MANUAL DE
USUARIO
FINAL
Proceso 335_TBBP_FPF_Activos Fijos
Manual paso a paso para realizar proceso de creación, solicitud,
adquisición, depreciación, venta y cancelación de activos fijos en
Microsoft Dynamics AX 2012.
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CONTROL DE VERSIONES
Fecha Versión Observación Autor
08/11/2014 1.0 Manual de usuario final Miller Sneider Ramirez 25/05/2015 2.0 Afinación del manual de acuerdo al
proceso de Altipal S.A. Viviana Varilla Pérez 09/12/2015 3.0 Calculo del Reteica para
adquisición de activos. Viviana Varilla Pérez 25/04/2016 4.0 Permisos de solicitud de compra. Viviana Varilla Pérez 02/11/2017 5.0 Actualización Manual. Viviana Varilla Pérez
APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
Elaboró Revisó y Aprobó The Big Bang Project
Revisó y Aprobó Compañía
___________________ Viviana Varilla Key User Área Financiera -
Contabilidad ___________________ Nancy Mira Gerente de proyecto Altipal S.A. ____________________ Alba Yaneth Rodríguez
Gerente Financiero Altipal S.A. HISTORIAL DE VERSIONES Y APROBACIÓN
Página 3 de 58 TABLA DE CONTENIDO Contenido 1. INTRODUCCIÓN ... 5 1.1 Introducción ... 5 1.2 Propósito ... 5 1.3 Alcance ... 5
1.4 Personal Involucrado en el Proceso... 5
2. ASPECTOS RELEVANTES ... 6
2.1 Roles Involucrados en el Proceso ... 6
2.2 Restricciones ... 6
2.3 Dependencias... 6
3. FLUJO DEL PROCESO ... 7
3.1 Flujo del Proceso ... 7
4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA ... 8
4.1 Paso a paso del proceso en la plataforma ... 8
4.1.1 Creación de Activos Fijos ... 8
4.1.2 Adquisición de Activos Fijos ... 14
4.1.2.1 Adquisición de Activos Fijos –Pedido de Compra ... 14
4.1.2.2 Adquisición desde un diario de facturas ... 23
4.1.3 Ajuste a la adquisición ... 28
4.1.4 Depreciación de Activos Fijos. ... 29
4.1.5 Cancelación de activos fijos (Dados de Baja). ... 32
4.1.6 Cancelación de activos fijos (Venta). ... 35
4.1.7 Transferencia de activos fijos ... 40
4.1.8 Préstamo de activos fijos ... 44
4.1.9 Permisos de solicitud de compra ... 48
4.1.9 Saldo de Activos fijos ... 49
5. GUIA RAPIDA PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA .. 52
5.1 Guía Rápida Paso a paso del proceso creación producto en la plataforma ... 52
5.1.1 Creación de Activos Fijos ... 52
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5.1.2.1 Adquisición de Activos Fijos –Pedido de Compra ... 53
5.1.2.2 Adquisición de Activos Fijos –Diario de Facturas ... 53
5.1.3 Ajuste a la adquisición ... 54
5.1.4 Depreciación de Activos Fijos ... 55
5.1.5 Cancelación de Activos Fijos (Dados de Baja) ... 55
5.1.6 Cancelación de Activos Fijos (Venta)... 56
5.1.7 Transferencia y/o traslado de activos fijos ... 56
6. GLOSARIO DE TERMINOS ... 58
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1. INTRODUCCIÓN
1.1 Introducción
Este manual contiene el proceso para llevar a cabo en la plataforma AX2012 la creación de Activos fijos y los diferentes procesos por los que pasa el Activo Fijo los cuales generan transacciones en la plataforma AX 2012 para Altipal S.A.
1.2 Propósito
El presente manual tiene como propósito describir paso a paso la forma correcta de desarrollar en la plataforma AX 2012 dentro del módulo de “Activos Fijos” los procesos de creación, solicitud, adquisición, depreciación, venta, cancelación y traslados de activos fijos con el fin de complementar procesos de los cuales estos son insumo y facilitar las funciones desarrolladas por el Coordinador de Activos Fijos y el área contable
1.3 Alcance
El manual contiene la información para realizar los procesos de creación, solicitud, adquisición, depreciación, venta, cancelación y traslado de activos fijos que se implementaron en AX 2012 durante la primera etapa del proyecto BIG BANG la cual se llevó a cabo entre junio de 2013 y enero de 2015. Los detalles de los procesos y requerimientos definidos por Altipal S.A. se encuentran disponibles en la documentación del proyecto en los documentos de análisis de requerimientos y diseño que puede consultar a través de la plataforma Documentar en la carpeta THE BIG BANG PROJECT
1.4 Personal Involucrado en el Proceso
Nombres-Correos Electrónicos
1. Viviana Varilla Pérez - [email protected]
2. Angela Jimenez - [email protected]
3. Heissy Delgado - [email protected]
Roles
1. Usuario experto equipo BIG BANG área financiera- Contabilidad
2. Director Contabilidad 3. Coordinador Activos Fijos
Responsabilidades Implementación proceso de contabilidad e impuestos, y otros procesos conexos en AX2012
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2. ASPECTOS RELEVANTES
2.1 Roles Involucrados en el Proceso
Rol Jefe Inmediato Rol
Coordinador de Activos Fijos Director Administrativo Auxiliar de Contabilidad Director de Contabilidad Coordinador de Impuestos Director de Contabilidad
Coordinador Contable Director de Contabilidad
Coordinador de Compras Gerente Administrativa y Financiera Director de Contabilidad Gerente Administrativa y Financiera Director Administrativo Gerente Administrativa y Financiera
2.2 Restricciones
Ítem Descripción
R001 Para la solicitud de Activos Fijos, se utilizaran artículos fuera del catálogo en AX2012
R002 Para los Leasing se crearan los Activos Fijos y se adquieren desde un Diario de Facturas
R002 Para la venta de Activos Fijos, se debe generar factura de servicios
2.3 Dependencias
Ítem Descripción
D001 Para solicitar un Activo Fijo se debe contar con la aprobación del jefe inmediato
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3. FLUJO DEL PROCESO
3.1 Flujo del Proceso
FLUJO DE PROCESO PROPUESTO ACTIVOS FIJOS P1 (Subproceso de Financiera) 03 DE DICIEMBRE DE 2013
THEBIGBANGPROJECT-FPF-INICIO
Solicitar activo fijo previa aprobación del responsable
del área (Administración, Logística, Tecnología) Jefe de área Cespal
Realizar transferencia de responsable del Activo Fijo
y actualizar dimensiones financieras Coordinador Activos Fijos AX2012 REEMPLAZO DE
CARGO
Diligenciar o actualizar Tarjeta, enviar y Entregar
Activo Fijo Coordinador Activos Fijos Formato
FIN Verificar disponibilidad en Inventarios (Modulo de Activos Fijos) Coordinador Activos Fijos AX 2012 SOLICITUD NUEVA O CAMBIO ¿Hay Existencias? Realizar transferencia de
responsable del Activo Fijo y actualizar dimensiones
financieras Coordinador Activos Fijos AX2012
SI 1 1 Realizar la solicitud de compras en la plataforma AX2012 Coordinador Activos Fijos AX2012
NO
Compras De Suministros Y Servicios
Recibir los artículos solicitados Jefe Adtivo / Coord
Activo / Coord Logisitico
Artículos
Seleccionar número de placa al Activo Fijo Coordinador Activos Fijos Sticker Diligenciar Dimensiones
financieras del Activo Fijo Coordinador Activos Fijos AX 2012 A Recepción Y Radicación De Facturas
Ubicar nuevo activo en modulo de Activos Fijos e ingresar el nombre, tipo, tipo
principal del Activo Coordinador Activos Fijos AX2012 Ingresar información técnica
del Activo Fijo Coordinador Activos Fijos AX2012
Causación
Ingresar ubicación, responsable y placa del
Activo Fijo Coordinador Activos Fijos AX2012
Diligenciar o actualizar Tarjeta, enviar y Entregar
Activo Fijo Jefe Adtivo / Coord Activos Formato Colocar placa al Activo Fijo
Jefe Adtivo / Coord Activos/ Coord. Logístico
Sticker
¿El valor del activo es superior a 1
SMLMV?
© Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A – The Big Bang Project Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A
FLUJO DE PROCESO PROPUESTO ACTIVOS FIJOS P2 (Subproceso de Financiera) 03 DE DICIEMBRE DE 2013
THEBIGBANGPROJECT-FPF-Informar compra a Director administrativo para que reporte a la aseguradora Coordinador Activos Fijos Formato A SI
Reporte a aseguradora
Actualizar información del seguro en el modulo de
Activos Fijos Coordinador Activos Fijos AX2012
¿Existe venta o baja durante el mes?
NO
Emitir factura de Venta Coordinador Activos Fijos AX2012
Realizar Acta para dar de Baja el Activo y notificar al
Jefe Administrativo Coordinador Activos Fijos Formato
Informar al área Contable el Activo Fijo a dar de Baja Coordinador Activos Fijos E-Mail
Registrar contablemente la Baja de Activo Analista Contable AX 2012 ¿Que actividad es?
SI BAJA
VENTA
Realizar reclasificación de cuenta contable Coordinador Activos Fijos AX2012 ¿Hubo perdida en la venta? SI Generar depreciación automática Analista Contable AX 2009 NO NO 1 1 1 Cierre de mes contable
© Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A – The Big Bang Project Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A
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4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA
4.1 Paso a paso del proceso en la plataforma
4.1.1 Creación de Activos Fijos
La creación de un Activo Fijo solo se da para aquellos activos que no son solicitados al área de compras de suministros.
Paso 1. Ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/Común/Activos fijos/Activos fijos
Paso 2. Crear Nuevo Código de Activo Fijo.
En la lista que se muestra de clic en Nuevo “Activo Fijo”.
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Paso 3. Pestaña General
En esta pestaña se debe diligenciar los siguientes datos:
Grupo de Activos Fijos: Seleccione el grupo al que pertenece el nuevo
activo Fijo. El grupo de activos fijos proporcionara la información de modelo de valor, numeración y condiciones de depreciación al nuevo activo.
Numero: el sistema le asignara de forma automática la secuencia numérica
que tendrá el activo fijo dentro de la plataforma.
Nombre: Diligencie el nombre del Activo Fijo. El nombre debe ser lo
suficientemente claro para identificar adecuadamente el activo. Se debe nombrar con Mayúscula inicial para cada palabra.
Nombre de Búsqueda: Diligencie el nombre corto del Activo Fijo.
Tipo: Define el tipo de activo, para Activos usar “Tangible” para Leasing usar
“Financiero”, para Otros activos usar “Otros”, para Diferidos usar “Intangibles”
Tipo Principal: Corresponde a una agrupación mayor que se le va a dar a
los activos fijos. Se debe seleccionar el que corresponda de acuerdo al “Grupo de Activos Fijos”.
Tipo de Propiedad: Corresponde a una agrupación que se utiliza para
informes. Se deja predeterminado “Activo Fijo”
Cantidad: Corresponde al inventario en unidades que contiene el activo,
para el caso de Altipal S.A. siempre será 1 porque cada activo tiene un código y una placa asignada.
Unidad de Medida: Es la unidad de medición del activo, para el caso de
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Paso 4. Pestaña Información Técnica
En esta pestaña se debe diligenciar los siguientes datos:
Proveedor: Nombre del proveedor que suministra el activo fijo. Se debe
escribir en Mayúscula sostenida
Modelo: Corresponde a la Marca del Activo Fijo. Digite si se conoce el dato
Año del Modelo: Año de Fabricación del Articulo. Digite si se conoce el dato
Número de Serie: Número de identificación propio del activo. Digite si se
conoce el dato
Fecha de Garantía: Fecha en que vence la garantía, si es otorgada por el
proveedor.
Información Técnica: Información adicional a los datos del activo.
Condición de activo: Seleccione el estado en que se encuentra el activo
fijo. Puede ser 001 Averiado, 002 Buen Estado, 003 Obsoleto
Los siguientes campos son de seguimiento después que el activo ha sido creado. Se pueden diligenciar si los requiere el usuario
o Ultimo mantenimiento o Siguiente mantenimiento
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Paso 5. Pestaña Seguro
En esta pestaña se debe diligenciar los siguientes datos para los activos asegurados:
Proveedor de seguro: Seleccione el tercero que cubre la póliza de
seguros, para Altipal actualmente aplica Suramericana de Seguros.
Agente: Corresponde al asesor que atiende las pólizas.
Número de Póliza: La póliza que cubre el activo fijo.
Fecha de Caducidad de la póliza: Seleccione la fecha en que vence la
póliza.
Importe de la Póliza: Valor por el que está asegurado el activo.
Valor Asegurado: Valor por el que está asegurado el activo.
Fecha del Seguro 1: Seleccione lafecha en la que se comienza a aplicar
la póliza.
Paso 6. Pestaña Ubicación
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Ubicación: Seleccione a la ubicación geográfica donde se encuentra el
activo. Para el caso de Altipal son los sitios donde se realiza una actividad de operación.
Departamento: Seleccione el área al que pertenece el responsable del
activo.
Responsable: Seleccione el empleado a quien se le va a asignar el activo.
Código de Barra: Diligencie en número de la placa del activo.
Nota de Concesión: En el caso de ser necesario, se diligenciara con la
información de la empresa que tiene en custodia los activos fijos.
Inventario físico: Es la fecha de la última actualización del inventario
físico
Contacto: Si requiere seleccione el empleado a quien pueda contactar
para averiguar por el activo fijo.
Paso 7. Pestaña Estructura
Indica la relación entre el activo y otros activos, ya sea como activo principal con componentes subyacentes o como componente asignado a otro activo.
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Paso 8. Modelo de Valor.
De clic en el botón modelos de valor
Se despliega un formulario donde se visualiza la información de modelo de valor para la capa Actual (NIIF) y la capa de Operaciones (Tributario). En este formulario se puede visualizar el tiempo de vida útil. Si usted considera necesario puede cambiar este valor de acuerdo a las políticas fijadas por la compañía:
El estado es No adquirido todavía.
Paso 9. Dimensiones financieras
Desplegar la ficha Dimensiones financieras, se deben diligenciar las 7 dimensiones que apliquen para el activo fijo para cada modelo de Valor:
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Nota: La dimensión Tercero corresponde al proveedor a quien se compra el
Activo fijo
Una vez seleccione las dimensiones financieras de clic en el botón Cerrar y nuevamente Clic en el botón Cerrar del activo fijo creado.
4.1.2 Adquisición de Activos Fijos
En Altipal S.A. la adquisición de activos se realizará de dos formas, por el proceso de compras de suministros que parte de una solicitud, o desde un diario de facturas. En el caso de la adquisición del activo fijo en diarios de facturas, la creación previa del activo fijo es obligatoria, de manera que pueda seleccionarse del listado el activo fijo al cual se le asignará el valor de adquisición.
4.1.2.1 Adquisición de Activos Fijos –Pedido de Compra
El proceso de solicitud de compras para activos fijo se realizará con la opción de artículos fuera de catálogo, lo que le permitirá al solicitante seleccionar la categoría del producto e indicar toda la información necesaria para la adquisición del activo y posterior autorización.
Por cada activo fijo que se requiera comprar se debe realizar una línea en la solicitud de compra.
Paso 1. Solicitud de compra para activos fijos.
Paso 1. Ingrese a la siguiente ruta: Adquisición y abastecimiento/Común/
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Paso 2. Seleccione la opción Todas las solicitudes de compra, se despliega un
formulario de datos. De clic en el icono Solicitud de compra Nuevo:
Se despliega la siguiente ventana, diligencie los siguientes datos:
Nombre: Escriba una breve descripción de la solicitud de compra o servicio que se está solicitando. Este campo es de carácter obligatorio, de no diligenciarse no deja seguir al paso siguiente.
Fecha solicitada: Indique la fecha de la solicitud, por regla de negocio debe ser la del día en que se realiza la solicitud. Haga clic en el botón “Aceptar”.
Se abre la siguiente ventana, donde se indica el número de la solicitud creada, el nombre del preparador, y se muestra el estado de la solicitud de compras, inicialmente es borrador.
Página 16 de 58 . Seleccione el Motivo que corresponda a Equipos y Tecnología y en el campo Detalles describa la actividad a solicitar. (Esto es informativo)
Paso 3. Despliegue la ficha Líneas de solicitud de compra. De clic en el botón
Agregar artículos
Paso 4. En la ventana que se abre ubíquese en la pestaña Artículos fuera del
catálogo, seleccione el solicitante y Diligencie los siguientes datos:
Nombre del producto: Diligencie una breve descripción del Activo a solicitar
Categoría: Despliegue y seleccione el catálogo SUMINISTROS – ACTIVOS FIJOS, posteriormente seleccione la categoría que corresponda a la solicitud que desea realizar
Página 17 de 58 Finalmente de clic en el Botón Seleccionar
Si en la misma solicitud hay otros colaboradores que requieren artículos, se cambia el solicitante, se diligencia los datos anteriormente mencionados y de clic en el botón Seleccionar.
Paso 5. Si usted desea sugerir un proveedor para los Artículos fuera del catálogo
de clic en el botón “Sugerir proveedores”, se puede seleccionar uno o varios proveedores del listado de proveedores de la empresa. Si este no se encuentra en el listado, en la ventana Nuevos proveedores propuestos usted puede agregar el nombre del proveedor y la información para contactarlo. Hacer clic en Aceptar
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Paso 6. En la parte inferior se agregan los artículos que se desean solicitar.
Paso 7. Ubíquese en la primera línea y de clic en la pestaña Detalles, seleccione
Página 19 de 58 Repita estos pasos para cada línea de Activos solicitados. Una vez finalice el proceso, de clic en el botón Aceptar
De forma automática, los artículos se ubican en la parte inferior de la solicitud de compras.
Paso 7. Ubíquese en la primera línea y de clic en el botón Detalles. En el
formulario que se abre, despliegue la pestaña Dimensiones financieras. Podrá visualizar las dimensiones de cada solicitante, valide si son correctas, si no lo es, proceda a cambiarlas.
Una vez termine la validación de las mismas, de clic en el botón Cerrar detalles de línea.
Página 20 de 58 Repita este paso para cada línea de Activo solicitado.
Paso 8. Una vez termine de clic en el botón Enviar
Página 21 de 58 Una vez enviada la solicitud de compras, el Estado del pedido pasa a estar “En revisión”, en la franja resaltada se muestra la fecha, hora y Usuario Preparador de dicha solicitud.
Paso 9. Una vez finalizado el proceso, cierre el formulario.
Paso 10. Creación del Activo Fijo desde el Pedido de Compra
Una vez realizado todo el proceso de Compras y suministros, en el pedido de compra, el Coordinador de Compras se ubica en la línea del activo fijo y despliega la pestaña Detalles de línea y da clic en la ficha Activos Fijos
Página 22 de 58 Marque los siguientes datos:
¿Nuevo activo fijo?: Se debe marcar este campo
Grupo de activos fijos: Seleccione el grupo al que pertenece el nuevo
activo fijo
Una vez se reciban los activos fijos solicitados, en el pedido de compra se debe registrar la factura por parte del departamento de contabilidad de acuerdo al
Manual de Usuario 341_TBBP_FPF_Causación numeral 4.1.1 Causación
desde un pedido de compras en AX 2012. Esta acción crea automáticamente
un consecutivo en el maestro de activos fijos con el nombre, y especificación del activo fijo comprado.
Paso 11. Complementar datos de Activo Fijo.
El Coordinador de activos fijos debe ingresar al maestro de activos fijos, y complementar la información creada automáticamente en el punto 4.1.1
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4.1.2.2 Adquisición desde un diario de facturas
Paso 1. Creación de Diario de Facturas
Previo a la creación del diario de facturas es necesario que se haya creado el activo fijo en el maestro de activos fijos, según lo especificado en el apartado de este manual 4.1.1 Creación de Activo Fijos
Ingrese a la ruta Proveedores/Diarios/Facturas/Diario de facturas
En el formulario que se muestra, de clic en el botón Nuevo, seleccione el diario 033 Causación Gastos y de clic en el botón Líneas
Paso 2. Líneas del diario de facturas.
En la ventana que se muestra, diligencie los siguientes campos
Página 24 de 58 Fecha: Seleccione la fecha del soporte físico.
Tipo de cuenta: Por defecto el sistema le muestra Proveedor, deje esta. Cuenta principal: Digite el número del documento de identificación del
soporte físico.
Factura: Digite el número de la factura que aparece en el soporte físico. Descripción: Escriba una descripción para la transacción que está
registrando, ejemplo Compra estanterías para Funza.
Crédito: Coloque el valor del gasto o servicio por pagar antes de impuesto. Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto el sistema le muestra
Contabilidad, cámbiela seleccionando Activos fijos.
Cuenta de contrapartida: Seleccione el Id del activo creado en el apartado de este manual 4.1.1 Creación de Activo Fijo
Perfil de contabilización: Seleccione el perfil que aplica de acuerdo a la cuenta por pagar.
Parte Inferior
Condiciones de pago: Seleccione el código de acuerdo a los días de plazo que le da el proveedor.
Divisa: Seleccione la divisa en la que se desea registrar la transacción. (Por defecto esta viene desde que se selecciona el proveedor)
Página 25 de 58 Grupo de Impuestos: El sistema le mostrara uno predeterminado de
acuerdo a la cuenta del proveedor.
Grupo de Impuesto de artículos: Seleccione el código 173 o 193 de acuerdo a la calidad de contribuyente del proveedor que le suministre el activo fijo
ReteICA: Seleccione el código de impuestos que aplique de acuerdo al municipio de Gasto o servicio
Documento: Escriba el nombre del municipio al que corresponde el gasto o servicio
Fecha del documento: Seleccione la fecha del soporte físico.
En la pestaña Dimensiones financieras, seleccione la opción cuenta y seleccione las dimensiones que aplica para la factura. Para las otras cuentas por pagar (Diferente a compra de mercancía), seleccione la dimensión Sitio y Tercero y de clic en el botón Aceptar
De clic en el botón Nuevo por cada transacción (factura) que desee digitar en el diario y siga los mismos puntos anteriormente descritos.
Paso 3. Impuestos calculados
Usted podrá visualizar en cada línea que digito información, el valor de los impuestos calculados. Para tener un detalle de los impuestos ubíquese en la línea del gasto y de clic en el botón Impuestos
Página 26 de 58 Cierre la ventana.
Paso 4. Imprimir diario
Imprima el diario para revisar las cuentas contables que se registraran en la transacción. De clic en la opción Imprimir Diario
Asegúrese de marcar las opciones especificaciones y totales. De clic en el botón Aceptar y podrá visualizar la impresión.
Página 27 de 58 Cierre el informe.
Paso 5. Valide y Registre
De clic en el botón Validar-Validar, corrija si se presentan errores y posteriormente de clic en el botón Registrar. Cierre el diario.
Paso 6. Impresión de Documento equivalente
Si en el diario se realizaron transacciones con proveedores pertenecientes al Régimen Simplificado proceda con la impresión de los documentos equivales y adjúntelos a los soportes físicos
Para ello de clic en el botón Líneas para ingresar al diario. Ubíquese en la línea que contiene el proveedor que pertenece al régimen simplificado y seleccione la opción Imprimir – Factura régimen simplificado
Página 28 de 58 Imprima el formato que se genera. Cierre el formato y repita este proceso por cada línea que contenga un proveedor que pertenece al régimen simplificado Cierre el diario.
4.1.3 Ajuste a la adquisición
En algunas ocasiones Altipal S.A. requiere actualizar el valor de un activo fijo, ya sea por una mejora o adecuación o por alguna variación en su valor de mercado. El ajuste a la adquisición se puede dar antes o después de correr la primera depreciación del Activo fijo.
Nota: Sólo se ajusta un Activo cuyo estado es Abierto.
Para este proceso siga los pasos descritos en el apartado de este manual 4.1.2.2
Adquisición desde un diario de facturas y adicional se debe hacer lo
siguiente:
Pestaña Activos Fijos
Página 29 de 58 Si es desde el Pedido de compra, se ubica en la línea del activo fijo y despliega la pestaña Detalles de línea y da clic en la ficha Activos Fijos
Marque los siguientes datos:
Número de activo fijo: Seleccione el activo al cual desea adicionar el
valor
Tipo de transacción: Seleccione la opción ajuste de adquisición
Continúe el proceso normal de registro
4.1.4 Depreciación de Activos Fijos.
Paso 1. Crear diario de depreciación de Activos Fijos
Página 30 de 58 En la lista que se muestra, de clic en el botón Nuevo, seleccione el diario 008 Depreciación Activos Fijos y posteriormente de clic en el botón Líneas:
Paso 2. Propuesta de Depreciación
De clic en la Pestaña Propuestas, seleccione la opción Propuesta de depreciación:
Página 31 de 58 Hasta fecha: Seleccione el último día del mes en que se va a correr el
proceso de Amortización
Seleccionar: En esta opción se debe filtrar por el campo Número de activo fijo la palabra NUAF*, esto con el objetivo de llamar solo los activos que corresponde al grupo de Activos y Leasing. Cuando aplique el filtro de clic en el botón Aceptar
Aceptar: De clic en este botón para crear la propuesta de Depreciación en el diario
Página 32 de 58 Al dar Clic en el botón Aceptar, en el diario se agregan las líneas con todos los activos diferidos a amortizar en la fecha seleccionada:
De clic en el botón Validar – Validar, si existen errores de dimensiones financieras corrija. Finalmente de clic en el botón Registrar. Al finalizar el proceso cierre el diario.
4.1.5 Cancelación de activos fijos (Dados de Baja).
En Altipal S.A., se dará de baja un activo ya sea por mal funcionamiento, porque el activo no se puede reparar o porque el activo no se va a volver a utilizar.
Paso 1. Crear diario de Ajustes
Ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/Diarios/Activos fijos
En la lista que se muestra, de clic en el botón Nuevo, seleccione el diario 007 Ajuste Activos Fijos y posteriormente de clic en el botón Líneas:
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Paso 2. Líneas del diario
Diligencie los siguientes datos:
Pestaña Visión general
Fecha: Seleccione la fecha en la cual se dará de baja el activo fijo.
Tipo de Transacción: Seleccione la opción Cancelación
Cuenta principal: Seleccione el activo fijo al cual se le dará de baja.
Modelo de valor: Por defecto aparece el modelo asignado al activo fijo ypara el cual se le dará de baja.
Descripción: Diligencie el texto que corresponda e incluya el número delActa. Ejemplo Dado de baja de acuerdo al Acta 001
Debito/Crédito: No coloque valores, el sistema devuelve el saldo delactivo fijo al momento de dar de baja.
Tipo de cuenta contrapartida: Por defecto sale contabilidad, deje estaPágina 34 de 58
Pestaña General
En esta pestaña se debe seleccionar el motivo por el cual se está dando de baja al Activo Fijo.
Paso 3. Validar
De clic en el Botón Validar y seleccione la opción Validar
Paso 4. Registrar
De clic en el Botón Registrar y seleccione la opción Registrar
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Nota: Si un activo solo se encuentra en la capa de Operaciones (Libro
Tributario), se debe dar de baja por el diario 501 Fiscal Ajustes Activos Fijos y seguir los pasos anteriormente descritos.
4.1.6 Cancelación de activos fijos (Venta).
La cancelación de un activo fijo en Altipal S.A. se realizará por medio de una factura de servicios. En esta factura de servicios se colocarán los datos del cliente, el activo fijo y el valor al que será vendido el activo fijo. El texto del campo Descripción es el que se verá impreso en la factura, por lo que aquí deben colocarse los detalles relevantes del activo a vender. Se debe tener en cuenta que el consecutivo de la factura corresponderá al de la facturación Preventa por computador.
Paso 1. Ingrese a la ruta Clientes/Común/Facturas de servicios/Todas las
facturas de servicios.
Paso 2. En el formulario que se muestra, de clic en el botón Nuevo Factura de
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Paso 3. En la ventana diligencie los siguientes datos en el encabezado de la
factura de servicios
Cuenta de cliente: Seleccione el cliente a quien se le debe efectuar la venta
Billing classification: Seleccione 001
Fecha: Deje la que le muestra el sistema, por defecto es la fecha del día, no se debe cambiar por la resolución de facturación.
Divisa: En este espacio puede seleccionar la moneda en la que se va a realizar la factura. Por defecto el sistema trae COP
Sitio: seleccione el sitio donde desea emitir la factura (De esto depende el consecutivo de la resolución de Factura.
Conjunto: Seleccione el conjunto “001” (Preventa)
Grupo de secuencia Numérica: El sistema automáticamente completa este valor según el sitio y el conjunto seleccionado anteriormente.
Página 37 de 58 Descripción: De una breve descripción, clara y precisa sobre venta que va
a facturar. Ejemplo Venta de Activo Fijo
Cuenta principal: Es heredada al seleccionar el Activo Fijo que se desea vender
Grupo de impuestos: Se hereda de acuerdo a la condición tributaria del cliente
Grupo de impuesto de artículos: Seleccione el código 390 Venta Activos Fijos
Cantidad: Coloque la cantidad a facturar, por lo general es 1 Precio unitario: Digite el valor por el cual se va a vender el activo
Despliegue la pestaña Detalles de línea, en la ficha General seleccione el Activo que se desea Vender
Nota: Si el activo solo se encuentra en la capa de operaciones, en el campo
modelo de valor debe digitar 002 para que se active la cuenta y dimensiones financieras.
Página 38 de 58 En el campo Ciudad del ICA seleccione los datos del municipio donde se va a generar el ingreso para Industria y comercio, se debe consultar con el área de impuestos.
Paso 4. De clic en el botón Vista de encabezado. Despliegue la ficha
dimensiones financieras, y seleccione las correspondientes a la factura (Cuenta por cobrar). Para la zona de ventas es la 12546 (Corresponde a ventas de oficina)
Página 39 de 58 Asegúrese de marcar el check en la opción Imprimir factura. De clic en el botón Aceptar
Le saldrá un mensaje indicando que se ha registrado la factura ####
Cierre el mensaje
Página 40 de 58 Podrá visualizar la factura de servicios
Imprima y cierre el formato
4.1.7 Transferencia de activos fijos
La trasferencia de Activos fijos en AX2012 corresponde a cambiar los valores de la dimensión financiera solo para activos con estado “Abierto”. Esta transferencia no implica los siguientes cambios:
Página 41 de 58 Grupo de activo fijo
Ubicación Departamento Responsable Modelo valor
Si se requiere cambiar los campos anteriormente descritos, se debe realizar la actualización de dicha información directamente sobre el maestro del activo fijo. La transferencia se puede realizar para uno o varios activos al tiempo.
Paso 1. Ingresar a ruta
Ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/Común/Activos fijos/Activos fijos
Paso 2. Selección Activo Fijo
En el formulario que se muestra, seleccione el activo fijo que se desea transferir
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Paso 3. Transferir Activo Fijo
En el formulario que se muestra diligencie la siguiente información:
Seleccione el modelo de valor para el cual se va a realizar la transferencia.
En el formulario Transferencia a dimensiones financieras seleccione las nuevas dimensiones financieras, teniendo en cuenta de que la dimensión Tercero debe ser la misma del formulario Transferencia desde dimensiones financieras
En el campo comentarios de transferencia puede escribir si lo requiere una descripción por el cambio realizado.
Seleccione la fecha de transferencia Finalmente de clic en el botón Actualizar.
Aparece una confirmación de la transferencia donde se pueden validar los valores iniciales y como quedaran las dimensiones.
Página 43 de 58 Si está seguro de la información de clic en el botón Transferir. Cierre el formulario.
Paso 4. Historial de transferencias.
Una vez realizada la transferencia, se puede validar el Historial de transferencias que ha tenido el activo fijo. Para ello ubíquese en el activo fijo trasferido y de clic en el botón Revisar historial de transferencias
En el formulario que se muestra, puede visualizar las diferentes transferencias realizadas.
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4.1.8 Préstamo de activos fijos
En ocasiones se requiere entregar Activos fijos de forma temporal a empleados, para ello se explica a continuación como llevar el control en la plataforma
Paso 1. Ingresar a ruta
Ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/Común/Activos fijos/Activos fijos
Paso 2. Selección Activo Fijo
En el formulario que se muestra, seleccione el activo fijo que se va a otorgar en calidad de préstamo
De clic en el Botón Prestar
Paso 3. Préstamo de Activo Fijo
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Pestaña Visión general
Fecha de transferencia: Fecha en que se transfiere el Activo Responsable: Nuevo responsable del Activo
Pestaña General
Ubicación: Seleccione la ubicación del nuevo responsable
Fecha de devolución prevista: Seleccione la fecha que se espera devuelvan el activo fijo
Cierre el formulario.
Paso 3. Informe Préstamo de Activo Fijo
Se puede generar un informe que indica que activos están en calidad de préstamo. Para ello ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/Informes/Prestamos/Préstamos de activos fijos
Página 46 de 58 Se genera el siguiente informe
Paso 4. Devolución Activo Fijo
Una vez el empleado devuelva el activo fijo, se debe indicar la fecha real de devolución, para ello seleccione el activo Fijo, de clic en el botón Prestar
En el formulario que se muestra, en la pestaña General, seleccione la fecha real de devolución
Página 47 de 58 Cierre el formulario
Paso 5. Informe Historial de Préstamo de Activo Fijo
Se puede generar un informe que indica el historial de los activos que han sido prestados. Para ello ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/Informes/Prestamos/Historial de préstamos de activos fijos
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4.1.9 Permisos de solicitud de compra
Un preparador es aquel realiza la solicitud de compras en la plataforma. El preparador puede realizar solicitudes a diferentes usuarios los cuales se denominan “Solicitante”. Para configurar los solicitantes siga los siguientes pasos:
Paso 1. Ingrese a Adquisición y abastecimiento/Configurar/Directivas/Permisos
de solicitud de compras
Paso 2. En el formulario que se muestra seleccione el usuario Preparador
Paso 3. Al frente de clic en el botón Agregar para agregar los solicitantes a quien
Página 49 de 58 Seleccione el empleado y de clic en Seleccionar.
Repita este paso por cada empleado a agregar como Solicitante. Cierre el formulario.
Nota: Si desea retirar a un Solicitante del preparador. Seleccione al colaborador
Presione las teclas Alt + F9. Le saldrá un mensaje indicando “Esta seguro que desea eliminar todos los registros marcados”. Presione Sí.
4.1.9 Saldo de Activos fijos
Se tienen una consulta en la cual se puede verificar el saldo de Activos fijos a un periodo de corte determinado. Esta se encuentra en la ruta ALT/Activos fijos/Consultas/Saldo de activos fijos
Página 50 de 58 La consulta se puede generar para un modelo de valor específico:
El resultado de la misma indica el número de Activos que presenta de acuerdo al filtro seleccionado:
Página 51 de 58 Se puede exportar a Excel dando Ctrl + T.
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5. GUIA RAPIDA PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA
5.1 Guía Rápida Paso a paso del proceso creación producto en la
plataforma
5.1.1 Creación de Activos Fijos
1. Ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/Común/Activos fijos/Activos fijos 2. De clic en Nuevo
3. Seleccione el grupo al que pertenece el nuevo activo Fijo 4. Diligencie el nombre del Activo Fijo.
5. Diligencie el nombre corto del Activo Fijo en el campo Nombre de búsqueda 6. Seleccione el Tipo de activo fijo, para Activos usar “Tangible” para Leasing
usar “Financiero”, para Otros activos usar “Otros”, para Diferidos usar “Intangibles”
7. En el campo cantidad diligencie 1.
8. En el campo Unidad de medida, seleccione Unidad 9. Despliegue la pestaña Información Técnica
10.Proveedor: Nombre del proveedor que suministra el activo fijo. Se debe escribir en Mayúscula sostenida
11.Modelo: Corresponde a la Marca del Activo Fijo. Digite si se conoce el dato 12.Año del Modelo: Año de Fabricación del Articulo. Digite si se conoce el dato 13.Número de Serie: Número de identificación propio del activo. Digite si se
conoce el dato
14.Fecha de Garantía: Fecha en que vence la garantía, si es otorgada por el proveedor.
15.Información Técnica: Información adicional a los datos del activo.
16.Condición de activo: Seleccione el estado en que se encuentra el activo fijo. Puede ser 001 Averiado, 002 Buen Estado, 003 Obsoleto
17.Despliegue la pestaña Seguro
18.Proveedor de seguro: Seleccione el tercero que cubre la póliza de seguros, para Altipal actualmente aplica Suramericana de Seguros.
19.Agente: Corresponde al asesor que atiende las pólizas. 20.Número de Póliza: La póliza que cubre el activo fijo.
21.Fecha de Caducidad de la póliza: Seleccione la fecha en que vence la póliza. 22.Importe de la Póliza: Valor por el que está asegurado el activo.
23.Valor Asegurado: Valor por el que está asegurado el activo.
24.Fecha del Seguro 1: Seleccione la fecha en la que se comienza a aplicar la póliza.
Página 53 de 58 26.Ubicación: Seleccione a la ubicación geográfica donde se encuentra el activo.
Para el caso de Altipal son los sitios donde se realiza una actividad de operación.
27.Departamento: Seleccione el área al que pertenece el responsable del activo. 28.Responsable: Seleccione el empleado a quien se le va a asignar el activo. 29.Código de Barra: Diligencie en número de la placa del activo.
30.Nota de Concesión: En el caso de ser necesario, se diligenciara con la información de la empresa que tiene en custodia los activos fijos.
31.Inventario físico: Es la fecha de la última actualización del inventario físico 32.Contacto: Si requiere seleccione el empleado a quien pueda contactar para
averiguar por el activo fijo.
33.De clic en el botón modelos de valor
34.Verifique la vida útil, si es necesario cámbiela 35.De clic en la ficha Dimensiones financieras 36.Diligencie las 7 dimensiones
37.De clic en Cerrar 38.Cierre el formulario
5.1.2 Adquisición de Activos Fijos
5.1.2.1 Adquisición de Activos Fijos –Pedido de Compra
1. Seleccione el pedido de Compras que contiene el Activo Fijo 2. Ubíquese en la línea que contiene el Activo Fijo
3. Despliegue la pestaña Detalles de línea 4. De clic en la ficha Activos Fijos
5. Marque ¿Nuevo activo fijo?
6. Seleccione el Grupo de activos fijos
7. El departamento de contabilidad debe “Registrar” el pedido de compras 8. El Coordinador de activos fijos debe ingresar al maestro de activos fijos, y
complementar la información creada automáticamente desde el pedido de compra. Según la información solicitada en la creación del activo.
5.1.2.2 Adquisición de Activos Fijos –Diario de Facturas
1. Crear activo fijo según el proceso de creación de activos fijos 2. Ingrese a la ruta Proveedores/Diarios/Facturas/Diario de facturas 3. De clic en el botón Nuevo
Página 54 de 58 5. De clic en el botón Líneas
6. Fecha: Seleccione la fecha del soporte físico.
7. Tipo de cuenta: Por defecto el sistema le muestra Proveedor, deje esta. 8. Cuenta principal: Digite el número del documento de identificación del
soporte físico.
9. Factura: Digite el número de la factura que aparece en el soporte físico. 10.Descripción: Escriba una descripción para la transacción que está
registrando, ejemplo Compra estanterías para Funza.
11.Crédito: Coloque el valor del gasto o servicio por pagar antes de impuesto. 12.Tipo de cuenta de contrapartida: Por defecto el sistema le muestra
Contabilidad, cámbiela seleccionando Activos fijos.
13.Cuenta de contrapartida: Seleccione el Id del activo creado 14.Seleccione el perfil que aplica de acuerdo a la cuenta por pagar
15.Condiciones de pago: Seleccione el código de acuerdo a los días de plazo que le da el proveedor.
16.Divisa: Seleccione la divisa en la que se desea registrar la transacción. 17.Grupo de Impuestos: El sistema le mostrara uno predeterminado de acuerdo
a la cuenta del proveedor.
18.Grupo de Impuesto de artículos: Seleccione el código 173 o 193 de acuerdo a la calidad de contribuyente del proveedor que le suministre el activo fijo 19.ReteICA: Seleccione el código de impuestos que aplique de acuerdo al
municipio de Gasto o servicio
20.Documento: Escriba el nombre del municipio al que corresponde el gasto o servicio
21.Fecha del documento: Seleccione la fecha del soporte físico. 22.De clic en la Pestaña Dimensiones Financieras
23.Seleccione la dimensión sitio. El tercero se llena automáticamente. 24.De clic en Aceptar
25.De clic en el botón Impuestos 26.Valide los impuestos calculados 27.Cierre el formulario
28.De clic en el botón Imprimir / Diarios 29.Verifique las cuentas contables
30.Cierre el informe 31.Valide el diario 32.Registre el diario 33.Cierre el diario
5.1.3 Ajuste a la adquisición
1. Siga los pasos de 5.1.2.2 Adquisición de Activos Fijos –Diario de Facturas hasta el paso 26
2. De clic en la pestaña Activos fijos
Página 55 de 58 4. Siga los pasos del 27 a 33
5.1.4 Depreciación de Activos Fijos
1. Ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/Diarios/Activos fijos 2. De clic en el botón Nuevo
3. Seleccione el diario 008 Depreciación Activos Fijos 4. De clic en el botón Líneas
5. De clic en la Pestaña Propuestas
6. Seleccione la opción Propuesta de depreciación
7. Hasta fecha: Seleccione el último día del mes en que se va a correr el proceso de Amortización
8. Seleccionar: En esta opción se debe filtrar por el campo Número de activo fijo la palabra NUAF*, esto con el objetivo de llamar solo los activos que corresponde al grupo de Activos y Leasing. Cuando aplique el filtro de clic en el botón Aceptar
9. Aceptar: De clic en este botón para crear la propuesta de Depreciación en el diario
10.Imprimir diario para revisión de cuentas contables. 11.Valide el diario
12.Registre el diario
5.1.5 Cancelación de Activos Fijos (Dados de Baja)
1. Ingrese a la ruta ALT/Activos fijos/Diarios/Activos fijos 2. De clic en el botón Nuevo
3. Seleccione el diario 007 Ajuste Activos Fijos 4. Posteriormente de clic en el botón Líneas
5. Fecha: Seleccione la fecha en la cual se dará de baja el activo fijo. 6. Tipo de Transacción: Seleccione la opción Cancelación
7. Cuenta principal: Seleccione el activo fijo al cual se le dará de baja.
8. Modelo de valor: Por defecto aparece el modelo asignado al activo fijo y para el cual se le dará de baja.
9. Descripción: Diligencie el texto que corresponda e incluya el número del Acta. Ejemplo Dado de baja de acuerdo al Acta 001
10.Debito/Crédito: No coloque valores, el sistema devuelve el saldo del activo fijo al momento de dar de baja.
11.Tipo de cuenta contrapartida: Por defecto sale contabilidad, deje esta 12.Cuenta de contrapartida: No debe ser diligenciada.
13.De clic en la pestaña General
Página 56 de 58 15.Valide el diario
16.Registre el diario 17.Cierre el diario
5.1.6 Cancelación de Activos Fijos (Venta)
18.Ingrese a la ruta Clientes/Común/Facturas de servicios/Todas las facturas de servicios
19.De clic en el botón Nuevo Factura de servicios
20.Cuenta de cliente: Seleccione el cliente a quien se le debe efectuar la venta 21.Billing classification: Seleccione 001
22.Fecha: Deje la que le muestra el sistema, por defecto es la fecha del día, no se debe cambiar por la resolución de facturación.
23.Divisa: En este espacio puede seleccionar la moneda en la que se va a realizar la factura. Por defecto el sistema trae COP
24.Descripción: Escriba Venta de Activo Fijo.
25.Cuenta principal: Es heredada al seleccionar el Activo Fijo que se desea vender
26.Grupo de impuestos: Se hereda de acuerdo a la condición tributaria del cliente
27.Grupo de impuesto de artículos: Seleccione el código 390 Venta Activos Fijos 28.Cantidad: Coloque la cantidad a facturar
29.Precio unitario: Digite el valor por el cual se va a vender el activo 30.Despliegue la pestaña Detalles de línea
31.Seleccione la ficha general
32.Seleccione el activo que desea Vender
33.Seleccione el municipio de Bogotá en el campo Ciudad de ICA 34.De clic en el botón Vista de encabezado
35.Despliegue la ficha dimensiones financieras 36.Seleccione las correspondientes
37.De clic en el botón Registrar
38.Marque el check en la opción Imprimir factura. 39.De clic en el botón Aceptar
40.Cierre el mensaje
41.En los parámetros de impresión de clic en el botón Aceptar 42.Imprima la factura y cierre el formato
5.1.7 Transferencia y/o traslado de activos fijos
Página 57 de 58 2. Seleccione el activo fijo que se desea transferir
3. De clic en el botón Transferir activos fijos.
4. Seleccione el modelo de valor para el cual se va a realizar la transferencia. 5. En el formulario Transferencia a dimensiones financieras seleccione las nuevas dimensiones financieras, teniendo en cuenta de que la dimensión Tercero debe ser la misma del formulario Transferencia desde dimensiones financieras
6. En el campo comentarios de transferencia puede escribir si lo requiere una descripción por el cambio realizado.
7. Seleccione la fecha de transferencia 8. De clic en el botón Actualizar
9. De clic en el botón Transferir
10.Actualice los siguientes campos si se requiere 11.Grupo de activo fijo
12.Ubicación 13.Departamento 14.Responsable 15.Modelo valor
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6. GLOSARIO DE TERMINOS
6.1 Glosario de Términos
Activos fijos Son recursos a favor de la empresa, representados por todos aquellos bienes y derechos adquiridos con el propósito de utilizarlos y no como objeto de comercialización, estos activos tienen cierta permanencia en la empresa y solo se enajenan cuando dejan de ser útiles.
Capa de Registro
Capas sobre las cuales se pueden realizar diferentes transacciones de activo fijo, de acuerdo a los periodos de depreciación que tenga el mismo.
Dación en Pago
Método utilizado para cancelar una deuda por parte del cliente por un medio diferente al dinero
Diario Formulario donde se pueden realizar las diferentes transacciones
Depreciación Ddisminución del valor de un activo por su uso o desgaste Dimensiones
Financieras
Las dimensiones financieras son una herramienta que permite agrupar información relacionada con transacciones contables, pudiendo ser objeto de evaluación en términos económicos que sean de interés para la empresa
Grupo de Activo Fijo
Es la clasificación que se da a una agrupación que reúne activos fijos con características similares
Modelos de Valor
Rastrean el valor financiero de un activo fijo con el tiempo para varios fines, como la depreciación contable, la depreciación fiscal, la revalorización y la cancelación. Cada modelo de valor representa un ciclo de vida financiera independiente, y cada activo fijo puede contar con varios modelos de valor asignados.
Placa Numeración interna para controlar los activos fijos
Transferencia Hecho donde se realiza el cambio de responsable, ubicación y dimensiones financieras de un activo fijo
Ubicación Espacio físico donde se encuentra el Activo Fijo
Vida Útil La vida útil de un activo fijo es definida como la extensión del servicio que la empresa espera obtener del activo. La vida útil puede ser expresada en años, unidades de producción, kilómetros, horas, o cualquier otra medida.
