UNIDAD ADMINISTRATIVA Y DE FINANZAS • DESPACHO
LOGÍSTICA
CARGO COORDINADOR I
1. FUNCIONES ESPECIFICAS
a. Programar la asignación de recursos para el cumplimiento de objetivos y metas
como Unidad Ejecutora y evaluar resultados.
b. Programar y formular el Cuadro de Necesidades y Plan Anual de Contrataciones. c. Proveer de bienes y servicios en la cantidad, calidad y oportunidad requerida por
los usuarios en la Corte Superior de Justicia.
d. Gestionar las Certificaciones de Crédito Presupuestario y otorgar las
disponibilidades presupuestales, previa verificación de los documentos.
e. Controlar las Asignaciones en el SIAF de las Órdenes de Compra y Servicio. f. Realizar el seguimiento del presupuesto aprobado para el año fiscal.
g. Administrar los contratos que brinden bienes y servicios que garanticen la
continuidad de la administración de justicia.
h. Proporcionar los servicios de transporte y mantenimiento, controlando las
unidades vehiculares asignadas a los magistrados para uso oficial.
i. Dar cumplimiento a las Resoluciones Administrativas, Normas y Directivas
emitidas por los Órganos de Dirección del Poder Judicial en el ámbito de su competencia.
j. Supervisar el manejo racional de los recursos de la Corte.
k. Controlar el proceso de adquisición de bienes y servicios que requieran las
dependencias de la Corte Superior de Justicia.
l. Controlar la prestación de servicios de mantenimiento y/o reparación de locales,
mobiliario y otros equipos de la Corte Superior de Justicia.
m. Supervisar la Administración del Almacén Central y/o Almacenes Periféricos de
acuerdo a la normatividad vigente.
n. Conducir el proceso de Registro y Control de los Bienes Patrimoniales de la Corte o. Proponer y gestionar la contratación y/o renovación de Pólizas de Seguro
Personales Patrimoniales correspondientes a la Corte Superior de Justicia.
p. Elaborar los informes que solicite el Consejo Ejecutivo Distrital sobre los bienes
muebles e inmuebles propios o alquilados y procesos de selección.
q. Elaborar el informe de Transferencia de los procesos de selección y
modificaciones del Plan Anual de Contrataciones.
r. Proporcionar los servicios que requieran las diferentes Dependencias
Jurisdiccionales y Administrativas.
s. Cumplir las funciones establecidas en la normatividad en vigencia que le
corresponda dentro del ámbito de su competencia y otras funciones afines que le asigne su jefe inmediato.
2. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
a. Dependencia Directa
Jefe de la Unidad Administrativa y de Finanzas
b. Supervisión Directa
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DISTRITAL UNIDAD ADMINISTRATIVA Y DE FINANZAS
LOGÍSTICA
CARGO
ANALISTA II
1. FUNCIONES ESPECIFICAS
En materia de Compras
a. Llevar el control de los requerimientos de los bienes de cada área usuaria.
b. Informar a las áreas usuarias en forma inmediata sobre la atención de sus requerimientos.
c. Atender los requerimientos de bienes, presentados por las dependencias, previa Autorización de la Coordinación de Logística.
d. Programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades relacionados con la ejecución del Plan Anual de Contrataciones respecto a los bienes.
e. Comunicar con anticipación a las áreas usuarias a efectos de que formalicen sus requerimientos de los procesos de selección incluidos en el PAC.
f. Revisar las especificaciones técnicas de contratación de bienes requeridos por las áreas usuarias.
g. Elaborar los expedientes de contratación de bienes.
h. Realizar el estudio de mercado, evaluando los resultados y con autorización del área usuaria podrá ajustar las características de lo que se va contratar.
i. Determinar el valor referencial, con observancia a lo dispuesto por la normativa.
j. Verificar sí los requerimientos de las áreas usuarias se encuentran en el Listado de Bienes y Servicios con ficha técnica aprobada vigente, o se encuentra en el Catálogo Electrónico del Convenio Marco.
k. Solicitar la certificación de crédito presupuestario, debiendo señalar el periodo de contratación programado.
l. Generar órdenes de compra en el sistema SIGA-PJ
m. Organizar y llevar el control del archivo físico y/o digital de los expedientes de contratación de bienes.
n. Elaborar informe mensual del estado de cada uno de los expedientes de contrataciones requeridas.
o. Notificar la orden de compra al contratista y a todos los involucrados en la correspondiente contratación (comunicar al almacén, al área usuaria) respecto al plazo de entrega del bien; así como al área técnica (de ser el caso) para la supervisión correspondiente, mencionando además el plazo para que se otorgue la conformidad de la prestación.
p. Gestionar y supervisar las contrataciones de carácter periódico correspondiente a la prestación de bienes.
q. Notificar formalmente al contratista el Acta de Observación del bien.
r. Gestionar la solución de controversias, solicitudes generadas en la ejecución contractual de los procesos de selección y contrataciones sin proceso (no aplicables)
ANALISTA II
s. Liquidar las penalidades de las contrataciones de bienes (derivados de procesos de selección y contrataciones directas) para la tramitación del pago.
t. Registrar en el sistema electrónico de las adquisiciones y contrataciones del estado (SEACE) todo lo correspondiente a la etapa de ejecución de los expedientes de contratación correspondiente a la contratación de bienes (contratos, adendas, liquidación de penalidades, órdenes de compra, entre otros).
u. Coordinar y/o gestionar la obtención de la documentación necesaria para el devengado de los compromisos y pago de los mismos.
v. Registrar el ingreso de las cuentas de CCI de los proveedores en el SIAF-SP.
w. Remitir a la Coordinación de Contabilidad la documentación sustentatoria para el pago.
x. Monitorear las labores desarrolladas por el personal de Compras.
y. Recepcionar y verificar los documentos presentados por el contratista para la elaboración del contrato de bienes.
z. Coordinar con el postor ganador para la suscripción del contrato, y tramitar las firmas correspondientes.
aa. Elaborar los informes correspondientes para aplicación de plazo, reajuste de precios, incumplimiento de los contratos, y otros.
bb.Coordinar y gestionar sobre la necesidad de renovar y/o devolver las garantías otorgadas por el contratista, así como la liquidación del mismo, a consecuencia de su culminación.
cc. Elaborar las constancias de cumplimiento de la prestación.
dd.Derivar a la Coordinación de Tesorería las cartas fianzas o pólizas de seguro presentadas por los contratistas para su verificación y custodia.
ee. Elaborar de informes Técnicos, oficios y demás documentación que le requiera la Coordinación de Logística.
ff. Cumplir las funciones establecidas en la normatividad en vigencia que le corresponda dentro del ámbito de su competencia y otras funciones afines que le asigne su jefe inmediato.
En materia de Servicios
a. Llevar el control de los requerimientos de los servicios, de cada área usuaria.
b. Informar a las áreas usuarias en forma inmediata sobre la atención de sus requerimientos.
c. Atender los requerimientos de servicios, presentados por las dependencias, previa autorización de la Coordinación de Logística.
d. Programar, organizar, coordinar y ejecutar las actividades relacionados con la ejecución del Plan Anual de Contrataciones respecto de las contrataciones de servicios
e. Comunicar con anticipación a las áreas usuarias a efectos de que formalicen sus requerimientos de los procesos de selección incluidos en el PAC.
f. Revisar las especificaciones técnicas de contratación de servicios requeridos por las áreas usuarias.
ANALISTA II
h. Realizar el estudio de mercado, evaluando los resultados y con autorización del área usuaria podrá ajustar las características de lo que se va contratar.
i. Determinar el valor referencial, con observancia a lo dispuesto por la normativa.
j. Verificar sí los requerimientos de las áreas usuarias se encuentran en el Listado de Bienes y Servicios con ficha técnica aprobada vigente, o se encuentra en el Catálogo Electrónico del Convenio Marco.
k. Solicitar la certificación de crédito presupuestario, debiendo señalar el periodo de contratación programado.
l. Generar órdenes de compra en el sistema SIGA-PJ
m. Organizar y llevar el control del archivo físico y/o digital de los expedientes de contratación de servicios, asignando la numeración respectiva.
n. Elaborar informe mensual del estado de cada uno de los expedientes de contrataciones requeridas.
o. Notificar la orden de servicio al contratista y a todos los involucrados en la correspondiente contratación (comunicar al almacén, al área usuaria) respecto al plazo de entrega del bien; así como al área técnica (de ser el caso) para la supervisión correspondiente, mencionando además el plazo para que se otorgue la conformidad de la prestación.
p. Gestionar y supervisar las contrataciones de carácter periódico correspondiente a la prestación.
q. Notificar formalmente al contratista el Acta de Observación de la prestación del servicio.
r. Gestionar la solución de controversias, solicitudes generadas en la ejecución contractual de los procesos de selección y contrataciones sin proceso (no aplicables)
s. Liquidar las penalidades de las contrataciones de servicios (derivados de procesos de selección y contrataciones directas) para la tramitación del pago.
t. Registrar en el sistema electrónico de las adquisiciones y contrataciones del estado (SEACE) todo lo correspondiente a la etapa de ejecución de los expedientes de contratación correspondiente a la contratación de servicios (contratos, adendas, liquidación de penalidades, entre otros).
u. Coordinar y/o gestionar la obtención de la documentación necesaria para el devengado de los compromisos y pago de los mismos.
v. Registrar el ingreso de las cuentas de CCI de los proveedores en el SIAF-SP.
w. Remitir a la Coordinación de Contabilidad la documentación sustentatoria para el pago.
x. Gestionar los pagos de servicios públicos en los plazos establecidos.
y. Monitorear las labores desarrolladas por el personal de Servicios.
z. Recepcionar y verificar los documentos presentados por el contratista para la elaboración del contrato de servicios.
aa. Coordinar con el postor ganador para la suscripción del contrato, y tramitar las firmas correspondientes.
bb.Elaborar los informes correspondientes para aplicación de plazo, reajuste de precios, incumplimiento de los contratos, y otros.
ANALISTA II
cc. Coordinar y gestionar sobre la necesidad de renovar y/o devolver las garantías otorgadas por el contratista, así como la liquidación del mismo, a consecuencia de su culminación.
dd.Elaborar las constancias de cumplimiento de la prestación.
ee. Derivar a la Coordinación de Tesorería las cartas fianzas o pólizas de seguro presentadas por los contratistas para su verificación y custodia.
ff. Elaborar de informes técnicos, oficios y demás documentación que le requiera la Coordinación de Logística.
gg.Cumplir las funciones establecidas en la normatividad en vigencia que le corresponda dentro del ámbito de su competencia y otras funciones afines que le asigne su jefe inmediato.
En materia de Programación
a. Remitir a las diferentes dependencias de la institución las herramientas necesarias para la elaboración del cuadro de necesidades a partir del mes de marzo de cada año.
b. Evaluar y consolidar los cuadros de necesidades de las diferentes dependencias de la Institución para la formulación del presupuesto inercial por meta presupuestaria y clasificador de gasto.
c. Formular el Plan anual de contrataciones, realizando el seguimiento y el trámite a las modificaciones (inclusiones, exclusiones), las mismas que deben encontrarse debidamente sustentadas y elaborar los informes técnicos correspondientes.
d. Programar los gastos de bienes y servicios en función al presupuesto aprobado de la genérica 2.3. Bienes y Servicios.
e. Gestionar la emisión de certificados de crédito presupuestario.
f. Elaborar y tramitar las notas modificatorias de gastos corrientes y gastos de capital, por fuente de financiamiento.
g. Evaluar, registrar, controlar y solicitar la aprobación de los certificados de crédito presupuestario conforme a la programación de gastos por metas, debidamente sustentados.
h. Realizar el seguimiento de la ejecución del marco presupuestario y el control de los gastos de bienes y servicios registrados en el sistema SIAF-SP (Sistema Integrado de Administración Financiera Sector Público).
i. Realizar el seguimiento a las convocatorias de los procesos de selección en la fecha programada hasta su registro en el SIAF-SP.
j. Coordinar y/o gestionar la obtención de la documentación necesaria para realizar los compromisos en el sistema SIAF-SP.
k. Realizar el seguimiento y control de los compromisos registrados en el sistema SIAF-SP.
l. Formular la calendarización mensual de pago de los bienes y servicios de la entidad oportunamente.
m. Elaborar reportes mensual y trimestral del avance del gasto presupuestal anual.
n. Verificar la actualización de datos en el sistema de gestión administrativa (SIGA)
ANALISTA II
p. Organizary mantener actualizado el archivo documental correspondiente; velando por su conservación, seguridad y ubicación.
q. Realizar cuadros y reportes estadísticos y otros que se requieran.
r. Cumplir las funciones establecidas en la normatividad en vigencia que le corresponda dentro del ámbito de su competencia y otras funciones afines que le asigne su jefe inmediato.
En Materia de Almacén
a. Organizar, coordinar y controlar el estricto cumplimiento de los procesos de almacenamiento, distribución, inventario físico, baja y alta de bienes y reposición de stock del Almacén de la Corte Superior de Justicia.
b. Ingresar las órdenes de compra, guías de internamiento de las adquisiciones de bienes, formulario indispensable de ingreso al almacén que tiene incidencia contable.
c. Verificar que el registro de ingreso de bienes contemple la correcta unidad de medida, código del bien, etc. de acuerdo con las especificaciones técnicas u otros emitidas al respecto.
d. Emitir pedido comprobante de salida (PECOSA), debiendo efectuar la entrega del bien adquirido al usuario final dentro del plazo de diez (10) días calendario del ingreso físico al almacén.
e. Efectuar oportunamente la solicitud de reposición de bienes teniendo en cuenta el stock mínimo de seguridad.
f. Elaborar las especificaciones técnicas de muebles, papel y útiles de oficina cuando se le requiera.
g. Registrar el movimiento (no valorizado) de cada bien almacenado en las tarjetasbincard, reflejando el saldo que corresponda.
h. Emitir mensualmente los reportes consolidados de cierre de movimiento de ingresos, salidas y saldos de almacén, los que serán remitidos a la Coordinación de Contabilidad de la Corte.
i. Suscribir actas con los especialistas encargados de la verificación de los bienes.
j. Controlar que la ejecución de los procesos de gestión de almacenes, se efectúen de acuerdo a las normas de control gubernamental y dispositivos legales vigentes
k. Gestionar la atención de requerimientos de útiles de oficina y demás relacionados de los órganos jurisdiccionales y áreas administrativas.
l. Informar sobre la valorización de bienes, para la cobertura del seguro de las existencias.
m. Realizar la catalogación de los bienes existentes en el almacén.
n. Elaborar informes, oficios y demás documentación que le requiera la Coordinación de Logística.
o. Organizar y mantener actualizado el archivo documental correspondiente; velando por su conservación, seguridad y ubicación.
s. Cumplir las funciones establecidas en la normatividad en vigencia que le corresponda dentro del ámbito de su competencia y otras funciones afines que le asigne su jefe inmediato.
ANALISTA II
En Materia de Control Patrimonial
a. Coordinar con los responsables de los registros y control de los bienes patrimoniales dela Corte.
b. Gestionar oportunamente el inventario físico de los bienes muebles e inmuebles a cargo de la Corte Superior de Justicia.
c. Consolidar y controlar el margesí institucional con sujeción a lo dispuesto por la Superintendencia de Bienes Nacionales.
d. Mantener actualizado el inventario del parque informático de la Corte Superior de Justicia en coordinación con Informática.
e. Tramitar las rectificaciones de áreas y linderos de los predios, y en general, todas las acciones registrales necesarias para el saneamiento del patrimonio de los bienes inmuebles propios y administrados por la Corte Superior de Justicia.
f. Supervisar las transferencias y movimientos de bienes patrimoniales.
g. Efectuar la asignación de bienes muebles, previa autorización de la Coordinación de Logística y suscribir las Actas de Asignación correspondiente.
h. Emitir la Base de datos con el informe final de la conciliación físico contable en formato del sistema SIMI Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN).
i. Elaborar los expedientes de altas y bajas y enajenaciones del patrimonio mobiliario y vehículos.
j. Ejecutar el estudio, análisis y diagnóstico de la situación de la propiedad inmobiliaria de la Corte Superior de Justicia.
k. Gestionar el levantamiento de cargas y gravámenes de vehículos de propiedad y administrados por la Corte; en el servicio de Administración Tributaria (SAT) y en la División de Investigación de Robos de VehículosDIROVE de la PNP.
l. Supervisar la toma de inventario físico de vehículos y mantener actualizado el registro del parque automotor.
m. Elaborar informes, oficios y demás documentación que le requiera la Coordinación de Logística.
n. Organizar y mantener actualizado el archivo documental correspondiente; velando por su conservación, seguridad y ubicación.
o. Cumplir las funciones establecidas en la normatividad en vigencia que le corresponda dentro del ámbito de su competencia y otras funciones afines que le asigne su jefe inmediato.
2. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
a. Dependencia Directa
Coordinador I de Logística
b. Supervisión Directa
HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DISTRITAL UNIDAD ADMINISTRATIVA Y DE FINANZAS
LOGÍSTICA