Verificaciones administrativas 154 

Las verificaciones administrativas harán referencia a la totalidad de las solicitudes de reembolso presentadas por los beneficiarios. En cualquier caso, el documento de ”Orientaciones para los Estados miembros. Verificaciones de la gestión (Período de programación 2014-2020)” EGESIF_2014-0012_02 final, de 17/09/2015 indica que, aunque el Reglamento de Disposiciones Comunes exige la verificación del 100% de las solicitudes de pago presentadas por los beneficiarios, la verificación de cada elemento individual del gasto y de las pruebas de entrega incluidas en una solicitud, aunque deseable, no es práctica. Por consiguiente, la selección de los elementos del gasto que deben ser verificados puede ser realizada en base a una muestra de transacciones, seleccionada teniendo en cuenta los factores de riesgo (valor de los elementos, tipo de

beneficiario, experiencia previa) y complementada por una muestra aleatoria cuando se considere oportuno.

A pesar de esta circunstancia, las verificaciones administrativas se realizarán sobre el 100% de las declaraciones de gasto emitidas por los beneficiarios; de tal modo que quede garantizada la realidad de los pagos, la entrega o prestación del producto o servicio cofinanciado y su adecuación a las condiciones de aprobación de la ayuda, incluyendo toda la normativa que es de aplicación para el conjunto de las operaciones que vayan a ser certificadas en el marco del Programa Operativo FEDER de Ceuta 2014–2020 (legislación nacional y comunitaria aplicable, el programa operativo y las condiciones del apoyo a la operación).

La verificación administrativa se lleva a cabo en la sede de los organismos ejecutores, de tal modo que es cotejada la información suministrada en sus declaraciones de gasto, con toda aquella documentación justificativa (administrativa y financiera) que soporta la ejecución del 100% de los proyectos/operaciones.

Todo ello queda concretado en el Plan de Controles. Para dicho análisis, se tendrá en cuenta el estudio y adecuación de la tramitación a la normativa aplicable cuando ésta se produce mediante cualquier sistema o tipo de gestión (contratación, ayudas, encomiendas, convenios), así como el análisis de la observancia de la normativa aplicable en materia de elegibilidad, publicidad, medio ambiente, pista de auditoría, contabilidad, e igualdad de oportunidades.

Los resultados obtenidos en las comprobaciones efectuadas quedarán plasmados en el correspondiente Informe de Verificación Administrativa, en el cual se pondrá de manifiesto la cuantificación del gasto certificable, el no certificable y todas aquellas correcciones y/o subsanaciones que deban realizarse o aquellas acciones de seguimiento que deban ponerse en marcha.

Él Área de Verificación de PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. llevará a cabo la supervisión de todo el proceso de verificaciones administrativas y sobre el terreno realizado por la asistencia técnica externa e independiente.

PROCEDIMIENTO: VERIFICACIONES ADMINISTRATIVAS

Agentes implicados

 Beneficiario (Área de Control Interno. Área de Proyectos e Infraestructuras, Área de Administración y Contabilidad).

 Área de Desarrollo de Programas (para el caso de regímenes de ayuda).

 PROCESA Sociedad de Desarrollo de Ceuta, S.A. (Área de Verificación, Área de Certificación y Pagos)

 Asistencia técnica externa.

 Autoridad de Gestión (AG).

Entradas  Solicitud de reembolso. Salidas  Informe de verificación

administrativa. Procedimientos anteriores relacionados  Selección y aprobación de operaciones. Procedimientos posteriores

relacionados  Solicitud de reembolso y pago. Sistema de información  AG FONDOS 2020

Descripción del procedimiento

Nº Agente Actividad Descripción Documento relacionado

1 Área de Proyectos e Infraestructuras / Área de Desarrollo de Programas Ejecución de la operación

El Área de Proyectos e Infraestructuras ejecuta las operaciones aprobadas por el OI. El Área de Desarrollo de Programa se encargan de la tramitación y justificaciones de los regímenes de ayudas.

2

Área de Administración

y Contabilidad

Solicitud de reembolso El Área de Administración y Contabilidad realiza la solicitud de reembolso. Solicitud de reembolso 3 Área de Control Interno Valoración de la documentación presentada

El Área de Control Interno comprobarán la documentación presentada por los beneficiarios.

3A En caso de que sea correcta, se continua con el proceso, con la verificación de las _{operaciones. (4)}

3B En caso de que no sea correcta se solicita al beneficiario que proporcione la información

Nº Agente Actividad Descripción Documento relacionado 4 Asistencia técnica externa. Verificación de

operaciones. Se realizan las verificaciones administrativas sobre la totalidad (100%) del gasto.

Listas de verificación. Informe provisional de verificación. 5 Asistencia técnica externa Valoración de irregularidades.

Se examina si en las verificaciones efectuadas se han detectado irregularidades. 5A

En caso de no encontrarse irregularidades, se continua con el proceso de gestión de solicitudes de reembolso con la verificación sobre el terreno. Se incluye en el informe final que no se han identificado irregularidades. (8)

5B En caso de encontrarse irregularidades se notifica al Área de Control Interno del _{Beneficiario por si quiere hacer alegaciones. (6)}

6 Área de

Control Interno Alegaciones

El Área de Control Interno presentan alegaciones en relación a las irregularidades presentadas. 7 Asistencia técnica externa Valoración de las alegaciones

La asistencia técnica externa valora las alegaciones presentadas en relación a las irregularidades.

7A Si se considera que las alegaciones son correctas, no se realiza minoración de gastos y

se incorpora la información facilitada en el informe de verificación. (8)

7B

Si las alegaciones no se consideran adecuadas, se procederá a minorar la solicitud de reembolso, incorporando esta información en el informe de verificación administrativa. (8)

Además, se notifica al Área de Control Interno que debe realizar medidas correctoras. (10)

8 Asistencia

técnica externa

Informe de verificación administrativa

Se elabora el informe de verificación administrativa, donde se identifican las irregularidades detectadas, el carácter sistémico o no de las mismas y las alegaciones.

Informe final de verificaciones administrativas. 9 Área de Verificación / Área de Certificación y Pagos Aceptación o corrección del certificado de pagos

El Área de Verificación pone en conocimiento del Área de Certificación y Pagos para que proceda a la corrección del correspondiente certificado. Se registran las irregularidades detectadas en la aplicación FONDOS 2020.

FONDOS 2020 10 Asistencia técnica externa Existencia de irregularidades sistémicas.

Se valora si las irregularidades son de carácter sistémico.

10A Si son de carácter sistémico, se elabora un plan de acción. (11)

10B Si no son de carácter sistémico, el procedimiento continúa con el seguimiento de la

adopción de las medidas correctoras propuestas.

11 Área de

Verificación

Elaboración de un plan de acción

El Área de Verificación elabora un Plan de Acción para la corrección de irregularidades

Nº Agente Actividad Descripción Documento relacionado

12 Área de

Control Interno

Adopción de medidas correctoras.

El Área de Control Interno lleva a cabo las medidas correctoras oportunas. En caso de que sean de carácter sistémico, se seguirán las medidas establecidas en el Plan de Acción elaborado por el Área de Verificación.

13 Área de Verificación / Asistencia Técnica Externa Seguimiento de las medidas correctoras

El Área de Verificación y la Asistencia Técnica Externa realizarán un seguimiento de las medidas correctoras efectuadas por el Área de Control Interno. La Autoridad de Gestión realizará, asimismo, un seguimiento del Plan de Acción para asegurarse de que se adoptan las medidas correctoras adecuadas.

13A En caso de que se consideren adecuadas, los pagos y/o las operaciones se podrán

presentar en futuras solicitudes de reembolso y pagos.

13B En caso de que no se consideren adecuadas, se demandará al Área de Control Interno,