Planeación de empaque y despacho de mercancías

Con los eslabones de abastecimiento y producción ya programados con el modelo anterior, es más fácil ahora poder estimar el número de unidades que se despecharán al mes y cuánto costará dicha actividad.

8.3.5.1. Procedimiento de empaque y alistamiento de productos terminados La empresa empaca los productos terminados en cajas individuales a medida que se van terminando (después del último control de calidad) y posteriormente se empacan en cajas más grandes (con capacidad promedio de 220 unidades/caja) donde posteriormente son despachadas según el destino al cual se envía la mercancía. La planeación de necesidades de estos elementos ha sido determinada en el M.R.P.

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La empresa tiene presupuestados $53.355.000 para la compra de empaques y accesorios que se suelen comprar para las billeteras, por lo que es necesario comparar dicho presupuesto con el resultante en el M.R.P a partir de las necesidades establecidas de éstos. A continuación se muestra una tabla resumen donde se realiza la comparación, teniendo en cuenta que según los pronósticos las líneas Core tuvieron el 86% de participación en promedio durante el año:

Tabla 37: Resumen costo de empaques y accesorios

Unidades compradas Costo total empaques

Vélez 114,616.00 $ 17,650,864.00 Mario Hernández 348.00 $ 21,767,400.00 Classic 452.00 $ 5,140,172.25 Cajas grandes 367.00 $ 917,500.00 CORE 115,783.00 $ 45,475,936.25 Total 134,769.58 $ 52,933,269.15 Presupuestado $ 53,355,000.00 Diferencia $ 421,730.85 Fuente: El autor

Durante el año se pretenden gastar casi 53 millones de pesos en la compra de empaques y accesorios según lo establecido en el plan propuesto, valor que se encuentra cerca al presupuestado por Royal Leather S.A.S, generando un ahorro de casi $422.000 a la empresa por estos conceptos. Esto se puede convertir en un problema si la demande llegase a aumentar, por lo que afortunadamente el ahorro generado en la compra de materiales y en mano de obra le proporciona a la empresa cierta capacidad para poder responder a dichos cambios y así evitar la no entrega de pedidos por falta de empaques. Adicionalmente a los costos de compra de cajas y accesorios, la empresa debe pagarle al empleado que se encarga de empacar los productos terminados y separar los pedidos para su despacho. Su costo equivale al trabajo que realiza al mes por el factor prestacional (1,53), dando como resultado un costo de $994.500 al mes.

8.3.5.2. Procedimiento de despacho de pedidos

Como ya se ha mencionado antes, la empresa despacha los pedidos acorde al lugar en el que se encuentra el cliente, ya sea en la ciudad o fuera de ella, lo cual define cómo llevará a cabo el procedimiento respectivo.

Cuando la entrega es local, la empresa utiliza un vehículo particular para transportar la mercancía hasta el cliente, pero cuando es nacional la empresa recurre a TCC para que realice la entrega respectiva, limitando a Royal Leather S.A.S a pagar por el envío acorde al procedimiento de cobro de la transportadora.

Dado que Vélez es el cliente con mayor participación, todas las entregas para este cliente se realizan en Medellín (por lo cual se utilizará a TCC), lo cual hace que este sea el

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principal destino de entregas de la empresa. Mario Hernández, como ya se ha dicho con anterioridad, la empresa se limita a empacar los pedidos y a esperar a que el representante de la empresa llegue, revise el trabajo y se lo lleve para su planta, por lo cual el costo de transporte en esta actividad para la empresa es de $0 en esta línea. Las demás líneas de productos pueden o no despacharse fuera de la ciudad, pero por lo general la empresa suele realizar dichas entregas en los trimestres 2 y 4 (para el día del padre y navidad).

En el caso de Vélez, estimar los costos de transporte es más fácil que con otras líneas, por lo que se puede determinar el costo por envío de caja, dando el siguiente resultado, la caja promedio de un envío de Vélez pesa en promedio 18 Kg y TCC demora 1 día en hacer la entrega del pedido:

Tabla 38: Costo de envío por paquete de mercancía línea Vélez

Costeo despacho Vélez

Número de cajas 1

Peso real caja (Kg) 18

Largo caja (m) 0.95

Ancho caja (m) 0.54

Alto caja (m) 0.24

Volumen caja (m^3) 0.12

Factor equivalencia (Kg/m^3) 400

Peso volumen caja (Kg) 49.25

Mayor peso 49.25

Kilaje total 49.25

Tarifa Bogotá Medellín 452

Valor declarado $ 22,260.10

Flete de manejo $ 5,090.00

Costo total envío $ 27,350.10

Fuente: El autor

Como se puede apreciar en la tabla, Vélez gasta casi $30.000 por enviar una caja de 220 unidades hasta el cliente, por lo que debe ser cuidadoso al momento de evaluar estos costos, aunque debido a que ya llevan años usando los servicios de TCC y han cumplido con sus obligaciones, se puede decir que es un costo que la empresa puede manejar. Si se quiere considerar el costo de transporte por unidad de Vélez enviada a Medellín, el valor sería de $124,31, por lo que el costo de mano de obra por unidad podría incrementarse a casi $3.559.

Para el año 2013, se estima que los gastos que Royal Leather S.A.S debe pagar por despachos de mercancía de Vélez según el plan propuesto son los siguientes:

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Tabla 39: Costo de envío por paquete de mercancía línea Vélez

Gastos estimados de despacho Vélez

Mes # cajas a despachar Costo por envío

Enero 23 $ 517,102.03 Febrero 23 $ 517,102.03 Marzo 22 $ 494,812.11 Abril 18 $ 405,771.73 Mayo 19 $ 428,031.82 Junio 21 $ 472,552.02 Julio 23 $ 517,102.03 Agosto 25 $ 562,067.42 Septiembre 25 $ 562,067.42 Octubre 23 $ 517,102.03 Noviembre 20 $ 450,291.92 Diciembre 23 $ 517,102.03 TOTAL 265 $ 5,961,104.60 Fuente: El autor

El costo de despachos de la línea Vélez puede considerarse como, pues en todos los casos se transportan alrededor de 20 cajas y se pagan entre $450.000 y 550.000 con regularidad. El hecho de que los envíos sean constantes a lo largo del año le da a la empresa una sensación de control del proceso, lo que mejora su imagen ante los ojos del cliente. Partiendo de lo calculado, puede decirse que el costo por llevar una unidad de Vélez equivale a $102,25/unidad. El costo de transporte anual de la mercancía de Vélez es equivalente al 60% del presupuesto anual para transporte, por lo que se estima que los gastos de transporte para otras líneas de productos y destinos ronden los $300.000 por mes, siendo el consumo promedio mensual cercano a los $800.000 por todas las líneas. Con respecto a las demás líneas, Mario Hernández no necesita planeación en transporte y los despachos locales no suponen ningún costo significativo para la empresa. Los despachos nacionales de otros clientes pueden variar significativamente entre sí dada la gran cantidad de destinos posibles a los cuales se puede enviar la mercancía. Aun así, con la organización de los costos de transporte para la línea Vélez se logra controlar al menos el 60% de los despachos, lo cual resulta satisfactorio para la empresa.

9. EVALUACION DE MODELO PROPUESTO Y EVALUACION FINANCIERA