Modelo de gestión de mantenimiento para las redes Willay

6.2.1 Premisas

Antes de la implantación del modelo de gestión debían de tenerse en cuenta las siguientes premisas:

• Existencia de voluntad política por parte de las municipalidades para que el mantenimiento se lleve a cabo.

Esto se tradujo en el acuerdo a los convenios interinstitucionales de colaboración firmados con las municipalidades. Estas instituciones asumen una serie de compromisos, entre los que se encuentran la operación y el mantenimiento de la red instalada.

107 • En Cuzco, los equipos instalados en el marco del Proyecto EHAS @LIS son propiedad de la DIRESA Cuzco y por tanto se asume que su mantenimiento estaría a cargo de esta entidad. Es necesario tener en cuenta que, en el caso de los repetidores, la infraestructura pertenece a la DIRESA, pero la parte del equipamiento instalado por el Programa Willay debe ser entregado a los beneficiarios del mismo.

La DIRESA dio su consentimiento sobre el uso permanente de esta infraestructura. Sin embargo, como vimos en el apartado de antecedentes, la transferencia de la red EHAS @LIS al sector salud no llegó a culminarse completamente cuando se finalizó el proyecto. Esto ha terminado repercutiendo en el correcto mantenimiento de la red

Willay.

• Las instituciones de los sectores salud, educación y la Policía Nacional, al no disponer de recursos propios, no podrían realizar aportes económicos para el mantenimiento, sin embargo, sí podrían participar en actividades concretas, referidas fundamentalmente al mantenimiento preventivo.

• En el proceso de capacitación de usuarios y técnicos de mantenimiento, se formaría a un grupo de empleados de las distintas instituciones, los cuales deben comprometerse a colaborar en actividades referidas a la operación y mantenimiento de los sistemas instalados.

• En cada zona se contaría con una organización colaboradora que cumpliría no solo el rol de asesor tecnológico, sino también de colaborador en actividades específicas y ente difusor de tecnología en su ámbito de influencia. En Cuzco esta institución sería la UNSAAC a través del CEDITER y en Cajamarca, sería Soluciones Prácticas a través del CEDECAP y su relación de cooperación con la Universidad Nacional de Cajamarca. • El plan de mantenimiento debe ser aprobado formalmente en las instituciones

beneficiarias, especialmente en las municipalidades, para ello la propuesta inicial sería validada por estas entidades y se firmaría un acuerdo específico sobre el tema. Esto incluiría el tema financiero.

6.2.2 Periodos de implantación

Para la implantación del modelo de gestión del mantenimiento se consideran tres periodos diferenciados en el tiempo los cuales tienen relación con el proceso de apropiación de la tecnología de parte de los beneficiarios y con la adaptación y aseguramiento de los

108 procedimientos necesarios para el mantenimiento de las redes, con la consiguiente adquisición de responsabilidades y funciones:

• Periodo de Implantación. Referido a la implementación de infraestructura, servicios, aplicaciones y procedimientos nuevos.

• Periodo de Monitoreo. Referido a la permanente toma de información sobre el estado de la red y de los servicios y aplicaciones, además de una asesoría técnica constante para completar la transferencia tecnológica.

• Periodo de Ejecución. Referido al periodo en el que las instituciones beneficiarias asumirán en forma autónoma la operación y mantenimiento de infraestructura, servicios, aplicaciones y procedimientos nuevos, asegurando la sostenibilidad de los mismos.

De acuerdo a los plazos y objetivos de los proyectos que se estaban ejecutando, se definieron, a la hora de realizar el plan de gestión, dos hitos:

• Hito 1: implantación del modelo de gestión del mantenimiento. Este hito correspondería con el plazo de finalización de los proyectos que han financiado la implementación de las redes, esto es, diciembre del año 2010.

• Hito 2: en el marco del Proyecto financiado por la Unión Europea, habría un periodo de dos años para el reforzamiento de la iniciativa realizada. Dentro de este plazo se realizarían las tareas de monitoreo de la implantación y correcta ejecución de la gestión del Mantenimiento y de las actividades asociadas. El fin de este periodo se correspondería con el plazo de finalización del Proyecto mencionado, es decir, para diciembre del año 2012.

6.2.3 Planteamiento

En el modelo de gestión planteado, se aborda esta tarea desde dos puntos de vista diferentes, que son: la gestión administrativa y la financiación.

La gestión administrativa define la forma en la que debe llevarse a cabo la gestión de las actividades de mantenimiento. Comprende cuatro aspectos:

• Transferencia Física: proceso de donación de los equipos y materiales instalados, la definición de la propiedad de los mismos y la designación de responsables en cada

109 institución para la gestión del mantenimiento. Este punto se desarrollará en el apartado 7 de este trabajo.

• Transferencia Tecnológica. Se considera como parte del proceso de transferencia tecnológica a los procesos de capacitación y a la implementación de un Plan de Formación Continua dirigido a los usuarios de los sistemas instalados. Este plan de formación se describe más adelante.

• Plan de Mantenimiento: elaboración e implantación de un plan de mantenimiento que asegure la realización adecuada, organizada y oportuna de las actividades de mantenimiento. Las características de dicho plan se describen más adelante.

• Estrategias de Sostenibilidad: identificación y puesta en práctica de estrategias orientadas a asegurar la sostenibilidad de las redes implementadas. Este punto se desarrolla en el apartado 8 de este trabajo.

El objetivo general del Plan de Formación Continua era garantizar en los usuarios, la continuidad de los conocimientos y habilidades necesarios para el uso de los sistemas de comunicación con una metodología pedagógica basada en el aprendizaje significativo y cooperativo. Este plan debía estar a cargo de la municipalidad, la cual debía incluir los costes en el presupuesto general destinado a la operación y mantenimiento de la red Willay. Las actividades previstas dentro del plan serían:

• Identificación de funcionarios que puedan comprometerse a ser formadores.

• Proceso inicial de formación de formadores. Sería necesaria la participación de una entidad externa (por ej. uno o más de los socios del Programa Willay) para cumplir con este proceso.

• Previsión de recursos económicos necesarios para realizar las actividades programadas.

• Determinación de cronograma definitivo. Esa tarea debe ser consensuada con las instituciones locales.

Además, se les entregaría documentación y manuales a los beneficiarios del proyecto para hacer efectivo el plan de formación continua.

110 Ahora pasamos a describir el Plan de mantenimiento elaborado. En primer lugar, éste establecía que en cada municipalidad e institución local beneficiaria del programa Willay debía designarse a un funcionario como responsable de la gestión del mantenimiento de la red

Willay en su institución, los cuales deberían hacerse cargo de los diferentes tipos de mantenimientos.

El primer tipo de mantenimiento es el preventivo, que busca reducir al mínimo las posibles fallas identificándolas de forma anticipada y realizando las acciones pertinentes mediante reemplazos planificados y durante actividades programadas. Dichas actividades se muestran en la siguiente tabla:

Tabla 26 Cuadro de actividades programadas para el mantenimiento preventivo

Dentro de esta modalidad se definen las actividades que implican el reemplazo de equipos o elementos que ya han cumplido su tiempo de vida útil. Además, se considera necesario que la Municipalidad mantenga un stock mínimo de repuestos que permitan atender las fallas de mayor probabilidad de ocurrencia.

El gestor de mantenimiento de la municipalidad tendría la responsabilidad de calendarizar las actividades de mantenimiento preventivo definidas y debería iniciar y monitorear los trámites relacionados a la ejecución de estas actividades.

Además, se dispondría de un sistema de Gestión de Red basado en la plataforma Centreon-Nagios para el monitoreo de la red.

El otro tipo de mantenimiento mencionado es el correctivo. Su objetivo fundamental es definir y controlar las actividades que sean necesarias realizar para solucionar problemas o

111 averías en la infraestructura y servicios implementados, reduciendo al mínimo los tiempos de respuesta, de reparación y, por tanto, de duración de estas fallas.

El proceso de mantenimiento correctivo se iniciaría cuando se identificase un problema o fallo en los equipos o servicios de la red. El responsable en la Institución Local o un funcionario capacitado en el mantenimiento técnico de la Red, debe revisar la incidencia reportada con el objetivo de intentar darle solución. Si la solución no está a su alcance, deberá contactar con el funcionario responsable en la municipalidad para darle respuesta al problema. En el caso de que este funcionario tampoco tuviese la posibilidad de dar la solución, deberá recurrir a una empresa o persona natural capaz de hallarla.

Por último, debemos hablar sobre la financiación. Los fondos necesarios para el mantenimiento periódico de la Red Willay en cada localidad deben ser un aporte de la respectiva municipalidad distrital. El siguiente cuadro muestra la distribución general de gastos propuesta:

Tabla 27. Distribución general de gastos propuesta para el mantenimiento de las redes

En el modelo de gestión del mantenimiento se realiza una estimación del coste a asumir por cada municipalidad.