Informe de practica empresarial en TGL Colombia

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INFORME DE PRÁCTICA EMPRESARIAL EN TGL COLOMBIA

JOSE MCKALISTER VILLAMIL DUQUE

UNIVERSIDAD SANTO TOMAS

FACULTA DE NEGOCIOS INTERNACIONALES VILLAVICENCIO

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INFORME DE PRÁCTICA EMPRESARIAL EN TGL COLOMBIA

JOSE MCKALISTER VILLAMIL DUQUE

Trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de profesional en Negocios Internacionales

Asesor

ALFONSO CANÓNIGO GALVIS Profesional en Comercio Exterior

UNIVERSIDAD SANTO TOMAS

FACULTA DE NEGOCIOS INTERNACIONALES VILLAVICENCIO

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Autoridades Académicas

P. JOSÉ GABRIEL MESA ANGULO, O.P Rector General

P. EDUARDO GONZALES GIL, O.P Vicerrector Académico General

P. JOSÉ ARTURO RESTREPO RESTREPO Rector Sede Villavicencio

P. RODRIGO GARCIA JARA O.P Vicerrector Académico Sede Villavicencio

Adm. JULIETH ANDREA SIERRA TOBÓN Secretaria de División Sede Villavicencio

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Nota De Aceptación

_______________________________ _______________________________ _______________________________ _______________________________

_____________________________ JAVIER HUMBERTO TRILLOS CELIS Decano facultad de Negocios Internacionales

_____________________________ ALFONSO CANONIGO GALVIS

Director trabajo de grado

____________________________ MARTHA XIMENA SILVA MANRIQUE

Jurado

_____________________________ ALVARO JAVIER GÒMEZ SALCEDO

Jurado

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Dedicatoria

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Agradecimientos

Han sido muchas las experiencias vividas durante de la carrera, aprendí que todo lo bueno trae consigo recompensas, que en el esfuerzo se encuentra la victoria y en el transcurso a ella se forman las personas; agradezco a la vida que me permitió estudiar y mis padres Mario Villamil y magnolia Duque que hicieron posible en ella ese proceso de formación académica.

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Informe de Práctica Empresarial en TGL Colombia 7

TABLA DE CONTENIDO

Pag

TABLA DE ILUSTRACIONES ... 8

TABLA DE CUADROS ... 9

GLOSARIO ... 10

INTRODUCCIÓN ... 13

1. OBJETIVOS ... 14

1.1 Objetivo general ... 14

1.2 Objetivos específicos ... 14

2. TGL COLOMBIA LTDA ... 15

2.1 Organigrama empresarial. ... 15

2.2 Funciones por proceso ... 16

3. PRÁCTICAS PROFESIONALES EN TGL COLOMBIA ... 19

3.1 Proceso administrativo. ... 19

3.2 Proceso de gestión de carga general ... 20

3.2.1 Operativo uno ... 20

3.2.2 Operativo dos ... 21

3.2.3 Operativo tres ... 21

3.2.4 Líder operativo ... 22

3.3 Proceso comercial ... 22

3.4 Carga proyectos. ... 23

CONCLUSIONES ... 24

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Tabla de ilustraciones

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Tabla de cuadros

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Glosario

Agente de carga internacional: Es una empresa de servicios intermediaria encargada de suplir la falta de conocimiento en los procesos de exportación e importación entre el importador y el exportador.

Circular 170: Formulario de conocimiento del cliente para la Prevención y control al Lavado de Activos.

Prealerta: Es el informe al agente aduanero sobre la futura llegada de una mercancía en donde se adjunta la lista de empaque, factura comercial y la carta de transporte internacional o BL.

Agente aduanero: Es una persona altamente capacitada en el comercio exterior encargada de conocer la normatividad aduanera para realizar las operaciones.

Handling: Es el manejo que le dan las navieras o aerolíneas a la carga para poder ser transportada.

ETA: Tiempo estimado de llegada de la motonave o aeronave que lleva la mercancía.

ATA: Tiempo actual de llegada de la motonave o aeronave que lleva la mercancía.

ETD: Tiempo estimado de salida de la motonave o aeronave que lleva la mercancía.

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Resumen

Las prácticas profesionales es la oportunidad que tiene el estudiante de probar el conocimiento adquirido durante la carrera universitaria, además, es el espacio adecuado para desarrollar habilidades específicas que fortalezcan su desempeño y competitividad referente a las demás opciones; extiende las posibilidades y abre puertas a nuevas oportunidades.

Los estudiantes en busca de conocimiento dejan el salón de clase y se aventuran al campo laboral lo cual genera un crecimiento profesional por medio de la experiencia que en el transcurso a ella beneficia a las empresas con las tareas desarrolladas por el practicante, además, la universidad Santo Tomas le brinda al estudiante con su comité de opciones de grado y con su bolsa de empleo la oportunidad de encontrar la empresa adecuada en donde pueda realmente satisfacer su necesidad de aprendizaje, por ese motivo el día 11 de febrero del año 2019 el estudiante Jose Mckalister Villamil Duque inicia sus prácticas en TGL Colombia.

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Abstract

Internship is the opportunity that the students have to demonstrate their knowledge acquired from the university moreover it is the suitable please to improve their specific abilities and fortify its performance concering to the others options, increase the possibilities and open doors to new opportunities.

The students who are looking for knowledge leave the classroom and venture to work field to generate a professional grow through the experience, in that process the companies get a benefit from the students who are doing the internship by theirs work, moreover the Santo Tomas university with its Committee of the Graduate option and its employment exchange gives the possibility to find the appropriate company to the students where they can to satisfy its necessities of learnd. For that reason on February 11, 2019 the student Jose Mckalister Villamil Duque starts his internship in TGL Colombia.

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Introducción

La posibilidad de elegir una opción de grado dependiendo el nivel académico que ha tenido un estudiante a lo largo de su carrera le permite al estudiante tener la oportunidad de visionar lo que realmente quiere para graduarse de la forma más acorde a él.

El en caso del estudiante mencionado en el informe, se le presenta la oportunidad de realizar las prácticas profesionales en una agencia de carga internacional con la razón social de TGL Colombia en donde se desarrollan actividades logísticas acordes a la carrera y al énfasis escogido por el estudiante, una empresa intermediaria entre el exportador y el importador para suplir la falta de conocimiento en los procesos logísticos del comercio exterior en la cual el estudiante puede utilizar he incrementar el conocimiento que le fue transmitido por medio de la universidad.

El estudiante pasará por todos los procesos que maneja la empresa y los apoyara con su trabajo establecido por los lideres para comprender las operaciones que se manejan en cada proceso y entender como es el funcionamiento de la misma, con el fin de tener la oportunidad de demostrar sus competencias y ver el sector en el que mejor se desempeña.

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1. Objetivos

1.1 Objetivo general

 Cumplir con todos los requerimientos establecidos por los líderes de los procesos

poniendo en práctica los conocimientos aprendidos durante la carrera.

1.2 Objetivos específicos

 Finalizar las prácticas profesionales de forma satisfactoria.

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2. TGL Colombia Ltda

TGL Colombia Ltda es un agente de carga internacional coreano constituido en el año 2006 en Colombia, ofrece servicios logísticos en el área de transporte marítimo, aéreo, terrestre y manejo de proyectos especiales, es un intermediario entre el exportador y el importador que ayuda y verifica que todos los procesos sean llevados a cabo adecuadamente. TGL Colombia. (12 de Enero de 2007). Información general de la empresa.

2.1 Organigrama empresarial.

En el organigrama se encuentran el representante legal de la empresa, líder de los jefes operativos encargado de direccionar la empresa, también, recibe informes semanales de todas las operaciones realizadas, es la persona que controla y dirige las finanzas y el que toma las decisiones finales.

Adaptado de Jose Mckalister Villamil Duque.

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La empresa está dividida por procesos en donde el departamento contable se encuentra dentro del proceso administrativo y el proceso administrativo cuenta con un líder administrativo junto con su asistente, en el proceso contable hay un líder contable y dos auxiliares; en el proceso comercial inician y finalizan todas las negociaciones que se realizan y cuenta con un líder comercial y tres comerciales, el proceso de gestión de carga que se subdivide en carga general para carga de manejo fácil o clientes constantes y carga de proyectos especiales para carga sobredimensionada o de manejo especial; el proceso de carga general cuenta con un líder operativo, un Inhouse aduanero, un tramitador o mensajero y tres operativos, en carga proyectos se encuentran dos operativos liderados por el representante legal de la empresa, dentro del organigrama no se tiene en cuenta al practicante de la empresa pero, el pasa por todos los procesos aprendiendo sobre las actividades de la empresa.

2.2 Funciones por proceso

La labor de la empresa inicia en el proceso comercial debido a que son los encargados de contactar nuevos clientes y de hacer su respectivo seguimiento con una comunicación permanente por medio de correos electrónicos, llamadas semanales y visitas empresariales, comercial evalúa y analiza al cliente y en función a ello le solicita la documentación necesaria y su diligenciamiento como en el caso de la circular 170, también, son los encargados de realizar las respectivas cotizaciones y negociación de tarifas dependiendo de la necesidad del cliente, se encargan de entregar instrucciones al proceso de carga general una vez haya sido cerrado el negocio y de presentar los reportes requeridos al representante legal de la empresa.

Una vez hecha la entrega de instrucciones por parte del proceso comercial al proceso de gestión de carga se da inicio a la respectiva operación en donde es asignado el coordinador operativo competente a la operación.

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prealerta al agente aduanero, emiten el documento de transporte aéreo en caso de exportación y piden correcciones de los documentos de transporte marítimo (BL) en caso de ser requerido, realizan certificaciones de fletes y aseguran la mercancías, radican las facturas que llegan del puerto, naviera, administrador de contenedores, aduana, transporte, candado satelital y seguro en el departamento contable para que sean causadas.

Los operativos coordinan con las transportadoras el cargue y envió terrestre de las mercancías, verifican la información del transportador y las placas de los vehículos, realizan las carta de responsabilidad de la mercancía a la policía nacional y a la aerolínea, coordina la liberación de las guías aéreas en importaciones con el mensajero de la empresa y finalizan la operación con la facturación al cliente que es enviada a el proceso contable para ser verificada y finalmente hacen el reporte de la operación a la casa matriz con el software de la empresa.

En el proceso contable discriminan los gastos que son efectuados por terceros he implementan el cobro del IVA en las facturas entregadas por parte del departamento operativo, también, hacen el registro de las mismas en el software utilizado por la empresa para ese proceso.

Dentro del proceso contable se hacen los reajustes de cartera y las Conciliaciones de las cuentas, la elaboración de informes de ingresos y egresos, hacen las debidas causaciones de facturas de gastos, reciben facturas y las radican, hacen la elaboración de recibos de caja, se encargan de la revisión y elaboración de estados de cartera, analizan y concilian todos los anticipos, analizan la variación de los costos y también sugieren mecanismos de control de gastos, llevan a cabo el proceso de liquidación de nómina, dan solución a posibles dificultades presentadas en los demás procesos en el área contable y suministran oportunamente la información y soportes que sean requeridos por clientes o integrantes de la empresa.

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pagos de caja menor y resuelve los conflictos internos entre los empleados, hace la coordinación de los eventos empresariales, selecciona hojas de vida y realiza las debidas entrevistas, hace el reembolso y pago de caja menor, organiza los documentos administrativos, hace los pedidos de cafetería, las reservas de hoteles y la compra de tiquetes o transportes de los empleados.

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3. prácticas profesionales en Tgl Colombia

Las prácticas profesionales en TGL Colombia dieron inicio el día 11 de febrero del año 2019 en el momento de celebrarse un contrato de aceptación por parte de la empresa con el estudiante Jose Mckalister Villamil Duque en donde se estipulo que el tiempo de las practicas sería de seis meses de lunes a viernes de 7:30 am a 5:00 pm.

Adaptado por Jose Mckalister Villamil.

Cuadro 1. Tiempo de prácticas por proceso.

El primer mes se realizó en el proceso administrativo de la empresa, el segundo mes en el proceso operativo en el área de gestión de carga general de la empresa, el tercer mes en el proceso comercial y los tres meses restantes en el proceso de gestión de carga en el área de carga proyectos de la empresa.

3.1 Proceso administrativo.

Dentro del proceso administrativo se realizaron presentaciones al representante legal de la empresa en donde se explicaron los icoterms, tipos de contenedores y buques, además, se hizo la organización del archivo de todos los procesos de la empresa con su rotulación y marcación de AZ, se aprendió sobre la organización de las operaciones, COSI para procesos de importación marítima, COSE para procesos de exportación marítima, COAI para procesos de importación aérea y COAE para procesos de exportación aérea, también, se aprendió sobre las diferentes actividades que realiza el área administrativo como los pagos de caja menor y su reembolso. PROCESOS DE LA EMPRESA LIDER POR PROCESO DIVISION DEL PROCESO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEPARTAMENTO

CONTABLE CARGA GENERAL CARGA PROYECTOS FECHA DE

INICIO 11/02/2019 18/02/2019 11/03/2019 13/05/2019

9/08/2019 FECHA DE

FINALIZACION

12/04/2019

10/05/2019

15/02/2019 8/03/2019 11/04/2019

PROCESO COMERCIAL

PROCESO ADMINISTRATIVO PROCESO OPERATIVO

DEPARTAMENTO COMERCIAL

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3.2 Proceso de gestión de carga general

En el proceso de gestión carga general se acordó que el practicante iba a estar apoyando y aprendiendo los procesos que realiza cada operativo, por lo tanto, se dividió el mes de gestión de carga general en una semana por operativo.

3.2.1 Operativo uno

Con el primer operativo se aprendió sobre el manejo de la cuenta Hankook, el cual, es un cliente que realiza importaciones constantes de llantas para automóviles y camiones en gran volumen, dicha operación inicia con la realización del pre alerta al agente de aduana para que el inicie con el registro de la importación en la página de la DIAN en siglo XXL con el fin de enviar a el operativo el monto de dinero que se debe pagar de los impuestos generados por cada importación que se realiza para obtener la selectividad de la mercancía, además, con el registro de importación y con la documentación necesaria pide la emisión de los vistos buenos en la ventanilla única de comercio exterior exigidos por la subpartida arancelaria del producto

Una vez hecho el prealerta se hace se hace el Traking de la operación con las navieras utilizadas por Hankook con el fin de saber el tipo de motonave en la cual van a ser transportados los contenedores en los que va la mercancía y las fechas estimadas de salida y de llegada del buque las cuales son registradas en el cuadro de control de la operación, después de lo anterior, se realiza la radicación de las facturas que llegan a la empresa de la naviera, administrador de contenedores, aduana, transporte, seguro, candado satelital y de liberación con el fin de que sean causadas por el departamento contable, por último, se hace el registro de la operación con el software de la empresa en donde se reporta a la casa matriz las ganancias que ha tenido la empresa con la operación.

 El practicante ayudo a realizar las respectivas prealertas al agente aduanero, realizo el

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sin embargo, todas las actividades realizadas por el practicante eran revisadas por el operativo a cargo.

3.2.2 Operativo dos

Con el operativo dos se aprendió sobre el manejo de carga FreeHand, en donde la información del cliente y documentación es enviada por la casa matriz, se verificaron los documentos y se informó al cliente sobre errores y cambios que se deben realizar en el documento de transporte master o hijo. Con el operativo dos también se realizaron los respectivos informes a la casa matriz de la operación con el software de la empresa.

 El practicante ayudo a el operativo dos con la verificación de los documentos recibidos

por la casa matriz, se aprendió a realizar reservas de buques y también aprendió a reconocer los documentos de transporte con sus ítems.

3.2.3 Operativo tres

El tercer operativo realiza importaciones aéreas para en término de negociación CIP de Asus, ese operativo es encargado de hacer el prealerta a los importadores de la mercancía y de realizar la liberación de las guías aéreas por medio del mensajero, también, hace el reporte a casa matriz con el software de la empresa.

Puntos de servicio es otro importador que le compra mercancía a Asus en termino de negociación DDP, Asus utiliza un agente de carga internacional llamado Asia Shipping para poder enviar la mercancía a Colombia y Asia Shipping contrata a TGL Colombia porque no conoce la normatividad colombiana ni los procesos que deben realizarse en destino.

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cobro de las operaciones y finalmente realiza el reporte a la casa matriz para informar sobre las ganancias de la operación.

 En las operaciones de Alkosto, Exito, Falabella Cenconsud, Macro y Panamericana el

practicante ayudo a realizar las certificaciones de fletes y con la facturación a los clientes, también ayudo con el reporte a casa matriz de las operaciones.

 Con los casos de importación de Puntos de servicio el practicante ayudó al tercer

operativo realizando notas debito a Asia Shipping, haciendo las certificaciones de fletes, asegurando las mercancías y haciendo el reporte a casa matriz de las operaciones, sin embargo, todas las actividades realizadas por el practicante eran revisadas por el operativo a cargo.

3.2.4 Líder operativo

Con el líder operativo se observó cómo se realiza la revisión de todas las operaciones con el cuadro de control, como se coordinan los carros que van a transportar la mercancía de Hankook y se asistió las reuniones de operaciones.

 Con el líder operativo el practicante aprendió sobre el funcionamiento de la empresa ya

que el líder operativo se encargó de explicarlo y de mostrarlo.

3.3 Proceso comercial

En el proceso comercial se acordó que el practicante iba a estar apoyando y aprendiendo los procesos que realizan los comerciales, en donde, se estipulo que el practicante iba a realizar una actualización previa de la base de datos sobre las rutas que manejan las navieras con el fin de que cada comercial pudiese encontrar con facilidad la información de manera efectiva.

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navieras por medio de correos electrónicos y llamadas telefónicas con el fin de que las navieras dieran a conocer a la empresa sus tarifas netas junto con los recargos, tiempos de tránsito y días libres de la operación en origen como en destino, era necesario enviara a la naviera el puerto de cargue (POL), el puerto de descargue (POD), el tipo de contenedor en el cual es enviada la mercancía y los números de contenedores que se iban a estar importando o exportando, la empresa importadora o exportadora y el tipo de mercancía, de lo contrario la naviera no enviaba su cotización.

 Dentro del proceso comercial el practicante se comunicó con las navieras buscando

diferentes tarifas para realizar cotizaciones que eran previamente revisadas por el comercial a cargo para ser enviadas al cliente.

3.4 Carga proyectos.

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Conclusiones

 El programa de Negocios Internacionales de la universidad Santo Tomas de

Villavicencio es acorde a las necesidades requeridas por sus estudiantes y por los agentes de carga internacional ya que si son útiles los conocimientos adquiridos durante la carrera para poder realizar satisfactoriamente los trabajos asignados por la empresa.

 Dentro de las prácticas profesionales se desarrollan competencias de comunicación y

relacionamiento laboral desde un punto de vista diferente al personal.

 Adquirir conocimiento sin tener la necesidad de preocuparse por una nota académica

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Bibliografía

TGL Colombia. (12 de Enero de 2007). Información general de la empresa. Obtenido