TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

CONVENCIONES _{CT = Conservación total S = Selección D= Digitalización E = Eliminación M= Microfilmación}

4150-05

4150-05-04 4150-05-05 4150-05-07 4150-05-18

ACTAS

ACTAS DE CONSEJO DE FACULTAD

• Actas

• Citación al consejo (electrónica) • Solicitudes de estudiantes • Solicitudes de profesores • Respuestas a solicitudes

• Planes de contingencia académica

• Soportes

ACTAS DEL COMITÉ MISIONAL DE INVESTIGACIONES

• Actas

• Propuesta de investigaciones docentes- estudiantes

• Soportes

• Modificaciones

ACTAS DEL COMITÉ MISIONAL CURRICULAR

• Actas

• Propuestas

• Soportes

ACTAS DE COMITÉ MISIONAL DE EXTENSION Y PROYECCION SOCIAL • Actas • Portafolio • Propuesta • Convenios • Soportes 5 5 5 5 X X X X Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se conserva la serie en forma permanente por poseer valor Histórico.

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se conserva la serie en forma permanente por poseer valor Histórico.

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se conserva la serie en forma permanente por poseer valor Histórico. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se elimina la serie en soporte papel y se

conserva en soporte

GESTION CENTRAL 4150-05-21 4150-05-22 4150-05-25

4150-06

4150-06-06

4150-07

4150-07-04 4150-07-05 ACTAS DE GRADO

• Actas Individuales (Electrónica) • Actas Colectivas

ACTAS DEL COMITÉ MISIONAL DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

• Actas

• Comunicaciones

ACTAS DEL COMITÉ DE INVESTIGACIONES Y DE TRABAJO DE GRADO • Propuestas de Investigación • Aclaraciones • Modificación • Asignación de Evaluación • Actas de Sustentación

INVENTARIOS

INVENTARIOS DE EQUIPOS DE MUEBLES Y ENSERES • Inventarios

RESOLUCIONES

RESOLUCIONES DEL CONSEJO DE FACULTAD

•

Resoluciones

•

Anexos RESOLUCIONES DE DECANATURA • Resoluciones • Anexos 5 5 5 5 5 5 X X X X X X Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se conserva la serie en forma permanente por poseer valor Histórico. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se elimina la serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se conserva la serie en forma permanente por poseer valor Histórico. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se entrega la serie

en soporte papel al departamento de Gestión de Bienes y se conserva el soporte digital. Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se conserva la serie en forma permanente por poseer valor Histórico.

GESTION CENTRAL

4150-09

4150-09-01

4150-11

4150-11-01 4150-11-09 4150-11-10

DERECHOS DE PETICION

DERECHOS DE PETICION DE INFORMACION • Solicitud • Respuesta • anexo

PLANES

PLANES DE ACCIÓN • Estudios de necesidades • Plan de acción • Informe de gestión

• Socialización del plan de acción PLANES DE ESTUDIO

• Plan

• Contenidos programáticos • Evaluaciones

• Resolución de aprobación y modificación de planes • Acta de aprobación consejo de facultad

PLANES DE ACCION COMITÉ DE EXTENSION

• Plan • Informe de Gestión 5 5 5 5 10 15 15 X X X X Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimina la serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimina la serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se conserva la serie en forma permanente por poseer valor Histórico. Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se elimina la serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

CONVENCIONES CT = Conservación total S = Selección D= Digitalización E = Eliminación M= Microfilmación

GESTION CENTRAL

4150-12

4150-12-08 4150-12-24

4150-14

4150-14-08

INFORMES

INFORMES DE GESTION ACADEMICO-ADMINISTRATIVO • Informe de gestión • Anexos y soportes INFORMES FINANCIEROS • Volantes de consignación • anexos

REGISTROS

REGISTROS CALIFICADOS DOCUMENTALES DE PROGRAMA • Resoluciones del ministerio de educación aplicado

• Acuerdos Académicos

• Acuerdos del Consejo Superior • Acuerdos del Consejo de la Facultad • Resolución de aprobación

• Acreditación

• Planes de mejoramiento • Seguimiento del plan

• Soportes 5 5 5 X X X Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se conserva la serie en forma permanente por poseer valor Histórico. Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se conserva la serie en forma permanente por poseer valor Histórico. Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se conserva toda la serie por que registra memorias Institucionales, la serie se organiza por programas (pregrados y postgrados)

GESTION CENTRAL

4150-16

4150-22

4150-22-01

4150-23

4150-23-07

4150-24

4150-24-01

EGRESADOS

• ficha de antecedentes de egresados

• Acta de sustentación de trabajo de grado (copia)

• Anexos

CURSOS

CURSOS CLLE • Propuesta • Acta de inicio • Soportes financieros

•

Acta de finalización

CERTIFICADOS

CERTIFICADOS DE PENSUN • Certificado

PRESTAMOS

PRESTAMOS DE EQUIPOS • solicitud 5 5 5 2 X X X X Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se conserva la serie en forma permanente por poseer valor Histórico. Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se conserva la serie en forma permanente por poseer valor Histórico.

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión la serie se elimina y por estar en soporte digital.

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión la serie se elimina y por estar en soporte digital.

CONVENCIONES CT = Conservación total S = Selección D= Digitalización E = Eliminación M= Microfilmación

GESTION CENTRAL

4150-25

4150-25-02 4150-25-04

4150-27

4150-27-01

PROPUESTAS

PROPUESTAS DE EXTENCION Y PROYECCION • Propuesta • Solicitud (formatos) • Aval • Acta de inicio • Ejecución propuesta • Informe • Cdp • Arp • Acta de finalización

PROPUESTAS DE EDUCACION CONTINUA DE EXTENSION Y PROYECCION SOCIAL • Diplomados • Seminarios • Conferencias • Talleres • Congresos

•

Foros

CONSTANCIAS

CONSTANCIAS DE ESTUDIO • Constancias 5 5 5 X X X Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión la serie se elimina y por estar en soporte digital.

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión la serie se elimina y por estar en soporte digital.

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se elimina la serie por que se encuentra en soporte digital.

CONVENCIONES CT = Conservación total S = Selección D= Digitalización E = Eliminación M= Microfilmación

GESTION CENTRAL 4150-27-04 4150-27-05

4150-28

4150-28-02

4150-29

4150-29-01 4150-29-10

4150-32

4150-32-12

CONSTANCIAS TRABAJO DE ESTUDIOS • Constancia

CONSTANCIAS A EGRESADOS • Constancia

CONTROLES

CONTROLES DE INASISTENCIA DE DOCENTES • Planilla

• Quejas

• Reclamos

PROYECTOS

PROYECTOS DE TRABAJO DE GRADO

• Propuesta • Acta de sustentación • Proyecto PROYECTOS DE INVESTIGACION • Informe docente • Certificados de cumplimiento • Proyecto

LIBROS

LIBROS DE ACTAS • libros 5 5 5 5 5 5 10 10 15 X X X X X X Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se elimina la serie por que se encuentra en soporte digital.

Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se conserva la serie

permanentemente porque

soportar el ciclo de vida de los docentes.

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma permanente.

Finalizando el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se traslada al Archivo Central se conserva toda la serie de forma permanente.

CONVENCIONES CT = Conservación total S = Selección D= Digitalización E = Eliminación M= Microfilmación

GESTION CENTRAL

4150-38

4150-38-02

4150-39

4150-39-01

4150-43

4150-43-03

EVENTOS

EVENTOS ACADEMICOS-CULTURALES E INTERNACIONALES

• Solicitud • Cronograma de actividades • Publicaciones • Invitaciones • Listado de asistencia • anexos

CAJA

CAJA MENOR • Informe • Movimientos • Acta de arqueo • Relación de informes • Legalización de rubros

•

Solicitud de reembolso

• Reembolso • Auditoria

NOTIFICACIONES

NOTIFICACIONES POR PROBLEMAS ACADÉMICOS • Solicitud • Anexos 3 1 5 X X X Finalizado su tiempo de retención en el Archivo de Gestión la serie se selecciona y se conserva en soporte digital la solicitud, el cronograma, el listado de asistencia y la constancia como soporte de de la actividad programada. Al terminar su tiempo de retención en el Archivo de Gestión se selecciona la serie enviando los originales

al departamento de

Gestión Financiera, por poseer valor probatorio.

Las notificaciones se

encuentran como serie

documental cuando no se han realizado procesos disciplinarios se conserva de

forma permanente por

poseer valor probatorio

GESTION CENTRAL

4150-45

4150-47

PRACTICAS PROFESIONALES FORMATIVAS

• Solicitud

• Hoja de vida y soportes • Distribución de practicas • Remisión de hoja de vida

PERSONAL DE APOYO

•

Solicitud del coordinador • Hoja de vida

•

Constancia 5 5 X X Finalizado el tiempo de retención en el Archivo de Gestión se conserva toda la serie por que hace parte del Archivo Histórico de la Universidad.

Al terminar su tiempo de retención en el Archivo de Gestión se elimina la serie. Por que se encuentra en soporte digital.