El método contable
3.2. La cuenta como instrumento de representación y medida
La Contabilidad es un sistema de tratamiento de la información que permite regis- trar todos los acontecimientos que afectan al patrimonio de la empresa, ya sea en sus elementos activos o pasivos y en el neto. Hemos visto anteriormente que el Balance de situación presenta una visión estática del patrimonio empresarial a una fecha determi- nada. Sin embargo, al comparar dos Balances podríamos detectar todas las variaciones que hubiera sufrido dicho patrimonio. Es decir, cada vez que se produce un hecho con- table que incide sobre un bien, un derecho o una obligación se modifica la estructura patrimonial de la empresa. Sin embargo, realizar un Balance de situación cada vez que se produzca un hecho contable no parece ser operativo debido al coste económico y de tiempo que esta actividad conlleva. Se ha de definir algún método que permita registrar los hechos contables y la forma en que afectan al patrimonio empresarial.
El dispositivo que se utiliza con este fin se denomina cuenta, que podemos definir como el instrumento de registro usado para anotar las variaciones que experimenta un determinado elemento patrimonial a lo largo del tiempo y que permite calcular su importe en cualquier momento.
Cada elemento patrimonial estará representado con una cuenta propia de manera que, cuando queramos conocer la situación patrimonial de la empresa, sólo tendremos que recomponer el Balance de situación analizando todas y cada una de las cuentas que hemos definido y que representan, como hemos visto, a cada elemento patrimonial de la empresa.
Ejemplo: Registro y medida de un elemento patrimonial
Una empresa abre una cuenta corriente a la vista en una entidad de crédito e ingresa un importe de 1.000 €. Posteriormente realiza las operaciones que se describen a continuación:
02/03/05: Ingresa 1.200 € 04/03/05: Reintegra 500 €
12/05/05: Compensa un cheque bancario por importe de 1.000 € 19/06/05: Paga, mediante transferencia bancaria, 1.500 €
Si el 20/06/05 quisiéramos conocer cuál es el saldo de la cuenta corriente, esto es, el importe en el que se valora nuestro elemento patrimonial, tenemos dos opciones:
La primera, menos funcional, consiste en realizar una serie de operaciones algorítmicas cada vez que queramos obtener este dato. Así, si realizamos el siguiente cálculo obtendremos como resultado el importe que estamos buscando:
1.000 + 1.200 – 500 + 1.000 – 1.500 = 1.200 €
Es cierto que podemos realizar estas operaciones cada vez que queramos, siempre y cuando nos lo permita el nivel de complejidad de las operaciones de la empresa. No obstante, esta situación no es habitual. Además, puede ser necesario conocer la razón de los aumentos y/o disminuciones que se han producido. Vemos por tanto, que si bien el anterior método es válido, no es todo lo funcional que debiera.
El segundo método es representar las variaciones que afectan a un mismo elemento patrimonial en una cuenta, que vamos a denominar “Bancos, c/c, vista, entidades de crédito”.
Las cuentas se representan de forma esquemática como una T (te mayúscula). En el centro de la parte superior se escribe el nombre de elemento patrimonial al que representan. En la parte izquierda –Debe– se inscriben las anotaciones que sumen, mientras que en la parte derecha –Haber– se anotan aquellas que resten.
Debe Elemento patrimonial Haber
Anotaciones realizadas en el Debe Anotaciones realizadas en el Haber
Si seguimos con el ejemplo anterior, sólo tendremos que realizar las siguien- tes anotaciones en la cuenta que hemos denominado “Bancos, c/c, vista, enti- dades de crédito”, de manera que recoja las variaciones que se han producido en este elemento patrimonial:
Debe Bancos, c/c, vista, entidades de crédito Haber
+ 1.000 500
+ 1.200 1.500
+ 1.000
+ 3.200 2.000
Vemos que a lo largo del periodo se han producido incrementos en el valor de este elemento por importe de 3.200 €, y ha disminuido en 2.000 €. Por tanto, en el momento en el que queramos calcular cuánto dinero hay en el Banco sólo tendremos que restar al primer importe el segundo, obteniendo un resultado de 1.200 €, es decir, aún se dispone de 1.200 € en la cuenta bancaria.
Si bien hemos explicado cómo se representa una cuenta esquemáticamente, estas cuentas han de incluirse en un libro denominado Libro Mayor. Dos hojas de este libro abierto se dedican a un elemento patrimonial. Los movimientos al Debe se anota- rían en la hoja de la izquierda, mientras que las anotaciones al Haber se ubican en la hoja derecha. A continuación, reflejamos un modelo de cuenta, inscrita en el Libro Mayor, con las anotaciones que habría realizado la empresa de nuestro ejemplo.
Debe Bancos y entidades de crédito, c/c, vista, euros Haber
Fecha Explicación Ref. Importe Fecha Explicación Ref. Importe
1/1/05 Apertura de cuenta 1.000 bancaria 2/3/05 Ingreso 1.200 4/3/05 Reintegro 500 12/5/05 Compensa cheque 1.000 19/6/05 Pago 1.500 3.200 2.000 20/6/05 Saldo 1.200
3.2.1. Terminología de las cuentas
Es fundamental conocer y manejar adecuadamente ciertos conceptos en el ámbito contable y que son de aplicación para cualquier cuenta, independiente- mente del elemento patrimonial que representen.
• Abrir una cuenta: Realizar un registro por primera vez en una cuenta en un determinado periodo de tiempo. En el ejemplo anterior, hemos debido abrir la cuenta para proceder a realizar la primera anotación.
• Cargar, debitar o adeudar una cuenta: Registrar una anotación en el Debe de la misma.
• Abonar, datar, acreditar o descargar una cuenta: Realizar un registro en el Haber de la cuenta.
• Suma deudora: Resultado de la adición de todas las partidas anotadas en el Debe.
• Suma acreedora: Resultado de la suma de todas las partidas anotadas en el Haber.
• Saldo de una cuenta: Diferencia entre las sumas deudoras y acreedoras de una cuenta. Informa del valor del elemento patrimonial en el momen- to en que se calcula el saldo. Dependiendo del valor que adquieran las sumas deudoras y acreedoras, el saldo puede ser de tres tipos:
1. Saldo deudor: Si las sumas deudoras son superiores a las acreedoras,
es decir, el Debe es mayor al Haber. Se representa como Sd.
2. Saldo acreedor: Si las sumas acreedoras son superiores a las deudoras,
es decir el Debe es menor al Haber. Se puede representar como Sa. 3. Saldo nulo o cero: Si ambas sumas, Debe y Haber, son idénticas.
Podemos identificarlo como So.
• Liquidar una cuenta: Realizar todas las operaciones encaminadas a determinar el saldo de una cuenta.
• Saldar una cuenta: Anotar su saldo en el lado cuya suma haya sido inferior, con el fin de que ambas sumas coincidan.
• Cerrar una cuenta: Sumar las dos partes de la misma, tras saldarla. Retomemos el ejemplo anterior para aclarar estos conceptos:
Debe Bancos y entidades de crédito, c/c, vista, euros Haber
Cargos 1.000 500 Abonos
1.200 1.500
1.000
Suma deudora 3.200 2.000 Suma acreedora
Saldo deudor 1.200 Saldar la cuenta
El procedimiento que hemos seguido, por tanto es el siguiente:
• Registrar las operaciones en la cuenta de “Bancos y entidades de cré- dito, c/c, vista, euros”.
• Calcular sumas deudora y acreedora: Sumamos todas las anotaciones realizadas en el Debe y en el Haber.
• Liquidar la cuenta: Calculamos el saldo de la siguiente manera: Suma deudora (3.200) – Suma acreedora (2.000) = 1.200. Debido a que la suma acreedora es inferior a la deudora, el saldo es deudor.
• Saldar la cuenta: Anotamos en el Haber –lado cuya suma es inferior– el saldo de la cuenta (1.200 €).
• Cerrar la cuenta: Sumamos de nuevo para comprobar que tanto Debe como Haber suman lo mismo (3.200).
El proceso que hemos descrito es cíclico. Normalmente, las cuentas se cie- rran cuando la empresa pretende establecer la situación económico-financiera, con el fin de cuantificar los importes que alcanzan los elementos patrimoniales en cada uno de los periodos de tiempo en que se pretende informar sobre esta situación. Así, si la periodicidad de esta información es mensual, las cuentas se cerrarán cada mes, y deberán abrirse al mes siguiente.