PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE LAS COMPRAS

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PROCEDIMIENTO PARA LA

GESTIÓN DE LAS COMPRAS

Copia nº: ___________________________

Destinatario: ________________________

Fecha de Aplicación: Octubre de 1998

Elaborado y revisado por:

APROBADO POR:

DIRECTOR

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ÍNDICE

:

1. OBJETO.

2. ALCANCE.

3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA.

4. DESCRIPTIVO.

4.1. PROPUESTAS DE COMPRA DE MATERIAL.

4.2 EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR.

4.3. SEGUIMIENTO DE LOS PEDIDOS.

4.3. INCIDENCIAS.

4.4. CONTROL DE PROVEEDORES.

4.4.1. ACEPTACIÓN DE PROVEEDORES.

4.4.2 SEGUIMIENTO.

6. RESPONSABILIDADES.

ANEXO I: PEDIDO DE MATERIALES.

ANEXO II: HOJA DE PEDIDOS.

ANEXO III: LISTADO DE PROVEEDORES.

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1. OBJETO.

Definir el sistema empleado por DEISTELI para realizar las compras de materiales, componentes y equipos, así como determinar un sistema de evaluación de proveedores que sea práctico y fácil de consultar.

2. ALCANCE.

Este procedimiento se aplica a la compra de todos los materiales, componentes o equipos que se tengan que adquirir para realización de las instalaciones propias de la empresa DESITELI.

3. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA.

 UNE-EN-ISO-9001 y normas directamente relacionadas

 Capítulo 06 del Manual de la Calidad de DESITELI: "Compras".

4. DESCRIPTIVO

DESITELI realiza compras continuas de material y componentes para mantener el nivel de stock óptimo y poder atender a todos los trabajos encomendados en tiempo y forma pactada con sus clientes.

Como norma general DESITELI sólo comprará productos a proveedores aceptados (ver apartado 4.4). Las excepciones deberán ser autorizadas por el Departamento de Calidad.

4.1. PROPUESTAS DE COMPRA DE MATERIAL.

En principio cualquier departamento puede cursar una solicitud de compra. Para ello, debe rellenar el correspondiente Impreso de pedidos de material (formato correspondiente al Registro de la Calidad RC 06 01 del Anexo I).

En el I

mpreso de pedidos de material

se hará constar la fecha exacta o el plazo máximo en que debe suministrarse, o al menos, la prioridad de envío, indicando:

Urgente, para materiales que se necesitan para la realización de un proyecto o de una instalación y que puedan paralizarse los trabajos correspondientes.

Normal, para el caso de reposición de stock o pedidos no urgentes.

En la medida en que sea posible, los distintos departamentos, deberán planificar los pedidos, tendiendo a minimizar la necesidad de pedidos urgentes.

No se admitirán solicitudes de compras que no vayan documentadas según este procedimiento.

Excepcionalmente, para casos de extrema urgencia, se podrá aplazar algunos de los pasos, debiendo ser formalizados en cuanto sea posible.

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El Departamento de Compras es el responsable de la gestión de las compras, tanto en su tramitación como en el seguimiento.

(a) Especificaciones de los materiales, componentes y equipos.

La definición completa de todas las características y requisitos de los materiales y componentes que se adquieren del exterior es básica para minimizar los errores en el aprovisionamiento.

En todo caso, la definición de las características y requisitos aplicables a los materiales y componentes para realizar los trabajos de desarrollo y gestión de sistemas de telecomunicación e informáticos, deberá ser una labor conjunta de todos los Departamentos implicados, de modo que puedan tenerse en cuenta las experiencias con suministros similares y se asegure que se han incluido todos los requisitos necesarios. En la definición de los requisitos se tendrá en cuenta los siguientes puntos:

 Definición del material o producto de que se trate.

 Indicación de norma, denominación usual tipo, grado, etc.

 Requisitos en cuanto a calidad de materiales.

 Requisitos en cuanto a ensayos y pruebas a realizar por el proveedor.

 Requisitos en cuanto a identificación y marcado.

 Requisitos de embalaje y/o protección.

 Certificados y/o documentos justificativos de la calidad que deben acompañar al suministro.

(b) Adjudicación

Cuando el Departamento de Compras lo considere necesario, o cuando el proveedor pretenda un cambio respecto a los requisitos especificados, el mismo Departamento de Compras solicitara la revisión de las ofertas por los departamentos implicados antes de decidir la adjudicación.

4.2 EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR.

La "Hoja de pedidos" reflejada en el formato correspondiente al Registro de la Calidad RC 06 02 del anexo II), incluye la siguiente información:

 Nombre y/o código de proveedor

 Nº _{de pedido}

 Fecha de pedido

 Fecha de entrega y observaciones

 Cantidad, referencia y/o especificaciones del artículo

 Petición de instrucciones de almacenamiento, manipulación y conservación (si el material requiere condiciones especiales).

_______________________________________________________

Nota: Cuando el Departamento de Compras tenga una petición de necesidad de algún material que no puede ser suministrado por los proveedores habituales, se solicitará al Departamento de Calidad su evaluación. Si esta es positiva, se dará de alta en el listado de Proveedores Aceptados, al nuevo proveedor y se le asignará un código identificativo (Apdo. 4.4).

_______________________________________________________

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La supervisión y aprobación de la "Hoja de pedidos" corresponderá al Responsable del Departamento de Compras. Para pedidos rutinarios o de pequeña cuantía, podrán delegar la aprobación en otra persona.

El Departamento de Compras contactará con el proveedor para aclarar las condiciones del pedido. Enviará vía fax, por correo electrónico y/o por correo ordinario, la "Hoja de pedidos" que refleje dichas condiciones. Para plazos de entrega igual o superior a una semana, en la misma "Hoja de pedidos", se solicitará que el proveedor confirme por fax, en un plazo máximo de dos días hábiles, las condiciones del envío.

Una vez enviada la orden de compra, se archivará por el Departamento de Compras.

Al ser recepcionado el pedido, Almacén enviará la factura o albarán del proveedor al Departamento de Compras, como aviso de la entrada, indicando los productos recibidos y los no recibidos. El Departamento de Compras realizará la entrada del pedido.

En el caso de que no exista albarán por parte del proveedor, el producto será retenido en recepción. Almacén avisará a Compras de la situación para informar al proveedor. Si por necesidades de las actividades realizadas el uso de este material fuera necesario, Almacén, rellenará una ficha de control de recepción con los datos necesitados para que el Departamento de Compras pueda gestionar el pedido.

4.3. SEGUIMIENTO DE LOS PEDIDOS.

Semanalmente, el Departamento de Compras controlará el estado de los pedidos, comprobando aquellos, cuyo plazo de entrega acordado con el proveedor se hayan cumplido. En estos casos, Compras contactará con el proveedor pidiéndole que envíe por fax, explicaciones o las nuevas condiciones del suministro.

Estas modificaciones deberán estar disponibles y controladas, al menos, hasta que se reciba el material. Los pedidos de material pendientes se guardarán en un archivo de "Pedidos Pendientes", de tal forma que sea fácil controlar su seguimiento.

4.4. INCIDENCIAS.

Compras comunicará al departamento que realice el pedido de material, lo antes posible, cualquier

incidencia en el suministro (plazo, modificación de especificaciones, etc.), decidiéndose entre

ambos una de las siguientes acciones:

 Aceptación de las nuevas condiciones de pedido.

 Cambio a proveedor alternativo.

 Cancelación del pedido.

Si estas modificaciones afectan a los requisitos del cliente (retrasos, cambio de referencias o marca, etc.), el departamento que realice el pedido de material se lo comunicará al Departamento Comercial. En caso de estimarse oportuno, Comercial informará al cliente de las nuevas condiciones.

Para asegurar las actividades de DESITELI, se dispondrá de proveedores alternativos al principal, que ofrezcan el mismo nivel de calidad y servicio que su proveedor principal.

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4.4.1. ACEPTACIÓN DE PROVEEDORES.

Se distinguirán dos categorías:



Proveedores históricos: son los existentes antes de la implantación del Sistema de la Calidad. Serán

clasificados automáticamente como "Proveedor Aceptado".



Proveedor Nuevo: Corresponderá su aprobación al Responsable de Calidad. El método de evaluación

dependerá del producto suministrado, basándose fundamentalmente en las certificaciones de calidad que posea y en las referencias existentes. El periodo de prueba lo constituirán los tres primeros suministros. El Departamento de Calidad será responsable de comunicar al Departamento de Compras, las altas en el Listado de Proveedores Aceptados (Anexo III).

4.4.2 SEGUIMIENTO.

DESITELI dispone de un sistema de seguimiento de proveedores. Existe un listado de proveedores, que los clasifica según estén aceptados o estén a prueba, y según sean p

roveedores para el desarrollo de

proyectos o

p

roveedores para instalaciones que realiza la empresa

.

Cada seis meses, el Departamento de Calidad realiza una revisión de los resultados de las entregas recibidas en el periodo anterior. Consultará tanto los "informes de no-conformidad" como las Fichas de Control de Recepción. La evaluación se hará atendiendo a tres parámetros:

Fecha de recepción según el pedido (se considerará no-conformidad un retraso superior a 15 días).

 Error en el envío (constituirán no-conformidad cuando su subsanación supere en 15 días la fecha tope de entrega).

 Resultados del control de recepción (la no aceptación de cualquier producto constituirá una no-conformidad).

El Departamento de Calidad evaluará a los proveedores atendiendo a la gravedad o reiteración de deficiencias y no-conformidades. Será su función, sacar de la lista de proveedores habituales a aquellos que incumplan los requisitos establecidos por DESITELI y los avisará puntualmente, justificando debidamente esta decisión.

El personal que realice las inspecciones de recepción, será el responsable de rellenar y archivar las Fichas de Control de Recepción de material. En dichas fichas deberán indicar todas las deficiencias apreciadas en el envío, aunque no constituyan no-conformidad. Además deberán elaborar un "Informe de no-conforrmidad" en todos los casos en los que la deficiencia constituya una no-conformidad.

6. RESPONSABILIDADES.

(a) Departamento que propone la compra:

 Elaboración de los pedidos de material y su envío al Departamento de Compras.

 Estudiar y planificar la necesidad de aprovisionamiento.

 Adjuntar a los pedidos de material, todas las especificaciones y documentación necesaria para que el Departamento de Compras elabore el pedido.

(b) Departamento que realiza el pedido y los departamentos de Calidad y Compras:

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 Elaboración de las especificaciones y documentación necesaria para identificar claramente los materiales, componentes y equipos que se tengan que adquirir.

(c) Almacén:

 Rellenar y archivar las fichas de control de recepción de material y los informes de no conformidad.

 Comunicar al Departamento de Compras, mediante el albarán del proveedor, las entradas de material en el almacén.

 Comunicar al Departamento de Compras las posibles deficiencias encontradas en la recepción.

(d) Departamento de Compras

 Elaborar y enviar las órdenes de Compra.

 Archivar la documentación referente a la compra (ordenes de Compra, aceptación del proveedor, modificaciones, etc.).

 Seguimiento de Proveedores y comunicación de incidencias al departamento, equipo de trabajo o sección que ha propuesto la compra.

 Solicitar al Departamento de Calidad la evaluación de nuevos proveedores.

 Emitir, actualizar y distribuir el listado de “Proveedores Aceptados".

 Altas de entradas de material.

(e) Responsable de Ingeniería

 Aprobar las órdenes de Compra, establecidas mediante las correspondientes "Hojas de pedidos de materiales".

(f) Responsable de Calidad

 Evaluación de nuevos proveedores y subcontratistas.

 Gestionar los informes de no-conformidad de proveedores.

 Realizar reevaluaciones semestrales de proveedores.

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ANEXO I:

PEDIDO DE MATERIALES

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PEDIDO DE MATERIALES

<RC 06 01>

C/ Río Tajo, 20

Polígono Industrial Torrehierro E-45600-Talavera de la Reina. Telf.:-925 801250

Fax:925 801270

Correo-e: [email protected]

Nº de orden de compra: Sustituye a: Fecha de solicitud : _____/_____/_____ Sustituido por:

Nombre del solicitante: Departamento solicitante:

Forma de pago: Observaciones al pedido:

Fecha tope del suministro _____/_________________/______ Agencia de transportes: Normal

Urgente

Uds. Ref.

Nombre del

Proveedor

Fecha entrega

acordada

DESCRIPCIÓN

Coste

unitario Dto.% Importe

Base Imponible: _{______ % de IVA}

_{IMPORTE TOTAL}

FIRMAS:

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ANEXO II:

HOJA DE PEDIDOS

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HOJA DE PEDIDOS

<RC 06 02>

C/ Río Tajo, 20

Fax:925 801270

Correo-e: [email protected]

Nombre del Proveedor:

Dirección:

A la atención de:

Cargo en la empresa:

Nº de Pedido:

Fecha de pedido:

Referencia:

Fecha de necesidad:

Fecha Prevista:

Referencia Cantidad

Denominación

Precio _{Dto. IMPORTE}%

Observaciones:

Condiciones de pago:

IMPORTE

TOTAL

Ptas.

Condiciones de entrega:

Portes

Nº de bultos

Peso:

Transporte:

∈

Base imponible:

_____ % de IVA

 A la recepción del presente pedido, deben confirmarse las condiciones del mismo en un plazo máximo de tres días, por fax o correo electrónico.

 Rogamos que con el pedido, se indiquen las condiciones especiales de manipulación, conservación y almacenamiento de tengan que seguirse

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ANEXO III:

LISTADO DE PROVEEDORES

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LISTADO DE

PROVEEDORES

<RC 06 03>

C/ Río Tajo, 20

Fax:925 801270

Correo-e: [email protected]