4. CAPITULO III MANUAL DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD
4.4 PROCEDIMIENTO CERO
Definir el procedimiento base para la creación y edición de los documentos del SSIH. 2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos elaborados para el SSIH en la Hostal del Piamonte. 3. RESPONSABILIDADES
SOPORTE INTERNO
Asegurar que los documentos cumplan lo establecido en el presente procedimiento. PERSONAL DE LA HOSTAL DEL PIAMONTE
Cuando requiera elaborar una documentación perteneciente al SSIH, deberá cumplir con lo establecido en el presente procedimiento.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 TIPOS DE DOCUMENTOS
Los documentos del SSIH son Manuales, Procedimientos, Instructivos, Formularios, Matrices, Documentos Internos y Externos.
La estructura de los diferentes tipos de documentos está representada en la siguiente figura 01.
4.2 FORMATO PARA DOCUMENTOS Al formato se los divide en tres partes: 4.2.1 CABECERA
Cuadro establecido para registrar los datos de identificación del documento de acuerdo al siguiente detalle:
a. NOMBRE Y LOGOTIPO DE LA HOSTAL Se colocará en el margen superior izquierdo. b. SITIO DE APLICACIÓN
REVISADO POR:
APROBADO POR:
FECHA: FECHA: FECHA:
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HOSTAL DEL PIAMONTE
SISTEMA DE SEGURIDAD
INDUSTRIAL HOTELERA CLAUSULAS:
ISO 22000:2005 OHSAS 18001:2007 CÓDIGO: HP.S.A.P.00
PROCEDIMIENTO CERO
Figura 01
Identifica el lugar en donde se aplica el SSIH. c. NOMBRE DEL SISTEMA DE GESTIÓN
Indica el Sistema de Gestión al que pertenece el documento y las Normas ISO aplicables.
d. CLÁUSULAS
Indica las cláusulas de las Normas ISO que cumple el documento. e. CÓDIGO
Indica el código del documento que se está describiendo, el cual tiene el siguiente formato, HP-S-E-U-SS, en donde:
HPidentifica el sitio de aplicación del SSIH. Hostal del Piamonte.
S identifica al Sistema de Seguridad Industrial Hotelera.
A una sigla para identificar el área responsable de la aplicación del documento. POLÍTICA MANUAL DE GESTIÓN PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS FORMULARIOS, MATRICES, DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS
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HOSTAL DEL PIAMONTE
SISTEMA DE SEGURIDAD
INDUSTRIAL HOTELERA CLAUSULAS:
ISO 22000:2005 OHSAS 18001:2007 CÓDIGO: HP.S.A.P.00 PROCEDIMIENTO CERO Se utiliza: O Operaciones M Mantenimiento S Seguridad A Administrativo
U una sigla que identifica el tipo de documento. Se utiliza:
P Procedimiento
M Matriz
D Documento General (Política, Alcance, Manual, etc).
I Instructivo
F Formulario
SS dos cifras secuenciales que identifican el documento. f. NOMBRE DEL DOCUMENTO
Se registra el nombre del documento. 4.2.2 CONTENIDO DEL DOCUMENTO
1. OBJETO
Describe los que se pretende lograr con el documento, se deben usar los verbos en infinitivo.
2. ALCANCE
Identifica las áreas en las cuales se aplica el documento, determina claramente donde comienza y donde termina el mismo.
3. RESPONSABILIDADES
Establece las áreas y/o funcionarios responsables de la aplicación del documento.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
a. Indica en forma lógica y secuencial todas las actividades, operaciones, pasos, controles y registros necesarios para cumplir con el documento.
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HOSTAL DEL PIAMONTE
SISTEMA DE SEGURIDAD
INDUSTRIAL HOTELERA CLAUSULAS:
ISO 22000:2005 OHSAS 18001:2007 CÓDIGO: HP.S.A.P.00
PROCEDIMIENTO CERO
b. Describe las actividades que realiza cada responsable. c. Cuando sea aplicable debe constar, las responsabilidades de
terceros relacionados con el documento. 5. REFERENCIAS
Menciona los documentos con los cuales tiene relación o se ampara el documento, como: leyes, reglamentos, disposiciones legales y administrativas, acuerdos, ordenanzas, convenios que versen sobre el tema.
6. FORMULARIOS
Todos aquellos que en formatos adecuados se requieren para la ejecución del documento.
7. ANEXOS
Incluye información que es soporte del documento.
4.2.3 PARTE INFERIOR DE PRIMERA PÁGINA
Cuadro destinado para registrar a los responsables de la elaboración, revisión y aprobación del documento.
Se recomienda colocar este cuadro solamente en la primera hoja del documento.
a. ELABORA
Registra el nombre y la firma del funcionario que elabora el documento.
b. REVISA
Registra el nombre y la firma del funcionario que revisa el documento.
c. APRUEBA
Registra el nombre y la firma del funcionario que aprueba el documento.
d. FECHAS
Se registran las fechas de: elaboración revisión y aprobación del documento.
4.2.4 PIE DE PÁGINA
Se escribe el nombre del Sistema de Seguridad Industrial Hotelera y el número de página.
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HOSTAL DEL PIAMONTE
SISTEMA DE SEGURIDAD
INDUSTRIAL HOTELERA CLAUSULAS:
ISO 22000:2005 OHSAS 18001:2007 CÓDIGO: HP.S.A.P.00
PROCEDIMIENTO CERO
4.3 FORMATO PARA LA PRESENTACIÓN 1. Tipo y tamaño de papel
Bond blanco de 75 gramos, INEN A4 2. Espacio entre líneas
1.5
3. Márgenes de las páginas
Superior 3cm, Inferior 3cm, Derecho 3cm, Izquierdo 3cm con excepciones especiales.
4. Numeración de páginas
Números arábigos en forma secuencial en el pie de página inferior derecha.
5. Cabecera de página
De acuerdo a lo indicado en el numeral 4.2.1. Letra mayúscula, en negrilla, Arial 12.
6. Cuadro de firmas de responsabilidad
Debe ir en la parte inferior de la primera página de cada documento con letra Arial 9 y en negrillas.
7. Pie de página Letra cursiva Arial 9. 8. Títulos y subtítulos
Con mayúsculas, letra Arial 11. 9. Cuerpo del documento
Los cuadros y tablas que se incluyen en cualquier documento, tendrán tipo de letra Arial con tamaño y espacios ajustables al contenido.
10. Contenido del documento Tipo de letra Arial 11 11. Impresión
En el anverso de la hoja de papel bond. 4.4 OTROS DOCUMENTOS
4.4.1 Los documentos externos tienen su propia identificación.
4.4.2 Documentos internos como memorias, bitácoras y otros
circunstanciales no están obligados a cumplir necesariamente con el formato establecido en el presente procedimiento.
5. REFERENCIAS No aplica.
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HOSTAL DEL PIAMONTE
SISTEMA DE SEGURIDAD
INDUSTRIAL HOTELERA CLAUSULAS:
ISO 22000:2005 OHSAS 18001:2007 CÓDIGO: HP.S.A.P.00 PROCEDIMIENTO CERO 6. FORMULARIOS No aplica. 7. ANEXOS No aplica.
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SISTEMA DE SEGURIDAD
INDUSTRIAL HOTELERA CLAUSULAS:
ISO 22000:2005 OHSAS 18001:2007 CÓDIGO: HP.S.A.D.04
4.5 GLOSARIO DE TÉRMINOS DEL SISTEMA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL