iprocurement Capítulo 4 iprocurement Capítulo 4 - Página 1 Copyright Oracle, All rights reserved.

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iProcurement

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Introducción

La utilización del módulo de Internet Procurement extiende la funcionalidad de Oracle Purchasing a todos los usuarios de la UPR identificados como peticionarios. De igual forma respeta las reglas de las aprobaciones correspondientes y el recibo de mercancía en diversas localizaciones. Todo esto a través de la utilización de una conexión al internet. A continuación algunas de sus ventajas:

• Consolidación de Demanda: Al proveer la entrada de requisiciones provenientes de múltiples localizaciones permite al comprador consolidar la demanda de compra y de esta manera aprovechar descuentos por volumen de compras.

• Tienda de Internet: Oracle iProcurement simula una tienda de Internet. El usuario podrá preparar su requisición ingresando los artículos deseados en el carrito de compra (“Shopping Cart”) y someter el documento (“Checkout”) para aprobación. • Catálogos: iProcurement ofrece la opción de carga y actualización de catálogos.

Esto permite uniformar el proceso de pedido a través de catálogos únicos que pueden ser usados por todos los peticionarios. Además permite la inclusión de imágenes en los artículos para fácil identificación.

• Fácil búsqueda de artículos: El sistema provee varias maneras de buscar un artículo. • Listas de Compras (Shopping Lists) Los usuarios podrán crear listas de los

artículos más comprados. Estas listas previamente definidas, agilizan el proceso de selección para ser incluidos en las requisiciones.

• “Split” de Artículos y Cuentas: iProcurement permite dividir la línea de una requisición entre varios departamentos o cuentas de manera fácil y rápida.

• Proceso de Checkout: Una vez finalizada la creación de la requisición, los usuarios tienen 3 opciones para completar el proceso. Dependiendo del tipo de orden, puede ser un procedimiento expreso en donde existe una información pre-definida lo cual minimiza el proceso de entrada de datos o un procedimiento estándar en donde se cumplen todos los pasos del Checkout.

• Copiar requisiciones previas: iProcurement provee para copiar requisiciones que sean recurrentes.

• Corregir y Re-Someter una requisición iProcurement provee para corregir requisiciones previamente sometidas para aprobación. El sistema devuelve el documento al peticionario quitándoselo al aprobador para permitir la realización de cambios. Luego de esto, el usuario deberá volverlo a someter para aprobación.

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• Notas y Anexos: La requisición a través de iProcurement permite definir notas y asociar archivos.

• Proceso de Aprobación: La requisición es aprobada siguiendo la jerarquía de aprobación definida en Oracle Purchasing. Esto permite un control de aprobación que se maneja de forma centralizada pero que permanece abierto para que la aprobación sea en línea, lo cual agiliza el proceso.

• Consulta de Requisiciones: Los peticionarios podrán mantenerse informados en todo momento del estatus de la requisición a través de pantallas de consultas. Además presenta la información de la orden de compra asignada al documento. Esto minimiza las llamadas que actualmente realizan los peticionarios a la Oficina de Compras para pedir el status de su solicitud.

• Notificaciones: Oralce iProcurement provee una serie de workflows para el envío de notificaciones. Usted podrá enviar notificaciones del estado de documentos a las personas apropiadas. Además, podrá enviar notificaciones al peticionario o comprador cuando se recibe la mercancía.

• Itinerario de Vacaciones: Oralce iProcurement le permite incluir su itinerario de vacaciones o tiempo fuera, de tal manera que si le envían una requisición el sistema se encarga de enviarla automáticamente a la persona designada por usted.

• Eficiencia en proceso mediante la eliminación del papel: Al ofrecer a los usuarios la opción de entrar sus propias requisiciones, eliminan el proceso manual de creación, impresión y aprobación del documento de requisición. Lo que significa un ahorro en tiempo, papel y dinero.

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Conéctese a iProcurement

1. Username: Este campo representa el nombre que identifica al usuario de forma única en el sistema. Este corresponde a su correo electrónico.

2. Password: Ingrese su contraseña. Utilice números y letras 3. Presione el botón

El sistema lo llevará a la pantalla principal del navegador (Navigator)

Un usuario puede tener más de una responsabilidad o función dentro del sistema. En esta pantalla es que usted selecciona su “responsabilidad”, en este caso escoja “AC iProcurement Requester”. Para seleccionar su responsabilidad busque en la parte superior izquierda bajo “Navigator”. Para efectos de este adiestramiento su responsabilidad es “AC iProcurement Requester”.

4. Escoga “AC iProcurement Requester”. El sistema lo llevará a la siguiente pantalla:

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Conéctese a iProcurement

Título de Procedimiento

Inicio

Peticionario Username: Este campo representa el nombre que identifica al usuario de forma única en el sistema. Este corresponde a su correo electrónico. (1) Password: Ingrese su contraseña. Utilice números y letras (2) Presione el botón (3) Escoga “AC iProcurement Requester”. (4) Fin

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¿Olvidó su Contraseña?

En caso de que olvidó su contraseña, siga las siguientes instrucciones:

1. Haga clic sobre la siguiente frase:

2. User Name: Ingrese su nombre de usuario.

3. Presione el botón .

Usted recibirá un correo electrónico asignándole una contraseña provisional. Fin de la actividad.

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¿Olvidó su Contraseña?

Inicio

Peticionario Haga click sobre la siguiente frase: (1) User Name: Ingrese su nombre de usuario. (2) Presione el botón . (3)

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Cambio de Contraseña

Usted puede cambiar la contraseña directamente desde iProcurement. A continuación le explicaremos como hacerlo.

1. Haga clic en el campo Preferences que aparece en la parte superior derecha según señala la flecha.

En la sección Change Password complete lo siguiente: 2. Old Password: Ingrese la contraseña que está utilizando 3. New Password: Indique la nueva contraseña

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5. Presione el botón

El sistema presenta una confirmación de que su contraseña ha sido cambiada. Fin de la actividad.

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Cambio de Contraseña

Inicio

Peticionario Haga clic en el campo Preferences que aparece en la parte superior derecha según señala la flecha. (1) Old Password: Ingrese la contraseña que está utilizando (2)

New Password: Indique la nueva contraseña (3) Repeat Password: Repita la nueva contraseña en este campo. (4) Presione el botón (5) Fin

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Registrar Preferencias

Las Preferencias en iProcurement permiten la entrada de datos al seleccionar valores que se utilizan frecuentemente. El proceso de registrar preferencias se realiza principalmente al ingresar por vez primera al sistema. Se puede acceder al mismo de requerirse algún cambio. La información registrada aparecerá en todas las entradas posteriores.

1. Haga clic en el campo Preferences.

Aparece en la parte superior derecha según señala la flecha en la ilustración anterior.

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2. Haga clic en iProcurement Preferences.

Aparece en la parte superior izquierda de la pantalla según señala la flecha en la ilustración anterior.

My Favorite Store: Usted puede identificar su tienda favorita para todas las búsquedas. La tienda seleccionada será la tienda fija en el menú, al lado del campo de búsqueda “Search Field” en las páginas de compra.

• Search Results Per Page: Ingrese un número para identificar la cantidad de partidas que aparecerán por página.

• Shopping Search Results Per Page: Ingrese la cantidad de artículos que aparecerán por página.

• Hide Thumbnail Images: Haga clic si desea ocultar las imágenes de los artículos. • Need-By Date Offset: Cantidad de días para la entrega luego de que la orden sea

procesada. Este número aparecerá automáticamente en todo documento. • Need-By Date Time: Hora en que se requiere la entrega del producto.

Si usted prepara requisiciones para más de una persona, ir a tarea #3. Si no, ir a tarea #8.

3. Requester Name: Presione el icono para seleccionar el nombre de la persona que va a aparecer automáticamente como peticionario.

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4. Search By: Ingrese cualquier criterio para hacer la búsqueda.

• Utilice el signo porciento (%) antes y después de los valores ingresados. 5. Presione el botón

El sistema presenta todos los nombres que cumplen con los criterios ingresados previamente.

6. Select: Haga clic _{al lado del nombre de la persona.} 7. Presione el botón .

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Deliver-To Location: Este lugar está predeterminado en el sistema como el departamento al cual pertenece el peticionario.

• Search By: Ingrese cualquier criterio para hacer la búsqueda.

• Utilice el signo de porciento (%) antes y después de los valores ingresados. 9. Presione el botón

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10. Select: Haga clic _{al lado del nombre del Departamento o sección deseada.} 11. Presione el botón .

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14. Complete cada segmento de la cuenta contable:

− Fund: Seleccione el fondo correspondiente. Este contiene cinco (5) dígitos − Department: Escoja el departamento. Este contiene tres (3) dígitos

− Sub-Department: Incluya el sub-departamento, si aplica. Este contiene tres (3) dígitos.

− Object Code: Incluya el objeto de gasto correspondiente. Este contiene cuatro (4) dígitos

− Function: Escoja la función. Este contiene tres (3) dígitos

− Project: Si la compra corresponde a un proyecto, seleccione el mismo. Este contiene 12 dígitos

− Fiscal Year: Complete cero (00)

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16. Select: Haga clic al lado de la combinación de cuenta. 17. Presione el botón .

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• Nickname: Incluya un alias para la combinación de cuenta. • Select: Haga clic al lado de la combinación de cuenta.

18. Presione el botón para identificar la cuenta como primaria.

Si desea incluir otra combinación de cuenta, ir a tarea #12. Si no, ir a tarea #19.

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El sistema presenta una confirmación indicando que se aplicarán todos los cambios la próxima vez que se conecte a iProcurement.

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Registrar Preferencias

Inicio

Peticionario Haga clic en el campo Preferences. (1) Haga clic en iProcurement Preferences. (2) ¿Usted prepara requisiciones para más de una persona? Peticionario Requester Name: Presione el icono para seleccionar el nombre de la persona que va a aparecer automáticamente como solicitante. (3)

Search By: Ingrese cualquier criterio para hacer la búsqueda. (4) Presione el botón (5) Select: Haga click ( al lado del nombre de la persona. (6)

Presione el botón . (7)

Peticionario Deliver-To Location: Este lugar está predeterminado en el sistema como el Departamento al cual pertenece el solicitante. (8) Presione el botón (9) Peticionario Select: Haga clic ( al lado del nombre del Departamento o sección deseada. (10) Presione el botón . (11) Peticionario Presione el botón para añadir las cuentas autorizadas. (12) Presione el botón para añadir los valores de la cuenta. (13) Complete cada segmento de la cuenta contable: (14) Presione el botón . (15)

Select: Haga click ( al lado de la combinación de cuenta. (16) Presione el botón . (17) Presione el botón para identificar la cuenta como primaria. (18)

A B

N

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Registrar Preferencias

¿Desea incluir otra combinación de cuenta? Peticionario Presione el botón (19) Fin B A N S

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Desconéctese de iProcurement

Una vez realizada sus transacciones en Oracle iProcurement desconéctese de la aplicación.

1. Desde cualquier sección en donde se encuentre, haga clic en Logout según lo indica la flecha en la ilustración anterior.

El sistema lo desconecta de la aplicación. Fin de la actividad.

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Desconéctese de iProcurement

Título de Procedimiento Inicio Peticionario Desde cualquier sección en donde se encuentre, haga clic en Logout según lo indica la flecha en la ilustración anterior. (1)

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Adquirir un Artículo en una Tienda

Oracle iProcurement utiliza el concepto de tienda de Internet. Las tiendas han sido configuradas para contener una combinación de catálogos. Cuando usted hace una búsqueda, iProcurement busca el catálogo en la tienda y despliega los resultados. 1. Conéctese a iProcurement para ingresar su solicitud.

Para más información de cómo conectarse a iProcurement vaya a la sección Conéctese a iProcurement en su manual.

iProcurement posee una capacidad de búsqueda poderosa que le servirá de ayuda a todos los peticionarios a la hora de hacer solicitudes. Los peticionarios pueden buscar los

catálogos utilizando cualquier descripción para que, de manera rápida y fácil encuentren los bienes o servicios deseados. Existen varias maneras de buscar los artículos que desea adquirir en el Catálogo:

− Standard Search: Usted puede hacer búsqueda en el sistema de todos los records que cumplen con los valores ingresados.

− Advance Search: iProcurement le permite hacer búsqueda por diferentes criterios. − Shopping Lists: Usted puede acceder los artículos más comprados a través de las

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− Favorite List: Los peticionarios pueden crear sus propias listas con los artículos que más frecuentemente compran.

− Public Lists: Los peticionarios tendrán acceso a listas de compras previamente definidas con los artículos más comprados.

Buscar un Artículo en una Tienda

Oracle iProcurement utiliza tiendas, listas de compra y catálogos para organizar los artículos para los peticionarios. Cuando usted hace una búsqueda, Oracle iProcurement busca el catálogo en la tienda y despliega los resultados.

2. Conéctese a iProcurement para ingresar su solicitud.

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4. Search AC Catalog Item Store: Ingrese algún valor para buscar el artículo deseado. Utilice el signo de porciento (%) antes y después de los valores ingresados. Si desea ver todos los artículos del catálogo sólo ingrese el signo %.

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− Descripción del Artículo: Usted podrá ver la descripción completa del artículo en color azul.

− Category: La categoría del artículo representa una agrupación de los mismos. Esto le dará una idea de qué tipo de artículo es el que está comprando.

− Supplier: En algunos casos, usted podrá ver el proveedor sugerido.

− Supplier Item: Identifica el número de artículo del proveedor para su referencia. − Internal Item Number: Número de artículo interno para la UPR

− Price: Precio sugerido del artículo o de la última orden de compra.

− Unit: Unidad de medida. Es importante que se revise la misma antes de determinar la cantidad de artículos que desea adquirir.

7. Identifique el artículo que desea comprar.

Quantity: El sistema siempre presenta el valor uno (1). En caso de que desee adquirir más de uno, sólo cambie el mismo. Es importante que revise la unidad de medida para

determinar la cantidad de artículos que desea adquirir.

8. Una vez completada la información, presione el botón Aparece al lado del artículo para añadirlo al carrito de compra.

Ya su artículo ha sido añadido al carrito de compra según señala la flecha en la ilustración anterior.

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Si desea añadir más artículos al carrito de compra, ir a tarea #7. Si no, ir a tarea #9.

9. Una vez finalizado el proceso de selección de artículos, presione el botón para ver los artículos incluidos en el carrito de compra.

10. Siga en la sección Hacer Checkout en este capítulo. Fin de la actividad.

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Adquirir un Artículo en una Tienda

Título de Procedimiento Inicio Peticionario Conéctese a iProcurement para ingresar su solicitud. (1) Conéctese a iProcurement para ingresar su solicitud. (2)

En la sección Stores & Catalog, haga clic en la tienda de Catalog Item Store. (3)

Search AC Catalog Item Store: Ingrese algún valor para buscar el artículo deseado. (4) Presione el botón (5) El sistema le presenta todos artículos que cumplen con el valor ingresado. (6)

Peticionario Identifique el artículo que desea comprar. (7) Una vez completada la información, presione el botón (8) ¿Desea añadir más artículos al carrito de compra? Peticionario Una vez finalizado el proceso de selección de artículos, presione el botón para ver los artículos incluidos en el carrito de compra. (9) Siga en la sección Hacer Checkout en este capítulo. (10)

Fin N S

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Adquirir un Artículo a través de Advance Search

La opción Advance Search le permite buscar el artículo que desea adquirir a través de varios criterios. Si usted no obtuvo resultados al hacer la búsqueda Standard o la lista de compra, usted podrá utilizar esta opción.

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3. Determine qué criterio o criterios va a utilizar.

4. Description: Si desea buscar el artículo por la descripción, seleccione una de las siguientes opciones:

− With the exact phrase: para hacer una búsqueda con exactamente la frase que va a ingresar en el campo provisto a la derecha.

− With all the words: para hacer una búsqueda con todas las palabras que va a ingresar en el campo provisto a la derecha.

− With at least one of the words: para hacer una búsqueda con, al menos una de las palabras que va a ingresar en el campo provisto a la derecha.

5. En el campo en blanco al lado derecho de Description, ingrese los valores de la descripción del artículo que desea buscar.

Usted puede utilizar % y * al principio, en el medio y al final de los caracteres.

6. Supplier: Si el artículo está asociado a un proveedor, ingrese el nombre exacto del mismo. De no saber el nombre exacto, presione el icono para buscar los proveedores que

existen.

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El sistema le presenta los artículos de acuerdo a los criterios ingresados. 8. Identifique el artículo que desea comprar.

Quantity: El sistema siempre presenta el valor uno (1). En caso de que desee adquirir más de uno, sólo cambie el mismo. Es importante que revise la unidad de medida para

determinar la cantidad de artículos que desea adquirir.

9. Una vez completada la información, presione el botón que aparece al lado del artículo, para añadirlo al carrito de compra.

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10. Una vez finalizado el proceso de selección de artículos, presione el botón para ver los artículos que tiene el carrito de compra.

11. Siga en la sección Hacer Checkout en este capítulo.

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Adquirir un Artículo a través de “Advance Search"

Título de Procedimiento Inicio Peticionario Conéctese a iProcurement para ingresar su solicitud. (1)

Para buscar un artículo, haga clic en Advance Search. (2)

Determine qué criterio o criterios va a utilizar. (3)

Description: Si desea buscar el artículo por la descripción, seleccione una de las siguientes opciones: (4)

En el campo en blanco al lado derecho de Description, ingrese los valores de la descripción del artículo que desea buscar. (5)

Peticionario Supplier: Si el artículo está asociado a un proveedor, ingrese el nombre exacto del mismo. (6)

Luego de ingresar los criterios deseados, presione el botón (7) Identifique el artículo que desea comprar. (8) Una vez completada la información, presione el botón que aparece al lado del artículo, para añadirlo al carrito de compra. (9) ¿Desea añadir más artículos al carrito de compra? Peticionario Una vez finalizado el proceso de selección de artículos, presione el botón para ver los artículos que tiene el carrito de compra. (10) Siga en la sección Hacer Checkout en este capítulo. (11)

Fin

N S

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Adquirir un Artículo desde una Lista de Compra

Oracle iProcurement utiliza tiendas y catálogos para organizar los artículos para los

peticionarios. Cuando usted hace una búsqueda, Oracle iProcurement busca el catálogo en la tienda y despliega los resultados.

2. Sí el artículo que va a solicitar está en una lista de compra, vaya a la pestaña Shopping Lists.

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3. Select List: Para buscar las listas de compra disponibles, presione el botón . 4. Detenga el cursor en la lista deseada y oprima el botón .

El sistema presenta los artículos de acuerdo a la lista de compra seleccionada.

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5. Sort by: Si así lo desea, seleccione un criterio para ordenar los artículos:

− Category: Seleccione esta opción para ordenar los artículos por categoría − Description: Para ordenar los artículos por la descripción

− Supplier: Seleccione esta opción para ordenar los artículos por nombre del proveedor

− Supplier Item: Esta opción le permite ordenar por número del artículo del proveedor.

− Internal Item Number: Usted puede ordenar los artículos por el código interno de la UPR

− Unit Price: Seleccione esta opción para ordenar los artículos por precio

Ascending: Deje este valor para ordenar los artículos de manera ascendente o seleccione Descending para ordenarlos de manera descendente.

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El sistema presenta los artículos de acuerdo al orden solicitado. 7. Identifique el artículo que desea comprar.

Quantity: El sistema siempre presenta el valor uno (1). En caso de que desee adquirir más de uno, sólo cambie el mismo. Es importante que revise la unidad de medida para determinar la cantidad de artículos que desea adquirir.

8. Una vez completada la información, presione el botón que aparece al lado del artículo para añadir el artículo al carrito de compra.

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Adquirir un Artículo desde una Lista de Compra

Título de Procedimiento Inicio Peticionario Conéctese a iProcurement para ingresar su solicitud. (1) Si el artículo que va a solicitar está en una lista de compra, vaya a la pestaña Shopping Lists. (2)

Peticionario Select List: Para buscar las listas de compra disponibles, presione el botón . (3)

Peticionario Detenga el cursor en la lista deseada y oprima el botón . (4)

¿Desea ordenar los artículos?

Peticionario Sort by: Si así lo desea, seleccione un criterio para ordenar los artículos: (5)

Oprima el botón que se encuentra al lado derecho. (6) Identifique el artículo que desea comprar. (7) Una vez completada la información, presione el botón que aparece al lado del artículo para añadir el artículo al carrito de compra. (8) ¿Desea añadir más artículos al carrito de compra? Peticionario Una vez finalizado el proceso de selección de artículos, presione el botón para ver los artículos que tiene el carrito de compra. (9) Siga en la sección Hacer Checkout en este capítulo. (10) Fin A B A B S N N S

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Adquirir un Artículo de una Tienda sin Catálogo

Usted podrá seleccionar artículos que no están en los catálogos. 1. Conéctese a iProcurement para ingresar su solicitud.

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4. Item Description: Complete la descripción para su artículo o servicio.

5. Unit of Measure: Presione el botón para buscar de la lista de valores de la unidad de medida del artículo o servicio que va a adquirir.

6. Search By: Ingrese el signo de % o cualquier valor. 7. Presione el botón

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El sistema presenta las unidades de medida válidas. 8. Identifique la unidad de medida que desea utilizar. 9. Select: Marque _{en la unidad de medida deseada.} 10. Presione el botón .

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Quantity: El sistema siempre presenta el valor uno (1). En caso de que desee adquirir más de uno, sólo cambie el mismo. Es importante que revise la unidad de medida para determinar la cantidad de artículos que desea adquirir.

11. Unit Price: Ingrese el precio sugerido.

12. Complete la información en la parte inferior de la pantalla.

Recuerde que los campos que tienen un asterisco (*) son requeridos.

13. Una vez completada la información, presione el botón que aparece al lado del artículo, para añadirlo al carrito de compra.

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15. Siga en la sección Hacer Checkout en este capítulo.

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Adquirir un Artículo de una Tienda sin Catálogo

En la sección Stores & Catalog, haga clic en la tienda de Non-Catalog Item Store (2) Request Type: Seleccione el tipo de solicitud que va a hacer (3) Peticionario Item Description: Complete la descripción para su artículo o servicio. (4) Peticionario Unit of Measure: Presione el botón

para buscar de la lista de valores la unidad de medida del artículo o servicio que va a adquirir. (5)

Search By: Ingrese el signo % o cualquier valor. (6)

Presione el botón (7) Identifique la unidad de medida que desea utilizar. (8) Select: Marque ( en la unidad de medida deseada. (9) Presione el botón . (10)

Unit Price: Ingrese el precio sugerido. (11) Complete la

información en la parte inferior de la pantalla. (12)

Una vez completada la información, presione el botón que aparece al lado del artículo, para añadirlo al carrito de compra. (13) ¿Desea añadir más artículos al carrito de compra? Peticionario Una vez finalizado el proceso de selección de artículos, presione el botón para ver los artículos que tiene el carrito de compra. (14) Siga en la sección Hacer Checkout en este capítulo. (15) Fin A A N S

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Adquirir un Artículo o Servicio que No está en Catálogo

Los peticionarios podrán solicitar artículos y servicios que no estén en los catálogos o listas de compras.

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3. Item Type: Seleccione entre las opciones, el tipo de compra: − Goods billed by quantity: Bienes comprados por cantidad

− Goods and services billed by amount: Bienes y servicios comprados por monto − Services billed by quantity: Servicios comprados por cantidad

4. Item Description: Ingrese una descripción completa para su artículo o servicio.

5. Category: Presione el botón para buscar en la lista de valores la categoría del artículo o servicio que va a adquirir.

6. Search By: Ingrese un valor para la categoría o simplemente ingrese el signo % para ver todos los valores.

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El sistema presenta las categorías que cumplen con los criterios ingresados. En caso de que haya más valores haga clic en el valor según señala las flechas.

8. Select: Marque _{en la categoría deseada.} 9. Presione el botón .

10. Quantity: Ingrese la cantidad que desea adquirir.

11. Unit of Measure: Presione el botón para buscar en la lista de valores la unidad de medida del artículo o servicio que va a adquirir.

12. Search By: Ingrese el signo % o cualquier valor. 13. Presione el botón

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El sistema presenta las unidades de medida válidas. 14. Identifique la unidad de medida que desea utilizar. 15. Select: Marque _{en la unidad de medida deseada.} 16. Presione el botón .

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17. Quantity: Ingrese la cantidad que desea adquirir. 18. Unit Price: Ingrese el precio sugerido.

Si desea sugerir un proveedor nuevo, ir a tarea #19. Si no, ir a tarea #21.

19. New Supplier: Si el proveedor es nuevo, marque en este campo.

20. Supplier Name: Ingrese el nombre del proveedor nuevo.

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22. Search By: Ingrese los valores del nombre del proveedor. Utilice el signo % antes y después de los valores ingresados.

24. Supplier: Busque el nombre del proveedor de la lista.

Utilice los botones para buscar los nombres de proveedores previos y posteriores a los presentados.

(55)

25. Select: Una vez encuentre el nombre del proveedor deseado, haga clic (_{) al lado del} mismo.

27. Una vez completada la información, presione el botón que aparece al lado del artículo para añadirlo al carrito de compra.

(56)

28. Una vez finalizado el proceso de selección de artículos, presione el botón para ver los artículos que tiene en el carrito de compra.

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Adquirir un Artículo o Servicio que No está en Catálogo

Vaya a la pestaña Non-Catalog Request según señala la flecha. (2)

Peticionario Item Type: Seleccione entre las opciones el tipo de compra: (3) Item Description: Ingrese una descripción completa para su artículo o servicio. (4) Peticionario Category: Presione el botón para buscar en la lista de valores la categoría del artículo o servicio que va a adquirir. (5)

Search By: Ingrese un valor para la categoría o simplemente ingrese el signo % para ver todos los valores. (6) Presione el botón (7) Select: Marque ( en la categoría deseada. (8) Presione el botón . (9) Quantity: Ingrese la cantidad que desea adquirir. (10) Unit of Measure: Presione el botón

para buscar en la lista de valores la unidad de medida del artículo o servicio que va a adquirir. (11) Search By: Ingrese el signo % o cualquier valor. (12)

Presione el botón (13)

Peticionario Identifique la unidad de medida que desea utilizar. (14) Select: Marque ( en la unidad de medida deseada. (15) Presione el botón . (16) Quantity: Ingrese la cantidad que desea adquirir. (17) Unit Price: Ingrese el precio sugerido. (18) ¿Desea sugerir un proveedor nuevo? A B C S N

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Adquirir un Artículo o Servicio que No está en Catálogo

Peticionario New Supplier: Si el proveedor es nuevo, marque ( en este campo. (19)

Supplier Name: Ingrese el nombre del proveedor nuevo. (20)

Peticionario Supplier Name: Si el proveedor está definido en el sistema, presione el botón . (21) Search By: Ingrese los valores del nombre del proveedor. Utilice el signo % antes y después de los valores ingresados. (22) Presione el botón (23) Supplier: Busque el nombre del proveedor de la lista. (24) Select: Una vez encuentre el nombre del proveedor deseado, haga clic (() al lado del mismo. (25)

Peticionario Presione el botón . (26)

Una vez completada la información, presione el botón que aparece al lado del artículo para añadirlo al carrito de compra. (27) ¿Desea añadir más artículos al carrito de compra? Peticionario Una vez finalizado el proceso de selección de artículos, presione el botón para ver los artículos que tiene en el carrito de compra. (28)

Peticionario Siga en la sección Hacer Checkout en este capítulo. (29) Fin C A B N S

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Hacer Checkout

Una vez ingresados los artículos que desea comprar, usted deberá continuar con el proceso de Checkout para completar su requisición.

2. Una vez añadido todos los artículos que desea comprar en el carrito de compra, presione el

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El sistema presenta los artículos ingresados en el carrito de compra. Revise los mismos.

Si desea eliminar algún artículo del carrito de compra, ir a tarea #3. Si desea volver a la tienda para añadir más artículos, ir a tarea #4.

Si desea guardar el carrito de compra para trabajarlo más tarde, ir a tarea #5. Si no, ir a tarea #11.

3. Si desea eliminar alguna línea, presione el icono .

4. Presione el campo para volver a la tienda. 5. Presione el botón .

6. El sistema presenta la pantalla Shopping Cart.

7. Requisition Description: El sistema le asigna la descripción del primer artículo del carrito a su requisición.

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El sistema presenta confirmación y el número de requisición asignado para futuras referencias.

Si desea crear otro carrito de compra y terminar el proceso de compra, ir a tarea #9. Si no, ir a tarea #10.

9. Si desea crear otro carrito de compra presione .

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El sistema presenta la pantalla Checkout: Requisition Information. En la parte superior de la pantalla presenta un diagrama con el flujo del documento e identifica con un círculo azul, en donde se encuentra en el proceso.

12. Requisition Template: El sistema presenta como descripción de la requisición la

descripción del primer artículo que aparece en su documento. Si desea cambiar el mismo, sólo borre la misma e ingrese la deseada.

Nota: La descripción de la requisición le ayuda a identificar el documento en las pantallas de consulta sin tener que abrir el mismo.

Need-By Date: Esto representa la fecha en que se requiere la compra. El sistema le asigna la fecha según la cantidad incluida en la pantalla Preferences.

Si desea cambiar la fecha en que se requiere la compra, ir a tarea #13. Si no, ir a tarea #12. 13. Haga clic en el botón que aparece al lado de dicho campo.

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• El sistema presenta el calendario del mes corriente. Presione las flechas para cambiar el mes. Haga clic en el día deseado.

14. Presione el botón para cerrar la pantalla.

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Requester: El sistema presenta su nombre como peticionario o el nombre de la persona incluida en las preferencias.

Si está preparando una requisición para otro peticionario, ir a tarea #16. Si no, ir a tarea #14.

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17. Search By: Ingrese el signo % para buscar todos los peticionarios o ingrese un valor. 18. Presione el botón .

El sistema presenta los nombres que cumplen con los valores ingresados. 19. Select: Haga clic _{al lado del nombre.}

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Deliver-To Location: El sistema presenta el Departamento del peticionario.

Si desea cambiar el Departamento peticionario, ir a tarea #21. Si no, ir a tarea #20. 21. Si desea cambiar el Departamento peticionario, presione el botón .

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22. Search By: Ingrese el signo % para buscar todos los Departamentos o ingrese un valor. 23. Presione el botón .

Select: El sistema presenta los nombres que cumplen con los valores ingresados. 24. Haga clic _{al lado del departamento.}

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26. Charge Account: El sistema presenta automáticamente la cuenta asociada a la compra.

Si va a cargar la compra a otra cuenta o más de una cuenta, ir a tarea #26. Si no, ir a tarea #22.

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(71)

El sistema repite la cuenta de la línea de la requisición. 30. Para seleccionar otra cuenta, presione el botón .

(72)

El sistema presenta todos los segmentos de la cuenta.

(73)

33. Select: Haga clic al lado de la combinación. 34. Presione el botón .

(74)

Si desea añadir más cuentas, ir a tarea #29. Si no, ir a tarea #35.

35. Percent: Si va a distribuir el cargo de esta compra a base del porciento, ingrese el valor correspondiente en este campo. El sistema presenta el remanente en la siguiente columna. Quantity: Si ingresó un valor en el campo anterior, el sistema presenta la cantidad

correspondiente según el porciento asignado. De lo contrario, ingrese la cantidad que desea cargar en esta cuenta. Si sólo va a distribuir entre dos cuentas, el sistema presenta la

cantidad remanente en la otra línea. De lo contrario deberá completarlo.

(75)

Charge Account: El sistema cambia el valor a Multiple

Si desea revisar sí las cuentas tienen fondos, ir a tarea #37. Si no, ir a tarea #38. 37. Presione el botón para revisar sí las cuentas tienen fondos.

El sistema presenta el resultado de la revisión de fondos. 38. Presione el botón para continuar con la compra.

(76)

(77)

El sistema presenta la pantalla Checkout: ReviewApprover List. Si el documento se encuentra en el segundo de tres pasos según el diagrama que aparece en la parte superior.

40. Justification: Si el procedimiento lo requiere, ingrese una justificación para su compra. 41. Note to Buyer: Espacio disponible para ingresar una nota al comprador (opcional). 42. Para ingresar anejos a su documento, siga las instrucciones en el Capítulo Anejos de este

manual.

Si desea volver atrás para hacer algún cambio, ir a tarea #43. Si no, ir a tarea #41. 43. Si desea volver atrás para hacer un cambio, presione el botón .

(78)

Según el diagrama, usted se encuentra en el último paso del proceso de Checkout. El sistema le asigna número a la requisición, comenzando con el número uno (1). 45. Presione el botón .

El sistema presenta la confirmación de que se envió el documento al aprobador. Además, de indicar el número del documento.

(79)

(80)

Hacer Checkout

Una vez añadido todos los artículos que desea comprar en el carrito de compra, presione el botón . (2)

¿Desea eliminar algún artículo del carrito de

compra? ¿Desea volver a la tienda para añadir más artículos? ¿Desea guardar el carrito de compra para trabajarlo más tarde? Peticionario Si desea eliminar alguna línea, presione el icono . (3)

Peticionario Presione el campo para volver a la tienda. (4)

Peticionario Presione el botón . (5) El sistema presenta la pantalla Shopping Cart. (6)

Requisition

Description: El sistema le asigna la descripción del primer artículo del carrito a su requisición. (7) Presione el botón (8) ¿Desea crear otro carrito de compra y terminar el proceso de compra? A B A B C A B S N N S S N S N

(81)

Hacer Checkout

Peticionario Si desea crear otro carrito de compra presione . (9) Peticionario Presione el botón . (10) Peticionario Presione el botón . (11) Peticionario Requisition Template: El sistema presenta como descripción de la requisición la

descripción del primer artículo que aparece en su documento. Si desea cambiar el mismo, sólo borre la misma e ingrese la deseada. (12) ¿Desea cambiar la fecha en que se requiere la compra? Peticionario Haga clic en el botón que aparece al lado de dicho campo. (13)

Peticionario Presione el botón para cerrar la pantalla. (14)

Presione el botón (15)

¿Está preparando una requisición para otro

solicitante?

Peticionario Presione el icono . (16)

Search By: Ingrese el signo % para buscar todos los solicitantes o ingrese un valor. (17) Presione el botón . (18)

Select: Haga clic ( al lado del nombre. (19)

D B C A S N S N

(82)

Hacer Checkout

Peticionario Presione el botón . (20) ¿Desea cambiar el Departamento solicitante? Peticionario Si desea cambiar el Departamento solicitante, presione el botón . (21) Peticionario Search By: Ingrese el signo % para buscar todos los

Departamentos o ingrese un valor. (22) Presione el botón . (23)

Haga clic ( al lado del Departamento. (24) Presione el botón . (25) Charge Account: El sistema automáticamente presenta la cuenta asociada a la compra. (26) ¿Va a cargar la compra a otra cuenta o más de una cuenta?

Peticionario Haga clic directamente sobre la cuenta. (27) Presione el botón si tiene que distribuir la compra entre más de una cuenta. (28)

Peticionario Presione el botón . (29)

Para seleccionar otra cuenta, presione el botón . (30)

Detenga el cursor en el segmento que desea cambiar y seleccione otro valor. (31) Presione el botón (32) Select: Haga clic al lado de la combinación. (33) Presione el botón . (34) E D F S N S N

(83)

Hacer Checkout

¿Desea añadir más cuentas? Peticionario Percent: Si va a distribuir el cargo de esta compra a base de porciento, ingrese el valor correspondiente en este campo. El sistema presenta el remanente en la siguiente columna. (35) Una vez finalizado el proceso, presione para continuar con la compra. (36)

¿Desea revisar sí las cuentas tienen

fondos?

Peticionario Presione el botón para revisar si las cuentas tienen fondo. (37)

Peticionario Presione el botón para continuar con la compra. (38)

Para continuar presione el botón . (39) Justification: Si el procedimiento lo requiere, ingrese una justificación para su compra. (40)

Peticionario Note to Buyer: Espacio disponible para ingresar un anota al comprador (Opcional). (41)

¿Desea volver atrás para hacer

algún cambio?

Peticionario Si desea volver atrás para hacer un cambio, presione el botón . (42) Para continuar el Checkout, presione . (43) Presione el botón . (44) F G E N S S N S N

(84)

Hacer Checkout

Peticionario Si desea continuar comprando, presione el botón (45) Fin G

(85)

Copiar una Requisición de Otra

Oracle iProcurement le permite crear una requisición copiándola de una ya existente, no importa el estado de la misma. Una vez copiada la requisición, el sistema la trata como un documento nuevo y le asigna un número único.

(86)

3. Select: Haga clic al lado de la requisición que desea copiar.

5. Ya su requisición ha sido copiada al carrito de compra. 6. Presione el botón .

7. Continúe con los pasos en la sección Hacer Checkout.

(87)

Copiar una Requisición de Otra

Título de Procedimiento Inicio Peticionario Conéctese a iProcurement para ingresar su solicitud. (1) Vaya a la pestaña Requisitions según señala la flecha en la ilustración anterior. (2) Select: Haga clic ( al lado de la requisición que desea copiar. (3) Presione el botón . (4) Ya su requisición ha sido copiada al carrito de compra. (5)

Presione el botón . (6) Continúe con los pasos en la sección Hacer Checkout. (7)

(88)

Cambiar una Requisición

Oracle iProcurement le permite llamar una requisición desde su posición en el proceso de aprobación, hacerle cambios y re-someterla. Una vez sometido el documento, éste sigue el proceso de aprobación. Una vez capturada la requisición, todas las notificaciones para aprobación son canceladas y removidas del aprobador. Usted puede llamar requisiciones con estado In-Process, Pre-Approved y Approved. Aquellas requisiciones que estén aprobadas y tienen, al menos, una línea convertida en orden de compra, no podrán ser cambiadas.

(89)

(90)

El sistema presenta un mensaje de advertencia indicando que la requisición va a ser removida de donde se encuentre.

(91)

Si desea cambiar la cantidad de la línea, ir a tarea #5. Si no, ir a tarea #7. Si desea eliminar alguna línea de requisición, ir a tarea #6. Si no, ir a tarea #7. 5. Quantity: Si desea cambiar la cantidad, sólo ingrese la misma.

6. Si desea eliminar alguna línea, presione el zafacón . 7. Para continuar, presione el botón .

8. Continúe con los pasos en la sección Hacer Checkout.

(92)

Cambiar una Requisición

Título de Procedimiento Inicio Peticionario Conéctese a iProcurement para ingresar su solicitud. (1) Vaya a la pestaña Requisitions según señala la flecha en la ilustración anterior. (2) Presione el botón . (3) Presione el botón para detener el proceso ó para continuar con el cambio. (4)

¿Desea cambiar la cantidad

de la línea?

¿Desea eliminar alguna línea

de requisición?

Peticionario Quantity: Si desea cambiar la cantidad, sólo ingrese la misma. (5)

Peticionario Si desea eliminar alguna línea, presione el zafacón . (6)

Peticionario Para continuar, presione el botón . (7)

Peticionario Continúe con los pasos en la sección Hacer Checkout. (8) Fin A A S N S N

(93)

Cancelar una Línea de una Requisición

Oracle iProcurement le permite cancelar una línea o una requisición completa. Si la requisición no ha sido convertida en una orden de compra, la cancelación ocurre

inmediatamente. Si ya está dentro de una orden de compra, la cancelación se convierte en una solicitud que el comprador deberá aprobar.

Para más información de cómo conectarse a iProcurement vaya a la sección Conéctese a iProcurement de su manual.

(94)

3. Identifique la requisición que desea cancelar.

Para asegurarse de que es la requisición deseada, haga clic en el número para abrir el documento.

4. Select: Haga clic al lado de la requisición que desea cancelar.

6. Haga clic _{al lado de la línea de la requisición que desea cancelar.} 7. Presione el botón .

(95)

8. Cancel Line: El sistema indica con el valor Yes, la línea de la requisición que va a cancelar. Si desea volver atrás para revisar alguna información, ir a tarea #9. Si no, ir a tarea #10. 9. De ser necesario, presione para volver atrás.

10. Presione el botón para someter la cancelación.

11. Para ver el estado de su requisición haga clic .

12. El sistema presenta la confirmación de que la línea de su requisición ha sido cancelada.

(96)

Cancelar una Línea de una Requisición

Título de Procedimiento Inicio Peticionario Conéctese a iProcurement para ingresar su solicitud. (1) Vaya a la pestaña Requisitions para buscar la requisición que desea cancelar. (2) Identifique la

requisición que desea cancelar. (3)

Select: Haga clic ( al lado de la requisición que desea cancelar. (4) Presione el botón . (5) Haga clic ( al lado de la línea de la requisición que desea cancelar. (6) Presione el botón . (7) Cancel Line: El sistema indica con el valor Yes, la línea de la

requisición que va a cancelar. (8)

¿Desea volver atrás para revisar alguna información?

Peticionario De ser necesario, presione para volver atrás. (9)

Peticionario Presione el botón para someter la cancelación. (10) Para ver el estado de su requisición haga clic . (11) El sistema presenta la confirmación de que la línea de su requisición ha sido cancelada. (12) Fin S N

(97)

Cancelar una Requisición

Oracle iProcurement le permite cancelar una línea o una requisición completa. Si la requisición no ha sido convertida en una orden de compra, la cancelación ocurre

inmediatamente. Si ya está dentro de una orden de compra, la cancelación se convierte en una solicitud que el comprador deberá aprobar.

Para más información de cómo conectarse a iProcurement vaya a la Sección Conéctese a iProcurement en su manual.

(98)

3. Identifique la requisición que desea cancelar.

Para asegurarse de que es la requisición deseada, haga clic en el número para abrir el documento.

4. Select: Haga clic _{al lado de la requisición que desea cancelar.}

(99)

Si desea volver atrás para revisar alguna información, ir a tarea #7. Si no, ir a tarea #8. 7. De ser necesario, presione para volver atrás.

8. Presione el botón para someter la cancelación.

9. El sistema presenta la pantalla Confirmation en donde indica que su solicitud de cancelación ha sido sometida.

10. Para ver el estado de su requisición haga clic .

(100)

Cancelar una Requisición

Título de Procedimiento Inicio Peticionario Conéctese a iProcurement para ingresar su solicitud. (1) Vaya a la pestaña Requisitions para buscar la requisición que desea cancelar. (2) Identifique la

requisición que desea cancelar. (3)

Select: Haga clic ( al lado de la requisición que desea cancelar. (4) Presione el botón . (5) Presione el botón . (6)

¿Desea volver atrás para revisar alguna información?

Peticionario De ser necesario, presione para volver atrás. (7) Peticionario Presione el botón para someter la cancelación. (8) El sistema presenta la pantalla Confirmation en donde indica que su solicitud de cancelación ha sido sometida. (9) Para ver el estado de su requisición haga clic . (10)

Fin S

(101)

Consultar el Estado de una Requisición

Oracle iProcurement le permite consultar la información y estado de sus requisiciones. A continuación se presentan los pasos a seguir:

1. Vaya a la pestaña Requisitions para buscar la requisición que desea revisar.

(102)

El sistema presenta la pantalla Requisitions Search.

3. Complete cualquier criterio de búsqueda presentado en pantalla. 4. Presione el botón

El sistema presenta todas las requisiciones que cumplen con los criterios ingresados. 5. Haga clic sobre el número o la descripción de la requisición que desea revisar.

(103)

6. Para ver el detalle de la requisición, presione

El sistema le presenta información de recepción, facturas y pagos.

(104)

(105)

10. Haga clic sobre para volver a la ventana Requisitions Search.

Si desea ingresar otros criterios para hacer búsqueda de requisiciones, ir a tarea #3. Si no, ir a tarea #11.

(106)

(107)

Consultar el Estado de una Requisición

Título de Procedimiento Inicio Peticionario Vaya a la pestaña Requisitions para buscar la requisición que desea revisar. (1) Presione le botón (2) Peticionario Complete cualquier criterio de búsqueda presentado en pantalla. (3) Presione el botón (4) Haga clic sobe el número o la descripción de la requisición que desea revisar. (5) Para ver el detalle de la requisición, presione (6)

Presione para ver más información sobre el documento. (7) Peticionario Revise la información de la requisición. Luego presione . (8) Presione el botón (9) Haga clic sobre para volver a la ventana Requisitions Search. (10)

¿Desea ingresar otros criterios para hacer

búsqueda de requisiciones?

Peticionario Presione el botón para volver a la pantalla Requitions. (11) Fin A A N S

(108)