2. Estar incorporada en el protocolo o registro público; y 3. Reunir las solemnidades legales.
- Protocolo: se formará insertando las escrituras en el orden numérico que les haya correspondido en el repertorio. Esas escrituras originales son las que constituyen la matriz de la escritura pública, en la cual aparece las firmas del notario y de las partes. - A continuación de las escrituras se agregarán los documentos protocolizados, también
conforme al orden numérico asignado en el repertorio.
- El notario deberá entregar al archivero judicial que corresponda, los protocolos a su cargo, que tengan más de un año desde la fecha de cierre, y los índices de escrituras públicas que tengan más de diez años.
- Solemnidades legales que deben observarse en el otorgamiento de la escritura pública.
1. Otorgada ante notario competente.
2. Firma de las partes: plazo fatal de 60 días siguientes a la fecha de anotación de la escritura en el repertorio. Si no se suscriben por las partes dentro de ese plazo la escritura no se considerará pública o auténtica.
3. Forma en que deben extenderse las escrituras públicas:
a. En idioma castellano y estilo claro y preciso. Podrán emplearse también palabras de otro idioma que sean
generalmente usadas o como término de una determinada ciencia o arte.
b. Pueden ser extendidas manuscritas, mecanografiadas o en otra forma que leyes especiales autoricen.
c. Deben indicar el lugar y fecha de su otorgamiento; la individualización del notario autorizante, el nombre de los comparecientes, con expresión de su nacionalidad, estado civil, profesión, domicilio y cédula de identidad, salvo en el caso de extranjeros y chilenos radicados en el extranjero, quienes podrán acreditar su identidad con el pasaporte o con el documento de identificación con que se les permitió su ingreso al país.
d. Las escrituras deben ser rubricadas y selladas por el Notario en todas sus fojas.
e. El notario deberá, salvar al final y antes de las firmas de los que les suscriben las adiciones, apostillas, entre renglonaduras, raspaduras o enmiendas u otra alteración en las escrituras originales. Si así no se hiciere se tendrán éstas por no escritas.
f. El notario debe dejar constancia en las escrituras del nombre del abogado redactor de la minuta en aquellas que sólo pueden ser extendidas en base a las minutas que éstos confeccionan.
g. El notario debe autorizar las escrituras una vez que estén completas y hayan sido firmadas por todos los comparecientes.
- Finalmente, el notario debe cumplir con diversas obligaciones para resguardar el pago de los impuestos, como el IVA, timbres y estampillas y de herencias.
i. Copias de escrituras públicas
- En las escrituras públicas nosotros debemos distinguir dos clases de documentos:
a) La escritura original que se llama matriz, que es aquella extendida manuscrita, mecanografiada o en otra forma que leyes especiales autoricen, suscrita por las partes y el notario e incorporada al protocolo de éste.
b) Las copias, que son aquellos documentos manuscritos, dactilográficos, impresos, fotocopiados, litografiados o fotograbadas, constitutivos de un testimonio fiel de la matriz u original y que llevan la fecha, firma y sello del funcionario autorizante.
- Personas que pueden otorgar las copias autorizadas de escrituras públicas o documentos protocolizados:
a. Notario autorizante de la matriz u original b. Subrogante o sucesor legal de éste
c. Archivero judicial a cuyo cargo esté el protocolo que contiene la matriz u original.
j. Las protocolizaciones
i. Hecho de agregar un documento al final del registro de un notario, a pedido de quien lo solicita.
ii. Formalidades:
1. Debe dejarse constancia de ella en el repertorio del día en que se presente el documento.
2. Debe agregarse el documento al final del protocolo, dejando constancia de la fecha en que se presenten, las indicaciones necesarias para individualizarlos, del número de páginas de que consta y de la identidad de la persona que pide su protocolización.
iii. Documentos que pueden protocolizarse
1. RG: todo documento puede protocolizarse.
2. Excepcionalmente, no pueden protocolizarse y ello no produce efecto, alguno, respecto de los documentos en que se consignen actos o contratos con causas u objeto ilícitos, salvo que lo pidan personas distintas de los otorgantes o beneficiarios de ellos.
iv. Protocolización de testamento
1. No se exige insertar en el protocolo todos los antecedentes completos como antes acontecía.
v. Ventajas que presenta la protocolización de documentos 1. Produce fecha cierta en el documento respecto de terceros. 2. Otorga carácter de instrumentos públicos a los actos
indicados en el art. 420 COT.
3. Sirve para conservar los documentos. k. Instrumentos privados autorizados ante notario
i. La autorización de firma estampada en un instrumento privado no lo transforma a éste en un instrumento público, sino que ella significa que se da fe que los otorgantes suscribieron el documento y se hicieron las declaraciones que en el instrumento se expresan. l. Libros que deben llevar los notarios
i. El Protocolo: Es aquel libro que se va formando con la inserción de las escrituras públicas y a continuación de éstas de los documentos protocolizados, en el orden numérico asignado en el repertorio. ii. Repertorio: Es aquel libro en el que el notario debe anotar las
escrituras públicas y documentos protocolizados, asignándoseles un número a cada uno de esos instrumentos por riguroso orden de presentación. La anotación de las escrituras públicas en el repertorio se hará el día en que sea firmado por el primero de los otorgantes y los documentos protocolizados el día de su entrega material al notario conjuntamente con el pedido o solicitud de protocolización.
iii. El Índice Público: Aparte del índice que va agregado o antepuesto en todo protocolo, el notario debe llevar dos libros índices; uno público y el otro privado.
iv. Índice privado: Es aquel libro en que se anotan los testamentos cerrados, con indicación del otorgante, lugar de su otorgamiento y del nombre y domicilio de sus testigos. Hoy deben informar del otorgamiento de los testamentos, al igual que los oficiales del RC, que hagan sus veces de tal, remitiéndolo al RC.
IX) Los Conservadores
a. Ministros de fe encargados de los registros conservatorios de bienes raíces, de comercio, de minas, de accionistas de sociedad propiamente mineras, de asociaciones de canalistas, de prenda agraria, de prenda industrial, de especial de prenda y demás que les encomienden las leyes. b. Habrá un conservador en cada comuna o agrupación de comunas que
constituye el territorio jurisdiccional de juzgado de letras. Habrá un registro conservatorio con asiento en la comuna de Santiago para el servicio del territorio jurisdiccional de la Corte de Apelaciones de Santiago, el que constituirá un solo oficio desempeñado por tres funcionarios.
c. A los conservadores se les aplicará todo lo que el COT establece respecto de los Notarios, en cuanto sea adaptable a aquellos.
d. Funciones: practicar las inscripciones que ordenan las leyes en sus respectivos registros y dar las copias y certificados que se les piden.
e. Los registros son los siguientes:
A- Registro de Bienes Raíces: Se compone de cuatro libros: El