CAPITULO II 1.1 Base Legal
D. Nivel de Gestión y Operatividad:
1. Dirección Financiera.
Unidad de Presupuestos Unidad de Contabilidad Unidad de Tesorería Unidades de Rentas
3.5. Fase V.- Comunicación de Resultados
3.5.1. Resultado específico por componentes examinados
Como resultado de la Auditoria de Gestión en las unidades de Presupuestos, Contabilidad, Tesorería y Rentas, y al amparo cumplimiento de orden de auditoría N°001, le envío el informe de resultados, que indica el grado de solvencia de las observaciones determinadas en la auditoria en las unidades antes mencionadas, así como el replanteamiento de las persistentes. Dicho resultado fue comentado por el auditor citado en la orden y las personas que integran las unidades de la Dirección Financiera.
A continuación se presenta los resultados obtenidos en la Auditoria de Gestión
• Para cumplir con el tiempo estipulado y los ingresos óptimos propios depende de la aprobación de actores políticos y sociales como alcalde, consejo municipal, asamblea para que el presupuesto sea aprobado y ejecutado
Existe un proceso burocrático y político para la planificación y aprobación de la proforma presupuestaria en el tiempo previsto con proyecciones de mayores ingresos propios
Conclusión
Muchas ocasiones se aprobado el presupuesto por el ministerio de ley, por la falta de acuerdos de los actores para aprobar el presupuesto anual del institución.
Recomendación
Se recomienda al alcalde, director financiero, concejales y otros, que cumplan con la ordenanza de presupuestos emitidos y aprobados, de acuerdo a las normas, políticas y reglas que esta emite. Además, este documento debe ser socializado para cumplir con los objetivos propuestos.
• La contabilización de pagos por las adquisiciones de bienes, servicios y seguimiento de obras depende de la agilización de los procesos en adquisiciones de las diferentes unidades y responsables para certificar o autorizar la ejecución de pagos en unidad de contabilidad con el personal capacitado y motivado.
Obligaciones de pagos no contabilizados en el tiempo previsto, por el estancamiento o cuellos de botella que crean las unidades y responsables para autorizar o certificar el pago.
Conclusión
Se debe levantar información e identificar los cuellos de botella, fijar normas, reglamentos y políticas a las unidades y responsables de autorizar o certificar los documentos para alcanzar el 100% de las transacciones o contabilizaciones en la unidad de contabilidad
Recomendación
Se recomienda a la contadora y director financiero desarrollar normas, reglamentos y seguimiento de los documentos por serie, es decir; por prioridades a corto, mediano y largo plazo y tiempos máximo y mínimos para entregar a contabilidad
• El aumento de cartera vigente y la disminución de la vencida depende de la socialización y culturalización de pago en relación al costo-beneficio, más
estrategias de motivación por pronto pago y la creación de un balcón de seguimiento por medio de un experto en manejo de cartera.
La falta de estrategias de comunicación y socialización del costo - beneficio de pago de impuestos disminuye la recaudación de cartera vigente y aumenta la cartera vencida
Conclusión
No se ha dado la importancia de recuperar la cartera vencida y el aumento de la vigente, por medio de estrategias de costo.-beneficio por pagar impuestos.
Recomendación
Al director financiero y los responsables de tesorería a eliminar conflictos personales y desarrollar estrategias de culturalización basada en el costo. Beneficio del pago de impuestos y la creación de un balcón de servicios con una persona con experiencia en recuperación de cartera
• El cobro de impuestos de patentes municipales dependen del acceso a la información y la automatización de emisión de títulos de crédito con procedimientos simples y agiles para el acceso del contribuyente o usuario
No existen facilidades para obtener información confiable y actualizada de las personas jurídicas y naturales para dar seguimientos y por ende para aumentar el número de contribuyentes.
Conclusión
No se realiza levantamientos de información propios para actualizar la base de datos y solo esperan el cruce de información, por las limitaciones de transporte y la dispersión geográfica del cantón
Recomendación
Se recomienda al responsable de rentas y director financiero para que se programe un trabajo levantamiento de información para obtener datos propios, mediante comunicación de puerta a puerta o en cada uno de los lugares económicos que está el comercio informal para incursionar nuevos contribuyentes por las patentes municipales.
La información presentada se obtuvo mediante la implementación de normas de auditoria y aplicación de procedimientos que permitan sustentar las observaciones.
3.5.2 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES Conclusiones
• La Auditoria de Gestión en la Dirección Financiera del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Pedro Vicente Maldonado, se ha realizado por primera vez; en vista de que la auditoría interna no ha realizado.
• Los responsables de las actividades y procedimientos que se ejecutan en la unidades del departamento financieros no conocen las funciones de forma clara y precisa lo que permite la falta de un visión clara y objetiva del cumplimiento de metas y objetivos
• No existía indicadores de gestión que midan los objetivos, para la misma se ha desarrolla do y se aplicado
• La Dirección Financiera no establece una planificación, organización, ejecución y control de las actividades de cada funcionario de las unidades, creando cuellos botellas en algunas unidades operativas.
• Los niveles de riesgos y de confianza están en moderado y alto respectivamente, con más tendencia a riesgo, por lo que se debe medir las estrategias programadas y dar un seguimiento para cumplimiento de los objetivos.
• Existe conflictos con tendencia política lo que dificulta la socialización de los presupuestos anuales en la institución
• No de aplica estrategias comunicación para promover el costo beneficios del pago de los impuestos y que gracias estos las inversiones, financiamiento y obras son ejecutadas.
Recomendaciones
• Al director financiero comunicar la existencia de manual de funciones, ordenanzas presupuestarias y municipales de acuerdo a normas y políticas municipales para la aplicación, ejecución y control en cada de las actividades propuestas.
• Al responsable de la unidad de Rentas, levantar información propios para la toma de decisiones oportunas y esperar el cruce de información con organismos relacionados como el S.R.I
• Capacitar a todo el personal de forma continua en temas relacionados con las funciones que desempeñan las personas responsables de administrar la cartera vigente y vencida
• Crear un entre o balcón de servicios personalizada para la administración y seguimiento de la recaudación de cartera vigente y vencida con un profesional experto en estas actividades
• Solicitar reportes e informes con sus respectivos analices, siempre y cuando se capacite a delegados de las unidades.
• Se debe desarrollar un plan anual de capacitación y programa de incentivos para motivar al personal
• Se debe dar seguimiento al número de días asignados para reuniones, sesiones para planificar y aprobar el presupuesto anual, de acuerdo al POA.