VICERRECTORÍA DE ASUNTOS ECONÓMICOS Y ADMINISTRATIVOS

I. Dirección de Presupuesto y Asuntos Financieros

Durante 2008 esta dirección fue reestructurada. El Departamento de Matrícula pasó a depender de la Dirección de Asuntos Económicos Estudiantiles y las labores que llevaba a cabo la Subdirección de Control de Gestión fueron absorbidas por la Subdirección de Presupuesto. Así, la Dirección quedó estructurada en dos áreas: Presupuesto y Finanzas.

1. Presupuesto

En 2008, la Dirección de Presupuesto administró el presupuesto operacional de fondos centrales de la universidad; los fondos de inversión, equipamiento computacional y gastos por una vez del presupuesto no operacional; los fondos de contrapartes de proyectos Mecesup ganados; y el presupuesto de la Rectoría y de la Prorrectoría. Además, realizó proyecciones a mediano plazo de la situación económica de la universidad y estudios requeridos por la Dirección Superior.

Asimismo, durante todo el año se continuó apoyando a las unidades académicas en la definición de las estrategias de financiamiento y costeo de sus planes estratégicos y en conjunto con la Vicerrectoría Académica, se participó en el Comité de Desarrollo Académico, instancia en la cual se definen los usos que se da al fondo de desarrollo académico.

También se confeccionaron los informes de gestión para los ministerios de Hacienda y de Educación y se realizó la publicación en prensa del presupuesto, según lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley Nº 18.591.

Finalmente, esta dirección coordinó el proceso de presupuestación anual de la universidad para el año 2009.

1.1. Presupuesto 2009

En diciembre de 2008 se efectuaron reuniones con aquellas unidades académicas que aún no tenían terminada su planificación estratégica a mediano plazo. Cada una presentó su presupuesto para el próximo período y, de acuerdo con él, formuló la solicitud presupuestaria correspondiente. Una vez finalizadas estas reuniones, el comité directivo del rector y la Dirección de Presupuesto elaboraron un proyecto presupuestario balanceado para el año 2009. Como todos los años, el proyecto que comprende el presupuesto de fondos centralizados, descentralizados y consolidado fue analizado por el comité económico asesor del Consejo Superior. Se espera su aprobación en enero de 2009.

La Dirección de Presupuesto preparó la información en la que se indicó a cada uno de los decanos y directores de unidades académicas y no académicas el presupuesto aprobado para su unidad, y coordinó con la Dirección de Finanzas la asignación de los recursos centrales mediante el sistema computacional financiero-contable. Se logró así que estos recursos sean asignados a las cuentas presupuestarias de las respectivas unidades dentro del mismo mes de enero.

1.2. Informes emitidos

En el año se realizó la publicación del presupuesto aprobado para el año 2008 en el diario La Nación, según lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley Nº 18.591.

Además, se elaboró el informe de gestión de la Pontificia Universidad Católica de Chile para los ministerios de Hacienda y de Educación, del primer y segundo semestre de 2007, de acuerdo con lo dispuesto por el Ministerio de Hacienda con fecha 13 de abril de 1987.

1.3. Control de gestión

Las actividades desarrolladas durante el año se orientaron a generar información de apoyo a la toma de decisiones, para una mejor gestión de los recursos económicos de la universidad. Destaca en este contexto el trabajo avanzado en la generación de un sistema de control de gestión con tecnología Data Warehouse, que permitirá a las unidades generar en cualquier momento informes financieros de sus actividades.

1.3.1. Sistema de control de gestión

Durante el año se trabajó principalmente en la cuadratura y pruebas de datos de los módulos de caja, estado de resultados y ventas.

Adicionalmente, se evaluó la compra de una nueva herramienta para un mejor despliegue gráfico de la información. Ya adquirida, está previsto implementarla en el transcurso del primer semestre de 2009.

1.3.2. Elaboración de informes

En 2008 se elaboró el informe de gestión de ejecución presupuestaria de fondos centrales para julio y diciembre. También se generaron informes de caja y estados de resultados, a solicitud de distintas unidades académicas y no académicas. Para esto se desarrollaron consultas directas a la base de datos para poder extraer la información y preparar los informes.

1.3.3. Evaluaciones económicas

En el período, se realizaron las evaluaciones económicas de los siguientes proyectos académicos:

- Evaluación de una carrera de pregrado. - Evaluación de seis nuevos magísteres. - Evaluación de cinco nuevos postítulos.

- Desarrollo de modelo de valoración del arrendamiento de salas. - Estudio y seguimiento de ajustes presupuestarios de Ingeniería. - Preinforme de seguimiento de evaluaciones económicas de postgrado. A ello se suma la evaluación de los siguientes proyectos no académicos:

- Seguimiento a la evaluación de proyecto de estacionamientos del campus San Joaquín y la generación de una herramienta de control de gastos y proyección de ingresos.

- Creación de un modelo para la evaluación económica de la operación de los estacionamientos de Lira (contempla la generación de informes mensuales de caja, estados de resultado y balance), además de la evaluación de opciones de financiamiento por parte de la Dirección de Patrimonio.

- Análisis y sensibilizaciones del impacto patrimonial en la universidad como consecuencia de la entrada en funcionamiento del College UC.

1.3.4. Control de saldos negativos

En junio de 2008 se revisó la situación de saldos negativos de caja de las distintas unidades de la universidad y se solicitó su regularización. Además, se profundizó en la situación de seis unidades que presentaban irregularidades históricas y se llegó a acuerdos con ellas.

2. Finanzas

El área financiera realiza sus operaciones bajo el concepto de ser un servidor de los diferentes estamentos de la universidad y busca optimizar la gestión y el uso de los recursos financieros, corporativos y departamentales. Para ello entrega a sus clientes servicios de información, tecnología y procesos financiero-contables de última generación.

En términos financieros generales, la universidad mantuvo una posición sólida frente a la crisis mundial, producto de haber mantenido en el tiempo una administración de sus recursos financieros con una alta base técnica y confiable y haber realizando sus operaciones financiero-contables en forma conservadora.

Respecto de la relación financiera con las facultades, unidades centrales y unidades de negocio, se ha entregado un fuerte apoyo en términos de fuentes de financiamiento y soporte en operaciones bancarias en el desarrollo de nuevos proyectos y también se mantuvo una visión financiera corporativa que diera apoyo interno a unidades de negocio para cubrir sus necesidades de caja. Se evita así que tengan que recurrir al mercado financiero externo y se disminuye el costo y riesgo financiero a nivel corporativo.

En lo referido a la información contable y tributaria requerida por los organismos o instituciones externas, se trabajó en mantener las bases de datos y la documentación a disposición de los organismos tradicionales de control externo, pero en especial la documentación y registros para los controles a que están siendo afectos los proyectos de investigación y desarrollo que han recibido fondos o recursos de terceros (gubernamentales y privados). Esto permite una oportuna respuesta a sus requerimientos. Asimismo, se otorgó soporte tecnológico a las unidades, con sistemas financiero-contables de última generación, los que permiten gestionar y controlar individualmente las operaciones financieras. Esta tecnología ha permitido disminuir costos administrativos y a su vez poder disponer las unidades de informes para la toma de decisiones ad hoc a la realidad financiera de cada una de ellas.

II. Dirección de Asuntos del Personal

1. Subdirección de Desarrollo de Personas

La Subdirección de Desarrollo de Personas focalizó sus actividades en la implementación del sistema de gestión de personas basada en competencias, donde la gestión de personas es un conjunto de acciones que permiten optimizar el rendimiento laboral en ambientes laborales satisfactorios y abiertos al aprendizaje.

En esta cuenta se describen las principales actividades realizadas durante el año 2008. Éstas se vinculan con la estructura de cargos las unidades, la gestión de clima laboral, el sistema de evaluación de desempeño, la selección de personas, las asesorías a personas y unidades, la capacitación basada en competencias y el programa de comunicaciones al personal.

1.1. Programa de comunicaciones al personal

Se realizaron diversas acciones tendientes a comunicar a las personas el sistema de gestión por competencias, sus posibilidades de desarrollo laboral y otros temas del trabajo en la universidad.

Éstas incluyeron la actualización del segundo nivel del web institucional; el desarrollo de un calendario con contenidos de los siete hábitos DAP, dirigido a administrativos y profesionales; la incorporación de información acerca de contratos, estructura de cargos y evaluación de desempeño histórica en Mi Portal UC, y la difusión de resultados de procesos masivos (clima laboral).

1.2. Programa desarrollo de jefaturas

De acuerdo con los objetivos estratégicos establecidos, el potenciamiento de las competencias de liderazgo en los jefes es una prioridad de esta subdirección. Durante el año 2008 se realizaron dos acciones en este eje.

La primera se relaciona con el reconocimiento a los mejores jefes. Se eligió a 13 jefaturas y 9 directivos de la universidad sobre la base del puntaje obtenido por ellos y por su unidad en la encuesta de clima laboral de 2007. El criterio también consideró el número de personas que supervisan, el porcentaje de supervisados que respondieron la encuesta y la evaluación de desempeño del jefe seleccionado. Se ofreció un desayuno de reconocimiento con el rector y el prorrector, y una premiación pública en el día del funcionario.

Además, en 2008 se diseñaron e implementaron dos talleres de los «7 hábitos» para jefaturas. Se utilizó una metodología práctica para revisar y reflexionar sobre la aplicación concreta de los «7 hábitos» en el rol de liderazgo en la UC. Los talleres tuvieron 40 participantes, con una duración total de 32 horas.

1.3. Evaluación del desempeño

Junto con la realización normal del proceso, en 2008 se incorporó al sistema de evaluación de desempeño una nueva manera de calcular puntajes y clasificar a las personas según sus resultados. Estas modificaciones permiten aumentar la comparabilidad entre estilos de evaluación diferentes en las unidades e identificar con mayor precisión las personas cuyo desempeño se destaca y aquellas en que se muestra deficitario, según lo requerido en sus cargos. Las modificaciones se incorporaron a los 75 informes que se enviaron a las unidades académicas y administrativas.

1.4. Evaluación de clima laboral

Durante 2008 se atendieron consultas de jefaturas y directivos y se realizaron asesorías grupales con el objeto de mejorar o mantener el clima laboral.

1.5. Capacitación del personal

En 2008, el Programa de Capacitación Interna estuvo orientado principalmente a profesionalizar la gestión y a potenciar el liderazgo de jefaturas y profesionales, a partir de la información obtenida de la encuesta de detección de necesidades de capacitación realizada entre enero y abril 2008. En cuanto a certificación de competencias laborales, se implementó el proceso de certificación en inglés TOEIC y TOEIC Bridge, para realizar la examinación en enero y entregar los resultados en marzo de 2009.

Los cuadros siguientes reflejan la actividad global de capacitación del personal académico y administrativo de la UC.

TABLA Nº 1