Políticas: (Propuestas)

Administrativas

 La administración la ejerce el gerente propietario en calidad de representante legal de ―RECIPAZ‖, además está obligado a realizar todas las gestiones de funcionamiento y operatividad de la entidad.

 Toda persona que ingresare a laborar en ―RECIPAZ‖ deberá suscribir el Contrato individual de Trabajo correspondiente.

 El gerente propietario de la entidad es el único que dispone de las facultades para realizar contratos de trabajo por lo tanto si se celebrará algún contrato por personas no facultadas los mismos no tendrán validez y serán responsables absolutos, por lo que el empleador queda libre de cualquier responsabilidad.

 El personal de la entidad deberá contribuir al cumplimiento de la misión, visión y objetivos empresariales manteniendo un compromiso permanente.

 Forjar el desarrollo socioeconómico de la comunidad a través de la generación de empleo, y garantizar que las operaciones de la organización se encuentren

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enmarcadas dentro de las leyes y reglamentos vigentes aplicados hacia la prevención de problemas sociales, creando de esta manera una imagen pública favorable, fomentando conciencia ecológica en la población.

De Producción

 Las actividades a las que se dedica ―RECIPAZ‖ es la compra o recepción, transporte, clasificación, empacado, almacenaje y venta de desechos sólidos comunes no peligrosos (cartón, papel, plástico, pet, chatarra, aluminio, cobre y bronce).

 Brindar atención de calidad a nuestros clientes internos y externo y todo el personal que se encuentre vinculado con la operatividad de ―RECIPAZ‖.

 El horario de atención al público es de 8:00 am, a 18:00 pm

 La jornada laboral es de ocho horas diarias, con las siguientes características, ingreso 8:30 am, jornada que se extiende hasta las 13:00 pm, reingreso 14:30 pm hasta las 18:00 pm.

 El personal estará sujeto a control, al ingreso y salida de la jornada laboral.

 Durante la jornada el personal está sujeto a supervisión de cumplimiento de actividades, responsabilidades y cumplimiento de objetivos.

 Desarrollar estrategias comerciales que sean viables adaptadas a la realidad de la entidad, con la finalidad de ser competitivos en el mercado actual.

 Mantener precios justos de acuerdo al mercado en el cual opera, tomando en cuenta el margen de utilidad establecido.

 Desarrollar nuevos proyectos de ampliación de infraestructura, para brindar una mejor atención al cliente.

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 Realizar cada uno de los procesos (transporte, almacenamiento, empacado y almacenaje), de forma más efectiva y con el personal requerido.

 La forma de pago de salarios para el personal es; semanal, cumplidamente y en ningún caso puede ir contra lo establecido por la ley.

 El personal es responsable de mantener las áreas asignadas en completo orden y al terminar la jornada laboral deberán ser limpiadas completamente.

 Las herramientas de trabajo son de propiedad exclusiva de ―RECIPAZ‖ , por lo que el personal que causare daño alguno o pérdida por mal manejo, será responsable de la devolución del costo total.

 El personal debe asistir con un lapso de tiempo apropiado, con la finalidad de que empiece su jornada laboral con puntualidad.

Tecnológicas

 Innovar en tecnología, con la finalidad de realizar un control efectivo de las actividades de la organización.

 Mantener actualizado en tecnología debido a que evoluciona constantemente, para que pueda adaptarse con mayor facilidad al medio y además aprovechar los diferentes beneficios que este le brinda.

 La contraseña será responsabilidad únicamente del personal autorizado, designado en concordancia con el gerente propietario.

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4.2.3.1.6. Objetivos (Propuestos)

Administrativos

 A1. Mantener a ―RECIPAZ‖ en un nivel administrativo adecuado, a través de la

implantación de la normativa legal de la empresa, sobre la cual se desarrollarán las actividades.

 A2. Socializar a todo el personal que integra ―RECIPAZ‖, de manera que conozcan

sus derechos, obligaciones y sanciones a las que están sujetos.

 A3. Resguardar los bienes de la empresa.

 A4. Crear conciencia sobre el cuidado del medio ambiente a través de una cultura establecida en el reciclaje socializando sus ventajas ambientales y visualizando como una fuente de ingresos económicos.

 A5. Realizar una adecuada manipulación, clasificación y almacenaje de los desechos sólidos comunes no peligrosos.

 A6. Mejorar el control en los diferentes procesos, aprovechando adecuadamente los recursos empresariales.

 A7. Motivar al personal de la empresa de manera que realicen sus actividades con mayor eficiencia.

 A8. Satisfacer a nuestros clientes alcanzando los niveles de calidad requeridos.

 A9. Mejorar el posicionamiento en el mercado, incrementando cliente y proveedores.

De Producción

 P1. Brindar una atención de calidad, para mantener un nivel de satisfacción adecuada en nuestros clientes.

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 P2. Obtener los materiales de reciclaje a los mejores precios del mercado creando alianzas sólidas con proveedores potenciales.

 P3. Satisfacer las crecientes necesidades del mercado, mediante la recepción de los desechos sólidos comunes no peligrosos respetando los horarios establecidos.

 P4. Ofertar nuestros servicios y productos a los nichos de mercado estratégicos.

 P5. Posicionarse en el mercado mediante campañas publicitarias estratégicas.

 P6. Obtener un mayor rendimiento económico mediante una planificación adecuada.

 P7. Disponer de un espacio más adecuado para recepción, manipulación, clasificación y almacenaje de los desechos sólidos comunes no peligrosos.

Tecnológicos

 T1. Mantener un control adecuado de las diferentes actividades y registros de las mismas.

 T2. Innovar en tecnología no solo en el área de producción, sino además en el uso de un software para el área administrativa y financiera.

 T3. Realizar los registros de todas las actividades empresariales, pagos e informes económicos de manera más eficiente, y contribuya a reducir riesgos de fuga o mala manipulación de la información empresarial.

Estrategias (Propuestas)

Administrativas

 A1. Establecer la filosofía corporativa de la empresa, de acuerdo con su situación actual y los objetivos para los cuales fue creada.

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 A2. Dar a conocer a todo el personal la filosofía corporativa de la empresa debido a que son las bases sobre las cuales desarrollaran sus actividades laborales.

 A3. Mejorar la seguridad estructural de la empresa para evitar ser víctimas de la delincuencia que invade al país.

 A4. Participación en campañas sobre el cuidado del medio ambiente y la importancia de reciclar ya sea en convenio con empresas públicas y privadas.

 A5. Realizar capacitaciones que permitan a los integrantes de la organización ser más eficientes en sus actividades y además contribuyan al cuidado del medio ambiente.

 A6. Determinar responsables de áreas para que exista un mejor control en cada una de las actividades ya que de esta manera se operará de forma más eficiente.

 A7. Mantener un plan de incentivos económicos para todos los integrantes de la organización.

 A8. Brindar a nuestros clientes la seguridad de obtener un producto de calidad mediante una atención oportuna con personal capacitado.

 A9. Invertir en publicidad para atraer a proveedores y clientes potenciales.

De Producción

 P1. Mantener precios convenientes para nuestros proveedores y clientes además de brindar una atención personalizada y oportuna.

 P2. Crear alianzas más sólidas con proveedores que proporcionen productos (materiales de reciclaje), al precio más bajo posible manteniendo siempre los estándares de calidad de la empresa, para cumplir con los requerimientos de nuestros clientes.

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horarios establecidos, de una manera más eficiente y con personal capacitado manteniendo siempre el nivel de rentabilidad de la empresa.

 P4. Aprovechar el amplio mercado para brindar nuestros servicios y ofrecer productos de calidad especializados en la rama del reciclaje.

 P5. Idear nuevas formas de campañas publicitarias para poder competir con las empresas rivales y lograr reconocimiento por parte de nuestros clientes.

 P6. Mejorar las técnicas de mercadotecnia para, alcanzar a todos los niveles del amplio mercado.

 P7. Crear nuevas sucursales de manera, que contribuya a ser más eficientes en la atención al público, y se disponga de un espacio óptimo para los diferentes procesos del producto.

Tecnológicas

 T1. Aprovechar la tecnología disponible para mejorar el registro de información y el control de la misma, además determinar responsables de cada área.

 T2. Invertir en tecnología de manera que contribuya al mejor registro, control de documentos, planificación de actividades y establecerse como una entidad con poder en el mercado.

 T3. Adquirir un sistema informático acorde a los requerimientos de la empresa, para que de tal manera se realicen sus registros económicos de manera más eficiente existiendo un autocontrol de los diferentes movimientos económicos propios de la operatividad de la empresa.

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4.2.4. Establecimiento de procesos

Marketing Gestión Estratégica Herramientas de control

Recepción Empacado_Enfardado

Proveedores

Clasificación Almacenaje

Entrega de pedido

Administración

Adquisición y

Comercialización Gestión Financiera

C

li

e

n

te

C

li

e

n

te

Modelo de control interno «COSO» Necesidad _{Satisfacción} Retroalimentación

FIGURA 13. Mapa de procesos de la empresa “RECIPAZ” (propuesto) Fuente: Investigación de campo ―RECIPAZ‖

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4.2.4.1. Procesos Estratégicos

4.2.4.1.1. ADMINISTRATIVO

Planeación

Procesos:

Diagnosticar los requerimientos de la empresa Revisa y Define los objetivos y políticas Determina y gestiona los recursos Aprueba las acciones.

Responsables:

Gerente

Organización

Procesos:

Define estructura organizacional Distribuir funciones

Coordinar actividades

Brindar la información relativa a todas las actividades. Responsables: Gerente Jefe de personal Jefe de comercialización Jefe de producción Dirección Procesos: Liderazgo Toma de decisiones Comunicar Gestionar Responsables: Gerente Jefe de personal Control Procesos:

Vigilar el cumplimiento de las políticas y los objetivos.

Controlar los procedimientos Complementar las instrucciones

Llevar los registros adecuados de control y vigilancia.

Medir resultados

Emprender acciones correctivas

Responsables:

Gerente

Jefe de personal

Jefe de comercialización Jefe de producción

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4.2.4.1.2. PRODUCTIVO Producto

Procesos:

Atender las necesidades particulares de cada cliente, con respecto al producto desechos sólidos comunes, con sus diversas características.

Cumplir las fechas de entrega de productos Cuidar y supervisar del producto en todas las fases desde su recepción hasta la venta del mismo.

Resolver rápidamente cualquier incidencia con respecto al producto dando inmediato conocimiento de la misma al cliente.

Responsables: Jefe de comercialización Agentes de ventas Jefe de producción Calidad Procesos:

Verificar clasificación adecuada de los desechos sólidos comunes según sus características. Supervisar empacado y enfardado de los diferentes productos (cartón, papel, pet, plástico, cobre, bronce, aluminio y chatarra)

Vigilar almacenaje de productos.

Responsables: Jefe de personal Jefe de producción Jefe de comercialización Compra Procesos:

Atención personalizada a los proveedores. Revisión del estado del material de reciclaje a comprar.

Pesaje y recepción de los diferentes productos. Verificación de precios de acuerdo a las características de los desechos sólidos comunes receptados.

Pago en efectivo de los desechos sólidos comunes no peligrosos receptados.

Transporte de los desechos sólidos comunes no peligrosos hacia las bodegas de la empresa, (cuando la recepción es a domicilio).

Responsables: Jefe de comercialización Agentes de compras Estibadores Clasificadores Jefe de personal Contador Procesamiento Procesos:

Recepción de desechos sólidos comunes no peligrosos.

Ubicación en las áreas determinadas para la respectiva clasificación.

Empacado y enfardado de los productos respectivamente.

Verificación y registro de peso de empaque. Almacenaje. Responsables: Jefe de comercialización Jefe de producción Estibadores Clasificadores Operarios de montacargas Ventas Proceso: Localizar clientes Recibir pedidos Cotizar Responsables: Jefe de comercialización Jefe de producción Operario de montacargas

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Facturar

Confirmar pagos

Ordenar despachos (cargar las pacas y/o mantas en los camiones de los clientes).

Estibadores Gerente Contador Inventario Procesos:

Registro semanal de compras.

Registro de pacas elaboradas diariamente (respectivamente).

Registro semanal de mantas (respectivamente). Control de almacenaje, mediante registros semanales.

Verificación de los registros con las existencias en bodega de almacenamiento (imprevistos). Registro y verificación de ventas.

Responsables: Jefe de comercialización Jefe de producción Empacadores y operarios de montacargas Gerente Recursos Humanos Procesos:

Definir perfil de puestos.

Documentar información de personal.

Seleccionar personal de acuerdo a las capacidades, y requerimientos de sus cargos. Distribuir el personal adecuadamente en todas las actividades que se desarrollan en la entidad. Si existen vacantes ubicar postulantes.

Realizar la selección y capacitación de personal.

Responsables:

Jefe de personal Gerente

Cadena de suministros

Procesos:

Determinación de requerimiento de suministros. Proformas previas a las adquisiciones

Investigación minuciosa de cambios de proveedores que implique calidad

Determinación de la propuesta más factible y conveniente. Adquisición. Responsables: Gerente Jefe de producción Jefe de comercialización Instalaciones Procesos:

Determinación de requerimientos respecto a las instalaciones de la empresa

Distribución adecuada de acuerdo a cada actividad que se desempeña en la entidad. Mantenimiento de las instalaciones.

Responsables: Gerente Jefe de producción Jefe de personal Jefe de comercialización Mantenimiento Procesos:

Chequeo continuos de; Equipos, Maquinaria y Vehículos.

Verificación de que las instalaciones se encuentren en buen estado y con todos los implementos necesarios y legales.

Responsables:

Gerente

Jefe de producción Jefe de comercialización

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4.2.4.1.3. TECNOLÓGICO

Infraestructura

Procesos:

Determinar requerimientos de la entidad Plan de inversión para la adquisición o arrendamiento de espacios físicos adecuados. Galpones adecuados para las diversas actividades. Responsables: Gerente Jefe de comercialización Jefe de producción Contador Equipos o maquinarias Procesos: Comprar Mantener Dar de baja Responsables: Gerente Jefe de comercialización Contador Sistemas informáticos Procesos:

Determinar requerimientos y capacidad de la empresa.

Comprar sistema adecuado. Dar mantenimiento permanente. Dar de baja. Responsables: Gerente Jefe de producción Jefe de comercialización Inteligencia de Negocios Procesos:

Control histórico de ventas Seguimiento clientes fijos Anuncios en internet Seguimiento de proveedores. Responsables: Gerente Jefe de comercialización Telecomunicaciones Procesos:

Llamadas telefónicas (clientes y proveedores) Fax (interés ventas, financiero, otros )

Internet (promoción, productividad, minimización de tiempos), marketing.

Responsables:

Jefe de comercialización Gerente

Seguridad

Procesos:

Seguir los reglamentos de seguridad No permitir accesos de extraños Mantener restricciones.

Responsables:

Gerente

Jefe de personal Contador. FIGURA 14. Distribución Estratégica de Procesos Fuente: Investigación de Campo

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In document Sistema de control interno para la empresa Recipaz de la ciudad de Ibarra (página 109-121)