Ministerio de Defensa
Subdirección General de Publicaciones y Patrimonio Cultural
Política de gestión de
documentos electrónicos del Ministerio de Defensa
Madrid, 26 de octubre de 2017
Documento de carácter estratégico que establece las directrices y el marco de actuación para la gestión de los documentos electrónicos del Departamento, con objeto de garantizar su integridad, disponibilidad, confidencialidad y conservación y sustentar la eficiente y efectiva ejecución de los procesos y procedimientos del Ministerio de Defensa por medios electrónicos.
Aprobada mediante Orden Ministerial 5/2017, de 9 de febrero.
PGDE-MINISDEF
Proceso de elaboración
PGDE-MINISDEF
AGE
CCAA A. LOCAL UNIVERSIDADES
MINISTERIOS DE
DEFENSA OTAN
PGDE MINISDEF
Canarias, Cataluña, Aragón Cartagena Navarra
The Management of Non-classified NATO Information.
Policy on the Retention and Disposition of NATO Information.
NATO Records Policy.
Directive on the Management of
Records Generated on Operational
Deployment.
Directive on the
Preservation of NATO Digital Information of Permanent Value.
AUSTRALIAN Defence Records Management Policy Manual.
CANADÁ Defence Administrative Orders and
Directives GB Defence Records Management Policy and Procedures.
USA Department of Defence Directive.
Records Management Program.
PGDE-MINHAP PGDE-MECD NTIsENI ENS
Marco normativo interno. Alineada con:
PGDE-MINISDEF
Sistema Archivístico de
la Defensa (SAD)
PGDE-MINISDEF Política de
Seguridad de la Información del
Ministerio de Defensa
Marco normativo general
PGDE-MINISDEF
Estrategia de las AA.PP.
• Agenda Digital.
Febrero 2013
• Ley 19/2013 de 9 de diciembre, de Transparencia
• Ley 37/2007, de 16 de noviembre.
Reutilización
Nuevas leyes 39/2015 y
40/2015
• La Administración
“sin papel”
• Archivo electrónico único
• Aplicación del ENI y del ENS
• Reutilización de sistemas y aplicaciones
• Transferencia de tecnologías entre AA.PP
Plan de transformación digital de la AGE
• Línea de acción 1:
• Transformación de los procesos de gestión internos de las unidades
administrativas en electrónicos
• Elaborar una política de gestión de documentos electrónicos
Ministerio de Defensa
•Plan Director de Sistemas de Información y
Telecomunicaciones.
Orden DEF/315/2002
•Política de los Sistemas y
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones del Ministerio de
Defensa. Orden DEF/2639/2015
•Comisión Ministerial de Administración Digital (CMAD)
Características generales
✓ Orientación práctica y operativa
✓ Aporta definiciones clave
✓ Diseña un modelo formativo completo
✓ Implica a toda la organización: modelo de responsabilidad
✓ Se estructura en bloques conceptuales
✓ Se ofrecen orientaciones para un Esquema de metadatos propio
✓ Actualización normativa
✓ Aporta la directiva propia de seguridad
✓ Establece una programación a futuro
✓ Se basa en el análisis documental previo a toda decisión corporativa
PGDE-MINISDEF
Características específicas
✓ Introducción: nuevas leyes 39-40/2015, Ley de Transparencia, NTIs y normativa de defensa y seguridad nacional.
✓ Planificación: Preservación digital, Implantación de la PGDE-MINISDEF, Programa de tratamiento de documentos, Cuadro de Clasificación y Esquema de Metadatos propio.
✓ Esquema de responsabilidades doble: transversal (Comisión Ministerial de Administración Digital, CESTIC, Sistema Archivístico de Defensa) y específico (7 ámbitos de Defensa).
✓ Desarrollo normativo en 3 niveles: MINISDEF.
✓ Los procesos se dividen en bloques conceptuales: definición, propósito, instrumentos y metadatos mínimos obligatorios para cada uno.
✓ Nociones sobre documentación clasificada y producida en operaciones:
registro, destrucción de emergencia, tabla de preservación OTAN, conservación y transferencia según las Normas de Seguridad.
PGDE-MINISDEF
Estructura y contenido
PGDE-MINISDEF
Introducción
Definiciones y alcance
Marco
Esquema de metadatos y aplicación en los procesos de gestión
• Definición PGDE
• Objetivos
• Qué es documento y qué no lo es. Ciclo de vida
• Directrices
• Ámbito de aplicación, riesgos de incumplimiento
• Actores y responsabilidades
• Planificación
• Desarrollo normativo y documentación
• Formación, difusión y apoyo, supervisión y auditoría
• Operación de la gestión documental/programa de tratamiento de documentos
• Concepto y propósito de los metadatos
• Orientaciones al Esquema del MINISDEF
• Enfoque de implementación y aplicación en los procesos
• Marco normativo
• Estructura del documento
Estructura y contenido
PGDE-MINISDEF
• Creación y captura
• Clasificación documental y descripción
• Calificación, conservación, transferencia y eliminación
Procesos
documentales y sus metadatos
• Definición y marco legal
• Categorías de acceso: documentos clasificados y no clasificados
• Aplicación de las condiciones de acceso
Acceso
Trazabilidad
Identificación, validez, referencias y glosario
Definición y metadatos: eventos que se registran sobre los documentos y eventos que se registran sobre los expedientes y agregaciones documentales
Anexos
✓ Procedimiento instrumental para la expedición de copias electrónicas auténticas: actualizado (Leyes 39-40/2015)
✓ Control del cumplimiento del ENI: modelo
✓ Consideraciones para el esquema de metadatos del Ministerio de Defensa:
recomendaciones
✓ Esquema funcional para el desarrollo del Cuadro de Clasificación: funciones tipo (MINISDEF/otros ministerios de defensa/OTAN)
✓ Medidas para preservación a largo plazo: PREMIS, AGE, OTAN
✓ Metadatos y tablas de valores de referencia en materia de acceso: OTAN, UE, Agencia Espacial Europea.
