REGISTRO ÚNICO DE PROVEEDORES

Como una breve reseña, no muchos años atrás, cuando cualquier ciudadano, quería vender bienes, realizar obras, o prestar servicios a cualquier entidad o institución del Estado, en primer lugar debía revisar a que régimen era aplicable la contratación; esto se sometía a la información específica que debía reunir, la cual era molesta para el oferente, por ser demasiado amplia, pero tenía su importancia y utilidad para confirmar su capacidad para contratar con el Estado.

A continuación algunos de los requisitos que solicitaban las entidades públicas: Certificado de la Contraloría General del Estado de no constar con Contratista Incumplido o Adjudicatario Fallido; Copia del Registro Único de Contribuyentes, Declaración Juramentada de no constar en las inhabilidades generales y particulares, constantes en los Arts. 55 y 56 de la Ley de Contratación Pública; certificado de no ser deudor moroso de la Agencia de Garantía de Depósitos, Banco Nacional de Fomento y la propia entidad; cédula de ciudadanía, papeleta de votación, certificado de la Central

•Inicia el proceso de contratación

•Utiliza las herramientas para seleccionar el proveedor

•Utiliza el criterio de los profesionales que lo integran para seleccionar la calidad del producto y demás

condiciones (precio, plazo, etc.)

•Finaliza el proceso: adjudica, cancela o declara desierto un proceso.

Entidad contratante

•Recibe una invitación por medio del portal a participar en el proceso

•Presenta una oferta formal •Si su oferta es satisfactoria, se le adjudica el contrato y lo suscribe •Ejecuta el contrato. Proveedor

•Administra el portal de compras públicas, en donde interactúan la Entidad contratante y el proveedor •En los casos en que no existe una

herramienta de interacción, la entidad contratante publica el proceso realizado por fuera del portal. En los casos que establece la LOSNCP o su reglamento. •El INCOP corrige o actualiza

información en el portal

únicamente si el error u omisión se produce por:

•Problemas de carácter general en el Sistema, o

•Caída, inestabilidad o dificultad de acceder al portal.

33 de Riesgos de no constar con créditos castigos con categoría E, en las instituciones del Estado; Registro del Comité de Consultoría, Certificado de la Asociación de Consultores Calificados, ACCE; Certificado del Colegio Profesional; Certificado a Afiliación a una de las cámaras de la producción; la póliza de seriedad de oferta; y, si se era persona jurídica, certificado de cumplimiento de obligaciones de la Superintendencia de Compañías, estatutos o constitución de la compañías, con sus reformas de ser el caso, nombramiento del representante legal debidamente inscrito en el Registro Mercantil, listado de socios y/o accionistas; se entiende el porqué era molestoso para el oferente todo este papeleo burocrático aparte de que existían de más requisitos, todo dependía de cada contratación.26

Pero previo a participar debía esperar la convocatoria o invitación, si el monto era superior a un concurso de ofertas o licitación, la correspondiente publicación en la prensa; y, si el monto era inferior, para participar en el concurso interno debía ser invitado, para lo cual era necesario previamente estar inscrito en el Registro de Proveedores o Contratistas, que cada entidad pública tenía para sus contrataciones, para lo cual debía estar anticipadamente registrado y haber presentado otros requisitos. Se puede comprender que al esperar la publicación en la prensa con la incertidumbre de cuándo y en donde se publicaría era otra tediosa espera y búsqueda. A lo antes dicho se suma más trámite y papeleos que además de ser una pérdida de tiempo era un gasto que muchas veces era en vano, ya que no se optimizaba el tiempo y el costo administrativo. A esto se debe destacar, que existen más de 3700 instituciones públicas, lo que produce un gran gasto administrativo a los particulares que querían participar en todas o gran parte de las contrataciones que realizan las entidades públicas.

Se destaca en la actualidad, con la Nueva Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública la creación del Registro Único de Proveedores, al cual se lo define en su artículo 6, numeral 29 de la mencionada ley, como: “Registro Único de Proveedores.- RUP: Es la Base de Datos de los proveedores de obras, bienes y servicios, incluidos los de consultoría, habilitados para participar en los procedimientos establecidos en esta Ley. Su administración está a cargo del Instituto

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Nacional de Contratación Pública y se lo requiere para poder contratar con las entidades contratantes.”27

Por lo que se entiende que es una base de datos única, para todo ciudadano, sea natural o jurídico, público o privado, que sirve para habilitar a quien quiera participar en las contrataciones que realizan las entidades o instituciones públicas para bienes, ejecución de obras o prestación de servicios, incluidos los de consultoría. Dando la oportunidad a todo ciudadano que quiera participar o contratar con el Estado a poder inscribirse y habilitarse en el RUP.

Ilustración 5

Fuente:http://www.compraspublicas.gob.ec/compraspublicas/index.php?option=com_co ntent&view=article&id=15&catid=4&Itemid=31

Este Registro, como su misma definición lo señala, es único (uno solo por entidad contratante) para todas las entidades; y, está a cargo del Instituto Nacional de Contratación Pública –INCOP–; facilitando para que cualquier persona pueda acceder al mismo para registrase a través de la página web: www.compraspublicas.gov.ec; pero para habilitarse debe presentar físicamente la siguiente documentación:

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SISTEMA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, 2009, Quito-Ecuador, pág. 215.

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Personas Naturales:

 Formulario impreso de registro en el RUP

 Copia de la cédula de ciudadanía; si es nacional; o, pasaporte y visa si es extranjero.

 Papeleta de votación

 Certificado de cumplimiento tributario emitido por el SRI.

 Copia de la declaración de Impuesto a la Renta del último ejercicio económico.

 Certificado de no ser deudor moroso de la AGD

 Certificado de cumplimiento de obligaciones patronales emitido por el IESS.

 Certificados de los clientes principales de los tres últimos años, con el detalle de las especificaciones técnicas de los bienes, obras o servicios suministrados.

Personas Jurídicas, domiciliadas en el país:



 Formulario impreso de registro en el RUP

 Copia notariada de la constitución de la empresa, estatutos, reformas, inscritas en el Registro Mercantil.

 Certificado de existencia legal y cumplimiento de obligaciones otorgado por la Superintendencia de Compañías o la entidad de control respectiva.

 Copia del nombramiento del representante legal, inscrito en el Registro Mercantil, o poder conferido a un mandatario en el Ecuador, debidamente certificado.

 Copia de la cédula de ciudadanía del representante legal; si es nacional; o, pasaporte y visa, si es extranjero.

 Certificado de no ser deudor moroso de la AGD

 Certificado de cumplimiento de obligaciones patronales emitido por el IESS.

 Certificado de la Contraloría General del Estado (este ya no porque ya se concilió la información en el Instituto Nacional de Contratación Pública).

 Certificado de cumplimiento tributario emitido por el SRI.

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 Certificados de los clientes principales de los tres últimos años, con el detalle de las especificaciones técnicas de los bienes, obras o servicios suministrados.

Personas Jurídicas, no domiciliadas en el país:

 Formulario impreso de registro en el RUP

 Documentos que acrediten su existencia legal en el país de origen, legalizados por el Consulado de Ecuador o Agente Diplomático acreditado. En el caso de haberlos otorgado en otro idioma, presentar los documentos legalmente traducidos al español. (Aquí se debe tomar en consideración, la Convención de La Haya, que dispone que si los documentos son reconocidos en un país signatario, estos pueden ser apostillados, sin necesidad de realizar el reconocimiento por parte del Cónsul).

 Estados financieros auditados del último ejercicio económico.

 Nombramiento de un apoderado o representante legal, inscrito en el Registro Mercantil del Ecuador, adjuntando copias de su cédula o pasaporte y papeleta de votación vigente, de ser ecuatoriano.

En caso de Asociación:

 Los asociados estar inscritos en el RUP, de forma individual.

 Formulario impreso de registro en el RUP.

 Presentación del proyecto de constitución de asociación con el porcentaje de participación.

Documentación complementaria dependiendo del bien, obra o servicio:

Proveedores de bienes:

 Declaración de disponibilidad de inventario de repuestos, de ser pertinente.

 Detalle de talleres de servicio postventa, por zona geográfica de ser pertinente.

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Proveedores de obras:

 Detalle de las instalaciones, equipos y maquinarias para ejecutar las obras.

 Detalle del personal técnico con el respaldo de su información académica y experiencia.

Proveedores de servicios:

 Detalle de las facilidades para realizar el servicio.

 Detalle del personal técnico con el respaldo de su información académica y experiencia.