Proyecto Estratégico 10: Fortalecimiento Administrativo

Reorganizar el sistema de administración basado en sus principales elementos; organización, planeación, dirección y control que le permita a las ladrilleras una mejor inspección de todas las áreas

Justificación

Los dueños de las ladrilleras no aplican sistemas de administración definidos a sus empresas con las excusas de ser organizaciones pequeñas, esto los priva de beneficios que sólo son alcanzables cuando se trabaja a conciencia y tomando como base los cuatro elementos básicos de la administración: Planeación, Organización, Dirección y Control.

De ahí que la planeación, ayuda a desarrollar las ideas de los empresarios, la organización a dar orden lógico a las cosas, la dirección y el control a influir sobre el trabajo que realiza la gente, todo ello con un objetivo y base común. La administración representa una herramienta vital en todos los cambios de la vida moderna, aunque en muchas ocasiones suele pasarse por alto su importancia.

Descripción

El mejoramiento del sistema de administración de las ladrilleras comenzará con el desarrollo de los procesos de planeación, estableciendo las áreas de planeación e implementando herramientas para la toma de decisión.

Con respecto a la organización se definirán de una forma adecuada las tareas o actividades de la empresa y se iniciará la descripción de los cargos, teniendo en cuenta las habilidades, esfuerzo y responsabilidades del colaborador.

Un valioso activo de la empresa está constituido por las personas que la dirigen, por consiguiente cualquier aumento en la productividad de estos hombres se convierte en un beneficio para la empresa, esta es la esencia básica de la dirección la cual se aplicará de acuerdo con sus principales elementos: liderazgo, motivación y comunicación.

La función de control consistirá en la medición y corrección del rendimiento de los componentes de las ladrilleras, con el fin de que se alcancen los objetivos y planes ideados para su logro. El control tiene como fin señalar las debilidades y errores con el propósito de rectificarlos e impedir su repetición. Hay que especificar claramente que la función de control va muy aparejada

con la función de planeación ya que el control verifica la existencia de metas y planes.

Actividades

Para dar inicio al proceso de reorganizar el sistema de administración basado en sus principales elementos, se trabajará simultáneamente en estos elementos y en su orden lógico.

Para una pequeña empresa el proceso de planeación consiste en una secuencia lógica de pasos que se deben realizar:

- Establecer una o varias metas De acuerdo con sus necesidades o deseos.

- Definir la situación actual teniendo en cuenta de qué recursos dispone y a qué distancia se encuentre de sus metas.

- Identificar las ayudas y los obstáculos de las metas tanto en su ambiente interno como externo.

- Desarrollar un plan o los medios de acción para alcanzar las metas.

- Establecer el plan como una serie de actividades secuenciales o paralelas, indicando para cada una de ellas; tiempo de inicio y duración, responsable, equipo de trabajo y recursos necesarios.

- Indicar el sistema que evaluará y controlará el logro de los objetivos y resultados concretos planeados.

Para que se puedan alcanzar las metas de una pequeña empresa es preciso que se determinen las tareas, esto hace parte de la columna vertebral del proceso de la organización, la cual maneja un proceso de cinco pasos secuenciales y que se retroalimentan constantemente.

- Detallar el trabajo: El cual consiste en determinar los fines o propósitos de la empresa, el cómo va a lograr estos objetivos y los recursos físicos y el factor humano que va a requerir el empresario en cada una de sus actividades fundamentales.

- División del trabajo: Una vez planeado lo que se va ha realiza en la empresa, el empresario determina los cargos que deben existir para cumplir con los objetivos propuestos y que habilidades, responsabilidades y esfuerzos debe satisfacer el ocupante del puesto.

- Combinación de tareas o departamentalización: Cuando una empresa crece y contrata más personas para llevar a cabo diversas actividades se hace necesario agrupar a los empleados cuyas tareas estén relacionadas, para lo que la empresa debe estar preparada.

- Coordinación del trabajo: Cuando todos los empleados conocen lo que aporta su trabajo a la pequeña empresa y se enlazan todos los trabajos para que cada empleado sepa todo lo que los demás hacen, saben lo importante que es su trabajo, no se retrasan en hacerlo, lo hacen bien, a esto se le llama coordinación.

- Seguimiento y reorganización: Como organizar es un proceso continuo es necesario hacer periódicamente una evaluación de los pasos anteriores. La dirección es el tercer elemento que conforma el proceso de la reorganización administrativa, el cual presenta como tareas principales el determinar los rasgos característicos de las personas que dirigen a la empresa a saber, liderazgo, comunicación y motivación.

En cuanto al liderazgo se deben tener en cuenta las características que deben poseer los líderes, se encuentran algunas que pueden ser medibles como confianza en sus trabajadores, seguridad en si mismos y valores humanos, responsabilidad, dependencia, conocimientos y experiencia.

La motivación se podrá evaluar identificando las necesidades fisiológicas, de seguridad, pertenencia social, de estatus y de autorealización.

Para ser más eficaz la comunicación las ladrilleras utilizarán las siguientes técnicas: Retroalimentación, uso de comunicación cara a cara, lenguaje simple, uso correcto de la redundancia y comunicación de apoyo, las cuales se desarrollarán mediante una comunicación horizontal que servirá para coordinar las actividades de las diferentes áreas que integran la empresa. El control es un proceso que se debe llevar a cabo de manera precisa y adecuada, los pasos del mismo conforman una secuencia lógica y fácil de entender.

- Establecer estándares o patrones; es decir identificar lo realizado de tal manera que no sólo se mida sino que también se evalúe lo medido, enfocándose en todas las áreas de la empresa.

- Aplicación de estándares y patrones, es la aplicación de las técnicas adecuadas para ejercer el control, de acuerdo con las normas establecida según la situación específica del trabajo que se realiza o se va a realizar.

- Comparación de estándar y lo real, en este paso se compara el funcionamiento actual de las actividades a controlar, con el patrón o estándar previamente establecido.

- Utilización de una medida efectiva, esta etapa es crucial para el proceso de control ya que los esfuerzos están encaminados a que los resultados correspondan a los estándares.

Requerimientos

Humanos: Todo el personal de las ladrilleras debe estar comprometido con esta estrategia, el dueño debe estar liderando la ejecución y cumplimiento de las actividades.

Técnico; insumos y dotación de papelería, elaboración de registros y formatos especiales.

Financieros: El costo en que se incurra dependerá a la hora de ejecución de la estrategia, dependiendo del manejo que se le de a cada actividad.

Indicadores

Cuadro 21. Indicadores y metas del proyecto de fortalecimiento administrativo.

Indicador Meta

Incremento porcentual de las personas contratadas = (Número de personas contratadas en trimestre 2 – número de personas contratadas en trimestre 1) * 100

Incremento del 10% en un año.

Incremento porcentual de cargos creados = (Número de cargos en trimestre 2 – número de cargos en trimestre 1) * 100

Incremento del 10% en un año.

Planes operativos anuales Un plan operativo por cada ladrillera en un año.

Estos índices permitirán establecer si los empresarios en las ladrilleras han dado un orden lógico a las funciones administrativas con miras en la consecución de los objetivos empresariales y el fortalecimiento empresarial.

7.6.11 Proyecto Estratégico 11: Asociaciones