Guía sobre herramientas de Microsoft Word para utilizar en Escritura Académica

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Programa de Acceso Inclusivo, Equidad y Permanencia PAIEP U. de Santiago

Material elaborado por el Departamento Académico Área de Lectura y Escritura Académica - PAIEP

Primera Edición – 2014 Revisión - 2015

Guía sobre herramientas de Microsoft Word para

utilizar en Escritura Académica

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Autores:

Departamento Académico - Lectoescritura

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Índice

Índice ... 3

Presentación ... 4

Contenidos de la guía: ... 4

I. De la palabra al texto ... 5

1. Buscar palabras: buscar y reemplazar ... 5

2. Tesauro Office y diccionarios virtuales ... 6

3. Ortografía y Edición ... 7

4. Resaltar elementos ... 8

5. Corregir partes del texto en otros idiomas ... 9

a) Cambiar de idioma con la barra Idioma ... 9

b) Corregir textos en otros idiomas ... 9

II. El párrafo ... 11

1. Formato de párrafos ... 11

a) Justificación párrafos ... 11

¿Cómo justificar? ... 12

b) Separación de párrafos ... 12

¿Cómo “sangrar”?: ... 12

6. Interlineado ... 13

7. Insertar elementos ... 14

a) Insertar salto de página... 14

b) Insertar símbolos: ... 16

c) Insertar encabezado: ... 16

d) Insertar nota a pie y al final de página ... 17

e) Insertar títulos: ... 18

f) Insertar índice ... 18

8. Citas y listados bibliográficos ... 19

a) Agregar una nueva cita y una fuente de información a un documento: ... 19

b) Buscar una fuente de información: ... 20

b) Cambiar formato de citas ... 20

c) Crear una bibliografía ... 21

III. El Texto ... 23

1. Contar palabras y caracteres: ... 23

2. Numeración de páginas ... 24

IV. Práctica Final ... 25

V. Referencias Bibliográficas ... 26

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Presentación

Los procesadores de textos, entre ellos Microsoft Word, Open Office o Pages de Apple, presentan una gran cantidad de herramientas que facilitan el desarrollo de textos enriquecidos. En esta guía, revisaremos las funciones más relevantes para el proceso de escritura académica en Word, el procesador de textos más utilizado en el mundo.

Contenidos de la guía:

Buscar y reemplazar palabras, corregir léxico y ortografía en español y otros idiomas, dar formato a los párrafos, cambiar formato de citas, Insertar símbolos, insertar fuentes bibliográficas y generar listados de referencias, insertar títulos y generar tablas de contenido, insertar notas al pie y al final, insertar encabezados y pies de página, insertar saltos de página, contar palabras y caracteres, numerar páginas.

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I. De la palabra al texto

1. Buscar palabras: buscar y reemplazar

Si deseas buscar una palabra que está en algún lugar del texto, debes ir a la barra o menú ubicado arriba y a la derecha, como se indica en el gráfico; hacer clic en “Buscar” y escribir la palabra que deseas buscar.

Si deseas reemplazar esa palabra por otra, abre la pestaña “Reemplazar” en ese mismo cuadro de diálogo y escribe también la palabra por la que deseas reemplazar la que has buscado. Tendrás la posibilidad de ir cambiando uno a uno cada elemento que busques ("Reemplazar") o de reemplazarlos todos de una vez ("Reemplazar todos").

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Ejercicio:

En el Texto Adjunto 1, reemplaza todos los punto y coma (;) por punto (.).

2. Tesauro Office y diccionarios virtuales

Office cuenta con una herramienta de diccionario de sinónimos y antónimos asociado al sistema de búsqueda y reemplazo de elementos. Para ello, haz clic con el botón derecho en la palabra que te interesa cambiar y selecciona "sinónimos”. Además de sinónimos en español, es posible encontrar sinónimos para otros idiomas.

También puedes buscar y utilizar sinónimos en diccionarios online. Entre los más recomendados están:

 Real Academia Española (2001). Diccionario de la lengua española (21ra Ed.) Madrid: Espasa-Calpe. Disponible en:

http://www.rae.es/recursos/diccionarios/drae

 AAVV (2005). Diccionario de sinónimos y antónimos. Espasa-Calpe. Disponible en http://www.wordreference.com/sinonimos

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Ejercicios:

1) En el Texto Adjunto 1 busca sinónimos para las palabras "inexorablemente",

"lograr" y "recuperar".

2) Busca esas mismas palabras en los diccionarios en línea.

3. Ortografía y Edición

Además de la lectura del texto, para evitar posibles errores, es importante utilizar el corrector ortográfico del procesador. Para activarlo, debes ir a "Revisar" < "Ortografía y gramática". Automáticamente se abrirá un cuadro con dos espacios: en el de arriba, se indicará aquella palabra no registrada en el diccionario del programa, o que el procesador considere que pueda contener un error

ortográfico o gramatical; en el de abajo, habrá una serie palabras sugeridas para corregir esa palabra. Con cada palabra, tendrás la opción de ignorar aquello que el programa considera un error y cambiar de a una palabra o todas de una vez. Es conveniente que revises a medida que vas haciendo cambios al documento.

Cuando encuentras alguna palabra mal escrita o con error gramatical (el

procesador lo indica con subrayado en rojo), es hacer clic con el botón derecho directamente sobre la palabra: aparecerán opciones de corrección y sólo tendrás que elegir la más adecuada.

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Ejercicio:

Corrige tres errores ortográficos que hay en el Texto Adjunto 1.

4. Resaltar elementos

Existen varias formas de resaltar un texto. Las más frecuentes son destacar, subrayar, escribir en negrita y escribir en cursiva. De todas ellas, en los textos académicos, la más frecuente es escribir en negrita. Es importante no abusar de ninguna de ellas y tratar de mantener un estándar para cada opción elegida. Así, si eliges utilizar en algún momento la negrita para los títulos, debes mantenerlos todos con los mismos rasgos tipográficos.

Ejercicio:

En el Texto Adjunto 2, además del título general, hay dos niveles de subtítulos.

Pon el título y los subtítulos del primer nivel en negrita y los del segundo nivel en cursiva.

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5. Corregir partes del texto en otros idiomas

a) Cambiar de idioma con la barra Idioma

 Abre el documento y colocar el cursor en la ubicación del documento en que deseas comenzar a escribir texto en un idioma distinto.

 Cliquea en el icono de idioma o situado en la Barra de idioma del sistema y, a continuación, cliquea en el idioma específico a utilizar.

Como alternativa, puedes utilizar el método abreviado de teclado: presionando ALT+MAYÚS cambiarás de una distribución del teclado a otra.

b) Corregir textos en otros idiomas

Selecciona el párrafo que se encuentre en otro idioma. Luego, haz clic en el ícono

"Español" (ES) en la barra y elige la lengua en la que se encuentra el texto. Word automáticamente marcará los errores escritos en esa lengua, subrayándolos con rojo.

ES

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Ejercicio:

Busca en el texto la expresión The Fifht Estate, chequea la gramática y corrige si fuera necesario.

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II. El párrafo

1. Formato de párrafos a) Justificación párrafos

No todas las culturas textuales comparten el modo de tabular los párrafos. Por ejemplo, en el mundo angloparlante es más frecuente la alineación a la izquierda; en cambio, en el mundo hispanoparlante lo usual es justificar todos los párrafos. Observa la diferencia:

Texto justificado Texto alineado a la izquierda

Aunque parezca increíble, el inventor más prolífico de la historia, creadora de aparatos como la bombilla, el fonógrafo y el proyector de películas, sólo pudo ir a la escuela durante tres meses. Natural de Milan (Ohio), el joven Thomas Alva Edison tuvo que ponerse a vender periódicos a la edad de doce años para contribuir a la precaria economía familiar. No obstante, inquieto como era, dedicó su tiempo libre a experimentar con aparatos mecánicos y eléctricos.

Becado con un curso de telegrafía por haber salvado la vida a la hija de un jefe de estación, desarrollaron en 1863 su primer invento -un equipo telegráfico simplificado, mientras trabajas de telegrafista en el ferrocarril. Perdió su empleo por incendiar un vagones durante un experimento, pero Edison no se rindió y con el dinero que ganó vendiendo aparato telegráficos montó su propio laboratorio. En 1869 patentó el registrador eléctrico de votos, así como un indicador de variaciones bursátil. A estos ingenios le siguieron el fonógrafo, precursor del tocadiscos, y los fusibles de plomo.

Aunque parezca increíble, el inventor más prolífico de la historia, creadora de aparatos como la bombilla, el fonógrafo y el

proyector de películas, sólo pudo ir a la escuela durante tres meses. Natural de Milan (Ohio), el joven Thomas Alva Edison tuvo que ponerse a vender periódicos a la edad de doce años para contribuir a la precaria economía familiar. No obstante, inquieto como era, dedicó su tiempo libre a experimentar con aparatos mecánicos y eléctricos.

Becado con un curso de telegrafía por haber salvado la vida a la hija de un jefe de estación, desarrollaron en 1863 su primer invento -un equipo telegráfico simplificado-, mientras trabajas de telegrafista en el ferrocarril. Perdió su empleo por incendiar un vagones durante un experimento, pero Edison no se rindió y con el dinero que ganó vendiendo aparato telegráficos montó su propio laboratorio.

En 1869 patentó el registrador eléctrico de votos, así como un indicador de variaciones bursátil. A estos ingenios le siguieron el fonógrafo, precursor del tocadiscos, y los fusibles de plomo.

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¿Cómo justificar?

Seleccionar el texto a justificar y luego dirígete al menú cinta. En él, presiona

"Inicio" < "Párrafo" < "Sangría y espacio" <

"Alineación" < "Justificado.

Ejercicio:

Justifica los párrafos del Texto Adjunto 1 y el Texto Adjunto 2.

b) Separación de párrafos

Dos tipos de separación de párrafos son aceptados en los textos académicos: con sangría o con espaciado mayor entre párrafos.

¿Cómo “sangrar”?:

Puedes seleccionar todo el texto o solo el fragmento que quieres sangrar y regulas la sangría que deseas con la regla.

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¿Cómo cambiar el espaciado entre los párrafos? Para señalar la separación entre párrafos en lugar de insertar una sangría, puedes insertar un mayor espaciado entre ellos. Para esto, selecciona todo el texto o solo el fragmento que te interesa y aplica el estilo

"Normal". Verás que el espaciado entre párrafos es mayor que con el estilo "Sin espaciado":

Ejercicio:

Prueba ambas formas de separar párrafos y deja aquella que consideres adecuada.

6. Interlineado

El espacio entre las líneas de un texto puede variar, puede ser muy estrecho o muy amplio. Normalmente, para un escrito académico, el interlineado estándar es 1.15 o 1.5.

Utiliza normalmente estos, a menos que se especifique un interlineado diferente para los trabajos de la Universidad. Además, al finalizar un trabajo, no olvides revisar que el interlineado que precisas es el que aparece a lo largo del texto, para evitar posibles cambios inesperados.

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Para ajustar el interlineado, observa la siguiente imagen y prueba las opciones en un documento propio:

7. Insertar elementos a) Insertar salto de página

El salto de página sirve cuando deseas comenzar una nueva hoja con otro punto. A menudo, es útil para evitar los problemas que se pueden producir al dar simple espaciado a algunas líneas. Se puede insertar un salto de página en cualquier lugar del documento.

Observa la siguiente imagen para insertar saltos de página:

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Así, por ejemplo, puedes dar salto de página a los siguientes títulos para dar un mayor orden; de esta forma, quedarán en la próxima página junto al texto que le sigue:

Ejercicio:

Inserta un salto de página después del 5° párrafo del Texto Adjunto 1 y luego presiona deshacer.

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b) Insertar símbolos:

Existen múltiples símbolos a los cuales no podemos acceder mediante el teclado estándar.

Para ello debes entrar a la opción “Insertar” y buscar el icono “Símbolo”

Ejercicio:

Inserta los símbolos: Pi, Beta, Delta, Euro e Infinito en un documento nuevo. Recuerda que siempre puedes poner la opción “Más símbolos”.

c) Insertar encabezado:

Los encabezados suelen incluir información de identificación y personalización del documento. Para insertar tu propio encabezado, presionar “Encabezado” en el menú

“Insertar”.

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Ejercicio:

Inserta un encabezado relacionado con tu universidad, facultad (o escuela) y carrera.

Incluye también el logo correspondiente.

Ejemplo:

Universidad de Santiago - Facultad de humanidades - Pedagogía en Historia.

d) Insertar nota a pie y al final de página

Las notas a pie o a fin de página sirven para explicar, comentar, expandir información o remitir a otras fuentes de información en relación con el documento. Encuentras la opción en el menú Referencias.

Ejercicio:

Inserta el significado de las siguientes palabras del texto como nota a pie de página:

 Ontario

 Exhaustiva

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e) Insertar títulos:

Selecciona un título o aquello que deseas que figure en el listado de contenidos. En

“Estilos”, cliquea Título 1 (o 2, o 3, según el nivel que corresponda). Luego, otorga el formato (color, fuente, etc.) que desees. Por ejemplo, en esta guía los títulos del primer nivel (“Heading 1”) están numerados como 1), 2), 3), etc., y los títulos del segundo nivel son los numerados con letras: a), b), c), etc.

Ejercicio:

Imagina que el Texto Adjunto 1 es el capítulo de un libro. Marca el título (¿Para qué sirve la matemática?¹) con el formato de Título 1. Luego, lee el texto y divídelo en dos o tres secciones. Imagina un subtítulo para cada una y colócalo con el formato de Título 2.

f) Insertar índice

Una vez que has marcado los títulos, busca el lugar del documento donde consideres que debe ir el índice e insértalo con el siguiente procedimiento: Referencias < Tabla de contenido < Tabla automática 1 (o 2, o 3, o la que prefieras).

Una vez que lo tienes, puedes darle el formato que desees y actualizarlo las veces que sea necesario.

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Así, por ejemplo, el índice de esta guía es el siguiente:

8. Citas y listados bibliográficos

Un listado de referencias (o bibliografía) es la lista de las fuentes de información que has utilizado para crear tu escrito. Normalmente, se incluyen las fuentes que has citado al final de los documentos. Otras veces, es necesario indicar también qué bibliografía has leído para crear el documento, aunque no la hayas citado.

Word permite crear referencias de manera automática. Cada vez que crees una nueva fuente de información, esta se guarda en el equipo para que puedas buscar y utilizarla.

a) Agregar una nueva cita y una fuente de información a un documento:

Cuando se agrega una nueva cita a un documento, también se crea una nueva fuente de información que aparecerá en la bibliografía. Dirígete a la opción “Citas y bibliografía” de la ficha Referencias. Cliquea en el estilo de referencias que debes utilizar (por ejemplo, APA, MLA, entre otras).

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Haz clic al final de la frase o el fragmento de texto que deseas citar y realiza el siguiente procedimiento: Referencias < Insertar cita < Agregar nueva fuente. Emergerá la siguiente ventana, donde deberás rellenar la información bibliográfica referente a la fuente de información.

Para agregar más información acerca de una fuente de información, activa la casilla de verificación “Mostrar todos los campos bibliográficos”.

b) Buscar una fuente de información:

En el grupo Citas y bibliografía de la ficha Referencias, haz clic en “Administrar fuentes”. Si abres un documento que todavía no contiene citas, bajo Lista general aparecen todas las fuentes de información usadas en documentos anteriores.

Si abres un documento que incluye citas, las fuentes de dichas citas aparecen bajo Lista actual y todas las fuentes citadas, bien en documentos anteriores o en el documento actual, aparecen bajo Lista general.

b) Cambiar formato de citas

Es obligatorio utilizar solo un formato para citas a lo largo de un texto, siguiendo las instrucciones y requerimientos de la asignatura o del profesor. Si debes cambiar el formato de las citas, no olvides este procedimiento: Referencias < Citas y bibliografía <

Estilo.

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c) Crear una bibliografía

Puedes crear una bibliografía en cualquier momento después de insertar una o más fuentes en un documento. Para ello, haz clic en el lugar donde desees insertar la bibliografía (normalmente al final del documento) y presiona lo siguiente: Referencias <

Citas y bibliografía < Bibliografía. A continuación, escoge un formato bibliográfico prediseñado para insertar la bibliografía en el documento:

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Ejercicio:

 Busca en el Texto Adjunto 1 la frase “La Lotería, luego de haber hecho las verificaciones correspondientes, escribió un cheque a nombre del matrimonio Phyllis y Scott LaPlante”.

 Imagina que la información fue extraída de siguiente artículo periodístico:

Autor: Sam Pazzano.

Título: Senior sues Lottery Corp.

Fecha: 1 de marzo de 2005.

Fuente: Canoe News, Canadá Página web:

http://cnews.canoe.ca/CNEWS/Lotteries/LotteryNews/2005/03/01/946239- sun.html

 Inserta esta información donde corresponda como una nueva fuente.

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III. El Texto

1. Contar palabras y caracteres:

Generalmente solicitan escribir textos con una cierta cantidad de palabras como extensión mínima o máxima. Para verificar cuántas palabras o caracteres has escrito, observa la siguiente imagen:

Ejercicio:

¿Cuántas palabras y caracteres hay en el texto?

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2. Numeración de páginas

Es esencial numerar las páginas. Para ello, dirígete a Insertar < número de página.

Ejercicio:

Elige un formato para numerar tus páginas.

Si tu texto tiene una portada en la que prefieres que no se vea el número, puedes ocultarlo de la siguiente manera: Diseño < Primera página diferente.

Ejercicio:

Imagina que eres el autor del Texto Adjunto 1 y crea una portada con los datos que tienes.

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IV. Práctica Final

A partir del Texto Adjunto 2 (“Cómo escribir un texto científico”), realiza las siguientes actividades finales:

 Incluye los siguientes datos en el encabezado de la primera página solamente: Revista de Investigación en Educación, nº 6, 2009, pp. 124-132 ISSN: 1697-5200 http://webs.uvigo.es/reined/

 Incluye “¿CÓMO ESCRIBIR UN ARTÍCULO CIENTÍFICO?” como encabezado de páginas impares y “GUSTAVO A. SLAFER” como encabezado de páginas pares.

 Justifica todos los párrafos.

 Pon títulos y subtítulos en un formato adecuado y crea un índice al principio.

 Corrige la gramática de fragmentos de texto en otros idiomas.

 Coloca todas las sangrías que faltan.

 Imagina una tapa de revista para este artículo y agrega todos los datos en la primera página.

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V. Referencias Bibliográficas

AAVV (2005). Diccionario de sinónimos y antónimos. Espasa-Calpe. Disponible en:

http://www.wordreference.com/sinonimos

Cómo escribir un texto científico”), GUSTAVO A. SLAFER Revista de Investigación en Educación, nº 6, 2009, pp. 124-132 ISSN: 1697-5200 http://webs.uvigo.es/reined/

Extraído de Paenza, A. (2012) Matemática para todos. Buenos Aires: Random House Mondadori.

http://cnews.canoe.ca/CNEWS/Lotteries/LotteryNews/2005/03/01/946239-sun.html Real Academia Española (2001). Diccionario de la lengua española (21ra Ed.) Madrid:

Espasa-Calpe. Disponible en: http://www.rae.es/recursos/diccionarios/drae