CONTENIDO
CONTENIDO
INTRODUCCION
INTRODUCCION ...
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... 44
Instalación
Instalación ...
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Requerimient
Requerimientos
os para
para instalación ...
instalación ...
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... 5
... 5
Compatibilidad
Compatibilidad con
con Equipos...
Equipos...
...
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... 6
... 6
Proceso
Proceso de
de instalación ...
instalación ...
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... 7
... 7
Ejecución
Ejecución del
del sistema.
sistema. ...
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...10
...10
Menús
Menús Principales: ...
Principales: ...
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...13
13
CONFIGURACIÓN
CONFIGURACIÓN ...
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...15
...15
Sistema
Sistema ...
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...15
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Gimnasio
Gimnasio ...
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...16
...16
Tipo
Tipo de
de pago ...
pago ...
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...18
...18
Recibo
Recibo de
de membresía ...
membresía ...
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...20
...20
Recibo
Recibo de
de productos
productos ...
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...23
...23
Hardware
Hardware ...
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...24
Usuarios
Usuarios ...
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...26
Membresías
Membresías ...
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...28
Entrenadores
Entrenadores ...
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...30
...30
Tienda
Tienda ...
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...32
...32
Productos
Productos ...
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...32
Movimiento
Movimiento de
de productos
productos ...
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...33
...33
GIMNASIO
GIMNASIO ...
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Socios
Socios ...
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Información
Información de
de Socio ...
Socio ...
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...40
...40
Administración
Administración de
de Huella ...
Huella ...
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Membresía
Membresía ...
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.42
Entrenadores
Entrenadores ...
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Progreso
Progreso Físico
Físico ...
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Caja
Caja Registradora
Registradora ...
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Venta
Venta de
de membresías. ...
membresías. ...
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Venta
Venta de
de productos
productos ...
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Corte
Corte de
de caja ...
caja ...
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...53
Inventarios
Inventarios ...
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...56
...56
Movimiento
Movimiento de
de dinero ...
dinero ...
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...60
....60
ACCESOS
ACCESOS ...
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...62
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REPORTES
REPORTES ...
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...66
...66
Reporte
Reporte de
de Membresías...
Membresías...
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...66
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Reporte
Reporte de
de Socios ...
Socios ...
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...67
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Reporte
Reporte de
de Productos ...
Productos ...
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...68
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Reporte
Reporte de
de Inventarios ...
Inventarios ...
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...68
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Reporte
Reporte de
de corte
corte de
de caja ..
caja ...
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...69
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Reporte
Reporte de
de Progreso
Progreso Físico ...
Físico ...
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...70
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Reporte
INTRODUCCION
El sistema AXS.gym es un sistema que le permite el registro exacto de todas las transacciones realizadas diariamente, así como el almacenamiento y control de la información de los socios en una base de datos. Este sistema cuenta con funcionalidades importantes para la administración de gimnasios o centros deportivos tales como la emisión de avisos para alertar al socio sobre el vencimiento de su membresía, control de servicios adicionales, manejo de inventarios e historial de movimientos, entre otras.
El sistema AXS gym le proporciona un eficiente control automatizado sobre todos los movimientos que ocurren en su centro deportivo, con el fin de lograr un mejor manejo de los datos importantes para el funcionamiento de el gimnasio lo cual se vera reflejado en un eficiente aprovechamiento del tiempo y los recursos de su sistema
El sistema AXS gym le provee de grandes Beneficios tales como el registro automático de socios y la autentificación de estos lo que le brindara mayor seguridad en sus accesos, control eficiente de los servicios que ofrece, un manejo eficiente de la información, mediante el uso de una base de datos, así como una mayor eficiencia en sus procesos de venta.
El beneficio mas relevante es una mejora notable en la administración del gimnasio lo que, a fin de cuentas, le permitirá proporcionar un mejor servicio.
Instalación
Requerimientos para instalación
El sistema de control de estacionamientos AXS.gym emplea la tecnología NET Framework de Microsoft©, el cual es una plataforma de punta para la operación de los sistemas, y esta 100% integrada a Windows, por lo que se requiere de cubrir los requisitos mínimos que se detallan a continuación:
• Computadora Personal compatible IBM
• Procesador Pentium IV a 2.80 Ghz o superior, recomendable a 3.0 GHz. • Memoria RAM de 512 Mb, recomendable 1 Gb
• Disco Duro con 1.5 Gb de espacio disponible. • Unidad de CD ROM para instalacion del sistema.
• Sistema Operativo Microsoft Windows 2000 con Service Pack 4 / Windows XP
Profesional, o superior.
El sistema requiere para su correcta ejecución la instalación de los siguientes programas:
• WINDOWS INSTALLER 3.1 • NET FRAMEWORK 3.5 • CRISTAL REPORTS NET 9.0 • Visual studio Report Viewver • MDAC TYPE 2.8
• Microsoft SQL SERVER 2005 Express.
Dichos programas serán instalados por parte del mismo sistema en el proceso de Instalación del mismo, para ello siga los pasos de la sección de Instalación
Compatibilidad con Equipos
BioMini.
‐
El lector de huella dactilar USB BioMini está diseñado especialmente como una solución de seguridad de alto nivel tanto para computadoras de escritorio como para ambientes complejos en red. Axs.park utiliza este dispositivo para la eficiente alta de socios y su autenticación, por medio de su lector biométrico (para huella digital) cual lo hace de operación rápida, segura y sencilla.Relevador de Control de Acceso .
‐
Este es un dispositivo electromecánico, que funciona como un interruptor controlado por un circuito eléctrico en el que, por medio de una bobina y un electroimán, se acciona un juego de uno o varios contactos que permiten abrir o cerrar accesos.Impresora de Recibos – Serial o USB.
‐
Es un dispositivo de punto de venta, la cual su función es desplegar información del sistema en un medio físico (papel), En su sistema AXS.park será utilizados con el fin de imprimir tickets para tener control de los clientes que utilizarán el servicio e imprimir recibos para validar el uso del servicio de estacionamiento.Impresora de escritorio.
‐
Dispositivo que le ofrecer la funcionalidad de tener reportes en un medio físico (papel) en caso de que los requiera, ya que el sistema también cuenta con la capacidad de mostrar los reportes en pantalla.WebCam.
‐
Es un dispositivo de captura de imagen. Axs.Gym le provee la opción de utilizar este dispositivo para tomar imagen de cada uno de los socios y usuarios, aunado a una huella digital ó un ID, una imagen le permitirá un medio confiable de identificación.Keypad PSO.
‐
Es un dispositivo de entrada el cual brinda una relación con el sistema gracias a teclas intuitivas que compone el keypad.Cajón.
‐
Es un dispositivo de punto de venta para el almacenamiento de dinero de una empresa. El sistema AXS.gym automatizará el uso del cajón al momento de cobrar o hacer un corte de caja, generando mayor confiabilidad en los operadores, en lo que al control y seguridad del efectivo se refiere.Proceso de instalación
Para el proceso de instalación del sistema sigua los pasos que a continuación se indican. 1) Coloque el CD de instalación dentro de la unidad de CD ROM
El programa de instalación se ejecutará automáticamente. En caso de que no se ejecute, ejecute el explorador de Windows y seleccione:
2) Al inicio de la instalación se verificará que exista los programas necesarios para la ejecución del sistema. En caso de que se requiera la instalación o actualización de alguno de los programas se desplegará las ventanas de cada componente necesario:
El asistente de instalación le mostrará una ventana de bienvenida y los puntos importantes de alerta que debe tomar en cuenta.
Presione Next para continuar
Le solicitará el directorio de Instalación donde se instalará el programa, indique la ruta deseada y presione Siguiente
El sistema le emergerá una aviso de que se ha confirmado la instalación y la ruta, y que el instalador esta listo para instalar en su PC. Presione Next para iniciar
E l asistente le informará por medio de una barra de proceso
que su sistema AXS Parking, se esta instalando.
Al finalizar la instalación le desplegará la ventana de
Instalación Completada.
Ejecución del sistema.
Para la ejecución del sistema AXS.gym, debió haber completado el proceso de Instalación del sistema. Después de la instalación el sistema permite su ejecución vía escritorio presionando en el icono:
Después se desplegará la ventana de Acceso al sistema, donde deberá de indicar el Usuario y Password para acceder al sistema, el password es sensible al caso, por lo que debe de ser idéntico como se definió en el sistema.
El usuario por omisión del sistema es:
Usuario: Administrador Password: admin.
Al acceder correctamente se desplegará la ventana principal del sistema mostrándole los iconos de las
secciones que comprende el mismo.
Activación del Producto
El sistema AXS.gym emplea un esquema de seguridad basado en candados de validación a
nivel sistema para asegurar que su licencia es válida, para ello deberá de tener los siguientes datos:
Razón Social:
Es el nombre de la empresa con el que se registra el sistema, el cual se
empleará para emitir el Título de los reportes y tickets. Es muy
importante que estos sean ingresados correctamente escritos y signos de
puntuación.
Identificación de la PC
:
Este es un número interno de cada PC.
Número de Serie
:
Se encuentra en la caja de CD de su sistema.
Clave de Activación:
Proporcionada por su distribuidor.
Le solicitará los datos de registro previamente recopilados, los c uales deben de ser capturados como
fueron solicitados y proporcionados por su Distribuidor Autorizado. Al finalizar presione “Activar”.
Menús Principales:
El primer menú de su sistema AXS Gym será el de la configuración, ya que es el primer paso para
poder utilizar su sistema, este le pedirá ingresar todos los datos necesarios para la óptima utilización de
su sistema.
El orden a seguir en la configuración es el mismo en el que están ordenados los iconos.
De igual forma le aparecerá en la parte inferior de la pantalla los datos del usuario que este logueado en
ese momento así como la fecha y hora actual del sistema.
Todos los datos relacionados a la visualización de su sistema en pantalla como idioma,
tamaño de los iconos e imágenes.
Los datos generales del gimnasio, horarios, logotipos, entre otros.
Las formas de pago que manejara para el cobro de sus servicios, efectivo, tarjetas de crédito,
estos los puede adaptar a sus necesidades ya que son personalizados.
Le permite diseñar sus comprobantes a emitir a los so cios y usuarios del servicio con todos
los datos que considere importantes, ya que le permite hacerlo completamente a sus
requerimientos.
Le permitirá ingresar y ver todos los dispositivos biométricos que utilice en conjunto con su
sistema.
En esta parte podrá ingresar y consultar todos los datos de los usuarios del sistema,
información personal y los privilegios para acceso con que cada uno sea asignado.
le permite diseñar de acuerdo a sus requerimientos cuantos tipos de membresías necesite
para la aplicación de su servicio así como personalizar la imagen de cada una
Le permite llevar un control de los datos generales, fotos y huellas de los entrenadores que
presten sus servicios en el gimnasio.
Simbología del menú
Es importante señalar que en las aplicaciones siguientes de su sistema AXSgym le proporciona las
siguientes herramientas para la facilidad de ejecución.
Nota
: La imagen de los iconos en cada menú podrán variar de acuerdo a la funcionalidad en la que se
encuentre, pero su aplicación será la misma.
Ingresar nuevos datos
Editar los registros existentes.
Eliminar un registro.
Habilitar un registro existente y que se encuentre desactivado, por lo
cual estará en la base de datos pero solo se podrá visualizar desde la
opción de desactivados.
Enviar un registro a la opción de desactivados el cual quedara
inhabilitado, pero será visible y podrá utilizarse nuevamente con la
opción anterior.
De igual forma que la simbología anterior en varias secciones de su sistema axs gym encontrara los
siguientes iconos los cuales le describimos su funcionalidad.
Iconos de desplazarse entre uno y otro registro.
Funcionamiento de un teclado desde la pantalla, este es totalmente igual al de un teléfono
móvil, permitiéndole manejar los numero y las letras desde cada tecla, esta pensado para
utilizarse en pantallas con la característica de ser touch Screen.
El sistema axs gym le guiara al inicio de su configuración en el orden que deberá ingresar los datos
necesarios para la correcta operación de su sistema.
Sistema
En la configuración del sistema, le muestra tres pestañas diferentes:
Lenguaje.- Le proporciona la opción de elegir el lenguaje
en que se visualizará su sistema, menús, pantallas, etc.
puede elegir entre el idioma Español ó Ingles, para esto
solo deberá dar clic sobre la bandera correspondiente.
Popup.- le permite elegir el tamaño de la ventana de
información que emergerá con los datos del socio, al
momento de la autenticación del mismo. Cabe mencionar
que la opción Small surgirá en la parte inferior derecha de
la pantalla y la opción Large en la parte central.
Image Size (tamaño imagen).- le permite reducir o ampliar
al tamaño deseado de las imágenes que vaya a utilizar en
la ejecución de su sistema como fotografías e imágenes así
como el logotipo principal que le asigne al gimnasio.
Gimnasio
Posterior a la definición de los parámetros antes mencionados, el sistema le guiara para el ingreso de los datos generales de configuración del gimnasio, constando estos de dos secciones:
Información general del gimnasio.
Nombre. El nombre o razón social particular con que nombre al gimnasio. Dirección. La dirección ó ubicación física del gimnasio.
Ciudad . Ciudad donde este ubicado País. País donde este ubicado.
Cód. Postal. Código postal correspondiente a su ubicación. Teléfono. Número (s) telefónico del gimnasio.
Operación del Gimnasio.
I VA La tasa porcentual del IVA aplicable (según régimen de impuestos correspondiente) a los costos del servicio. Este se aplica posteriormente en la venta de productos y cobro de membresías.
Días de aviso pre (previo:)
E l número de días anteriores a la fecha de vencimiento de la membresía en la que le emitirá un mensaje de aviso de que se aproxima la fecha próxima al pago.
Días de aviso post (posteriores):
el número de días siguientes a la fecha del vencimiento de la membresía en la que le mostrará un mensaje de aviso de que ya ha vencido la fecha de pago.
Código de usuario: Le permite definir la longitud de caracteres que contendrá el ID de socio para esto debe presionar el botón “Programar”.
Código actual: Le muestra la longitud de caracteres del ID con que haya sido previamente definido el código de socio, este dato no es editable el sistema le ira asignado el ID en el orden de ingreso de los socios y es autoincrementable.
Recargo: La cantidad en moneda que será cobrada al cliente después del día del vencimiento de su membresía.
Modo de recargo: El periodo por el que se aplicará el recargo que será el monto anterior por cada día. Días de cobro extra: El número de días que será aplicable el cobro extra, siendo todavía renovable su
membresía sin la aplicación de una cuota de inscripción (en caso de tenerla).
Folio de venta actual: El número consecutivo en el que vaya a iniciar a partir de ese momento el folio de sus notas de venta de productos y membresías.
Mensaje de aviso de pago:
El texto que desee sea visualizado por los socios para el aviso de pago.
Alarma: El sonido que emitirá junto con el mensaje anterior, este es opcional ya que podrá habilitarlo o no marcando en la casilla de “usar sonido”.
Horario. Los horarios de operación del gimnasio; para el ingreso de esto debe dar clic en el botón Editar y le proporciona una ventana con una tabla mas detallada de los días, y ahí ingrese el horario de apertura y cierre de establecimiento.
I magen Le permite ingresar la imagen o logó del gimnasio o cualquier otro archivo de imagen que desee, esta puede utilizarla posteriormente en impresiones de sus recibos, reportes entre otros.
Tipo de pago
El paso sucesivo para la configuración será especificar los tipos ó formas de pago que vaya a manejar para el cobro de sus servicios, puede manejar tantos como le sean necesarios, para ingresarlos elija la opción New en el menú de la izquierda de la ventana.
Nombre.
‐
el nombre que visualizara para el tipo de pago. Descripción.‐
datos explicativos del tipo de pago.Para acceder a los datos de cada registro puede dar doble clik sobre el tipo de pago que desee ó seleccionarlo y presionar en el menú el botón de edición y le surgirá la siguiente ventana desde donde podrá modificar la información.
Para desactivar algún tipo de pago que no vaya a utilizar solo debe seleccionarlo y presionar el icono desactivar, el sistema le mostrara una ventana pidiéndole la confirmación de esta acción.
Recibo de membresía
El siguiente paso será la creación de recibos los cuales son posibles establecer con la estructura y con
tantos datos necesite, para esto su sistema AXS GYM le provee de las herramientas necesarias para el
diseño de su recibo, permitiéndole contar con varios y diferentes diseños de recibos.
En el diseño del recibo podrá utilizar las herramientas que le proporciona en la parte derecha de la
ventana. El uso de estas le permite el ingreso de títulos, textos, imágenes desde archivos así como
crear listas de datos.
En la ventana de recibos podrá ver tres pestañas diferentes:
Elemento.-
le permite alinear el texto en la posición
respecto al interior de la caja de texto, definir el tamaño de
la caja de texto tanto horizontal como verticalmente y elegir
el tipo y color de fuente.
Pagina.- le permite ubicar los textos y espacios respecto al
tamaño del recibo permitiéndole mover el encabezado,
cuerpo y pie, así como guardar el diseño del recibo.
Imprimir .- le permite visualizar en pantalla el recibo, elegir
la impresora que utilizara para la impresión del recibo, así
como el tamaño de papel a utilizar.
Para elegir el tipo de dato que requiera en las cajas de texto
deberá presionar el botón derecho de su Mouse y le mostrara
el listado de posibles datos que le permite ingresar.
En el caso de las imágenes si elige que sea de tipo logo, esta
mostrara el logotipo principal asignado previamente en la
configuración.
Recibo de productos
El sistema Axs gym al igual que en el caso anterior le permite imprimir un recibo por venta de productos Venta de productos a fin de tener un comprobante de ventas para el gimnasio y para el socio, en caso de que así lo necesite.
Para el diseño del recibo de productos el sistema le provee de exactamente las mismas herramientas que en el caso de Recibo de membresía las mismas que le permitirán hacer el diseño de acuerdo a la información que necesite. Para iniciar su diseño solo presione en el icono
Hardware
La configuración de dispositivos le permitirá ingresar los dispositivos con que podra tener el control de la autentificación de sus socios y asi poder registrar los accesos y la identificación de las personas que accedan al gimnasio.
Para el ingreso de los dispositivos presione
De manera inicial deberá ingresar los datos de configuración del dispositivo.
En primer lugar deberá elegir el protocolo de comunicación que utilizara el dispositivo handkey lo cual le permitirá ingresar los parámetros para el tipo de comunicación seleccionado.
Los parámetros generales de esta ventana son:
Nivel de validación.
‐
Define un conteo de puntos de validación, es una forma de medir la exactitud de validación, mientras menor sea este mas exacta es la validación.Tiempo de relevador.
‐
El tiempo en segundos en que el dispositivo estará enviando la señal a un relevador (puerta, torniquete, barra, etc.) durante el cual permitirá la apertura de este.Estatus.
‐
Es el estado en que se encuentra el dispositivo (activado ó desactivado), para que este en uso, deba marcarse como activado, de lo contrario permanecerán las referenciasguardadas en su base de datos y estará disponible para ser activado en el momento que lo requiera.
Usuarios
Usuarios
El
El sistemasistema lele permitepermite definirdefinir unouno oo variosvarios usuariosusuarios aa finfin dede permitirlepermitirle controlarcontrolar elel accesoacceso alal sistema,sistema, así así comocomo los
los privilegiosprivilegios dede operaciónoperación queque deseedesee asignarasignar aa cadacada usuario,usuario, estoesto lele permitirápermitirá tenertener unun mayormayor controlcontrol acercaacerca de
de loslos usuariosusuarios queque tengantengan accesoacceso yy aa queque partespartes deldel sistemasistema acceden.acceden.
Para
Información
Información personalpersonal Nombre
Nombre..
‐‐
ElEl nombrenombre (s)(s) deldel usuariousuarioApellido
Apellido PaternoPaterno..
‐‐
primerprimer apellidoapellidoApellido
Apellido maternomaterno..
‐‐
segundosegundo apellido.apellido.Dirección
Dirección..
‐‐
lala direccióndirección deldel domiciliodomicilio deldel usuario.usuario.Teléfono
Teléfono..
‐‐
elel teléfonoteléfono particularparticular oo personalpersonal deldel usuariousuarioEmail ..
‐‐
elel correocorreo electrónicoelectrónico deldel usuariousuario enen casocaso dede tenerlo.tenerlo.Sexo.
Sexo.
‐‐
sisi eses femeninofemenino óó masculino.masculino.Información
Información deldel SistemaSistema Usuario
Usuario..
‐‐
elel nombrenombre queque asignaraasignara alal usuariousuario elel cualcual seráserá elel queque aparezcaaparezca enen lala pantallapantalla dede login.login.Contraseña.
Contraseña.
‐‐
lala claveclave secretasecreta queque utilizarautilizara enen combinacióncombinación concon elel nombrenombre dede usuario.usuario.Confirmación
Confirmación contraseñacontraseña..
‐‐
lala mismamisma claveclave anterioranterior parapara confirmarla.confirmarla.Privilegio
Privilegio..
‐‐
elel tipotipo dede usuariousuario queque seráserá lala personapersona dede queque sese tratetrate óó sese estaesta dandodando dede altaalta pudiendopudiendo serser entreentre trestres categoríascategorías diferentes:diferentes:
Administrador
Administrador ..
‐‐
PodráPodrá utilizarutilizar todastodas laslas funcionesfunciones deldel sistema.sistema.Supervisor
Supervisor ..
‐‐
PodráPodrá accederacceder aa loslos reportesreportes uu operador.operador.Operador
Operador ..
‐‐
únicamente tendráúnicamentetendrá accesoacceso aa lala parteparte dede accesosaccesos yy ventasventas yy configuración.configuración.Al
Al terminarterminar dede definirdefinir loslos datosdatos deldel usuariousuario queque hayahaya ingresadoingresado presionepresione elel iconoicono dede guardarguardar yy lele mostrarámostrará lala siguiente
Membresías
Membresías
El
El siguientesiguiente pasopaso enen lala configuraciónconfiguración eses elel ingresoingreso yy altaalta dede laslas membresíasmembresías queque podránpodrán adquiriradquirir parapara formarformar parte
parte dede loslos miembrosmiembros deldel gimnasiogimnasio yy obtenerobtener loslos serviciosservicios contenidoscontenidos enen cadacada una,una, laslas cualescuales seránserán laslas queque manejará
manejará parapara controlarcontrolar loslos serviciosservicios prestadosprestados aa loslos socios,socios, aquí aquí definirádefinirá tiempostiempos dede validezvalidez yy loslos costoscostos dede cada
cada una.una.
Para
Información de la membresía
Modo. Le proporciona dos opciones de membresías la regular que estará definida por un periodo de tiempo el cual deberá especificar en esta mima ventana o por visitas que será en un número de veces que tendrá acceso a las instalaciones del gimnasio, e igualmente deberá definirlas
Nombre. El nombre que le asignara a esa membresía para distinguirla de las demás. Precio. El costo en moneda que le asignará a esa membresía.
Duración. El tiempo que transcurrirá como vigencia de esta, en el ejemplo anterior por tratarse de un numero de 10 visitas se le asigna una duración de 10 días, en los cuales podrá utilizar estas 10 visitas contemplando una por día, pero tiene la opción de ser mas de una al día, por lo tanto esta vencerá al cubrir las 10 visitas o transcurrir los 10 días, lo que ocurra primero. Es importante mencionar que la duración puede asignarse por número de días, meses o años según requiera. Inscripción. El costo en moneda que cobrará como derecho por ser un nuevo socio, esto en caso de que
existiera, puede o no utilizarla. Esta también podrá aplicarla cuando haya vencido la membresía del socio así como los días de gracia asignados en la configuración inicial de membresías. Se recomienda que el socio deba adquirir una nueva membresía y pagar la cuota de inscripción en caso de que haya una definida
Entrenadores
Como ultimo paso en la configuración el sistema le solicita el ingreso de datos de los entrenadores con que cuente el gimnasio, a fin de poder llevar un mayor control de estos y sus datos personales, así como poder autentificar y controlar sus accesos por medio de dispositivos biométricos.
Para ingresar o dar de alta un entrenador presione en el icono new.
Información del entrenador
Nombre.
‐
Nombre(S) del entrenador.Apellido paterno.
‐
Primer apellido.Apellido materno.
‐
Segundo apellido.Dirección.
‐
Domicilio del entrenador.Alta de huella de entrenadores.
Para ingresar las huellas de los entrenadores, solo presione el botón Enrolar. De la misma forma podrá cambiar la huella de identificación si es necesario.
Tienda
Si el gimnasio cuenta con el servicio de venta de productos el sistema AXS gym le provee de las herramientas necesarias para el manejo y optimo control de este servicio, inicialmente deberá seguir los pasos que a continuación se describen.
Ingrese al menú de tienda contenido en el menú principal del sistema.
Productos
De forma inicial deberá dar de alta cada uno de los productos que vaya a manejar, para esto debe presionar el icono NEW y le llevara a la siguiente ventana.
Code: Un código identificador del producto, este podrá ser alfanumérico y único.
Nombre:El nombre que identifique al producto.
Precio: El monto en moneda que se cobrará por el producto.
Precio especial : El monto en moneda diferente al anterior, (por ejemplo con un descuento aplicado) que pueda usar de forma opcional en sus ventas, para la aplicación de este debe marcar la casilla Precio especial. Imagen: le permite insertar desde un archivo la imagen que asignara al producto y el cual será visible en la ventana de productos.
Movimiento de productos
En la ventana de movimiento de productos, podrá tener un listado de todas las entradas y /o salidas de productos o efectivo que se haya registrado, inicialmente se los muestra en un listado donde podrá agregar, editar o eliminar los movimientos según requiera.
Movimiento de productos (entrada, salida)
Para ingresar un movimiento solo presione en el icono Agregar producto y le mostrara la ventana siguiente:
Date: Fecha en que se registrará el movimiento.
Tipo: Si se trata de una entrada o una salida de producto el sistema lo indicara de acuerdo a lo elegido anteriormente.
Código: El código previamente asignado al producto. Nombre: El nombre asignado del producto de que se trate.
Concepto: El tipo de movimiento que se ejecute ejemplo: entrada de producto, salida por merma, etc. Cantidad : Cantidad en número de productos o en caso de efectivo numero en veces de salidas o entradas.
Cantidad en monto: Cantidad resultante en costo del total de los productos o de movimientos de efectivo. Descripción: Breve explicación del concepto del movimiento.
Usuario: El usuario que haya ejecutado el movimiento, este no será editable, por omisión el sistema reconocerá el usuario que se haya logueado al ingresar al sistema.
Imagen del producto: Le muestra la imagen correspondiente al producto que esta ingresando el mismo que aparecerá en su pantalla de productos disponibles.
Stock
Antes del movimiento: Le proporciona la información de la cantidad inicial, antes de la aplicación del movimiento que este realizando.
GIMNASIO
Socios
En la sección de gimnasio la ventana inicial de socios permite visualizar la lista de socios con que cuente el gimnasio, así como todos los datos generales de los mismos, contenidos en la base de datos, estos datos serán los mismos que se ingresan al momento de dar de alta a un socio ver Información de Socio .
Al respecto de la visualización de datos de los socios, le permite elegir visualizarse tantos como usted necesite, ya que puede elegir los que requiera dando clic sobre el icono de la esquina del encabezado de la lista , esto le mostrará el listado de campos existentes y podrá desmarcar los que no requiera sean visualizados.
La parte de socios le provee de una barra de herramientas a fin de hacer mas optima la utilización de su sistema.
Le permite ir a la ventana de administración de templetes con el dispositivo Handkey
Podrá visualizar todos los socios contenidos en la Base de Datos.
Le muestran el listado los socios que estén en el status de activos.
Le muestra el listado de socios que este en el estatus de desactivados, los cuales podrá activar para utilizar posteriormente en caso de necesitarlos,
Le muestra un listado de socios que se dieron de alta pero nunca adquirieron una membresía.
Le muestra un listado de socio con sus membresías los cuales han rebasado los días de post aviso de vencimiento de su membresía y pasan a un estado de adeudo a partir de las fechas de pos aviso, preaviso y caducos, serán visibles en este listado.
En las funcionalidades anteriormente descritas es importante resaltar la del Handkey ya que es la parte de administración de transacciones lo cual es lo que condicionara los accesos. Al ingresar le mostrará la siguiente ventana.
La parte superior de la ventana le permite seleccionar los handkeys activos que desee utilizar en caso de tener mas de uno, para esto marque la opción:
Posteriormente marque el recuadro que está junto a cada dispositivo para elegir de forma manual los que vaya a utilizar.
En caso que pretenda utilizar todos los dispositivos activos seleccione la opción:
Adicionalmente debe ingresar el numero de Mascara de subred que vaya a utilizar, esta información, debe ser proporcionada por su asesor técnico.
Opciones
El sistema examina buscando comunicación con los dispositivos previamente seleccionados, los cuales se encuentran físicamente conectados, es posible que alguno de estos no obtenga la comunicación, en este caso deberá inspeccionar las posibles causas físicas que lo impiden, conforme se va obteniendo la comunicación el sistema le notifica el listado de eventos en la misma ventana de dispositivos.
Toma el horario del sistema y lo envía al Handkey.
Toma las grabaciones de mano de los socios que se hayan dado de alta, copia de dispositivo Handkey la plantilla y la envía a la Base de datos para asignarla al socio correspondiente, las plantillas pueden ser por altas (nuevas) o ca mbios (edición).
Toma los registros de autentificación que se hayan almacenado en el dispositivo y valida la transacción, al mismo tiempo que genera una bitácora de accesos.
Posterior a la descarga de transacciones, envía a todos los dispositivos activos la información actualizada de las plantillas de los socios vigentes. Esta es una operación que se ejecuta de forma masiva, no es posible filtrar a los socios.
Es muy importante acentuar que las operaciones anteriormente descritas serán ejecutas en el orden mencionado de forma automática por el sistema, todos los días la primera vez que ingrese a su sistema Axs.gym. Posterior a esto, deberá hacerse de forma manual cuando lo requiera sin importar el en el orden o si utiliza el total de las funciones.
Para ingresar los datos de socios a su sistema deberá cumplir con una serie de pasos, inicialmente presione en el menú de la derecha la opción Nuevo.
Le llevará a la pantalla donde ingresara toda la información de los socios y en su momento editar o eliminar esta misma información.
Información de Socio
El primer paso, será ingresar todos los datos generales del socio, como nombre, apellidos, direcciones,
teléfonos, sexo, estado civil, números de emergencia, fotografías desde una cámara o fuente TWAN ó archivo, entre otros.
Administración de Huella
El paso numero dos, será el ingreso de huella dactilar del socio, pudiendo ingresar desde un dedo hasta 10, para esto debe posicionar el Mouse sobre la imagen e indicar el dedo que vaya a ser enrolado, posteriormente le emitirá un mensaje como se muestra en la ventana siguiente indicándole que debe realizar dos enrolamientos de cada huella.
En pantalla le mostrara la imagen de la huella enrolada, posteriormente debe presionar el icono de abajo para guardar la huella.
Si el enrolamiento fue correcto le emitirá una ventana de aviso, indicándole que el enrolamiento de huella fue exitoso.
Membresía
En esta sección podrá asignarle el tipo de membresía que requiera su cliente, aquí podrá visualizarla según se haya parametrizado en la sección de configuración de membresías ver Membresías.
Esta ventana se compone de varias partes iniciando con la parte de Leyenda en donde se define se con colores distintivos por cada concepto que se maneja en las membresías los cuales vienen explicados en la parte
Información de la membresía.
En la parte de información únicamente le permitirá editar dos datos, la asignación de la membresía y la fecha de inicio, siendo los demás solamente informativos.
Membresía. Aquí le emitirá un listado conteniendo todas las membresías que haya ingresado previamente en la configuración, seleccione la que vaya a asignar al socio de que se trate. Duración. Le muestra el tiempo de vigencia asignado a esta membresía, este dato únicamente es
informativo ya que no le permite editarla. Fecha de
inicio.
La fecha en que se que se asigna la membresía y que podrá comenzar a hacer uso de ella.
Vencimiento. La fecha en que termina el periodo de la validez de la membresía.
Cargo extra. El monto que previamente haya fijado como recargo en la configuración inicial de membresías.
Inscripción. El monto a cobrar por concepto de inscripción en caso de aplicar.
A pagar . La suma de todos los montos a cobrar al socio, por concepto de la membresía y lo que aplique como cobrable.
La última sección de la ventana será la que se utiliza como herramienta por medio de los iconos de las flechas podrá aumentar o disminuir el número de membresías que este asignando para el servicio del socio de que se trate, una vez definido el número a aplicar presione continuar para guardar esta información.
Progreso Físico
El sistema Axs gym le provee la forma de llevar un record de los avances físicos de sus socios a fin de contar con información personalizada de cada uno. Ya sea para control de los entrenadores o para información del mismo socio sobre un histórico con fechas de índices de grasa, masa muscular, estatura y peso, cuando así lo solicite. Para ingresar los datos presione en el icono .
Caja Registradora
En el sistema Axs gym contiene una sección de Caja registradora, la cual concentra las funciones de movimientos de membresías y productos por concepto de ventas así como los estados de caja e inventarios.
Venta de membresías.
Como se menciono anteriormente esta funcionalidad es la que utilizará al momento del cobro de las membresías de los socios previamente asignado en la configuración de socios contenido en la parte de Gimnasio, desde esta, únicamente le permitirá hacer el movimiento de cobro, no le permite editar o cambiar la membresía para esto debe regresar a la sección de socios.
La ventana de venta de membresías se divide en dos secciones:
Socios:Le mostrara una tabla con el listado de socios que tienen un pago pendiente por concepto de membresías pudiendo ser un socio con una membresía por vencer, con membresía vencida o un nuevo socio, deberá seleccionar uno del listado.
A la derecha de la tabla de socios le mostrará la imagen de la membresía que haya sido asignada al socio de que se trata a fin de tener la información mas completa y detallada.
Detalle a pagar: le mostrara el listado de servicios que tenga pendiente por pagar el socio previamente seleccionado, con la cantidad, la descripción por conceptos y precios de cada uno de los adeudos.
En la parte inferior de la ventana le mostrara el cálculo de la sumatoria de los conceptos anteriores
Ventana de pago.
Importe. El importe total a pagar, el cual será el mismo del total de la suma de los conceptos a pagar.
Base. El importe antes de IVA.
Tax (%). El total de IVA a pagar, a aplicarse a la base, este será el porcentaje previamente establecido en la configuración inicial.
Total . El importe completo a pagar que resulta de la base más el IVA.
Tipo de pago. Es el medio por el que cubrirá su pago el socio, le mostrara el listado de tipos de pago que diera de alta previamente en la configuración del sistema (efectivo, tarjeta de crédito, etc.).
Efectivo. Si la forma de pago fuera en efectivo se debe ingresar el total de efectivo que el socio este entregando para cubrir su pago.
Cambio. En el caso en que el socio haya entregado una cantidad mayor a la que resulto del total de su pago, le calculara la resta de total menos el importe a pagar y le mostrara la cantidad que debe devolver al socio.
En el icono de impresión, podrá elegir si imprime o no la nota de venta de la membresía.
Si todos los datos y el cobro fue correcto debe presionar el icono Chek out para guardar la venta, le emitirá un mensaje de que la venta se ha guardado de forma correcta.
Venta de productos
Dentro de su sistema AXS gym también le permite controlar las ventas de los productos que haya establecido dentro de los servicios de su gimnasio, puede controlar y llevar un registro de cada venta que haga y de los productos que maneje.
Venta de productos
En la misma ventana de caja registradora encontrará la opción de venta de productos en donde podrá registrar y controlar sus movimientos por concepto de venta.
Para iniciar el proceso de venta debe elegir el producto a vender, ya sea posicionándose sobre este en la pantalla de imágenes, ingresando el código del producto o dando clic en el icono de búsqueda en el cual le desplegara un listado con los productos disponibles.
Es importante mencionar que en la lista de productos le mostrara todos los que haya ingresado aunque no tenga existencias en su stock y aquí mismo podrá filtrarlos por código, descripción o cualquiera de los datos que contiene el listado para esto solo debe seleccionar el dato de la lista (en la ventana se muestra la opción de filtrar por ID y solo debe ingresar el que necesite.
La ventana de productos se divide en las secciones siguientes:
Detalle de venta
Nombre. Le muestra el nombre que le haya asignado al producto al momento de darle de alta. Precio unitario. El precio por unidad.
Cantidad . La cantidad de productos del mismo tipo que se vaya a vender en esta venta.
Total . El total a pagar por el producto que será el resultado del precio unitario multiplicado por la cantidad.
Descartar . En caso de que desee eliminar esta parte de la lista de productos elegidos debe presionar este botón y le emitirá un mensaje de confirmación de eliminar y la descripción del producto y
Código.
‐
Le pide el código del producto, el cual puede ingresar directamente, buscar el producto en la lista con la opción de búsqueda mencionado anteriormente o desde la elección de la imagen del producto.Nombre.
‐
El nombre asignado al producto.Existencia.
‐
Muestra el total de existencias que tenga disponibles del producto elegido a fin de que conozca su stock.Precio unitario.
‐
Precio asignado por unidad al producto.Vender .
‐
Número de productos del mismo código y nombre que vaya a vender en ese momento.Posteriormente presione el icono de Agregar a la Venta y este producto se anexara al listado del detalle de venta.
Al finalizar la elección de productos para cobrarlos deberá presionar el icono de la derecha Este le llevara nuevamente a la ventana de registro de dinero
Importe.
‐
es el importe total a pagar, el cual es el mismo del total de la suma de los productos a pagar.Base.
‐
es el importe antes de IVA.Tax (%).
‐
es el total de IVA a pagar a aplicarse a la base, este será el porcentaje fijado en la configuración inicial.Total .
‐
es el importe total a pagar que resulta de la base más el IVA.Tipo de pago.
‐
Es el medio por el que cubrirá su pago el socio, le mostrara el listado de tipos de pago que diera de alta previamente en la configuración del sistema (efectivo, tarjeta de crédito, etc.).Efectivo.
‐
si la forma de pago fuera en efectivo se debe ingresar el total de efectivo que el socio este entregando para cubrir su pago.Cambio.
‐
en el caso en que el socio haya entregado una cantidad mayor a la que resulto del total de su pago, le calculara la resta de total menos el importe a pagar y le mostrara la cantidad que debe devolver al socio.En el icono de impresión, podrá elegir si imprime o no la nota de venta de productos
Si todos los datos y el cobro fue correcto debe presionar el icono Chek out para guardar la venta, le emitirá un mensaje de que la venta se ha guardado de forma correcta.
En caso de que la venta no sea la correcta y desee modificarla, le permite regresar a la ventana de venta presionando
De ser afirmativa su respuesta le regresara a la ventana de agregar productos.
Corte de caja
Los cortes de caja le permiten conocer el estado de efectivo en que se encuentra su caja, esto lo hace considerando todos los movimientos realizados hasta la fecha en que se emita el corte, sean ventas de productos o membresías o movimientos de dinero por conceptos diferentes, este lo puede realizar en el momento en que desee conocer el total de efectivo en caja.
Para hacer un corte de caja presione en el icono NEW y siga los sig pasos:
Fecha. El sistema toma la del día y hora en que se este realizando esta acción. Este dato no es editable.
Usuario. El sistema reconocerá como tal el que se haya logueado al inicio.
Cantidad de movimientos. El número de movimientos de dinero que se hayan registrado a partir del último corte de caja que se haya realizado y hasta el momento de ejecutar el siguiente corte.
Monto de movimientos. El total en cantidad que haya resultado de todos los movimientos entre entradas y salidas de efectivo por conceptos diferentes a ventas de membresías y productos, el sistema hace el cálculo entre sumas por entradas y restas por salida y aquí le proporcionara el resultado final. Movimiento de dinero
Cantidad de ventas. El número total de ventas que se hayan realizado de membresías y productos únicamente desde el momento del último corte hasta el de realización del nuevo corte.
Monto de ventas. La cantidad resultante de la suma de ingresos en efectivo que se hayan recibido por ventas de productos y membresías.
Monto total . La suma del monto de movimientos y monto de ventas, que será el total de efectivo que se sume o reste según sea el caso a la caja.
Acto seguido a la verificación de los datos anteriores los cuales es importante puntualizar que no son editables desde esta función ya que se toman de los movimientos hechos desde la función de movimientos de dinero, venta de productos y venta de membresías, podrá hacer el calculo del corte de caja presionando en el botón
y presionar el botón de guardar y le emitirá el siguiente mensaje.
Presione si para confirmar.
Y el nuevo corte se podrá visualizar en la pantalla principal de corte de caja.
Es importante reiterar que posteriormente al corte de caja, la misma quedara en ceros por lo tanto si maneja una cantidad inicial de efectivo, debe hacer un movimiento de ingreso de efectivo en la sección de movimiento de dinero.
Inventarios
L a funcionalidad de inventarios es permitirle llevar un control de todos los conteos físicos que elabore de sus productos a fin de comparar que los datos contenidos en su sistema coincidan con las cantidades físicas lo que le permitirá comprobar que las ventas y salidas de productos se están ingresando de la forma correcta al sistema y evitar perdidas.
Para ingresar el registro de un inicio de un inventario el sistema le muestra una ventana en la cual le provee de la información anterior en caso de existir (el ultimo inventario realizado) esta información no es editable. Inventario anterior
Iniciado.
‐
fecha en que se abrió el inventario Terminado.‐
fecha en que se cerró el inventario. Código.‐
Un código ó clave que desee asignar al inventario a fin de identificarlo o para su control, este puede ser alfanumérico.Información de inventario (actual).
Iniciado. La fecha actual en que se esta comenzando el inventario. Terminado. La fecha en que se cierre el inventario.
Código. Un código ó clave que desee asignar al inventario a fin de identificarlo o para su control, este puede ser alfanumérico.
Estado. El status en que se encuentra el inventario, este dato será de mayor utilidad como información en consultas posteriores de inventarios ya que al iniciar siempre se encontrara abierto, hasta que el responsable indique lo contrario.
Responsable
.
La persona que sea la que hace el conteo físico ó avala que la información que ingresa es la correcta.Creado por. La persona encargada de ingresar los datos al sistema, el cual puede ser igual o diferente al responsable.
Posterior al ingreso de los datos puede presionar el botón este le llevará a la ventana siguiente, la cual le muestra la información del inventario actual con el que va a iniciar.
Código.
‐
El código que se haya asignado al producto en el proceso de alta. Nombre.‐
El nombre asignado en el proceso de alta.Existencia.
‐
El número de productos que tenía en el último inventario cerrado (el preliminar a este).Cantidad por sistema.
‐
la cantidad que el sistema tiene contabilizado como existencias al momento. Cantidad física.‐
la cantidad contabilizada por conteo físico.Diferencia.
‐
La discrepancia arrojada por el cálculo del conteo por sistema comparado con el conteo físico.En seguida de realizar el conteo físico puede ingresar los datos así como los comentarios dando doble clik sobre el producto que se trate, en la ventana anterior (ver detalle), lo cual lo llevara a la ventana de edición.
En esta ventana le presenta los datos actuales del producto de que se trate, guardados en el sistema contabilizados a partir del cierre del inventario anterior, los cuales no son editables ya que solo son informativos para comparación y calculo.
Las únicas opciones que le permite editar son:
Contado por : el usuario que este realizando el ingreso de datos al sistema.
Existencia contada.
‐
el número de existencias de este producto resultante del conteo físico.Diferencia.
‐
el número resultante del cálculo entre la cantidad por sistema y la existencia contada. (Este campo NO es editable.Al terminar el ingreso de las cantidades físicas contadas, ya podrá proceder al cierre del inventario actual para esto debe dar clic en el botón .
Al cerrar el inventario la información resultante de este se guardan en la base de datos y las existencias se aplican como las reales e iniciales en el sistema a partir del cierre, lo cual actualiza la información de e los productos.
Movimiento de dinero
Para el óptimo control de su caja el sistema le provee de la facilidad de llevar un historial de los movimientos de dinero que se hagan, este corte considera la parte de entradas o salidas de efectivo y se va sumando o restando según sea el caso a fin de tener actualizado el estado de efectivo.
:
Movimientos de dinero
En esta función de su sistema Axs gym le permite hacerlos registros de entradas o salidas de efectivo que realice por un concepto diferente a ventas de productos o membresías.
Ventana de movimiento
Fecha.
‐
Por omisión el sistema registrara la fecha y hora actual del mismo.Tipo.
‐
El sistema identifica si es una entrada o una salida según seleccione.Concepto.
‐
El tipo de movimiento que se vaya a hacerCantidad .
‐
Cantidad en dinero total del movimientoDescripción.
‐
Una explicación del motivo del movimiento.ACCESOS
La parte de accesos de su Axs Gym se instalará como un modulo adicional y le aparecerá como otro acceso directo en su escritorio a fin de que pueda controlar los usuarios que ingresen a este modulo.
La forma de ingreso será la misma le mostrara la pantalla de logueo inicial.
Configuración
Ejecución de modulo de Accesos
Al ingresar al modulo le mostrara la siguiente pantalla.
El primer paso para utilizar el modulo de accesos es dar doble clic sobre el logo del sistema por medio del cual le permitirá ver el total de dispositivos que tenga conectados a su sistema y activar los que vaya a utilizar.
Configuración:
La primera parte de la ventana de configuración le emite
información del dispositivo como son el numero de serie, puerto de conexión, tiempo entre otros, los cuales le haya configurado previamente al momento de la configuración inicial de
hardware. En esta ventana deberá marcar el recuadro de la izquierda en el número de serie para activar o desactivar el dispositivo. Debe presionar SALVAR para que se apliquen los cambios de estado del dispositivo.
Sistema
Modo de advertencia.
‐
el tamaño de la ventana de información de la persona que accesa.Permanencia de la ventana.
‐
el tiempo que durará visible la ventana en segundos.Modo de acceso
1
‐
1 .‐
si el acceso va a ser por medio de autentificación en el biomini y con el ingreso del ID por medio del teclado.1
‐
N .‐
si el acceso va a ser por un solo medio biomini ó teclado.Dispositivo.
‐
esta parte solo aparecerá si el modo de acceso es 1‐
N y deberá indicar el medio de acceso dando clic sobre la imagen.Tiempo para volver a registrarse
Teclado
Configuración.
‐
aquí define si en la PC donde se va a controlar el acceso utilizará o no un teclado, ya que para el sistema de accesos puede funcionar sin el mismo.Activación de relevador.
‐
indica si el teclado activara o no algún relevador, en caso que tenga activado un relevador en Com el relevador debería estar conectado en el COM que se indique y el tiempo que enviara el pulso al relevador.Modo de operación.
‐
define si el dispositivo será para permitir solamente entrada ó solamente salida, en el caso que sea para ambos será la opción Acceso.Acceso por medio del ID de socio (teclado).
En el caso de los socios como se explico anteriormente podrán acceder ingresando ID o huella o ambos.
En el caso de entrenadores solo podrán ingresar por medio de autentificación por huella. A
diferencia de los socios Estos deberán presionar en el botón de acceso a entrenador posteriormente a posicionar su huella en el lector Biomini.
Acceso permitido
Si el resulta de la validación es satisfactoria le emitirá la siguiente ventana
Nombre.
‐
el nombre del socio o entrenador que esta ingresando.Fecha de expiración.
‐
la fecha de vencimiento de la membresía que tenga asignada en caso de ser socio.REPORTES
El sistema Axs. Gym le provee la herramienta para crear una serie de reportes que podrá utilizar en pantalla o impresos.
Reporte de Membresías
El reporte de membresías le muestra un listado de todas las membresías que haya dado de alta así como los detalles de cada una (tipo, precio, duración, etc.).
Reporte de Socios
El reporte de socios le muestra todos los socios que tenga registrados a la fecha actual con la información general previamente ingresada en la sección de Información de Socio.
En este reporte le permite filtrar ó seleccionar si desea que aparezcan todos, los que hayan accesado, por aniversario de cumpleaños o por edades.
Reporte de Productos
Reporte de corte de caja
En este reporte le emitirá un listado de los cortes de caja realizados, la fecha, el usuario que lo ejecuto así como el total de movimientos y montos efectuados por concepto de movimiento de dinero o ventas de productos y/o membresías.
