CAPITULO II. MARCO METODOLÓGICO
2.3. Propuesta Modelo procesos administrativos para mejorar la comunicación
Para el presente modelo como se describió en la valoración crítica de los conceptos se ha tomado referencias del Modelo de Münch y el Autor Castro una defiende el diseño del proceso administrativo original el cual contiene la planificación, la organización, la dirección y el control, y por su parte el autor Castro manifiesta los tipos de comunicaciones y la forma de implementa, a continuación, el esquema de los principales temas de la propuesta:
Ilustración 10. Esquema de contenidos
Elaborado por: Jazmín Llumitaxi
PLANIFICACIÓN Introducción:
El modelo se realizará en la hacienda VENUS que, dedicada al cultivo y exportación de banano, arroz, cacao, etc., es una empresa que tiene anomalías en la parte administrativa, ya que no tienen un control correcto tanto de los trabajadores como de la hacienda, el personal a veces no asiste todos los días a cumplir sus tareas de trabajo.
Algunos de los problemas principales por los cuales se aqueja la hacienda es que los empleados no tienen bien definida sus funciones, principalmente con el personal de empaque y en fundadores ellos no saben cómo se debe realizar el proceso, esto se debe a que ellos no están capacitados y da como resultado a la pérdida de tiempo al momento de empacar el Banano, cacao, maíz y arroz para ser trasladado.
En la Hacienda Venus el administrador no da reportes diarios de las situaciones que se dan durante el día, no cumplen con sus actividades laborables, los jefes de línea no tienen establecidas sus funciones de trabajo lo que crea problemas al momento de comunicar al dueño.
No cuentan con una secretaria que lleve el control de asistencia del personal que labora y ayude a la organización de los reportes que se realizan diariamente, así como también el pago semanal a los trabajadores. Existe la falta de comunicación entre trabajadores y administrador esto hace que tengan falencias al realizar sus trabajos.
Misión:
Consolidar una red de comercialización internacional de banano, arroz, cacao, etc., promoviendo el desarrollo económico y tecnológico de los productores, el mejoramiento continuo de los procesos y la motivación de los colaboradores, para lograr la más alta productividad sin descuidar el desarrollo de sus habitantes y la conservación del medio ambiente.
Ser la hacienda líder de la provincia de Los Ríos en la comercialización y producción de banano, arroz, cacao, etc., y poder posicionar nuestro producto en los mercados más competitivos del planeta en los próximos años.
Valores:
Honestidad, lealtad, transparencia y profesionalidad.
Crear y mantener una reputación basada en integridad y confiabilidad.
Comercializar el banano a través de canales justos de negociación.
Comunicar eficazmente la información solicitada por los miembros de la hacienda.
Buen ambiente organizacional en la hacienda Venus.
Objetivos:
Entregar un producto de calidad a nuestros clientes con las más estrictas normas éticas en la producción INEN, esto es con calidad certificada.
Preservar el ecosistema y medio ambiente en nuestras fincas productoras y sus zonas de influencia.
Establecer relaciones de largo plazo con importadores, representantes, distribuidores o clientes potenciales para exportar directamente el producto al mundo entero.
Mejorar el sistema comunicacional de la Hacienda Venus con el fin de mejorar los procesos.
Definir los perfiles y funciones de los miembros de la hacienda Venus.
ORGANIZACIÓN Estructura orgánica:
Para la realización de la estructura organizacional se ha seleccionado un organigrama de tipo jerárquico lineal porque esta forma de organización se conoce también como simple y se caracteriza por que es utilizada por pequeñas empresas que se dedican a generar uno o pocos productos en un campo
específico del mercado. Es frecuente que en las empresas que utilizan este tipo de organización, el dueño y el gerente son uno y el mismo.
Debido a su forma, ésta es rápida, flexible, de mantenimiento de bajo costo y su contabilidad es clara; además la relación entre superiores y subordinados es cercana y la toma de decisiones se hace ágil. De igual manera presenta desventajas como el hecho de la especialización. Se ha elaborado el siguiente organigrama:
Ilustración 11. Estructura organizacional hacienda Venus
Elaborado por: Jazmín Llumitaxi
Fuente: Investigación de campo
Comunicación:
Se considera a la comunicación como el fundamento de toda la relación humana que produce bienes inmuebles y sociales que une a los individuos entre si y permite la vida en comunidad. Que aplicado a una organización es el elemento más importante en la medida que se adecue correctamente, permite obtener resultados sinérgicos.
Objetivo:
La comunicación en la hacienda tiene como objetivos primordiales:
Transmitir información: En la hacienda Venus se debe permitir obtener una reacción del emisor, sea cual sea el mensaje. Acción directa, desde el emisor al receptor.
Transferir ideas: Pretende cambiar la conducta del recibidor en la hacienda Venus. Acción bidimensional, entre el emisor y el receptor.
Acordar o crear significados: Necesarios para constituir principios compartidos dentro de los trabajadores de la hacienda. Acción tridimensional, entre el emisor, el receptor y los conocimientos previos.
Dar y recibir retroalimentación: Aportar nuevas ideas, sobre qué o qué se puede cambiar. Enmarcados a mejorar el rendimiento de la comunicación.
Co-crear realidades: Par que el trabajador pueda influir en gran medida en las inteligencias del receptor. Mostrando el dominio del lenguaje.
Elementos:
Emisor: Es la persona que emite el mensaje, es quien inicia el acto comunicativo.
Codificación: es la forma de cristalizar la idea en palabras, gráficas u otros símbolos adecuados para dar a conocer el mensaje.
Canal: Medio físico intangible por el cual transita el mensaje.
Referente: Elementos extralingüísticos que acompañan el mensaje.
Ruido: Emisiones de sonidos que perturban, deterioran o dañan el mensaje.
Decodificación: Procede a "entender" el mensaje que ha recibido, es decir, lo descifra.
Receptor: es la persona que decodifica y recibe el mensaje.
Funciones:
Es el proceso comunicacional de los objetivos primordiales que tiene en forma implícita las funciones:
Función expresiva o emotiva: Atiende a los sentimientos del emisor, estados de ánimo y opiniones, que éste transmite de manera subjetiva.
Función referencial o representativa: Es la comunicación que se centra en el referente, que puede ser real o imaginario.
Función apelativa o conativa: Es reclamar una respuesta, lingüística o no del receptor.
Función poética o estética: La forma del mensaje se convierte en un objetivo de la comunicación.
Función metalingüística: El mensaje se centra en el código, es decir, se utiliza el lenguaje para hablar del lenguaje.
Fase de comunicación: Renovación:
1. Tiene claro el futuro deseado de la hacienda Venus. 2. Genera y promueve ideas nuevas dentro de la hacienda. 3. Ayuda a eliminar confusiones de los empleados.
4. Influye activamente en la resolución de situaciones. 5. Afianza los valores de la institución.
Estructuración:
1. Rompe los paradigmas para establecer nuevos retos.
3. Logra acuerdos que satisfacción en cada una de los trabajadores. 4. Adapta su conducta para afrontar los cambios del entorno.
5. Reconoce la importancia que tienen las personas para la Hacienda.
Creación futurista:
1. Encuentra opciones válidas y factibles.
2. Satisface las motivaciones extrínsecas e intrínsecas personales y grupales de la Hacienda.
3. Logra acuerdos de Win – Win.
4. Alinea metas y objetivos con la Hacienda Venus. 5. Diseña el futuro en forma colectiva e individual.
Reinvención:
1. Abre espacios para el mejorar continuamente. 2. Propiciar un ambiente de autodirección.
3. Buscar el beneficio común de los trabajadores. 4. Incrementa la eficiencia de los miembros. 5. Respalda un futuro amplio.
Conservación:
1. Estimula el desaprender y el aprender 2. Genera evaluación y retroalimentación. 3. Facilita acuerdos de cambio.
4. Alinea la conducta con las necesidades de la hacienda. 5. Participa activamente en la visión organizacional.
Perfiles y funciones:
Perfil:
Título de tercer nivel en áreas como administración de empresas, ingeniera comercial, contabilidad o economía.
Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de administración de bienes y recursos.
Edad de 25 a 40 años
Manejo en herramientas de office.
Líder capaz de controlar personal numeroso
Conocimientos en Haciendas
Conocimientos en exportación de banano, cacao, maíz, arroz, etc.
Capacidad de trabajo en equipo.
Sexo indistinto.
Estado civil indistinto.
Conocimientos contables.
Facilidad de movilizarse
Leyes, normas y reglamentos que rigen los procesos administrativos.
Hoja de cálculo.
Expresarse en forma oral y escrita de manera clara y precisa.
Organizar el trabajo en una unidad de administración.
Funciones:
Revisa y verifica los movimientos y registros contables, estados de cuentas, conciliaciones bancarias, cierres de cuentas y balances de comprobación.
Lleva registro y control administrativo del presupuesto asignado de la bananera.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Supervisa a todos los empleados y trabajadores de la bananera.
Asiste y participa en reuniones del comité de compras y otras, referentes al área de su competencia.
Conocer toda la oferta de la compañía para que, en el momento de conocer las necesidades del cliente, pueda ofrecer el producto que más se ajusta a sus necesidades.
Solicitar los documentos que avalen la necesidad del cliente
DEBE tener movilización propia. El plan celular lo proveerá el distribuidor, pero el equipo, Smartphone deberá ser propiedad de la ejecutiva.
Supervisar, controlar y dirigir los procesos de planeación financiera, con el fin de garantizar el cumplimiento de las metas financieras de la Compañía.
Cumplir con normas técnicas de Control Interno, Administración Financiera, Ley de Régimen Tributario
Valuar alternativas de desarrollo y crecimiento de la empresa, desde el punto de vista financiero.
Perfil:
Título de tercer nivel o cursando último año de estudio en áreas como administración de empresas, ingeniera comercial, contabilidad o economía.
Dos (2) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de administración de bienes y recursos.
Edad de 23 a 35 años
Manejo en herramientas de office.
Líder capaz de controlar personal numeroso.
Conocimientos en Haciendas.
Conocimientos en exportación de banano, maíz, arroz, cacao, etc.
Capacidad de trabajo en equipo.
Sexo indistinto.
Estado civil indistinto.
Facilidad de movilizarse
Expresarse en forma oral y escrita de manera clara y precisa.
Funciones:
Revisa y verifica los movimientos y registros contables, estados de cuentas, conciliaciones bancarias, cierres de cuentas y balances de comprobación.
Lleva registro y control administrativo del presupuesto asignado de la bananera.
Elabora y analiza cuadros relacionados con el movimiento y gastos administrativos.
Atender al público tanto en forma personal o telefónicamente y recibir a los visitantes proporcionando una adecuada atención, cuidando los aspectos de seguridad y cordialidad establecidos en la firma, entre otras tareas de recepción de la firma.
Asiste y participa en reuniones del comité de compras y otras, referentes al área de su competencia.
Conocer toda la oferta de la compañía para que, en el momento de conocer las necesidades del cliente, pueda ofrecer el producto que más se ajusta a sus necesidades.
Debe tener movilización propia. El plan celular lo proveerá el distribuidor, pero el equipo, Smartphone deberá ser propiedad de la ejecutiva.
Perfil:
Título de tercer nivel o cursando último año de estudio en áreas como, ingeniera comercial, contabilidad o economía.
Tres (3) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de contabilidad o economía.
Edad de 25 a 35 años
Manejo en herramientas de office.
Líder capaz de controlar personal numeroso.
Trabajo en Equipo
Innovación Continua
Actitud Positiva
Funciones:
Revisión y control de aplicaciones de pago en Cartera
Creación y Seguimiento de Clientes Nuevos
Generación de Notas de Crédito a Clientes
Elaboración de Solicitudes de Crédito
Elaboración de Acuerdos de Pago
Revisión y control de Cierres de Caja Diarios
Elaboración de Informes Mensuales
Pago a los trabajadores
Contabilizar facturas y registrar cuentas por cobrar.
Realizar cierres de los módulos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
Cuadrar cuentas transitorias de activos y pasivos. Dar soporte en las declaraciones de impuestos a la renta e IVA.
Perfil:
Título de Tercer Nivel en Administración, Economía, Derecho.
Experiencia mínima de 2 años en compras públicas.
Edad de 25 a 35 años
Manejo en herramientas de office.
Líder capaz de controlar personal numeroso.
Trabajo en Equipo
Funciones:
Coordina y ejecuta actividades y procesos para la oportuna entrega de directrices institucionales, así como también genera estudios técnicos e indicadores requeridos por la dirección administrativa actividades.
Coordina, organiza y supervisa la gestión técnica del portal de Compras Públicas.
Valida y sumilla en el ámbito de su competencia proyectos, informes técnicos y demás documentos del portal de Compras Públicas.
Coordina la implementación y aplicación de políticas, normas y demás directrices emitidas desde la Dirección.
Capacita y orienta en temas de su competencia, al equipo de trabajo de contrataciones
Desarrollo de planes de contratación pública, manejo de la normativa vigente y/o conexa.
Compras públicas, procesos de contratación, LOSNCP.
Perfil:
Título de tercer nivel en áreas como Procesos de producción, ingeniera comercial, contabilidad o economía.
Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de administración de bienes y recursos.
Edad de 25 a 40 años
Manejo en herramientas de office.
Líder capaz de controlar personal numeroso
Conocimientos en Haciendas.
Sexo indistinto.
Estado civil indistinto.
Sistemas operativos.
Manejo de personal y trabajo bajo presión.
Expresarse en forma oral y escrita de manera clara y precisa.
Realizar cálculos numéricos.
Funciones:
Supervisar a todos los trabajadores de la Hacienda Venus.
Controlar los procesos del Banano, cacao, maíz y arroz.
Vela por el correcto funcionamiento de maquinarias y equipos.
Es responsable de las existencias de materia prima, material de empaque y productos en proceso durante el desempeño de sus funciones.
Vela por la calidad de todos los productos
Emite informes, analiza resultados, genera reportes de producción que respalden la toma de decisiones.
Establece controles de seguridad y determina parámetros de funcionamiento de equipos y procesos que garanticen la producción y mantengan la seguridad del empleado.
Realizar el lavado del producto que genera la hacienda para evitar manchas
Controlar temperatura de almacenaje.
Controlar los cortes del banano, cacao, maíz y arroz de los trabajadores.
Perfil:
Título de tercer nivel en áreas como Procesos de calidad.
Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de calidad.
Edad de 25 a 40 años.
Manejo en herramientas de office.
Líder capaz de controlar personal numeroso
Conocimientos en procesos de calidad del banano, cacao, maíz y arroz.
Sexo indistinto.
Estado civil indistinto.
Facilidad de movilizarse
Funciones:
Supervisar los procesos de calidad.
Chequear la almendra, calibre y longitud de todos los racimos.
Para evitar maduros, baja o sobre calificación y dedos cortos.
Clasificar las manos del racimo de acuerdo a la longitud y calibre, Para obtener empaque uniforme, calibre y longitud deseada por mercados.
Coge la mano por el lado de la corona para revisar si tiene algún defecto como: estropeo, cicatrices, daños de insectos.
Perfil:
Título de tercer nivel en áreas como Procesos de calidad.
Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de calidad.
Edad de 25 a 40 años.
Manejo en herramientas de office.
Líder capaz de controlar personal numeroso
Conocimientos en procesos de calidad del Banano, cacao, maíz y arroz.
Capacidad de trabajo en equipo.
Sexo indistinto.
Control de Calidad
Estado civil indistinto.
Funciones:
Empaquetar los productos cuidadosamente teniendo en cuenta las instrucciones dependiendo la clase o tipo de embalaje.
Revisar los paquetes mientras este embalado y regresar los defectuosos.
Succionar el aire con mucho cuidado.
Colocar la etiqueta en el centro de los dedos y en forma alternada en los paquetes o manos. Según instrucciones.
Colocar la corona del paquete en la parte azul del fondo de la funda y el sello de Hacienda Venus en la parte exterior de este.
Pesar cuidadosamente cada caja, poner los paquetes en el sujetador de libras y ajustarlo cuando sea necesario.
Coger el paquete con la funda ya colocada darle dos y tres vueltas y proceder a sellarlos con la cinta.
Medir peso de cada caja para su envío.
Perfil:
Título técnico o a ver terminado el bachiller.
Tres (3) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área Banano, cacao, maíz y arroz.
Edad de 20 a 40 años.
Manejo de Banano, cacao, maíz y arroz.
Conocimientos en procesos de calidad del Banano, cacao, maíz y arroz.
Capacidad de trabajo en equipo.
Sexo Masculino.
Estado civil indistinto.
Funciones:
Verificar que la balanza se encuentre en perfecto funcionamiento al empezar el día de trabajo y varias veces durante el día, para esto se debe tener un comprobador de peso.
Aplicar con una bomba de mochila o cualquier otro tipo de bomba el fungicida a la corona
Colocar el pegamento lo mejor distribuido posible en el área a pegar.
Separar cajas con evidencia de estar rotas.
Recoger el Banano, cacao, maíz y arroz periódicamente y llevarlos a la planta para su empaquetado.
Lavar el Banano, cacao, maíz y arroz para el empaquetado.
Realizar los riegos a los Banano, cacao, maíz y arroz.
Colocarles las fundas a los Banano, cacao, maíz y arroz.
Perfil:
Título técnico o a ver terminado el bachiller.
Tres (3) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área Banano, cacao, maíz y arroz.
Edad de 20 a 40 años.
Líder capaz de trabajar en equipo y bajo presión.
Conocimientos en procesos de calidad del Banano, cacao, maíz y arroz.
Capacidad de trabajo en equipo.
Sexo Masculino.
Estado civil indistinto.
Funciones:
En la base de datos se debe devolver el promedio de lo seleccionado en manera moderada.
Cuenta el número de celdas que contienen números en una base de datos.
Extrae de una base de datos un único registro que cumple los criterios especificados.
Multiplica los valores de un campo concreto de registros en el sistema, pero deben cumplir los criterios especificados.
Computariza la desviación de los productos a partir de una prueba de entradas seleccionadas en el sistema.
Computariza datos de exportación de Banano, cacao, maíz y arroz.
Sumar todo los datos de la columna de todos los campos para posterior registrarlo en el sistema siempre y cuando cumpla con todos los requisitos según el manual.
Calcula la varianza a partir de la población total de entradas seleccionadas de la base de datos.
Perfil:
Título de tercer nivel de comercio exterior.
Tres (3) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de comercio exterior
Edad de 25 a 40 años.
Manejo de exportación del Banano, cacao, maíz y arroz.
Líder capaz de trabajar en equipo y bajo presión.
Conocimientos en procesos de exportación del Banano, cacao, maíz y arroz.
Capacidad de trabajo en equipo.
Sexo Indistinto.
Estado civil indistinto.
Facilidad de movilizarse.
Facilidad para hablar otros idiomas en especial el inglés.
Funciones:
Estudio de la clientela del exportador. El factor exportador estudia la solvencia y liquidez de los importadores, tanto antes de iniciar el factoring de los créditos, como durante la vida de los mismos, y siempre que el exportador efectúe ventas de forma periódica.
Administrará y contabilizará los créditos de cedente. El cedente traspasa la administración y gestión de los créditos cedidos.
Estudiará cualquier nuevo deudor, así como las posibles ampliaciones de los riesgos asumidos.
Efectuar la gestión de cobro de las facturas cedidas, efectuando el cobro con corrección comercial.
Si el deudor impago su deuda, deberá emprender, en su propio bien si esta sin recurso, o a favor del recurso, las acciones oportunas, judiciales o extrajudiciales, para el cobro final de la deuda.
Cualquier impago que se produzca irá en contra del importador tanto en su clasificación comercial, como en las operaciones que en el futuro pudieran existir entre el exportador y el importador
Comunicación permanente con proveedores extranjeros.
Perfil:
Título de tercer nivel en abogados de los tribunales de la República del