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Word 2003 – La ventana de Word

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Word 2003 – La ventana de Word

Profesor: SERGIO BLANCO

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Word 2003 – La ventana de Word

Profesor: SERGIO BLANCO

Op eracio n es co n lo s arch i vo s

Las operaciones básicas con archivos son:  Nuevo

 Abrir  Cerrar  Guardar  Guardar como  Cambiar nombre  Borrar

Nuevo:

 Para comenzar a trabajar en un archivo hacemos clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas Estándar luego, nos aparecerá una hoja en blanco lista para empezar a trabajar.

 O desde la barra de menús hacemos clic en el menú Archivo / Nuevo (o CTRL + U), luego nos aparecerá un cuadro de diálogo, en el cual podemos crear un documento en blanco o otros documentos (cartas, currículums, informes, etc).

Abrir:

Si queremos trabajar con un documento ya guardado anteriormente, hacemos clic en el botón Abrir de la barra de herramientas Estándar o en el menú Archivo / Abrir (o CTRL + A). Nos aparecerá el cuadro de diálogo

Abrir mostrándonos el contenido de la carpeta Mis documentos. Si el documento que buscamos está en otra carpeta o unidad, en Buscar en la seleccionamos. Una vez localizado el archivo, hacemos doble clic en su nombre.

Si el archivo que buscamos está en un disquete, en Buscar en seleccionamos Disco de 3 ½ (A:). Si está en otra carpeta del disco duro (C:), la abriremos haciendo doble clic en ella.

Con el botón Subir un nivel podemos ir retrocediendo en el árbol de carpetas.

Si hemos ido navegando por diversas carpetas, el botón Atrás nos permite volver a la anterior. También podemos crear una nueva carpeta haciendo clic en el botón Nueva Carpeta.

En este cuadro de diálogo podemos realizar otras operaciones con los archivos. Si hacemos clic con el botón derecho en un archivo o carpeta, en el menú contextual que nos aparecerá podemos cambiarle el nombre o borrarlo.

No se puede cambiar el nombre, borrar o mover un archivo que está abierto en Word. Si queremos realizar una de estas operaciones, primero debemos cerrarlo.

Cerrar:

En el menú Archivo / Cerrar cerramos el documento activo. Si no lo hemos guardado o grabado los últimos cambios, nos preguntará si queremos grabarlo.

Guardar / Guardar como

Para guardar un documento hacemos clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar o en el menú Archivo / Guardar (o CTRL + G).

Nos aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como donde hemos seleccionar en Guardar en la carpeta o unidad donde queremos guardarlo y ponerle un nombre en Nombre de archivo. Por defecto Word ofrece como nombre las primeras palabras del documento.

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Word 2003 – La ventana de Word

Profesor: SERGIO BLANCO

■ Hacer doble clic y escribir: (solo para Word 2000 o versiones superiores)

Durante muchos años no fue posible comenzar a escribir directamente en cualquier lugar de la página. Antes de Word 2000, solamente se podía volver a colocar el punto de inserción en los lugares ya escritos de la misma. Nos se podía volver a colocar el punto de inserción en los lugares ya escritos de la misma. No se podía, por ejemplo, dejar cinco centímetros libres hacia debajo de donde finalizaba lo ya escrito y comenzar a escribir de nuevo allí. Era necesario entonces pulsar la tecla Enter repetidamente hasta llegar a ese lugar.

Word 2000 o versiones superiores aportan una novedad: Hacer doble clic y escribir. Esta práctica herramienta permite, haciendo doble clic, comenzar a escribir en cualquier lugar de la página. Word adopta además la alineación más usual para ese lugar (a la izquierda, a la derecha o centrado), y lo indica claramente en el puntero.

Corregir errores de tipeo

Para borrar lo que escribimos colocamos el punto de inserción:

 A la izquierda de la letra a corregir y pulsando la tecla Suprimir por cada letra a eliminar.  A la derecha de la letra a corregir y pulsando la tecla Retroceso por cada letra a suprimir.

El modo sobre-escribir

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- Word 2003 -

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- Word 2003 -

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- Word 2003 -

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Formato de caracteres

Podemos asignarle formato a los caracteres: cambiar el tipo de letra, los colores, el tamaño o subrayarlos, ponerlos en negrita u otras oportunidades.

Fuentes y tamaño

Según la fuente con la que estemos trabajando, el dibujo de las letras será distinto. Las fuentes más comunes son Arial y Times New Roman, aunque Windows nos ofrece muchas más, además de las que podemos conseguir al instalar otros programas.

Para el texto normal utilizaremos generalmente Arial 12, que es el formato más extendido.

Para cambiar el tipo de letra seleccionaremos el texto y hacemos clic en la lista desplegable Fuente de la barra de herramientas Formato. De la lista elegimos la fuente que queremos. En la lista veremos los nombres de las fuentes escrito cada una con su fuente. De esta manera nos podremos orientar más fácilmente a la hora de buscar un determinado tipo de letra (para que esto sea así tiene que estar activada la casilla Mostrar nombres de fuentes usando la fuente en el menú Ver / Barras de herramientas/ Personalizar)

Para cambiar el tamaño de la letra desplegamos la lista que está justo a la derecha de la fuente y elegimos el tamaño que deseemos.

Estilo

Los estilos sirven para destacar un texto. Las opciones más básicas son:

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- Word 2003 -

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Texto en colores

Seleccionamos el texto y elegimos un color en el botón Color de fuente de la barra de herramientas. Para quitar el color, elegimos Automático.

También podemos resaltar un texto con el botón Resaltar de la barra de herramientas, como si fuera un rotulador fluorescente.

Combinando los dos podemos crear efectos de texto inverso: resaltamos con el color negro y el texto de color blanco.

Menú Formato/Fuente

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- Word 2003 -

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Word 2003 – SANGRÍAS

Profesor: SERGIO BLANCO

SANGRÍAS

Las sangrías son unos márgenes temporales que tan sólo afectan a un párrafo o grupo de éstos. Los diferentes tipos son:

Izquierda: el párrafo estará situado más a la derecha que el resto. Derecha: el párrafo finalizará antes que el resto.

Francesa: la primera línea comenzará más a la izquierda que el resto del párrafo, que tendrá sangría izquierda.

Primera línea: la única línea que tendría sangría será la primera, que comenzará más a la derecha que el resto.

Para aplicar sangrías, seleccionamos los párrafos y desde el menú Formato / Párrafo, y en Sangría izquierda o derecha (o en ambas) seleccionamos una medida. Para las sangrías de Primera línea o francesa, seleccionamos una de la lista despegable Especial y en En seleccionamos una medida (por defecto 1,25 cm)

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Word 2003

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Word 2003

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■ Copiar formato (de carácter y de párrafo)

Cuando estamos dando formato a un documento, muchas veces necesitamos repetir formatos. Con esta herramienta nos podremos ahorrar muchas pulsaciones, porque podemos copiar de golpe todo el formato de un texto y aplicárselo a otro.

1. Seleccionamos el texto cuyo formato queremos copiar. Si es un párrafo lo seleccionamos entero.

2. Hacemos clic en Copiar formato en la barra de herramientas (o

CTRL+MAYÚS+C).

3. Pintamos el texto o párrafo al que queremos aplicar el formato copiado.

Con esta operación copiamos el formato una vez. Para copiar el formato a más de un elemento, en vez de clic, haremos doble clic en esta herramienta y a continuación haremos clic en todos los elementos a los que queremos dar el mismo formato. Cuando terminamos pulsamos ESC o volvemos a hacer clic en esta herramienta.

Si tienes una palabra que está con negrita, subrayada y con la fuente del tipo Arial con tamaño de 10, como esta palabra, y deseas aplicar este formato a otra palabra o párrafo lo podrás hacer de una sola vez.

Bordes y Sombreado

Word presenta la opción Bordes sombreado que permite resaltar el texto colocando al párrafo un borde con un estilo determinado y un sombreado con color y cierto porcentaje de relleno.

Seleccionamos desde el menú Formato / Bordes y sombreado.

1. Selecciona un párrafo al que le quieras poner un borde y/o sombreado. 2. Ingresa la opción Bordes y Sombreado.

3. Primero elegimos un borde, para eso debemos hacer clic en la ficha Bordes. 4. Selecciona el tipo de borde y estilo del mismo.

5. Luego elegimos un sombreado, hacemos clic en la ficha Sombreado. 6. Selecciona el color y porcentaje de relleno.

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Word 2003

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En la ficha Bordes elegiremos el borde a incluir, el estilo, el grosor...

En la ficha Borde de página podemos elegir un borde para todas las páginas.

En la ficha Sombreado podemos elegir una sombra para un párrafo o para una parte de un texto.

Para quitar bordes, seleccionaremos los párrafos y en Bordes y sombreado seleccionamos Ninguno o en el botón Borde de la barra de herramientas elegimos Sin borde.

Haciendo clic en el botón Opciones...

En este cuadro de diálogo podremos modificar la separación que existe entre la línea de borde de la página y el texto, esto lo haremos utilizando las opciones Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Esta distancia se mide en puntos.

Esta medida la podemos hacer con referencia a dos cosas diferentes: al borde de la página o al texto. Para modificar esta referencia lo haremos con la lista desplegable: Medir desde. Esta lista contiene solo dos opciones Borde de página y la otra desde el borde del texto escrito.

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Word 2003

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Encabezados y pie de página:

Si queremos que en todas las páginas del documento aparezca siempre un mismo texto al principio o al final de la hoja, crearemos un encabezado o un pie de página. Por ejemplo, para poner el título del trabajo, el logo de la empresa, numerar las páginas, etc.

1. Vamos al menú Ver/Encabezado y pie de página.

2. Nos aparecerá un rectángulo de puntos donde escribiremos el texto del encabezado.

3. Para pasar al pie hacemos clic en el botón Cambiar entre encabezado y pie. Escribimos el pie.

Hora: si marcamos esta opción, Word nos escribirá directamente la hora del sistema.

Configurar página: si hacemos clic sobre esta opción, Word nos abrirá directamente el cuadro de diálogo Configurar página que vimos en lecciones anteriores.

Mostrar u ocultar texto: al insertar un encabezado o pie veremos como el resto del texto aparece en color gris claro y la zona del encabezado o pie aparece remarcado con una línea discontinua y las letras en color negro. Si activamos esta opción todo el texto que está en gris desaparecerá, para podernos permitir un trabajo más cómodo con los encabezados o pies de página.

Igual que el anterior: esta opción se podrá activar o desactivar según nos interese. Al estar activada el encabezado o pie de página en el que nos encontramos tendrá las mismas características que el anterior, en cambio si lo desactivamos las características de este encabezado o pie podrán ser completamente diferentes del anterior.

Cambiar encabezado/ pie: al pulsar este botón saltaremos entre el encabezado y el pie de página de la página actual.

Anterior/ Siguiente: dentro de un mismo documento podemos tener diferentes tipos de encabezados y de pies de página. Con esta opción lo que podremos hacer es movernos al encabezado o pie de página diferente dentro de este mismo documento.

Insertar Autotexto: si pulsamos esta opción nos aparecerán diferentes formatos de encabezados o pies ya establecidos, como puede ser: Página x de y que nos dice en que página del total de páginas nos encontramos en el documento, Nombre archivo y ruta de acceso que nos inserta la carpeta y el nombre del documento con el que estamos trabajando y otras muchas opciones que nos pueden facilitar el trabajo con encabezados y pies de página.

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Word 2003

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Tanto en el encabezado como pie hay 3 posiciones para el texto: izquierda, centro y derecha. Para movernos de una a otra usamos TAB.

Páginas diferentes:

La primera hoja normalmente se reserva para el título de los documentos. Por lo tanto no debe llevar ni encabezados ni pies. Para que estos no se vean en la primera página:

1. Vamos al menú Archivo/Configurar página. 2. Hacemos clic en la pestaña Diseño.

3. Activamos la casilla Primera página diferente. 4. Aceptamos.

Veremos que en nuestro documento sigue teniendo encabezados y pies en todas las páginas excepto en la primera. Y observaremos que en la segunda página la numeración empieza por 2, que es lo correcto, pues aunque la portada no tenga numeración por razones estéticas, si cuenta.

Encabezados y pies de página diferentes:

1. Haga clic en la sección donde desea crear un encabezado o pie de página distinto.

2. Haga clic en el menú Ver/Encabezado y pie de página.

3. En la Barra de herramientas haga clic en Igual que el anterior.

4. Ahora puede crear el encabezado y el pie página que se verán en esa sección.

Si deseamos colocar encabezados y pies de página diferentes, en las páginas pares e impares:

Encabezados y pies de página para pares e impares:

1. Haremos clic en el menú Ver/Encabezado y pie de página. 2. En la Barra de herramientas haremos clic en Configurar página.

3. En la ficha Diseño de página activaremos la casilla de verificación Pares e impares diferentes.

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Word 2003

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Insertar números de página

El procesador de texto permite insertar números de página en el encabezado (margen superior de la hoja) o pie de página (margen inferior).

A los números de página se les puede aplicar las opciones de formato como a cualquier otro texto.

Si deseas insertar números de página: 1. Elige Insertar / Números de página.

2. Para especificar la posición en la que desees imprimir los números, selecciona un lugar del cuadro Posición y una alineación en el cuadro alineación.

3. Si deseas modificar su formato elige el botón Formato. 4. Hacer clic en Aceptar.

¿Desde que otro lugar puedo insertar un número de página en el documento? Saltos de página

Los Saltos se utilizan para establecer divisiones en los documentos creando secciones con el objeto de poder aplicar a cada una de ellas un distinto diseño de documento.

Por ejemplo, estableciendo un salto de sección continuo es posible colocar en una misma página un sector a una sola columna y otros a dos columnas.

Existen los siguientes tipos de salto:

 Salto de página: Termina la página actual y empieza una nueva, sin crear una nueva sección.

 Salto de columna: Termina la columna actual y pasa el texto a una columna nueva.

 Salto de ajuste de texto: Fuerza al texto a continuar en la línea siguiente después de alguna imagen u objeto insertado.

 Página siguiente: Termina la sección actual y comienza una nueva en la página siguiente.

 Continuo: Termina la sección actual y comienza una nueva en la misma página.

 Página par y Página impar: Termina la sección actual y comienza una nueva en la próxima página par o impar, respectivamente.

Para insertar un salto hacemos lo siguiente:

1. Colocaremos el punto de inserción en el lugar donde queremos insertar el salto.

2. Haremos clic en el menú Insertar/Salto...

3. Aparecerá un cuadro de diálogo en donde haremos clic en la opción que queremos utilizar.

4. Haremos clic en Aceptar.

Ejercicio: Imaginemos que queremos que ciertas páginas de un documento tengan un margen distinto a las demás, o que unas tengan orientación vertical y otras horizontal. Por ejemplo, para crear una carátula o portada en forma horizontal, normalmente la hacemos en otro documento, pero si la queremos en el mimo documento:

1. Nos situamos en el lugar donde deseamos insertar el salto. 2. Hacemos clic en el menú Insertar/Salto.

3. En este cuadro debemos elegir si deseamos que la nueva sección se sitúe en la Página siguiente para que en la pág. Nº1 sea la crátula.

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Word 2003

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Word 2003

Profesor: SERGIO BLANCO

Numeración y Viñetas

Si necesitás crear una lista con viñetas o con números: 1. Escribir la lista.

2. Selecciona la lista y luego hacer clic en el ícono Numeración y Viñetas de la barra de herramientass Formato

Para utilizar otro formato de numeración y viñetas:

1. Selecciona la lista y elige del menú Formato/Numeración y Viñetas. 2. Selecciona la ficha Viñetas o la ficha Números.

3. Elige con un clic el estilo que desees. 4. Hacé clic en Aceptar.

Actividad:

Listado de artítculos de librería 1. Lápiz negro

2. Lapicera birome 3. Cola vinílica 4. Cinta adhesiva 5. Papel de calcar 6. Cartulina

Buscar y reemplazar texto

Se puede buscar y reemplazar texto, con o sin formato y estilos mediante los comandos Buscar y Reemplazar. Word buscará en todo el documento: además puede limitar la búsqueda seleccionando una parte del documento.

Para buscar texto:

1. Del menú Edición, seleccione Buscar.

2. En la caja Buscar, escribe el texto que desees ubicar en el documento. 3. Hace clic en Buscar siguiente.

Para reemplazar texto:

1. Del menú Edición, seleccione Reemplazar.

2. En la caja Buscar, escribe el texto que necesites cambiar. 3. En la caja Reemplazar, escribe el texto nuevo.

4. Hace clic en Buscar siguiente y luego en el botón Reemplazar o Reemplazar todos.

Reemplazar un tipo de formato por otro

De la misma manera podemos reemplazar un texto con un formato por otro o por el mismo texto con otro formato. Simplemente hemos de especificar el formato en Buscar y en Reemplazar con.

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Word 2003

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Buscar texto con un formato determinado

Anteriormente ya hemos visto que podemos buscar un texto en todo el documento. Ahora veremos cómo buscar un texto con un formato determinado. Elegimos el menú Edición/Buscar, y escribimos la palabra a buscar. Después hacemos clic en el botón Más. El cuadro de diálogo se amplía. Hacemos clic en el botón Formato, y a continuación en Fuente. Nos aparece un cuadro de diálogo Fuente en el que hemos de elegir el formato a buscar. Una vez seleccionado el formato a buscar pulsaremos sobre el botón Aceptar. Hacemos clic en Buscar siguiente para empezar la búsqueda de esas palabras con el formato que hemos especificado.

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Word 2003

Profesor: SERGIO BLANCO

Antes de realizar cualquier acción sobre el texto, primero se debe seleccionar (pintar) siguiendo el sig. procedimiento:

1. Desplaza el puntero del Mouse hasta el principio del texto.

2. Hacer un clic sostenido y desplaza el puntero hasta el final del texto que deseas seleccionar.

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Word 2003 – CONFIGURAR PÁGINA

Profesor: SERGIO BLANCO

■ Configurar página:

Si queremos cambiar los márgenes, el tamaño y orientación del papel, y el diseño de la página, hacemos clic en el menú Archivo/Configurar página

Si queremos imprimir el documento por las dos caras de una hoja podemos marcar la opción Márgenes simétricos. Con esto lo que conseguimos es que los márgenes izquierdo y derecho ahora pasen a ser interior y exterior. Estos dependerán si nos encontramos en la hoja par o impar ya que una será la que estará en la parte interior de una posible encuadernación y la otra parte exterior.

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Word 2003 – CONFIGURAR PÁGINA

Profesor: SERGIO BLANCO

También se insertan saltos de sección automáticos en el cuadro de diálogo Configurar página si en la lista desplegable Aplicar a elegimos De aquí en adelante. Cuando establecemos márgenes o una nueva orientación aquí podemos elegir si aplicarlo a todo el documento o solamente a partir del sitio en que estamos situados. En este último caso Word inserta un salto de sección automático y aplica los cambios a partir de ese lugar.

Alineación vertical:

Esta opción nos sirve para alinear el texto de forma vertical en la hoja. Esto es muy útil en el momento que seamos centrar líneas en medio de la página.

Números de línea:

En muchos tipos de documentos se suelen numerar las líneas para después poder hacer referencia a ellas utilizando el número. Estos números se añadirán al borde izquierdo a una distancia del texto que nosotros podemos modificar. Veremos que la numeración la podemos hacer en todas las líneas o a intervalos determinados.

Para activar los números en cada línea hacemos clic en el botón Números de línea, aparecerá una ventana como la sig. Donde la opción Agregar números de línea desactivada.

En el momento que activamos esta opción aparecerán unos valores predefinidos en las demás opciones:

Iniciar en: Aquí indicaremos en que número deseamos que comience la numeración de nuestras líneas.

Desde el texto: Lugar reservado para especificar la distancia que deseamos dejar desde los extremos izquierdos del texto y el número de línea.

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Word 2003 – CONFIGURAR PÁGINA

Profesor: SERGIO BLANCO

En el apartado Numeración solo podemos marcar una de las sig. opciones:

Reiniciar en cada página: con esta opción lo que conseguimos es que la numeración de vuelva a iniciar en cada cambio de página. Recuerda el primer valor lo indicarás tú en la casilla Iniciar en:

Reiniciar en cada sección: si tenemos un documento dividido en secciones, lo que es lo mismo en partes que deseamos no actúen de una misma forma, podemos hacer que la numeración se inicie en cada cambio de sección.

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Word 2003 – TABULACIONES

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Tabulaciones

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Word 2003 – TABULACIONES

Profesor: SERGIO BLANCO

También es posible fijar tabulaciones con Formato / Tabulaciones..., que además permite aplicar caracteres de relleno (puntos, rayas, etc.) Una vez fijados los marcadores, para tabular un texto sólo basta con presionar la tecla Tab.

La medida predeterminada de los saltos de tabulación podemos cambiarla y también podemos establecer nuevas tabulaciones, anulando las automáticas de Word, en los lugares donde nos sean necesarias. Disponemos de cinco tipos distintos de tabulación:

Tabulación izquierda: El texto comienza en la posición del tabulador.

Tabulación centrada: El texto se centra a ambos lados de la posición del tabulador.

Tabulación derecha: El texto termina en la posición del tabulador.

Tabulación decimal: Los números de encolumnan al colocar la coma decimal en la posición del tabulador.

Tabulación de Barra: Coloca una Barra vertical entre las columnas, en la posición del tabulador.

Cómo se coloca el texto en cada tabulación

Tabulación izquierda Tabulación centrada

Tabulación derecha

Tabulación decimal $ 34,50 (encolumna las comas decimales)

Barra de Tabulación (coloca una barra vertical)

 El tipo de tabulador se elige haciendo clic en el botón ubicado en el extremo izquierdo de la regla horizontal. Con cada pulsación cambiará a un nuevo tipo, hasta que encontremos el necesario.

 Dejando un instante el puntero sobre el botón, una etiqueta nos indicará de que tipo de tabulador se trata.

 Al colocar un tabulador, si pulsamos la tecla Tabulador, el punto de inserción saltará directamente a esa posición. Si colocamos varios tabuladores, cada vez que pulsemos la tecla Tabulador, avanzará al tabulador siguiente.

Colocar tabulaciones con el cuadro Formato

1. Abrimos el menú Formato/Tabulaciones... 2. En la ventana Posición: escribamos el valor en cm. del lugar donde deseamos ubicar la primera tabulación.

3. En el sector Alineación, hagamos clic en la que corresponde al tabulador a insertar.

4. En el sector Relleno, hagamos clic en uno de los botones, para definir si deseamos colocar algún tipo de línea de puntos, guiones o rayas, que vinculen horizontalmente el texto de la columna anterior con la del tabulador que estamos colocando.

5. Pulsemos en Fijar y repitamos el ciclo para colocar una nueva tabulación.

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Word 2003 – SALTOS DE SECCIÓN

Profesor: SERGIO BLANCO

Saltos de sección:

Las secciones son las partes del documento que tienen un formato de página distinto. Para cambiar los márgenes u otros formatos sin que afecten a todo el documento deberemos definir una sección para cada formato distinto.

Es decir, imaginemos que queremos que ciertas páginas de un documento tengan un margen distinto a las demás, o que unas tengan orientación vertical y otras horizontal. Para cada formato de página diferente debemos crear secciones. Esto podemos hacerlo manualmente insertando saltos de sección:

1. Nos situamos en el lugar donde deseamos insertar el salto. 2. Elegimos el menú Insertar/Salto.

3. En este cuadro debemos elegir si deseamos que la nueva sección se sitúe en la Página siguiente o en la actual (continuo).

4. Aceptamos.

También se insertan saltos de sección automáticos en el cuadro de diálogo Configurar página si en la lista desplegable Aplicar a elegimos De aquí en adelante.

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Word 2003 – TABLAS

Profesor: SERGIO BLANCO Las tablas se componen de filas y columnas.

Las tablas suelen utilizarse para organizar y presentar información.

Para trabajar con tablas usaremos el menú Tabla y la barra de herramientas Tablas y bordes que activaremos el botón Tablas y bordes de la barra de herramientas.

Crear una tabla

Para crear una tabla:

1. Nos situamos en el lugar donde deseamos insertarla. 2. Elegimos el menú Tabla/Insertar/Tabla.

3. Indicamos el número de filas y columnas. 4. Hacemos clic en el botón Aceptar.

En el cuadro anterior hemos elegido una tabla de 5 columnas por 2 filas:

También podemos crear una tabla con el botón Insertar tabla de la barra de herramientas. Hacemos clic en él y seleccionamos las filas y columnas que queremos. Al soltar el mouse se creará la tabla.

También podemos crear una tabla dibujándola con el botón Dibujar tabla de la barra de herramientas Tablas y bordes (o con el menú Tabla/Dibujar tabla). Hacemos clic en este botón y después dibujamos en la hoja libremente la tabla, dibujando las filas y columnas a voluntad.

Insertar y eliminar:

Para insertar utilizamos el menú Tabla/Insertar. Aquí

elegimos si queremos insertar filas, columnas o celdas.

El procedimiento es el sig. en la tabla seleccionamos tantas filas, columnas o celdas como queremos insertar y después venimos a este menú. Es decir si queremos insertar 2 filas, seleccionamos antes dos filas, etc.

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Word 2003 – TABLAS

Profesor: SERGIO BLANCO Si seleccionamos varias celdas, filas o columnas y pulsamos SUPR no se eliminan éstas, sino sólo su contenido.

Menú Tabla/Propiedades

En el menú Tablas/Propiedades de tabla podemos seleccionar el tamaño, altura, anchura... de las celdas, filas o columnas seleccionadas o de toda la tabla.

Distribuir filas o columnas uniformemente

Si queremos que todas las celdas de una o varias filas o columnas tengan las mismas dimensiones debemos seleccionar las filas o columnas y elegir el menú Tabla/Autoajustar/Distribuir filas uniformemente o Distribuir columnas uniformemente.

Dividir y unir celdas

Una vez tenemos creada la tabla, puede ocurrir que deseemos dividir una de éstas en dos o en más, o unir varias en una sola (por ej. para poner un título)

Para unir celdas debemos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionamos las celdas que deseamos unir. 2. Elegimos el menú Tabla/Combinar celdas.

Para dividir una celda en varias:

1. Seleccionamos la celda que deseamos dividir. 2. Elegimos el menú Tabla/Dividir celdas.

3. Elegimos el número de columnas o filas en que deseamos dividir la celda. 4. Hacemos clic en Aceptar.

Ordenar una tabla:

Para ordenar alfabéticamente por el contenido las celdas de una tabla:

1. Seleccionamos las filas a ordenar o toda la tabla. 2. Elegimos el menú Tabla/Ordenar.

3. En Ordenar por indicamos que columnas manda en la ordenación (podemos utilizar varias columnas como criterios de ordenación)

4. Aceptamos.

Formato de tabla:

Podemos mejorar el aspecto de las tablas agregándoles bordes y rellenando las celdas con colores, tramas o sombreado (menú Formato/Bordes y sombreado) También podemos utilizar el menú Tabla/Autoformato de tablas para dar a la tabla un diseño atractivo.

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Word 2003 – COLUMNAS

Profesor: SERGIO BLANCO

Distribuir el texto en columnas

Para dar una mejor presentación a los textos, especialmente si son largos, y facilitar al mismo tiempo su lectura, se acostumbra distribuirlos en columnas, tal como se hace habitualmente en los periódicos, revistas y también en los libros.

Ejercicio: Distribuir en columnas un texto existente. 1. Seleccione el texto a distribuir.

2. Pulse en el botón Columnas de la Barra de herramientas Estándar.

3. En el pequeño panel que se despliega desplace el puntero, con el botón izquierdo del mouse apretado, indicando la cantidad de columnas en que va a distribuir el texto y suelte el botón. El texto quedará distribuido con la cantidad de columnas que le indicamos. Word colocará automáticamente saltos de sección antes y después del texto en columnas.

Distribuir en columnas con el menú Formato

En el cuadro de diálogo, al que se accede haciendo clic en Formato/Columnas... disponemos de algunas otras opciones:

 Podemos establecer hasta tres columnas de igual ancho, o de ancho desigual, colocando la columna más angosta a la izquierda o a la derecha. Para hacerlo pulsaremos, en las ventanas de la parte superior, en la que corresponda. Si necesitamos más columnas lo definiremos en el cuadro Número de columnas.  En el sector Ancho y espacio podemos modificar el espacio de separación entre

las columnas y automáticamente se compensará el ancho de éstas.

 Si desactivamos la casilla Columnas de igual ancho podremos establecer manualmente los anchos de cada columna y los espacios de separación.

 Activando la casilla Línea entre columnas se colocará una línea vertical separando las columnas.

 Desplegando la lista Aplicar a: podemos establecer que los valores definidos en este cuadro se apliquen a todo el documento o sólo a partir del lugar donde se encuentra el punto de inserción.

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Word 2003 – Anexo III: Barra de Herr. Tablas y Bordes

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Word 2003 – Anexo III: Barra de Herr. Tablas y Bordes

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Word 2003 –

Profesor: SERGIO BLANCO

■ Letra capital:

Un párrafo con letra capital es aquél que comienza con una letra mayúscula de tamaño muy grande, que ocupa varias líneas.

1. Seleccionamos el párrafo al que le queremos asignar una letra capital y elegimos el menú Formato/Letra capital.

2. Elegimos la posición, la fuente y las líneas que ocupará. 3. Hacemos clic en Aceptar.

■ Caracteres no imprimibles:

Cada vez que pulsamos Enter, la Barra Espaciadora, la tecla Tabulación, etc. Word inserta en nuestro documento un carácter invisible que marca el lugar donde se han pulsado esas teclas.

Estos caracteres no son imprimibles, pero pueden ser vistos, pulsando en la Barra de herramientas Estándar en el botón Mostrar u ocultar ().

Los símbolos indican lo siguiente:

(Marca de párrafo): indica donde se ha pulsado la tecla Enter. Esta marca contiene además todos los formatos del párrafo y los transmite al párrafo siguiente.

. (Punto): Indica donde se ha pulsado la Barra Espaciadora.

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Word 2003 –

Profesor: SERGIO BLANCO

■ Estilos y formato

Las fuentes, su tamaño, los atributos de cursiva, negrita, etc., utilizados en un texto constituyen un Estilo. Lo mismo ocurre con los párrafos, la fuente utilizada, las sangrías, etc. también constituyen un Estilo.

La ventaja de utilizar estilos consiste en que permiten aplicar todo del formato de una vez, usando un solo comando y también mantener la uniformidad de los documentos.

Para aplicar un estilo a un texto sólo es necesario seleccionarlo y pulsar en la flecha descendente del cuadro Estilo en la Barra de herramientas Formato y elegir el estilo deseado en la lista que se despliega.

Crear un estilo Nuevo

Muchas veces, para la realización de cierto tipo de trabajos, vamos utilizando formatos de carácter y de párrafo que no corresponden a ninguno de los estilos existentes en Word, y nos resulta sumamente lento aplicar manualmente esos formatos.

1) En la Barra de Herramientas Estándar y pulsamos en Formato y hacemos un clic en Estilo..., a

continuación se

presentará el cuadro de diálogo Estilo.

2) Haciendo clic en el

botón Nuevo del

cuadro de diálogo podemos crear el nuevo estilo.

3) Luego, defina si creará un estilo de carácter o de párrafo. Por Ej. si está creando un estilo “Título de capítulo”, el del párrafo siguiente podría ser “Subtítulo”.

4) Haga clic en el botón Formato y en el menú que se despliega vaya abriendo los cuadros donde elegirá los formatos de fuente, párrafo, etc. Después de definir cada cuadro haga clic en Aceptar.

5) Una vez que haya definido todas las características haga clic en la casilla Agregar a la plantilla, para que pueda utilizar el estilo con otros documentos. 6) Pulse en Aceptar.

Aplicar un estilo

Para aplicar un estilo seleccione el texto (si es un estilo de párrafo sólo colóquele el punto de inserción) despliegue la lista del cuadro Estilo, en la Barra de herramientas

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Word 2003 –

Profesor: SERGIO BLANCO

Comentarios:

Al elaborar un documento se presente, a veces, sobre todo cuando colaboran en él varias personas, la necesidad de dejar registrados en éstos, comentarios o explicaciones que permitan aclarar aspectos relativos a su contenido.

Word dispone de una utilidad que permite insertar comentarios en los documentos, colocando sólo una referencia, sin modificar el texto de ellos.

Para insertar un comentario colocaremos el punto de inserción en el lugar donde necesitamos hacer el comentario.

Pulsaremos en el menú Insertar/Comentario... En el margen derecho de la página aparecerá un cuadro de comentario. Escribiremos el texto del comentario en el cuadro.

Los comentarios pueden estar visibles u ocultos. Para mostrarlos u ocultarlos hay que hacer clic en Ver/Comentarios.

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Word 2003 –

Profesor: SERGIO BLANCO

Los efectos de fondo no serán visibles en la versión impresa, pero si pueden ser vistos en pantalla en la Vista diseño Web.

Para insertar un fondo hacemos un clic en Formato/Fondo y elegimos un color o un efecto de relleno.

Temas

Posibilita establecer automáticamente, de una sola vez, la utilización de diseños predeterminados de fondo con combinaciones de colores, tipos de viñetas, estilos de los textos, etc.

Para elegir el tema que vamos a utilizar haremos clic en Formato/Tema... Aparecerá un cuadro con una lista de los temas disponibles.

Contar palabras:

Word dispone de una función muy interesante, de tipo estadístico, que posibilita conocer el número de palabras, líneas, párrafos y otros datos de un documento o de la parte seleccionada de un texto. Es útil, por ejemplo, para calcular el espacio que puede ocupar un artículo en una publicación, la extensión de un informe que luego debe leerse, etc.

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Word 2003 – IMPRIMIR

Profesor: SERGIO BLANCO

Imprimir:

Para enviar directamente un documento a la impresora, hacemos clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas estándar. Si queremos establecer alguna opción, hemos de ir al cuadro de diálogo Imprimir en el menú Archivo / Imprimir (o CTRL + P)

Para indicar unas páginas en concreto, escribimos du número separado por comas o el intervalo separado por guiones. Por ejemplo: 3,5,23-30, 42 imprimirá la pág. 3, la 5 , desde la 23 hasta la 30 ambas incluidas y la 42.

Cuando imprimamos varias copias a la vez, Intercalar activado hace que se impriman en el orden adecuado para la encuadernación, es decir primero una copia de todo el documento, despues otra… Con Intercalar desactivado se imprimen las copias por hojas, es decir si hemos marcado 3 copias, se imprimirán 3 copias de la página 1, luego 3 copias de la página 2 y 3 copias de la página 3.

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Word 2003 – ORTOGRAFIA Y GRAMATICA

Profesor: SERGIO BLANCO

Todas las herramientas ortográficas se basan en un amplísimo diccionario (se puede optar por diversos idiomas), que , al verificar la ortografía, compara con cada palabra del texto. Si no encuentra alguna palabra, se detiene para indicarlo. En este caso puede darse dos opciones: que la palabra esté mal escrita o que, aun sieno correcta, no se encuentre entre las que componen el diccionario. En el primer caso puede suerirnos palabras correctas para cambiarla en el texto, en el segundo podemos, si es un término habitual en nuestros escritos, añadirlo al diccionario. Para acceder a esta herramienta lo hacemos desde Herramientas/Ortografía y gramática o a travpes del botón ABC (de la barra de herr. Estándar).

Sugerencias: muestra una lista con las palabras más parecidas al texto no encontrado.

Omitir: ignoramos esa palabra y continuamos la revisión. ▪ Omitir todas: ignora esa palabra en todo el documento.

Agregar: agrega al diccionario las palabras correctamente escritas que desconocía. ▪ Cambiar: sustituye la palabra seleccionada por la sugerida.

Cambiar todas: la sustituye en todo el documento.

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Word 2003 – PLANTILLAS

Profesor: SERGIO BLANCO Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc., de todo el documento, así como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de números de página, cabeceras y pies de página.

Una plantilla puede sernos útil cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento será siempre muy parecido, ya que tendrá títulos para identificar al autor, la dirección, el remitente, el asunto, etc.

Una plantilla es un documento de Word con la característica de que el tipo de documento es plantilla

de documento (.dot)

La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos.

Un ejemplo de plantilla es Normal.dot. Cada vez que abrimos un documento nuevo estamos utilizando la plantilla Normal.dot.

Word asigna la plantilla Normal.dot automáticamente al crear un nuevo documento. Esta plantilla es la que contiene la información del tipo de letra, estilo, tamaño, etc. que tienen por defecto los documentos nuevos.

Por ejemplo, en el menú Formato, Fuente, hay un botón llamado Predeterminar que hace que los cambios afecten a todos los documentos nuevos, esto se consigue modificando la plantilla Normal.dot.

Para modificar la plantilla Normal.dot, primero debemos abrirla, hacer los cambios que deseemos y posteriormente guardarla.

Si por cualquier motivo hemos realizados demasiados cambios y no nos acordamos cómo estaba en su estado original podemos volver a tener la plantilla original borrándola, es decir eliminar el archivo

Normal.dot de nuestro disco. La próxima vez que abramos Word con un documento nuevo se creará automáticamente.

Word dispone de otras muchas plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes, etc. vamos a aprender a utilizarlas y posteriormente veremos cómo podemos modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades, y también cómo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word.

Utilización de las plantillas de Word

Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento nuevo desde el menú Archivo, como puedes ver en esta imagen. No utilizar el icono de la barra estándar, ya que si lo hacemos de esa forma se abrirá directamente un nuevo documento en blanco con la plantilla predeterminada.

Si lo hacemos de la primera forma se abrirá el panel Nuevo documento

que puedes ver en esta imagen.

Cuando se arranca Word sin seleccionar ningún documento también aparece este panel.

El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas más habituales cuando estamos creando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo en blanco o abrir un nuevo documento a partir de otro ya existente. También nos permite crear un documento nuevo a partir de una plantilla, que es lo que vamos a ver a continuación.

Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla:

Plantillas en Office Online, con esta opción accedemos al sitio web de Microsoft dónde hay varias plantillas que se pueden utilizar, desde esta página Web podemos descargarnos las plantillas que deseemos.

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Word 2003 – PLANTILLAS

Profesor: SERGIO BLANCO continuación. Al hacer clic veremos el cuadro de diálogo Plantillas que contiene varias pestañas o fichas si pulsamos en la ficha Cartas y faxes verás algo similar a la siguiente imagen.

En mis sitios Web..., te permite elegir un sitio web para abrir una plantilla.

Este cuadro de diálogo nos muestra las plantillas disponibles sobre el tema Cartas y faxes. Hacer doble clic en la plantilla que nos interese, por ejemplo, Fax profesional.

Asegurarse que está marcado Documento en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo, puesto que ahora queremos crear un documento de Word utilizando la plantilla, y no deseamos modificar la plantilla.

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Word 2003 – PLANTILLAS

Profesor: SERGIO BLANCO

Así conseguiremos escribir un documento con los datos que queramos, como puedes ver en la imagen siguiente.

Ahora sólo nos quedaría guardarlo como haríamos con cualquier otro documento y la plantilla quedaría en su estado original.

De esta forma, utilizando plantillas, podemos crear tantos documentos como deseemos sin tener que preocuparnos de mantener la plantilla inicial.

Modificar plantillas

Para modificar una plantilla primero hay que abrirla, para ello desde el panel de Nuevo documento elegir

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Word 2003 – PLANTILLAS

Profesor: SERGIO BLANCO

Seleccionar la ficha donde se encuentre la plantilla a modificar, por ejemplo, Cartas y faxes, a continuación hacer doble clic en la plantilla elegida, por ejemplo, Fax profesional.

Ahora, en la parte inferior derecha, en la zona titulada Crear nuevo, hacer clic donde dice Plantilla, así una vez modificada la plantilla, la guardará como plantilla y no como documento Word.

Haremos clic en Aceptar y se abrirá la plantilla Fax profesional (tendrá el diseño que ya vimos en el punto anterior).

Sobre esa plantilla podremos hacer todas las modificaciones en el diseño que queramos. Por ejemplo, sustituiremos Nombre de la organización por el nombre de nuestra organización, así ya no tendremos que introducirlo cada vez. También cambiaremos el tamaño y el tipo de letra de "Fax", etc.

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Word 2003 – PLANTILLAS

Profesor: SERGIO BLANCO Observar dos cosas importantes.

Automáticamente Word nos ha colocado en la carpeta Plantillas que es la carpeta donde se guardan las plantillas creadas por los usuarios. Hay que guardarla en esta carpeta para que luego aparezcan en la ficha General cuando queramos abrir una plantilla.

El campo Guardar como tipo está rellenado con Plantilla de documento. Esto es así porque anteriormente, al abrir la plantilla, elegimos Plantilla en el campo Crear nuevo.

Sólo nos queda darle otro nombre a la plantilla (si queremos conservar la plantilla original) y hacer clic en Guardar. Ya tenemos nuestra propia plantilla para mandar faxes.

Para utilizarla haremos lo que vimos en el punto anterior y comprobaremos como nuestra nueva plantilla,

Fax_aulaclic, ya aparece para utilizarla normalmente en la ficha General.

Nota: La carpeta Plantilla puede estar situada en distintos sitios según el sistema operativo y la instalación de Word2002.

Por ejemplo, para Windows98 puede estar en C:/Archivos de programa/Microsoft Office/Plantillas o

C:\Windows\Application data\Microsoft\Plantillas y para WindowsXP en C:/Documents and Settings/"usuario"/Datos de programa/Microsoft/Plantillas sustituyendo "usuario" por el usuario

de cada sistema.

Crear plantillas a partir de documentos Word

Las plantillas y los documentos Word se diferencian esencialmente en que son distintos tipos de documentos. Por lo tanto, a partir de un documento Word podemos crear una plantilla simplemente cambiándole el tipo de documento.

Para crear una plantilla a partir de un documento de Word tendremos que: Diseñar el documento Word.

Modificar el documento Word para darle el aspecto de una plantilla. Aquí, podríamos incluir campos del estilo "Haga clic aquí..." , aunque no es necesario que una plantilla contenga estos campos. Por supuesto, también podemos partir de un nuevo documento en blanco para diseñar nuestra plantilla.

Guardar como plantilla.

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Word 2003 – PLANTILLAS

Profesor: SERGIO BLANCO el nombre a la plantilla y hacer clic en Aceptar, a partir de ese momento podremos utilizar nuestra plantilla desde la carpeta General.

Si guardamos la plantilla en otra carpeta que no sea Plantillas, no veremos la nueva plantilla junto con el resto de las plantillas al hacer clic en Plantillas generales.

Elementos que se guardan en una plantilla.

En una plantilla se guarda un documento base con todas sus características de formato, pero hay otras cosas que también se guardan en la plantilla. Los estilos que se definan en una plantilla se guardarán con ella.

Si modificamos las barras de herramientas, añadiendo o quitando iconos estas modificaciones también se guardarán en la plantilla.

Si creamos o modificamos entradas de Autotexto también se almacenarán en la plantilla. Lo mismo sucede con las macros y otros elementos que no hemos visto en este curso.

Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word. De ahí la potencia de las plantillas para trabajar de modo más eficiente con Word.

Crear documentos con ayuda del asistente

Además de crear documentos personalizados o con ayuda de plantillas, Word también nos ofrece la posibilidad de crear documentos específicos con ayuda de asistentes que nos guían para crear un tipo de documento que sigue unos pasos establecidos.

Por ejemplo disponemos de asistentes en las siguientes fichas:

Cartas y faxes: - Asistente para cartas

- Asistente para etiquetas postales - Asistentes para faxes

- Asistentes para sobres Memorandos:

- Asistente para memorandos Otros documentos:

- Asistente para agendas - Asistente para calendarios

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Word 2003 – PLANTILLAS

Profesor: SERGIO BLANCO Podemos seleccionar el tipo de asistente para el documento que deseemos crear y pulsar sobre Aceptar.

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Word 2003 – COMBINAR CORRESPONDENCIA

Profesor: SERGIO BLANCO

Combinar Correspondencia

Paso 1: elegir un tipo de documento y un documento principal Paso 2: conectarse a un archivo de datos y seleccionar registros Paso 3: agregar campos al documento principal

Paso 4: obtener una vista preliminar de la combinación y completarla

Las posibilidades de la combinación de correspondencia

Puede usar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de documentos que sean prácticamente iguales pero contengan elementos exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una carta que anuncie un nuevo producto, el logotipo de la organización y el texto sobre el producto aparecerán en todas las cartas, pero la dirección y la línea de saludo serán distintas en cada una de ellas.

Puede usar la combinación de correspondencia para crear los siguientes elementos:

Un conjunto de etiquetas o sobres El remite será el mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos.  Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrónico o

faxes. El contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de ellos contiene información específica de cada destinatario, como el nombre, la dirección o cualquier otro datos personal.

Un conjunto de cupones numerados Los cupones son idénticos en todo excepto en que cada uno de ellos contiene un número exclusivo.

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Word 2003 – COMBINAR CORRESPONDENCIA

Profesor: SERGIO BLANCO Comenzar el proceso de combinación de correspondencia

Para iniciar el proceso de combinación de correo:

1. Inicie Word.

Se abrirá un documento en blanco de manera predeterminada. Déjelo abierto. Si lo cierra, el paso siguiente no funcionará.

2. En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en Combinar correspondencia.

Nota En Word 2002, en el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en el Asistente para combinar correspondencia.

Se abrirá el panel Combinación de correspondencia. Puede desplazarse por el proceso de combinación de correspondencia utilizando los hipervínculos del panel de tareas.

Sugerencia

También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando los botones de la barra de herramientas Combinación de correspondencia (menú Ver, submenú Barras de herramientas, comando Combinar correspondencia). No obstante, le resultará probablemente más sencillo usar el panel de tareas hasta que se familiarice con el proceso.

Paso 2: conectarse con un archivo de datos y seleccionar registros

Para combinar información exclusiva en su documento principal, debe conectarse (o crear y conectarse) al archivo de datos en el que está almacenada la información exclusiva. Si no desea utilizar todos los datos del archivo que va a combinar, puede elegir los registros que desea usar.

Conectarse al archivo de datos

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Word 2003 – COMBINAR CORRESPONDENCIA

Profesor: SERGIO BLANCO

Si la información de la lista de contactos de Microsoft Office Outlook® es completa y está actualizada, este es un archivo de datos excelente para utilizar en cartas para clientes o mensajes de correo electrónico. Sólo tiene que hacer clic en Seleccionar de los contactos de Outlook en el panel de tareas y elegir la carpeta Contactos.

Si dispone de una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o de una base de datos de Microsoft Office Access que contiene la información de sus clientes, haga clic en Utilizar una lista existente y, a continuación, en Examinar para buscar el archivo.

Si todavía no tiene ningún archivo de datos, haga clic en Escribir una lista nueva, y utilice el formulario que se abre para crear su lista. La lista se guarda como un archivo de base de datos de direcciones(.mdb) que se puede reutilizar.

Nota Si está creando mensajes de correo electrónico o faxes combinados, asegúrese de que su archivo de datos incluye una columna para la dirección de correo electrónico o el número de fax. Necesitará dicha columna más adelante en este proceso.

Elegir los registros en el archivo de datos que desea utilizar

Conectarse a un determinado archivo de datos no significa que necesariamente tenga que combinar la información de todos los registros (filas) de ese archivo de datos en el documento principal.

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Word 2003 – COMBINAR CORRESPONDENCIA

Profesor: SERGIO BLANCO

Siga uno de estos procedimientos:

 Para ordenar los registros en una columna en orden ascendente o descendiente, haga clic en el encabezado de columna.

 Para filtrar la lista, haga clic en la flecha junto al encabezado de columna que contiene el valor por el que desea filtrar. O, si la lista es larga, haga clic en (Avanzado) para abrir un cuadro de diálogo en el que podrá establecer el valor. Haga clic en (Espacios) para que se muestren sólo los registros que no contienen información o en (Sin espacios) para que sólo se muestren los registros que contienen información.

Sugerencia

Después de filtrar la lista, puede mostrar todos los registros otra vez haciendo clic en la flecha y, a continuación, en (Todos).

Desactive la casilla de verificación situada junto a un registro para excluirlo

Utilice los botones para seleccionar o excluir todos los registros o para buscar registros concretos.

Sugerencia

Si ha creado el archivo de datos como parte del proceso de combinar correspondencia, el botón Modificar estará disponible en este cuadro de diálogo. Puede efectuar cambios a los registros si desea actualizar el archivo.

Puede pasar al siguiente paso una vez elegidos lo registros que desea.

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Word 2003 – COMBINAR CORRESPONDENCIA

Profesor: SERGIO BLANCO

Tras conectar el documento principal con un archivo de datos, podrá empezar a agregar campos que indiquen dónde aparecerá la información exclusiva en cada copia del documento que genere al combinar. Para asegurarse de que Word pueda encontrar una columna en su archivo de datos que se corresponda con cada dirección o saludo, es posible que tenga que asignar campos.

Agregar campos

Si el documento principal todavía está en blanco, escriba la información que aparecerá en cada copia. Después, agregue campos haciendo clic en los hipervínculos en el panel de tareas.

Los campos son marcadores que el usuario inserta en el documento principal en ubicaciones donde desea que aparezca información exclusiva. Por ejemplo, puede hacer clic en los vínculos Bloque de direcciones o en Línea de saludo del panel de tareas para agregar campos junto a la parte superior de una carta de un producto nuevo, de manera que cada carta con destinatario contenga una dirección y un saludo personalizados. Los campos aparecen en el documento con comillas dobles, por ejemplo, «Bloque de dirección».

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Word 2003 – COMBINAR CORRESPONDENCIA

Profesor: SERGIO BLANCO Asignar campos

Si en el documento inserta un campo de bloque de direcciones o un campo de línea de saludo, se le pedirá que elija el formato que prefiere. Por ejemplo, la ilustración muestra el cuadro de diálogo Línea de saludo que se abre al hacer clic en Línea de saludo en la lista de tareas. La lista que hay en Formato de la línea de saludo se utiliza para realizar selecciones.

Si Word no puede hacer coincidir un elemento de saludo o de dirección con una columna del archivo de datos, las líneas de las direcciones y de los saludos no se combinarán correctamente. Para ayudar a evitar problemas, haga clic en Asignar campos. Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos.

Los elementos de una dirección y de un saludo se enumeran a la izquierda y los encabezados de columna del archivo de datos a la derecha.

Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word automáticamente hace coincidir la columna Apellido del archivo de datos con Apellidos. Sin embargo, Word no pudo hacer coincidir otros elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede hacer coincidir Apellidos o Dirección 1.

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Word 2003 – COMBINAR CORRESPONDENCIA

Profesor: SERGIO BLANCO

Cuando haya terminado de agregar y asignar campos en el documento principal, ya estará listo para dar el siguiente paso.

Paso 4: obtener una vista previa de la combinación y completarla

Una vez agregados los campos al documento principal, ya estará listo para obtener una obtener una vista previa de los resultados de la combinación. Cuando esté satisfecho de la vista previa, puede completar la combinación.

Obtener una vista previa de la combinación

Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y efectuar cambios antes de completar del todo la combinación.

Para obtener una vista previa, siga uno de estos procedimientos:

 Hojee los documentos combinados utilizando los botones anterior y siguiente del panel de tareas.

 Obtenga una vista previa de un documento concreto haciendo clic en Buscar un destinatario.

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Word 2003 – COMBINAR CORRESPONDENCIA

Profesor: SERGIO BLANCO

 Haga clic en Editar lista de destinatarios para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista si ve registros que no desea incluir.

 Haga clic en Anterior en la parte inferior del panel de tareas para volver atrás un paso o dos si necesita efectuar otros cambios.

Cuando esté satisfecho de los resultados de la combinación, haga clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas.

Completar la combinación

Ahora todo depende del tipo de documento que esté creando. Si está combinando cartas, puede imprimirlas o modificarlas individualmente. Si elige modificar las cartas, Word las guarda en un único archivo, con una carta por página.

Independientemente del tipo de documento que esté creando, puede imprimir, trasmitir o guardar todos los documentos o únicamente un subconjunto de los mismos.

Sugerencias sobre los mensajes de correo electrónico

Si está creando mensajes de correo electrónico combinados, Word envía los mensajes inmediatamente después de que complete la combinación. Por tanto, después de elegir qué mensajes desea enviar, se le pedirá que indique la columna del archivo de datos en la que Word puede encontrar las direcciones de correo electrónico de los destinatarios. También se le solicitará que escriba una línea de asunto para el mensaje.

Recuerde que los documento combinados que guarde son independientes del documento principal. es una buena idea guardar el documento principal si planea utilizarlo en otra combinación de correspondencia.

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Word 2003 – COMBINAR CORRESPONDENCIA

Profesor: SERGIO BLANCO

 Si hace clic en , el documento se abre con la información del primer registro combinada. Si abre el panel de tareas (menú Herramientas, submenú Cartas y correo, comando Combinar correspondencia), se encontrará en el paso Seleccionar destinatarios. Puede hacer clic en los hipervínculos del panel de tareas para modificar el archivo de datos con el fin de que incluya un conjunto de registros diferente o para conectarse a un archivo de datos diferente. A continuación, puede hacer clic en Siguiente en la parte inferior del panel de tareas para continuar con la combinación.

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Word 2003 – ÍNDICES y TABLAS

Profesor: SERGIO BLANCO

Insertar marcas de índice.

De forma manual:

Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:

- Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a añadir al índice o sitúate en el punto donde vayas a insertar una marca.

- Accede al menú Insertar - Referencia - Índice y tablas... y haz clic sobre Marcar entrada... o presiona la combinación de teclas Alt + Shift + X.

- Aparece el diálogo Marcar entrada de índice, si habiamos seleccionado el texto, en el recuadro Entrada estará ya escrito ese texto, en caso contrario debemos introducir el texto ahora. Este recuadro Entrada es el que posteriormente aparecerá en el índice.

Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecerán debajo de la entrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene términos estrechamente relecionados con ella que también aparecen en el documento.

Por defecto el marcador se refiere a la página actual, podemos crear una referencia cruzada (se estudiará en la siguiente Unidad) o hacer referencia a un intervalo de páginas.

Podemos hacer que el número de página tenga el formato de negrita y cursiva.

- Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.

Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este diálogo.

Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al diálogo de Marcar entrada de índice, en el momento en que esté activo el diálogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y así con todas las marcas.

Cuando terminemos presionamos sobre el botón Cancelar.

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Word 2003 – ÍNDICES y TABLAS

Profesor: SERGIO BLANCO

Una vez tenemos todas las marcas ya definidas bien haya sido manual o automáticamente podemos crear el índice.

Para insertar el índice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.

Accedemos al menú Insertar - Referencia - Índice y tablas y aparecerá un cuadro de diálogo Índice y tablas como el que vemos en la imagen.

Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo, Con sangría, si queremos que aparezcan debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.

En formatos podemos seleccionar el estilo que tendrá el índice.

Una vez definidas las opciones del cuadro de diálogo pulsamos Aceptar y se generará el índice.

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Word 2003 – ÍNDICES y TABLAS

Profesor: SERGIO BLANCO

Desde el diálogo de Índice y tablas podemos acceder a modificar el estilo del índice presionando sobre el botón Modificar nos

aparece un diálogo como el que vemos en la imagen donde podemos modificar cada uno de los niveles.

Como podemos ver en la imagen existen hasta 9 niveles. Podemos modificar el formato cada uno de ellos seleccionándolo y presionando sobre Modificar...

Tablas de contenido.

Una tabla de contenidos esta formada por los títulos de los apartados que aparecen en el documento.

Al igual que ocurría con los índices, para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:

1- Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que deseamos que aparezcan en la tabla de contenidos.

2- Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).

Veamos tres métodos para preparar una tabla de contenidos.

1. Mediante los estilos de títulos predefinidos por Word.

Word dispone de estilos de títulos predefinidos que incluyen niveles de esquema. Bien pues si en nuestro documento utilizamos estos estilos de títulos (recuerda que hay desde Titulo 1 a Titulo 9) al crear la tabla de contenidos Word se fija en estos títulos y

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