Acta Extraordinaria 03-2.016
Acta número TRES de la Sesión Extraordinaria celebrada por el Concejo Municipal de Barva, en el Salón de Sesiones a las diecisiete horas con un minutos del día 13 de enero del 2.016 con la asistencia de los siguientes miembros:
REGIDORAS Y REGIDORES PROPIETARIOS
Sr. Ulises Otárola Fallas–Presidente MunicipalSr. Alberto Antonio Trejos Quirós Sra. Sylvia Elena Vargas Arguedas Sra. Rosa María Morales Rojas
REGIDORAS Y REGIDORES SUPLENTES
Sr. Alexander Rojas Montero (en propiedad)Sr. Eduardo Enrique Zamora Montero Sr. Carlos Alberto Villalobos Gutiérrez
SÍNDICAS Y SÍNDICOS PROPIETARIOS
Sra. Marianela Zárate GonzálezSr. Mariano Alberto Zárate Carmona Sra. Jenny Máyela Valverde Zamora Sra. Efigenia María Vargas Vargas Sr. Bryan Jesús Solano Aguilar
SÍNDICAS Y SÍNDICOS SUPLENTES Sra. Maritza Molina Camacho
Sr. Manuel Emilio Guevara Esquivel ALCALDESA MUNICIPAL Ausente
AUSENTES
Sra. María de los Ángeles Solano Ramos Vice Presidenta Municipal Sr. Mariano Herlindo Sánchez Herra
Sr. Allan Espinoza Ramírez
Sr. José Eduardo Carballo Avendaño Sra. Yancy Laurita Rodríguez Vargas Sr. Edwin Zárate Hernández
Sra. Olga María Carvajal Chávez
Sra. Patricia Campos Varela
Secretaria Municipal Preside
Sr. Ulises Otárola Fallas
ORDEN DEL DÍA
Punto único
1.
Análisis de la Propuesta de Actualización de Procedimientos (Manual De Procedimientos Financiero –Contable)CAPÍTULO ÚNICO
ANÁLISIS DE LA PROPUESTA DE ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS (MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FINANCIERO –CONTABLE)
Art. 01
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas retoma la Propuesta deActualización de Procedimientos (Manual De Procedimientos Financiero –Contable) que a la letra dice:
(Copiado textualmente)
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas externa que en el Procedimiento de Control de Caja Chica se señala en la primera página insumo, actividades, responsables y productos: pero no encuentra que haya un monto definido para la Caja Chica.
La Licda. Karla Montero Salas Administradora Tributaria y Financiera responde que eso no se consigna en el procedimiento porque eso viene por acuerdo municipal, igual en el Reglamento de Caja Chica viene estipulado el proceso, en la actualidad y desde hace varios años el monto de Caja Chica corresponde a 400 mil colones.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas señala que su pregunta es si valdría la pena incluirlo en algún momento.
La Licda. Karla Montero Salas responde que no, porque este como todos los procedimientos son sujetos de variación, no es necesario incorporarlo en el procedimiento porque eso ya está por la vía reglamentaria.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas manifiesta que donde dice: Insumo de creación de aumentos de fondo de caja chica dirigido a la Alcaldía.
Solamente a la Alcaldía, el Concejo no puede tener una Caja Chica?
La Licda. Karla Montero Salas les recuerda que la Caja Chica es única y solo existe una Caja Chica a nivel de la Municipalidad.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas consulta que donde dice: El Departamento Municipal tiene una necesidad de urgencia.
Consulta a qué departamento se necesita, a qué departamento se requiere, le parece que es una cosa de redacción.
La Licda. Karla Montero Salas responde que es a cualquier departamento, no se puede personalizar que sea solo uno.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas externa que le parece que es un problema de redacción, talvez sería mejor: Cuándo un Departamento tenga la necesidad, porque al decir el Departamento Municipal está siendo muy específico.
Que se redacte diferente: Cuándo un Departamento Municipal
La Licda. Karla Montero Salas menciona que la idea de esta redacción es indicar: YO departamento presento una necesidad de; o sea, que la ley me faculta de hacerlo por la vía de la Caja Chica.
El Presidente Municipal señala que él entiende que es cualquier departamento, lo que a él no le queda claro es la forma en que está redactado.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas manifiesta que donde dice: Cheque de reintegro de fondo de Caja Chica, Tesorería y Alcaldía o al Departamento que este designe procede la revisión y firma del cheque de reintegro del fondo de Caja Chica.
Consulta si no es necesario ser más puntual en eso, ver quién es el que definitivamente procede a la revisión.
La Licda. Karla Montero Salas aclara que los únicos que pueden firmar de acuerdo al Código Municipal es el Tesorero Municipal y el Acalde; puede ser que un Alcalde designe a otra persona. Esto está fundamentado en el Código Municipal.
El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós consulta sobre lo que la Licda. Karla señala que solo existe una Caja Chica; aquí dice que por Departamento también. Consulta si no pueden haber Cajas Chicas por departamento?
La Licda. Karla Montero Salas les recuerda que hay un Reglamento General de Caja Chica emitido por el Ministerio de Hacienda, es una única Caja Chica por toda la Municipalidad, pero en el Reglamento se segrega cual es el tope al que puede acceder el departamento por Caja Chica, en el caso de la Municipalidad de Barva la Caja Chica institucional está por 400 mil colones y el tope por Departamento está en 75 mil colones. El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós manifiesta que al ser tan chica la Caja Chica no ve por ningún lado con que reiteración se repone la Caja Chica.
La Licda. Karla Montero Salas responde que es a un porcentaje, a nivel de la institución cuando ya la tesorería tiene una disponibilidad del 20% de la Caja Chaca ya tiene que hacer el proceso de reintegro.
El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós consulta cuánto tiempo dura en reponerse, en días, en horas?
La Licda. Karla Montero Salas responde que máximo dos días.
El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós le manifiesta a la Licda. Karla Montero si ella considera que se puede descubrir un poquito para una urgencia; por la dinámica no es muy bajo?, no podría ser que se reponga cuando baja al 50%?
La Licda. Karla Montero Salas responde que el reintegro de la Caja Chica es un procedimiento de excepción. El hecho de tener ese porcentaje la idea es que no tenga tanta liquides el tesorero.
Considera que eventualmente podría valorarse una actualización en el monto de la Caja Chica.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas señala que aquí cabe ir aprobando uno por uno o aprobar todo el Reglamento junto.
La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas expresa que a lo que ella respecta no va hacer observaciones finas; sin embargo si le interesa algunas cuestiones de tipo general que son las que sirven de contexto porque talvez por su forma de pensar ella necesita valorar esto dentro del proceso, dentro de la actividad más amplia.
Primero, se tiene certeza de que cada uno de estos procedimientos están debidamente ajustados a los reglamentos correspondientes, porque el Reglamento tiene una mayor amplitud de procedimiento, es decir, todo procedimiento está dentro de un Reglamento y desde luego también hay que verlo dentro de actividades más grandes que desde su punto de vista no sabe cómo lo tiene organizado la Municipalidad y que son los proceso. Quisiera tener la certeza de que están ajustados a los Reglamentos y de que están ajustados a procesos que según la organización y la estructura de la Municipalidad están obviamente bien definidos, hay una escala en este tipo de instrumentos y de documentos administrativa, organizativa que es la que permite ver la validez y la adecuación de estos procedimientos. No sabe si se sigue un modelo teórico para hacer estos procedimientos, y si hay un inventario de procesos o macro actividades que sirven de marco a estas actuaciones.
La Licda. Karla Montero Salas responde que la primera parte lo que es la fundamentación les recuerda que la primer Propuesta que la Administración presentó al Concejo Municipal hace más de un año fue el Macro Manual que surgió de los grupos de trabajo de los Contadores Municipales a nivel Nacional y el IFAM. Lo que hicieron ellos fue tomar de ese Macro manual los procedimientos que traía y actualizarlos o reformarlos de acuerdo ya a disposiciones reglamentarias específicas de la Municipalidad y a la
estructura organizacional; esta estructura ellos la tomaron de un Manual Financiero Contable vigente, aprobado por un Concejo Municipal y ya dictaminado por la Auditoria Interna de esa Municipalidad; todo procedimiento que viene aquí, tanto los que están proponiendo como los que ya estaban desarrollados tienen su sustento legal.
Con relación al punto número dos, lo que ella hablaba del acople de la estructura, si hicieron acople de estructura, no es lo mismo lo que tiene una Municipalidad de San José o Alajuela como Manual a lo que se puede implementar en la Municipalidad de Barva, pero ese acople no significo obviar disposiciones que ya están en una normativa superior. Con relación al inventario, ya ahí si ella no podría hablar a nivel institucional, lo que sí sabe es que existe un Manual Básico de Procesos que está aprobado por el Concejo Municipal y es institucional, donde vienen todos los macro procesos y las actividades que se realizan en la Municipalidad de Barva, el cual está vigente.
El Presiente Municipal Ulises Otárola Fallas indica que él tuvo la misma duda de doña Rosa, pero esto se manda a la Contraloría que es la que se va a encargar de aplicar con sus abogados y técnicos toda la legislatura, todos los aspectos jurídicos y procedimientos administrativos que existan.
El Regidor Suplente Eduardo Montero Zamora consulta si cada Procedimiento lleva un Manual y un Reglamento independiente.
La Licda. Karla Montero Salas aclara que es un Manual, aquí lo que están presentando son los Procedimientos para la actualización de Manual de Procedimientos Financiero-Contable, lo que se está señalando es que cada uno de estos Procedimientos tiene la base legal que puede ser una Norma General, la NICS, o un Reglamento. Muchos de estos procedimientos ya tienen un Manual o un Reglamento Municipal ya aprobado y vigente como el de Caja Chica, el de Procedimientos Presupuestarios, el de Cobro Administrativo y el Manual Básico de Procesos.
La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas consulta que ahí no se refleja nada automatizado, todo se hace a pie.
La Licda. Karla Montero Salas manifiesta que la mayoría de procesos se hace a pie. La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas manifiesta que ahí es donde le parece más necesario el contexto, podría ser interesante revisar todo para ver donde hay debilidades y poder ver el potencial de automatización que tiene un proceso de estos, porque si hay posibilidades de que alguna partecita se automatice o uno solo se automatice, también debería de estar puesto ahí.
Es decir, no hay visión a corto plazo o a plazo inmediato de que se vaya a modificar un procedimiento en un proceso de estos en ese sentido de automatización.
La Licda. Karla Montero Salas responde que la propuesta va en función de lo que está. Lo del sistema automatizado lo han dicho muchas veces desde hace muchos años, de hecho hubo un momento en que se solicitó un contenido presupuestario, pero en ese momento fue cuando el IFAM inicio con ese proyecto del SITRIMU y ha sido una historia de nunca acabar.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas considera que una de las recomendaciones que se pueden hacer hoy es que a la mayor brevedad todo esto se meta en sistema automatizado para poder mejorar el servicio al público.
demandando que se aplique el Sistema de Normas Técnicas Internacionales de Contabilidad y eso se refleja ahí.
La Licda. Karla Montero externa que si se refleja ahí algunos de los procedimientos, pero eso es algo que la Municipalidad viene trabajando hace muchos años, de hecho el año pasado ya lograron hacer el registro cumpliendo con las normas con lo que es la Contabilidad de partida doble.
La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas considera que se debe de tener la certeza de que lo que se está adoptando como procedimiento obedece a eso, porque si no la Contraloría igual se los va hacer saber.
ACUERDO NO. 48-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FONDO DE CAJA CHICA. LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA FINANCIERA PARA QUE PROCEDAN CON EL TRAMITE CORRESPONDIENTE.
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FONDO DE CAJA CHICA, APROBADO Y TRASLADADO
VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
(Copiado textualmente)
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas consulta por cuanto sería el máximo por caja recaudadora.
La Licda. Karla Montero Salas informa que por caja recaudadora son 200 mil colones.
ACUERDO NO. 49-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FONDO FIJO CAJAS RECAUDADORAS. LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA FINANCIERA PARA QUE PROCEDAN CON EL TRAMITE CORRESPONDIENTE.
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE FONDO FIJO CAJAS RECAUDADORAS, APROBADO Y TRASLADADO
VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas desea señalar o llamar la atención en que este es un procedimiento que debería ser el más inmediato de mecanizar; es decir, de digitalizar, no puede ser que a la gente se le valla acumulando deudas; si están automatizadas refleja la información muy fácilmente y es más fácil actuar para la Municipalidad sin que se le acumule deudas grandes a la gente que después no va a poder pagar.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas señala que ya el sistema está automatizado, porque incluso donde dice las actividades habla de que los encargados de los Departamentos de Cobro y Bienes Inmuebles proceden a la ampliación en el sistema informático.
La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas manifiesta que eso es lo que se paga ordinariamente; pero debería de haber algún sistema que le permita a la Municipalidad tener eso tan presente que le cobre oportunamente, la gente debería de tener esa presión por parte de la Administración Municipal de que le están cobrando.
La Licda. Karla Montero Salas menciona que la idea con la dimensión que se hizo ahora el año anterior con la actualización de la Central Telefónica es continuar implementando nuevos procesos de cobro. Este procedimiento es para identificar cuanto esta al cobro y quien tiene pendiente de pago, el otro procedimiento es de cobro administrativo y esta un poco más adelante. La idea con la actualización de la Central es que esa central si va a posibilitar enviar mensajes a celulares y va a tener más capacidad de recepción de llamadas, y también se están valorando otras opciones, e igual el poder mandar correos electrónicos; pero el detalle de eso es que el sistema de facturación base nuestro es el del IFAM y ese sistema es bastante limitado, es muy rígido y el problema es que tiene mucha basura; entonces, tiene que seguirse dando un proceso de depuración permanente porque salen muchas inconsistencias, entonces, ahí es donde la parte manual de esta identificación perjudica la constancia y la labor de cobro, esa es una de las limitaciones del sistema base del IFAM y ahí es donde hay que pensar en la adquisición de un sistema de depuración de un sistema integrado de todos los procesos.
La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas menciona que justamente por eso ella hablaba al principio de que por lo menos para efectos de ella ocupa ver el contexto de esas macro actividades para poder valorar esto en ese contexto; por ejemplo, se supone que están en función del usuario, y a ella le parece por ejemplo que entre ese reconocimiento de las cuentas que hay que cobrar y el proceso de cobro judicial hay un vacío o una ausencia de gestión Administrativa que perjudica al usuario.
La Licda. Karla Montero Salas les recuerda que para llegar a la etapa judicial y extrajudicial tiene que haber una etapa previa de cobro administrativo y eso está definido en el Código de Normas y Procedimientos Tributarios, igual aquí viene el procedimiento. La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas manifiesta que un procedimiento también empuja a que se mejore la Administración.
El Regidor Suplente Alexander Rojas Montero menciona la integralidad del cobro entre los departamentos de un sistema, porque conoce casos específicos de personas que viven en departamentos aquí en Barva, que van al acueducto, van hacer el pago, les dicen el número de medidor, van a pagar la parte de la basura y les dicen que no tienen ningún cobro; entonces no existe esa integralidad entre los departamentos, por lo que es una necesidad
latente que se requiere.
Consulta si ya existe presupuesto para la implementación de ese sistema o se va hacer una modificación presupuestaria.
La Licda. Karla Montero Salas responde que ninguna de las dos; ella lo que les dijo es que la Municipalidad desde hace muchos años la Administración ha planteado la necesidad de tener un sistema integrado tanto de ingresos como egresos. El problema o la situación fue que el IFAM vino con un proyecto el cual en teoría era un buen sistema y a la fecha no ha salido ninguno de los dos.
El Regidor Suplente Eduardo Zamora Montero menciona que se supone que el usuario es la prioridad de la Municipalidad, al tener la Municipalidad hoy cobro mensual del agua a cada ciudadano del cual administra el Acueducto, se supone que cada mes se la va hacer un estudio del medidor a cada habitante, cuál es la posibilidad de que si él tiene una deuda atrasada de uno, dos o tres meses el señor que llega hacer la medición le dé un comunicado a la persona para que venga a pagar; es un deber de la Municipalidad notificar a cada ciudadano que tiene una deuda y hacerle un preaviso antes de llegar al cobro.
Consulta si con este nuevo sistema se va a mejorar eso, donde se le pueda decir al ciudadano que tiene un mes o un trimestre atrasado antes de que comiencen los cobros. La Licda. Karla Montero Salas responde que hay que tomar en consideración que se han venido dando cambios y entre el proceso de cobro es donde más cambios se han dado a través del tiempo; antes de llegar a la vía del cobro administrativo hay una notificación y sobre eso también se hizo una mejora estableciendo una notificación masiva en los Distritos lo cual ha funcionado bastante, igual está la posibilidad de consultar la página WEB de la Municipalidad, al igual se han ido abriendo más posibilidades de pago; en ese caso se han ido haciendo mejoras, también se han mandado avisos.
La Sindica Efigenia Vargas Vargas recalca que eso si se hace, incluso con la patentes porque a ella se lo han hecho.
El Regidor Suplente Eduardo Zamora Montero menciona que hay gente que paga en el Banco, pero resulta que en el Banco hay un monto diferente al monto que está aquí en la Caja; qué está sucediendo con ese sistema?
La Licda. Karla Montero Salas manifiesta que esa es una duda que se ha presentado siempre, ella siente que es que no conocen la tramitología del Banco. Lo que sucede es que en el Banco hay dos convenios:
Convenio uno: el cual es un pago parcial que incluye hasta el trimestre Convenio dos: es un pago total que calcula hasta diciembre
Cuál es el problema de la diferencia ahorita en enero; que hay gente que quiere cancelar hasta diciembre, pero resulta que en el Banco no se puede cancelar hasta diciembre porque en el Banco en el Convenio uno le va a calcular hasta marzo y ahí es donde está la diferencia.
El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós externa que a él parece muy bien eso de que se implemente por medio de teléfono mensajes o correos, pero desafortunadamente aunque está muy difundido no es lo único, hay personas que no tienen ni teléfono si quiera, hay gente que está fuera del país; considera que deben de concentrase en la prevención, eso es a favor de la municipalidad y sería muy interesante ver cuánto hay en cuentas por cobrar. Le queda la duda de que si dice que patentes si se cobran y le
avisan, entonces sí se puede eso por qué no se puede lo otro.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas manifiesta que la pregunta es cómo lo incluyen es esto.
Externa el señor Presidente que ahí dice; se promueve la cancelación del cobro, la promoción del cobro por cobrar puede hacerlo mediante vía telefónica; lo que habría que anotar es: utilizando los medios posibles tanto electrónicos como manuales, de acuerdo a la condición del usuario.
El Regidor Suplente Eduardo Zamora Montero solicita ver si es factible que el manual electrónico se haga cada tres meses o cada dos meses, porque si lo van hacer cada seis meses hay que ver que hubieron seis meses en que le apretaron los intereses al pobre ciudadano.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas externa que le parece que lo que hay que hacer es agilizar el asunto diciendo como se promueve: Se promueve la cancelación del cobro por parte del o la contribuyente mediante la utilización de medio electrónico, físico, manual de tal manera que se obtenga una recuperación de los fondos.
ACUERDO NO. 50-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO Y RECUPERACIÓN
DE LAS CUENTAS POR COBRAR CON LA OBSERVACIÓN REALIZADA (Se promueve la
cancelación del cobro por parte del o la contribuyente mediante la utilización de medio electrónico, físico, manual de tal manera que se obtenga una recuperación de los fondos) LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA FINANCIERA PARA QUE INCORPORE LA OBSERVACIÓN REALIZADA.
PROCEDIMIENTO Y RECUPERACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR CON LA OBSERVACIÓN REALIZADA (Se promueve la cancelación del cobro por parte del o la contribuyente mediante la utilización de medio electrónico, físico, manual de tal manera que se obtenga una recuperación de los fondos), APROBADO Y TRASLADADO
VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
El Regidor Suplente Eduardo Zamora Montero consulta quién establece el monto. La Licda. Karla Montero Salas informa que la determinación del saldo acreedor lo realiza la administración, pero de acuerdo al Código de Normas y Procedimientos Tributarios la solicitud debe de ser del contribuyente.
La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas externa que ella lo ve orientado a favor de la Administración Municipalidad y no a favor del usuario, porque desde que se le responsabiliza al usuario de llenar el formulario o la solicitud esa, ya se le está trasladando a él el reclamo y no se está haciendo justicia en el sentido de que si la Administración tenía ocasión u oportunidad de ver que se cometió un error y se le cobro de más o menos, debería ser la administración la que le reintegre y no dejarlo a la carga de ellos.
La Licda. Karla Montero Salas responde que la Municipalidad no puede actuar de oficio, el Código de normas es muy claro y la Municipalidad no puede actuar en contra de una ley, la Municipalidad no puede hacer menos ni más de lo que la ley establece. Por lo que ella no puede atribuirse ninguna actividad que esta fuera de lo que la ley dice.
ACUERDO NO 51-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO DEVOLUCIÓN POR COBROS INDEBIDOS. LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA FINANCIERA PARA QUE PROCEDAN CON EL TRAMITE CORRESPONDIENTE.
PROCEDIMIENTO DEVOLUCIÓN POR COBROS INDEBIDOS, APROBADO Y TRASLADADO
VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
(5 VOTOS)
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas consulta si el objetivo es provisión o previsión.
La Licda. Karla Montero Salas responde que eso si se lo queda debiendo porque ese es un término contable.
La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas informa que provisión de proveer. La Licda. Karla Montero Salas manifiesta que ella cree que en el objetivo es previsión, porque en el desarrollo de la plantilla para el registro contable habla de la previsión.
El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós aclara que provisión por cuentas por cobrar es un término contable.
La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas comunica que previsión es que alguien le da al otro las cuentas por cobrar y desde ese punto de vista estaría bien, no sería previsión sino provisión.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas señala que en la segunda página dice: Previsión para deterioro de cuentas a cobrar.
La consulta de él es: que si es provisión o previsión
La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas considera que se debe de aclarar eso, porque los dos términos podrían ser según lo que se requiere.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas solicita que se deje para aclarar ese término.
El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós manifiesta que quedaría en suspenso todo el Reglamento.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas externa que se aprueba sujeto a que se aclare cuál de las dos es.
ACUERDO NO. 52-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO PREVISIÓN PARA DETERIORO DE CUENTAS A COBRAR CON LA OBSERVACIÓN DE QUE SE CORRIJA LA PALABRA PROVISIÓN SI ES QUE HAY QUE CORREGIRLA. LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA FINANCIERA PARA QUE INCORPOREN LA OBSERVACIÓN REALIZADA SI FUERA EL CASO.
PROCEDIMIENTO PREVISIÓN PARA DETERIORO DE CUENTAS A COBRAR CON LA OBSERVACIÓN DE QUE SE CORRIJA LA PALABRA PROVISIÓN SI ES QUE HAY QUE CORREGIRLA, APROBADO Y TRASLADADO
VOTACIÓN UNÁNIME DE LOS PRESENTES (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
(4 VOTOS)
(Copiado textualmente)
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas hace la siguiente observación, cree que se deben de definir los montos que van al Concejo, fijar un límite mínimo y máximo y que no todo valla al Concejo.
Consulta si eso es legal o no es legal.
La Licda. Karla Montero Salas les recuerda que eso está en el reglamento, de hecho en las propuestas que mandan como Comisión ya están actualizados los casos de cada competencia de cada uno; ahí si se actualiza ese cambio. De hecho en el Reglamento vigente ya se habían hecho una reforma para que no sea un monto, si no sea una relación respecto al salario base y que sea cada año.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas recuerda que aquí se han traído arreglos de pago que ellos saben que la persona no los va a poder pagar y sin embargo porque tienen derecho a una segunda oportunidad hay que aprobárselos; piensa que hay cosas que aportas se pueden rechazar si el solicitante no tiene la condición.
La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas manifiesta que otra cosa que también es de reglamento son las condiciones para otorgar ese arreglo de pago, hay gente que puede pagar y se ajusta a eso, considera que eso no es conveniente para la Administración Municipal, está bien que se estudie un caso de una persona que puede perder su casita porque debe; pero una gente que se sabe que tiene buenos ingresos y piden arreglos de pago por unos cantos millones, considera que esas cosas deberían de retomarse.
ACUERDO NO. 53-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO COBRO
ADMINISTRATIVO (ARREGLOS DE PAGO), LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA FINANCIERA PARA QUE PROCEDAN CON EL TRAMITE CORRESPONDIENTE.
PROCEDIMIENTO COBRO ADMINISTRATIVO (ARREGLOS DE PAGO), APROBADO Y TRASLADADO
VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
(Copiado textualmente)
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas consulta: esa resolución administrativa quien la da?
La Licda. Karla Montero Salas responde que la da el Departamento que generó el cobro. El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas señala que no dice si esa resolución debe
de pasar luego a la Alcaldía para su aprobación, o debe de pasar al Concejo o algún ente superior; pareciera que un Departamento la toma y la aplica y no hay un ente superior que la avale. Debería de haber un ente superior que autorice eso.
El en el tercer cuadro le agregaría: que el insumo sería la Resolución, la actividad sería autorización del cobro y el responsable seria la Alcaldía.
La Licda. Karla Montero Salas aclara que aquí no es autorizar un cobro, más bien es lo inverso, o sea, que se está determinando que es un cobro que no procede porque es encobrarle o está mal generado.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas manifiesta que ahí es donde él va: porque es encobrarles o porque no puede ser cobrado; es ahí donde tiene que haber alguien responsable.
El Lic. Alonso Rodríguez Vargas comunica que en la Resolución Administrativa va fundamentado todo.
La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas considera que esa es una forma de evitar que después venga al Concejo y que el Concejo se tenga que entretener con cosas que son puramente administrativas y que podría resolver la Administración.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas sugiere que se agregue una tercera casilla que diga: que se haga una validación por parte de la Alcaldía.
La Sindica Efigenia Vargas Vargas hace referencia a la casa abandonada 100 metros antes de su casa y que era del PANI, una gente que se quería apoderar de ella vinieron y pagaron los impuestos, desde entonces no se pagan esos impuestos.
Ella vino y habló con doña Mercedes de que porque la Municipalidad no toma posesión de esa casa para que luego se la pasen a la Asociación y hacer el pueblo algo con eso, pero doña Mercedes le dijo que eso era muy tedioso y que eso costaba mucho, y ahí está eso abandonado.
ACUERDO NO. 54-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO BAJA A LAS CUENTAS O DOCUMENTOS A COBRAR SIEMPRE Y CUANDO SE LE AGREGUE UNA TERCERA CASILLA EN DONDE SE HAGA CONSTAR QUE DEBE DE CONTAR CON EL AVAL DE LA ADMINISTRACIÓN. LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA FINANCIERA PARA QUE INCORPORE LA OBSERVACIÓN REALIZADA.
PROCEDIMIENTO BAJA A LAS CUENTAS O DOCUMENTOS A COBRAR SIEMPRE Y CUANDO SE LE AGREGUE UNA TERCERA CASILLA EN DONDE SE HAGA CONSTAR QUE DEBE DE CONTAR CON EL AVAL DE LA ADMINISTRACIÓN, APROBADO Y TRASLADADO VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
(Copiado textualmente)
La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas manifiesta que lo ve muy aglutinado, por ejemplo para inversiones debería de haber un procedimiento especifico, para inventarios un procedimiento especifico en la recuperación.
La Licda. Karla Montero Salas señala que inventarios es un procedimiento por sí mismo. El procedimiento anterior era donde se pasaba a cuenta encobrarles y aquí es donde aplica ese.
La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas señala que una cosa son las cuentas por cobrar y debería de haber un procedimiento solamente para eso.
La Licda. Karla Montero Salas señala que no, porque están hablando de procesos diferentes.
La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas aclara que lo que dice ella es que para inversiones, para inventarios y cuentas por cobrar debería de haber un procedimiento más específico para recuperación.
La Licda. Karla Montero Salas responde que aquí vienen, cada uno tiene su procedimiento.
ACUERDO NO. 55-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO RECUPERACIÓN DE PREVISIÓN DE CUENTAS POR COBRAR, LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA FINANCIERA PARA QUE PROCEDAN CON EL TRAMITE CORRESPONDIENTE.
PROCEDIMIENTO RECUPERACIÓN DE PREVISIÓN DE CUENTAS POR COBRAR, APROBADO Y TRASLADADO
VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
(Copiado textualmente)
ACUERDO NO. 56-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO REGISTRO DE GARANTÍAS, LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA FINANCIERA PARA QUE PROCEDAN CON EL TRAMITE CORRESPONDIENTE. PROCEDIMIENTO REGISTRO DE GARANTÍAS, APROBADO Y TRASLADADO
VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
(5 VOTOS)
ACUERDO NO. 57-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO REGISTRO DE PROVISIONES, LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA
TRIBUTARIA Y FINANCIERA PARA QUE PROCEDAN CON EL TRAMITE
CORRESPONDIENTE.
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE PROVISIONES, APROBADO Y TRASLADADO
VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
(5 VOTOS)
(Copiado textualmente)
La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas, externa que ella no entiende eso de gastos por devengar.
La Licda. Karla Montero Salas aclara que esos son como gastos a efectuar en el corto plazo.
El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós externa que él más bien entiende lo contrario, por alguna emergencia se hace un pago sin que se le haga los trámites.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas consulta si es legal pagar por adelantado. La Licda. Karla Montero Salas responde que las pólizas de seguros se hacen por adelantado, la póliza de riesgo de trabajo se paga en enero y rige hasta diciembre, al igual que los seguros de vehículos, etc.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas menciona que él le agregaría: el encargado autoriza la amortización de los gastos pagados en aquellos casos en que deba hacerse de esa manera, como Pólizas de Seguros, placas de autos y cosas de esas.
El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós le consulta a la Licda. Karla si eso más bien no se llama contablemente diferido.
La Licda. Karla Montero Salas responde que también ese es otro nombre. ACUERDO NO. 58-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO GASTOS POR DEVENGAR A CORTO PLAZO SIEMPRE Y CUANDO EN LAS ACTIVIDADES DEL PUNTO UNO SE CORRIJA GASTOS POR ADELANTADO POR PAGOS DIFERIDOS. LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA Y FINANCIERA PARA QUE INCORPORE LA OBSERVACIÓN REALIZADA.
PROCEDIMIENTO GASTOS POR DEVENGAR A CORTO PLAZO SIEMPRE Y CUANDO EN LAS ACTIVIDADES DEL PUNTO UNO SE CORRIJA GASTOS POR ADELANTADO POR PAGOS DIFERIDOS, APROBADO Y TRASLADADO
VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
(Copiado textualmente)
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas consulta quienes son los encargados. La Licda. Karla Montero Salas responde que en este caso el responsable es Bienes Inmuebles.
El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós solicita que se diga: Registro de exoneraciones de Bienes Inmuebles.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas manifiesta que entonces debe de decir: El Departamento o los encargados de Bienes Inmuebles, o el encargado de Bienes Inmuebles. La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas externa que justamente el procedimiento tiene esa especifidad que es lo que ella extraña en algunos apartados de esto; el procedimiento es eso, lo más fino.
El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós propone que el nombre del Procedimiento diga: Registro de Exoneraciones de Bienes Inmuebles; o no ponerlo en el Título sino en el Objetivo.
ACUERDO NO. 59-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO REGISTRO DE EXONERACIONES, SIEMPRE Y CUANDO SE VARIÉ EN EL OBJETIVO Y SE AGREGUE REGISTRO DE EXONERACIONES DE BIENES INMUEBLES. LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA FINANCIERA PARA QUE INCORPOREN LA OBSERVACIÓN REALIZADA.
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE EXONERACIONES, SIEMPRE Y CUANDO SE VARIÉ EN EL OBJETIVO Y SE AGREGUE REGISTRO DE EXONERACIONES DE BIENES INMUEBLES, APROBADO Y TRASLADADO
VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
(5 VOTOS)
(Copiado textualmente)
ACUERDO NO. 60-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA EL PROCEDIMIENTO DEFERENCIAL CAMBIARIO, LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA FINANCIERA PARA QUE PROCEDAN CON EL TRAMITE CORRESPONDIENTE.
VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
(Copiado textualmente)
ACUERDO NO. 61-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO COMPENSACIÓN POR COBROS INDEBIDOS, LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA FINANCIERA PARA QUE PROCEDA CON EL TRAMITE CORRESPONDIENTE.
PROCEDIMIENTO COMPENSACIÓN POR COBROS INDEBIDOS, APROBADO Y
TRASLADADO
VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
(Copiado textualmente)
ACUERDO NO. 62-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE PLANILLA DE PAGO BISEMANAL, LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA FINANCIERA PARA QUE PROCEDA CON EL TRAMITE CORRESPONDIENTE.
PROCEDIMIENTO COMPENSACIÓN ELABORACIÓN DE PLANILLA DE PAGO BISEMANAL. APROBADO Y TRASLADADO
VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
(5 VOTOS)
(Copiado textualmente)
ACUERDO NO. 63-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE PLANILLA DE PAGO DEL DECIMOTERCER MES (AGUINALDO), LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA FINANCIERA PARA QUE PROCEDAN CON EL TRAMITE CORRESPONDIENTE.
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE PLANILLA DE PAGO DEL DECIMOTERCER MES (AGUINALDO), APROBADO Y TRASLADADO
VOTACIÓN UNÁNIME DE LOS PRESENTES (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
(4 VOTOS)
El Presiente Municipal Ulises Otárola Fallas señala que él le agregaría un plazo, porque algunas veces el plazo de pago de las dietas se hace muy largo.
El Regidor Eduardo Zamora Montero consulta si tiene plazo abierto.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas señala que así como esta está abierto y debería de haber un plazo; por lo que no sabe si fijan el plazo o lo dejan a la libre.
El Regidor Suplente Eduardo Zamora Montero considera que debería de haber un plazo de cinco días después de la última sesión.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas sugiere que se agregue: que estas sean canceladas máximo 5 días hábiles posterior a la última sesión.
ACUERDO NO. 64-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE PLANILLA DE PAGO DE DIETAS Y QUE SE LE AGREGUE QUE EL PLAZO PARA EL PAGO DE LAS MISMAS NO DEBE EXCEDER A CINCO DÍA HÁBILES POSTERIOR A LA ULTIMA SESIÓN DEL MES. LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA FINANCIERA PARA QUE INCORPORE LA OBSERVACIÓN REALIZADA.
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE PLANILLA DE PAGO DE DIETAS Y QUE SE LE AGREGUE QUE EL PLAZO PARA EL PAGO DE LAS MISMAS NO DEBE EXCEDER A CINCO DÍAS HÁBILES POSTERIOR A LA ULTIMA SESIÓN DEL MES, APROBADO Y TRASLADADO VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
ACUERDO NO. 65-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE PLANILLA DE PAGO DEL SALARIO ESCOLAR. LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA FINANCIERA PARA QUE PROCEDAN CON EL TRÁMITE CORRESPONDIENTE.
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE PLANILLA DE PAGO DEL SALARIO ESCOLAR, APROBADO Y TRASLADADO
VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
(Copiado textualmente)
ACUERDO NO. 66-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO PARA
RECONOCIMIENTO Y REGISTRO DE INVENTARIOS. LO TRASLADAN A LA
ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA FINANCIERA Y TRIBUTARIA PARA QUE PROCEDAN CON EL TRAMITE CORRESPONDIENTE.
PROCEDIMIENTO PARA RECONOCIMIENTO Y REGISTRO DE INVENTARIOS, APROBADO Y TRASLADADO.
VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
(Copiado textualmente)
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas menciona que siguen con cuentas por pagar.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas y la Administradora Financiera y Tributaria Licda Karla Montero Salas hacen aclaración con respecto al documento que está analizando que es el segundo oficio.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas con respecto Procedimiento Para Reconocimiento Y Registro De Activos Fijos, consulta porque se pide un reporte mensual, porque considera que es un trabajo grande para el contador y no sabe si el contador tendrá tanto tiempo para hacer mensualmente el inventario, expresa que con un
sistema computarizado se hace rápidamente pero con el sistema humano que hay, alguien se encargaría de hacer eso y le parece que es una carga de trabajo. Pregunta ¿sí es mejor excluirlo o cargarlo al contador?
La Administradora Financiera y Tributaria Licda Karla Montero Salas expresa que se puede cambiar la periocidad.
El Regidor Propietario Alberto Trejos Quirós expresa que el físico sería una vez al año, y las variaciones o depreciaciones y los informes contables cada mes.
La Administradora Financiera y Tributaria Licda Karla Montero Salas aclara porque don Ulises menciona que es una vez al mes, al igual que los estados financieros que se van generando y hay que enviarlos a la Contraloría cada semestre, pero con el sistema que vienen haciendo se van sacando cada trimestre y algunos se está instaurando mensual El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas menciona que hay un solo Contador y se va a cargar a que haga el inventario de depreciación de los activos de forma mensual le parece que es mucho, en cambio sí es cada 6 meses físico
El Regidor Propietario Alberto Trejos Quirós comenta que los activos fijos no son tan variables, solo las cuentas por cobrar.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas solicita a los miembros del Concejo opinión con respecto al plazo si lo dejan mensual, trimestral.
El Regidor Suplente Eduardo Zamora y la Síndica Efigenia Vargas Vargas opinan que cada 6 meses.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas indica que sería semestral y esa es la única observación que tiene.
La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas expresa que queda claro que los jefes de los departamentos son los responsables de la custodia y bienestar de los activos. El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas someta a votación el Procedimiento Para Reconocimiento y Registro de Activos Fijos e Informe de Variaciones en los Activos, con la variación que en lugar de mensual sea reporte semestral, lo somete a votación y se acuerda:
ACUERDO NO. 67-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO PARA
RECONOCIMIENTO Y REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS E INFORME DE VARIACIONES EN LOS ACTIVOS, CON LA VARIACIÓN QUE EN LUGAR DE MENSUAL SEA REPORTE SEMESTRAL. LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA Y FINANCIERA PARA QUE INCORPORE LA MODIFICACIÓN REALIZADA. PROCEDIMIENTO PARA RECONOCIMIENTO Y REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS E INFORME DE VARIACIONES EN LOS ACTIVOS, CON LA MODIFICACIÓN QUE EN LUGAR DE MENSUAL SEA REPORTE SEMESTRAL, APROBADO Y TRASLADADO.
VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
(Copiado Textualmente)
ACUERDO NO. 68-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO PARA
RECONOCIMIENTO Y REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR. LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA PARA QUE PROCEDAN CON EL TRAMITE CORRESPONDIENTE.
PROCEDIMIENTO PARA RECONOCIMIENTO Y REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR, APROBADO Y TRASLADADO.
VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
(Copiado textualmente)
El Regidor Suplente Eduardo Zamora Montero consulta quien desarrolla y quien digitaliza,
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas menciona que es para dar las pautas para el mantenimiento y control de los inventarios municipales en pro de la adecuada verificación, registro resguardo y control de materiales y suministros, expresa que será la Proveeduría y el Bodeguero
El Regidor Propietario Alberto Trejos Quirós menciona que sería el Bodeguero y las órdenes de compra
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas expresa que si no hay más observaciones lo somete a votación y se ACUERDA:
ACUERDO NO. 69-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO PARA
MANTENIMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS. LO TRASLADAN A LA
ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA Y FINANCIERA PARA QUE PROCEDAN COMO CORRESPONDE AL RESPECTO.
PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS, APROBADO Y TRASLADADO.
VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
(Copiado textualmente)
El Regidor Propietario Alberto Trejos Quirós menciona que esta recargado en el bodeguero en todos los casos.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas expresa que está hecho cómo para equipo, materiales y herramientas que salen y que no regresan, pero el caso de los toldos u otras cosas que entran y salen, no ve que haya algún tipo de boleta. Y para que sale, ejemplifica con el equipo de sonido.
El Regidor Suplente Eduardo Zamora Montero consulta quien lo está manejando, si es la Administración.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas expresa que hay que ver que es la bodega y los equipos de la Administración, menciona que en este momento no sabe quién esta responsable del equipo del salón porque él no lo firmo, y en la otra oficina hay un montón de bafles.
El Regidor Suplente Eduardo Zamora Montero menciona que es importante que se haga el inventario, hay departamentos en la Municipalidad que cada quien tiene sus cosas. Hay que ver la responsabilidad de esa parte.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas le parece que se debe hacer un documento en el que conste la salida del equipo del bien, para ver quien autorizo la salida y quien lo recibe y para qué.
El Regidor Suplente Eduardo Zamora Montero señala que con las sillas se las llevan y no se sabe de quién es y no se le pide permiso a la Secretaría. Menciona que por lo menos lo del Concejo que lo asuma la Secretaría o el mismo Concejo.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas manifiesta que la Bodega tiene sus vales y se hacen, lo que dice es lo demás, lo de la Institución cree que hay que meterlo en algún lado, sería un control de las salidas y entradas de las cosas.
La Licda. Karla Montero Salas explica que no sería una medida financiera-contable sería un procedimiento administrativo pero de otra categoría que no es financiera-contable, sería enfocarse a procesos que están inmersos en este manual, pero eso como parte del control interno debe compaginarse en otro.
La Síndica Efigenia Vargas Vargas informa con respecto a lo de los toldos la Alcaldía lleva un control ella los ha pedido, he incluso dice la fecha para cuando están prestados, con los que administra el Concejo de Distrito de Barva Nela lleva el orden, considera que tiene que haber una boleta que diga que material sale y para donde, porque hace unos días el 13 de diciembre los pidieron para Santa Lucía para las ventas y hace unos días todavía estaban en el lugar, pero se entregaron ya, considera que falto un poco de control porque no llamaron a reclamarlos y la Iglesia no le informo que estaba todavía.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas expresa que el control existe pero hace falta algo que diga quién y cómo debe de llevarlo.
El Asesor Legal Lic. Alonso Rodríguez Salas recalca que ya Karla lo dijo, no es un procedimiento financiero- contable, ya es otra cosa lo que están exponiendo.
La Síndica Maritza Molina Camacho considera que cada cosa que hay es de la Municipalidad y hay un inventario que es parte del sistema contable y son activos, las sillas son activos y todo tiene que estar inventariado, porque todo es valor para la Municipalidad, si tienen placa las computadoras, sillas, mesas debe haber un responsable y si se saca la computadora de contabilidad es porque salió de ahí, sino como dice el contador que se le perdió la computadora.
menciona que sobre lo que hay en el Salón él se negó a firmar, hasta que se le den llaves e ingresen solo las personas que ellos autoricen, mientras tanto no lo iba a firmar. Menciona que en cualquier Institución pública si usted entra en carro cuando sale le revisan el carro, igual con las salidas del equipo y hay actividades con las que se colabora, se ve todo familiar, pero par la Contraloría debe haber un guarda, y revisión de bolsos, pero cuando se ponen los salarios para ellos la Contraloría no los aprueba. Comenta que al final de todo la Contraloría dirá si sirve y no sirve.
El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós expresa que esto es muy amplio, y en todo lo que hay, menciona que sí el pide las llaves a Patricia y saca el microondas, ni al él ni a Patricia les pasa nada porque el responsable es el bodeguero por ser el criterio de responsabilidad y autoridad, como es posible que el pobre bodeguero sea responsable si no tiene acceso a este lugar y eso es un problema.
La Licda. Karla Montero Salas explica que se están confundiendo procedimientos, que lo que menciona Maritza ya está en otros procedimientos que acaban de llevar que tiene que ver con la selección de los activos, aclara que lo de los activos fijos se ven en otro apartado de este mismo procedimiento se está hablando del traslado de activos fijos, levantamiento físico de activos fijos, desecho de materiales y activos son otros procedimientos. Explica que esta propuesta está dentro de las primeras del manual, recalca que es un manual de varios procedimientos porque la bodega es una de las deficiencias y no se tenían herramientas.
El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós consulta si se refiere sólo a materiales y herramientas.
La Licda. Karla Montero Salas señala que esto va enfocado solo a la bodega, por eso en este manual hay cosas que están enfocadas a la bodega, pero lo que menciona de los activos o microondas son activos fijos, no son materiales.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas somete a votación el Manual Básico de procedimientos de la bodega Municipalidad de Barva, y se acuerda
ACUERDO NO. 70-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL MANUAL BÁSICO DE
PROCEDIMIENTOS DE LA BODEGA DE LA MUNICIPALIDAD DE BARVA. LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA ADMINISTRADORA TRIBUTARIA Y FINANCIERA PARA QUE PROCEDAN CON EL TRAMITE CORRESPONDIENTE.
MANUAL BÁSICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA BODEGA DE LA MUNICIPALIDAD DE BARVA, APROBADO Y TRASLADADO.
VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS.
VOTAN NEGATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS
(3 VOTOS)
La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas justifica su voto negativo porque no tiene el documento y le parece que pueden verlo con algunos insumos, como lo que dice Karla que hay otra parte en otro procedimiento, hace falta ver esos macro procesos para contextualizar cada uno, por ejemplo los inventarios tienen sus partes y una pueden ser los controles de la bodega, considera que cada departamento debe seguir su propio
procedimiento o la misma unidad administrativa debe definir de qué manera se va a controlar el inventario en cada una de las dependencias.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas indica que continúan con el estudio tarifario.
El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós justifica su voto negativo por considerar que no puede achacarse toda la responsabilidad a una sola persona, cree que debería zonificarse, por lo que solicita se revise y se zonifique y que las responsabilidades sean por cada departamento.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas expresa que esta votado por tres.
La Regidora Propietaria Rosa María Morales Rojas expresa que su voto negativo es porque por algún motivo no lo reviso.
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas considera que el levantamiento de activos fijos se complementa con ese, cree que debe ser uno solo.
(Copiado textualmente)
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas consulta si tienen observaciones.
El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós expresa que al final dice que es el Concejo Municipal quien lo hace y el caso se traslada a la Comisión respectiva o a la
Comisión que se haga para ese efecto.
El Presidente Municipal Ulises Otárola le consulta si lo va a dejar las observaciones. El Regidor Propietario Alberto Antonio Trejos Quirós expresa que está bien así, era la observación.
ACUERDO NO. 71-2016
EL CONCEJO MUNICIPAL ACUERDA APROBAR EL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE
ESTUDIOS TARIFARIOS. LO TRASLADAN A LA ADMINISTRACIÓN Y A LA
ADMINISTRADORA TRIBUTARIA Y FINANCIERA PARA QUE PROCEDAN CON EL TRAMITE CORRESPONDIENTE.
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ESTUDIOS TARIFARIOS, APROBADO Y
TRASLADADO.
VOTACIÓN UNÁNIME (VOTAN AFIRMATIVAMENTE LOS REGIDORES (AS) ROSA MARÍA MORALES ROJAS, ALBERTO ANTONIO TREJOS QUIRÓS, ULISES OTÁROLA FALLAS, ALEXANDER ROJAS MONTERO Y SILVIA ELENA VARGAS ARGUEDAS)
(Copiado textualmente)
El Presidente Municipal Ulises Otárola Fallas expresa que es complemento de la anterior. Que la observación que hace es que falta control de movimiento externo.
