Proceso de selección

crecimiento.

Un primer paso hacia una selección correcta de un ERP puede ser la definición de una lista de criterios a tener en cuenta. Esto, por sí solo, no constituye un método de selección, pero sí representa su parte crucial. En este caso, se ha elaborado una lista de criterios que pueden servir de base. No son criterios inamovibles, ya que se pueden afinar, adaptar y ampliar en cada caso concreto. Pero más allá de los criterios de selección, hace falta un método de

selección:

- seguir los pasos definidos de antemano que permitan realizar un proceso

- de selección sólido. Son muchas las empresas que contactan con algunos

- fabricantes, elaboran una lista más o menos completa de criterios

3.4.4 Proceso de selección

En el marco actual cada vez son más las organizaciones que optan por adquirir un ERP, los factores coyunturales como el cambio al euro, el buen momento

económico y la creciente tendencia de "comprar y no desarrollar" son algunas de las razones que han impulsado este mercado.

Los ERP también suelen ser famosos por su alto coste y su larga implantación, que en muchos casos se cuenta por años; sin embargo antes de proceder a implantar, hay que determinar qué ERP se adquiere e implanta (e incluso antes, o de forma paralela, decidir si un ERP es lo más conveniente o si lo correcto es optar por desarrollos a medida, integración de aplicaciones verticales o el mantenimiento y actualización de las aplicaciones ya existentes).

Un punto clave a considerar en la elección debe ser si la empresa tiene voluntad de adaptarse a la rigidez de una aplicación integrada o bien,

desea continuar de manera inmovilista con los procesos heredados.

Esta fase temprana del ciclo de vida de los ERP es, a menudo, ignorada o

subestimada. Pocas son las consultoras que asesoran en este sentido (en parte, porque la mayoría están vinculadas a diferentes fabricantes de ERP), y poco se ha publicado sobre la selección de ERP (y, en general, sobre la selección de

software). De hecho, décadas de investigación y práctica en el área de los Sistemas de Información se han centrado más en el desarrollo de nuevos sistemas que en su adquisición.

Sin métodos de adquisición disponibles, con poca asesoría en este sentido y supeditados a veces a decisiones corporativas, el responsable de sistemas de información opta muchas veces por una selección superflua, basada en unos contactos con algunos fabricantes de ERP y/o con empresas que ofrecen servicios de implantación.

Sin embargo, teniendo en cuenta el alto coste global de los ERP y su fuerte impacto en toda la organización, parece lógico intentar dedicar más esfuerzos a una selección concienzuda del mejor ERP para cada caso, algo que, además, sentará una buena base para la posterior implantación.

3.4.4.1 Elegir fabricante

Por lo general a la hora de elegir el fabricante de ERP las empresas aplican un procedimiento de decisión rápida en el que intentan imaginar por qué no deberían elegir a SAP o por qué deberían recurrir a uno de los grandes consultores. Ambos enfoques presentan defectos inherentes.

Permitir que el marketing del fabricante, el miedo o las agendas internas determinen la selección del fabricante, da lugar a menudo a un proceso de búsqueda en el que no existen datos objetivos, criterios identificables de evaluación o parámetros para establecer el valor de un sistema.

Por otro lado, confiar ciegamente en uno de los grandes consultores puede

acarrear inconvenientes igualmente significativos, ya que, muchas de estas firmas de consultoría obtienen la mayor parte de sus ingresos integrando sistemas de uno o dos fabricantes. Por consiguiente, colocan a dichos fabricantes en la cabeza

de su lista de prioridades, bloqueando alternativas de ERP que podrían resultar más adecuadas para las necesidades concretas de los usuarios.

Los proveedores de ERP, para diferenciarse y dar respuestas apropiadas a este marco actual, están peleando por adquirir, desarrollar o asociarse

de forma que estén en disposición de ofrecer las funcionalidades de gestión de la cadena de suministro (SCM) y de las relaciones con clientes

(CRM) en sus productos. Sin embargo, estos modelos de negocio y las arquitecturas de estos productos van en su contra para conseguir funcionalidades que superen a las de los proveedores específicos más

avanzados en el e-Business de los próximos cinco años.

Actualmente se han identificado cuatro grandes criterios para una selección correcta del fabricante:

 Tiempo. Los equipos de proyectos acostumbran a indicar que el proceso de selección de ERP puede necesitar de hasta 20 empleados durante un período de 14 meses. Gran parte del esfuerzo se dedica a identificar los criterios fundamentales de evaluación y a recopilar datos sobre posibles alternativas;

 Coste. Aunque el coste de la toma de decisiones corresponde

mayoritariamente a tiempo de personal, tal como se ha indicado en el punto anterior, la operación de compra por sí misma puede representar hasta el 30% del coste global. Los gastos de personal y desplazamientos que implica definir los criterios básicos, desarrollar la ERP, recopilar y validar datos sobre los productos y entrevistar a los fabricantes contribuyen de forma significativa al coste total de la adquisición.

 Hallar datos objetivos. Las compañías afirman que carecen de datos objetivos y validados sobre los productos y servicios de los fabricantes, por lo que, a la hora de tomar su decisión final, deben confiar de forma

exclusiva en las respuesta a sus preguntas, los materiales de marketing y las presentaciones de los fabricantes; y,

 Ausencia de un proceso estructurado. Sin una metodología rigurosa de selección, muchas compañías acaban confiando en un conjunto muy

limitado de criterios (a menudo entre 10 y 20) o incluso en la propia intuición.

Figura 3.15: Características de elección del mejor fabricante.

3.4.4.2 Selección exhaustiva del mercado ERP

Aunque muchas empresas caen en la trampa de seleccionar al fabricante a la ligera otras han sido capaces de implementar un proceso más complejo y

exhaustivo de evaluación y selección. Estas empresas suelen hacer hincapié en seis criterios fundamentales del mercado de ERP: funcionalidad, arquitectura técnica, coste, servicio y soporte, capacidad de ejecución y visión del fabricante.

 La funcionalidad: Es el foco primario en la mayoría de evaluaciones, aunque Decision Drivers recomienda que este aspecto no debería representar más de un tercio de la ponderación total en la decisión de comprar un paquete concreto de ERP;

 La arquitectura técnica: Pone de manifiesto el compromiso entre el departamento de SI y las necesidades de los usuarios finales en lo que referente al entorno de la aplicación (bases de datos, entorno de servidores y clientes), capacidades de la interfaz de usuario (pantalla de texto, gráfica o multimodo), arquitectura de software de la aplicación. Las herramientas de desarrollo y gestión asociadas a la aplicación (comerciales versus propietarias) y modelos de datos y procesos disponibles dentro de la aplicación;

 Coste: Para convencer a la dirección de que respalde el proyecto es esencial establecer expectativas realistas sobre el coste global del sistema;

 Servicio y soporte: Ofrecer a la aplicación un servicio sostenible capaz de brindar un rango de fiabilidad alto a través de sistemas de soporte

preventivo, correctivo, perfecto.

 Capacidad de ejecución: Tener los sistemas preparados para la ejecución de diferentes plataformas y módulos complementarios al sistema

implantado; y,

 Visión del fabricante: Teniendo en cuenta la consolidación que se

producirá en el mercado de software ERP durante los próximos tres años, y dada la importancia crítica de los sistemas ERP dentro de la empresa, hay que prestar la máxima atención al bienestar financiero de los socios

potenciales a los que se encarguen las aplicaciones. Este es, a menudo, el criterio individual más relevante dentro de una evaluación de ERP.

Figura 3.16: Selección exhaustiva del mercado ERP.

3.4.4.3 Criterios de selección

Un primer paso hacia una selección correcta de un ERP puede ser la definición de una lista de criterios a tener en cuenta. Esto, por sí solo, no constituye un método de selección, pero sí representa su parte crucial. En este caso, se ha elaborado una lista de criterios que pueden servir de base. No son criterios inamovibles, ya

que se pueden afinar, adaptar y ampliar en cada caso concreto. Por su gran número, se ha dividido los criterios en seis grandes categorías.

1. Criterios de funcionalidad. Un tipo de criterio obvio, que incluye el grado de