INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN UNIDAD TEPEPAN
SEMINARIO:
PLANEACION FINANCIERA DE LA EMPRESA A CORTO Y LARGO PLAZO
TEMA:
PLANEACION FINANCIERA A CORTO PLAZO
INFORME FINAL PARA OBTENER EL TITULO DE CONTADOR PÚBLICO
PRESENTAN:
VICTOR HUGO BASTIDA CORTES ALEJANDRA FUENTES SALAS
BARBARA ALICIA LARRAGUIVEL GARCIA RICARDO OREJEL RAMIREZ
OSCAR IVAN SANTOYO DE LA TORRE
CONDUCTOR DE SEMINARIO: CHP. ARTURO VILLICAÑA SOTO.
MEXICO D.F. NOVIEMBRE DE 2005
AGRADECIMIENTOS
Al Instituto Politécnico Nacional
Por permitirnos formar parte de esta digna institución ya ayudarnos a terminar una de las etapas más importantes de nuestras vidas, formándonos como personas con gran profesionalismo que seguramente ayudaremos al desarrollo del país.
A la Escuela Superior de Comercio y Administración
Por haber hecho de este recinto educativo una casa mas para nosotros en la cual nos permitió continuar con nuestros estudios utilizando todos los recursos materiales que nos proporciono con el fin de preparar grandes profesionistas y el compromiso nuestro es, sentirnos orgullosos y poner en alto el nombre de esta gran Institución.
A los Profesores
Por la gran dicha de compartir y transmitir todo su legado de conocimientos adquiridos a través de la investigación y la experiencia, siendo ellos un modelo nuestro que nos permite aplicar el conocimiento adquirido con gran valor y profesionalismo.
INDICE
Agradecimientos………2
Introducción………...………7
Capitulo I.………..8
1.1 Análisis de la función financiera en la empresa...8
1.1.1 La Administración Financiera...8
1.1.2 La Función Financiera de la Empresa...9
1.1.2.1 Funciones Generales de la Administración...9
1.2 La Planeaciòn Financiera...9
1.2.1 Objetivos de la Planeacion Financiera...9
1.2.2 Análisis de Estados financieros...13
1.2.3 Plan Financiero...16
1.2.4 Beneficios de la Planeación Financiera...18
1.2.5 El Proceso Financiero de Planeación y Control...19
Capitulo II………21
2.1 El Capital de Trabajo y su Efecto en la Empresa...21
2.1.1 Ventajas y Desventajas de un Capital de Trabajo Grande o Pequeño...22
2.1.2 Esquema de Capital de Trabajo Óptimo...22
2.1.3 Necesidades e Importancia del Capital de Trabajo...24
2.1.4 Definiciones de Capital de Trabajo...25
2.1.5 Políticas y Administración del Capital de Trabajo...27
2.1.6 Políticas del Capital de Trabajo...27
2.1.7 Métodos de Administración del Capital de Trabajo...30
Capitulo III………..37
3.1 Determinación de los Niveles Óptimos de Inventarios...37
3.1.1 Estructura organizacional de Inventarios...38
3.1.2 Objetivos de la Administración de los Inventarios...39
3.1.3 Políticas de los Inventarios...40
3.1.4 Planes y Normas de los Inventarios...40
3.1.5 Clasificación de los Inventarios...41
3.1.6 Errores que resultan de decisiones tomadas a la ligera sobre Inventarios...42
3.1.7 Suposición de Flujo Económico...43
3.1.7.1 Ultimas Entradas, Primeras Salidas. (UEPS)...43
3.1.7.2 Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS)...43
3.1.7.3 Precio Promedio...44
3.1.8 Método de Razones Financieras...45
3.1.8.1 Rotación de Inventarios...45
3.1.9 Desviaciones y su Interpretación...47
3.1.10 Acciones correctivas cuándo aquellas muestren una posición desfavorable...47
3.1.11 Técnicas de Administración de Inventarios...48
3.1.11.1 Sistema ABC...48
3.1.11.2 Justo a Tiempo...49
3.1.11.3 Modelo Básico de Cantidad Económico de Pedido...49
3.1.11.4 Costo de Pedido...51
3.1.11.5 Costo total de Manejo o de Mantenimiento...52
3.1.11.6 Costos Totales...53
3.1.11.7 Método Grafico...54
3.1.11.8 Punto de Reordena...55
3.1.11.9 Inventario de Seguridad...57
3.1.11.10 Costo de Tener...59
3.1.11.11 Costo de No Tener...59
Capitulo IV………62
4.1 Análisis de las Fuentes de Financiamiento del Capital de Trabajo...62
4.1.1 Necesidades de información de los Financiamientos a Corto Plazo...63
4.1.2 El Nivel de los Financiamientos a Corto Plazo...63
4.1.3 Las Políticas de los Financiamientos a Corto Plazo...64
4.1.4 Efectivo e Inversiones temporales...66
4.1.4.1 Préstamo Bancario...71
4.1.4.2 Crédito Bancario...72
4.1.4.3 Pagare...73
4.1.4.4 Línea de Crédito...74
4.1.4.5 Papel Comercial...75
4.1.5 Financiamiento con Cuentas por Cobrar...77
4.1.5.1 Descuento por Pronto Pago...85
4.1.6 Financiamiento en la Inversiones en Inventarios...85
4.1.7 Fuente de Financiamiento a través de Proveedores...87
4.1.7.1 Crédito Comercial...92
4.1.7.2 Arrendamiento Financiero...93
Capitulo V………...95
5.1 Administración de la Tesorería de la empresa...95
5.1.1 Organización y Administración de Tesorería...95
5.1.2 Funciones especificas de la Tesorería...95
5.1.3 Función financiera el Dinero en la Empresa...96
5.1.4 Problemas más Importantes en la Tesorería...96
5.1.5 Causas de las dificultades de la tesorería...96
5.1.6 Títulos y Valores...98
5.1.6.1 Letra de Cambio...98
5.1.6.2 Pagare...99
5.1.6.3 Cheque...100
5.1.6.4 Factura Conformada...101
5.1.7 Funciones del tesorero...103
5.1.8 Flujo de caja...105
5.1.8.1 ¿Qué es?...105
5.1.8.2 ¿Cómo Hacerlo?...105
5.1.8.3 Guía para le Elaboración de un Flujo de Caja...106
5.1.8.4 ¿Cómo Analizarlo?...111
5.1.8.5 ¿Cómo Utilizarlo?...112
5.1.9 Operaciones o Créditos Indirectos...112
5.1.10 Evaluación de los Costos Bancarios...113
Capitulo VI………115
6.1 Elaboración del Presupuesto de Efectivo de la Empresa...115
6.1.1Objetivos...116
6.1.1.1 De Previsión...116
6.1.1.2 De Planeación...116
6.1.1.3 De Organización...116
6.1.1.4 De Coordinación o Integración...116
6.1.1.5 De Dirección...116
6.1.1.6 De Control...116
6.1.2 Función del Ejecutivo dentro de la Empresa. ...117
6.1.3 Requisitos para un buen Presupuesto...117
6.1.4 Presupuesto de Ingresos...119
6.1.4.1 Factores Específicos...120
6.1.4.2 Fuerzas Económicas Generales...121
6.1.4.3 Influencias Administrativas...121
6.1.4.4 Presupuesto de Ventas en Unidades y Valores...121
6.1.4.5 Presupuesto de otros Ingresos...123
6.1.5 Presupuesto de egresos...124
6.1.5.1 Presupuesto de Inventarios...124
6.1.5.2 Presupuesto de producción...126
6.1.5.3 Presupuesto de Compras...126
6.1.5.4 Presupuesto de Costo de Distribución...127
6.1.5.5 Presupuesto de Gastos de Administración...128
6.1.5.6 Presupuesto de Impuesto Sobre la Renta...128
6.1.5.7 Prepuesto de Otros egresos...128
6.1.5.8 Presupuesto del Costo de Producción de lo Vendido...128
6.1.5.9 Presupuesto Financiero...128
6.1.5.10 Presupuesto de Caja...129
6.1.6 Punto de Equilibrio...136
6.1.6.1 Factores Determinantes...138
6.1.6.2 Elementos que Intervienen en su Determinación...139
6.1.6.3 Control...140
6.1.6.4 Responsabilidad, Preparación, Manejo y Administración...141
6.1.6.5 Duración...142
6.1.6.6 Mecánica...143
6.1.6.7 Manual...145
Conclusión...147
Bibliografía...148
INTRODUCCION
Resulta incuestionable que la planeacion es uno de los elementos fundamentales de todos los actos o actividades que todo ser humano realiza, y máxime, cuando estos actos pretenden la obtención de objetivos positivos dentro de la operatividad de una empresa.
Por ello, la planeacion financiera, que seria básicamente la aplicable dentro de una empresa, se basa en técnicas especificas, que pretenden hacer pronósticos de los acontecimientos futuros, pero de igual forma pretende establecer cuales son las metas y los objetivos que buscan, en el aspecto económico y financiero;
y lo anterior se establece mediante tres procesos medulares en todo proceso de planeacion, que son en primera instancia efectuar la planeacion de lo que pretende hacer, llevarlo a cabo y verificar si se realizo correctamente.
Se puede firmar que la planeacion es la primera etapa del sistema presupuestario, debido a que para establecer cuales serán los requerimientos de las empresas, en cuestiones monetarias, se debe en primera instancia definir cuales es el entorno de la empresa, cuales son los resultados de años anteriores en la enajenación de sus productos, la visualización del mercado, la situación física en que se encuentran los activos que intervienen en la producción o distribución, etc., esto con la finalidad de poder dar margen adecuado en cuestión financiera, de acuerdo a la realidad de la empresa.
Es difícil que una empresa subsista sin financiamiento externo, esto es que se desarrolle exclusivamente con los recursos que se van generando por la propia operatividad ordinaria. En ocasiones, aun teniendo una estructura financiera sana, recurren por conveniencia propia el financiamiento que ofrecen los acreedores, esto con la finalidad de evitar la descapitalización de la empresa.
Los medios de financiamiento que pueden aprovechar los entes económicos, pueden clasificarse en internos y externos, considerando que los internos son los que se generan por personas miembros de la empresa, esto es por los accionistas, al momento de capitalizar las utilidades retenidas, o incrementar el capital con motivo de la suscripción de acciones o la emisión de obligaciones, y por otro lado el financiamiento externo se refiere a los créditos que otorgan los proveedores, o los prestamos de dinero o especie que realizan los diversos acreedores, ya sea los particulares, la banca, o los arrendamientos financieros, etc.
Es importante que antes de recurrir al financiamiento se valore detenidamente cual es la estructura financiera que tiene la empresa, con la finalidad de prever si realmente se puede hacer frente a las obligaciones que la utilización de esta alternativa originan, lo anterior debido a que una estructura sana permitirá solventar fehacientemente los compromisos económicos originados con el financiamiento.
CAPITULO I
1.1 ANÁLISIS DE LA FUNCIÓN FINANCIERA EN LA EMPRESA
1.1.1 La administración financiera.
Consiste en maximizar el patrimonio de los accionistas de la empresa, a través de la consecución, manejo y aplicación de los recursos financiero que requiera la misma. O sea conseguir el dinero de una manera inteligente, manejar adecuadamente dicho recurso y por ultimo destinarlo dentro de los activos de la compañía a los sectores que son rentables o productivos.
La administración financiera se concentra en políticas de decisión y acciones ejecutivas que tienden a manifestar y optimizar el valor actual de la empresa y sus contribuciones al medio socio-económico en el que se desenvuelve a través del adecuado equilibrio entre rentabilidad y riesgo.
Aspectos principales que han contribuido a la creciente complejidad de la función financiera.
-Aplicación de servicios
∗ Diversificación de -Creación de Nuevos Productos Productos y servicios -Mejoramiento de Existentes
-Nuevas sucursales
∗ Diversificación -Asociación de empresas
Geográfica. -Subsidiaria
∗ Ampliación de -Desarrollo Tecnológico Operaciones a gran -Fusiones y Escisiones
Escala -Exportaciones
∗ Aspectos Financieros -Inflación
Imprevistos -Política Monetaria
-Tasas de Interés
1.1.2 La Función Financiera de la Empresa.
En la función financiera se concentra una política de decisiones y acciones ejecutivas que tiendan a maximizar y optimizar el valor actual de la empresa, a través del adecuado equilibrio entre rentabilidad y riesgo.
1.1.2.1 Funciones generales de la administración.
∗ Administración de las corrientes de información.
Actualmente la información financiera debe de prepararse con oportunidad y libre de errores, de tal manera que la empresa debe de contar con adecuados sistemas de procesamiento de información los cuales permitan una revisión oportuna de las cifras para la toma decisiones.
∗ Administración del proceso de planificación y control.
Consiste en la preparación de planes que programen la magnitud cuantitativa de la actividad de cada una de las áreas de la empresa.
- Revisión del presupuesto de ventas - Clasificación adecuada de los costos
- Formulación de flujo de efectivo y revisión de otros presupuestos.
1.2 La Planeación Financiera.
1.2.1 Objetivos de la Planeación Financiera.
∗ Establecer las metas de la compañía.
∗ Escoger estrategias operativas y financieras.
∗ Pronosticar los resultados operativos y usar estos pronósticos para monitorear y evaluar el desempeño.
∗ Crear planes de contingencia para enfrentar circunstancias imprevistas.
Una buena planeación financiera contempla todas las partes de la empresa y de sus políticas y decisiones acerca de cosas como liquidez, capital de trabajo, inventarios, presupuesto de capital, estructura de capital y dividendo. Por lo tanto la planeación financiera es una parte decisiva de la administración financiera.
Se puede afirmar que la planeación es la primera etapa del sistema presupuestario, debido a que para establecer cuales serán los requerimientos de las empresas, en cuestiones monetarias, se debe en primera instancia definir cual es el entorno de la empresa, cuales son los resultados de años anteriores en la enajenación de sus productos, la visualización del mercado, la situación física en que se encuentran los
activos que intervienen en la producción o distribución, etc., esto con la finalidad de poder dar un margen adecuado en cuestión financiera, de acuerdo a la realidad de la empresa.
La planeación es uno de los elementos fundamentales de todos los actos o actividades que todo ser humano realiza cuando estos actos pretenden la obtención de objetivos positivos dentro de la operatividad de una empresa.
Si planear es decir lo que se va a hacer, si la función financiera es conseguir dinero barato y usarlo lo mejor posible en los fines de la empresa, Planeación Financiera es entonces prever anticipadamente las necesidades de dinero y su correcta aplicación, buscando su mejor rendimiento y su máxima seguridad.
Es el proceso de evaluar las alternativas de inversión y financiamiento que tiene la empresa, incluyendo la búsqueda de decisiones óptimas y la proyección de las consecuencias de las mismas.
Por ello, la planeación financiera, que sería básicamente aplicable dentro de una empresa, se basa en técnicas específicas, que pretenden hacer pronósticos de los acontecimientos futuros, pero de igual forma pretende establecer cuales son las metas y objetivos que se buscan, en el aspecto económico y financiero;
y lo anterior se establece mediante tres procesos medulares de planeación: en primera instancia efectuar la planeación de lo que se pretende hacer, llevarlo a cabo y verificar si se realizó correctamente. La planeación financiera crea un croquis para el futuro de la compañía.
¿Como prever las necesidades?
Desde luego, hay varias formas de detectar las necesidades financieras, las cuales pueden ser desde el simple hecho de no tener dinero para pagar la nómina, hasta el cálculo de una computadora con cincuenta o sesenta variables calculadas para uno o dos años. Otra forma usual es la interpretación estadística de los datos reales históricos de los últimos tres, dos o un ejercicios.
Por supuesto una empresa con pérdidas requiere doble aumento de dinero: un tanto para reponer el capital perdido y otro para reponer el capital de trabajo que paulatinamente fue perdido. Ahora bien, interpretando los estados financieros, ¿se puede anticipar sus necesidades de capital? Depende de si tenemos conocimiento además de ciertas decisiones internas, como pueden ser la introducción de nuevos productos, la autorización de nuevas campañas de publicidad, la creación de sucursales y la contratación y entrenamiento de personal para ellas, es decir, se requiere conocer las decisiones actuales que pueden afectar el movimiento de dinero en el futuro.
Pudiera pensarse que justamente es lo único que hace falta: conocer los posibles movimientos futuros y valorizarlos, esto es, elaborar un presupuesto, esto es así cuando pensamos en términos exclusivos de ventas, pero tratándose de finanzas es necesario considerar integralmente tres fuentes de información para hacer la planeación financiera:
∗ Los estados últimos financieros.
∗ Los presupuestos de operación.
∗ Las decisiones o planes futuros y los cambios de objetivos, metas, políticas y procedimientos.
Los estados financieros: Las empresas en expansión requieren dinero para aumentar su capital de trabajo, que es la diferencia entre:
Activo circulante - Pasivo Circulante = Capital de trabajo (AC – PC = CT)
Recordando los renglones del balance, los del activo circulante son: caja y bancos, cuentas por cobrar, inventarios de proceso, inventarios de materia prima. Estos son los conceptos que componen el ciclo económico y que, conforme se avanza en él, más se acercan a la disponibilidad máxima que es el efectivo.
Se procura obtener crédito de sus proveedores restando los pagos, cosa que algunos lo hacen a grado tal que se les dificulta después comprar sin tener que dar después un sobreprecio.
Como se ha dicho ya, la forma normal de obtener recursos a corto plazo, es a través de los proveedores de bienes y servicios; la otra es por medio de los bancos y las instituciones financieras. Sin embargo, hay otras mas, que consisten en la aceptación de compromisos quirografarios: pagarés o letras de cambio; la emisión de obligaciones convertibles o No. en acciones comunes, y por último, la que puede ser la primera y que en rigor lo es: la de emitir acciones comunes, es decir, aumentar el capital social.
Los presupuestos de operación.
Los presupuestos de ventas son la primera fuente de información formal para la planeación del movimiento de fondos diagnosticando, con forme a los plazos de crédito, los tiempos de recuperación del efectivo, a continuación se hacen los presupuestos de fabricación, compras, gastos de venta, administración y generales, que pueden o no incluir los gastos financieros.
Se elabora el presupuesto de caja sumando ventas al contado y cobros y disminuyendo los gastos mensuales de operación; la diferencia será el sobrante o faltante al fin de cada mes, para agregarle los ingresos de ventas de activo fijo, recuperaciones de crédito y financiamientos, para disminuirles egresos por pagos a proveedores
y pagos de pasivos, con lo cual obtendremos el requerimiento neto. Para desarrollar un sistema presupuestario adecuado es recomendable atender siempre las condiciones y tendencias del entorno económico-político-social.
Las Decisiones o Planes Futuros.
Cualquier inversión en maquinaria plantea la necesidad de planear su adquisición desde el punto de vista de aplicación de recursos y de su posible rentabilidad en comparación con otros proyectos, tomando en
cuentas las políticas de la dirección general para expandir y el grado de diversificación de las actividades de la empresa.
El efecto que pueden causar las decisiones para alterar los objetivos, las metas las políticas y los procedimientos deben de ser reflejados en los planes financieros hasta donde sea posible calcular el tiempo y de cuantificar, pues puede arrojar excedentes o falta de efectivo en un momento dado. La concreción de las tres fuentes de información para realizar la planeación financiera se puede hacer en dos documentos: en el estado de origen y aplicación de recursos pro forma, y el estado de flujo de efectivo.
Conforme al primero conoceremos en forma resumida los conceptos principales de origen del dinero en el periodo tratado y los renglones en que se ha decidido invertir esos recursos, en el estado de flujo de efectivo se podrá ver en que mes del periodo habrá fondos más arriba o más abajo del límite de seguridad de disponibilidad establecido como normal para el negocio. El tratamiento planificado que se dé a esos excesos o déficit es una de las partes más importantes de la Planificación Financiera.
Filosofía del crédito.
Fundamentalmente, el crédito funciona sobre la base de la confianza, pero ¿confianza en que? En dos cosa principalmente: a) En que la persona solicitante es moralmente sana y tiene la atención de cubrir su deuda, y b) En que el préstamo o crédito que se concede va a servir para generar al solicitante una nueva situación que le permita cubrir oportunamente su adeudo.
Con frecuencia se escucha: “en esta época de crisis de los valores morales” lo cual hace suponer que antiguamente no existían problemas y que la mecanización o la utilización de la electrónica empeoro al mundo. Sin embargo la misma frase la he oído de no sé que autor de la Grecia clásica, ha llovido mucho desde entonces y el volumen actual de las operaciones de crédito no sería posible sin la comprensión de que, para convivir, trabajar y evolucionar; se requiere cierto grado de confianza en esos valores morales, y que considerarlos en crisis permanente esa autocrítica es la mejor salvaguarda del hombre. Quiera dios que sigamos vigilantes, pensando lo mismo cuando menos otro lapso igual; de esta inquietud tendremos siempre quienes cumplan las normas morales y quienes las acaten sólo parcialmente.
El anterior concepto filosófico nos permite dejar asentado que la base del crédito es la confianza; pero para que esa confianza moral tenga su expresión económica amerita puntualizar ciertos conceptos o herramientas que utilizamos en el mundo de los negocios.
La administración científica observa el principio de la división del trabajo y ha desarrollado el de la especialización. Todavía encontramos algunos negocios en donde el dueño, que es el gerente general, paga a un contador y contrata a uno o varios vendedores, pero todas las decisiones las toma él; desde la clase de papel que ha de emplearse en la correspondencia, hasta que clientes se les vende, así como la contratación de la telefonista y cuando, cuánto y a quién conceder un crédito. Esto para empezar con menos de cinco personas, puede ser conveniente, pero en aún en ellas si el volumen de ventas es grande,
se va a encontrar que por falta de delegación de autoridad algunos clientes se irán con la competencia, y los clientes que se van por orgullo difícilmente vuelven.
Es necesario que los administradores se convenzan de la conveniencia de delegar autoridad y se requiere que la actividad crediticia esté delegada en personas que busquen permanente capacitación, escuchando diferentes puntos de vista: de banqueros, de contadores públicos, de autoridades fiscales, de licenciados en administración, de expertos en relaciones humanas, etc.
En seguida se complementaran algunos puntos de vista acerca del estudio de los estados financieros efectuados para evaluar el grado de confianza que un solicitante de crédito se merece, partiendo de la base de que la persona encargada realice la función como la parte más importante de sus deberes dentro de la empresa, utilizando los estados financieros que presenta al solicitante.
Importancia del crédito.
En los Estados Unidos, durante los años posteriores a la Segunda Guerra Mundial, se estimaba que el 90% de las ventas a crédito, representando 170 mil millones de dólares al año. Calculo que en México las ventas a crédito son del 55% al 75% del total de las ventas, habiéndose restringido en los últimos años por la política financiera del Estado, tendiente a evitar la inflación económico-interna de precios. Tan sólo cinco almacenes de departamentos de la ciudad de México venden cincuenta mil millones; se calcula que del 55% al 60% son a crédito y esperan que aumenten al 70%.
1.2.2 Análisis de Estados Financieros.
¿Qué es análisis? “Análisis es, por lo general, la descripción o interpretación de una situación o de un objeto cualquiera, a partir de los elementos más simples de la situación o del objeto en cuestión. La finalidad de este procedimiento es disolver la situación o el objeto, en sus elementos. Así se dice que se ha logrado un procedimiento analítico cuando se ha realizado tal disolución.
“Aristóteles había adaptado este procedimiento en su lógica demostrativa disolviendo la demostración en silogismo, el silogismo en figuras y las figuras en proposiciones”.
Los estados financieros simplemente hablando, son aquellos documentos que permiten conocer la posición financiera de una empresa un momento dado (balance), los ingresos, costos de venta y gastos generales en un ejercicio con motivo de sus operaciones mercantiles (estados de perdidas y ganancias) y los costos de materias primas consumidas, mano de obra y gastos diversos que intervienen en la elaboración (estado de costo de producción) en periodo determinado.
Otra forma de describir los estados financieros por personas ajenas a la contaduría sería decir que son aquellos informes financieros que permiten formar una idea acerca de cómo se administro la empresa en el ultimo año y a que situación se llegó con ello.
Efectivamente, en forma simplista y tratando de ser gráficos, nos atrevemos a decir que los estados financieros son una película (estado de perdidas y ganancias) que podríamos intitular “Historia de una empresa a través de un año de operación” y la fotografía (balance general) que tomamos en el último día de operaciones del año. De allí que al primero se le conozca como estado financiero “dinámico” y al segundo como “estático”. El análisis de los estados financieros sería entonces el disolver los elementos de dichos estados.
Objeto del análisis.
¿Con que objeto debemos hacer esta disolución? El objeto del análisis de los estados financieros, desde el punto de vista del crédito, es relacionar entre sí los diversos elementos de la estructura financiera de un negocio, manifiestos en uno o varios ejercicios sucesivos y comparándolos para que permitan su interpretación.
¿Qué es comparación? La palabra comparación proviene del latín comparare o comparar: fijar la atención en dos a más objetos para descubrir sus relaciones, estimar sus diferencias o semejanzas. La comparación es una operación mental por la que se establecen las relaciones que existen entre dos o más objetos y que implican una atención fijada simultáneamente sobre los mismos.
En nuestra materia nos referimos, como objetos de nuestra atención mental comparativa, a las cifras de los estados financieros que guardan relación entre sí. La interpretación es un proceso mental que utiliza las técnicas de análisis, las comparaciones, para formarnos un juicio acerca de la situación de la empresa cuyos estados financieros estamos examinando. Es la interpretación que permite al ejecutivo de créditos tomar decisiones, utilizando además su juicio y su experiencia personal y aplicando las políticas establecidas en la empresa.
Importancia de contar con Estados Financieros correctos.
La contabilidad general requiere la aplicación de principios de contabilidad comúnmente aceptados, y es el asiento analítico de todas las operaciones de un negocio: su síntesis la constituyen los estados financieros. La exactitud de los estados financieros depende de varios factores de mayor a menor grado de importancia. Por ejemplo, la capacidad del contador que sea responsable de producirlos, el catalogo de cuentas y su instructivo, ayudantes competentes, máquinas auxiliares, colaboración del personal de otros departamentos, contratación de servicios de auditoria externa, aplicación de las ordenes del consejo directivo y de las del propio director o gerente general.
La importancia que tiene la exactitud en los estados financieros nos la explica la circunstancia de que si conocemos que todos los factores anteriormente mencionados son satisfactorios, la confianza que nos inspiren será mayor y los resultados a que lleguemos en nuestro análisis serán bastante aprovechables.
En ocasiones se escucha decir: “Este balance será objeto de crédito, hay que inflarlo”, y eso me recuerda lo que un maestro nos contaba en la escuela acerca de un contador que preguntaba a su jefe: “¿Qué quiere usted este año, utilidad o perdida?”. Ignoro a quien se le pueda atribuir el inicio de este círculo vicioso: no sé si fue el solicitante de crédito quien empezó a mentir en sus estados financieros obligado por el banquero que no le creía lo que mostraban las cifras, o si fue el banquero quien empezó a desconfiar porque el solicitante siempre mentía. Solo puedo decir lo que pienso como profesional y, en este caso, para mi no hay sino un solo tipo de balance: “el fotográfico”, el resultante de las operaciones normales de un negocio, el realizado con las técnicas y principios de contabilidad generalmente aceptados.
Si me refiero únicamente al balance es debido a que reúne consecuencias de los otros dos estados considerados como importantes.
Si esos estados son además dictaminados por un contador público que ha observado las normas de auditoria generalmente aceptadas, estoy en creencia de que resultarían de gran exactitud y confianza para basar en ellos los Análisis Financieros y la interpretación.
Antecedentes y limitaciones.
El uso del análisis de los estados financieros se inicio en 1900, motivado por la publicación de un libro que trataba del análisis de inversiones en valores de los ferrocarriles, el cual ha tenido problemas en su difusión y aplicación por las siguientes razones:
∗ Se obtienen malos resultados si se dejan de considerarse los otros factores externos e internos.
∗ Se obtienen malos resultados cuando los datos que aparecen en los estados resultan falsos.
∗ Cuando no se dispone de medios de comparación de las cifras obtenidas.
Proceso de la Planeación Financiera.
Las decisiones y políticas relacionadas con liquidez, el capital de trabajo e inventarios, presupuesto de capital, estructura de capital y dividendos (entre otras cosas) interactúan continuamente. La fuente principal de fondos es la operación de la empresa. La empresa utiliza sus activos fijos, junto con mano de obra, materias primas y otros aportes, para generar productos y servicios para venderlos. Los ingresos por ventas menos el costo de ventas y los gastos operativos (como los gastos de ventas, generales y administrativos) son iguales a la utilidad de operación de la empresa. Una pregunta importante en lo que respecta a la Planeación Financiera es ¿Cómo la utilidad operativa responde a incrementos en la producción? La respuesta depende del apalancamiento operativo de la empresa. Hay que recordar que cuanto mayor sea el componente de costo fijo de los costos totales, mayor será el apalancamiento operativo.
La utilidad neta es lo que queda después del pago de gastos por intereses e impuestos, la utilidad neta puede pagarse como dividendos o puede retenerse y reinvertirse, la política de dividendos de la empresa
determina la división entre dividendos y utilidades retenidas. La política de dividendos interactúa con el presupuesto de capital, una relación de pago más alta eleva la cantidad de financiamiento externo que se necesita para cumplir con el presupuesto de capital. Ambas políticas interactúan a su vez con la política de estructura de capital de la empresa, la combinación de necesidades de financiamiento de la empresa, su política de dividendos y su política de estructura de capital determinan la mezcla de deuda y capital si de requiere cualquier financiamiento externo nuevo.
Las necesidades financieras de la empresa están determinadas principalmente por su presupuesto de capital y la generación interna de efectivo, el presupuesto de capital depende a su vez de las ventas proyectadas, un aumento en las ventas, tarde o temprano, egresos para efectuar expansiones y adquirir equipo nuevo. Además los aumentos en las tasas de producción hacen que las maquinas se desgasten con mayor rapidez, y esto incrementa la necesidad de inversión de reemplazo, los niveles de ventas mas altos también requieren una inversión adicional en el capital de trabajo.
La inversión de activo circulante (después de restar los incrementos en las cuentas por pagar) planeada por la empresa, junto con sus políticas de liquidez, determina el incremento o decremento neto en los préstamos a corto plazo. El resto de las necesidades de préstamos de la empresa, el residual, debe ser a largo plazo. La empresa podría emitir acciones preferentes además de (o en ves de) deuda a largo plazo, dependiendo de su posición fiscal y sus objetivos de estructura de capital, la posición fiscal de la empresa es básicamente el monto de las deducciones y créditos fiscales que se otorgan por depreciación, margen de agotamiento e intereses pagados.
La necesidad total de prestamos a largo plazo incluye el residual que acabamos de mencionar más cualquiera de las restituciones de deuda que se requieran y reembolsos antes de tiempo que se hayan planeado, por ultimo los términos de las emisiones de deuda (y/o acciones preferentes) deben determinarse a la luz de la política de financiamiento de la empresa, cualquier deuda que se omita como resultado de este análisis modifica los gastos por intereses, esto afecta la utilidad neta y completa el circulo de la planificación.
1.2.3 Plan Financiero.
La planeación financiera es un proceso de evaluación del impacto de decisiones de inversión y financiamiento alternativas. Luego esas decisiones, digamos el presupuesto de capital de la compañía o una reestructuración de la deuda, se proyectan como parte de un plan financiero. Posteriormente, los resultados se comparan con el plan.
Un plan financiero tiene entradas, un modelo y salidas, como ejemplos de entradas podemos citar las proyecciones de ventas, cobranzas, costos, tazas de interés y tipos de cambio. La posición actual de la empresa (saldo de efectivo, obligaciones de deuda, etc.) y sus dediciones alternativas, también son entradas. El modelo es un conjunto de relaciones matemáticas entre las entradas y salidas, el horizonte de
planeación de un modelo es el tiempo que su proyección se extiende hacia el futuro, a corto plazo generalmente significa a un año o menos. Las salidas de un plan financiero son estados financieros pro forma y un conjunto de presupuestos.
Los estados financieros pro forma, son estados financieros proyectados (pronósticos). Un presupuesto es un programa detallado para una actividad financiera, como ejemplo un presupuesto de publicidad, un presupuesto de ventas o un presupuesto de capital.
Las empresas usan modelos de planeación financiera a corto y a largo plazo. Los modelos se clasifican según su horizonte de planeación, los modelos a corto plazo son detallados y muy específicos, los modelos a largo plazo suelen ser mucho menos detallados.
Un plan financiero completo incluye como mínimo:
1.- Objetivos estratégicos, operativos y financieros claramente planeados.
2.- Los supuestos en los que el plan se basa.
3.- Descripciones de las estrategias subyacentes.
4.- Planes de contingencia para emergencias.
5.- Presupuestos, clasificados y resumidos de diversas maneras, como periodo de tiempo, división y tipo.
6.- El programa de financiamiento.
7.- Un conjunto de estados financieros pro forma periodo por periodo, para todo el horizonte de planeación.
Ciclos de planeación.
Los planes financieros se actualizan con regularidad, según un ciclo de planeación, cada actualización añade la información más reciente y renueva el horizonte de planeación; es decir, proyecta hacia el futuro un tiempo equivalente a la duración del ciclo. Los modelos a corto plazo podrían actualizarse cada mes, cada semana, o incluso cada día, los planes a largo plazo podrían actualizarse una, dos o quizás hasta cuatro veces al año. Las actualizaciones también varían en cuanto a su exhaustividad. Por ejemplo una empresa podría actualizar su modelo a corto plazo añadiendo los últimos datos cada semana pero podría extenderse un mes mas (renovar el horizonte de planeación) solo una vez al mes.
Planeación Ascendente y Descendente.
Los planes e ideas pueden generarse por un proceso ascendente o bien descendente. Un proceso de planeación ascendente se inicia se inicia en el nivel de producto o de producción y procede hacia arriba, pasando por lo niveles de planta y de división, hasta la alta gerencia. En cada nivel se agregan, modifican o eliminan ideas. Los gerentes de niveles cada vez más altos, que pueden adoptar una perspectiva cada vez más amplia, pueden ver, casi siempre, cosas que no están visibles para los niveles inferiores. Los niveles gerenciales altos también pueden proponer combinaciones o eliminaciones eficientes que seguramente los empleados afectados nunca podrían.
El proceso de plantación descendente se inicia en la alta gerencia de la empresa y en sus planes y metas estratégicos, y procede hacia abajo, pasando por todos los niveles de la organización. La alta gerencia toma decisiones estratégicas, las cuales a menudo crean, incrementan, reducen o eliminan cosas tales como los productos, divisiones y labores de comercialización internacional de la empresa. Los gerentes describen la forma en que se implementaran las decisiones estratégicas, en cada nivel gerencial sucesivamente más abajo, las acciones necesarias se vuelven más específicas.
Quienes critican el proceso ascendente dicen que a menudo no logran producir una estrategia coherente para la empresa en su totalidad y puede hacer que la empresa parezca caótica y mal administrada. Quienes critican el proceso descendente dicen que tiende a exagerar el papel de la alta gerencia y a menudo da pie a malas inversiones y pérdida de oportunidades, por que algunos gerentes en puestos elevados no están en contacto con lo que está sucediendo en el campo. Sin embargo, los procesos ascendentes y descendentes en realidad se complementan entre sí, y una buena planeación requiere ambos procesos. Idealmente, las nuevas ideas valiosas recibirán apoyo, sin importar dónde se hayan originado.
1.2.4 Beneficios de la Planeación Financiera.
El objetivo del proceso de planeación es ayudar a maximizar el valor de la empresa, por lo tanto hay varios beneficios que la empresa espera obtener del proceso de planeación:
∗ Supuestos estandarizados; el proceso de planeación puede revelar incongruencias en los métodos de toma de decisiones.
∗ Orientación futura; el proceso de planeación nos obliga a pensar en el futuro, esto genera nuevas ideas y puede eliminar ideas malas.
∗ Objetividad; al hacerse explícitos los supuestos y modelos, la planeación puede dejar al descubierto decisiones que se basan en política o emociones, así la planeación incrementa la persecución objetiva de las metas de la empresa.
∗ Desarrollo de empleados; el proceso de planeación recibe aportes de muchas personas, la capacidad para proporcionar tales aportes hace que un empleado se sienta más partícipe en la empresa.
1.2.5 El Proceso Financiero de Planeación y Control.
La planeación financiera estudia la realización de proyecciones de ventas, ingresos y activos tomando como base estrategias alternativas de producción y de mercadotecnia, a fin de decidir posteriormente la forma de satisfacer los requerimientos financieros. También, si los resultados iniciales proyectados no son satisfactorios, el proceso de planeación debe tratar de identificar los cambios potenciales en las operaciones que producirán resultados satisfactorios.
El control financiero continúa hasta la fase de implantación, y trata del proceso de retroalimentación y de ajuste que se requiera para asegurarse de la adherencia a los planes o para modificarlos, como consecuencia de cambios imprevistos en el ambiente operativo. La totalidad del proceso implica la decisión sobre un amplio conjunto de metas corporativas, y la elaboración posterior de una serie de presupuestos y pronósticos para cada área significativa de las actividades de la empresa.
El análisis de pronósticos financieros empieza con las proyecciones de los ingresos de ventas y de los costos de producción, en terminología estándar de negocios, un presupuesto es un plan que expone los gastos proyectados para una cierta actividad y explica de donde provendrán estos fondos. De este modo, el presupuesto de producción presenta un análisis detallado de las inversiones requeridas en materiales, mano de obra e instalaciones de planta que serán necesarias para dar apoyo al financiamiento, dándole así amplias oportunidades para obtener los fondos en una toma óptima. Después de que todos los elementos del costo han sido pronosticados, se pueden desarrollar los estados pro forma o proyectados, de balance general y de resultados. Estos estados pro forma son posteriormente comparados con los estados reales:
tales comparaciones pueden ayudar a la empresa a señalar las razones de las desviaciones, a corregir los problemas operativos, y a ajustar las proyecciones para el resto del periodo presupuestal a fin de reflejar las condiciones operativas reales.
Mediante la planeación y el control financiero, la administración busca aumentar la rentabilidad, evitar los faltantes de efectivo y mejorar el desempeño de las divisiones específicas y de toda la empresa.
Programa general del proceso de planeación y control financiero.
El pilar fundamental de la función financiera esta contemplado en la información que proporcionan los estados financieros de la empresa, teniendo en cuenta las características de los usuarios a quienes van dirigidos y los objetivos específicos que los originan.
La administración de los recursos de la empresa son fundamentales para su progreso, este escrito centra sus objetivos en mostrar los puntos claves en el manejo del capital de trabajo, por que es este el que nos mide en gran parte el nivel de solvencia y asegura un margen de seguridad razonable para las expectativas de los gerentes y administradores.
METAS U OBJETIVOS CORPORATIVOS
PLAN CORPORATIVO A LARGO PLAZO
PRONOSTICO DE VENTAS A LARGO PLAZO
ESTRATEGIA DE MEZCLA DE PRODUCTOS
PRONOSTICO DE VENTAS A CORTO PLAZO
-POLITICAS DE PRODUCCIÓN -PRESUPUESTO DE MATERIALES -PRESUPUESTO DE PERSONAL -PRESUPUESTO DE GASTOS DE CAPITAL
-POLITICAS DE MERCADOTECNIA -PRESUPUESTO DE PUBLICIDAD -PRESUPUESTO DE VENTAS
-POLITICAS DE INVESTIGACION Y DE ADMINISTRACION GENERAL
-PRESUPUESTO DE INVESTIGACION -PRESUPUESTO DE PERSONAL EJECUTIVO
-POLITICAS DE CONTROL FINANCIERO -PRESUPUESTO DE PRODUCTOS -PRESUPUESTOS DE DIVISIONES
ESTADOS FINANCIEROS PRESUPUESTADOS FLUJOS DE EFECTIVOS
(PRESUPUESTO DE EFECTIVOS) ESTADO DE RESULTADOS
BALANCE GENERAL
CAPITULO II
2.1 EL CAPITAL DE TRABAJO Y SU EFECTO EN LA EMPRESA.
Este capitulo permitirá obtener el concepto genérico del capital de trabajo además de los diferentes significados relacionados que guarda dentro de la planeación y administración financiera como se mencionó en el capitulo anterior.
El nuevo estilo de dirección de la economía empresarial que presupone el Perfeccionamiento Empresarial, ha creado las bases para que las Empresas puedan desarrollar de forma organizada todas las transformaciones necesarias que permitan lograr una gestión eficiente, económica y eficaz.
La investigación referida al análisis del Capital de Trabajo es de vital importancia en este contexto dado el creciente proceso de recuperación de la economía nacional y teniendo en cuenta que el perfeccionamiento empresarial se fundamenta en el autofinanciamiento empresarial , que exige que las empresas tengan que cubrir sus gastos con sus ingresos y generar un margen de utilidad para que sean cada vez más eficientes y competitivas , logrando un uso racional de las reservas de la Empresa para su mejor funcionamiento ; se ha considerado necesario la realización de este trabajo trazándose como objetivo general el análisis y administración del Capital de Trabajo, las causas de su variación como punto de partida para la toma de decisiones gerenciales.
El capital de trabajo puede definirse como la diferencia que se presenta entre los activos y los pasivos corrientes de la empresa.
Se puede decir que una empresa tiene un capital neto de trabajo cuando sus activos corrientes sean mayores que sus pasivos a corto plazo, esto conlleva a que si una entidad organizativa desea empezar alguna operación comercial o de producción debe manejar un mínimo de capital de trabajo que dependerá de la actividad de cada una.
FORMULA:
La formula para determinar el capital de trabajo neto:
CTN: AC-PC
El monto del capital de trabajo se obtiene como resultado de restarle al activo circulante el pasivo circulante y representa generalmente un exceso entre los bienes y derechos que podrían estar disponibles en efectivo al término de un año, menos los pasivos exigibles en el mismo periodo.
Para tener una definición más clara sobre lo que es y que implica este concepto, podríamos decir que el capital de trabajo neto es la parte del activo circulante que esta financiada con fuentes de largo plazo. Es
decir la parte de la inversión que utilizamos en la operación diaria de la empresa, la parte que no representa para la empresa una presión a corto plazo.
2.1.1 ¿Qué ventajas o desventajas representa tener un capital de trabajo neto grande o pequeño?
La ventaja fundamental de un capital de trabajo neto grande, es decir de un activo circulante fuertemente financiado con fuentes de largo plazo, es la seguridad sobre los recursos. Su desventaja es el costo de dichos recursos.
Una empresa con capital de trabajo neto pequeño se puede considerar una empresa agresiva. Financiera su operación con fuentes de corto plazo, baratas en principio, pero con el constante riesgo de que le pueda fallar la coordinación entre entradas y salidas, y que entre en situación de crisis.
¿Existe un capital de trabajo neto óptimo?
En principio, si lo hay. Aunque el activo circulante representa por definición la parte liquida de la inversión, lo que se espera convertir en dinero en el corto plazo, también es cierto que siempre se mantendrá una porción del activo circulante como inversión constante.
El activo circulante se puede reclasificar en dos grandes grupos: El activo circulante constante que es la parte mínima de inversión que requiere la empresa en todo momento y el activo circulante variable, que es la parte que se incrementa cuando la empresa está en su momento de máxima actividad, pero que por lo mismo es temporal.
De esta forma el capital de trabajo neto, es decir la parte que debe ser financiada con fuentes de largo plazo debe ser igual al activo circulante constante y el variable debe ser financiado con fuentes de largo plazo.
2.1.2 Esquema de Capital de Trabajo Óptimo.
FCP Activo Circulante Temporal
Activo Circulante constante Activo Circulante
Total
Activo fijo
FLP
FLP FLP
FCP
FCP
Algunos ejemplos básicos del efecto del capital de trabajo en la empresa son los siguientes:
Razón Circulante:
A B C D
Activo Circulante: 100 100 100 100
Pasivo Circulante: 50 20 100 (25)
Capital de trabajo 50 20 0 (75)
Índice de Liquidez 2.0 1.25 1.0 .80
El caso A muestra un capital de trabajo de $50 y la liquidez es de 2 porque el activo circulante representa dos veces el pasivo circulante. En el caso B el capital de trabajo es de $20 y la liquidez de 1.25 (100/80).
En el Caso C la liquidez es de uno, pero no hay capital de trabajo porque el pasivo circulante es igual al activo circulante, y, por ultimo, el caso D se tiene un capital de trabajo negativo de $25, en virtud de que el pasivo circulante es mayor que el activo circulante por lo que el índice de liquidez es de .80, el que representa que se tienen 8 centavos de activos circulantes de cada peso de pasivo circulante.
Ventas a Capital Neto de Trabajo:
A B C D
Ventas Netas 100 100 100 100
Capital de Trabajo: 50 20 100 (25)
Veces 2 5 0 (4)
El Caso A muestra que el capital de trabajo genera dos veces de ventas netas; para vender un peso se necesitan 50 centavos de capital de trabajo. En el caso B se generan cinco veces de ventas o se necesitan 20 centavos para vender un peso. En el caso C, en donde no existe capital de trabajo porque todo activo circulante esta financiado por el pasivo circulante, la generación de ventas no requiere de inversión capital de trabajo. Esta última situación se presenta en algunos casos en las tiendas de autoservicios, en donde los proveedores son los que financian la inversión circulante.
Por ultimo el caso D muestra un monto negativo de capital de trabajo y genera ventas de cuatro veces.
Puede decirse que es un caso empírico.
El capital de trabajo también representa a los recursos netos de propiedad de los accionistas, destinados a las operaciones normales de la empresa y se mide con la razón de capital de trabajo al capital contable
Capital de trabajo a capital Contable:
A B C D
Capital de trabajo 50 20 0 (25)
Capital contable: 100 100 100 100
Porcentaje 50% 20% 0% 25%
Esta razón representa el porcentaje del capita contable que esta requiriendo el capital de trabajo, es una medida interesante ya que el capital de trabajo muestra la habilidad de la administración sobre la inversión que requiere la empresa de activos circulantes y su financiamiento que a excepción de prestamos no le cuesta a la empresa.
El objetivo primordial de la administración del capital de trabajo es manejar cada uno de los activos y pasivos corrientes de la empresa.
Los pilares en que se basa la administración del capital de trabajo se sustentan en la medida en la que se pueda hacer un buen manejo sobre el nivel de liquidez, ya que mientras más amplio sea el margen entre los activos corrientes que posee la organización y sus pasivos circulantes mayor será la capacidad de cubrir las obligaciones a corto plazo, sin embargo, se presenta un gran inconveniente porque cuando exista un grado diferente de liquidez relacionado con cada recurso y cada obligación, al momento de no poder convertir los activos corrientes más líquidos en dinero, los siguientes activos tendrán que sustituirlos ya que mientras más de estos se tengan mayor será la probabilidad de tomar y convertir cualquiera de ellos para cumplir con los compromisos contraídos.
2.1.3 Necesidad e Importancia del Capital de Trabajo.
Como punto de partida para estudiar lo referente al capital de trabajo de la empresa se debe examinar la terminología empleada.
El origen y la necesidad del capital de trabajo esta basado en el entorno de los flujos de caja de la empresa que pueden ser predecibles, (la preparación del flujo de caja se encuentran en escritos de este canal) también se fundamentan en el conocimiento del vencimiento de las obligaciones con terceros y las condiciones de crédito con cada uno, pero en realidad lo que es esencial y complicado es la predicción de las entradas futuras a caja, ya que los activos como las cuentas por cobrar y los inventarios son rubros que
en el corto plazo son de difícil convertibilidad en efectivo, esto pone en evidencia que entre más predecibles sean las entradas a caja futuras, menor será el capital de trabajo que necesita la empresa.
Según Fred Weston en “Fundamentos de Administración Financiera”: El término de Capital se origino con el legendario pacotillero estadounidense, quien solía cargar su carro con numerosos bienes y recorrer una ruta para venderlos. Dicha mercancía recibía el nombre de capital de trabajo porque era lo que realmente se vendía, o lo que “rotaba por el camino” para producir utilidades.
El carro y el caballo, por lo tanto eran financiados con “capital de trabajo”, pero el pacotillero solicitaba en préstamo los fondos necesarios para comprar la mercancía, estos préstamos se conocían como prestamos de capital de trabajo, y tenían que ser reembolsados después de cada viaje para demostrar al banco que el crédito era sólido. Si el pacotillero era capaz de rembolsar el préstamo, entonces los bancos que seguían este procedimiento empleaban políticas bancarias de naturaleza sólida.
2.1.4 Definiciones de Capital de Trabajo.
Es útil empezar con algunas definiciones y conceptos de capital de trabajo:
El capital de trabajo bruto se refiere simplemente a los activos circulantes.
El capital de trabajo neto se define como los activos circulantes menos los pasivos circulantes.
El capital de trabajo es la inversión de una empresa en activos a corto plazo (efectivo, valores negociables, cuentas por cobrar e inventario).
En esta investigación el término capital de trabajo será la diferencia entre activos y pasivos circulantes.
Lawrence Gitman en su libro “Fundamentos de la Administración Financiera” plantea que la administración del capital de trabajo se refiere al manejo de las cuentas corrientes de la empresa que incluyen activos y pasivos circulantes. Si la empresa no puede mantener y aún que se vea forzada a declararse en quiebra.
Los activos circulantes de la empresa deben ser suficientemente grandes para cubrir sus pasivos circulantes y poder así asegurar un margen de seguridad razonable.
Como en el párrafo anterior se comentaba, el objetivo de la administración del capital de trabajo es manejar cada uno de los activos y pasivos circulantes de la empresa de tal manera que este se mantenga en un nivel aceptable. Los principales activos circulantes son: efectivo, valores negociables, cuentas por cobrar e inventarios. Cada uno de estos activos debe administrarse en forma eficiente para mantener la liquidez de la empresa sin conservar al mismo tiempo un nivel demasiado alto de cualquiera de ellos. Los pasivos circulantes básicos de interés que deben cuidarse son las cuentas por pagar, documentos por pagar y otros pasivos acumulados.
Por su parte Aguirre Sabada, en “Fundamentos de Economía y Administración Empresariales”, plantea que las decisiones de administración del capital de trabajo y su control es una de las funciones más importantes de la administración financiera, entre ellas se encuentran:
∗ El activo circulante, fundamentalmente las cuentas por cobrar y el inventario representan la inversión más alta de la inversión en activos dentro de muchas empresas. El pasivo circulante constituye a menudo una fuente de financiamiento importante, ya que muchas veces es imposible conseguir préstamos.
∗ El capital de trabajo representa la primera línea de defensa de un negocio contra la disminución de las ventas. Ante una declinación de las ventas poco hay que hacer por parte del financiero sobre los compromisos de activos fijos o deudas a largo plazo; sin embargo puede hacer mucho con respecto a las políticas de crédito, control de inventario, cuentas por cobrar, renovar los inventarios con mayor rapidez, adoptar una política más agresiva de cobros a fin de tener mayor liquidez, e igualmente se pueden postergar los pagos para contar con una fuente adicional de financiamiento.
La base teórica que sustenta la utilización del capital de trabajo para medir liquidez es la convicción de que mientras más amplio sea el margen de activos circulantes sobre los pasivos circulantes, se estará en mejores condiciones para pagar las cuentas en la medida que vencen
Gitman en “Fundamentos de Administración Financiera “plantea:… mientras más grande sea la cantidad de activos circulantes existentes mayor es la probabilidad de que algunos de ellos puedan convertirse en efectivo para pagar una deuda vencida… 1
Sin embargo, cada empresa adoptara una determinada política con relación a sus finanzas a corto plazo la cual se compone de dos elementos:
∗ La magnitud de la inversión en activos circulantes que usualmente es una medida relativa del nivel de ingreso operativo total.
∗ La financiación del activo circulante que es una medida de la proporción de deudas a corto plazo con relación a las deudas a largo plazo.
En la correcta administración del capital de trabajo se deben considerar aspectos que la hacen especialmente importante para la salud financiera de la empresa:
∗ Las estadísticas indican que la principal porción del tiempo la mayoría de los administradores financieros se dedica a las operaciones internas diarias de la empresa, que caen bajo el terreno de la administración del capital de trabajo.
∗ Los activos circulantes representan un 60 % aproximadamente de los activos totales de una empresa
1 Lawrence: Fundamentos de administración financiera. Tomo I Ed. MES Pág. 167
∗ La administración del capital de trabajo es particularmente importante para las empresas pequeñas.
Aunque estas empresas pueden minimizar su inversión en activos fijos, arrendando plantas y equipos, no pueden evitar la inversión en efectivo, cuentas por cobrar e inventario. Además debido a que una empresa pequeña tiene un acceso limitado a los mercados de capital a largo plazo, debe usarse sólidamente el crédito comercial y los prestamos bancarios a corto plazo, los cuales afectan al capital del trabajo aumentando los pasivos circulantes.
Según James Van Horne en “Fundamentos de Administración Financiera”: “... la determinación de los niveles apropiados del activo y pasivo circulante sirve en la fijación del nivel del fondo de maniobra, e incluye decisiones fundamentales sobre la liquidez de la empresa y la composición de los vencimientos de su deuda. A su vez, estas decisiones reciben la influencia de un compromiso entre rentabilidad y riesgo.2
2.1.5 Políticas y Administración del Capital de Trabajo.
La administración de capital de trabajo se refiere al manejo de todas las cuentas corrientes de la empresa que incluyen todos los activos y pasivos corrientes, este es un punto esencial para la dirección y el régimen financiero.
La administración de los recursos de la empresa es fundamental para su progreso, por que es este el que mide en gran parte el nivel de solvencia y asegura un margen de seguridad razonable para las expectativas de los gerentes y administradores.
El objetivo primordial de la administración del capital de trabajo es manejar cada uno de los activos y pasivos circulantes de la empresa de tal manera que se mantenga un nivel aceptable de este.
Los principales activos circulantes a los que se les debe poner atención son la caja, los valores negociables e inversiones, cuentas por cobrar y el inventario, ya que estos son los que pueden mantener un nivel recomendable y eficiente de liquidez sin conservar un alto número de existencias de cada uno, mientras que los pasivos de mayor relevancia son cuentas por pagar, obligaciones financieras y los pasivos acumulados por ser estas las fuentes de financiamiento de corto plazo.
2.1.6 Políticas del Capital de Trabajo.
Para una correcta administración del capital de trabajo frente a la maximización de la utilidad y la minimización del riesgo se debe tener en cuenta:
Naturaleza de la empresa: Es necesario ubicar la empresa en un contexto de desarrollo social y productivo, ya que el desarrollo de la administración financiera en cada una es de diferente tratamiento.
2 Van Horne, James: Fundamentos de Administración Financiera; Editorial Prentice Holl Hispanoamérica SA : Pág. 205
Capacidad de los activos: Las empresas siempre buscan por naturaleza depender de sus activos fijos en mayor proporción que de los corrientes para generar sus utilidades, ya que los primeros son los que en realidad generan ganancias operativas.
Costos de financiación: Las empresas obtienen recursos por medio de los pasivos corrientes y los fondos de largo plazo, en donde los primeros son más económicos que los segundos.
Naturaleza entre Riesgo y rentabilidad: si una empresa quiere aumentar su rentabilidad, debe también aumentar su riesgo, si quiere disminuir su riesgo debe disminuir su rentabilidad.
Un concepto que toma fuerza en estos momentos es la forma de obtener y aumentar las utilidades, y por fundamentación teórica se sabe que para obtener un aumento de estas hay dos formas esenciales de lograrlo, la primera es aumentar los ingresos por medio de las ventas y en segundo lugar disminuyendo los costos pagando menos por las materias primas, salarios, o servicios que se le presten, este postulado se hace indispensable para comprender como la relación entre la rentabilidad y el riesgo se unen con la de una eficaz dirección y ejecución del capital de trabajo.
Entre más grande sea el monto del capital de trabajo que tenga una empresa, menos será el riesgo de que esta sea insolvente, esto tiene fundamento en que la relación que se presenta entre la liquidez, el capital de trabajo y riesgo es que si se aumentan el primero o el segundo el tercero disminuye en una proporción equivalente.
Ya considerados los puntos anteriores, es necesario analizar los puntos claves para reflexionar sobre una correcta administración del capital de trabajo frente a la maximización de la utilidad y la minimización del riesgo.
Ejemplo:
El Balance de la compañía Modelo que se ilustra, indica los nivelad e activo pasivo y capital:
ACTIVO PASIVO Y CAPITAL
Activos Circulantes $2700 Pasivos Circulantes $1600
Activos Fijos $ 4300 Deudas a largo Plazo $ 2400
Total $7000 Capital $3000
TOTAL $7000
Si la Cia. Modelo gana aproximadamente el 2 % sobre sus activos circulantes y el 12% sobre activos fijos, la configuración del balance actual le permite ganar aproximadamente $570[(2%*2700) + (12%*4300)] sobre sus activos totales. El capital de trabajo actual de la empresa es de $1100 ($2700- 1600). La razón activo y circulante a activo total es de aproximadamente .386 ($2700/$7000).
Efectos de un cambio en los activos circulantes de Cia. Modelo.
Valor inicial Valor después del cambio
Razón de Activo circulante .386 .343
Utilidades en activos totales $570 $600
Capital de trabajo $1100 $800
Si la empresa disminuye esta razón, invirtiendo $300 más en activos fijos, y en esta forma $300 menos en activos circulantes, la nueva razón activo circulante la activo total es de .343 ($2400 / $7000). Las utilidades totales de la empresa sobre sus activos totales serán entonces de $600, [2% * (2400) + 12% * (4600)]. El capital de trabajo será entonces de $800, (2400 - 1600). Los resultados se tabulan en la Tabla.
Tal como lo indica la segunda tabla a medida de que disminuye la razón de activo circulante a activo total de 0386 a 3.43 aumentan las utilidades sobre activos totales de $570 a 900.
El riesgo calculado por el monto del capital de trabajo, aumenta por cuanto se reduce el capital de trabajo y en consecuencia la liquidez, esto confirma las conclusiones anteriores a la alternativa rentabilidad en lo relacionado con los activos circulantes de la empresa.
Efectos de un cambio en los pasivos circulantes de Cia. Modelo
Valor inicial Valor después del cambio
Razón de Activo circulante a activo total .221 .271
Costo de Financiamiento $480 $465
Capital de trabajo $1100 $800
Una disminución en cualquier costo de la empresa equivale a un aumento en la rentabilidad por una suma similar.
El balance de la Cia. Modelo en la sección anterior se puede utilizar para demostrar los efectos de un aumento en los pasivos circulantes de la empresa. Inicialmente, la razón pasivo circulantes a activos totales es de .229($1600/$7000). Supongamos que el mantenimiento de los pasivos circulantes cuesta aproximadamente un 3%, en tanto que el costo promedio de los fondos a largo plazo es del 8%.
Olvidando los cambios hechos en el ejemplo anterior, el efecto de trasladar $300 de fondos a largo plazo a pasivos circulantes aumenta estos pasivos a $1900 ($1600+$300) y disminuye los fondos a largo plazo a
$5100 ($5400-300). La nueva razón pasivo circulante a activo total es entonces de .271 ($1900/7000). El resultado de este cambio es una disminución en costos de nivel actual de $480[83%*$1600) + (8%*$5400)] a 465[3%*$1900) + (8%*$5100)]. El capital de trabajo de la empresa disminuye del nivel inicial de $1100 a $800 ($2700-$1900). Estos resultados del aumento de la razón pasivo circulante a activo total se tabularon en la tabla anterior.
En consecuencia la administración del capital de trabajo tiene variables de gran importancia cada una de ellas son un punto clave para la administración que realizan los gerentes, directores y encargados de la gestión financiera, es recurrente entonces tomar todas las medidas necesarias para determinar una estructura financiera de capital donde todos los pasivos corrientes financien de forma eficaz y eficiente los activos corrientes y la determinación de un financiamiento óptimo para la generación de utilidad y bienestar social.
Efectos de Cambio en las razones sobre utilidades y riesgo
Razón Cambio en
la razón
Efecto en la utilidad
Efecto en el riesgo
Activos Circulantes Incremento Reducción Reducción Activos Totales Reducción Incremento Incremento
Pasivos Circulantes Incremento Incremento Incremento Activos Totales Reducción Reducción Reducción
2.1.7 Métodos de Administración del Capital de Trabajo.
El ciclo de conversión en efectivo, que fue mencionado anteriormente se centra sobre el plazo de tiempo que corre desde que la compañía hace pagos hasta que recibe los flujos de entrada de efectivo.
En el modelo se emplean los siguientes términos:
1) El periodo de conversión del inventario: consiste en el plazo promedio de tiempo que se requiere para convertir los materiales en productos terminados y posteriormente para vender estos bienes.
Rotación de Costo de mercancía Vendida
Inv. Inicial + Inv. Final Inventario = --- 2
Obsérvese que el periodo de conversión del inventario se calcula dividiendo el Costo de mercancía vendida entre el inventario promedio, si queremos convertirlo a días dividimos los días del periodo entre las veces que ha rotado el inventario.
2) El periodo de cobranza de las cuentas por cobrar, consiste en el plazo promedio de tiempo que se requiere para convertir en efectivo las cuentas por cobrar de la empresa, es decir, para cobrar el efectivo que resulta de una venta. El periodo de cobranza de las cuentas por cobrar también se conoce como días de venta pendientes de cobro y se calcula dividiendo las cuentas por cobrar entre el promedio de ventas a crédito por día.
Periodo de cobranza de:
Cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar = ______________________
Ventas a crédito / 360 días
3) Periodo de diferimiento de las cuentas por pagar, consiste en el plazo promedio de tiempo que transcurre desde la compra de los materiales y mano de obra, y el pago de efectivo por los mismos.
Periodo de diferimiento de Cuentas por Pagar
Las cuentas por pagar = ---
Compras a crédito / 360 días
Ciclo de conversión en efectivo, este procedimiento permite obtener una cifra meta de los tres periodos que se acaban de definir, por lo tanto, es igual al plazo de tiempo que transcurre entre los gastos reales de efectivo de la empresa erogados para pagar los recursos productivos (materiales y manos de obra) y las entradas de efectivo provenientes de las ventas de productos (es decir, plazo de tiempo que transcurre entre el pago de la mano de obra y materiales y la cobranza de las cuentas por cobrar). Por lo tanto, el ciclo de conversión en efectivo es igual al plazo promedio de tiempo durante el cual un peso queda invertido en activos circulantes.
Periodo de Periodo de Periodo de Ciclo de
conversión + cobranza de - diferí mentó de = conversión
del inventario cuentas por cobrar las cuentas por pagar en efectivo
El ciclo de conversión de efectivo puede ser reducido:
∗ Mediante la reducción del periodo de conversión del inventario a través del procesamiento y venta mas rápidas y eficientes de productos.
∗ La reducción de las cuentas por cobrar a través de una mayor celeridad en las cobranzas.
∗ Mediante la extensión del periodo de diferimento de las cuentas por pagar a través del retardamiento de sus propios pagos.
De esta manera, la determinación de cada uno de estos ciclos y su conjugación final en el ciclo de efectivo de la empresa permite conocer la repercusión de las decisiones financieras relacionadas con el activo y pasivo circulante en los requerimientos de tesorería y de esta forma se podrán ir ajustando las políticas de capital de trabajo seguidas por la entidad sobre la base de la intercompesación riesgo- rendimiento.
El impacto de las decisiones operativas se manifiesta en el balance y es el desequilibrio entre las variables del balance el que provoca la superación de los pagos; siguiendo otra metodología de análisis a corto plazo se deben distinguir los:
∗ Problemas de Funcionamiento (finanzas operativas).
∗ Problemas de planteamiento (finanzas estructurales).
Este procedimiento de análisis de la situación financiera a corto plazo fue expuesto por la Dra. Mari luz Gómez Rodríguez de la Universidad de Coruña (Galicia España) en la Conferencia impartida a profesores de la Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales de la Universidad de Oriente.
Para analizar si la empresa esta mal planteada o funciona mal se deben definir tres variables:
∗ Capital circulante mínimo (CCM).
∗ Capital circulante Real (CCR).
∗ Necesidades operativas de Fondos (NOF).
Para saber si está bien planteada la empresa: se compara el capital circulante mínimo con el capital circulante real.
Para saber si funciona bien la empresa: comparamos capital circulante (CC) mínimo con las necesidades operativas de fondos (NOF).
