NUEVA HERRAMIENTA
PARA EJECUCIÓN Y
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ALCANCE
ABASTECIMIENTO
Implementación realizada hace 2 años, ciclo comprendido desde la solicitud hasta la generación del
contrato.
EJECUCIÓN DE CONTRATOS
Nueva herramienta, desde la emisión de orden de trabajo hasta el pago
La habilitación de la cuenta de Ariba Network es diferente a la cuenta de Sourcing- SLP con la que se tramitan procesos de
abastecimiento.
PROCESO P2P- PROCUREMENT TO PAY Del abastecimiento al pago
Que comprende desde la emisión de la orden de trabajo hasta el pago
Integración del proceso P2P en una sola herramienta / Ariba Network
Proceso de transformación
Único canal de comunicación para la ejecución del contrato en
relación con:
• Órdenes de trabajo/compra
• Aceptaciones
• Gestión de tarifas
TO BEAS-IS
ORDEN DE TRABAJO ACEPTACION FACTURACIÓN
• Inicio de actividades, modificaciones y solicitudes adicionales por Correo Electrónico, Texto, Llamada o instrucción
directa.
• Recepción de OT vía correo de Frontera a través de Ariba para inicio de actividades,
modificaciones o nuevas solicitudes
✔ Único canal de información para inicio de ejecución de trabajo
✔ Aprobación de la OT de forma electrónica
✔ No se podrán ejecutar actividades que no han sido solicitadas a través de Ots.
✔ Tarifas Precargada en el contrato en Ariba.
•Envío de Ticket por correo electrónico, soportes con firmas
•Recepción de Aceptación.
•Seguimiento al administrador para envío de la aceptación.
✔ Eliminación del ticket.
✔ Ingreso de cantidades prestadas electrónicamente en OT directamente en
Ariba
✔ Trazabilidad de la Aceptación, frente a la orden de Trabajo.
✔ Flujo electrónico de Aceptación.
✔ Emisión de Factura a partir de Aceptación.
✔ Puede hacer seguimiento en su factura y en el portal
de pagos.
OPTIMIZACIÓN
PROCESO DE ABASTECIMIENTO Y EJECUCIÓN DE CONTRATO
• Sourcing y Contratación.
• Orden de Trabajo hasta la Aceptación.
• Facturación y Pago.
CONTRATISTA
FRONTERA ENERGY enviará las Ordenes de Trabajo a través de Ariba, a las cuales el Contratista podrá acceder en línea, confirmar los servicios prestados y recibir la aceptación en una sola herramienta
CUENTA ESTANDAR
Cada contratista es libre de decidir si desea obtener otro tipo de cuenta con Ariba Network.
La cuenta Estándar no genera ningún costo a su Compañía.
Cuenta básica para obtener acceso a Ariba Network.
Recibará órdenes compra/ Ordenes de trabajo y todo requerimiento vía correo electrónico interactivo, al Administrador del Contrato.
PASOS A SEGUIR
Comunicación de cambios de proceso P2P
Asistir al Summit de Proveedores
Recibir un correo interactivo con una
orden de compra
Dar click en el botón de
“Procesar Orden”
Registrarse o Iniciar Sesión
Antes de hacer clic en "Procesar pedido" por primera vez….
Alinear internamente Crear una carpeta de correo
electrónico
Designar / Conocer Administrador
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Próximos pasos
Reciba un correo electrónico interactivo
de su cliente
Regístrese en Cuenta Standard
Configure su cuenta, acepte las
condiciones de uso, y regístrese
Transaccione con su cliente usando Cuenta Standard
Ver mas
Ver mas Ver mas Ver mas
Introducción Visión GeneralBeneficios Próximos pasos UpgradeAyuda
FAQ
Reciba pedidos por correo interactivo de su comprador
Dar click en el botón de Procesar Pedido de la notificación de OC (correo interactivo)
Introducción Visión GeneralBeneficios Próximos pasos UpgradeAyuda
Suscríbase en Cuenta Standard
Seleccione el cuadro de Suscribirse para crear una Cuenta Standard -
o utilice su cuenta existente de Cuenta Standard dando click en inicio de sesión
Introducción Visión GeneralBeneficios Próximos pasos UpgradeAyuda
FAQ
Configure su cuenta, Acepte los términos de uso y regístrese.
Revise la información de su cuenta
Ingrese su información de usuario
Acepte los términos de uso y de click en registrarse
1
Complete la información solicitada
3
Introducción Visión GeneralBeneficios Próximos pasos UpgradeAyuda
2
¿Como Ingresar a Ariba Network?
Después del registro de su cuenta, puede ingresar a Ariba Network de la siguiente manera:
Se puede realizar desde el siguiente link:
https://service.ariba.com/Supplier.aw/
Utilizar las credenciales generadas durante su registro:
▪ Nombre de Usuario
▪ Contraseña
Si necesita recuperar sus claves de acceso debe presionar sobre la opción ¿Tiene problemas para iniciar sesión?
¿Cómo ingresar a Ariba Network?
Configuración de Cuenta
Se recomienda realizar las siguientes configuraciones en su cuenta:
Perfil de empresa: Complemente la información de su empresa para obtener mejores resultados, agregando las categorías de los productos o servicios de su empresa, información fiscal, etc.
Usuarios: Creación de otros usuarios dentro de su cuenta con funciones y roles distintos.
Enrutamiento de Pedido Electrónico:
Configure los correos electrónicos para recibir notificaciones cuando se le coloque una orden de compra nueva.
Enrutamiento de Factura Electrónica:
Configure los correos electrónicos para recibir notificaciones sobre el estado de las facturas.
Notificaciones: Configure los correos electrónicos para recibir aquellas
notificaciones de Ariba Network que sean de su interés.
Configuración de Cuenta
Perfil de la Empresa
En la sección de Perfil de la Empresa, se podrá configurar:
▪ Básico: Visión General, Dirección de la empresa, Categorías de Producto / Servicio, etc.
▪ Negocios: Información empresarial, Información Financiera, Información Fiscal, etc.
▪ Marketing: Redes sociales, logotipo, enlaces, presentaciones, etc.
▪ Contactos: Contacto de la empresa, asignaciones, etc.
▪ Certificados: Si se cuenta con alguna certificación (ISO, empresa sustentable, etc.).
Usuarios: Crear Función
Es importante primero generar la función que tendrá el usuario.
Para generar la función los pasos son los siguientes:
▪ Dar clic en Crear función
▪ Ingresar el Nombre de la función
▪ Puede además ingresar alguna breve Descripción de dicha función.
Usuarios: Crear Función
Es importante asignar los Permisos según las actividades que podrá desempeñar el usuario al que se le asignará la función.
Cada función debe tener al menos un permiso asignado
Una vez que se ha finalizado con la asignación de los permisos, dar clic en el botón Guardar
Usuarios: Crear Usuarios
Para generar los Usuarios, los pasos son los siguientes:
▪ En la sección Gestionar Usuarios
▪ Dar clic en Crear Usuario
En la sección Información de nuevo usuario, ingresar:
▪ Nombre de Usuario
▪ Correo Electrónico
▪ Nombre y Apellido del contacto.
▪ Telefóno
Usuarios: Crear Usuarios
En la siguiente sección se deberá asignar lo siguiente:
▪ Asignación de función: En esta sección se debe seleccionar la función que desempeñara el usuario que se está creando
▪ Asignación de cliente: En esta sección se debe seleccionar si el usuario será responsable de desempeñar esa función con Todos los clientes o bien, seleccionar solo el cliente aplicable.
Notificaciones
En la sección de Notificaciones, se podrá configurar los correos electrónicos (máximo 3) en los cuales se desean recibir notificaciones sobre:
▪ General: Relaciones con clientes, solicitudes, servicio de red, restablecimiento de contraseña, etc.
▪ Network: Pedidos de compra, catálogos, suscripciones a catálogos, acuse de recibos, etc.
▪ Discovery: Oportunidades de negocio, estado de adjudicación, etc.
▪ Mensajería: Comunicación directa con el cliente, etc.
Enrutamiento de Pedido Electrónico
El Enrutamiento de pedido electrónico le ofrece la opción de configurar hasta 3 correos electrónicos para recibir notificaciones cada vez que se le coloque un pedido de compra a través de Ariba Network, los pasos para realizar esta configuración son los siguientes:
▪ En la sección de Nuevos Pedidos > Pedidos de catálogo sin adjuntos
▪ Seleccionar como Método de enrutamiento: Correo Electrónico
▪ Ingresar hasta 3 correos electrónicos, separados por una coma y sin espacio entre ellos.
▪ Se recomienda seleccionar la casilla Incluir documento en el mensaje de correo electrónico, con la finalidad de que reciba como adjunto el pedido de compra.
Recepción de Ordenes de Compra
Orden de Compra
Página de Inicio
Orden de Compra
✔ Confirmar el pedido completo.
✔ Actualizar artículos en línea.
✔ Rechazar pedido completo.
Orden de Compra Detalle del pedido
Orden de Compra/ Servicios
Detalle del servicio- Artículos en línea (Descripción, Cantidad, Fecha requerida y precios)
Orden de Compra/ Materiales
Detalle del pedido- Artículos en línea (# de Pieza, Tipo, Cantidades, fecha y precios)
Confirmación/ Servicios
Crear confirmación de pedido completo
Confirmación/ Materiales
Crear confirmación de pedido completo
Confirmación
Revisar Confirmación de pedido
Confirmación
Estado del Pedido- Confirmado
Confirmación
Rechazar el pedido completo
Confirmación
Rechazar el pedido completo
Confirmación
Rechazar el pedido completo. Estado del Pedido- Rechazado
Actualizar artículos en línea
Actualizar artículos en línea/ Servicios
Actualizar artículos en línea/Servicios
Revisar confirmación
Actualizar artículos en línea/ Materiales
Actualizar estado del artículo
Actualizar artículos en línea/ Materiales
Revisar Confirmación
Actualizar artículos en línea
Estado de Pedido- Confirmado Parcialmente
Aviso de Expedición
Aviso de Expedición/ Materiales Crear Aviso de Expedición
Aviso de Expedición/ Materiales
Crear Aviso de Expedición
Aviso de Expedición/ Materiales
Crear Aviso de Expedición
Aviso de Expedición/ Materiales
Estado del Aviso
Hoja de Entrada de Servicios (HES)
Hoja de Entrada de Servicios
Crear HES
Hoja de Entrada de Servicios
Crear HES
Hoja de Entrada de Servicios
Selección de Artículos
Hoja de Entrada de Servicios
El proveedor puede incluir el número de línea del pedido
Agregar algún articulo de catálogo o no planeado.
Suprimir líneas
Hoja de Entrada de Servicios
Agregar artículos
Hoja de Entrada de Servicios
Agregar artículos
Factura
Facturación en Ariba Network
Frontera
Proveedor
Frontera Energy contabiliza las facturas recibidas en su Sistema back end (SAP) y estas se ven reflejadas en Ariba Network, para que queden disponibles para visualizar por sus proveedores
Facturación
Detalles
El proveedor puede ver en la factura:
✔ Estado de la Factura (Pagado, Rechazado, Enviado para pago)
✔ Número de la factura
✔ Fecha de la factura
Facturación
Histórico
El proveedor puede ver en los comentarios:
✔ Actualización de la factura
✔ Fecha del pago
Pagos
Estado de Pago de Factura
Detalles
Soporte Ariba Network
Ponerse en contacto con Soporte a Proveedores de Ariba Network es muy
sencillo, desde su cuenta de Ariba Network solo tiene que dar clic en el signo de interrogación que se encuentra del lado derecho de la página.
Soporte Ariba Network Centro de Ayuda
Esta acción desplegará el menú del Centro de Ayuda
En la parte inferior encontrará el botón de acceso al Servicio de Asistencia
El Servicio de Asistencia lo enviará a la pagina de Ariba Exchange User Community desde donde podrá utilizar los diferentes canales de Soporte Disponibles. Aunque el nombre del sitio es en inglés, la
información será completamente en español.
Soporte Ariba Network Centro de Ayuda
Puede colocar una palabra de búsqueda que le devolverá resultados incluyendo, preguntas frecuentes, tutoriales, documentación, etc.
Ariba también le preguntará sobre temas en concreto y si aún así esta información no le es de ayuda.
