MEMORANDO Valledupar,

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Regional Cesar

CENTRO DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO MINERO

Ministerio de Trabajo

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE CENTRO DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO MINERO

Carrera 19 entre Calles 14 y 15 Valledupar – Cesar www.sena.edu.co - Línea gratuita nacional: 01 8000 9 10 270

MEMORANDO

20 – 9521 Valledupar,

PARA: Doctora Carmen Marlene Quintero Romero, Directora Regional Cesar DE: Subdirectora Centro de Operación y Mantenimiento Minero

ASUNTO: Autorización de Contratación

De conformidad con el artículo 9º del decreto 2209 de 1998, de manera atenta le remito para su autorización de contratación, la “Prestación de Servicios de Fotocopiado para atender los requerimientos del área académica y otras dependencias del Centro de Operación y Mantenimiento Minero – SENA Regional Cesar, Sede Principal y Subsede la Jagua de Ibirico”

Los documentos anexos a esta comunicación son los siguientes:

Anexo: 6. Autorización de la contratación “Prestación de Servicios de Fotocopiado para atender los requerimientos del área académica y otras dependencias del Centro de Operación y Mantenimiento Minero – SENA Regional Cesar, Sede Principal y Subsede la Jagua de Ibirico”

Anexo: 6-A Autorización Previa del contrato de “Prestación de Servicios de Fotocopiado para atender los requerimientos del área académica y otras dependencias del Centro de Operación y Mantenimiento Minero – SENA Regional Cesar, Sede Principal y Subsede la Jagua de Ibirico”

Certificado de Disponibilidad presupuestal

Agradezco su atención y colaboración,

VIRGINIA ESTHER OJEDA ARBOLEDA

Anexo: Documentos anunciados

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Regional Cesar

ANEXO 6

ESTUDIO Y DOCUMENTOS PREVIOS CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3.5.2° del Decreto 734 de 2012, el Centro de Operación y Mantenimiento Minero del SENA Regional Cesar, requiere contratar la “Prestación de Servicios de Fotocopiado para atender los requerimientos del área académica y otras dependencias del Centro de Operación y Mantenimiento Minero – SENA Regional Cesar, Sede principal y Subsede la Jagua de Ibirico”

1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER:

El Centro de Operación y Mantenimiento Minero – SENA – Regional Cesar, en atención a las actividades administrativas que desarrolla, requiere contar oportunamente con copias de material textual relacionadas con las comunicaciones, actos administrativos, procesos de contratación, derechos de petición, entre otros.

Así mismo y a fin de atender los continuos requerimientos realizados por el área académica relacionados con la orientación de los procesos de formación tales como: Reporte de notas, Presentación de Exámenes, Matricula de Aprendices, Información de docentes, Material de estudio, entre otros, requiere contar con disponibilidad de fotocopias.

Por otro lado, la rapidez y oportunidad con que son exigidos los documentos, amerita contar con una fotocopiadora para lograr que el apoyo en obtener las fotocopias sea realmente efectivo y eficaz.

En este sentido, se requiere la prestación de servicios de fotocopiado a fin de ser utilizado por los instructores para orientar los procesos de formación, además para reproducir documentos utilizados en la coordinación académica para el asesoramiento de instructores y comunicaciones propias de la dependencia, de igual forma se requiere el servicio para el apoyo de otras áreas administrativas, esto debido a que el centro no cuenta con máquinas fotocopiadoras necesarias para la reproducción de documentos requeridos para el buen desarrollo de las actividades diarias realizadas por los instructores y personal administrativo del centro.

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El contar con los insumos necesarios permitirá garantizar una eficiente formación profesional y el desarrollo de los procesos administrativos, dentro de los tiempos requeridos, para hacer una eficiente gestión.

2.1 Objeto:

“Prestación de Servicios de Fotocopiado para atender los requerimientos del área académica y otras dependencias del Centro de Operación y Mantenimiento Minero – SENA Regional Cesar, Sede principal y Subsede la Jagua de Ibirico”

Naturaleza del contrato: Contrato de Prestación de Servicios

2.1 Obligaciones del Contratista:

 Ejecutar el objeto contractual en condiciones de eficiencia, oportunidad y calidad de conformidad a los parámetros establecidos en el SENA.

 Avisar al SENA dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al conocimiento del hecho o circunstancias que puedan incidir en la no oportuna o debida ejecución del contrato o que puedan poner en peligro los intereses legítimos del SENA.

 Ejecutar el objeto del contrato en los plazos establecidos, bajo las condiciones económicas, técnicas y jurídicas estipuladas en las cláusulas correspondientes y de acuerdo con su propuesta.

 Proveer bienes, productos y servicios de óptima calidad.

 Reemplazar los bienes, productos o elementos que resulten defectuosos o de mala calidad. Igualmente deberá restituir a su costa, sin que implique modificación al plazo de entrega, los bienes, productos o elementos defectuosos o de especificaciones diferentes o inferiores a los requeridos. Si el CONTRATISTA no restituye los bienes, productos o elementos defectuosos dentro del término señalado por el SENA, éste podrá proceder a declarar el siniestro de incumplimiento y/o a solicitar el pago de las multas señaladas en el contrato.

 Avisar al SENA, dentro del día hábil siguiente a conocida su existencia, la causal de incompatibilidad o inhabilidad sobreviniente.

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 El CONTRATISTA es el único responsable por la vinculación de su personal y la celebración de subcontratos todo lo cual debe realizar en su propio nombre y por su propia cuenta y riesgo sin que el SENA adquiera responsabilidad ni solidaridad alguna por dichos actos.

 Permanecer a paz y salvo en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral, parafiscales y contratación de aprendices, durante todo el tiempo de ejecución para lo cual deberá allegar certificación de paz y salvo suscrita por el representante legal o el revisor fiscal cuando exista y copia de las planillas de pago respectivas, por cuanto es un requisito previo para los pagos de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007.

 El transporte, cargue, descargue y entrega de los bienes, productos o elementos requeridos por el SENA para la prestación del servicio contratado, serán asumidos por el CONTRATISTA.

 Las demás contempladas en el artículo 5 de la Ley 80 de 1993 y las que se deriven directamente del objeto contractual.

2.3 Lugar de Ejecución del contrato

Instalaciones del Centro de Operación y Mantenimiento Minero SENA Regional Cesar, sede principal ubicada en la carrera 19 entre calles 14 y 15 de la ciudad de Valledupar – Cesar y Subsede la Jagua de Ibirico, situada en la transversal 6 diagonal 4 esquina la Jagua de Ibirico – Cesar.

2.4 Forma de Pago

Por tratarse de un contrato de tracto sucesivo el SENA cancelará al contratista mediante pagos parciales mensuales, de acuerdo al número de fotocopias suministradas, las cuales se darán de acuerdo a la solicitud del supervisor del contrato. El SENA pagará al CONTRATISTA previo cumplimiento de los siguientes requisitos: POR PARTE DEL CONTRATISTA: presentación de la factura correspondiente, Acreditación de encontrarse al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, mediante la presentación de las planillas de pago respectivas, POR PARTE DEL SENA: El informe de supervisión suscrito por el Supervisor del contrato.

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DEL DERECHO DE TURNO: Según lo señalado en el Art. 19 de la Ley 1150 de 2007, EL SENA respetará el orden de presentación de los pagos por parte de los contratistas. No obstante, si las facturas no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para pago sólo empezará a contarse desde la fecha en que se haya aportado el último de los documentos. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán responsabilidad del contratista y no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación alguna por parte del SENA. El pago al que se obliga EL SENA por el presente acto, queda subordinado a la aprobación del Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC).

2. CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS

La Prestación de Servicios de Fotocopiado para atender los requerimientos del área académica y otras dependencias del Centro de Operación y Mantenimiento Minero – SENA Regional Cesar, Sede principal y Subsede la Jagua de Ibirico, comprende lo siguiente:

ITEM ELEMENTO CANTIDAD UNIDAD

1 SERVICIO DE

FOTOCOPIADO 260.410 COPIAS

 Tres (03) fotocopiadoras distribuidas de la siguiente manera:

 Dos ubicadas en la sede principal de la ciudad de Valledupar (área administrativa tercer piso – área académica).

 Una ubicada en la subsede la Jagua de Ibirico

Las fotocopiadoras debe reunir las siguientes especificaciones técnicas:

Configuración Sobremesa

Proceso de copiado Impresión electrofotográfica con doble haz láser Velocidad continua de copiado 45 cpm

Multicopia Hasta 99

Tiempo de precalentamiento 15 segundos Velocidad de primera copia 4,9 segundos

Resolución 600 dpi

Capacidad de memoria

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Estándar 64 MB

Máxima 192 MB + 20GB disco duro Capacidad de alimentación

Estándar 2 bandejas de 500 hojas Máximo 3.100 hojas

Capacidad de salida Estándar 500 hojas (bandeja interna)

Máximo 1.625 hojas Tamaño de original A6 - A3

Gramaje de Papel Bandeja 1: 60 - 105 g/m²

Bandeja 2/Bypass:1: 52 - 157 g/m² Duplex: 64 - 105 g/m²

Zoom de 25% a 400% en incrementos del 1%

Dimensiones (La x An x Al) 550 x 604 x 980 mm

Peso Menos de 62 Kg

Potencia 220 - 240 V, 50/60 Hz

Consumo de energía Funcionamiento: Menos de 1.5kW Modo ahorro energía: Menos de 7 W

 Atención de una fotocopiadora por parte de una operaria en la jornada habitual del Centro de Operación y Mantenimiento Minero SENA Regional Cesar sede principal en los días estipulados para la formación de lunes a viernes de 8 a.m. a 12m. y de 2 p.m. a 6 p.m.

 Los insumos tales como: Tóner, papel, repuestos y todo lo necesario para el normal funcionamiento de la fotocopiadora.

 Realizar el Mantenimiento de la fotocopiadora tanto preventivo como correctivo, garantizando el cambio y reposición de repuestos, sin que se genere costo adicional para la entidad.

 Las fotocopias deben ser de excelente calidad.

4. VALOR ESTIMADO Y PLAZO DE EJECUCIÒN DEL CONTRATO (Análisis técnico y económico):

El estudio técnico se realizó teniendo en cuenta la necesidad planteada por el Coordinador Académico del Centro de Operación y Mantenimiento Minero - SENA Regional Cesar de contar con los servicios de fotocopiado a fin de ser utilizado por los instructores para orientar los procesos de formación, además para reproducir documentos utilizados en la coordinación académica para el

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Regional Cesar

asesoramiento de instructores y comunicaciones propias de la dependencia, de igual forma se requiere el servicio para el apoyo de otras áreas administrativas, esto debido a que el centro no cuenta con máquinas fotocopiadoras necesarias para la reproducción de documentos requeridos para el buen desarrollo de las actividades diarias realizadas por los instructores y personal administrativo del centro.

Para determinar el valor estimado del contrato se realizó estudio de precios en el mercado, en tal sentido la entidad mediante comunicación de solicitud de precotización publicada en la página Web del SENA el día 21 de Enero de 2013, convocó públicamente a todos los interesados a participar con sus precotizaciones, así las cosas fueron allegadas dentro del término límite establecido (22 de Enero de 2013) las correspondientes a P.A.I.N.T PLURIS SERVICIOS y JAIME JOSE BAUTE DANGON/REPRESENTACIONES FUNCOR. Se anexa cuadro comparativo que forma parte integral de los presentes estudios previos.

4.1 Plazo de ejecución del contrato

El plazo de ejecución del presente contrato es de DIEZ (10) MESES y CINCO (05) DIAS CALENDARIO, contados a partir de la suscripción del acta de inicio de actividades, previa aprobación de la póliza de garantía.

5. PRESUPUESTO OFICIAL:

El presupuesto Oficial asignado por la entidad para el presente proceso de contratación corresponde a la suma de VEINTICUATRO MILLONES NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE MIL TRESCIENTOS SESENTA PESOS ($24.999.360) Incluido IVA y demás impuestos a cargo del contratista.

Serán por cuenta del Contratista todos los gastos, impuestos, legalizaciones, fletes, transporte, tasas y contribuciones derivados de la celebración, ejecución y liquidación del contrato.

6. RECURSOS:

La presente contratación se ampara con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 2613 de fecha 30 de enero de 2013 Rubro: C-310-704-207- 0-2040423 OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS

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7. SUPERVISIÓN:

La Supervisión del contrato será ejercida por el funcionario designado por la Subdirectora del Centro de Operación y Mantenimiento Minero SENA – Regional Cesar.

8. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN:

Se adelantará un proceso de SELECCIÓN DE MINIMA CUANTIA, de conformidad con lo dispuesto en el Articulo 94 de la Ley 1474 de 2011, reglamentado en el Capitulo V del Decreto 734 de 2012.

9. PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN Y ESCOGENCIA DE LAS PROPUESTAS:

Para identificar la oferta de menor valor, se tendrá en cuenta lo señalado en el parágrafo del Art. 3.5.3° del Decreto 734 de 2012 el cual señala:

“En todo caso la verificación de los requisitos enunciados en el numeral 7 del presente artículo se hará exclusivamente en relación con el proponente con el precio más bajo, para lo cual, se tendrán en cuenta las reglas de Subsanabilidad establecidas en el artículo 2.2.8 del presente decreto. En caso de que éste no cumpla con los mismos, procederá la verificación del proponente ubicado en segundo lugar y así sucesivamente. De no lograrse la habilitación, se declarará desierto el proceso.”

Adicional a lo anterior, se observará el procedimiento establecido en el artículo 2.2.10 del presente decreto, con relación a la propuesta de menor precio cuando se dé la hipótesis establecida en dicha disposición. En caso de que se rechace la oferta, la entidad podrá optar por adjudicar el contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio y así sucesivamente o por declarar desierto el proceso.

10. GARANTIAS:

El contratista deberá constituir a su costa y a favor del SENA, una garantía de cumplimiento, en los términos señalados en el Artículo 5.1.3° del Decreto 734 de 2012 para amparar el cumplimiento de las obligaciones surgidas en el

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contrato, la cual se mantendrá vigente durante el plazo de ejecución del contrato y liquidación del mismo y se ajustará a los limites, existencia y extensión de los siguientes amparos:

a) Póliza cumplimiento del contrato, por un monto que ampare el 10% del valor del contrato, por el término de ejecución del mismo y cuatro (4) meses más.

b) Póliza de Calidad del Servicio: por un monto del 20% del valor del contrato, por el término de ejecución del mismo y seis (06) mese más, contados a partir del recibido a satisfacción por parte del Supervisor del contrato.

En todo caso las garantías y sus efectos se regirán por lo establecido en el Titulo V del Decreto 734 de 2012. Tales garantías deberán constituirse dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato.

En caso de prorrogar el contrato, el CONTRATISTA deberá a su vez prorrogar la vigencia de la garantía. El CONTRATISTA se compromete a reponer las garantías aquí previstas, cuando por razón de las modificaciones, multas impuestas o siniestros ocurridos, éstas se disminuyeren o agotaren. Para tal efecto, el CONTRATISTA deberá solicitar a la compañía aseguradora el certificado de modificación respectivo y entregarlo al SENA dentro de los cinco (05) días calendario, siguientes a la firma del acta.

11. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE LAS GARANTÍAS ATENDIENDO A LA NATURALEZA DEL OBJETO DEL CONTRATO Y LA FORMA DE PAGO.

Conforme a lo señalado en el Artículo 3.5.7° del Decreto 734 de 2012, la Entidad se reserva el derecho de exigir las garantías señaladas en los presentes estudios previos, observando la naturaleza y las especificaciones técnicas del servicio a contratar, de tal manera que se puedan amparar los riegos que puedan presentarse en la ejecución del contrato, tales como el cumplimiento de las obligaciones y la calidad del servicio, teniendo en cuenta que el servicio a contratar es fundamental para orientar los procesos de formación, además para reproducir documentos utilizados en la coordinación académica para el asesoramiento de instructores y comunicaciones propias de la dependencia, de igual forma se requiere el servicio para el apoyo de otras áreas administrativas, debido a que el centro no cuenta con máquinas fotocopiadoras necesarias para la reproducción de documentos requeridos para el buen desarrollo de las actividades diarias realizadas por los instructores

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y personal administrativo del centro; así las cosas el incumplimiento imputable al contratista de las obligaciones emanadas del contrato garantizado, así como la calidad de los mismos influye directamente en el normal desarrollo de los diferentes procesos en el área académica y otras dependencias del Centro de Operación y Mantenimiento Minero – SENA Regional Cesar, Sede principal y Subsede la Jagua de Ibirico.

Para constancia de lo anterior, se firma en Valledupar a los Cuatro (04) días del mes de Febrero de 2013.

Subdirectora Centro de Operación y Mantenimiento Minero SENA Regional Cesar

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Regional Cesar

ANEXO 6 A

AUTORIZACION CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS EL LA SUBDIRECTORA DEL CENTRO DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO

MINERO DE LA REGIONAL CESAR

CERTIFICA

Que para garantizar el normal funcionamiento del Centro de Operación y Mantenimiento Minero SENA Regional Cesar, es necesario contratar la “Prestación de Servicios de Fotocopiado para atender los requerimientos del área académica y otras dependencias del Centro de Operación y Mantenimiento Minero – SENA Regional Cesar, Sede principal y Subsede la Jagua de Ibirico”

CONDICIONES TECNICAS EXIGIDAS: La Prestación de Servicios de Fotocopiado para atender los requerimientos del área académica y otras dependencias del Centro de Operación y Mantenimiento Minero – SENA Regional Cesar, Sede principal y Subsede la Jagua de Ibirico, comprende lo siguiente:

ITEM ELEMENTO CANTIDAD UNIDAD

1 SERVICIO DE

FOTOCOPIADO 260.410 COPIAS

 Tres (03) fotocopiadoras distribuidas de la siguiente manera:

 Dos ubicadas en la sede principal de la ciudad de Valledupar (área administrativa tercer piso – área académica).

 Una ubicada en la subsede la Jagua de Ibirico

Las fotocopiadoras debe reunir las siguientes especificaciones técnicas:

Configuración Sobremesa

Proceso de copiado Impresión electrofotográfica con doble haz láser Velocidad continua de copiado 45 cpm

Multicopia Hasta 99

Tiempo de precalentamiento 15 segundos Velocidad de primera copia 4,9 segundos

Resolución 600 dpi

Capacidad de memoria

Estándar 64 MB

Máxima 192 MB + 20GB disco duro Capacidad de alimentación

Estándar 2 bandejas de 500 hojas

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Regional Cesar

Máximo 3.100 hojas

Capacidad de salida Estándar 500 hojas (bandeja interna)

Máximo 1.625 hojas Tamaño de original A6 - A3

Gramaje de Papel Bandeja 1: 60 - 105 g/m²

Bandeja 2/Bypass:1: 52 - 157 g/m² Duplex: 64 - 105 g/m²

Zoom de 25% a 400% en incrementos del 1%

Dimensiones (La x An x Al) 550 x 604 x 980 mm

Peso Menos de 62 Kg

Potencia 220 - 240 V, 50/60 Hz

Consumo de energía Funcionamiento: Menos de 1.5kW Modo ahorro energía: Menos de 7 W

 Atención de una fotocopiadora por parte de una operaria en la jornada habitual del Centro de Operación y Mantenimiento Minero SENA Regional Cesar en los días estipulados para la formación de lunes a viernes de 8 a.m. a 12m. y de 2 p.m. a 6 p.m.

 Los insumos tales como: Tóner, papel, repuestos y todo lo necesario para el normal funcionamiento de la fotocopiadora.

 Realizar el Mantenimiento de la fotocopiadora tanto preventivo como correctivo, garantizando el cambio y reposición de repuestos, sin que se genere costo adicional para la entidad.

 Las fotocopias deben ser de excelente calidad.

RECURSOS: La presente contratación se ampara con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 2613 de fecha 30 de enero de 2013 Rubro: C-310-704-207-0- 2040423 OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS

Subdirectora Centro de Operación y Mantenimiento Minero SENA Regional Cesar

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Regional Cesar

CERTIFICA

Con base en lo anterior, la Directora Regional Cesar SENA autoriza la contratación.

No obstante, para suscribir el contrato correspondiente, la Subdirectora de Centro debe contar con los estudios previos descritos en el Art.3.5.2° del Decreto 734 de 2012 y velar por el cabal cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto 019 de 2012, Decreto 734 de 2012 y demás normas complementarias.

AUTORIZA LA CONTRATACIÓN

Objeto: “Prestación de Servicios de Fotocopiado para atender los requerimientos del área académica y otras dependencias del Centro de Operación y Mantenimiento Minero – SENA Regional Cesar, Sede principal y Subsede la Jagua de Ibirico”

Presupuesto Oficial: El presupuesto Oficial asignado por la entidad para el presente proceso de contratación corresponde a la suma de VEINTICUATRO MILLONES NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE MIL TRESCIENTOS SESENTA PESOS ($24.999.360) Incluido IVA y demás impuestos a cargo del contratista.

Serán por cuenta del Contratista todos los gastos, impuestos, legalizaciones, fletes, transporte, tasas y contribuciones derivados de la celebración, ejecución y liquidación del contrato.

Plazo de Ejecución: El plazo de ejecución del presente contrato es de DIEZ (10) MESES y CINCO (05) DIAS CALENDARIO, contados a partir de la suscripción del acta de inicio de actividades, previa aprobación de la póliza de garantía.

RECURSOS: La presente contratación se ampara con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 2613 de fecha 30 de enero de 2013 Rubro: C-310-704-207-0- 2040423 OTROS MATERIALES Y SUMINISTROS

Dada en Valledupar

CARMEN MARLENE QUINTERO ROMERO Directora SENA Regional Cesar