TO

ESPECÍ FI COS

Concentran i nf or maci ón de un área o uni dad ad mi ni strati va

de una or gani zaci ón

Fuent e: Benj a mí n Frankli n1 8

El aborado por: Tl ga. Ol ga Moya

2. 2. 2. 4 Distri buci ón y Utili zación

" El Manual o det er mi nadas part es del mis mo se asi gnan a l os trabaj ador es en razón del car go

que dese mpeñan, con el obj et o de que sean utili zados para el mej or desenvol vi mient o de sus

funci ones.

(43)

25

Cada trabaj ador est á en la obli gaci ón de est udi ar las i nstrucci ones cont eni das en el Manual

rel aci onadas con l as funci ones de su puest o de trabaj o y de soli cit ar a su superi or l as

acl araci ones y expli caci ones que necesit e para su cabal i nt er pret aci ón . Lo ant eri or no i mpi de

que a t odo trabaj ador que pase a ocupar un puesto que no haya dese mpeñado se l e expli que

ver bal ment e l a for ma en que se reali zan l as l abores que deberá desarr oll ar a fi n de que t enga

una i dea general de l o que va a desarr oll ar en su área de trabaj o. ”1 9

2. 2. 3 Ma nual Orgáni co Funci onal

“El manual orgáni co funci onal expone en det alle tant o la estruct ura or gáni ca, como l a

funci onal de una enti dad o e mpr esa, expli cando l as j erar quí as, l os grados de aut ori dad y

responsabili dad, las funciones, acti vi dades u operaci ones de l os órganos admi ni strati vos. ”2 0

Est e ti po de manual se asoci a entre l a estruct ura orgáni ca y l a estruct ura funci onal:

Est ruct ura Orgáni ca: “Toda or gani zaci ón cuent a con una estruct ur a, la cual puede ser for mal o i nf or mal. En consecuenci a se puede est abl ecer que l a estruct ura or gani zarí a de una

e mpr esa es el esque ma de j erar qui zaci ón y di visi ón de l as funci ones component es de ell a,

jerar qui zar es est abl ecer lí neas de aut ori dad (de arri ba haci a abaj o) a través de l os di versos

ni vel es y deli mit ar l a responsabili dad de cada e mpl eado ant e sol o un supervi so i nmedi at o El

val or de una j erar quí a bien defi ni da consi st e en que reduce l a conf usi ón respect o a qui en da

las ór denes y qui en l as obedece. ”2 1

1 9_{FRANKLI N, Benj a mí n,}_{Or gani zaci ón de e mpresas,}_{Mc- Gr aw Hill, 3era Edi ci ón, 2009, Pág. 174}

(44)

26

Est a estruct ura se caracteri za debi do a que facilita consi derabl e ment e l a super vi si ón por que

cada gerent e sól o debe ser expert o en un área li mitada de conoci mient os y habili dades.

Est ruct ura Funci onal: “La organi zaci ón funcional det er mi na la existenci a de di versos

super vi sores, cada cual especi ali zado en det er mi nadas áreas. Est o det er mi na que l a

or gani zaci ón funci onal no cu mpl e con el pri nci pio de uni dad de mando. En l a or gani zaci ón

funci onal cada trabaj ador pasa a responder ant e vari os super vi sores o j efes. Cada super vi sor o

jefe sol o super vi sa a l os obrer os en l os asunt os de su co mpet enci a. Los trabaj ador es deben

recurrir ant e una sit uaci ón pr obl e máti ca al super vi sor más adecuado para resol ver su

pr obl e ma, evit ando pasos i nt er medi os con j efes de gr upo, cuya atri buci ón serí a li mit ada sol o a

su especi ali dad. ”2 2

En si en l a or gani zaci ón f unci onal l os trabaj ador es deben responder ant e vari os j efes en

cuant o a l a ej ecuci ón y responsabili dad de una deter mi nada t area o acti vi dad.

El manual or gáni co funci onal es una herra mient a de for ma general, donde det all a l a

i nf or maci ón de l as funci ones del puest o defi ni do, l os requi sit os necesari os afi nes con el

puest o, y sus co mpet encias y responsabili dad con la e mpr esa.

2. 2. 3. 1 Co mponent es bási cos del Manual Orgáni co Funci onal

“Est e manual debe i ncl uir en pri mer tér mino l os sigui ent es dat os:

 Logoti po de l a or gani zaci ón

(45)

27  No mbr e de l a or gani zación

 Es pecifi caci ón de l a cl ase de manual or gani zaci onal

 Dat os de i dentifi caci ón del puest o

 Mi si ón del puest o

 Acti vi dades esenci al es

 Rel aci ones i nt er nas y exter nas

 Instrucci ón for mal requeri da

 Experi enci a l aboral requeri da

 Conoci mi ent os

 Destrezas

 Res ponsabili dad de el aboraci ón, revi si ón, aut ori zaci ón. ”2 3

Logoti po de l a organi zaci ón

2. 2. 3. 1. 1

“Se est abl ece en el manual el l ogoti po o i dentificaci ón cl ave y bási ca de la e mpresa, es decir

el di seño de l a i magen cor porati va pr oyect ada a sus cli ent es o usuari os por l a cual se

i dentifi ca su fir ma co mer ci al.

No mbre de l a organi zación

2. 2. 3. 1. 2

Se recal ca si e mpr e el no mbr e de l a i nstit uci ón o e mpr esa a l a cual pertenece el diseño del

ma nual, est e puede present arse en abrevi at uras o razón soci al co mpl et a.

(46)

28

Es pecifi caci ón de l a cl ase de manual organi zaci onal

2. 2. 3. 1. 3

Exi st en diferent es cl ases de manual es por eso es i mport ant e especifi car el ti po de manual

di señado, con el fi n de mej orar l a i nt er pret aci ón de su cont eni do, apli caci ón o al cance.

Dat os de i dentifi caci ón del puest o

2. 2. 3. 1. 4

Se est abl ece l os pri nci pales pará metr os que conti ene el l ugar de trabaj o como: el rol que se va

a dese mpeñar en l a e mpresa, jefe i nmedi at o, el no mbr e del puest o, ni vel de apli caci ón, si es

l ocal, regi onal, naci onal o ext eri or.

Mi si ón

2. 2. 3. 1. 5

Est e enunci ado sirve a l a or gani zaci ón co mo guí a para ori ent ar sus acci ones de l o deseado con

l o posi bl e, es necesari o que se menci one l a razón de ser del puest o y co mpr o mi sos por

cu mplir.

Acti vi dades esenci al es

2. 2. 3. 1. 6

Se redact a l as pri nci pal es tareas a ll evarse a cabo en el puest o de trabaj o, es i ndi spensabl e que

(47)

29 Rel aci ones Int ernas y externas

2. 2. 3. 1. 7

Se debe consi derar dentro de est e espaci o l os depart a ment os o uni dades de trabaj o con qui en

más se va a trabaj ar ya sean l os mis mos ext er nos o i nt er nos, es decir l azos co mer ci al es con

cli ent es o direct a ment e con ent es de contr ol del sect or públi co o pri vado.

Inst rucci ón f or mal requeri da

2. 2. 3. 1. 8

La f or maci ón acadé mi ca se debe det all ar basándose en pará metr os co mo: nivel de i nstrucci ón,

tit ul o requeri do y área de conoci mi ent o.

Experi enci a l aboral requeri da

2. 2. 3. 1. 9

Es necesari o punt uali zar el tie mpo de experi encia, y l a especifi ci dad de la experi enci a est a

segunda basándose pri nci pal ment e en el ti po de capacit aci ón, manej o y do mi ni o de t e mas

adi ci onal es que se rel acionen direct a ment e con el puest o de trabaj o.

Conoci mi ent os y destrezas

2. 2. 3. 1. 10

Se debe i ncl uir l os pri ncipal es conoci mient os y destrezas que se deben cu mplir dentr o del área

de trabaj o, en si do mi ni o de paquet es i nf or máti cos, j ui ci o y t oma de deci siones, pensa mi ent o

(48)

30

Res ponsabili dad de el aboraci ón, revi si ón, aut ori zaci ón

2. 2. 3. 1. 11

Est e es el últi mo paso que debe const ar dentr o de cual qui er manual, a fi n de det er mi nar el

gr ado de responsabili dad en cuant o a su el abor ación, revi si ón, y previ a autori zaci ón. ”2 4

(49)

31

Gr áfico 7: Model o de Manual Or gáni co Funci onal

Fuent e: Carl os Ivanegas2 5 El aborado por: Tl ga. Ol ga Moya

2 5_{I VANEGAS, Carl os,}_{Foll et o de Est ruct ura Or gáni ca}_{, Pontifi ci a Uni versi dad Cat óli ca, Quit o, 2005, Pág. 40}

LOGOTI PO DE LA EMP RES A _{NOMBRE DE LA EMPRESA}

FECHA: RENOVACI ON:

1. DATOS DE I DENTI FI CACI ÓN DEL PUESTO 4. RELACI ONES I NTERNAS Y EXTERNAS 5. I NSTRUCCI ÓN FOR MAL REQUERI DA

Códi go: I NTERFAZ

Ni vel de I nstrucci ón: De no mi naci ón:

Ni vel: Uni dad o

Proceso: Ti t ul o

Re queri do: Rol :

Gr upo

Oc upaci onal: Área de

Conoci mient o: Ni vel de

Apl i caci ón:

2. MI SI ÓN 6. EXPERI ENCI A LABORAL REQUERI DA

Ti e mpo de Experi enci a: Es pecifi ci dad de l a experi enci a:

3. ACTI VI DADES ESENCI ALES 7. CONOCI MI ENTOS 8. DESTREZAS

(50)

32 2. 2. 4 Ma nual de f unci ones

“ Un manual de funci ones es un docu ment o que se prepara en una e mpresa con el fi n de

deli mit ar l as responsabilidades y l as funci ones de l os e mpl eados de una compañí a. El obj eti vo

pri mor di al del manual es descri bir con cl ari dad t odas l as acti vi dades de una e mpr esa y

di stri buir l as responsabilidades en cada uno de l os car gos de l a or gani zaci ón. De est a maner a,

se evit an funci ones y responsabili dades co mparti das que no sol o redunda en pér di das de

tie mpo si no t a mbi én en la dil uci ón de responsabili dades entre l os funci onari os de l a e mpr esa,

o peor aún de una mis ma secci ón”2 6

“Es un li bro que confiere t odas las acti vi dades rel aci onadas con el funci ona mi ent o y

operaci ón del área correspondi ent e. Est e manual docu ment a l os conoci mient os, experi enci a y

tecnol ogí a del área, para hacer frent e a sus ret os y funci ones, con el pr opósit o de cu mplir

adecuada ment e con su misi ón. ”2 7

Aunque el manual de funci ones es bast ant e conocido, es evi dent e que por sí sol o no ti ene una

apli caci ón prácti ca en una e mpr esa si no se co mbi na con una seri e de el e ment os funda ment al es

que hacen de su i mpl e ment aci ón un pr oceso exit oso.

“Los el e ment os que co mpl e ment an un manual de funci ones para proceder a su

i mpl e ment aci ón son l os si gui ent es:

2 6_{FRED, Davi d.}_{Concept os de Ad mi ni straci ón Est rat égi ca,}_{Edit ori al Pearson Prenti ce Hall, 2003, Pág. 90}

(51)

33  Ma nual de funci ones y responsabili dades

 Ma nual de pr ocedi mient os y dili genci a mi ent o de for mat os.

 Estr uct ura or gáni ca de l a Empr esa.

 Ma nual de nor mas ad mi nistrati vas.

 Deli nea mi ent os o directrices de contrat aci ón de Personal.

 Regl a ment o l aboral o regla ment o i nt er no.

Aunque no se ha menci onado, es apenas obvi o que para i mpl e ment ar exitosa ment e t odos l os

docu ment os en l a reali dad de l a e mpr esa, se requi ere de un co mpr o mi so y un apoyo raci onal

en t odos l os ni vel es de l a or gani zaci ón. Es de recordar que no sol o se requi er e i ntroducir en el

pr oceso a t odos l os e mpl eados de baj o ni vel si no ta mbi én a l os e mpl eados de más alt o rango,

llá mese gerent es, jefes de depart a ment o, dueños, o acci oni st as ad mi ni stradores.

Todos deben ser conscient es de l a i mport anci a de est os docu ment os y ta mbi én l o deben

apli car si n restri cci ón al guna co mo mi e mbr os activos de l a co mpañí a. De no ser así, no val e l a

pena poner esf uerzos en un t e ma que de ant e mano no va a t ener éxit os. ”2 8

(52)

34

2. 2. 4. 1 Co mponent es bási cos del manual de f unci ones.

“El manual de funci ones es un docu ment o que se di vi de en l os si gui ent es aspect os:

Descri pci ón bási ca del cargo.

2. 2. 4. 1. 1

El for mat o se encabeza descri bi endo el no mbr e del car go, dependenci a a l a que pert enece y el

car go de su j efe i nmedi ato.

Obj eti vo estrat égi co del cargo.

2. 2. 4. 1. 2

Est e ít e m se refi ere a l a acti vi dad genéri ca que defi ne el gr upo de funciones, acti vi dades y

responsabili dades por l o cual se hace necesari o l a exi st enci a de di cho car go en l a estruct ura de

la e mpr esa.

En est e punt o se debe recal car que l a defi ni ci ón del obj eti vo debe ser concret a y que gl obali ce

en pocas pal abras el gr upo de funci ones y responsabili dades del car go.

Funci ones bási cas.

2. 2. 4. 1. 3

En est e nu mer al se deben i ncl uir breve ment e cada una de l as funci ones y responsabili dades

(53)

35

Se debe t ener en cuent a que en l a descri pci ón de l as funci ones bási cas no se debe entrar en l os

det alles de “El cómo hacer para cumplir con las funci ones”, ya que est e es un te ma trat ado al

det all e en el manual de procedi mient os y for mat os. ”2 9

“Es i mport ant e al describir las funci ones y las responsabili dades de for ma tal que el jefe de

di cho e mpl eado pueda t ener una for ma obj eti va de medir el grado de cu mpli mient o de cada

una de l as funci ones básicas al mo ment o de l a eval uaci ón peri ódi ca del trabaj ador. Est o con el

fi n de que al entregarl e sus funci ones al e mpl eado, poda mos t ener un mét odo sencill o de

contr ol de gesti ón sobre el car go, ya que al fi nal de cada perí odo al e mpl eado se l e pueda

eval uar su dese mpeño l o más obj eti va ment e posi ble. ”3 0

“ Cuando las funci ones se descri ben de una manera tan genéri ca, se ter mina descri bi endo l os

deseos i dealist as del j efe del e mpl eado, generando una i ncerti du mbr e en la i nt er pret aci ón de

las funci ones que fi nal ment e se puede refl ej ar en eval uaci ones subj eti vas del e mpl eado. Si un

gr upo de funci ones y responsabili dades descrit as para un e mpl eado est án bi en redact adas y

aj ust adas a l a reali dad, una consci ent e aut oevaluaci ón del e mpl eado debe coi nci dir con l a

eval uaci ón del j efe o al me nos est ar muy cercana.

Con est o se debe concl uir que l a descri pci ón de las funci ones y responsabili dades deben ser

una herra mi ent a que ayude t a mbi én a l os j efes a reali zar una eval uaci ón adecuada y obj eti va

que no t enga nada que ver prej ui ci os personal es.

Es muy i mport ant e i ncluir dentr o de l a list a responsabili dades, el ni vel de aut ori zaci ón y

responsabili dad presupuest al de su car go, si lo ti ene. No deben quedar dudas para el