LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE LAS ACTIVIDADES

En el HOGAR DE ANCIANOS VILCABAMABA, luego de haber efectuado un diagnóstico, se pudo instaurar la necesidad de realizar un sistema de costos que admitan conocer y definir con mayor exactitud los valores que se manejan con el propósito de adoptar medidas correctivas, políticas de precios y analizar las actividades que son irrelevantes y por lo tanto no generan valor alguno.

El sistema de costos ABC reconoce los costos de las actividades e igualmente los costos de que no están conectados con la producción, como pueden ser; tiempos de espera, demora de envíos, espera en atenciones, etc.

“Según Peter Druker, 1995, conocer el costo de las operaciones no basta. Para tener éxito en el mercado global, cada vez más competitivo, una empresa tiene que conocer los costos de su cadena económica completa y trabajar en unión de los otros eslabones de la cadena para gestionar los costos y maximizar el rendimiento”35_.

El HOGAR DE ANCIANOS VILCABAMBA es un centro de descanso y reposo para

personas de la tercera edad, y que su propósito substancial es el de proveerles un entorno con comodidad y lleno del más caluroso afecto que un ser humano, en el ocaso de sus días debería recibir.

Para esta investigación se determinó que os costos manejados en la fundación han sido en base a la determinación de ingresos versus egresos los que no tendrían una base técnica para su cálculo.

Con este antecedente surge la necesidad de crear un modelo de costos, en el HOGAR DE ANCIANOS VILCABAMBA que procure cuantificar y distribuir los costos indirectos sobre las actividades, y a futuro establecerse una rentabilidad o pérdida lo más real posible, para lo cual se ha considerado que:

a. El sistema de costos ABC muestra cuánto dinero genera o pierde realmente cada servicio que brinda.

b. Puede servir como instrumento, además de mejorar productos y servicios, el establecer estrategias de mercado.

c. Los empleados deben entender lo que la empresa pretende al instaurar el sistema de costos ABC.

d. Los directivos quizá tengan que exponer información confidencial que podría ser utilizada con otros objetivos.

e. Quizá el personal considere al sistema de costos ABC como una amenaza a su estabilidad laboral

En síntesis se puede afirmar que el diseño del sistema de costos ABC obtendría generar las siguientes circunstancias dentro del HOGAR DE ANCIANOS VILCABAMBA:

1. Eliminar o mejorar la producción de servicios específicos que se brindan.

2. Incorporar nuevos servicios.

3. Ajustar precios de venta. (disminuirlos o aumentarlos).

4. Aceptar o negar el ingreso a clientes por causas especiales.

5. Decidir sobre la continuidad, reestructuración o cese de la empresa.

En base a los estados financieros de la entidad, el HOGAR DE ANCIANOS VILCABAMBA tiene ingresos anuales de $ 83.748 dólares por concepto de hospedaje permanente y servicio de guardería por $752 al año en el periodo 2011, siendo su capacidad ocupada de 35 personas en condición de hospedaje permanente con ingresos entre $600,00 mensual y $0 persona y $ 20,00 diario por persona por el servicio de guardería.

Gráfica 3.4

INGRESOS POR LINEA DE PRODUCTOS

Fuente: Hogar de Ancianos Vilcabamba Elaborado por: Sandra Haro U.

Para el diseño de un sistema de costeo ABC para el HOGAR DE ANCIANOS VILCABAMBA, se pasó a efectuar un análisis de costos que mantenía a la fecha, encontrando que su metodología no era la adecuada y que a pesar de mantener un sistema tradicional, los resultados logrados no era lo que se esperaba.

En la lectura de los estados financieros se puede apreciar que la operatividad anual mantiene un equilibrio en ingresos y gastos, sin embargo se puede mencionar que esta situación no refleja la realidad que muchos de los gastos no se encuentran reflejados en estos informes financieros como son el arrendamiento de las instalaciones actualmente propiedad de los fundadores de la empresa, gastos de mantenimiento, gastos de alimentación, el honorario de los colaboradores profesionales como médico y contador esta subvalorado, el director de la Fundación no percibe actualmente remuneraciones y otros gastos menos relevantes que no han sido cuantificados en los registros contables.

Para el diseño del modelo ABC es prudente y acertado hacer el levantamiento de información sobre las diversas actividades que se cumplen en el HOGAR DE ANCIANOS VILCABAMBA que se ejecutan para ofrecer un servicio de calidad.

Tomando en cuenta lo dicho en el párrafo anterior se realiza un análisis por parte de los administradores, quienes fueron la fuente de información y a la cual se la denomina ENCUESTA DE ACTIVIDADES que define las actividades relevantes.

Tabla 3.4

ENCUESTA DE ACTIVIDADES

Gráfica 3.5

ENCUESTA DE ACTIVIDADES

Fuente: HOGAR DE ANCIANOS VILCABAMBA Elaborado por: Sandra Haro U.

Es importante resaltar que la actividad que más tiempo demanda es la alimentación del Adulto mayor tanto en las áreas de comedores como en la cocina con un 33.72% esta actividad se desarrolla con el apoyo de enfermeras, auxiliares y personal de cocina.

El objetivo primario del sistema de costos ABC radica en establecer los costos de las actividades, saber lo que le cuesta a la organización el brindar sus servicios, asimismo el descartar costos indirectos que no aportan un valor específico o beneficio al servicio que brinda el HOGAR DEL ANCIANO VILCABAMBA.

Figura 3.16

ANÁLISIS DE ACTIVIDADES

Fuente: Deloitte&Touch, mejorando La rentabilidad en La industria de servicios, Quito, 1996 Elaborado: Sandra Haro U.

Por lo que cuando una actividad que se genera dentro del HOGAR DEL ANCIANO VILCABAMBA añade valor o el mercado está dispuesto a pagar y reconocer por la calidad del servicio que ofrece.

Por otro lado si los Adultos Mayores o sus familiares no aprecian la calidad del servicio que ofrece la Fundación y no están dispuestos a pagar por ello, representa que no existe un aporte substancial al servicio, entonces es innecesario y la decisión a tomarse será que esta actividad se excluya por completo.

Los atributos que una actividad debe contemplar los siguientes factores, como se detallan en el cuadro siguiente:

Figura 3.17

ATRIBUTOS DE ACTIVIDADES

El proceso de diseño de un sistema de costos ABC en el HOGAR DE ANCIANOS VILCABAMBA implicó a seguir los siguientes pasos:

1. Determinar las actividades involucradas para brindar el servicio. 2. Conocer los conceptos de costos de las actividades.

3. Identificar los generadores de costos o cost drivers (direccionadores). 4. Asignar los costos a las actividades.

5. Determinar los servicios o productos a brindar.

6. Conectar los costos directos a los productos por medio de los conductores de costos de las actividades

A continuación en la figura 3.18 se muestran todos los pasos descritos antes.

Figura 3.18

PASOS PARA EL DISEÑO SISTEMA ABC

Elaborado por: Sandra Haro U.

Las actividades están relacionadas entre si con los centros de costos y los centros de costos relacionan entre si al personal involucrado para obtener los servicios ofertados, que a su vez determina el precio de venta del servicio en base a los inductores y el costo.

I n d u c t

Lo más importante ha sido la identificación de las actividades en el HOGAR DE ANCIANOS VILCABAMBA para la aplicabilidad del sistema de costos ABC planteado en este trabajo, siendo seis las actividades con relevancia:

a. Descanso, Cuidado y aseo del adulto mayor b. Terapia ocupacional, Fisioterapia, Recreación c. Preparación de Alimentos

d. Alimentación y nutrición controlada

e. Gestión de Recursos Humanos, Administración f. Limpieza y mantenimiento de la infraestructura

Se han estimado las siguientes actividades adicionales que están ligadas de forma indirecta con la actividad de la empresa:

1. Movilización 2. Mantenimiento

Al precisar las actividades a ejecutarse para producir los servicios, pueden ser estas clasificadas según su jerarquía, las cuales están orientadas de la siguiente manera:

 Las actividades de nivel de unidad, ejecutadas cada vez que se produce una unidad.

 Las actividades de nivel de grupo, ejecutadas cada vez que un grupo de productos son producidos.

 Las actividades que sostienen al producto, para apoyar a la diversidad de productos que se generen.

 Las actividades que apoyan a la facilidad o institución física, para apoyar el proceso de manufactura.

a. Hospedaje permanente b. Guardería

3.8.2. CODIFICACIÓN DE ACTIVIDADES