PECULIARIDADES SOBRE LA COMUNICACIÓN ORAL

Miguel A. Ripoll Lozano

6.1. ¿Tiene ventajas la comunicación oral?

La comunicación oral tiene sus ventajas y sus inconvenientes. La forma de realizar una Comunicación, oral o póster, va a depender en primer lugar de las condiciones del foro o congreso en el que lo vayamos a presentar nuestro trabajo (lo normal es que se admitan las dos formas, pero en ocasiones sólo se contempla una de ellas; además, en ocasiones a partir del resumen enviado será la organización del Congreso la que nos diga, o sugiera, hacerlo de una u otra forma), de lo que vayamos a comunicar (algunos temas se ajustan mejor a uno u otro tipo de comunicación) y sobre todo de la preferencia de los que vayan a realizarla.

Hay personas que se sienten bien hablando en público, que saben controlar el tiempo de que disponen, y transmiten adecuadamente lo que quieren decir. En estos casos, si se puede, lo aconsejable es realizar la comunicación de forma oral. Entre las ventajas de hacerlo así se debe destacar la posibilidad de explicar “en vivo” (mediante la palabra y gestualmente) aspectos en los que se considera que su expresión sólo por escrito omite alguna información o matiz importante que consideramos oportuno destacar. La comunicación oral es más versátil, permite un cierto

margen de maniobra respecto a lo que vamos a decir y cómo lo vamos a hacer.

Otra de las ventajas de la comunicación oral es la posibilidad de exposición e interacción simultánea con el público. Lo habitual es que se pregunte poco tras la exposición de las comunicaciones, pero en algunos foros la participación de los asistentes es muy activa, lo cual siempre es enriquecedor.

En cuanto a la posible valoración de la comunicación, no siempre es la misma cuando se realiza en forma de póster u oral, puntuándose a veces más esta última. Si interesa este aspecto, es algo que también se debe tener en cuenta.

La comunicación oral también permite una mayor autonomía e independencia. Una vez realizado el estudio y el resumen, la preparación de la presentación suele hacerse por el que la va a presentar o por el propio grupo que haya participado en su elaboración, sin precisar normalmente de ayudas externas para la elaboración y sobre todo para la impresión, como ocurre con el póster. Además, es más fácil de “transportar” que los póster.

6.2. ¿Tiene Inconvenientes?

El principal inconveniente de la comunicación oral es el tener que hablar en público, lógicamente para las personas que se sientan incómodas ante esta situación, que no son pocas. Para la mayoría de personas es una situación perfectamente superable, tanto más gratificante cuanto peor se ha pasado al principio. La situación de ansiedad que experimentan algunas personas (con toda su angustia, temores e incluso reacciones vegetativas), previa a la realización de una comunicación oral, no es algo despreciable y

con frecuencia requiere de una adecuada capacidad de contención mediante diversas técnicas de relajación y entrenamiento.

Otro inconveniente es la limitación del tiempo de que se dispone. A menudo, antes de realizar la comunicación, pensamos en cómo vamos a “llenar” el tiempo que nos han dicho que tenemos para exponerla. Y luego, lo habitual es que el moderador, tras decirnos previamente que nos quedan uno o dos minutos para finalizar, nos tenga que llamar al orden diciéndonos que nuestro tiempo ha acabado hace rato. Situación incómoda que con frecuencia hace que uno se enrede y precipite el final, o que se quede sin exponer parte de lo que podía ser fundamental.

La comunicación oral tiene un día, hora, y lugar determinado para presentarla. Esto no suele ser un inconveniente, pero sí podría serlo si por cualquier motivo nos es imposible estar presentes en ese momento y lugar determinado, lo que haría que de ser importante presentar una comunicación en ese foro debamos hacerlo en forma de póster (el cual podrá ser visto durante su exposición a lo largo de la realización de la actividad de que se trate, aunque no podamos estar nosotros para presentarlo o defenderlo), interesándonos por las normas del comité científico en lo referente a su defensa.

Un inconveniente que puede surgir, y que hay que tener en cuenta, es la presentación de la comunicación a un público que puede ser crítico (más bien muy crítico) e incluso hostil. Lo cual puede hacer todo más difícil, pero también suponer un reto del que posteriormente nos sintamos más satisfechos de haberlo pasado y si es posible superado.

En la comunicación oral siempre se está más expuesto al público y a la interferencia con él y a los otros compañeros que presentan comunicaciones o ponencias. A veces lo que vamos a presentar no concuerda con lo que han presentado otros previamente o van a presentar posteriormente. Situación

que puede generar bastante incomodidad y que nos obliga a estar más seguros de nuestro trabajo y de sus limitaciones.

En algunos foros el principal inconveniente práctico puede ser la ausencia de público, con la consiguiente desilusión y frustración generada por la escasa difusión e interés por nuestro trabajo. En algunos congresos, la existencia de múltiples actividades, a menudo de forma simultánea, hace que se releguen las comunicaciones a horarios y lugares secundarios, que dificultan la asistencia a las mismas, además de que a veces no despiertan el interés del resto de profesionales. Ante esta situación sólo cabe fomentar la cultura investigadora y esperar que ésta “cuaje” entre nosotros lo suficiente para que valoremos la importancia y el esfuerzo que subyace tras estos trabajos.

En ocasiones existen inconvenientes imprevistos y de última hora que incluso impiden presentar la comunicación, como puede ser el no poder acudir por uno u otro motivo al lugar de presentación, o la dificultad o imposibilidad de realizarla por uno u otro motivo. En tal caso cabe recurrir a alguno de los otros co-autores para que cómo co-responsables del trabajo realizado, ante tal contratiempo, procedan a su exposición y defensa.

6.3. ¿Qué se debe saber antes de empezar a preparar una presentación oral?

Antes de preparar una presentación oral debemos tener más o menos esbozado el trabajo en forma de texto, con las tablas, gráficos y figuras que correspondan. En otras ocasiones, a partir de unos datos concretos, se puede diseñar el material de soporte con el que realizaremos la comunicación oral. Para elaborar la presentación, hemos de tener en cuenta:

-Dónde la queremos presentar. -Disponibilidad de medios. -Normas que debemos cumplir. -Tiempo disponible.

-Si se contempla tiempo para preguntas, comentarios o debate.

-Si se expondrá de forma aislada, junto a otras comunicaciones, detrás de alguna/s ponencia/s, etc.

Las normas relativas a la presentación de Comunicaciones Orales en general son bastante homogéneas. De entre los firmantes de la comunicación uno será el responsable de su presentación oral. Se suele disponer en torno a 10 minutos, siendo lo habitual que se programen al menos 2-3 minutos para la realización de preguntas entre los asistentes, que pueden ser inmediatamente después de la comunicación o posterior a un grupo de comunicaciones. Actualmente en la mayoría de lugares podemos disponer de ordenador, cañón de video, retroproyector, proyector de diapositivas, etc, y en los congresos y lugares de cierta importancia suele haber personal específico para su manejo. Pero esto no siempre es así, en cuyo caso debemos contemplar nosotros todos los aspectos logísticos (incluido cables, conectores, etc).

Normalmente no existe limitación en cuanto a las diapositivas o imágenes a utilizar, y vienen condicionadas por lo que queremos transmitir y por el tiempo disponible. En algunos casos sí se especifica este número, pudiendo variar hasta un límite de 20 (o incluso más en ocasiones). En algunos foros se deja más tiempo para el debate que para la presentación del comunicante, situación que suele darse en ámbitos con gran participación de los asistentes.

Hoy día lo más habitual es realizar la comunicación oral con ayuda de diapositivas realizadas con el programa informático PowerPoint de

Microsoft, utilizando un ordenador y un cañón de vídeo. Si no se dispone de éstos, pueden obtenerse diapositivas en película o transparencias a partir del mismo fichero. Pero también se puede realizar una comunicación oral con el apoyo de una pizarra y unos apuntes en papel, e incluso sólo con este último (y hasta sin él). Saber lo básico de programas como el referido anteriormente, así como del funcionamiento de los medios de imagen que vayamos a necesitar, es importante antes de realizar una comunicación oral.

6.4. ¿Cómo hacer la puesta en escena?

La puesta en escena de la comunicación oral en sí va a depender del lugar donde la vayamos a presentar, a quién vaya dirigida y del tema que vayamos a tratar. Lo más habitual es que sea en un congreso, que vaya dirigida a compañeros de especialidad y sobre un tema científico-médico, pero también podemos contemplar otras situaciones como la presentación en el propio ámbito de trabajo, dirigida a público general, a un grupo de pacientes, etc.

En los congresos, debemos informarnos previamente del día, hora y lugar de la presentación, lo que nos suele ser comunicado con anterioridad por los organizadores del congreso, pero al inicio de este siempre es bueno confirmarlo. El material de soporte para la comunicación oral (normalmente algún sistema de almacenamiento informático) suele tener que ser entregado previamente a los responsables del desarrollo de las comunicaciones, que pueden estar en la sala en la que se va a realizar la presentación o en otra sala específica de recogida y manejo de “audiovisuales”. Cuando se entregue el material, es bueno comprobar su funcionamiento y ordenación, previo a la puesta en escena ante el público.

En el lugar de la comunicación, lo más frecuente es que exista un moderador, que es el que nos presentará. Debemos esperar a que acabe su presentación para salir y “exponernos” al público, de forma decidida, sin precipitaciones. En cuanto a la “apariencia personal”, cada uno puede tener la suya, pero es de aceptación general que en estas situaciones uno debe ir “arreglado”, según sus criterios personales pero con un cierto cuidado de la imagen personal. Debemos sentirnos cómodos con nosotros mismos y de cara a los demás, con un aspecto favorable a que moderador y público nos presten toda su atención.

Los momentos previos a la “puesta en escena”, sobre todo las primeras veces, pueden ser los de más nerviosismo y ansiedad. Cada uno debe establecer las estrategias que le sean más útiles para controlar esta situación: Hojear la presentación, distraerse con lo que ocurre alrededor, técnicas de relajación (observando y controlando la respiración, contrayendo y relajando la musculatura, presionando diversos puntos del organismo, etc).

Una vez situados frente al público tenemos que establecer contacto visual con él, realizar un saludo e intentar centrar su atención en nosotros mismos y en lo que vamos a decir. Antes de comenzar la comunicación en sí es bueno agradecer nuestra presencia en el lugar a las entidades y personas que corresponda, así como al público asistente por su presencia. También es positivo manifestar agrado por estar donde estamos. Además, debemos hacer mención al resto de autores de la comunicación y manifestar nuestro reconocimiento a los que nos hayan ayudado en nuestro trabajo.

Está última información es bueno que figure en la primera diapositiva. En ocasiones puede ser oportuno dar la enhorabuena a los comunicantes que nos hayan precedido, incluso destacando algún aspecto de su comunicación que nos haya parecido relevante y de interés.

No suele ser apropiado hacer referencia a la brevedad, sino más a ajustarse a las normas.

En todo caso, si no está contemplado o no lo hemos pactado antes con el moderador, puede solicitársele que nos avise cuando resten un par de minutos para el final de nuestro tiempo, si es que no somos capaces de controlarlo por nosotros mismos. Lo ideal es tener el reloj en un lugar visible e ir ajustándonos al tiempo de que disponemos, sin que se nos note mucho que lo estamos controlando. Actualmente, en algunos congresos se proyecta en pantalla un cronómetro que permite un mejor control visual y directo del tiempo.

En caso de sentirse muy nervioso es conveniente llevar escrito todo lo que queremos decir en los 2-3 minutos iniciales, y leerlo para no atascarnos en los primeros momentos. Pero posteriormente es mejor intentar expresar

Ejemplo de cómo presentarse:

“Buenos días, para mi es un placer asistir a este Congreso, en especial en una ciudad como esta, a la que siempre es grato acudir. Agradezco a los organizadores del Congreso la oportunidad que me han dado para presentar esta comunicación y a ustedes por su presencia; espero que lo que voy a presentar pueda ser de su interés y les sea de utilidad”. “El título de mi comunicación es…, que hemos realizado… “

Ejemplos:

No es aconsejable: “...seré breve...”, “...intentaré tardar lo menos posible...”, etc. Es preferible: “...espero ajustarme al tiempo de que dispongo...”

de forma fluida lo que queremos decir, ayudándonos del material de soporte que llevemos. Si nos sentimos incapaces, tendremos que llevar toda la comunicación escrita y leerla de la forma más natural posible. Pero si se da esta situación, normalmente es mejor optar por otro tipo de comunicación. De todas formas, en caso de que vayamos a “leer” toda la comunicación, es mejor llevarlo todo escrito en un papel que en las diapositivas que presentemos; da muy mala impresión y es muy negativo comunicar algo leyendo sin más todo lo que va saliendo en las diapositivas (como si los asistentes no supieran leer). Es bueno disponer de agua ya que, especialmente en situaciones de nerviosismo, es frecuente que uno se quede con la boca seca.

Durante toda la presentación hay que procurar mantener el contacto con el público, intentando establecer contacto visual con distintas personas situadas en lugares distintos de la sala. Lo más frecuente es que realicemos la comunicación desde un lugar fijo, de pie o sentados; debemos evitar mantener posturas muy fijas que reflejen rigidez, así como movimientos reiterativos que expresen nerviosismo. Lo ideal es mantener la mayor naturalidad posible, al fin y al cabo solemos estar entre compañeros. En caso de que podamos movernos por la sala, hay que tener bastante habilidad para hacerlo de forma cómoda, sin que interfiera en la presentación y sin dificultar que la gente nos “siga”.

Hay que evitar la monotonía, cambiando el tono de voz, gesticulando, realzando los aspectos más importantes de nuestros comentarios y lo más destacable de las diapositivas.

El paso de las diapositivas o la colocación de las transparencias podremos hacerlo nosotros mismos, o indicar que nos lo hagan.

Cuando vayamos a finalizar es bueno advertirlo de forma que los oyentes sepan que hemos terminado. A veces, cuando uno acaba sin advertirlo, se puede producir la incómoda situación de quedarse callado sin que los demás sepan si ha finalizado la presentación o no, teniendo que decir un “ya”, “esto es todo” o algo similar.

6.5. ¿Debe ensayarse la presentación?

Normalmente la presentación debe ensayarse previamente para observar su duración y sentir que somos capaces de expresar todo lo que tenemos que contar en el tiempo y con el material del que disponemos. Cualquier deficiencia que observemos en relación a lo previsto debe ser corregida, para hacer bien las cosas, y por respeto a los que en su momento nos tengan que escuchar.

En los primeros ensayos es bueno disponer de páginas de notas, donde se recoja lo que queremos contar en relación a cada diapositiva (el programa PowerPoint dispone de ellas).

Ejemplo de cómo indicar el paso de diapositivas:

Con un pequeño gesto o con un “...me pone la siguiente, por favor...”

Ejemplos de formas de cómo despedirse:

“...para finalizar quería destacar la principal conclusión del estudio…” “...por último, lo más importante a tener en cuenta es …”

dando a continuación las gracias al público asistente, normalmente con un simple

En las primeras ocasiones puede ser útil ensayar la presentación tal y como al final se va a realizar, incluso exponiéndola ante los propios compañeros del estudio, o de trabajo, para detectar deficiencias, corregirlas y ganar en seguridad. A veces es algún familiar o amigo el que tiene que “sufrir” estos ensayos. También es posible ensayar grabándose en audio e incluso con vídeo.

Con el tiempo y la experiencia uno puede llegar a prescindir del ensayo de la presentación tal y como tendrá que realizarla, pero sin obviar un ensayo breve pasando las diapositivas que vaya a utilizar y pensando en lo que va a decir en relación a cada una, con un cálculo mental real del tiempo que va a utilizar (y adaptarse adecuadamente a él en el momento de la presentación).

6.6. ¿Cómo debe ser el mensaje?

En una comunicación oral, como en cualquier comunicación científica, hay que procurar que el mensaje sea muy claro, conciso y sencillo. Para ello deben estructurarse nítidamente los distintos apartados del estudio, definiendo el principal objetivo de forma nítida, y finalizando con unas conclusiones claras, en las que se destaque el principal resultado o resultados del trabajo (que den respuesta al objetivo marcado).

6.7. ¿Cómo deben ser las diapositivas?

Las diapositivas deben realizarse para cumplir adecuadamente su función, que básicamente es la de servir de guía y apoyo para el comunicante, además de permitir al público un doble seguimiento de la información (auditiva y visual), facilitando la comprensión de lo expresado

de forma oral cuando se utilizan imágenes. Como suele decirse, en ocasiones vale más una imagen que mil palabras.

Los actuales programas de PowerPoint son relativamente fáciles de usar y nos permiten hacer diapositivas de gran calidad. Se pueden hacer extremadamente sencillas y complicarlas todo lo que a uno se le ocurra. Para su realización, una vez abierto el programa, podemos:

- Elegir el estilo de las diapositivas (son plantillas de diapositivas de muchas formas, fondos y colores)

- Definir el “Patrón” de las diapositivas a utilizar (especificando las características del título, de la parte principal de la diapositiva, del pie de diapositiva

- Utilizar una plantilla para cada diapositiva: De texto, objetos (gráficos, imágenes, etc) o ambos

- Establecer las características de la “Fuente” (tamaño, tipo de letra, etc) y del Fondo

- Insertar (o elaborar) tablas, gráficos, diagramas, cuadros de texto, películas y sonidos, comentarios, etc.

- En cuanto a la presentación en si: Se puede configurar, especificando la forma de transición de las diapositivas (efectos diversos, velocidad, sonido, intervalos), incorporando efectos de animación más o menos llamativos a las diapositivas, ocultar diapositivas que no vayan a presentarse e incluso grabando una narración en la misma presentación. Muchas de estas posibilidades requieren un cierto conocimiento y habilidad para aplicarlas de forma adecuada, pero normalmente la mayoría son innecesarias para el tipo de comunicaciones que nosotros solemos (y quizá debamos) realizar.

El contendido de las diapositivas debe se visible, legible y fácil de entender. Debe evitar la distracción de los oyentes (y de nosotros mismos)

respecto al mensaje que queremos trasmitir. Debemos huir de diseños y de animaciones muy recargadas y estridentes. A veces, a expensas de presentaciones “espectaculares” uno se queda con la impresión de haber visto una especie de fuegos artificiales sin saber o retener el mensaje principal de la comunicación.

El texto y las imágenes deben resaltar bien respecto al fondo (comprobar que los colores no se ocultan o difuminan). Normalmente no hace falta estar cambiando los colores y tamaños predefinidos en programas como el PowerPoint, aunque si se tiene tiempo, conocimiento y gana pueden ayudar a personalizar nuestra presentación. Si queremos simplificar las cosas, podemos incluso utilizar plantillas en blanco con la letra en negro, que siempre es bien visible.

En las diapositivas de texto se debe procurar no sobrepasar las 10 líneas, que permiten un tamaño de letra de 28, con 46 caracteres por línea (si son 8 líneas pueden ser de tamaño 32 y 40 caracteres por línea, y si son