La contabilidad de costos es una técnica que sistematiza el registro de todas las transacciones que constituyen costos o gastos en una firma, de manera de entregar información para, entre otros:
a) Determinar el costo de cada bien o servicio producido para poder calcular la rentabilidad de las líneas de productos, a través del análisis del precio de venta de cada uno y de su costo. b) Valorizar los inventarios de productos en proceso y de productos terminados, tanto para los
efectos de su presentación en el balance general, como así también para proceder al costeo de las ventas en el estado de resultados.
c) Permitir la optimización de las actividades productivas y administrativas de la empresa. Como se sabe, dicho proceso requiere básicamente del empleo de determinadas materias primas para cuya transformación se utiliza una diversidad de servicios, maquinarias y equi- pos y en la cual participan, directa o indirectamente, distintos trabajadores. Posteriormente este producto es comercializado y la totalidad del proceso administrado. Es fácil concluir que cualquier ineficiencia o desviación respecto del rendimiento esperado de cada uno de tales elementos, pueden incidir negativa o significativamente en el costo del producto fabricado. d) Permitir la planificación y presupuestación de las unidades estratégicas de negocios de la
empresa. En efecto, el conocimiento del costo de cada uno de los productos que fabrica la empresa y de su rentabilidad, permite determinar cuáles son las áreas de producción econó- micamente más ventajosas, lo cual puede traducirse en decisiones orientadas a intensificar la fabricación de determinadas líneas de productos en desmedro de otras de escasa renta- bilidad, en la medida que las condiciones del mercado y otras variables pertinentes así los hagan aconsejables.
¿Para qué se determinan los costos?:
Existen tres objetivos básicos que impulsan al cálculo de los costos en una empresa:
1. Para valuar los inventarios al cierre del ejercicio económico y determinar el resultado del ejercicio.
2. Para tomar decisiones.
Los contadores definen el costo como el recurso que se sacrifica o se pierde para lograr un ob- jetivo específico. Por lo general, se mide como el importe monetario que se debe pagar para adquirir bienes y servicios. Un costo real es el costo en el que se incurre (un costo histórico), que se distingue de los costos presupuestados o pronosticados.
Para guiar sus decisiones, los gerentes desean conocer cuánto cuesta algo en particular (por ejemplo, un producto, una máquina, un servicio o un proceso). A este “algo” lo denominamos objeto del costo, que es cualquier cosa de la que se desee una medición por separado de los costos.
En el ejemplo 1 se proporcionan ejemplos de siete tipos diferentes de objetos del costo en Proc- ter & Gamble, compañía de productos de consumo.
EJEMPLO 1
Ejemplos de objetos del costo en Procter & Gamble
_____ Objeto del costo ________________________ Ilustración___________________
• Producto Crest Tart Control: Producto de pasta de dientes con original.
• Servicio Línea telefónica abierta que proporciona información y ayuda
a usuarios de los productos Pamper Diapers.
• Proyecto Proyecto de investigación y desarrollo sobre fórmulas alternas,
sin ingredientes activos, de los producto de detergentes Tide.
• Cliente Safeway, el distribuidor detallista, que compra una amplia gama
de productos de Procter & Gamble.
• Categoría de marca Gama de productos para el cabello Vidal Sasson.
• Actividad Desarrollo y actualización del sitio Web de Procter & Gamble en Internet.
• Departamento Departamento ambiental, de salud y seguridad, de Procter & Gamble.
Por lo común, un sistema de costeo representa los costos en dos etapas básicas: Acumulación y después asignación. La acumulación del costo es la recopilación de información de costos en alguna forma organizada, mediante un sistema de contabilidad. Por ejemplo, una planta que adquiere rollos de papel para imprimir revistas, acumula los costos de los rollos individuales comprados en cualquier mes, para obtener los costos totales mensuales de compras de papel. Tras acumularlo, los gerentes asignan los costos a objetos del costo designados para ayudar a tomar decisiones. La asignación del costo es un término que genera y abarca tanto (1) la iden- tificación de los costos acumulados con un objeto del costo, como (2) el prorrateo de los costos acumulados a un objeto del costo. Por ejemplo, se pueden asignar costos a un departamento para facilitar las decisiones sobre la eficiencia departamental; lo mismo, se puede hacer con un producto a un cliente para facilitar el análisis del producto o de la rentabilidad del cliente. Una
pregunta clave en la asignación de costos es si se relacionan de manera directa o indirecta con un objeto del costo en particular.
SEGÚN LA IDENTIFICACIÓN DEL COSTO
COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS:
• Los costos directos de un objeto del costo se relacionan con un objeto del costo en particular y se identifica con él en una forma económicamente viable (eficaz en cuanto a costos). Por ejemplo, el costo de las latas o botellas es un costo directo de una bebida gaseosa Pepsi. EJEMPLO 2
Asignación del costo a un objeto del costo
Es sencillo identificar el costo de las latas o botellas para la bebida gaseosa Pepsi. Con el tér- mino identificación del costo se describe la asignación de costos directos al objeto del costo en particular.
• Los costos indirectos de un objeto del costo se relacionan con el objeto del costo en parti- cular, pero no se identifican con él en una forma económicamente viable (eficaz en cuanto a costos). Por ejemplo, el costo del personal de control de calidad, que verifica el sabor y contenido de múltiples productos de bebidas gaseosas embotelladas en una planta de Pepsi, es un costo indirecto de una bebida gaseosa Pepsi. A diferencia de las latas y botellas, es difícil identificar los costos del personal de control de calidad para una bebida gaseosa Pepsi específica. Con el término prorrateo del costo se describe la asignación de los costos indirec-
Costos directos Ejemplo: papel para Impresión de Sports Ilustrated
Costos indirectos Ejemplo: costo de arrendamiento del edificio Time – Warner, en el que se encuentran los principales editores de sus rivales
ASIGNACIÓN DEL COSTO OBJETO DEL COSTO
Ejemplo: Revista Sports Ilustrated. Identificación del costo Prorrateo del costo
En el ejemplo 2 se muestran costos directos e indirectos, así como ambas formas de asignación del costo (identificación del costo y su prorrateo), con el caso de Sports Illustrated, revista pu- blicada por Time – Warner. El objeto del costo en el ejemplo 2 es la revista Sports Illustrated. El papel en que se imprime es un costo directo. Este papel se identifica con cada ejemplar impreso de la revista en una forma económicamente viable. Considere ahora el costo de arrendamiento del edificio en el que labora el personal editorial principal del área de servicio de revistas de Time – Warner, como Time, People y Sports Ilustrated. Este costo de arrendamiento sería un costo indirecto de Sports Illustrated. No es posible identificar el importe del arrendamiento con un área de servicio editorial de la revista. Sin embargo, es posible prorratear el costo del arren- damiento entre cada producto de revistas de Time – Warner, si se utiliza el porcentaje relativo de espacio de piso total que ocupa el grupo editorial de cada revista.
Factores que atañen a la clasificación del costo / indirecto:
Varios factores inciden en la clasificación de un costo como directo o indirecto:
1. La importancia del costo del que se trata. Cuando mayor sea el costo, mayor será la probabilidad de que sea económicamente viable identificarlo con un objeto del costo en particular. Considere el caso de una compañía de ventas por el catálogo que surte a través del correo. Es probable que sea económicamente viable identificar los cargos del mensajero para entregar cada paquete directamente al cliente individual. En contraste, es probable que el costo del papel de la factura que se incluye en el paquete que se envía al cliente se clasifique como un costo directo, pues no resulta económicamente viable identificar el costo de este papel con cada cliente. Los beneficios de saber que el papel de cada paquete vale, digamos, 0.05 centavos no son mayores que los que cuesta, en dinero y tiempo, identificar los costos de cada paquete.
2. La tecnología disponible para recopilar la información. Los avances de esta tecnología aumentan el porcentaje de los costos clasificados como directos. Por ejemplo, los códigos de barras permiten a muchas plantas industriales tratar ahora ciertos materiales como costos directos de los productos, mientras que antes los clasificaban como indirectos. Muchos com- ponentes ahora cuentan con un código de barras que se lee con un decodificador en cada punto del proceso de producción. Estos códigos se pueden leer en un archivo de costos de fabricación, en la misma forma rápida y eficiente en que se incorpora en las cajas registra- doras de los supermercados el costo de los artículos que venden.
3. Diseño de operación. Por ejemplo se facilita la clasificación de un costo como directo si la instalación de un organización (o parte de ella) se utilizan solo por un objeto del costo espe- cifico, como un producto o cliente en particular.
4. Convenios contractuales. Por ejemplo, un contrato que establece que un determinado componente (un circuito integrado Pentium de Intel) solo se puede usar en un producto especifico (una computadora personal IBM), facilita la clasificación del elemento como un costo directo del producto.
En este libro se examinan diferentes formas de asignar costos a objetos del costo. Por ahora, advierta que un costo específico puede ser directo e indirecto al mismo tiempo. ¿Cómo? La cla- sificación de directo/ indirecto depende de la elección de los objetos del costo. Por ejemplo,
el sueldo de un supervisor del departamento ensamble de Ford sería un costo directo de ese departamento, pero uno indirecto de un producto como el Ford Explorer. Ahora examinaremos los costos y su comportamiento.1
SEGÚN EL COMPORTAMIENTO DEL COSTO:
COSTOS VARIABLES Y COSTOS FIJOS
Los sistemas de costeo registran el costo de los recursos adquiridos y dan seguimiento a su uso posterior. Registrar estos costos permite que los gerentes vean cómo se comportan. Considere dos tipos básicos de patrones de comportamiento del costo de muchos sistemas contables. Un costo variable cambia en total en proporción al cambio del grado relacionado de actividad o volumen total. Un costo fijo permanece sin cambios en total durante un determinado período, aunque se registren cambios profundos en el grado relacionado de actividad o volumen total. Los costos definen como variables o fijos respecto de un objeto del costo específico y de un tiem- po determinado. Demostraremos estos dos tipos básicos de costos con un ejemplo del sector industrial. Considere los costos en los costos en la planta de Ford en Detroit.
• Costos variables: Si Ford adquiere un volante en $ 60 para cada uno de su Ford Explorer, el costo total de los volantes debe ser $ 60 multiplicado por la cantidad de vehículos ensambla- dos. El costo total de los volantes es un ejemplo de un costo variable, un costo que cambia en total en razón de los cambios en la cantidad de autos ensamblados (véase el ejemplo 3, parte A). Un segundo ejemplo de un costo variable es una comisión sobre ventas de 5% por cada dólar de ingresos por ventas (véase el ejemplo 2 -, parte B), En las partes A y B, los costos se presentan con una línea recta. En ocasiones se usan las frases “estrictamente variables”, o “proporcionalmente variables”, para describir los costos variables que repre- sentan en el ejemplo 3. en ambas partes, A y B, el costo por unidad de un costo variable permanece si cambio. Por ejemplo, el volante cuesta $60 por cada vehículo ensamblado. • Costos fijo: En un año determinado, Ford quizá incurra en $20 millones por el arrendamien-
to y el seguro de sus plantas de Detroit. Ninguno de estos costos cambia en total para una cantidad determinada de vehículos ensamblados durante un período determinado. Los cos- tos fijos se reducen de forma progresiva sobre una base unitaria, según aumenta la cantidad de autos ensamblados. Por ejemplo, si en un año Ford arma 10,000 vehículos en esta planta, el costo fijo de arrendamiento y seguros por vehículo sería de $20,000,000. Si se ensamblan 50,000 vehículos, el costo fijo por vehículo sería de $400 ($20,000,000 / 50,000).
Causantes del Costo = Volumen
Un causante del costo es un facto, como el grado de actividad o volumen, que afecta los costos de modo casual (durante un determinado período). Es decir, existe una relación de causa y efec- to entre un cambio en el grado de actividad o volumen y otro en el grado de los costos totales de ese objeto del costo.
El causante del costo de los costos variables es el grado de actividad o volumen cuyo cambio ocasiona que los costos (variables) cambien en forma proporcional. Por ejemplo, la cantidad de vehículos ensamblados es un causante del costo del precio de los volantes.
Los costos que no son fijos a corto plazo no tienen causantes de costos de corto plazo, pero quizá tengan un causante del costo de largo plazo. Considere, por ejemplo, el costo de probar computadoras personales en Compaq. Estos costos consisten en el equipo del departamento de pruebas y en los del área de servicio, que son difíciles de cambiar y, por tanto, no son fijos en el corto plazo, en relación con los cambios en el volumen de producción.
Por consiguiente, el volumen de la producción no es un causante del costo de las pruebas a corto plazo. Sin embargo, a largo plazo, Compaq aumentará o disminuirá lo necesario el equipo y el área de servicio del departamento de pruebas para respaldar futuros volúmenes de producción. Así, el volumen de producción es un causante del costo de las pruebas a largo plazo.
Rango relevante
Un rango relevante es la banda de actividad o volumen en la que resulta válida una relación es- pecífica entre el grado de actividad o volumen y el costo de que se trata. Por ejemplo, un costo fijo en relación con un determinado rango (por lo general, amplio) de la actividad o volumen total y por un período determinado (por lo general, un período de presupuesto en particular). Considere el caso de Thomas Transport Company (TT), que opera dos camiones refrigerados que llevan productos agrícolas al mercado. Cada camión tiene un costo fijo anual de $40,000(que incluye un costo anual por seguro de $15,000 y un horario anual por registro de $8,000). La utilización anual máxima de cada camión es de 120,000 millas. En el año actual (2008), la carga total combinada que se predice para los dos camiones es de 170,000 millas.
El ejemplo 4 muestra el comportamiento de los costos fijos anuales, con grados diferentes de millas de transportación. Hasta 120,000 millas, TTC opera con un camión, desde 120,001 hasta 240,000 millas, lo hace con dos camiones; desde 240,001 hasta 360,000, con tres. Esta tenden- cia continuaría conforme TTC aumentara su flotilla. La sección del corchete de 120,001 hasta 240,000 es el rango en que se espera que sean válidos los $80,000, de acuerdo con la predicción de utilización de 170,000 millas en 2008. Dentro de este rango relevante, los cambios de millas transportadas no afectarán el costo fijo anual.
Los costos fijos pueden variar de un año a otro. Por ejemplo, si los honorarios de registro para camiones refrigerados aumentaron del año 2009, también aumentaron el nivel total de costos fijos (a menos que se compense mediante una reducción en otras partidas fijas), aunque TTC continúe operando en el rango de 120,001 a 240,000 millas.
Relaciones de tipos de costos
Hemos presentado dos clasificaciones de costos importantes: directo/indirecto y variable fijo. Los costos pueden ser, de forma simultanea:
• Directos y variables • Directos y fijos • Indirectos y variables • Indirectos y fijos
EJEMPLO
Ejemplo de costos con clasificaciones combinadas: costo directo y variable / fijo
Asignación de costos al objeto del costo
Costo directo Costo indirecto
Patrón del Comporta- miento del Costo Costo varialble
Objeto del costo: Ford Explorer Ejemplo: Llantas,
el ensamblaje del automóvil
Objeto del costo: Ford Explorer Ejemplo: Costo de la energía en la planta de Detroit.
solo se mide la utilización de la energía para la planta en la que se ensamblan
múltiples productos.
Costo fijo
Objeto del costo: Ford Explorer Ejemplo: Sueldo del supervisor en la línea de ensamble del Ford Explorer
Objeto del costo: Ford Explorer Ejemplo: costo anual de arrendamiento de la planta de Detroit. El arrendamiento es para toda la planta múltiples productos.
El ejemplo presenta ejemplos de costos del Ford Explorer en cada una de las cuatro clasificacio- nes simultáneas del costo.
COSTOS TOTALES Y UNITARIOS
Utilización de promedios y costos unitarios
Por lo general, los sistemas de contabilidad informan los importes del costo total, así como los del costo unitario promedio. El costo unitario (denominado también costo promedio) se calcula un porcentaje de costos totales entre la cantidad de unidades en cuestión. Las “unidades” se expresan en varias formas, como horas trabajadas, paquetes entregados o automóviles ensam- blados. Suponga que en el año 2007 se incurrieron en costo de fabricación por $40,000,000 para producir 500,000 teléfonos móviles en la planta de Cellular Products, en Memphis. Por tanto, el costo unitario sería de $80:
Costo de fabricación = 40, 000, 00 = $80 por unidad Cantidad de unidades fabricadas 500,000
Si se venden 480,000 unidades y quedan 20,000 en el inventario final, el concepto del costo unitario es útil en la asignación de los costos totales en el estado de resultados y en el balance general:
Costo de las mercancías vendidas en el
estado de resultados, 480,000 unidades X $ 80 $38,400,000 Inventario final de productos terminados en
el balance general,
20,000 unidades X $ 80 1, 600,000 Costo total de fabricación de 500,000 unidades $40, 000, 00
En todas las áreas de la cadena de valor hay costos unitarios: el costo unitario del diseño de productos, el de las llamadas para ventas y de las llamadas de clientes para servicios.
Usar los costos unitarios con precaución
Con frecuencia, los informes financieros contienen costos unitarios. Sin embargo, para muchas decisiones, los gerentes deben tener un enfoque analítico directo y pensar en términos de costos totales, en lugar de costos unitarios. Considere al gerente de la planta manufacturera de Celular
ENCUESTAS DE PRÁCTICA EN LAS EMPRESAS
Propósitos por los que las compañías distinguen entre costos variables y costos fijos
Muchos capítulos de este libro muestran los conocimientos que se obtienen al distinguir entre costos variables y costos fijos. Una encuesta de compañías estadounidenses mostró la siguiente clasificación de los propósitos, para distinguir entre costos variables y fijos (1= propósito más importante)
Clasificación Propósito 1 (igual) Fijación de precios
1 (igual) Elaboración de presupuestos 3 Análisis de rentabilidad: productos existentes 4 Análisis de rentabilidad: nuevos productos 5 Análisis de Costo – Volumen - Utilidad (CVU) 6 Análisis de variaciones
Algunas encuestas de compañías australiana, japonesas y del Reino Unido proporcionan evi- dencia adicional sobre la clasificación, por parte de los gerentes de los muchos propósitos para distinguir entre variables y costos fijos (1=propósito más importante):
Propósito
Clasificación por Compañías
australianas Compañíasjaponesas del Reino UnidoCompañías
Decisiones de precios 1 5 1
Elaboración de
presupuestos 2 2 3
Elaboración de planes
de utilidades 3 1 2
Reducción de costos 6 3 5 (igual)
Análisis de CVU 4 (igual) 4 4
Análisis de costo –
beneficio 4 (igual) 6 5 (igual)
Estas encuestas resaltan la amplia gama de decisiones para las cuales los gerentes sienten que