Capítulo VII. Personal Administrativo 174
CAPÍTULO VII
PERSONAL ADMINISTRATIVO
Miembros del Comité
Líder de Oficinas Corporativas
Lic. Janeth Guadalupe Vásquez Mendoza Coordinadora de Recursos Humanos Lic. Alejandro Becerra Rodríguez
Coordinador de Licenciatura del Plantel León C.P. Mario Rodríguez Sandoval
Contralor de la Región 2
LÍDER DE REGIÓN LÍDER DE CAPÍTULO
Lic. Araceli Yáñez Santamaría Directora del Plantel Tlalpan
Lic. Miguel Ángel Uribe González Director del Plantel Chalco
Lic. Rosa Ma. Casillas Andrade Directora del Plantel Viaducto
Lic. Luis Manuel Cendejas Bustos Director del Plantel Cuautitlán
Lic. José Alejandro Rivero de la Fuente Director del Plantel León
Lic. Guadalupe Guzmán Bautista
Coordinadora de Licenciatura del Plantel León Lic. Alberto Porrero Montiel
Director Administrativo del Plantel León Mtro. Luis Vera Vargas
Director del Plantel Vía Morelos
Mtro. Carlos Enrique Hernández Espinosa Director del Plantel Tlalnepantla
C.P. Adriana Acevedo Lara Directora del Plantel Norte
Lic. Germán Romo Moreno Director del Plantel Toreo
Capítulo VII. Personal Administrativo 175
PRESENTACIÓN
Un personal administrativo capacitado, calificado y motivado contribuye con el buen desempeño y organización institucional, lo cual asegura el cumplimiento de su Misión. Para que esto se lleve a cabo, se necesita del apoyo de las instancias administrativas, que cumplen su función al desarrollar una adecuada planeación, organización y coordinación de las actividades relacionadas con los procesos de contratación, promoción y evaluación del personal administrativo, garantizando con ello el cumplimiento adecuado de la Misión Institucional.
El presente capítulo incluye una descripción de dichos procesos, así como la revisión de la normatividad aplicada al reclutamiento, selección, contratación, evaluación de desempeño, promoción, remuneración y remoción del Personal Administrativo, los cuales están contenidos en los Manuales y Reglamentos de la Universidad.
También se describen los procesos administrativos requeridos para la buena operación de los Planteles e instalaciones del Corporativo de la Institución, así como las acciones de evaluación y las encuestas de satisfacción destinadas a detectar áreas de oportunidad, con el fin de garantizar la calidad en el servicio, instalaciones y desempeño del personal directivo y operativo de los planteles. Por último, se muestran los procesos de información del personal administrativo a través de la existencia de expedientes y bases de datos actualizados.
Capítulo VII. Personal Administrativo 176
Criterio 7.1
La institución demostrará la existencia de reglamentos, políticas y procedimientos tendientes al aseguramiento en cuanto a cantidad y calidad de personal administrativo con las características y competencias adecuadas, para cumplir con la Misión Institucional.
El personal administrativo en la Universidad Insurgentes tiene un papel fundamental para el logro de los objetivos y la Misión Institucional; sus labores garantizan que se cuenta con las condiciones necesarias para llevar a cabo el proceso educativo, tales como el buen funcionamiento de las instalaciones, el mantenimiento, el manejo de los equipos y demás recursos necesarios para la buena operación de los Planteles e instalaciones del Corporativo de la Institución.
Dentro de este rubro se incluyen los recursos humanos que no tienen una actividad académica dentro de la Universidad, es decir, todo el personal de apoyo y operación que realiza funciones específicas para mantener el funcionamiento de la institución.
En el Capítulo III “Estructura, Artículo Décimo Cuarto, del Estatuto General(1) se indica que el personal administrativo se integra por las personas que realizan para la Universidad Insurgentes actividades no académicas”.
En el Reglamento General del Personal Administrativo(2) se expresa, en el Artículo Décimo Primero que “El personal administrativo de la Universidad Insurgentes es todo aquel personal que se integra por los funcionarios y empleados que desarrollan actividades distintas a las académicas o de investigación”.
En el Artículo Décimo Segundo, del mismo reglamento, se establece que “El Personal Administrativo se integra por los siguientes funcionarios y empleados:
I. Personal de confianza: son aquéllos que desempeñan funciones de dirección; administración, fiscalización o vigilancia de las actividades administrativas de la Universidad, así como los que integran el personal de las Secretarías y ayudantías de las autoridades y de los altos funcionarios de la Universidad Insurgentes;
II. Personal contratado por tiempo indeterminado: son aquéllos que desempeñan actividades de carácter permanente en el desarrollo de las actividades propias de la Universidad;
III. Personal contratado por tiempo determinado, temporal o eventual: son aquéllos que desempeñan actividades sujetas a un término o evento y
IV. Personal contratado por obra determinada: son aquéllos contratados para la realización de una obra en particular, desempeñando su servicio sólo por el tiempo necesario para su ejecución”.
Capítulo VII. Personal Administrativo 177 La organización corporativa(3), bajo la cual se rigen los planteles y áreas, se apoya en cuatro Secretarías Generales: la Académica, la Administrativa, la Ejecutiva y la de Investigación y Vinculación Universitaria; en las dos primeras se diseñan y promueven directrices y acciones que intervienen en las actividades de los Planteles para unificar los procesos centrales del servicio educativo y los Planteles asumen la responsabilidad de la observancia y aplicación de éstos, enriqueciéndolos al ajustarlos a las circunstancias específicas de cada plantel. En la tercera se generan los procesos administrativos que dan soporte a los servicios educativos de cada una de las Áreas Corporativas y Planteles y la cuarta orienta sus líneas de trabajo hacia otros sectores productivos y el entorno universitario mediante modelos educativos no tradicionales.
De acuerdo a lo expresado anteriormente, la Secretaría General Administrativa es la responsable de generar los procesos administrativos que dan soporte a los servicios educativos de cada una de las Áreas Corporativas y de los Planteles, en el Manual de Organización(4) se define que su misión es:
“Proporcionar los recursos necesarios en forma, cantidad y oportunidad para cumplir con la Misión Institucional, a través de la planeación, organización, dirección y control de las actividades administrativas institucionales”.
Para realizar las actividades encomendadas a esta Secretaría y cumplir con su misión se cuenta con las áreas de apoyo necesarias en el Corporativo, cuyos puestos y perfiles se describen en el Manual de Organización; dichas áreas son:
Dirección General Administrativa, Coordinación de Pagos de Servicios, Coordinación de Planeación y Procedimientos, Dirección de Mercadotecnia y Publicidad, Contador General, Coordinación de Presupuestos, Coordinación de Sistemas, Supervisión de Caja, Coordinación de Compras, Coordinación de Recursos Humanos y Coordinación de Efectividad Institucional(5).
De acuerdo con la base de datos que genera el Área de Nóminas, al ciclo escolar 2013-1 el personal administrativo sumaba 936 colaboradores, distribuidos en los Planteles y las Áreas del Corporativo, como se muestra a continuación:
PLANTEL PERSONAL Álamos 27 Corporativo 147 Coruña 18 Iztapalapa 22 Sur 66 Viaducto 42 Xola 55 Ermita 31 Centro 32
Capítulo VII. Personal Administrativo 178 San Ángel 53 Tlalpan 60 León 35 Cuautitlán 21 Toluca 17 Tlalnepantla 48 Toreo 57 Norte 52 Tláhuac 35 Vía Morelos 41 Ciudad Azteca 52 Chalco 25 Total 936
Actualmente la Universidad Insurgentes cuenta con los siguientes puestos para atender las necesidades administrativas:
En las Áreas del Corporativo
PUESTO NÚMERO DE
PLAZAS
Rector 1
Abogado General 1
Secretaría General Académica 1
Secretaría General Ejecutiva 1
Secretaría General Administrativa 1
Dirección General Administrativa 1
Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas 1
Contador General 1
Coordinaciones de Áreas Corporativas 20
Asistentes de Coordinaciones Corporativas 95
Jefe de Mantenimiento e Intendencia 1
Auxiliar de Intendencia 4
Secretarias 8
Mensajero 4
Capítulo VII. Personal Administrativo 179 Vigilante 1 Total 147 En los Planteles PUESTO NÚMERO DE PLAZAS Dirección de Plantel 22 Subdirección/Coordinación Administrativa 14 Subdirección/Coordinación Académica 6
Coordinación Académica de Programa 92
Coordinación de Ventas 19
Ejecutivas de Ventas 66
Jefe de Servicios Escolares 19
Responsable de Sistema Escolar 6
Registro y Control Docente 17
Coordinación de Prácticas 1 Prefectura 66 Cajeros 29 Auxiliar de Cobranza 7 Recepcionistas 16 Secretarias 14 Mensajería 17 Vigilancia 37 Velador 7
Jefatura de Mantenimiento e Intendencia 15
Auxiliar de Intendencia 98 Auxiliar de Mantenimiento 21 Orientador Educativo 19 Bibliotecarios 20 Auxiliar de Biblioteca 23 Jefe de Sistemas 18 Auxiliar de Sistemas 14 Médico/Enfermero 4 Coordinador de Ventas 17
Capítulo VII. Personal Administrativo 180
Auxiliar de Servicios Escolares 53
Auxiliar Administrativo 17
Asistente de Coordinación 3
Laboratoristas 5
Instructor de Actividades Extracurriculares 4
Asesor de Desarrollo Humano 1
Total 789
En el Manual de Organización se encuentra definido el perfil y las funciones de cada uno de los puestos de trabajo, tanto de los Planteles como de las oficinas del Corporativo. En el Corporativo, la Coordinación de Recursos Humanos es el área responsable de la integración, desarrollo y evaluación del personal administrativo y se enlaza con los Planteles a través de las funciones de la Subdirección, la Coordinación o el Auxiliar Administrativo(6) según la estructura de cada Plantel. Su misión es “Proveer y mantener en activo el personal administrativo calificado en la Universidad Insurgentes de conformidad con la descripción y objetivos del puesto que la misma establece, para cumplir con sus funciones satisfactoriamente garantizando que cada persona ejecute de manera efectiva y eficiente las actividades establecidas en beneficio de la Universidad”. Esta instancia define las políticas y los procedimientos aplicables al personal administrativo en todos los Planteles; las cuales se describen en el Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo(7), y cuyo propósito es responder a los cambios en el contexto laboral, con el fin de optimizar la calidad en el servicio.
La difusión del Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo se realiza a través de:
1. Envío a las Direcciones de Plantel y Subdirecciones o Coordinaciones Administrativas(8);
2. Publicación en la página Web del personal administrativo www.administrativosuin.mx;
3. Entrega del Manual de Bienvenida al Personal Administrativo de nuevo ingreso(9), en el que se incluye información relevante para el personal contratado y
4. Realización del Curso de Inducción Institucional(10), en que se abordan temas importantes contenidos en el Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo
Para la aplicación y seguimiento de los procesos definidos en el Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo los Planteles han sido agrupados en regiones y cuentan con personal responsable de la operación a fin de cumplir con las políticas emanadas de la Coordinación de Recursos Humanos del Corporativo, dichas regiones son:
Capítulo VII. Personal Administrativo 181
REGIÓN 1 REGIÓN 2 REGIÓN 3
Álamos San Ángel León
Centro Sur Chalco Toluca Corporativo Toreo Coruña Cuautitlán Ecatepec-Ciudad Azteca Ermita Iztapalapa Norte Tláhuac Tlalnepantla Tlalpan Vía Morelos Viaducto Xola
Para asegurar que el personal administrativo reúne las características y competencias que permitan cumplir con la misión institucional, los responsables del reclutamiento y selección en cada una de las regiones aplican las políticas y procedimientos expresados en el Manual.
Reclutamiento
Respecto al reclutamiento se considera lo siguiente:
Cuando existe una plaza vacante o un puesto de nueva creación el reclutamiento puede ser interno o externo.
El reclutamiento interno se realiza como política institucional buscando entre el propio personal a candidatos que cumplan con los requisitos y cubran el perfil de la plaza vacante o el puesto de nueva creación, con el propósito de promover mejoras laborales; si no existen candidatos, se recurre al reclutamiento externo mediante la publicación en diversos medios de las plazas vacantes, tales como:
Página Web Administrativos;
Bolsas de trabajo en Internet (computrabajo, empleo.gob);
Programa de Capacitación en la Práctica Laboral y
Capítulo VII. Personal Administrativo 182
Selección
Sobre la selección del personal administrativo el procedimiento consiste en(11):
Entrega de solicitud de empleo y curriculum vitae a la Coordinación de Recursos Humanos en la región que corresponda por parte del interesado para integrar la terna;
Programación de fecha para la aplicación de pruebas, para lo cual se tienen ya seleccionadas las baterías que se aplican de acuerdo a los diferentes niveles de puesto, conformadas por test que evalúan la inteligencia y la personalidad;
Si los resultados de las pruebas son satisfactorios se programa la entrevista directamente en Recursos Humanos y, si fuera el caso, en el Plantel o Área del Corporativo y
Con los resultados de las pruebas y las entrevistas se realiza el reporte en el que se determina cuál es el candidato que cumple con el perfil y los requisitos para el puesto y se recomienda su contratación.
Contratación
El procedimiento de contratación se realiza en la Coordinación de Recursos Humanos que corresponda en donde se elaboran los contratos y se procede a la firma correspondiente. Una vez incorporado el nuevo colaborador se inicia un periodo de prueba con contratos mensuales y la contratación definitiva se realiza al término de este periodo siempre y cuando la evaluación del jefe inmediato haya sido favorable(12).
Inducción
Una vez que se integra el personal de nuevo ingreso, a la firma del contrato laboral recibe el Manual de Bienvenida para el Personal Administrativo y posteriormente, con el objetivo de reafirmar la información del Manual, se convoca a un curso de inducción. La Coordinación de Recursos Humanos o el responsable en cada región, realizan esta actividad de acuerdo con la política correspondiente. En el curso de inducción se familiariza al nuevo colaborador con la institución; para ello se cuenta con los siguientes materiales(13):
Presentación en power point;
Manual de Bienvenida para el Personal Administrativo y
Cuestionario de evaluación del curso de inducción para el personal administrativo.
En dicho curso se incluyen temas como:
Historia de la Universidad Insurgentes;
Marco Filosófico; incluye Misión, Principios y Valores;
Capítulo VII. Personal Administrativo 183
Estructura organizacional del corporativo;
Información sobre los planteles;
Prestaciones;
Causas de rescisión de contrato y
Capacitación y evaluación del personal.
De acuerdo con el reporte de la Coordinación de Recursos Humanos, de enero a agosto de 2012 de 326 nuevos colaboradores que ingresaron en este periodo, el 100% recibió una breve inducción a la institución; durante la firma del contrato, le fue entregado el Manual de Bienvenida para el Personal Administrativo y finalmente se le convocó a cursos de inducción realizados algunas semanas después, a los que asistió el 85% de los nuevos colaboradores(14).
La inducción al puesto la realiza el jefe inmediato una vez que el colaborador se incorpora al área de trabajo. Para verificar que se realiza este proceso la Coordinación de Recursos Humanos incluye una pregunta en el Cuestionario de Evaluación del Curso de Inducción para el Personal Administrativo.
Evaluación
La evaluación al desempeño del personal administrativo se realiza a través de cuatro mecanismos y fuentes de información:
Formato de Evaluación del Empleado(15);
Evaluación de Desempeño 360º(16);
Encuesta Institucional de Opinión del Alumno sobre la Calidad en el Servicio en los Planteles de la Universidad Insurgentes 2011(17) y,
Modelo de Creación de Valor(18).
La Coordinación de Recursos Humanos es la responsable de dar seguimiento a la aplicación de la evaluación del desempeño mediante el Formato de Evaluación del
Empleado con una frecuencia anual en el mes de febrero; en el instrumento se incluyen
preguntas que permiten conocer el desempeño de cada colaborador en su área de trabajo, así como el compromiso hacia la Institución.
El reporte de la Coordinación de Recursos Humanos(19) del ciclo escolar 2012-3 sobre la aplicación de evaluación al desempeño de los colaboradores y su compromiso hacia la institución arrojó los resultados que se muestran a continuación, considerando las siguientes preguntas incluidas en la evaluación:
1. Con relación al desempeño de los colaboradores en su área de trabajo
NÚMERO PREGUNTA
21 ¿Produce trabajo de buena calidad?
Capítulo VII. Personal Administrativo 184 2. Con relación al compromiso de los colaboradores hacia la Institución
NÚMERO PREGUNTA
4 ¿Acepta gustosamente nuevas responsabilidades?
12 ¿Colabora espontáneamente en situaciones urgentes?
20 ¿Está dispuesto (a) a dedicar un poco más de tiempo si es necesario?
24 ¿Tiene un récord de asistencia ininterrumpida?
Resultados
1. El total de personal administrativo es de 936 y la evaluación se aplicó a 656 (70.08%);
2. El porcentaje de colaboradores con un desempeño laboral favorable es el 91% y, 3. El porcentaje de colaboradores que manifiesta su compromiso hacia la Institución
es 86%.
Adicionalmente, el compromiso de los colaboradores se observa con su participación en actividades institucionales que se desarrollan de manera continua en todos los planteles, algunas de estas actividades son: la Gran Fiesta Mexicana, semanas académicas, ceremonias de entrega de títulos, diplomas y grados, convenciones de estudiantes, prácticas o visitas de campo, ceremonias de entrega de diplomas de generación, eventos culturales, sociales, deportivos y de integración (20).
En el caso del personal que ocupa el puesto de Dirección en Plantel, a iniciativa de la Rectoría, a partir de diciembre de 2011, se aplica la Evaluación de Desempeño 360º a través de un despacho externo de consultoría. Los aspectos evaluados en el desempeño de cada uno de los directivos fueron:
1. Competencias de gestión; 2. Calidad administrativa; 3. Trabajo en equipo;
4. Trabajo con otras áreas, departamento u organizaciones; 5. Responsabilidad del costo-beneficio;
6. Toma de decisiones y solución de problemas; 7. Compromiso de servicio;
8. Enfoque programático; 9. Destrezas y Habilidades; 10. Iniciativa y excelencia; 11. Integridad;
12. Comunicación en todos los niveles; 13. Supervisión/acompañamiento y 14. Apertura para el cambio.
Al mes de noviembre de 2012 se concluirá la aplicación a todos los directores y se realizará la retroalimentación en cada caso; en esa sesión se identifican las áreas de
Capítulo VII. Personal Administrativo 185 Actitud de serv icio del encargado de caj a
370 9.0 344 8.3 571 13.8 723 17.5 1003 24.3 874 21.2 243 5.9 4128 100.0 Pésimo Malo Regular Bueno Muy bueno Excelente N/C Total Frecuencia Porcentaje 31.1% 63.0 0.0 10.0 20.0 30.0 40.0 50.0 60.0 70.0
Pésimo a Regular Bueno a Excelente
Actitud de servicio del personal de caja
Recuento 184 293 551 877 799 263 40 3007 2 1 8 16 17 8 0 52 28 22 64 81 59 34 3 291 23 25 67 62 61 13 3 254 21 25 54 67 55 15 9 246 17 14 35 61 43 16 92 278 275 380 779 1164 1034 349 147 4128 Inscripción o reinscripción Certificación Constancia de estudios Corrección de calificación Otro No contestó Trámite más reciente en servicios escolares Total
Pésimo Regular Malo Bueno Muy bueno Excelente N/C
Actitud de servicio del personal de servicios escolares
Total Recuento 155 663 1419 734 36 3007 2 12 18 19 1 52 21 67 124 74 5 291 29 79 105 39 2 254 22 59 112 43 10 246 23 36 80 41 98 278 252 916 1858 950 152 4128 Inscripción o reinscripción Certificación Constancia de estudios Corrección de calificación Otro No contestó Trámite más reciente en servicios escolares Total
Nada Poco Algo Mucho N/C
Resolución de dudas
Total
oportunidad y se presentan propuestas de mejora, a través de un plan de acción específico para cada uno(21).
Por su parte, la Coordinación de Efectividad Institucional aplica la Encuesta Institucional de Opinión del Alumno sobre la Calidad en el Servicio en los Planteles de la UIN 2011, con el objetivo de proporcionar un panorama sobre el quehacer de cada uno de los planteles para facilitar la detección de áreas de oportunidad.
Esta encuesta tiene una periodicidad anual y se aplica en el mes de noviembre; en el año 2011 participaron 4,128 estudiantes emitiendo su opinión sobre áreas de servicio, instalaciones y personal directivo y operativo de los Planteles. Algunos resultados se muestran a continuación:
Servicios Escolares:
seis de cada diez alumnos consideran que la atención que recibieron fue oportuna y eficienteCaja:
La opinión de los estudiantes sobre el servicio y atención es de buena a
Capítulo VII. Personal Administrativo 186 Recuento 183 17 25 48 108 50 1 15 447 151 162 146 307 355 63 5 64 1253 11 175 58 74 22 5 0 14 359 17 130 12 9 1 3 0 8 180 0 0 0 0 0 0 1579 1 1580 8 41 28 9 10 3 1 10 110 1 3 2 1 1 0 2 189 199 371 528 271 448 497 124 1588 301 4128 Inmediatamente Esperas un tiempo razonable, pues se encuentra ocupado Te pide regreses más tarde u otro día Niega la atención bajo cualquier circunstancia Nunca has acudido con el director Otro N/C Atención por parte del director Total Totalmente insatisfecho Insatisfecho No estoy seguro Algo satisfecho Satisfecho Totalmente satisfecho No he acudido con el director(a) N/C Satisfacción hacia el tiempo de respuesta de tu petición
Total
Actitud de serv icio del prefecto
202 4.9 90 2.2 171 4.1 331 8.0 742 18.0 1240 30.0 1352 32.8 4128 100.0 Pésimo Malo Regular Bueno Muy bueno Excelente N/C Total Frecuencia Porcentaje
Dirección de Plantel:
Se obtuvo información sobre el nivel de satisfacción de los estudiantes en el tiempo de respuesta a diversas peticionesPrefectos: La medición realizada se enfocó a conocer la opinión de los estudiantes sobre
la actitud de servicio que muestra el personal de prefectura. El resultado indica que el 83.32% de los estudiantes que dieron respuesta, manifiestan que el servicio que prestan los prefectos está entre bueno y excelente
.
Mediante la aplicación del Modelo de Creación de Valor se obtiene información valiosa sobre la percepción que los estudiantes tienen sobre los servicios educativos, aplicando encuestas a estudiantes sobre el grado de satisfacción en el servicio; entre los servicios que evalúa se contemplan áreas y personal administrativo como son: caja, servicios escolares, así como Directores de Plantel y Coordinadores de carrera.
La puesta en operación de este modelo fue en diciembre de 2008 con una prueba piloto aplicada en los Planteles Ecatepec-Ciudad Azteca, Tlalpan, Norte, Sur y Viaducto a una muestra de 90 alumnos por Plantel inscritos en diferentes grados de avance y programas académicos del nivel superior.
Capítulo VII. Personal Administrativo 187 Con los resultados se identificaron áreas de oportunidad en: atención del personal académico, planta de maestros, Director de Plantel, manejo de quejas, comunicación, Coordinador de Carrera, atención del personal de caja, atención del personal de servicios escolares y atención del personal en biblioteca.
Considerando los resultados de la Encuesta Institucional de Opinión del Alumno sobre la Calidad en el Servicio en los Planteles de la UIN 2011, y los del Modelo de Creación de Valor se instrumentaron acciones de mejora consistentes en:
Impartición del Diplomado en Desarrollo de Habilidades de Liderazgo Activo para el personal directivo(22);
Curso de Habilidades de Liderazgo para Mandos Medios(23);
Creación de la Coordinación de Servicios Escolares(24);
Creación de la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas(25);
Creación del Área de Supervisión de Caja(26);
Elaboración de procesos administrativos básicos de atención al cliente desde su calidad de aspirante, su trayectoria escolar, hasta la certificación y obtención del título, diploma o grado académico(27);
Apertura del curso Mejora en la Calidad del Servicio en los Planteles Tlalpan y Tlalnepantla(28);
Procedimiento de quejas con utilización del buzón en página Web y su seguimiento(29);
Aplicación del clima laboral en diferentes planteles(30) y
Atención de necesidades para la apertura de nuevos ciclos escolares (recursos materiales y humanos), a través de sesiones de trabajo con la Rectoría, la Secretaría General Administrativa y las Direcciones de Plantel(31).
En el mes de mayo de 2012 se aplicó por segunda ocasión el Modelo de Creación de Valor a los Planteles evaluados en el 2008, el propósito fue conocer las mejoras comparando los resultados obtenidos en 2009 y los del 2012. Se observó una mejora importante en la percepción de los estudiantes sobre la atención del Director de Plantel, la atención de los Coordinadores de Carrera, sobre el servicio en la biblioteca, la atención en la caja, respecto a la atención del personal académico, de la plantilla de profesores y de la atención en Servicios Escolares.
Este segundo ejercicio incorporó a los Planteles Xola, Tlalnepantla, Vía Morelos, Toreo, Ermita, Álamos, Iztapalapa, Chalco, Centro, Tláhuac, Cuautitlán, Toluca y San Ángel. Para concluir la segunda aplicación, en el Plantel León se llevará a cabo la evaluación en el mes febrero de 2013.
Desarrollo
En el Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo se incluye la sección relativa al Plan de Desarrollo del Personal en la Universidad Insurgentes, que consiste en:
1. Otorgar becas para realizar estudios en cualquier nivel educativo que imparta la Universidad Insurgentes, incluyendo educación continua;
Capítulo VII. Personal Administrativo 188 2. Apoyo económico para realizar estudios en otras instituciones;
3. Ofrecer precios especiales para estudiar idiomas en el Centro de Idiomas de la Universidad Insurgentes;
4. Promoción por cambio de puesto;
5. Capacitación externa a través de la asistencia a cursos, congresos, talleres, entre otras actividades y,
6. Capacitación interna con la instrumentación de cursos presenciales y en línea sobre diferentes tópicos.
En relación con el otorgamiento de becas para realizar estudios, al ciclo escolar 2013-1 se tienen los siguientes resultados(32):
PANTEL/ÁREA NÚMERO DE
COLABORADORES BACHILLERATO LICENCIATURA ESPECIALIDAD MAESTRÍA
Álamos 1 1 Centro 1 1 Corporativo 11 11 Cuautitlán 5 4 1 Ecatepec-Ciudad Azteca 11 9 2 Ermita 2 2 Iztapalapa 2 2 León 14 2 9 3 San Ángel 4 1 3 Sur 6 2 4 Tláhuac 18 2 16 Tlalnepantla 15 10 5 Toluca 1 1 Toreo 6 6 Vía Morelos 20 6 14 Viaducto 8 5 1 2 Xola 5 5 Total 130 14 52 18 46
Ocho colaboradores del Corporativo han utilizado el beneficio de apoyo económico para realizar estudios de Maestría en otras instituciones(33).
Al ciclo escolar 2013-1 se tienen 63 colaboradores cursando estudios en el Centro de Idiomas(34):
Capítulo VII. Personal Administrativo 189 PLANTEL/ ÁREA NÚMERO DE
COLABORADORES IDIOMA Corporativo 5 Inglés Álamos 9 Inglés Centro 8 Inglés Tláhuac 1 Inglés Tlalpan 1 Inglés Norte 9 Inglés
San Ángel 8 Inglés
Sur 11 Inglés
Vía Morelos 9 Inglés
Viaducto 1 Inglés
Xola 1 Inglés
Total 63
Promoción
La promoción por cambio de puesto entre el personal tiene como propósito estimular el desarrollo profesional de los colaboradores, por lo que en las vacantes se dará prioridad en las contrataciones al personal en activo que reúna los perfiles y que se destaque por su desempeño laboral. A la fecha 46 colaboradores se han visto beneficiados con esta estrategia(35).
Formación
El apoyo al personal para su asistencia a cursos, talleres, congresos, etc., es importante pues asegura un mejor desempeño en las funciones encomendadas; hasta el ciclo 2013-1 se tiene lo siguiente(36):
NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN NÚMERO DE COLABORADORES
Asociación de Responsables de Servicios
Escolares y Estudiantiles 42
Federación de Instituciones Mexicanas
Particulares de Educación Superior 4
Alianza para la Educación Superior 7
Asociación Nacional de Facultades y Escuelas
de Derecho 1
Consorcio para la Colaboración de la Educación
Superior en América del Norte 1
Capítulo VII. Personal Administrativo 190
Capacitación
Sobre la capacitación, la Universidad Insurgentes cuenta con programas internos orientados a desarrollar habilidades, conocimientos y actitudes que permitan un desempeño adecuado de sus funciones. Entre estos mencionamos los siguientes(37):
NOMBRE DEL CURSO NÚMERO DE COLABORADORES
PARTICIPANTES
Procesos UNAM 34
Calidad en el Servicio 77
Redes Sociales 24
Autenticación con Holograma 67
Licenciaturas MAX 117
Liderazgo para Mandos Medios 94
Servoescolar para Orientadores Educativos 16
Remuneración, Prestaciones e Incentivos
En la Universidad Insurgentes la remuneración al personal administrativo se realiza con base en el tabulador(38) que determina la Secretaría General Administrativa dependiendo del puesto; también se otorgan las siguientes prestaciones:
1. Seguro Social; 2. INFONAVIT; 3. FONACOT;
4. Convenios de descuentos; 5. Seguro de retiro;
6. Apoyo para continuar su formación académica; 7. Aguinaldo;
8. Prima vacacional;
9. Subsidios por incapacidad y
10. Apoyo del 50% para compra de uniforme.
Adicionalmente se aplica un programa de incentivos denominado Programa de Incentivos por Calidad y Eficiencia 2012-2013(39) que consiste en:
NOMBRE DEL
PROGRAMA PARTICIPANTES METAS A ALCANZAR
% DEL BONO O MONTO DEL INCENTIVO Crecimiento de Matrícula Todos los colaboradores administrativos del Plantel 15% o mayor crecimiento en el ciclo escolar 2013-1
comparado con el ciclo 2012-1 30 días de sueldo Retención de alumnos Todos los colaboradores administrativos del Plantel Mantener la retención
Capítulo VII. Personal Administrativo 191 Control de Cartera Vencida (sólo Planteles con más de 500 estudiantes) Director, Subdirector o Coordinador Administrativo, cajero, encargado de
cobranza (en su caso)
Mantener un % de cartera vencida no mayor al 10% al final de cada mes Cajero: $1,000.00 Encargado de cobranza: $1.000.00 Director/Subdirector/ Coordinador Administrativo: $2,000.00 Captación de nuevos alumnos Personal de promoción educativa Alumnos registrados para el ciclo escolar 2013-1
Por inscripciones realizadas para el ciclo escolar 2013-1 Hasta el 70% (inscripciones 2012-1) $80.00 Del 71% al 100% $100.00 Más del 100% $150.00 Ingresos Adicionales
Área o persona que organiza
Cursos adicionales con costo al alumno, registrado en la caja-Servoescolar del Plantel
50% de la utilidad
Corporativo
Personal directivo que labora en el
corporativo
Cuando al menos 7 de los planteles logren el cumplimiento del crecimiento de la matrícula y la
retención de alumnos
30 días de sueldo
Los Planteles de la Región 2, adicionalmente, cuentan con un incentivo por asistencia y puntualidad(40).
En el caso del Plantel León los incentivos incluyen bonos de productividad y puntualidad equivalentes al 5% del sueldo(41).
Hasta el ciclo escolar 2013-1 se ha aplicado el programa de incentivos en los casos siguientes(42):
Incentivo por crecimiento de matrícula: se otorgaron incentivos en 2010 a los Planteles Álamos, Norte, Tlalnepantla y Centro y en 2011 a los Planteles Norte, Tlalnepantla y San Ángel;
Incentivo por captación de nuevos alumnos: entregado a los Planteles Norte, Centro, Tlalnepantla, Tláhuac, Cuautitlán, Ecatepec-Ciudad Azteca, Xola, Tlalpan, Viaducto, Iztapalapa, Sur, San Ángel y Toreo y
Recuperación de cartera vencida: Planteles Álamos, Centro, Vía Morelos, Cuautitlán, Sur, San Ángel y Toreo.
Rescisión
Las causas por las que es posible rescindir el contrato de un colaborador se difunden en el Manual de Bienvenida para el Personal Administrativo y en los cursos de inducción.
Capítulo VII. Personal Administrativo 192 Entre las causas de rescisión, se destacan las siguientes:
Presentar certificados falsos o referencias en los que se le atribuyan capacidades, aptitudes o facultades de los que carezca;
Incurrir durante sus labores en faltas de probidad u honradez, en actos de violencia, amagos, injurias, malos tratos en contra de su jefe, familiares o del personal de la institución, ocasionando que se altere la disciplina del lugar de trabajo;
Ocasionar de manera intencional perjuicios materiales durante el desempeño de sus labores o con motivo de ellas, en los edificios, obras, maquinaria, instrumentos, materias primas y demás objetos relacionados con el trabajo; o bien actos sin dolo, pero con negligencia tal que sea la causa única del perjuicio y
Comprometer, por imprudencia o descuido inexcusable, la seguridad de la institución o de las personas que se encuentren en ella.
Para la Universidad Insurgentes el personal administrativo contratado tiene el perfil y cualidades óptimas porque cumple con los requisitos establecidos en el Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo y con los perfiles descritos en el Manual de Organización.
La cantidad de personal administrativo en los planteles y áreas es suficiente y cuenta con las competencias adecuadas. En el documento denominado Manual para la Apertura y Administración de Planteles en la Universidad Insurgentes(43) la Secretaría General Administrativa tiene definidos los lineamientos para garantizar una estructura básica de personal administrativo que debe tener el plantel para iniciar operaciones, la cual es:
Dirección de Plantel;
Jefatura de Servicios Escolares;
Caja; Promoción Educativa; Mantenimiento/Intendencia; Velador; Portería; Prefectura; Orientación Educativa; Bibliotecario; Laboratorista de Cómputo; Coordinador; Control Docente; Mensajero y Asistente Administrativo.
Esta estructura mínima inicial se modifica en función del incremento de la matrícula, de la ampliación de la oferta educativa y/o de la expansión de la planta física; el procedimiento a seguir para solicitar nuevas plazas consiste en la solicitud oficial presentada en las reuniones de trabajo entre las Direcciones de Plantel, la Rectoría y la Secretaría General
Capítulo VII. Personal Administrativo 193 Administrativa que realizan cada cuatrimestre, previo al inicio del nuevo ciclo escolar, a fin de garantizar los recursos humanos necesarios para la operación.
En el Plan de Desarrollo Institucional 2009-2014(44) se incluye la Línea número 8 denominada Administración y Gobierno, en la cual se definen estrategias sobre los Recursos Humanos y se establecen las metas correspondientes. En la tabla siguiente se describen las metas y los logros que se tienen a la fecha:
META LOGROS
Contar con las políticas y
procedimientos para el Desarrollo del Personal administrativo.
Se cuenta con las políticas y procedimientos incluidos en el Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo y se aplican desde el 2009.
Contar con políticas y procedimientos para realizar la Inducción a la
Universidad y al puesto de trabajo.
Se cuenta con las políticas y procedimientos incluidos en el Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo y se aplican desde el 2009.
Actualizar el Manual de Organización. En septiembre de 2012 se inició la actualización del
Manual de Organización (45).
Contar con un modelo de evaluación para medir la calidad en el servicio de las áreas administrativas.
Elaboración y aplicación del Modelo de Creación de Valor a partir del 2008 y aplicación anual de la Encuesta Institucional de opinión del alumno sobre la calidad en el servicio en los Planteles de la UIN
Capítulo VII. Personal Administrativo 194
Criterio 7.2
La Institución demostrará que organiza la información del personal administrativo y que cuenta con expedientes actualizados que lo demuestren.
La Universidad Insurgentes cuenta con la política en la que se define la información que deben contener los expedientes del personal administrativo, la cual se encuentra en el “Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo”(7). Dichos lineamientos establecen que los expedientes deben integrar lo siguiente(46):
Solicitud de empleo;
Curriculum vitae;
Acta de nacimiento;
Comprobante de domicilio;
Identificación oficial;
Comprobante de afiliación al IMSS;
CURP;
Comprobante de estudios;
Dos cartas de recomendación;
Constancia de RFC;
Comprobante de AFORE (si es el caso;
Croquis del domicilio;
Contrato laboral;
Constancia de retenciones (formato 37-a) (si es el caso);
Carta de autorización de pago por depósito;
Aviso para presentación de declaración anual (si es el caso) y
Número de cuenta del banco (si es el caso).
Las políticas que la Universidad Insurgentes tiene definidas para el resguardo de los expedientes del personal administrativo también se indican en el Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo, las cuales señalan:
Los expedientes del personal administrativo de la región 1 quedarán resguardados en la Oficina del Abogado General; los de la región 2 en la Oficina del Contralor y los correspondientes a la región 3 en el Archivo General del Plantel León bajo la responsabilidad del Contador General;
Los expedientes serán de acceso restringido y únicamente podrán ser solicitados por el Director, el Subdirector o Coordinador Administrativo del Plantel y, en el caso del Corporativo, por la Rectoría, las Secretarías Generales y la Coordinación de Recursos Humanos;
Los expedientes del personal administrativo se actualizan cada año en el mes de febrero(47), en caso de que el personal tenga cambio de domicilio o haya realizado estudios posteriores a las constancias presentadas deberá enviar copia al área de Recursos Humanos que corresponda para anexarlo al expediente y
Cumplir con las disposiciones emanadas de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares; para tal efecto la Oficina del Abogado General incluyó, en el contrato laboral, la cláusula de confidencialidad de la información del personal administrativo.
Capítulo VII. Personal Administrativo 195 La Universidad Insurgentes cuenta con una base de datos del personal administrativo que contiene información relativa a:
Nombre;
Clave del colaborador;
RFC;
Puesto;
Plantel o área de adscripción;
Salario;
CURP;
Número de afiliación al IMSS y
Fecha de alta.
En congruencia con la meta establecida en el Plan de Desarrollo Institucional 2009-2014(44), relativa a la ampliación de la base de datos del personal administrativo, a partir
del mes de agosto de 2012 se iniciaron los trabajos que permitirán contar con una base de datos con mayor información pues se añade un módulo complementario que contiene(48):
Dirección;
Teléfono;
Cursos realizados y
Nivel académico.
Al mes de octubre de 2012 se tiene un avance del 80% en la construcción de la base general.
Capítulo VII. Personal Administrativo 196
FORTALEZAS Y DEBILIDADES
Fortalezas
7.1
La Universidad Insurgentes cuenta con reglamentos, políticas y procedimientos que permiten garantizar que el personal administrativo sea suficiente y con las competencias requeridas para el desarrollo de las actividades.
7.2
La Universidad Insurgentes cuenta con procesos que le permiten organizar la información del personal administrativo y con expedientes actualizados.
Debilidades
Capítulo VII. Personal Administrativo 197
EVIDENCIAS
1. Estatuto General
2. Reglamento General del Personal Administrativo 3. Organigrama General de la Universidad Insurgentes 4. Manual de Organización
5. Organigrama de la Secretaría General Administrativa 6. Organigramas de Plantel
7. Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del Personal Administrativo 8. Acuses de recibo del Manual de Reclutamiento, Selección y Desarrollo del
Personal Administrativo
9. Manual de Bienvenida al Personal Administrativo
10. Ejemplos de cursos de inducción al personal administrativo
11. Ejemplos del proceso de selección de candidatos, en resguardo de la Coordinación de Recursos Humanos para los Planteles de la Región 1; en la oficina del Contralor General del Plantel Sur para los Planteles de la Región 2 y en el archivo general a cargo del Contador General del Plantel León
12. Formatos de evaluación al empleado en los que se solicita la contratación por tiempo indeterminado
13. Presentación en power point de los cursos de inducción, Manual de Bienvenida para el Personal Administrativo y cuestionario de evaluación del curso de inducción para el personal administrativo
14. Reporte de la Coordinación de Recursos Humanos sobre la Inducción, periodo enero-agosto 2012 y documentos probatorios
15. Ejemplos del “Formato de Evaluación del Empleado”
16. Aplicación de la Evaluación de Desempeño 360º a los Directores de Plantel, información confidencial para consulta en la Oficina de la Rectoría
17. Reporte de la Encuesta Institucional de Opinión del Alumno sobre la Calidad en el Servicio en los Planteles de la UIN 2011
18. Reportes del Modelo de Creación de Valor correspondientes al 2009 y 2012 19. Reporte de la Coordinación de Recursos Humanos sobre la evaluación al
empleado 2012-3
20. Relación de colaboradores que participan en actividades institucionales adicionales por Plantel
21. Programa de Desarrollo Gerencial propuesto en base a los resultados obtenidos del proyecto de evaluaciones de desempeño de 360º aplicadas a los Directores de los Planteles de la Universidad Insurgentes
22. Ejemplos de diplomas entregados por conclusión del Diplomado en Desarrollo de Habilidades de Liderazgo Activo, fotografías, listas de asistencia, temario 23. Evidencias de la impartición del curso de Habilidades de Liderazgo para
Mandos Medios
24. Nombramiento para la Coordinación de Servicios Escolares
25. Nombramiento para la Dirección de Comunicación y Relaciones Públicas 26. Nombramiento para el Área de Supervisión de Caja
27. Procesos Básicos en el Modelo de Creación de Valor 2009
28. Lista de asistencia, fotografías, temario, diplomas del curso Mejora en la Calidad del Servicio
Capítulo VII. Personal Administrativo 198 29. Página www.universidadinsurgentes.edu.mx, evidencias del seguimiento de
quejas
30. Resultados de la aplicación de clima laboral, información confidencial para consulta en la oficina de Rectoría
31. Ejemplos de formatos de requerimiento para el ciclo escolar
32. Reporte de la Coordinación de Recursos Humanos sobre colaboradores con beca para realizar estudios en la Universidad Insurgentes
33. Reporte de la Coordinación de Recursos Humanos sobre colaboradores con beca para realizar estudios de Maestría en otra Institución
34. Reporte de colaboradores que realizan estudios en el Centro de Idiomas
35. Reporte de la Coordinación de Recursos Humanos sobre promoción al personal administrativo
36. Reporte de la Coordinación de Recursos Humanos sobre asistencias de personal administrativo a cursos, talleres, congresos, etc.
37. Reporte de la Coordinación de Recursos Humanos sobre capacitación al personal administrativo
38. Tabulador del Personal Administrativo 2012
39. Programa de Incentivos al Personal Administrativo por Calidad y Eficiencia 2012-2013
40. Reporte de los incentivos aplicados a los Planteles de la Región 2 41. Reporte de los incentivos aplicados al Plantel de la Región 3
42. Evidencias de la aplicación del Programa de Incentivos de la Región 1
43. Manual para la Apertura y Administración de Planteles en la Universidad Insurgentes y evidencias de su aplicación en planteles nuevos
44. Plan de Desarrollo Institucional 2009-2014
45. Reporte de la Coordinación de Planeación y Procedimientos sobre el avance en la actualización del Manual de Organización
46. Ejemplos de expedientes de personal administrativo
47. Comunicados para la actualización de expedientes del año 2012 48. Base de datos del personal administrativo
