Limitaciones de los ERP

Muchos de los problemas que se presentan en las organizaciones con

implementaciones de sistemas ERP son debido a una inversión inadecuada en infraestructura para soportarla, así como el entrenamiento del personal

involucrado.

3.4.6 Limitaciones de los ERP

El éxito depende de la experiencia y habilidades del equipo de trabajo, que incluye el entrenamiento y como hacer que el sistema trabaje correctamente.

Muchas compañías recortan costos, reduciendo el presupuesto de entrenamiento. A menudo las pequeñas empresas no cuentan con capital para esto, haciendo que sus sistemas ERP sean operados por personal con capacitación inadecuada. - Cambio de personal: muchas compañías cambian de administradores, perdiendo la línea de implantación que un ERP requiere. Además el cambio de modelo administrativo conlleva muchas veces al uso de practicas de negocios que están pasados de moda o no están acorde con los procesos que implemento el ERP. - Personalización del ERP es limitada: algunas personalizaciones pueden involucrar cambios en la estructura del ERP, lo cual no esta permitido. - La Reingeniería de procesos de negocio necesarias para alcanzar el nivel estándar de la industria que es requerida por el sistema ERP system puede ocasionar perdida de ventajas competitivas.

- Los sistemas ERP son muy caros para instalar, en rangos desde US$30,000 hasta US$500,000,000 para compañías multinacionales.

- Los vendedores de sistemas ERP pueden cambiar los montos de renovación de licencia anual en función al tamaño de la compañia y de sus beneficios.

- Los sistemas ERPs son vistos a menudo como demasiado regidos y difíciles de adaptar a un flujo y proceso de negocio de algunas compañías. Esta es la principal causa de fracaso.

- Los sistemas son muy restrictivos y no permiten demasiada flexibilidad en la Implementación y el uso.

- Resistencia a compartir información interna sensible entre departamentos puede reducir la efectividad del software.

- Algunas organizaciones tienen múltiples departamentos con recursos separados e independientes, cadena, misiones diferentes, cadena de mando; y la

consolidación dentro de un proceso único puede ser limitante.

- Existen frecuentes problemas de compatibilidad con los sistemas legacy de la compañía.

- Los sistemas ERP suelen ser muy sobre-valorados en cuanto a la necesidad del cliente.

3.4.7 Reflexiones

Los cambios tecnológicos han hecho que las aplicaciones heredadas ERP se comporten de forma anticuada. Seleccionar un software ERP equivocado puede conducir a un compromiso inconsciente con una arquitectura y con unas

herramientas que no encajan con los objetivos estratégicos de la empresa. La selección del mejor fabricante de planificación de recursos empresariales (ERP) normalmente tiene lugar en una atmósfera cargada de tintes de marketing, agendas internas y expectativas incumplidas. Sin embargo, debido a la creciente significación estratégica de la ERP, nunca como ahora había sido tan importante y tan difícil elegir el paquete correcto.

3.5 Impacto estratégico en el retorno de la inversión 3.5.1 Antecedentes

En una empresa es vital disponer de información integrada, relevante, almacenada de forma uniforme y sobretodo que esté actualizada. Esto aporta una gran

capacidad a la persona adecuada para tomar decisiones en el momento

adecuado, pero sólo es posible cuando toda la organización comparte la misma información y la trata con la misma perspectiva. Una falta de integración en la información de la empresa repercute en las tareas de las personas, el software y hardware y en las inversiones necesarias. Un ERP une a las personas que

trabajan en tareas compartidas en una misma empresa o con las relaciones con el resto de proveedores y clientes. Para tener acceso a información actualizada las empresas deben intentar obtener un flujo de información en todos los niveles y en todas las partes de la organización.

A continuación se enumeran algunos de los beneficios que han supuesto algunas experiencias de implantaciones de ERP's, estos beneficios son tangibles, ya que, permite medir la mejora final con relación a la situación inicial:

 Reducción de los tiempos de entrega en un 60%;

 Realización de las expediciones según la fecha prevista en un 99% de los casos;

 Duplicación del volumen de negocio;

 Incremento de la rotación de inventario en un 30%;  Reducción del tiempo de ciclo en un 80%; y,

 Cantidad del trabajo en proceso reducida en un 70%.

Estas mejoras son casos extremos que no hubieran sido posibles sin realizar cambios en los procesos de la empresa, el ERP por si sólo no aporta mejoras en las diferentes áreas de las empresas pero si es un instrumento de cambio clave cuando se aplican procesos de reingeniería.

Las experiencias en las implantaciones de los ERP demuestran que existen otro tipo de beneficios que se pueden considerar como intangibles.

 Mejora en la satisfacción del cliente;  Mejora en la respuesta del proveedor;  Mayor flexibilidad;

 Reducción en los costes de calidad;  Mejor utilización de los recursos;

 Mayor capacidad de toma de decisiones;

 Mayor visibilidad de la operativa diaria de la empresa; y,

 Mayor índice de resolución de incidencias.

Tradicionalmente han sido las empresas manufactureras las que han buscado una mejora en su eficiencia, reducción de costes y un incremento de la rentabilidad. Las industrias manufactureras que han implantado con éxito un ERP están en muchos casos en los sectores como el del automóvil, producción discreta, gran consumo, químico y farmacéutico. Aún así existen más tipos de empresas en las que la implantación de un ERP aporta beneficios tangibles e intangibles como son los bancos y aseguradoras, servicios de atención médica y sector de

telecomunicaciones.

Un ERP puede solucionar muchos problemas y, aunque su coste inicial es alto, puede llegar a rentabilizarse en un período corto de tiempo. Sin embargo, un ERP también puede ser el mayor dolor de cabeza informático

y organizativo por el que haya pasado su empresa, sobre todo si cuenta un "montón" de sistemas heredados, desarrollados y/o comprados a lo

largo de muchos años.

Estos tipos de empresas han descubierto que el núcleo básico de sus procesos de negocio en las áreas financiera, logística y de recursos humanos no difieren mucho de las empresas manufactureras. Este hecho demuestra que las

soluciones ERP pueden ser aplicadas a otros entornos que no sean industriales. Las experiencias en implantaciones realizadas en diferentes empresas y de

diferentes sectores demuestran que la simple compra o adquisición de un sistema ERP no proporcionará los resultados deseados. El ápice estratégico de la

empresa deberá involucrarse en todas las diferentes fases de la implantación del ERP, revisar los resultados y tomar las medidas adecuadas. De esta forma se conseguirá que la solución ERP sea efectiva en cualquier organización. 3.5.2 Beneficios estratégicos

El objetivo más ambicioso que se puede plantear una empresa al implantar una solución ERP consiste en el logro de beneficios estratégicos. Para este fin es imprescindible no tan solo considerar la dimensión técnica del problema sino que también se debe plantear las mejoras en los procesos de negocio mediante la reingeniería de procesos.

Las experiencias demuestran que en pocos casos las empresas consiguen mejoras significativas en su funcionamiento. Un estudio de investigación de Benchmarking Partners, en 1999, sobre 62 empresas que habían implantado ya sistemas ERP, y estaban en explotación, demuestra que sólo un 40% de las implantaciones llegaron a conseguir beneficios estratégicos que mejoraran las relaciones con sus clientes o proveedores y les abrieran las puertas del

crecimiento gracias a la combinación de tecnologías de la información y el rediseño de sus procesos, cambiando de forma radical su manera de funcionar. Asimismo también resulta sorprendente que en sólo el 44% de los casos se consiguiera otros tipos de beneficios, como las mejoras en los procesos debido a su estandarización, o una mayor integración de los datos o flexibilidad ante los cambios. Normalmente el hecho que no se logren este tipo de objetivos responde a planteamientos de la implantación erróneos o a una mala elección del fabricante de software.

En cambio en la mayoría de implantaciones, el 74%, se cumple con los beneficios esperados a nivel de la plataforma. Esto significa que la estandarización del software provoca que todos los programas tengan la misma interfase gráfica para los usuarios, estén desarrollados con el mismo lenguaje de programación cosa que facilita su mantenimiento, utilicen la misma base de datos, utilicen el mismo sistema operativo con la reducción en los costes en servidores y otro tipo de hardware, etc. Estos beneficios son inherentes a la instalación y utilización del software, por lo tanto en los casos que no se logran es debido a que se mantienen una gran cantidad de sistemas heredados cosa que anula todo beneficio posible esperado del ERP.

Así, utilizar el ERP de manera restringida en una o dos áreas funcionales impide aprovechar la gran ventaja del ERP, la integración. Consecuentemente, el ERP será una aplicación más del universo tecnológico de la empresa donde se implante.

Figura 3.17: Beneficios estratégicos.

3.5.3 ROI como retorno sobre la información

Existe una serie de eslóganes que aparecen impulsados periódicamente por los departamentos de marketing de las empresas de software de gestión, al hilo de las tendencias del mercado. Ideas como arquitectura cliente-servidor, modelo de datos, integración, workflow, tiempo real, Enterprise Resource Planning (ERP) o guía de implantación, han ido apareciendo a lo largo de los últimos años como elementos diferenciales entre las aplicaciones de diferentes proveedores. Si un sistema de información no dispone de estas características, puede considerarse como obsoleto. En la actualidad ha surgido un nuevo lema, el ROI, traducido no ya como "Return On Investment", sino como Return On Information.

Dentro de esta línea, llega desde Estados Unidos una corriente que propone como arma de marketing el ROI, entendido como "Retorno sobre la inversión en la información", cuando estamos tratando de analizar hasta qué punto es rentable una mejora de los sistemas de información. No deja de ser cierto que esta idea pretende luchar contra la convicción de que la informática en la empresa es un gasto y no una inversión. Cuando estamos hablando de la implantación de sistemas de información, estamos pensando en la sustitución de todo o parte de las aplicaciones actuales de gestión (contabilidad, compras, producción, etc.) en función de las diferentes necesidades que tenga cada empresa.