¿De qué valdría iniciar un largo viaje sólo para darnos cuenta al llegar a nuestro destino que no era allí donde queríamos llegar?
- José María Vicedo-
sted ha roto los obstáculos que le impiden muchas veces llegar a sus sueños más altos, ha descubierto que siempre hay que estar imaginando y abriendo nuevos panoramas para realizar hasta lo que parecía imposible, y en el capítulo anterior se ha dado cuenta de lo indispensable que es ser un hombre con un poder de decisión inquebrantable ante cualquier circuns- tancia.
Quizás ahora usted se pregunte, ¿qué voy a hacer con tantas ideas, sueños o proyectos tan magníficos en mi cabeza?
A lo mejor ya decidió por dónde mover sus fichas en este juego de la vida, ya escogió una alternativa o la opción que le pareció más conveniente para trabajar en este momento.
Y ahora, ¿qué sigue? Como le habíamos adelantado anteriormente, si todas esas ideas o decisiones que tome, no las lleva a la acción es como si, prácticamente, no exis- tieran.
Acaba usted de entrar a uno de los momentos de mayor importancia, en donde va a poner en práctica todas sus habilidades como gran administrador. Es el tiempo perfecto para empezar a planear; no para que todo quede en vagas ideas, castillos en el aire o sueños bonitos, sino para motivarnos tanto con nuestro plan o estrategia, que lleguemos a conquistar en la práctica el éxito definitivo que estamos buscando.
Planear es algo sencillo, divertido, ¡y tan antiguo en nuestra vida!
Desde que éramos unos niños nos la pasábamos “planeando” nuestras fantasías; desde nuestras fabulosas estrategias para hacer una travesura, hasta la manera de hacerlas para que nuestra mamá no se enojara.
Es algo tan común y tan simple, que a veces ni nos damos cuenta que poseemos ese don tan maravilloso de pensar y de formular tácticas para lograr lo que queremos. Vivimos a una velocidad tan vertiginosa, que muy pocas veces tenemos el tiempo necesario para hacer un alto y así poder “quitar la neblina” que nos tapa la visión sobre cómo trabajar en el futuro.
Porque no le estoy hablando del futuro del país, de su empresa, ni siquiera de su familia ¡Estoy hablando de SU VIDA, lo más valioso que posee! Por lo tanto, sus planes deben de ser igualmente de valiosos, importantes y majestuosos.
Empecemos por lo primero, ¿ha pensado alguna vez en los planes que tiene para el resto de su vida?
¿Cuántos de ellos ha cumplido, cuántos están en el proceso de cumplirse y cuántos ha pasado por alto?
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Si ni siquiera establece qué quiere hacer durante el trayecto que viva, sean 10, 20, ó 50 años más, es como salir de viaje sin un mapa: uno sabe que el destino es tal ciudad, pero no sabe cómo llegar a ella. Es como un barco sin timón, en donde los vientos y las corrientes del mar lo mueven para donde quieren. Con un poco de suerte, tal vez llegue a un puerto, pero quizá no sea el deseado por usted.
Por ello, establecer metas cuidadosamente, con una visión clara para el futuro y un plan bien concebido que describa los pasos a seguir ahora y en los años venideros, puede ser lo que marque no sólo nuestra calidad de vida, sino la del resto de las generaciones posteriores a noso- tros.
Sólo es cuestión de que utilicemos ciertos princi- pios modernos de administración personal, y estar atentos a los cambios que vayan surgiendo de las estrategias que vayamos empleando, para transformarlas, paso a paso, en acciones resistentes que vayan dejando huella en noso- tros y en los demás.
Antes de dar rienda suelta a sus ideas y planes, tie- ne que organizar lo más urgente y prioritario en este momento: USTED MISMO.
Si no tiene control sobre las cosas cotidianas que realiza día a día; si usted quisiera que el día fuera de 36 horas; si está más tiempo trabajando que con su familia; si no entrega los trabajos a tiempo, tiene que darse cuenta que todo se debe a una simple palabra, fácil de decir, pero difícil de manejar: TIEMPO.
Tanto la administración del tiempo como la de sus actividades diarias, siguen siendo pequeños planes que tiene que ir haciendo para llegar a las metas finales que se propone, a veces, hasta sin saberlo.
Hay oportunidades en las que queremos hacerlo todo a la vez, o lo dejamos a la buena de Dios, para que Él se encargue de nuestras responsabilidades.
Para que un hombre encuentre el tiempo que ne- cesita, tiene que darle a cada cosa su lugar y su tiempo.
Y esto se va a dar, primero, con el convencimiento y el compromiso serio de la persona, de saber que debe dar su máximo esfuerzo, de la manera más eficaz, con los mejores medios, en el menor tiempo posible.
Parece un sueño, ¿no? Pero es posible cuando la persona se divierte haciendo lo que hace, y tiene una estructura mental definida sobre lo que quiere lograr en cada actividad y el tiempo en que lo va a realizar, ¡no más, sino el necesario!
Comencemos, hablando del “campo de batalla”. “Dime cómo está tu lugar de trabajo y te diré cómo eres”, dicen por ahí.
Para algunos, su espacio es una oficina, el salón de clases, un consultorio, un hospital, su propia casa o hasta una carpa de circo. Cada uno tiene su propio “hábitat”. Pero es simpático cómo las personas que más se quejan de que no les alcanza el tiempo, que no pueden comple- tar el trabajo porque les faltó información, que viven per- diendo sus archivos más importantes, son los que tienen una verdadera “guerra mundial” en su lugar de trabajo: parece que acaba de pasar un huracán y que les volteó el escritorio, los libros y las papeletas.
No falta la persona que piensa que una mayor can- tidad de libros, papeles o lámparas color neón en su “há- bitat”, demuestran que está más ocupado que los demás. En verdad, sucede casi siempre lo contrario: las personas que tienen más “distractores” en su mesa de labores, son presas fáciles a estar perdiendo el tiempo y a dejar su trabajo para después o para “otro ratito”. En cambio, una
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persona que tiene su espacio cuidado, ordenado y que sabe dónde tiene cada cosa es, normalmente, una persona que se dedica exclusivamente a lo que tiene que hacer.
Es conveniente que estemos revisando constante- mente nuestro lugar de trabajo, quitando los papeles que estorban o que, inclusive, ya no nos interesan, y para eso es ideal tener algún archivero con separadores para ir poniendo el material en cada área.
Quitar todo tipo de atractivo visual extra que nos vaya a causar una distracción por tiempo prolongado, como los que tienen decenas de fotos de su familia; está bien evocarlos en ciertos momentos, pero muy proba- blemente pueden ser factores que nos estén recordando las situaciones que vivimos en la casa. Dejemos en casa lo de la casa y en el trabajo lo que es del trabajo.
También algo indispensable es hacer cada semana –o quince días– una revisión general de lo que tenemos en la oficina o lugar de labores. Ir rompiendo los papeles que hemos pasado y que sólo ocupan espacio: hacer eso y darnos cuenta lo que hemos ido avanzando en nuestro trabajo, suele ser una buena terapia.
Si trabajamos en una oficina y tenemos que recibir a más personas, hay que poner únicamente dos sillas ex- tras. Hacer el espacio agradable de más, se presta para que todos nuestros compañeros estén en ese lugar, plati- cando, y perdiendo muchas veces el tiempo vital para la empresa u organización. Cabe aclarar que es un lugar de trabajo; por lo tanto, evitemos estar comiendo en ese momento.
Uno de los instrumentos clave para lograr el éxito en nuestra planeación es, sin lugar a dudas, la agenda personal. No se trata de usar un brillante aparato con toda la tecnología del universo o los famosos papelitos con un clip. La idea es que, dependiendo de las necesidades de cada persona, ésta se adapte una agenda a su gusto y pre-
ferencia. En el mercado hay de todos tipos, tamaños y colores; sólo hay que cuidar que tenga un calendario para marcar nuestras fechas importantes, un directorio telefó- nico –aunque sería bueno tener uno por separado– y, sobre todo, una muy buena capacidad de texto en cada día, separado por horas, para ir anotando las sugerencias correspondientes a cada asunto.
Podemos reservar unos quince minutos en la noche para planear las actividades del día siguiente. Hay algu- nos eventos ya establecidos con anterioridad –o meses de anticipación– como fiestas, bodas, convenciones, congre- sos, vacaciones. Pero la mayoría de los compromisos van surgiendo con el paso de los días, es por eso que tenemos que “actualizarla” diariamente, para que no se nos pase ningún detalle y no tengamos pretexto alguno para no cumplir, ya que entre ellos se encuentran los famosos cumpleaños de nuestros amigos, familiares, compañeros de trabajo o contactos importantes. No hay mayor detalle de afecto para una persona que hacerle una llamada, mandarle una carta, un correo electrónico o un presente el día exacto de su cumpleaños. Con la agenda a la mano, podemos ir anotando los cumpleaños de cada uno de nuestros conocidos, para no pasar por alto esas fechas donde tenemos que estar presentes en la vida de los de- más.
No significa que las agendas sean sólo para anotar números telefónicos, cumpleaños o frases motivacionales. Además de que nos ayudan a mantener un gran orden en nuestra vida social, hacen que le demos un poco de res- peto e importancia a nuestras responsabilidades en los diferentes roles que jugamos en la sociedad. Sin este orden un poco ya más establecido a la hora de trabajar, nuestros resultados serían menos ágiles y efectivos.
Es imprescindible tener nuestra agenda siempre con nosotros, en los lugares donde vamos a llevar a cabo
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un trabajo o cita importante. Si hay algo que define a un hombre exitoso, es su capacidad de organización en el lugar donde se encuentre, tener “frescas” todas sus ideas y anotar las que quedarán pendientes; hay que tener mu- cho cuidado con quién y en dónde la manejamos, para no extraviarla ni perder ningún tipo de información valiosa.
Hay veces en las que vamos a tener que trabajar basados en prioridades, para poder hacer un uso efectivo y real del tiempo. No somos superhéroes; si no nos orga- nizamos, el tiempo parece hacerse más corto y, por más que queremos hacer decenas de actividades en un mismo día, sólo podemos cumplir con algunas de ellas.
Eso también forma parte de la decisión y de la pla- neación que tengamos a la hora de proponer nuestras labores en el día. Si hacemos una balanza mental y vamos poniendo las actividades, una por una, pesando su verda- dero valor, encontraremos que hay algunas que tienen más importancia para nosotros que otras. Lo interesante es hallar la clave correcta para saber cómo planear cada día, cada semana, cada mes, ¡nuestra vida!, con sus dife- rentes cambios, características y contratiempos que vayan surgiendo.
Para aprovechar mejor nuestro tiempo y hacer ren- dir nuestro día, hay diferentes formas para clasificar las actividades. Me quise centrar en la matriz de administra- ción del tiempo que define Stephen R. Covey en su obra “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva”.
Para esto, él propone que todas nuestras acciones las dividamos de esta forma:
• Extremadamente urgente o crisis
• Urgente Importante
• Previsión
La actividad extremadamente urgente es algo que debemos sacar de inmediato, de una forma u otra tene- mos que terminar con ello en el menor tiempo posible; normalmente, si no cumplimos con eso, puede traernos consecuencias muy desagradables. Por otro lado, lo ur- gente es algo que, a fin de cuentas, se tendrá que realizar. Contestar el teléfono, acudir a una cita de trabajo, pre- sentar un examen profesional o pagar los recibos a tiem- po, son ejemplos de cosas urgentes.
Las tareas importantes y de previsión son aquellas a las que tenemos que dedicar más tiempo y en las que es preferible centrarse. Son todos los trabajos de “mante- nimiento” o reparación, que en su día nos ahorrarán tiempo y esfuerzo.
Como tenemos diversas vertientes y distintos cen- tros de atención, es importante equilibrar las actividades y no descuidar áreas importantes como la salud, el creci- miento personal, las relaciones sociales y las familiares.
El área de “no importante” se refiere a todo aque- llo que engloba nuestros gustos, pasatiempos, descansos o diversión que, a pesar de que no le debemos de dar mucha prioridad en nuestro horario, no podemos de per- derlo de vista, porque es lo que nos crea un ambiente más tranquilo y relajado para el esfuerzo constante en áreas de mayor riesgo.
La planificación será más efectiva si se distribuye un cierto número de tareas a lo largo de la semana: de ahí la importancia de la agenda.
A partir de cada uno de los roles, se han creado unas actividades en consonancia con los principios perso- nales que tenemos.
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Rol: Padre, objetivo: transmitir amor a mis hijos. Aplicación en mi agenda: el jueves por la tarde llevaré a mis hijos al cine.
Rol: Dependiente, objetivo: aumentar mi clientela. Aplicación en mi agenda: voy a reformar el escaparate de la tienda.
Esto no significa que éstas sean las únicas activida- des semanales que se hagan dirigidas por nuestros prin- cipios, porque si el jueves por la tarde lleva a sus hijos al cine y el viernes se comportó mal con ellos, no llega a ninguna acción positiva. Lo importante es no perder de vista aquello realmente valioso en lo que creemos.
Entre las cosas más valiosas, además de nuestra administración personal del tiempo y el trabajo, se en- cuentra nuestro futuro. Muchos están en una búsqueda constante de adivinos o clarividentes que, en su mayoría, son charlatanes, para que les den pistas e ideas sobre cómo será el resto de su historia. Algunos se gastan fortu- nas en conocer esas respuestas que causan tanta intriga en la mente del hombre.
¿Seré millonario, exitoso, famoso? ¿Tendré al hom- bre o a la mujer de mis sueños? Pero es increíble ver có- mo un escaso porcentaje ha decidido planear el resto de su vida, invirtiendo sólo un poco de tiempo y esfuerzo mental.
También se aprende a planear, basándose en la ex- periencia de los mismos golpes que da la vida; o de la visión que tienen los otros, que ya han caminado antes que nosotros, sobre el trayecto que falta recorrer.
La planeación estratégica en los proyectos que ten- gamos, es parte de este aprendizaje que iremos viviendo, porque nos ayudará a lograr una mejor aplicación de los recursos humanos, financieros, espirituales y materiales.
Así como un arquitecto elabora una maqueta antes de construir un edificio –tomando en cuenta hasta el más mínimo detalle y siguiendo cada uno de los pasos con mucha precaución para tener una estructura final casi idéntica al modelo que quiere conseguir– debemos hacer lo mismo en cada uno de nuestros planes, que pueden variar desde cómo hacer para negociar la venta de nuestro automóvil, o cómo firmar un contrato multimillonario con una gran compañía, hasta cómo bajar de peso.
Para realizar cualquier plan se requiere seguir unos sencillos pasos que, así como en la toma de decisiones, sólo es cuestión de algo de práctica para que lo empece- mos a hacer de forma automática cada vez que tengamos que sacar estrategias para la solución de cualquier pro- blema.
Hay que recordar que, para que un plan sea válido, éste debe ser sencillo, sin mucho “rollo” o complicacio- nes que lo hagan más difícil de cumplir. Flexible, para poder hacerle los cambios convenientes, de acuerdo a las necesidades, al tiempo y, más que nada, a los resultados que vayamos obteniendo. Creíble, porque no podemos hacer un plan para imaginarnos cómo ser millonarios en un mes, si ni siquiera en estos momentos tenemos un trabajo estable.
El plan debe considerar los asuntos más importan- tes que se van a elaborar en determinado tiempo. Como sabemos, no se ejecutan solos; por lo tanto, hay que ver en qué áreas se va a dividir y si nos haremos responsables de cada una de ellas o vamos a poner a alguien más. Se establecerá un calendario y un programa para cada una de las actividades y se tendrán fechas exactas para juntas de evaluación, en caso de que lo hagamos en equipo y, si no, proponer una cita especial para detenernos a analizar cuánto estamos avanzando hacia la meta.
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En resumidas cuentas, aquí presento los pasos para realizar cualquier plan, con en el que –si le damos un buen seguimiento– tendremos mucho éxito.