Procedimiento

Mediante la aplicación de cuestionarios sobre la Gestión de Calidad y Control Interno, basados en los modelos de Gestión de Calidad ISO 9001-2000 y COSO ERM, se pudo determinar el estado actual de los diferentes procesos que se deben llevar a cabo dentro de la organización, además para la evaluación de los resultados obtenidos se aplicó la fórmula del nivel de confianza combinando con la técnica de la colorimetría, por lo que establece que el color verde tiene un nivel de confianza alto, un nivel de riesgo bajo representando así una zona de fortaleza dentro del cual se ubicarán los procesos que cumplan en sus mayoría con los requerimientos, el color amarillo representa un nivel de confianza y de riesgo moderado representado una zona de oportunidad dentro del cual estarán ubicados aquellos procesos que cumplen los requerimientos en un nivel aceptable o que existen de forma empírica, y el color rojo determina una zona crítica con un nivel de confianza bajo y un nivel de riesgo alto en el cual estarán ubicados procesos inexistentes o que no cumplen con los requerimientos mínimos.

4.2.6.1.2. Resultado

Ambiente interno, en este componente se puede evidenciar que existe una cultura de riesgos, sin embargo no está bien fortalecida, además no se encuentra establecida la filosofía corporativa por lo que no permite que exista una estructura organizativa adecuada.

Establecimiento de objetivos, en este punto se determinó que en ―RECIPAZ‖ existe un establecimiento de objetivos muy generalizado, lo que no contribuye en cierta forma al mejoramiento de la calidad de su organización ya que no mide los riesgos a los que se expone y como se debería operar conjuntamente todas las áreas.

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En la Identificación de Eventos, la empresa no cuenta con una metodología adecuada, que determine con certeza los acontecimientos de mayor o menor riesgo para la empresa, lo que provoca que se incurra en gastos innecesarios, ya que existen acontecimientos que podrían fortalecerse y establecerlos como estrategias.

La Evaluación de Riesgos de la empresa, se encuentra en una zona crítica debido a que los objetivos no se encuentran bien establecidos, no existe una fuente de datos y un canal de información para todas las áreas, lo que incrementa el riesgo al que los procesos de la organización están expuestos,

Respuesta a los Riesgos, no existen responsables de determinar las técnicas que se llevarán a cabo para evaluar los riesgos y sus posibles respuestas, las misma que pueden ser las de evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo pero en el caso de ―RECIPAZ‖ no se puede determinar cuál es la mejor respuesta, debido a que no existe la etapa preliminar que es la de evaluar los riesgos.

Las Actividades de Control en la empresa, se encuentran en un nivel muy débil, ya que los niveles jerárquicos no se encuentran definidos, por lo que tomando esto como referencia se puede evidenciar que no existe una fluidez de información adecuada, y además la inexistencia de filosofía corporativa no permite mantener un control adecuado de actividades y recursos. Información y Comunicación, se encuentran establecidos parámetros empíricos que en un nivel aceptable cumple con los requisitos de la distribución de información y comunicación dentro de la entidad, sin embargo si existe un evidente riesgo al no contar con un sistema informático que contribuya al resguardo de la información financiera y planeación operativa de la empresa.

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En ―RECIPAZ‖ La Supervisión de actividades y operatividad de la empresa, se encuentra bajo la responsabilidad de una sola persona que tiene que cumplir con el papel de jefe y responsable de las diferentes áreas, lo que no permite incrementar la efectividad en los procesos de la empresa ya que no existe un control adecuado de recursos. (Incurriendo de tal forma en la dualidad de funciones y pérdida de tiempo).

La empresa no cuenta con una gestión de calidad, ya que se administra empíricamente, la falta de conocimiento y preparación técnica por parte del Gerente no ha permitido establecer parámetros adecuados en la gestión operativa de la entidad. La responsabilidad de la dirección cumple con ciertos requerimientos que han permitido a ―RECIPAZ‖ mantenerse en el mercado, sin embargo es necesario establecer una planificación adecuada con objetivos y políticas estratégicos, que contribuyan al mejoramiento del ambiente laboral y calidad del producto.

La Gestión de Recursos se encuentra en un nivel de riesgo y confianza moderado, lo que determina que se encuentra en una zona de oportunidad, de manera que requiere ser fortalecida para que exista un buen funcionamiento dentro de los procesos que se llevan a cabo en la organización, para que de esta forma no existan desfalcos innecesarios de dinero y mala distribución de recursos.

La prestación del Servicio y comercialización del Producto es uno de los puntos más fuertes ya que en la empresa se encuentra establecida la ideología que el cliente es la prioridad, no obstante existen factores en los que hay que reforzar el control y la calidad como son los procesos a los cuales el producto inicial está sujeto.

Medición Análisis y Mejora, en este componente se determinó que el análisis y direccionamiento se encuentran en un nivel adecuado con respecto a la prestación del servicio, y atención del cliente, pero en cuanto a mejora continua como organización existen

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varias falencias que deberían corregirse y en ciertos casos implantar los debidos procesos para que el crecimiento socioeconómico se vea evidenciado desde sus integrantes.

En la evaluación general, la Gestión de Calidad se encuentra en un nivel de confianza del 60, 48 % y Control Interno 53, 74% estableciendo así un nivel de riesgo moderado y una zona de oportunidad, sin embargo hay que tomar muy en cuenta que en la evaluación individual, existen componentes que se encuentra en un nivel de riesgo muy alto, lo que indica que en ciertas áreas se debe eliminar procesos redundantes que solo hacen que la empresa incurra en gastos y costos innecesarios como es la dualidad de funciones, así también se debe fortalecer e implantar procesos, de una forma efectiva dando cumplimiento a los parámetros establecidos por los modelos; SGC 9001-2000 y COSO ERM, es importante tomar como punto de referencia las estrategias propuestas ya que se establecieron de acuerdo a los objetivos y metas empresariales.

―RECIPAZ‖ no cuenta con una estructura organizativa, no se encuentran definidos niveles jerárquicos lo que ocasiona que el ambiente laboral no sea el más conveniente, no existen responsables de área, no existe filosofía corporativa lo que no permite mantener un control adecuado en la administración de la empresa, además no existen planificaciones adecuadas sobre las que se lleven a cabo las diferentes actividades dentro de la organización, no cuenta con un sistema informático que cumpla con los requerimientos de la entidad en cuanto al resguardo de la información, la efectividad en las actividades financieras y el control de los recursos económicos, afectando a la calidad en la prestación del servicio y comercialización del producto, y consecuentemente a que el nivel de rentabilidad de la empresa, ya que se incurre en costos y gastos innecesarios. Por lo que es necesaria la implementación de un Sistema de Control Interno, que establezca estándares que contribuyan al mejoramiento de la rentabilidad empresarial de ―RECIPAZ‖.

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4.2.7. Análisis de Impactos

El análisis de impactos son los efectos positivos o negativos que puede generar la ejecución de la presente investigación, por lo que se realizará el análisis de los diferentes impactos que se producirán en la Empresa ―RECIPAZ‖. Para tal efecto y mejor entendimiento a continuación se explica la metodología a ser empleada.

TABLA 10.

Metodología para la determinación de Impacto.

NIVEL DE IMPACTO DETERMINANTES

-3 Impacto alto negativo

-2 Impacto medio negativo

-1 Impacto bajo negativo

0 No hay impacto

1 Impacto positivo

2 Impacto medio positivo

3 Impacto alto positivo

FÓRMULA

∑

Fuente: Investigación de Campo

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TABLA 11.

Evaluación de Impacto Administrativo

INDICADORES Negativo Nulo Positivo

-3 -2 -1 0 1 2 3

Gestión empresarial x

Estructura organizacional x

Ambiente laboral x

Efectividad en la gestión de recursos x

Establecimiento de objetivos x

Coordinación de actividades. x

Cumplimiento de leyes laborales x

Efectividad en el establecimiento de estrategias x

Establecimiento de niveles jerárquicos x

Establecimiento de técnicas de autocontrol. x

TOTAL 6 21

Fuente: Investigación de Campo empresa ―RECIPAZ‖ 4.2.7.1.1. Aplicación de la fórmula:

La aplicación de un sistema de control interno en la empresa ―RECIPAZ‖, tendría un nivel de impacto alto positivo, en el campo de la administración de la entidad, ya que contribuye a la efectivización de actividades basado en una estructura organizativa adecuada. Los niveles jerárquicos estarían bien definidos de manera que exista un control permanente en la operatividad y cumplimiento de funciones de los integrantes de la organización.

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4.2.7.2. Impacto Productivo

TABLA 12.

Evaluación de impacto Productivo

INDICADORES

-3 -2 -1 0 1 2 3

Utilización y distribución adecuada de recursos

x

Cumplimiento de metas empresariales x

Establecimiento de procesos estratégicos x

Determinación de responsables de áreas X

Rendimiento de empleados x

Coordinación de actividades operativas x

Satisfacción de clientes X

Atención a clientes y proveedores con niveles de calidad más elevados

x

Cumplimiento de niveles de producción establecidos con calidad requerida

x

Técnicas de comercialización X

TOTAL 6 21

Fuente: Investigación de Campo empresa ―RECIPAZ‖ 4.2.7.2.1. Aplicación de la fórmula

El impacto productivo que tendrá la ejecución de la investigación será, alto positivo debido a que aporta con parámetros que permiten realizar una adecuada distribución de recursos, reduciendo de tal manera los costos y gastos innecesarios en los que incurría la empresa, satisfaciendo las necesidades de los clientes, manteniendo el nivel de calidad establecido.

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4.2.7.3. Impacto Económico

TABLA 13.

Evaluación de Impacto Financiero

INDICADORES Negativo Nulo Positivo

-3 -2 -1 0 1 2 3

Decisiones empresariales idóneas x

Reducción de costos x

Integrantes de la entidad con mejores beneficios x

Nivel de ventas x

Mejoramiento de rentabilidad x

Optimización de recursos x

Mejoramiento del sistema de información x

Efectivización de actividades a través de la Inversión en tecnología x

Seguridad empresarial en todas las áreas x

Reducción del riesgo de pérdidas económicas x

TOTAL 4 24

Fuente: Investigación de Campo empresa ―RECIPAZ‖