3. DIAGNÓSTICO Y ANÁLISIS – SISTEMA DE COSTEO ABC
3.8. DISEÑO DEL DICCIONARIO DE PROCESOS Y ACTIVIDADES DEL SISTEMA DE COSTEO ABC
3.8.6. HOJA DE TRABAJO DEL SISTEMA DE COSTOS ABC
3.8.6.1. ETAPA UNO: DEFINICION DE ACTIVIDADES
A continuación se detalla de manera extensiva los aspectos fundamentales del costeo ABC del HOGAR DE ANCIANOS VILCABAMBA.
Trataremos los conceptos como si el costeo se realizara en términos de costos históricos, es decir, relativos a un período ya transcurrido, por lo que manejaremos la información del estado de resultados del año 2011.
La esta primera etapa, se señala aquellas actividades que la empresa realizó en el período elegido. Esta definición pasa por identificar aquellas actividades que consumieron los recursos que la empresa utilizó en el período, de tal manera que el total de recursos consumidos pueda ser afín con las actividades definidas. Esta relación es fundamental en esta concepción, y debe ser tenida en cuenta en todo momento. Dado que el ABC plantea un costeo integral hacia las
actividades (salvo por los costos directos de productos), se debe tener en cuenta al definir las mismas, que todos los gastos o costos incurridos, manifestaran una relación directa con el desempeño de alguna o algunas actividades.
La identificación de las actividades necesita de una serie de observaciones y entrevistas en el área de trabajo, en donde se señalan aspectos como: recursos que se utilizan para el desempeño de la actividad, el tiempo que se invierte en desarrollarla, beneficios inmediatos del producto de la actividad, y otros.
Con esta información, se da paso a la elaboración del diccionario de actividades en donde se enumeran las mismas, así como sus particularidades, existiendo tres factores que se precisan para identificar las actividades en el proceso de brindar el servicio por parte del HOGAR DE ANCIANOS VILCABAMBA.
Las actividades deben tener un resultado o producto identificable.
Deben tener un cliente para ese producto.
Debe absorber una porción importante de tiempo de una persona al menos, es decir debe haber una persona encargada de esta actividad.
Para llega a determinar las actividades se realizó un estudio en el HOGAR DE ANCIANOS VILCABAMBA, a continuación se menciona las actividades que conforman parte del diccionario:
Tabla 3.10
DICCIONARIO DE ACTIVIDADES
Actividad 1: Cuidado y Aseo del Adulto Mayor
Sub Actividades Recurso
Tiempo por Adulto (horas/día) # Adultos Mayores Total tiempo por Actividad (horas/día)
Despertar Personal enfermería 0.2 35 0.5
Baño de toalla Personal enfermería 0.2 35 0.75
Vestirse Personal enfermería 0.25 35 0.75
Total (horas/día) 2
En la sub - actividad despertar, baño de toalla necesita 0,20 horas es decir se requiere de 12 minutos por día, en la sub - actividad vestirse se requiere 15 minutos al día (0.25 horas/día). Ahora, el tiempo que se da a estas sub - actividades para que las ejecuten en conjunto los 35 ancianos es: media hora por la actividad despertar (0.50 horas/día) por la sub - actividad baño de toalla y vestirse 45minutos (0.75 horas/día). Las tres sub - actividades suman dos horas/día.
Tabla 3.11
DICCIONARIO DE ACTIVIDADES
Actividad 2: Limpieza y mantenimiento de las instalaciones
Sub Actividades Recurso
Total tiempo por Actividad (horas/día)
Limpiar Personal Limpieza 4
Total (horas/día) 4
Elaborado por: Sandra Haro U.
De la actividad limpieza y mantenimiento de las instalaciones se desprende una sola sub – actividad limpieza, en la que el personal necesita aproximadamente cuatro horas/día para desarrollarla.
Tabla 3.12
DICCIONARIO DE ACTIVIDADES
Actividad 3: Alimentación y nutrición
Sub Actividades Recurso
Tiempo por Adulto (horas/día) # Adultos Mayores Total tiempo por Actividad (horas/día)
Preparar alimentos Personal cocina / Alimentos 0 0 2.5
Alimentar Personal enfermería 0.2 37 5
Comprar alimentos e insumosPersonal cocina / Dinero / transporte 0 0 0.5
Total (horas/día) 8
Para la ejecución de la sub – actividad preparar alimentos el personal involucrado requiere de 2.5 horas/día, la sub – actividad alimentar a los ancianos se desarrolla en el comedor de las instalaciones y requiere de 12 minutos (0.20 horas/día) por anciano de la atención del personal especializado y la mencionada sub – actividad se desarrolla tomándose un tiempo de 5 horas/día para la atención grupal de los 37 ancianos. En la sub – actividad comprar alimentos demanda diariamente media hora.
Tabla 3.13
DICCIONARIO DE ACTIVIDADES
Actividad 4: Terapia ocupacional
Sub Actividades Recurso
Tiempo por Adulto (horas/día) # Adultos Mayores Total tiempo por Actividad (horas/día)
Ejercicio Personal especializado 0.15 37 0.5
Terapia de baile Personal especializado 0.15 37 0.5
Caminatas Personal especializado 0.15 37 0.5
Gimnacia mental Personal especializado 0.15 37 0.5
Total (horas/día) 2
Elaborado por: Sandra Haro U.
Dentro de la actividad terapia ocupacional se encuentran cuatro sub – actividades: ejercicio, terapia de baile, caminatas y gimnasia mental requiere cada una de 9 minutos al día (0.15 horas/día) para su desarrollo por anciano, el tiempo que el personal especializado invierte en cada actividad en forma grupal es de media hora por día (0.50 horas/día) y en las cuatro sub - actividades dos horas/día.
Tabla 3.14
DICCIONARIO DE ACTIVIDADES
Actividad 5: Fisioterapia
Sub Actividades Recurso
Tiempo por Adulto (horas/día) # Adultos Mayores Total tiempo por Actividad (horas/día)
Masajes Personal enfermería 0.33 37 1
Mant. muscular Personal enfermería 0.33 37 1
Total (horas/día) 2
Elaborado por: Sandra Haro U.
La actividad fisioterapia se subdivide en: masajes y mantenimiento muscular, estas dos sub - actividades requieren de casi 20 minutos por sub - tarea por anciano y una hora de tiempo del personal especializado al día de manera grupal.
Tabla 3.15
DICCIONARIO DE ACTIVIDADES
Actividad 6: Recreación
Sub Actividades Recurso
Tiempo por Adulto (horas/día) # Adultos Mayores Total tiempo por Actividad (horas/día)
Pintar Personal especializado 0.2 37 0.5
Resolver rompecab. Personal especializado 0.2 37 0.5
Cocinar Personal especializado 0.2 37 0.5
Total (horas/día) 1.5
Elaborado por: Sandra Haro U.
La actividad recreación estima tres sub – actividades como: pintar, resolver rompecabezas y cocina, toman 12 minutos (0.20 horas/día) del tiempo del anciano por día, en forma grupal el personal especializado debe invertir un tiempo de 30 minutos al día (0.50 horas/día) por sub – actividad. Esta actividad se desarrolla finalmente en 1.5 horas al día.
Tabla 3.16
DICCIONARIO DE ACTIVIDADES
Actividad 7: Movilización
Sub Actividades Recurso
Total tiempo por Actividad (horas/día)
Movilizar Combustible 1
Total (horas/día) 1
Elaborado por: Sandra Haro U.
La actividad movilizar requise de combustible para el vehículo de propiedad de la administradora de la Institución y se desarrolla en aproximadamente en una hora al día.
Tabla 3.17
DICCIONARIO DE ACTIVIDADES
Actividad 8: Administración
Sub Actividades Recurso
Total tiempo por Actividad (horas/día)
Atención al cliente Personal administración 2
Recepción del cliente Personal administración 1 Compras, atención proveedores Personal administración 1
Emisión de factura Personal administración 1
Servicio al cliente Personal administración 1
Contabilidad y archivo Personal administración 2
Total (horas/día) 8
Elaborado por: Sandra Haro U.
La actividad administración contiene seis sub – actividades: atención al cliente (a los ancianos internos), contabilidad y archivo se desarrollan aproximadamente en dos horas/día, y las sub - actividades recepción del cliente, compras y atención a proveedores, emisión de facturas y servicio al cliente requieren del personal de administración aproximadamente una hora por día.
Resumen de actividades a costear:
Figura 3.23
RESUMEN DE ACTIVIDADES
Elaborado por: Sandra Haro U.
3.8.6.2. ETAPA DOS: DEFINICION DE ELEMENTOS DEL COSTO
Los elementos del costo deben determinase antes de la descripción de las actividades, irse desarrollando en el transcurso del proceso o de forma posterior al mismo, de esta manera se obtendrá buenos resultados.
Es importante recalcar que en el modelo ABC no existen "gastos" en su concepto contable o tradicional. Con ello se quiere manifestar que todos los recursos consumidos por la empresa
son "costos" de productos, canales, clientes, etc. Cumpliendo de esta manera con el objetivo fundamental del costeo ABC que es el de fijar el 100% de los gastos a productos, entonces todos ellos se consideran finalmente como costos.
A continuación debemos separar los rubros del estado de resultados o balance de pérdidas y ganancias en cada uno de los elementos del costo (materia prima, mano de obra y costos indirectos de fabricación) de un periodo contable. Cada elemento de costo se desearía que representen cada uno de los recursos que están a disposición de la empresa para desenvolvimiento de sus actividades. Esta asociación permite por un lado, una asignación más práctica de los costos y gastos a actividades, ya que se consignan costos y gastos de origen similar o naturaleza manejando las mismas unidades de asignación; con lo que se consigue llegar a análisis posteriores a un nivel de detalle importante. Ver Anexo 04.
Con el procedimiento anterior se consigue que todos los costos y gastos sean asociados en diferentes clases o Elementos de costo, y cada clase será considerada dentro de cada sector como un solo tipo de costo o gasto a efectos de su asignación a las actividades que desempeña el mismo.
Tabla 3.18
DISTRIBUCIÓN DE COSTOS Y GASTOS
Materia Prima 8,400.50 11% Mano de Obra 54,045.30 71% Costos Indirectos de Fabricación 13,442.68 18%
Costos de producción 75,888.48 90%
Gastos de Operación 8,612.55 10%
Total de Egresos 2011 84,501.03 100%
Elaborado por: Sandra Haro U. Entre de los costos de producción:
La materia prima es esencialmente la alimentación para los clientes de la Institución (mercado, legumbre, frutas, carnes, lácteos y víveres).
La mano de obra la constituye el personal directo: un medico gerontólogo, cuatro enfermeras y seis asistentes de enfermería, y,
Los costos indirectos de fabricación vendrían a constituir las remuneración del personal indirecto como el personal encargado de mantenimiento y limpieza, la persona a cargo de la cocina, y los otros gastos como: mantenimiento edificio, materiales y suministros, servicios básicos, gasto en comunicaciones, depreciaciones de muebles y equipos.
En otra sección se hallan especificados los gastos de operación. Formando parte de estos gastos se encuentran los gastos de administración (sueldo del administrador y honorarios del contador, gastos en combustible y movilización) y los gastos de ventas, sin embargo en estos no se registran valores es decir que la Fundación no invierte en promoción social.
Al comparar la proporción de costos de producción y gastos de operación podemos mencionar que se muestra razonable. Para los servicios de hospedaje permanente y guardería los costos de producción del periodo 2011, alcanzan el 90%, mientras que los gastos de operación (gastos de administración, ventas y de financiamiento) el 10%.
La distribución tradicional entre costos directos e indirectos nos servirá para delinear el tratamiento dado por el ABC a cada uno de ellos. Los costos directos establecen una relación directa con la producción o venta de los productos o servicios, con lo que determina claramente cuanto consumió tal producto de tal recurso. Un ejemplo preciso de ello son las materias primas que forman parte al producto, relacionado con el HOGAR DE ANCIANOS VILCABAMBA las materias primas corresponderían a los bienes que se utilizan para preparar los alimentos de los ancianos y la mano de obra directa en el HOGAR DE ANCIANOS VILCABAMBA sería el trabajo del personal especializado que trata y atiende y que se encuentra en relación directa con el anciano.
Tabla 3.19
CLASIFICACIÓN DE COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS
Fuente: HOGAR DE ANCIANOS VILCABAMBA Elaborado Por: Sandra Haro U.
Lo relevante de la conceptualización del modelo costos ABC se basa en agrupar información de costos para de esta forma poder encontrar una relación causa – efecto entre los recursos que consume una actividad que a su vez necesaria para producir un artículo o brindar un servicio. En el esquema que se muestra seguidamente se sintetiza la metodología aplicada para el diseño del modelo de costos basado en actividades:
Figura 3.24
METODOLOGÍA DE DISEÑO DE COSTEO POR ACTIVIDADES
Definición Detallada delAlcance y del Diagnóstico FASE 1 Recopilación de Información FASE 2 Construcción del Modelo FASE 3 Facilitar sostenibilidad de la herramienta FASE 4
Después de que en EL HOGAR DE ANCIANOS VILCABAMBA se han puntualizado las actividades comprendidas en la operatividad del giro de negocio, se debe buscar el generador o conductor de costos adecuado para cada actividad, conocidos también como cost driver que servirá para trasladar el costo de las actividades al servicio que brinda esta Institución.
El aporte fundamental del generador de costos es que facilita llegar al objetivo propuesto de permitir la transmisión de costos de las actividades a los servicios que se ofertan, con un profundo nivel de precisión al alcanzado con la metodología tradicional y empírica con que lo hacia EL HOGAR DE ANCIANOS VILCABAMBA.
3.8.6.2.1. CORRELACIÓN DE LOS GENERADORES DE COSTO
El uso de los generadores de costos que capten indirectamente el consumo de las actividades involucra mayor riesgo de que los generadores distorsionen la información en los costos de los productos o servicios, ya que no reflejan el consumo real de las actividades.
En el esquema que sigue se ha diseñado un ejemplo que sirve para señalar como debe ser de un generador de recursos y el grado de correlación que muestra con las actividades.
Figura 3.25
RECURSOS Y GENERADORES DE RECURSOS
3.8.6.3. ETAPA TRES: TRAZADO O ASIGNACIÓN DE ACTIVIDADES AL COSTO
El funcionario responsable del departamento al que se encuentra relacionada la actividad es el más idóneo para señalar las medidas de trazado, direccionador del costo o cost driver pertinente y de esta selección aparecen los porcentajes definitivos de asignación de cada Elemento de Costo a cada Actividad.
Es así que para cada elemento del costo y rubro de costo involucrado se ha determinado el direccionador o factor de trazado adecuado:
Tabla 3.20
DIRECCIONADORES DEL COSTO
Elaborado Por: Sandra Haro U. ALIMENTACIÓN
Se ha considerado en cuenta el dirección de costo de este recurso el número de comensales tanto clientes residentes, no residentes y personal que labora en la Institución, el número de comidas/día, la frecuencia a la semana en servir los alimentos preparados; de esta forma se llega a calcular el número de comidas al mes. Cada uno de los comensales se les ha relacionado con las actividades objeto del costo, en este caso el producto final ofertado (hospedaje o guardería).
Tabla 3.21
DIRECCIONADORES DEL COSTO: ALIMENTACIÓN
Elaborado Por: Sandra Haro U.
Se debe acotar que los clientes permanentes se les sirve tres comidas al dia, de igual manera a las enfermeras y auxiliares de enfermería pues permanecen en la Institución todo el tiempo, el personal de cocina y limpieza se sirven los alimentos dos veces por dia y los clientes de guardería y el médico uma sola vez por dia. Se debe tomar em cuenta que los ancianos del servicio hospedaje diario permanecen en la Institución todo el tiempo y para el resto de personas que forman parte del personal los dias de acuerdo al horario de trabajo.
Seguido al procedimiento anterior para asignar a cada actividad el recurso alimentación se pondera la cantidad de comidas obtenidas en La tabla anterior.
Tabla 3.22
DISTRIBUCIÓN DEL RECURSO A LAS ACTIVIDADES: ALIMENTACIÓN
Luego se calcula la distribución de este costo a las diferentes actividades:
Tabla 3.23
COSTEO DEL RECURSO A LAS ACTIVIDADES: ALIMENTACIÓN
Elaborado Por: Sandra Haro U.
SUELDOS PERSONAL DIRECTO
Con el propósito de ponderar adecuadamente la labor del personal que se encuentra en contacto directo con los ancianos se ha efectuado encuestas al personal, ver ANEXO 05.
Para distribuir el rubro sueldos del personal directo se ha considerado que el direccionador del costo o cost driver adecuado es las horas de trabajo dedicadas a cada actividad e las 24 horas al día:
Tabla 3.24
DIRECCIONADORES DEL COSTO: SUELDOS PERSONAL DIRECTO
MOD: mano de obra directa Elaborado Por: Sandra Haro U.
Cabe anota que el médico gerontólogo trabaja 24 horas al mes y su aporte se direcciona a las actividades de Ejercitar y Promover la salud del adulto mayor. Y las enfermeras 160 horas al mes en todas las actividades.
Apoyados del resultado de la encuesta se puede lograr calcular los porcentajes de tiempo involucrado de cada funcionario en cada actividad:
Tabla 3.25
DISTRIBUCIÓN DEL RECURSO
A LAS ACTIVIDADES: SUELDOS PERSONAL DIRECTO
En las siguientes tablas se evidencia la distribución del costo sueldos personal directo a las diferentes actividades:
Tabla 3.26
COSTEO DEL RECURSO A LAS ACTIVIDADES: SUELDOS PERSONAL DIRECTO
.Elaborado Por: Sandra Haro U.
SUELDOS PERSONAL INDIRECTO
Se considera personal indirecto los funcionarios que no están en contacto directo con los ancianos relacionados con los objetos del costo, en el HOGAR DE ANCIANOS VILCABAMBA son dos: personal de cocina y de mantenimiento y limpieza.
Tabla 3.27
DIRECCIONADORES DEL COSTO: SUELDOS PERSONAL INDIRECTO
MO: mano de obra. Elaborado Por: Sandra Haro U.
Para obtener la relación de horas aportadas a cada actividad se realizó una encuesta al personal a cargo de las áreas de cocina y mantenimiento, ver ANEXO 06.
La lectura de resultados arrojados por la encuesta se puede obtener los porcentajes tiempo empleado por cada funcionario en las actividades a costear:
Tabla 3.28
DISTRIBUCIÓN DEL RECURSO A LAS ACTIVIDADES: SUELDOS PERSONAL INDIRECTO
A continuación se muestra la distribución de este costo a las diferentes actividades en las siguientes tablas:
Tabla 3.29
COSTEO DEL RECURSO A LAS ACTIVIDADES: SUELDOS PERSONAL INDIRECTO
Elaborado Por: Sandra Haro U. GASTO EDIFICIO – INSTALACIONES
Los rubros de costos que permiten mantener en buen estado las instalaciones del HOGAR DE ANCIANOS VILCABAMBA son; insumos y gastos de mantenimiento.
Las instalaciones donde se desarrollan en un espacio físico de 3.200 m2 por lo que el área es el direccionador pertinente para distribuir los rubros de mantenimiento.
Tabla 3.30
DIRECCIONADORES DEL COSTO: GASTO EDIFICIOS
Elaborado Por: Sandra Haro U.
El área administrativa se desarrolla en un espacio físico de aproximadamente 60m2, se distribuye este lugar en función del porcentaje utilizado en las actividades principal mencionadas en esta investigación, los otros espacios físicos son relacionados directamente de acuerdo a la actividad involucrada.
Tabla 3.31
DISTRIBUCIÓN DEL RECURSO A LAS ACTIVIDADES: GASTO EDIFICIOS
Elaborado Por: Sandra Haro U.
Las tablas muestran la distribución del costo de gasto en mantenimiento edificios a las diferentes actividades asociadas al costo:
Tabla 3.32
COSTEO DEL RECURSO A LAS ACTIVIDADES: GASTO EDIFICIOS
Elaborado Por: Sandra Haro U.
En el rubro alquiler del edificio no se muestra datos debido a que el edificio pertenece a un fundador.
SERVICIOS BASICOS
Los recursos que conforman los servicios básicos son: agua potable y electricidad, en el proceso de escoger el direccionador óptimo se tomó como referencia el porcentaje de consumo de estos rubros por aéreas, y estas fueron relacionadas a cada actividad.
Los gastos de agua potable se identificaron con el cost driver porcentualidad de consumo en base a la superficie de cada dependencia y el número de puntos de distribución de este servicio.
Tabla 3.33
DIRECCIONADORES DEL COSTO: SERVICIOS BÁSICOS AGUA POTABLE
Elaborado Por: Sandra Haro U.
Del mismo modo la carga del área administrativa fue proporcionado en partes iguales a las actividades, el direccionador adecuado es el tiempo ocupado en cada actividad.
Tabla 3.34
DISTRIBUCIÓN DEL RECURSO A LAS ACTIVIDADES: SERVICIOS BÁSICOS AGUA POTABLE
Elaborado Por: Sandra Haro U.
Para asociar a las actividades el recurso electricidad se utilizará el direccionador proporción de consumo de este recurso, tomando en cuenta que en las áreas verdes y jardines se precisa pequeño consumo de este servicio.
Tabla 3.35
DIRECCIONADORES DEL COSTO: SERVICIOS BÁSICOS ELECTRICIDAD
Elaborado Por: Sandra Haro U.
También se muestra que en el área administrativa se distribuye equitativamente a las actividades usando como direccionados de costos: tiempo ocupado en cada actividad.
Tabla 3.36
DISTRIBUCIÓN DEL RECURSO A LAS ACTIVIDADES: SERVICIOS BÁSICOS ELECTRICIDAD
En las tablas que siguen se tabula la distribución de este costo a las diferentes actividades:
Tabla 3.37
COSTEO DEL RECURSO A LAS ACTIVIDADES: SERVICIOS BÁSICOS
Elaborado Por: Sandra Haro U.
COMUNICACIONES
El rubro comunicaciones lo conforma los gastos en telefonía convencional, el direccionador de costos pertinente es el porcentaje de consumo de este recurso de acuerdo al número puntos de salidas de la línea telefónica y el fax.
Tabla 3.38
DIRECCIONADORES DEL COSTO: COMUNICACIONES
Elaborado Por: Sandra Haro U.
El servicio telefónico es consumido en su gran mayoría por el área administrativa en un 65%, sin embargo se debe acotar que la administración direcciona su gestión a todas las otras áreas al parecer de manera equitativa, por lo que se debe distribuir esta proporción a las otras actividades.
Tabla 3.39
DISTRIBUCIÓN DEL RECURSO A LAS ACTIVIDADES: COMUNICACIONES
Actividad TELEFONO/FAX
Cuidar y Asear al Adulto Mayor 36.25%
Limpiar y Mantener en buen estado las instalaciones 16.25%
Alimentar y Nutrir al Adulto Mayor 21.25%
Ejercitar al Adulto Mayor 16.25%
Promover la salud del Adulto Mayor 10.00%
Recrear al Adulto Mayor 0.00%
100%
PORCENTAJE DE DEDICACION A LAS ACTIVIDADES DEL RUBRO