Sistemas de gestión del rendimiento en el sector de la
traducción
Javier Gil González
Traductor autónomo
Resumen
Mi comunicación pretende presentar un tema novedoso en el sector de la traducción: la implantación de Sistemas de Gestión del Rendimiento (SGR) en las empresas de traducción. El 75% de las empresas del Reino Unido tienen implantado algún tipo de Sistema de Control y/o Evaluación del Rendimiento (Redman, 2001). Ese no es el caso en el sector de la traducción, ni mucho menos. En España, algunas empresas de traducción empiezan a implantar sistemas de este tipo. Veremos el caso de Hermes Traducciones y Servicios Lingüísticos, que implantó un SGR en enero de 2003 y consiguió reducir costes de subcontratación en un 40% y aumentar la rentabilidad neta en un 10% (en 6 meses). Otros temas sobre los que hablaremos serán los “pros” y “contras” de implantar un SGR en una empresa de traducción y proporcionaremos algunos consejos para la implantación de los mismos. Asimismo, abordaremos la necesidad de dotar al sector de la traducción de datos cuantitativos para aumentar su imagen de profesionalidad y veremos cómo los SGR pueden ayudar a conseguir esta mejora de imagen.
1. ¿Por qué esta presentación?
- Los resultados estudiados en una única empresa han sido muy significativos y pueden suponer el inicio de una tendencia en el sector
- Se trata de un tema novedoso en la traducción, pero muy habitual en sectores más consolidados, lo que hace pensar que pueda convertirse en algo habitual en el futuro
- Nos atañe a todos:
- traductores en plantilla - gestores de proyectos - clientes de traducciones - traductores autónomos - al sector como tal
2. ¿Qué es un Sistema de Gestión del Rendimiento (SGR)?
Un SGR es un sistema de evaluación y control del rendimiento de los empleados (normalmente, de los empleados internos), en el caso de una empresa de traducción, traductores en plantilla
Características generales de un SGR:
- Analiza la cantidad y la calidad producida - Controla el tiempo no dedicado a la traducción - Determina la retribución mensual
- Controla la capacidad de producción interna de la empresa
3. Estudio de un caso: Hermes Traducciones y Servicios
Lingüísticos S.L.
- Empresa con 20 traductores en plantilla - Implanta un SGR en enero de 2003 - SGR creado y desarrollado internamente
- El estudio aquí mencionado se realizó de julio a septiembre de 2003 - Los resultados son iniciales (tras 6 meses de implantación)
- Ha sido un ejemplo valiente con resultado de éxito, primero en España
3.1 ¿En qué consiste el SGR de Hermes Traducciones?
Esta empresa establece una serie de objetivos, tanto cuantitativos como cualitativos, que los empleados internos han de cumplir. Por un lado, se establece un objetivo de cantidad:
- 3.000 / 3.250 / 3.500 palabras por traductor y día
- El objetivo de palabras variará en función del puesto y experiencia del traductor
- Ajuste de objetivo de palabras por “particularidades” del proyecto concreto: dificultad de texto, uso de software nuevo, etc.
Por otro lado, los gestores de proyectos realizan la revisión (objetivo de calidad):
- Contabilizan las horas dedicadas a la revisión, la gravedad de errores, etc. - Registran el tiempo dedicado a otras tareas: contacto cliente, terminología, etc.
- En función de todo ello (cantidad y calidad), se asigna una “nota” por proyecto terminado y la suma de las "notas" del año influirá en la retribución de sueldo (en la subida anual)
3.2 Principales resultados del SGR en Hermes Traducciones
Algunos de los objetivos conseguidos en los 6 primeros meses de implantación del SGR:
- Reducción de costes de subcontratación del 40%, gracias al aumento de la productividad interna y a la reducción de volumen de trabajo “sacado” a autónomos
- Aumento de rentabilidad neta del 10%, que fue una reacción en cadena gracias a la reducción de costes mencionada en el punto anterior
la capacidad de producción de la empresa, se pudo saber con mayor precisión cuántos empleados podían contratarse para satisfacer la demanda de manera interna
- No exento de “inquietudes” entre empleados. El SGR se entendió en un principio como un Arma de Destrucción Masiva cuyo único objetivo era servir de excusa para despedir a empleados ineficientes. Sin embargo, durante los 9 meses estudiados, no se produjo ningún despido, sino que se aumentó la plantilla en un 37%
3.3 Ventajas de un SGR
Para la Empresa:
- Control sobre la capacidad de la empresa: a la hora de gestionar proyectos (por ejemplo, al aceptar nuevos proyectos), se pueden tomar decisiones más precisas al tener datos fiables sobre la "capacidad de producción", ayudando a definir plazos realistas, entregas parciales, quiénes intervendrán en el proyecto, etc.
- Ayuda a saber quién hace qué, cuándo y cómo
- Ventajas económicas (véase el punto 3.2) derivadas principalmente del aumento de la productividad interna
- Mayor percepción de justicia al tomar decisiones clave: respaldo de decisiones con datos cuantitativos (aumentos y revisiones de sueldo, ascensos, etc.) - Mejora de imagen, mayor profesionalidad percibida por parte de clientes y
colaboradores (aporta argumentos y poder de negociación)
- Motivador para empleados: empleado motivado = empleado productivo y leal
Para el Empleado:
- Puede actuar como fuerte motivador por las razones siguientes - Ayuda a efectuar un autoseguimiento de la progresión del traductor
- La repercusión económica directa puede servir como motivación para "cumplir o superar" objetivos
- Percepción de mayor justicia: al disponer de datos cuantitativos, se evitan las decisiones “a dedo” lo cual puede percibirse como un elemento de mayor justicia en la empresa aumentando el respeto por las decisiones tomadas. - Percepción de mayor profesionalidad en la empresa, que puede derivar en una mayor satisfacción de los empleados en el trabajo. En el caso de Hermes Traducciones, un 100% de los empleados afirmaron estar de acuerdo con la aseveración "Me siento orgulloso de decir dónde trabajo”
- Mayor seguridad en el trabajo: si mi empresa marcha bien, mi puesto está más seguro.
3.4. Desventajas de un SGR
sueldo e implica la revisión del rendimiento de los empleados
- Aumenta la presión sobre el traductor (si bien esto no ha de ser siempre una desventaja, ni para la empresa ni para el empleado)
- Puede ser imprecisa (puede resultar difícil cuantificar las variables de evaluación de una traducción, pueden darse apreciaciones subjetivas, etc.) - Puede genera rivalidad interna y competitividad entre los empleados
- Requiere tiempo aprendizaje y dedicación para su correcta aplicación.
- Puede desmotivar (por ejemplo, si los objetivos no se cumplen o si son demasiado exigentes)
- Puede dividir la empresa en 2 tipos de empleados: los que cumplen objetivos y los que no los cumplen (con la desmotivación que ello conlleva).
Consejos que pueden evitar problemas:
- Máxima información al respecto para los empleados. La reacción inicial negativa puede que sea casi inevitable. Pero cuando los empleados vean que si cumplen el trabajo que se espera de ellos no tienen nada que temer ni que perder y mucho que ganar, con el necesario respaldo de la dirección, la adaptación a este sistema podrá ser mucho más fluida.
- Periodo de transición: en el que las "notas" conseguidas sean tan sólo de prueba; esto ayudará a asimilar el SGR y a desprenderse de los miedos iniciales.
- Presentación clara de ventajas tangibles: aumento de sueldo, autoevaluación de progresión, mayor justicia en las decisiones de la empresa, etc.
- Compartir el establecimiento de objetivos con el empleado. "Imponer" un objetivo puede originar reacciones adversas, mientras que al acordar un objetivo con el empleado se puede aumentar el interés de éste último por alcanzar dicho objetivo
- Sistema abierto: debe admitir la incorporación real de sugerencias realizadas por los usuarios del mismo, lo cual ayudará a que el sistema sea percibido como más justo.
4. Implicaciones de los SGR para el sector de la traducción
La traducción necesita ganarse el respeto de otros sectores empresariales. En mí opinión, los SGR pueden ayudar a aumentar este respeto:
- al dotar de herramientas profesionales al sector. No olvidemos que el 75% de las empresas en el Reino Unido utilizan sistemas similares, ¿por qué iba ser la traducción una excepción?
- al aportar datos cuantitativos en la toma de decisiones, los clientes percibirán que existen criterios de peso al establecer decisiones fundamentales para nosotros, como el plazo de entrega, la tarifa (en función de los costes contraídos por la empresa), etc.
criterio económico (esto es, la tarifa más barata) sino aportando datos reales que ayuden a garantizar la calidad, la puntualidad, etc.
- al aportar madurez al sector, equiparándolo con otros sectores productivos.
5. Conclusión
A modo de conclusión, el cuadro siguiente resume algunos de los puntos principales de este artículo.
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