SAI-19/14
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA CONTRATACION DEL
SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE ELECTROMEDICINA DE
LOS CENTROS DE OSAKIDETZA UBICADOS EN EL ÁREA DE SALUD DE
BIZKAIA
INDICE
Página
1 OBJETO _______________________________________________________________ 3 2 REQUISITOS A NIVEL DE EMPRESA _________________________________________ 4
2.1 Alcance del punto 2 __________________________________________________ 4 2.2 Certificaciones de solvencia profesional __________________________________ 4 2.3 Certificaciones de colaboración _________________________________________ 4
3 REQUISITOS A NIVEL DE EQUIPO DE TRABAJO PARA MANTENEDORES DE
EQUIPAMIENTO ESPECÍFICO ______________________________________________ 5
3.1 Alcance del punto 3 __________________________________________________ 5 3.2 Certificaciones de formación ___________________________________________ 5 3.3 Equipo de trabajo ____________________________________________________ 6
CRITERIOS DE SELECCIÓN PROCEDIMIENTO RESTRINGIDO 3
1
OBJETO
El objeto del presente concurso es la prestación del servicio de mantenimiento del equipamiento electromédico instalado en distintos centros dependientes del Servicio Vasco de Salud Osakidetza ubicados en el territorio histórico de Bizkaia.
Osakidetza considera que para recibir una atención de calidad, las empresas que presten dichos servicios deben disponer de unas capacidades técnicas, administrativas y de gestión asociadas al servicio a prestar y exigibles como requerimiento.
Dichos requerimientos se consideran como fundamentales para la prestación del mantenimiento y se detallan en el presente documento. Podrán por tanto concurrir al concurso aquellas empresas que dispongan de los recursos y experiencia certificada para ejecutar los trabajos del presente expediente.
Osakidetza tendrá la potestad para verificar por cualquier medio el cumplimento de estos compromisos y certificaciones.
2
REQUISITOS A NIVEL DE EMPRESA
Las empresas ofertantes deberán indicar el o los lotes que desean ofertar y presentar la documentación solicitada para cada uno de ellos.
2.1
Alcance del punto 2
Se indican a continuación los lotes para los cuales las empresas deberán aportar la documentación solicitada en el presente punto:
• Lote 1 • Lote 2 • Lote 3 • Lote 4 • Lote 5 • Lote 6 • Lote 7 • Lote 8 • Lote 9 • Lote 10 • Lote 11 • Lote 12 • Lote 13 • Lote 14 • Lote 15 • Lote 16 • Lote 17 • Lote 18
2.2
Certificaciones de solvencia profesional
Los licitadores deberán incluir acreditaciones de buena ejecución de contratos de mantenimiento de equipamientos de electromedicina ejecutados durante los dos últimos años. Para ello presentarán certificados de los organismos correspondientes. En caso de no presentar no serán admitidos.
Inscrita en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado, en este caso, Grupo P, subcategoría 4 y presentar la clasificación correspondiente según el punto 17 del presente pliego.
2.3
Certificaciones de colaboración
Los licitadores deberán acreditar la relación y documentación acreditativa de acuerdos de colaboración con fabricantes de los equipos de electromedicina objeto del lote al que se licite para la ejecución del contrato. Se incluirán todas aquellas consideraciones que se consideren oportunas para hacer comprensible dicha documentación, entre ellas duración de los citados acuerdos. En caso de no presentar no serán admitidos.
Los citados acuerdos deberán tener vigencia durante todo el periodo del presente contrato, la no continuidad de los mismos será motivo de resolución del contrato.
CRITERIOS DE SELECCIÓN PROCEDIMIENTO RESTRINGIDO 5
3
REQUISITOS A NIVEL DE EQUIPO DE TRABAJO PARA MANTENEDORES DE
EQUIPAMIENTO ESPECÍFICO
Las empresas ofertantes deberán indicar el o los lotes que desean ofertar y presentar la documentación solicitada para cada uno de ellos.
3.1
Alcance del punto 3
Se indican a continuación los lotes para los cuales las empresas deberán aportar la documentación solicitada en el presente punto:
• Lote 1 • Lote 2 • Lote 3 • Lote 4 • Lote 5 • Lote 6 • Lote 8 • Lote 9 • Lote 10 • Lote 11 • Lote 12 • Lote 13 • Lote 14 • Lote 15 • Lote 16 • Lote 17 • Lote 18
3.2
Certificaciones de formación
Los licitadores deberán presentar acreditaciones certificadas, actualizadas y por familias de equipamiento del lote objeto de la oferta emitidas por el fabricante de los equipos que acrediten que los técnicos han adquirido los conocimientos específicos necesarios que faculten para poder realzar las operaciones mantenimiento.
Deberá presentarse dicha documentación por cada uno de los integrantes del equipo.
Además, los licitadores deberán presentar acreditaciones certificadas, actualizadas y por familias de equipamiento del lote objeto de la oferta emitidas por el fabricante de los equipos que acrediten que los técnicos han adquirido los conocimientos específicos necesarios que les faculte para poder realizar las operaciones de mantenimiento del software asociado a dichos equipos.
Deberá presentarse dicha documentación por cada uno de los integrantes del equipo.
La documentación entregada deberá ser únicamente de los integrantes del equipo de trabajo ofertado en la propuesta técnica. La certificación de personal y la propuesta técnica del equipo deberán mantener una coherencia.
Junto con las acreditaciones se entregará una tabla según el ANEXO I con el fin de facilitar el entendimiento de la documentación aportada. Se incluirán además todas aquellas consideraciones que se consideren oportunas para hacer comprensible dicha documentación.
Se indican a continuación las familias incluidas en los lotes:
• Mamografía.
• Radiología.
• Hemodinámica.
• Digitalización.
• Ventilación y cuidados críticos.
• PET. • Scanner. • Ecografía. • Monitorización. • Oftalmología.
3.3
Equipo de trabajo
Los técnicos de electromedicina tendrán una alta formación en mantenimiento de equipos de electromedicina. El nivel de formación de los técnicos será, como mínimo, FP II o técnicos especiales de grado superior (en informática, electrónica y telecomunicaciones) o nivel 3 electromedicina.
Todo ello estará documentado debidamente por las empresas oferentes, al objeto de realizar con plenas garantías el servicio objeto del presente contrato. Se deberá presentar Curriculum Vitae de las personas integrantes del equipo de trabajo que presentan los licitantes para la prestación del servicio.
CRITERIOS DE SELECCIÓN PROCEDIMIENTO RESTRINGIDO 7
4
REQUISITOS A NIVEL DE MANTENIMIENTO DE EQUIPAMIENTO GENERAL
LOTE 7
Aquellas empresas interesadas en la licitación del lote relativo al Mantenimiento generalista del parque de equipamiento electromédico de las organizaciones de Bizkaia deberán presentar la documentación siguiente:
- Documentación acreditativa de experiencia en la puesta en marcha y/o mantenimiento de hospitales en los tres últimos años.
- Documentación acreditativa de la existencia de otros contratos en vigor de características análogas en los tres últimos años.
- Certificado de un sistema de Garantía de Calidad según norma UNE-EN-ISO 9002/94 ó 9001 ó 13485.
- Inscrita en el registro de Control Metrológico.
- Relación de acuerdos de colaboración con empresas relacionadas con el mantenimiento o la fabricación de equipos de electromedicina, detallando la empresa, la actividad, el objeto de la colaboración, la fecha de inicio y de finalización del compromiso.
- Acreditaciones oficiales o de fabricantes para realizar labores de mantenimiento en los equipos recogidos en el presente concurso.
Las empresas licitadoras deberán indicar el lote al que se presentan y adjuntar la documentación solicitada.
ANEXO 1
NOMBRE APELLIDO 1 APELLIDO 2 DNI FORMACION EN FAMILIA
FECHA ULTIMA FORMACION
SAI-19/14
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA CONTRATACION DEL
SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE ELECTROMEDICINA DE
LOS CENTROS DE OSAKIDETZA UBICADOS EN EL ÁREA DE SALUD DE
BIZKAIA
Índice
Página
1 OBJETO ___________________________________________________________ 4 2 ALCANCE _________________________________________________________ 5 3 FINALIDAD DEL SERVICIO A CONTRATAR ________________________________ 6 4 AMBITO DE APLICACION _____________________________________________ 7 5 CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DEL SERVICIO ______________________ 10
5.1 Puesta en marcha __________________________________________________ 10 5.2 Mantenimiento ____________________________________________________ 10
5.2.1 Mantenimiento Preventivo _________________________________________________ 11 5.2.2 Mantenimiento técnico legal _______________________________________________ 11 5.2.3 Mantenimiento correctivo _________________________________________________ 12 5.2.4 Mantenimiento del software propietario _____________________________________ 12 5.2.5 Mantenimiento sustitutivo _________________________________________________ 13
5.3 Plan de atención CAU (Centro de Atención al Usuario) _____________________ 13 5.4 Gestión de ciclo de vida _____________________________________________ 13 5.5 Plan de gestión medioambiental ______________________________________ 13 5.6 Plan de formación __________________________________________________ 14
6 NIVEL DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO __________________________________ 15
6.1 Tiempos de respuesta, respuesta in-situ y resolución ______________________ 15 6.2 Disponibilidad del equipamiento. _____________________________________ 16 6.3 Indicadores _______________________________________________________ 17
7 PENALIZACIONES __________________________________________________ 19 8 EQUIPO DE TRABAJO _______________________________________________ 21 9 FUNCIONES Y DESARROLLO OPERATIVO DEL ADJUDICATARIO. _____________ 22 10 INVENTARIO ______________________________________________________ 23 11 ADICIONES Y SUSTRACCIONES DE NUEVO EQUIPAMIENTO ________________ 24
11.1 Nuevo equipamiento. _______________________________________________ 24 11.2 Relación contractual de tracto sucesivo. ________________________________ 24
12 ASESORAMIENTO Y CONSULTORÍA ___________________________________ 25 13 MEDIOS MATERIALES ______________________________________________ 26 13.1 MATERIALES INCLUIDOS _____________________________________________ 26 13.2 MATERIALES EXCLUIDOS _____________________________________________ 26 13.3 EQUIPOS DE SUSTITUCION ___________________________________________ 26 14 MEDIOS TÉCNICOS _________________________________________________ 27 15 MEDIOS PERSONALES ______________________________________________ 28 16 RELACIONES Y OBLIGACIONES DE CARÁCTER LABORAL ___________________ 29 17 CATEGORIA Y CLASIFICACIÓN ________________________________________ 30
Página: 3
18 CONTROL E INSPECCIÓN ____________________________________________ 31 19 GESTIÓN INFORMATIZADA __________________________________________ 32 20 DOCUMENTACION EXIGIDA _________________________________________ 34
20.1 Proyecto de gestión del servicio _______________________________________ 34 20.2 Propuesta de plan de calidad e indicadores de gestión: ____________________ 35 20.3 Propuesta de Plan de formación ______________________________________ 35 20.4 Propuesta de recursos materiales _____________________________________ 35 20.5 Gestión de residuos _________________________________________________ 36
21 CONFIDENCIALIDAD. _______________________________________________ 37 22 PRESUPUESTO Y PLAZOS. ___________________________________________ 38 23 CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN ________________________________________ 40
23.1 JUICIOS DE VALOR (49 puntos): _______________________________________ 40 23.2 FÓRMULA: ________________________________________________________ 40
1
OBJETO
El objeto del presente proyecto es la prestación del servicio de mantenimiento del equipamiento electromédico instalado en distintos centros dependientes del Servicio Vasco de Salud Osakidetza ubicados en el territorio histórico de Bizkaia.
Página: 5
2
ALCANCE
El presente pliego de prescripciones técnicas tiene por objeto regular y definir el alcance y condiciones de prestación de servicios, sistemas técnicos, procesos, métodos, normas, y recursos, tanto técnicos como humanos, que deberán regir la contratación del Mantenimiento del Equipamiento Electromédico de los Centros de Osakidetza del Área de Salud de Bizkaia.
La prestación del servicio se realizará de acuerdo con los requerimientos y condiciones estipuladas en este Pliego, así como en el correspondiente Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares, de los que se derivarán los derechos y obligaciones de las partes contratantes, teniendo ambos carácter contractual. Se entiende por servicio de mantenimiento de equipamiento al conjunto de actividades, procesos, metodología y recursos que se aplican con el objetivo de conservar los equipos y las instalaciones propias para su funcionamiento en condiciones óptimas, para conseguir su disponibilidad el mayor tiempo posible y de forma más eficaz y económica a largo plazo, así como para prolongar su vida útil en las mejores condiciones de uso para las prestaciones para las que fueron diseñados, manteniendo los parámetros de seguridad y respetando las normativa vigente.
El servicio de mantenimiento contratado estará orientado al equipamiento electromédico y sus instalaciones propias, incluyendo la asistencia técnica, piezas, elementos auxiliares, mano de obra, desplazamientos, dietas, transportes y demás gastos que puedan derivarse de su cumplimiento.
El alcance del presente expediente se circunscribe a los siguientes centros asistenciales de Osakidetza:
• Hospital Universitario Cruces.
• OSI Bilbao-Basurto.
• OSI Barrualde-Galdakao.
• OSI Barakaldo-Sestao.
• Hospital Santa Marina.
• Hospital Gorliz.
• Comarca Uribe.
• Comarca Ezkerraldea.
• Red de Salud Mental Bizkaia.
Se puede clasificar de la siguiente manera genérica el equipamiento electromédico sobre el que se realizará el mantenimiento:
• Soporte vital (desfibriladores, equipos quirúrgicos, incubadoras, equipos de ventilación y monitorización).
• Equipos de imagen médica (endoscopia diagnóstica y quirúrgica, equipos de Rayos X digitales y analógicos, ecografía).
• Equipamiento clínico eléctrico, electrohidráulico o electromecánico.
• Equipamiento electromédico considerado Alta Tecnología.
• Resto de equipamiento electromédico.
Aquellos equipos electromédicos que tengan un contrato de mantenimiento en vigor o se encuentren en garantía en el momento de la formalización de este contrato, siendo equipos cuyas familias forman parte del presente expediente, el servicio de mantenimiento prestado consistirá en complementar la prestación que reciban en virtud del contrato o garantía que posean hasta alcanzar el nivel de servicio exigido en estos pliegos. Tras la finalización de dichos contratos y garantías se prestará el servicio de mantenimiento contratado también sobre esos equipos en las mismas condiciones que para el resto de equipamiento licitado.
3
FINALIDAD DEL SERVICIO A CONTRATAR
La prestación del servicio a que obliga el contrato tiene como fin:
• Conseguir el mejor estado de funcionamiento de los equipos electromédicos, actuando en partes, elementos, componentes y accesorios.
• Facilitar la obtención de funciones, parámetros y prestaciones de los equipos; sus partes, elementos, componentes y accesorios.
• Asegurar el correcto funcionamiento de los activos objeto del contrato mediante la realización de las tareas técnicas preventivas o correctivas necesarias para minimizar el número de paradas como consecuencia de averías o funcionamiento incorrecto.
• Realizar las operaciones de mantenimiento de acuerdo con normas, procedimientos y técnicas de uso reconocido, con el fin de garantizar la funcionalidad y duración de los equipos hasta su obsolescencia funcional.
• Comprobar el cumplimiento de las normas de seguridad obligatorias que afecten a los equipos principales, a sus partes y accesorios. En caso de variación de la normativa de seguridad, el adjudicatario propondrá las modificaciones necesarias.
• Tener permanentemente legalizados, validados, certificados o calibrados los equipos objeto del contrato, según lo determine la legislación vigente durante el contrato.
• Proporcionar periódicamente información detallada sobre el desarrollo del servicio. Para ello, se llevará, un seguimiento estadístico de incidencias, averías de cada aparato, y el importe de la reparación mediante una ficha o registro informático individual.
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4
AMBITO DE APLICACION
A efectos de adjudicación, se considerarán incluidos para la prestación del servicio de mantenimiento todos los equipos de electromedicina instalados en los Centros objeto del expediente, con la única de excepción de los siguientes:
• Todos aquellos equipos que no sean propiedad del Centro y los que estén cedidos a cambio de sus reactivos o consumibles, así como aquel equipamiento en régimen de arrendamiento. Dichos equipos serán objeto de un mantenimiento de primer nivel en los términos que se considere en el lote destinado al mantenimiento generalista.
En lo referente al parque actual de equipamiento propiedad de Osakidetza, se especificarán en el presente pliego los inventarios actuales de los centros con carácter orientativo. Es objetivo del presente proyecto obtener un inventario fiable y actualizado.
El presente pliego estará compuesto por lotes de equipos de electromedicina cada uno con sus especificaciones y requisitos. A su vez existirá un lote de mantenimiento de primera intervención. Dichos lotes se detallan en el documento Word denominado “Especificaciones técnicas de los lotes” y en el documento Excel denominado “Inventario de equipos a mantener por lotes”.
Genéricamente se detallan los equipos incluidos en el alcance del presente contrato, entendiéndose que cualquier familia de equipamiento no relacionada a continuación y que no se ajuste a lo señalado en los párrafos anteriores, será objeto de estudio independiente.
• E. Analítica
Equipos de electroforesis y accesorios, Hemoglobinómetro, Medidor de glucosa, Nefelómetro, Osmómetro, Otros equipos de analítica, Radioinmunoensayo, Secador, Campana de flujo laminar etc. y cualquier otro equipo dentro de esta categoría que pueda ser adquirido por el Hospital que corresponda.
• E. Analítica, auxiliares
Agitador, Balanza electrónica, Baño termostático, Centrífuga, Contador, descontador manual, Criostatos, Destilador, Dispensadores, bancos de sangre, Congelador/ conservador de órganos, Estufas de cultivo, Campana de flujo laminar, Campanas extractoras, Mesas de tallado, Campanas de seguridad biológica, sistema Hemocultivo, sistema Hornos, Incinerador de bacterias, Lavado de células, Lavador de placas de cultivo, Machacador, Micropipeta, Micrótomo.Otros equipos auxiliares de analítica, como Phmetro, Placas termostática, Procesador
piezas histológicas, y Teñidor.
• E. de Farmacia
Cabinas de flujo laminar, campanas de seguridad biológica, centrifugadoras, estufas, frigoríficos, balanzas, baños maría, SAS, y otros equipos de uso en farmacia.
• E. de Diagnóstico general
Antropodómetro, Audiómetro, Báscula, Colposcopio, Columna oftálmica multifuncional, Electrocardiógrafo, Electromiógrafos, Electroencefalógrafos, Equipo de diagnóstico por imagen endocavital, Equipo de prueba de esfuerzo o de Ergometría, Equipo de pruebas funcionales respiratorias, Espirómetro, Fotóforo, Frontofocómetro, Fuente de luz fría, Impedanciómetro, Lámpara de hendidura, Microscopio quirúrgico, Microscopio, Oftalmómetro, Oftalmoscopio electrónico, Equipos láser. Otros equipos de diagnóstico general, Pletismógrafo, Podómetro, Refractómetro, Tonómetro y cualquier otro equipo dentro de esta categoría que pueda ser adquirido por el centro que corresponda.
Cargador automático de chasis, chasis, Copiadora de película, Doppler, Marcador de placas, Mezcladora de líquidos de revelado, Impresoras láser, etc. Otros equipos de diagnóstico por imagen, Reveladora, Procesadoras secas, Inyectores de contraste.
• E. de Esterilización
Selladora de bolsas, tubos, Esterilizadores de Vapor, Esterilizadores de Óxido de Etileno, Esterilizadores de Gas Plasma, Esterilizadores de Ultrasonidos, Lavadoras de instrumental, Aireadores de oxido de etileno, termoselladoras, empaquetadoras, etc.
• E. de microinformática
E. Informático, ordenador, Impresora de equipo médico, Lector disco de equipo médico, Ordenador de equipo médico. Quedan excluidos los equipos informáticos inventariados por el servicio de informática de cada centro. Otros equipos de microinformática asociados a equipos médicos, Pantalla de equipo médico, Red de ordenadores centralizados de equipo médico (UCIs, Urgencias etc.). Monitorización informática centralizada de Telemetría, Monitorización centralizada de rehabilitación cardiaca, etc. Queda excluida la compra del software vinculado o asociado a estos equipos, si bien, está incluida la reinstalación del software existente.
• E. de Monitorización
Desfibrilador, Electrobisturies, Equipo de Electroshock, Grabadora cintas holter, Sistema lector de Holter, Modulo CO2, Modulo de ECG, Modulo de gasto cardiaco, Modulo de presión, Modulo de espiración, Modulo de saturación y capnógrafos, Modulo de t.a., Modulo de temperatura, Monitor de oximetría, Monitor fetal, Monitor general de señales, Monitores diversos cerrado, Monitor multicanal ó Multiparamétrico, Monitorización Unidad Central de UCIs, Unidades Centrales de URPA y Reanimación, IPOCs, Servidores y swiches, Monitores de cabecera de UCI, Otros equipos de monitorización, Pulsioxímetro, Registrador, Simulador de ecg, Tococardiógrafo.
• E. de Terapéutica y de Terapéutica general
Irrigador quirúrgico, Respiradores, Aspirador, Baño termostático de terapéutica, Bisturí electrónico multiuso, Calentador de sangre, bombas de infusión, bombas alimentarias, Carro de transporte de mesa multiuso operatoria, estimulador, Equipo de Crioterapia, Cuna térmica, Cunas de reanimación, Equipo de corrientes dinámicas, Electroestimuladores, Equipo de criocirugía, Equipo de hidromasaje, Equipo de magnetoterapia, Equipo de microondas, Equipo de onda corta, Equipo para fototerapia, Equipo para ultrasonidos, Equipos de terapia por medios mecánicos, Equipos TEN´s, Bomba de Job, Humidificador, Incubadora infantil, Insuflador quirúrgico, Lámparas de quirófanos, Lámpara fototerapia, Láseres terapéuticos, Respiradores y ventilaciones asistidas, Máquinas y Equipos de Anestesia, Mesa multiuso operatoria, Modulo de
estimulación, Monitor de isquemia, Motor antiescaras, Motor quirúrgico. Otros equipos de terapéutica, Sierra, Sierra oscilantes (eléctricas y neumáticas), Sillón multiuso de consultas, Tablero de mesa multiuso operatoria. Mesas de intervención quirúrgica de distintas especialidades.
• E. de Terapéutica sustitutiva
Bomba contrapulsación aórtica, circulación extracorpórea, unidad de Equipo de circulación extracorpórea, Equipo de diatermia, Modulo de sangre. Otros equipos de terapéutica sustitutiva, Resucitador. Equipos de Aféresis.
• E. de Nefrología
Monitores y equipo de tratamiento nefrológico (riñón artificial), Basculas de pesada, Aparatos de tensión en línea, Holter de tensión, sistema de filtros, mezcladores, Bombas dosificadores.
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Mamógrafo, Ortopantomógrafo, Equipo de Radiología urológica, Equipo de Radiología digestiva, Sala Convencional, Sala Telemando, Arco quirúrgico, inyectores de contraste, procesadoras, mezcladores, CR’s, equipo RX portátil, radiología dental, Ecógrafos (RX, Reumatología, Cardiología, Doppler, etc.).
• Equipos de Alta Tecnología de Diagnóstico por Imagen Equipos de Laparoscopia, Artroscopia.
• Equipamiento electromecánico y neumáticos Motores de traumatología, cirugía, microcirugía, sierras, etc.
• Otros equipos de Electromedicina
Todos aquellos equipos clínicos que son manejados por personal sanitario y tienen una aplicación médica (Aparatos e instrumentos en general), mesas de exploración eléctricas, equipos de quirófano (mesas de quirófano eléctricas, Lámparas satélite de quirófano, Lámparas asómbricas, torres y columnas quirúrgicas y de anestesia, paneles técnicos), equipamiento de UVI´s, Urgencias, Consultas etc.
5
CONDICIONES PARA EL DESARROLLO DEL SERVICIO
5.1
Puesta en marcha
El o los adjudicatarios iniciarán la prestación del servicio inmediatamente tras la formalización del contrato.
5.2
Mantenimiento
Las tareas de mantenimiento necesarias para la ejecución de este servicio se aplicarán a todos los equipos definidos en el alcance de cada lote.
Existirá un mantenimiento de primera intervención definido en uno de los lotes. Estas actuaciones consistirán en la identificación de la avería y la coordinación con la compañía con la que el centro mantenga un contrato de mantenimiento o acuerdo de cesión o préstamo.
Para todos aquellos equipos objeto de este pliego se realizarán los tipos de mantenimiento que se describen a continuación:
Mantenimiento Preventivo: Consistente en la realización del conjunto de actividades que se aplican sobre un dispositivo, antes de que su fallo aparezca, para mantener su capacidad operativa, contrarrestando la tendencia negativa que provoca la aparición de los procesos de desgaste sobre su tasa de fallos.
Mantenimiento Técnico – Legal: Consistente en la realización de las tareas mínimas de Mantenimiento, que se realizan de acuerdo con la reglamentación vigente sobre aquel equipamiento que lo requiera. Mantenimiento software: Consistente en la realización de las actividades de mantenimiento necesarias para mantener los equipos en las adecuadas condiciones de operatividad. Los equipos sobre los que se intervenga deberán quedar en la misma situación en las que se encontraban en lo referente a versión de software antes de la intervención.
Mantenimiento Correctivo: Consistente en la realización del conjunto de actividades implicadas en la restitución de las condiciones operativas de un dispositivo, cuando éste ha sufrido una avería, con el fin de que su disponibilidad sea lo máxima posible.
Mantenimiento Sustitutivo: Consistente en la sustitución temporal de aquellos equipos averiados que por su criticidad no puedan dejar de prestar servicio según lo establecido en la clasificación de criticidades de aviso del PCAP y cuando la reparación de los mismos no sea posible en los plazos establecidos.
Para todo el equipamiento objeto del presente documento, el adjudicatario realizará las calibraciones y verificaciones, tanto internas como externas, que sean necesarias y adicionalmente cuando le sean solicitadas por el responsable del centros correspondiente. De igual forma se hará cargo de los gastos generados así como de la gestión documental de todas las calibraciones externas que se requieran para mantener el equipo operativo.
El o los adjudicatarios deberán desarrollar, planificar, protocolarizar y documentar el procedimiento operativo que deberán cumplir y observar las instrucciones y procedimientos del fabricante y demás normativa vigente. Además dichos procedimientos deberán ser aprobados por el Responsable designado por el centro. El procedimiento operativo incluirá los planes de Mantenimiento Preventivo, Correctivo y Técnico Legal. La documentación técnica asociada a los distintos tipos de mantenimiento estará organizada y codificada para cada uno de sus aparatos, donde constará: esquema y planos de sus componentes, características técnicas del equipo y sus componentes, vida útil, instrucciones de
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funcionamiento, de puesta en marcha, de explotación y de mantenimiento.
El adjudicatario participará en la puesta en servicio de los equipos de nueva adquisición.
En caso de traslado de algún equipo, el adjudicatario realizará también las labores de desmontaje y montaje en su nueva ubicación.
Como criterio general, el adjudicatario, en sus actuaciones de mantenimiento, deberá observar el mantenimiento de un índice alto de la disponibilidad de los equipos a través de una preparación adecuada del servicio, una actuación rápida en caso de averías y una buena calidad en las actuaciones correctivas.
5.2.1 Mantenimiento Preventivo
Mediante el mantenimiento preventivo se pretende mantener en el mejor estado de conservación y funcionamiento, por tanto de garantía de servicio y seguridad, los equipos objeto de este contrato, evitando fallos, averías y paradas inoportunas.
Se elaborará el Plan del Mantenimiento Preventivo que será aprobado por el responsable de cada centro previo a su implantación.
Se seguirán los protocolos de mantenimiento establecidos por los fabricantes, por la reglamentación vigente y por los planes de mantenimiento internos aprobados por el centro correspondiente. El plan de mantenimiento preventivo deberá encontrarse permanentemente actualizado, admitiendo las reformas que sean necesarias, en consonancia con la reglamentación vigente y las recomendaciones de los fabricantes de los equipos a mantener.
El plan describirá las actuaciones de mantenimiento preventivo que el adjudicatario piensa llevar a cabo sobre los equipos, de forma programada y en los que se incluirán todas las actividades de limpieza, mediciones, comprobaciones, regulaciones, chequeos, calibraciones, ajustes, reglajes, engrases, etc. y todas aquellas acciones que tiendan a asegurar un estado óptimo de los equipos desde el punto de vista funcional, de seguridad, de rendimiento energético y de protección del medio ambiente. Formarán necesariamente parte de dichas actuaciones aquellas expresamente recomendadas por el fabricante. Se realizará el mantenimiento preventivo de acuerdo con las frecuencias que las reglamentaciones en vigor obligan para el control y mantenimiento de determinados elementos y/o equipos, y de acuerdo con lo establecido por el fabricante.
Se respetará, coordinará o modificará la planificación de las tareas en función de la actividad asistencial de los centros, evitando en la medida de lo posible la interferencia con la actividad asistencial.
El plan de mantenimiento preventivo podrá ser modificado anualmente, previa aprobación del responsable del centro correspondiente, en función de los datos históricos obtenidos, ajustándose a las necesidades reales de cada uno de los centros, siempre y cuando supongan una mejora y no contravengan las recomendaciones establecidas por el fabricante y de acuerdo con la legislación vigente. El adjudicatario buscará la mejora continua del plan de Mantenimiento Preventivo para aumentar los niveles de calidad, y garantizar la seguridad y fiabilidad de los equipos.
5.2.2 Mantenimiento técnico legal
El Mantenimiento Técnico-Legal se ejecutará de acuerdo con la reglamentación vigente sobre aquellas instalaciones y/o equipos electromédicos que lo requieran según las especificaciones de los reglamentos
industriales y/u otros de obligado cumplimiento actualmente en vigor, tanto a nivel europeo, como nacional, autonómico y local.
El adjudicatario será responsable de elaborar un Manual de Mantenimiento Técnico-Legal que recoja los equipos afectados y las operaciones a desarrollar desde el punto de vista de tareas y de documentación para llevarlas a cabo
Se incluye en el mantenimiento técnico-legal, las inspecciones periódicas a realizar por las empresas colaboradoras de la Administración competente, en orden al cumplimiento de la normativa vigente, por lo que la adjudicataria, de no serlo, deberá contratar con las mismas sin que ello suponga un coste adicional para Osakidetza.
El adjudicatario será responsable de elaborar el Plan de Mantenimiento de las actuaciones correspondientes para esta modalidad de "Mantenimiento Técnico-Legal". Este plan será aprobado por el centro correspondiente.
5.2.3 Mantenimiento correctivo
El adjudicatario llevará a cabo el mantenimiento correctivo que consistirá en la realización de todas las intervenciones precisas en los equipos electromédicos, sus repuestos y accesorios, para retornar el equipo a un estado idóneo de uso y funcionamiento.
El mantenimiento correctivo será realizado sobre la totalidad de los equipos incluidos en el alcance del servicio, realizándose sobre los mismos toda clase de actuaciones tendentes a su reparación y puesta en servicio en los plazos exigidos en estos pliegos.
Si las reparaciones implicaran parada de equipos y/o instalaciones o riesgo de parada de otras instalaciones y/o equipos subsidiarios en marcha, se requerirá la autorización previa del responsable del centro correspondiente o de la persona en quien delegue y serán realizados en los horarios más idóneos de forma que interfieren lo mínimo posible en la actividad asistencial.
Las reparaciones de los fallos y averías deberán ser resueltas por el adjudicatario en los plazos máximos requeridos en estos pliegos. Será objeto de seguimiento para la monitorización del servicio la verificación del cumplimiento de estos plazos.
La mecánica de actuación ante la necesidad de realizar un mantenimiento correctivo, se definirá y desarrollará en el Plan de Mantenimiento Correctivo que elaborará el adjudicatario y lo aportará al centro correspondiente para su aprobación.
5.2.4 Mantenimiento del software propietario
El adjudicatario será responsable de las actualizaciones de los equipos objeto del mantenimiento.
Se encargará en aquellos casos en los que sea necesario de su reinstalación así como de su elevación de versión.
De la misma forma el adjudicatario será responsable de la configuración de los equipos para su integración con plataformas corporativas de integración de Historia Clínica electrónica que Osakidetza pudiera adquirir.
Página: 13 5.2.5 Mantenimiento sustitutivo
El adjudicatario será responsable de proporcionar equipos de sustitución en aquellos casos en los que los equipos averiados por su criticidad no puedan dejar de prestar servicio según lo establecido en la clasificación de criticidades de aviso del PCAP y cuando la reparación de los mismos no sea posible en los plazos establecidos.
Los tiempos de sustitución serán indicados en cada uno de los diferentes lotes objeto del presente proyecto.
5.3
Plan de atención CAU (Centro de Atención al Usuario)
El adjudicatario deberá proporcionar un modelo coherente y optimizado de atención al usuario o responsable del centro indicando:
• Números de teléfonos fijos y móviles.
• Direcciones de correo electrónico.
• Número de personas que integran el equipo.
• Horario de atención.
El plan deberá ser ofertado para cada uno de los lotes ofertados y presentarse de la forma más detallada posible valorándose la optimización y coherencia del mismo.
5.4
Gestión de ciclo de vida
Como parte del trabajo relacionado con la prestación del servicio de mantenimiento, el adjudicatario implantará la metodología de ciclo de vida de los equipos electromédicos a través de la actualización y el control de los datos sobre los equipos (razón de sustitución, año de instalación, averías o fallos, informe justificativo del fabricante, coste en mantenimiento preventivo y correctivo, coste de reposición, etc.). Asimismo mantendrá informados tanto a los responsables de los centros como a la dirección del proyecto sobre las nuevas tecnologías y las nuevas especificaciones y características técnicas incorporadas a las mismas.
El adjudicatario presentará informes anuales acerca del grado de obsolescencia en el que se encuentran los equipos que son objeto de mantenimiento. Entre los criterios que se emplearán para determinar el grado de obsolescencia de los equipos se tendrán en cuenta los siguientes:
• Estado Funcional y/o Técnico del equipo.
• Cumplimiento de normativa vigente.
• Riesgo para salud de los trabajadores y/o pacientes, tales como los de tipo eléctrico, mecánico o ambos.
• Impacto negativo en la actividad asistencial.
• La dificultad para obtener repuestos o/y fungibles de los equipos en el mercado.
• Utilidad clínica de un sistema, subsistema o equipo.
• Prestaciones o resultados no idóneos: bajo rendimiento y/o pérdida de calidad irrecuperable. El informe de obsolescencia deberá identificar de forma clara los equipos (equipo, marca, modelo, descripción, nº serie, ubicación, etc.) y la motivación de su grado de obsolescencia.
5.5
Plan de gestión medioambiental
El adjudicatario será responsable y asumirá los gastos derivados de la retirada de elementos y/o equipos averiados o dados de baja y de todos aquellos restos originados como consecuencia de las revisiones y reparaciones de los equipos. Estos elementos deberán ser retirados por gestores debidamente
autorizados de forma que se cumpla en todo momento la normativa medio-ambiental que sea de aplicación. En este sentido, el adjudicatario colaborará con la Gerencia correspondiente siguiendo las directrices de gestión medioambiental que se establezcan en sus centros.
Deberá aportar al responsable del centro los correspondientes certificados de destrucción en el plazo de un mes desde la retirada del equipo. Igualmente deberá generar los informes que le sean requeridos al respecto.
5.6
Plan de formación
El personal del adjudicatario participará en la formación continuada de los usuarios de instalaciones y equipos para uso médico.
Para ello dispondrá de un plan de formación anual en donde se recogerán los objetivos de la formación y las distintas actividades que se llevarán a cabo. Estas actividades estarán orientadas hacia la instrucción inicial por puesta en marcha de un nuevo equipo así como a la actualización permanente de los conocimientos de los usuarios en cuestiones de funcionamiento, operatividad, optimización y seguridad en el uso del equipamiento instalado.
El adjudicatario pondrá siempre a disposición de los usuarios la documentación vinculada al correcto uso y utilización del equipamiento. Las instrucciones de utilización y la información que acompaña a los productos, necesaria para su correcta utilización y mantenimiento, debe mantenerse, en todo momento, accesible al personal que maneja el equipo.
Las empresas licitadoras deberán presentar un plan de formación del equipo de personas presentado. Dicho plan será objeto de valoración.
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6
NIVEL DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Será objeto del contrato clasificar las incidencias y repartir el parte de trabajo al técnico teniendo en cuenta su conocimiento, especialidad y competencia.
En el caso de que la ejecución de un determinado mantenimiento conlleve riesgo significativo, se tomarán las medidas de seguridad pertinentes, recurriendo para ello, si fuera necesario, al departamento de Prevención de Riesgos Laborales del centro que corresponda, al propio fabricante o al Servicio Técnico Oficial autorizado por éste.
Se respetará, coordinará o modificará la planificación de las tareas en función de la actividad asistencial de cada uno de los centros.
El adjudicatario se hará cargo de la corrección de la incidencia inmediatamente después de recibir la notificación de la misma, cumpliendo el tiempo de respuesta y de resolución establecidos según la categoría de urgencia y criticidad asignada y especificada en el presente pliego.
Después de la realización de las operaciones de mantenimiento, el adjudicatario verificará que se mantienen las características y especificaciones técnicas iniciales del equipo que garantizaron la seguridad y el funcionamiento del mismo, en la medida que puedan haberse visto afectadas por las acciones de mantenimiento.
6.1
Tiempos de respuesta, respuesta in-situ y resolución
Se establecerán los tiempos de respuesta, respuesta in-situ y resolución en función de la categorización por criticidades. Igualmente, en base a dicha categorización se establece la necesidad de sustituir el equipo por otro de prestaciones similares con la finalidad de no interrumpir la prestación asistencial. La definición se realizará por cada uno de los lotes propuestos.
Se entiende por tiempo de respuesta, el transcurrido entre la emisión del aviso de incidencia por parte del responsable del centro por cualquier medio que permita tener constancia del día y hora de emisión (llamada telefónica, correo electrónico, fax, etc.) y la respuesta a ese aviso por parte del adjudicatario. Se mide como el tiempo que transcurre en minutos desde que se realiza el aviso, quedando constancia del mismo, y un técnico del adjudicatario se pone en contacto con el centro, dejando igualmente constancia de su comunicación. Será responsabilidad del contratista el que tanto el aviso como la respuesta queden registrados. Adicionalmente, el adjudicatario ha de ponerse en contacto con el origen de la incidencia por el medio más rápido que permita cumplir con los tiempos requeridos establecidos según la siguiente categorización:
• Avisos tipo Crítico: se consideran de máxima prioridad y en su caso puede requerir sustitución transitoria del equipo.
• Avisos tipo Urgente: se considerarán de prioridad media y no requieren sustitución.
• Avisos tipo Normal: se considerarán de prioridad baja y no requieren sustitución.
Será criterio del responsable del centro que corresponda, el dirimir acerca de la clasificación del tipo de aviso. Se establecerán, con posterioridad a la firma del contrato en reuniones con los centros, los niveles de criticidad de cada uno de los equipos. Esta clasificación, siempre que sea posible, estará asociada al equipo y/o su localización de forma que el adjudicatario pueda conocerla y registrar la criticidad asignada. El responsable del centro correspondiente, siempre que sea posible, establecerá estas prioridades, que estarán alineadas con:
• La criticidad del sistema, en relación con el impacto que se produzca en la actividad asistencial.
• El área donde se encuentre ubicado el equipo.
• El grado de utilización del equipo.
• La existencia de repuestos y/o equipos de sustitución.
La categorización de criticidad de un determinado equipo podrá variar a lo largo de la ejecución del contrato y en este caso el responsable correspondiente informará al adjudicatario de los cambios que se produzcan.
El tiempo de respuesta in-situ, se define como el transcurrido entre la recepción y registro del aviso de incidencia por parte del responsable del centro por cualquier medio que permita tener constancia del día y hora de emisión (llamada telefónica, correo electrónico, fax, etc.) y la respuesta en forma de presencia en el centro a ese aviso por parte del adjudicatario. Se mide como el tiempo que transcurre en minutos desde que se registra el aviso, quedando constancia del mismo, y un técnico del adjudicatario se presenta en el centro, dejando igualmente constancia de su presencia. Será responsabilidad del contratista el que tanto el aviso como la respuesta queden registrados.
El tiempo de resolución se define como el periodo que transcurre desde que se produce la comunicación de la avería (coincidente con el momento temporal desde que se inicia la medición del tiempo de respuesta) hasta que el equipo recupera todas sus funciones operativas.
En caso de que el adjudicatario no pueda cumplir con el tiempo de resolución máximo requerido deberá informar al responsable del centro antes de la finalización del citado plazo máximo, dejando constancia de la fecha y hora de dicha comunicación. El adjudicatario deberá tener constancia documental de dicha comunicación no siendo válido como único medio de comunicación el teléfono.
6.2
Disponibilidad del equipamiento.
Como criterio general de calidad además del cumplimiento de los tiempos de respuesta y resolución, se establece un índice de disponibilidad (D) para cada tipo de equipo electromédico incluido en el alcance de este contrato. Para la determinación del índice, que se medirá en cómputo anual, se descontará el tiempo correspondiente a los mantenimientos preventivos programados. Se considera tiempo base de disponibilidad para el cálculo, el tiempo horario de la actividad asistencial en donde se encuentra ubicado el equipo.
Cada uno de los equipos tendrá asociada una disponibilidad garantizada (Dg) en función de su criticidad y según el criterio que se defina por la gerencia correspondiente. El valor de esta disponibilidad garantizada no será fijo y podrá ser variado a lo largo de la vida del equipo previa autorización del órgano de contratación en base a un informe motivado.
La definición de disponibilidad (D) es la siguiente:
t p c g t p T T T D D T T − − = ≥ −
Siendo Tt el tiempo total de uso del equipo (horas), Tp el tiempo utilizado en el mantenimiento preventivo (horas), Tc el tiempo total de parada del equipo (horas) y Dg la disponibilidad garantizada. La D se calculará para cada equipo electromédico.
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condiciones de uso debido a avería o a las tareas de reparación y mantenimiento correctivo, incluyendo tiempos de espera de repuestos, tiempo de mano de obra o tiempo de reparación en el exterior si procede.
Para el establecimiento del tiempo útil de operación de los equipos (en horas), Tt se calculará en base a la jornada u horario de actividad asistencial del servicio o área donde se encuentra ubicado el equipo. Se define como el tiempo en horas durante el cual el usuario tiene la intención de funcionar con el equipo. Se establece la Dg para cada lote o sublote.
A efectos del cálculo de la D, no se computarán como horas de parada aquellas que se produzcan como consecuencia de un uso negligente del equipo por parte del personal usuario o de personal ajeno a la empresa adjudicataria al igual que tampoco se tendrán en cuenta las paradas ocasionadas por incendio, inundación, accidente fortuito o catástrofe natural.
6.3
Indicadores
Los licitadores deberán presentar un informe mensual con al menos los siguientes indicadores que den una visión global de la situación del servicio prestado. Dichos indicadores podrán ser revisados y modificados por cada uno de los responsables de los centros y servirán para poder aplicar las penalizaciones previstas en el contrato:
I1: % de Ejecución Mensual del Servicio. Definido como el número de partes ejecutados y cerrados a lo largo del mes (se incluyen los abiertos en el mes en curso y en los meses anteriores), entre el número total de partes solicitados durante el mes en curso, no incluyéndose aquellos equipos que sean dados de baja por obsolescencia o por aplicación de criterios económicos que sean aprobados por la gerencia correspondiente. Se incluye el cumplimiento de los mantenimientos preventivos y técnico-legales correspondientes al mes.
a = Nº de partes ejecutados b = Nº total de partes solicitados % Ejecución mensual=(a/b) * 100
El presente indicador estará asociado al Fallo de Calidad 1 (FC1) indicado en la tabla de penalizaciones. I2: % de Ejecución Acumulado del Servicio. Definido como el número de partes ejecutados en los últimos doce meses, entre el número total de partes solicitados durante los últimos doce meses, no incluyéndose aquellos equipos que sean dados de baja por obsolescencia o por aplicación de criterios económicos que sean aprobados por el centro correspondiente. Se incluye el cumplimiento de los mantenimientos preventivos y técnico-legales correspondientes al año.
a = Nº de partes ejecutados b = Nº total de partes solicitados % Ejecución acumulado=(a/b) * 100
El presente indicador estará asociado al Fallo de Calidad 2 (FC2) indicado en la tabla de penalizaciones. I3: % Retraso en los tiempos de servicio establecidos. Definido como el número de veces que se incumplen los tiempos de servicio establecidos para cada uno de los lotes entre el número total de partes solicitados durante el mes en curso.
a = Nº de incumplimientos de los tiempos exigidos b = Nº total de partes solicitados
% Retraso=(a/b) * 100
• Tiempo de respuesta. Definido como el tiempo transcurrido en minutos entre la emisión del aviso de incidencia por parte del centro y la respuesta a ese aviso por parte de un técnico del contratista.
• Tiempo de respuesta in-situ. Definido como el tiempo transcurrido en minutos entre la recepción del aviso de incidencia por parte del centro y la presencia por parte de un técnico del contratista en el centro objeto de la incidencia..
• Tiempo de resolución. Definido como el periodo que transcurre en minutos desde que se produce la comunicación de la avería (coincidente con el momento temporal desde que se inicia la medición del tiempo de respuesta) hasta que el equipo recupera todas sus funciones operativas.
El presente indicador estará asociado al Fallo de Calidad 3, 4 y 5 (FC3, FC4 y FC5) indicado en la tabla de penalizaciones.
Satisfacción de usuarios. El grado de satisfacción basado en la puntuación media sobre el total de las encuestas de satisfacción realizadas debe tener un valor satisfactorio. Se medirá anualmente y únicamente será objeto de análisis.
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7
PENALIZACIONES
Con objeto de asegurar que la empresa adjudicataria cumpla con los parámetros de calidad del servicio, se fijan en el presente pliego unos indicadores de calidad y disponibilidad asociados a deducciones y penalidades por incumplimiento.
Las penalidades, se impondrán por acuerdo del órgano de contratación, serán inmediatamente ejecutivas y se harán efectivas mediante deducción de las cantidades que, en concepto de pago total o parcial, deban abonarse al contratista o sobre la garantía que, en su caso, se hubiese constituido, cuando no puedan deducirse de las correspondientes facturas.
Las deducciones por penalidades se aplicarán en la factura siguiente a aquella en la que se calculen dichas deducciones. En caso de existir discrepancias las deducciones se podrán compensar en facturas posteriores.
Se definen a continuación los incumplimientos de calidad y disponibilidad imputables al contratista, y las penalidades aplicables a cada uno de ellos:
• Incumplimientos del nivel de servicio y sus deducciones:
Nombre indicador Estándar Rango Fallo
asociado Factor Multiplicativo sobre Unidad de Penalización
EJECUCIÓN MENSUAL DEL SERVICIO > 98% 97% ≤ I.1 ≤98% FC1 5
EJECUCIÓN MENSUAL ACUMULADA DEL
SERVICIO > 97%
96% ≤ I.1 <
97% FC2 10
RETRASO EN LOS TIEMPOS DE SERVICIO DE
RESPUESTA < 1% 1% ≤ I.3 < 3% FC3 5
RETRASO EN LOS TIEMPOS DE SERVICIO DE
RESPUSTA IN SITU < 1% 1% ≤ I.3 < 3% FC4 5
RETRASO EN LOS TIEMPOS DE SERVICIO DE
RESOLUCION < 3% 3% ≤ I.3 ≤ 5% FC5 10
Tabla: Fallos de calidad asociados a indicadores de nivel de servicio, frecuencias de medición y valores estándar
La presente tabla tiene carácter informativo y deberá definirse en cada uno de los lotes objeto del contrato.
La frecuencia de medición de los indicadores será mensual.
La unidad de penalización (UP) aplicable a los fallos será de 300 €.
Para la aplicación de las penalidades asociadas a los fallos de calidad se tendrá en cuenta el valor de los indicadores para cada centro de gestión incluido en la contratación.
• Deducciones asociadas a la disponibilidad
Como criterio general de calidad además del cumplimiento de los tiempos de respuesta, se establece un índice de disponibilidad (D) para cada tipo de equipamiento incluido en el alcance de este contrato.
La unidad de penalización (UP) para la disponibilidad se establece en 20 € por equipo por cada unidad porcentual (1%) de descenso de la disponibilidad con respecto a la disponibilidad garantizada (Dg) requerida.
Para la aplicación de las penalidades asociadas a la disponibilidad se tendrá en cuenta su valor para cada centro de gestión incluido en la contratación.
• Tipificación de faltas y sus penalidades Falta muy grave:
- La acumulación de tres faltas graves en un trimestre.
- Incumplimiento de los plazos de respuesta superando el plazo requerido en más de un 100%.
- Incumplimiento de las condiciones del mantenimiento sustitutivo en aquellos equipos considerados como críticos.
Falta grave:
- Incumplimiento de cualquiera de los plazos de respuesta superando el plazo requerido en más de un 50% y menos de un 100%.
- La acumulación de tres faltas leves en un mes. Falta leve:
- Incumplimiento de cualquiera de los plazos de respuesta superando el plazo requerido en menos de un 50%.
• Penalidades derivadas de faltas:
Osakidetza estará en disposición de imponer las siguientes penalidades: - 1.000 euros por cada falta leve.
- 2.000 euros por cada falta grave. - 5.000 euros por cada falta muy grave.
Para la aplicación de las penalidades asociadas a todas las faltas se tendrá en cuenta su valor para cada centro de gestión incluido en la contratación.
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8
EQUIPO DE TRABAJO
Existirá un Director del Proyecto por parte de cada una de las empresas adjudicatarias, representante de la misma e interlocutor y responsable de los trabajos ante la Dirección del Proyecto de Osakidetza. Osakidetza aportará también la figura de un Director de Proyecto, con la función de coordinar la participación de los recursos humanos del mismo que sean necesarios en cada momento.
Osakidetza controlará, mediante la figura de su Director de Proyecto, el cumplimiento de los términos acordados, así como la calidad y adecuación del servicio objeto de este contrato, quedando ambos sujetos a lo que marca la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas (texto refundido), en cuanto hace referencia a completar los términos y calidad de los productos desarrollados.
Asimismo, deberán identificarse los responsables únicos en cuantas actividades que, por su importancia, se considere oportuno; así como sus funciones y relaciones con el resto del equipo y Osakidetza.
Osakidetza, por su parte, deberá asegurar la colaboración de Técnicos, responsables en las distintas fases del proyecto y designará un Coordinador, a través del cual se canalicen cuantas consultas sean necesarias para el conocimiento detallado de dicha solución.
9
FUNCIONES Y DESARROLLO OPERATIVO DEL ADJUDICATARIO.
La empresa o empresas adjudicatarias efectuarán sobre los equipos electromédicos objeto del contrato, las siguientes funciones:
• Operaciones de mantenimiento preventivo, correctivo, legalización, verificación, validación, calibración y control de calidad según las indicaciones de este pliego, garantizando la adecuada utilización, la buena conservación y durabilidad de los equipos.
• Se recogerán las acciones a efectuar en los equipos con indicación de su periodicidad.
• Las reparaciones u operaciones cuya realización produzca un trastorno en la actividad a los Servicios, serán efectuadas durante los horarios que señale el Jefe de Mantenimiento o la Dirección de cada Centro o Área.
• Quedarán excluidas las averías producidas por catástrofes naturales tales como: inundaciones, descargas eléctricas producidas por rayos, así como producidas por variaciones de tensión (cuando la tensión suba mas de un 15% o baje más del 75% de la tensión nominal) y fenómenos transitorios ocasionados por el suministro eléctrico.
• Estas operaciones de mantenimiento se regularán conforme a las normas:
- Real Decreto 1591/2009 de 16 de octubre por el que se regulan los productos sanitarios (B.O.E. nº 268 de 6 de noviembre de 2009). Y cuya entrada en vigor fue el 21 de marzo de 2010.
- CIRCULAR Nº 3/2012. Agencia española del medicamento y producto sanitario sobre asistencia técnica de productos sanitarios. Recomendaciones aplicables en la asistencia técnica de productos sanitarios en los Centros Sanitarios.
- Norma UNE 60601-1 Seguridad Eléctrica en equipos electromédicos. Parte 1: Requisitos generales para la seguridad básica y funcionamiento esencial.
- Norma EN 62353. Ensayos recurrentes y después de reparación.
- U otros Reales Decretos o Reglamentos a los que estén sujetos, que regulan las actuaciones sobre los equipos electromédicos incluidos en este pliego de condiciones técnicas.
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10
INVENTARIO
El o los adjudicatarios deberán trabajar junto con cada una de las Instituciones objeto de contrato en la actualización y mantenimiento del inventario de los equipos de electromedicina y que contendrá si es posible:
• Identificación: con marca, modelo, tipo, número de serie, etc.
• Situación: Grupo funcional, planta de ubicación, zona, etc.
• Breve descripción del equipo.
• Proveedor y servicio posventa.
• Empresa mantenedora.
• Manuales técnicos y de uso.
• Fecha de adquisición y precio.
• Datos históricos sobre el mantenimiento de los equipos. En este concepto se incluirá toda la información procedente de las intervenciones de mantenimiento, incluyendo aspectos administrativos y contables.
En el plazo de tres meses a partir de la firma del contrato, se actualizará el inventario definitivo. Una vez conformado por los servicios técnicos de cada Hospital este inventario fijará el alcance de la actuación de la empresa o empresas adjudicatarias, es decir, la cantidad de equipos bajo su responsabilidad sobre los que tenga que realizar el mantenimiento, objeto del contrato.
Durante la elaboración del inventario, se etiquetarán la totalidad de equipos en cuya etiqueta figurará al menos el código SAP del Equipo. Además, se hará un repaso anual a la totalidad de equipamiento objeto del contrato, certificando las altas y bajas habidas.
Se adjunta en el ANEXO I del presente pliego el estilo del documento de inventario a entregar por todas y cada una de las adjudicatarias. Dicho documento deberá ser entregado en formato Excel 2010 y permitirá a Osakidetza obtener un inventario común para todas las organizaciones. Los campos del ANEXO I podrán ser modificados previo acuerdo durante el transcurso del contrato para adaptarse a las necesidades de Osakidetza.
11
ADICIONES Y SUSTRACCIONES DE NUEVO EQUIPAMIENTO
11.1
Nuevo equipamiento.
Osakidetza podrá incorporar en todo momento nuevos equipos al presente contrato, en las mismas condiciones que el equipamiento inicial, ajustándose convenientemente el importe anual del mismo y facturando la parte proporcional por el tiempo a transcurrir hasta el próximo vencimiento anual.
Así mismo se valoraran las bajas producidas durante el desarrollo de la actividad y por tanto serán detraídas de los importes contratados. Estas valoraciones serán acordadas entre Osakidetza como por la empresa adjudicataria para llevar a cabo la consiguiente disminución.
11.2
Relación contractual de tracto sucesivo.
Los contratos de mantenimiento de equipos de electromedicina en vigor a la adjudicación del presente contrato, irán quedando sin validez una vez que vayan venciendo y su vigencia termine.
Siempre que exista el beneplácito de ambas partes, podrán dejarse sin validez aquellos contratos que se entienda pueden ser complementarios a alguno de los lotes licitados.
En Anexo II del presente documento se detallan los contratos en vigor para los centros objeto del pliego.
La adquisición de nuevo equipamiento por parte de Osakidetza no valorado en el Anexo II y que deba someterse a las condiciones planteadas en el presente pliego deberá ser valorado y acordado tanto por Osakidetza como por la empresa adjudicataria para llevar a cabo la consiguiente ampliación. Se indican los términos de dicha ampliación en el punto relativo al presupuesto, punto 22 Presupuestos y plazos del presente documento.
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12
ASESORAMIENTO Y CONSULTORÍA
El adjudicatario, en virtud de su conocimiento del equipamiento objeto del contrato y del seguimiento de las averías y comportamiento del mismo, está obligado a realizar una labor permanente de asesoramiento y consultoría para mantener informados a los Hospitales y Áreas Sanitarias objeto de contrato de las oportunidades de mejora de dicho equipamiento, necesidades de sustitución, consejos de empleo y manejo, etc.
El adjudicatario deberá aportar información en materias como:
• Vida media de los equipos en función de su uso y estado, cuando sea posible su pronóstico, de manera que los distintos centros puedan prever económica y técnicamente su sustitución con una antelación razonable.
• Opciones y alternativas que ayuden al Centro a tomar decisiones de compra o reparación, presentando aquéllas que sean más rentables económica y técnicamente.
• Problemas que puedan preverse al realizar los mantenimientos preventivos, correctivos o legales, proponiendo las soluciones técnica y económicamente más adecuadas.
• Requisitos legales aplicables y actualización de los mismos durante la vigencia del contrato.
• En general, cualquier cuestión relacionada directa o indirectamente con el servicio prestado, que tenga o pueda tener repercusión positiva en el mismo y aporte ventajas o mejoras a los Hospitales y Centros de Salud.
El adjudicatario deberá aportar los conocimientos de sus técnicos de aplicaciones para poder llevar a cabo formaciones conjuntas con los Servicios de Protección Radiológica en aquellos equipos que lo requieran a fin de:
• Realizar evaluaciones periódicas de las técnicas configuradas en los equipos con respecto a aquellos procedimientos clínicos que en realidad se llevan a cabo. En el caso de que las técnicas utilizadas no sean las adecuadas o se considere que puedan establecerse otras mejores, la empresa adjudicataria a través de su técnico de aplicaciones realizará una propuesta de mejora y de implementación que cuente con su colaboración.
• En caso de solicitarse, se realizará al menos una formación anual al personal clínico relativa al manejo de los equipos, tanto en lo que se refiere a la selección de parámetros como en lo referente a los diferentes modos de funcionamiento.
• En caso de ser solicitado, el responsable de aplicaciones prestará asesoramiento al hospital para el mantenimiento de la configuración óptima del equipo.
13
MEDIOS MATERIALES
13.1
MATERIALES INCLUIDOS
Todo el material necesario para las reparaciones correrá a cargo de la empresa adjudicataria; el pago de dichas reparaciones será por cuenta de la empresa adjudicataria, sea cual sea su importe, estando incluido el mismo dentro del presente procedimiento. La calidad de los repuestos será igual o superior al elemento a sustituir, y al menos consensuado con el centro.
Todos los materiales y repuestos empleados en las reparaciones o revisiones preventivas serán originales y del mismo fabricante que el del equipo, de modo que se garantice el mantenimiento del marcado CE según el RD 1591/2009 y la circular de la Agencia Estatal del Medicamento (AEMPS) 3_2012 de Asistencia-Técnica.
De la misma forma, la gestión y almacenaje de los mismos, correrá a cargo de la empresa adjudicataria. El o los adjudicatarios aportarán sin exclusión alguna todos los materiales de repuesto perecederos a tiempo incierto (semi-fungibles) incluidos en las labores propias de mantenimiento preventivo, correctivo garantizando en todo momento el stock mínimo necesario para el cumplimiento de los requerimientos del presente pliego en términos de eficiencia. Se incluyen todos los elementos internos o externos que por mantenimiento preventivo deban de ser provistos, como por ejemplo baterías, filtros, kits de mantenimiento, etc.
Igualmente, el o los adjudicatarios aportarán totalmente a su cargo el denominado “pequeño material”: grasas, líquidos limpiadores, contactores, etc.
13.2
MATERIALES EXCLUIDOS
Únicamente quedarán excluidos de la presente contratación los siguientes materiales.
• Cualquier producto de origen químico o biológico (gases, aceites, etc.) que forme parte directa o indirectamente, del proceso de ajuste y/o calibración de los equipos objeto del contrato.
• Material fungible, como papel, películas, discos, boquillas, electrodos desechables.
• Todo tipo de papel de ECGs, EEGs, Faxes, Impresoras.
• Material de un solo uso.
• Contrastes.
• Reposición de instrumental quirúrgico.
• Todo tipo de material fotográfico, como películas, etc.
13.3
EQUIPOS DE SUSTITUCION
Para la sustitución temporal de aquellos equipos averiados que por su criticidad no puedan dejar de prestar servicio y/o cuando la reparación de los mismos no sea posible en los plazos establecidos, el adjudicatario dispondrá de un stock de equipos de sustitución que serán, en todo caso, de prestaciones equivalentes a las del equipo sustituido.
El adjudicatario deberá mantener el parque de equipos de sustitución en perfectas condiciones de operatividad, dispondrá de toda la documentación asociada a estos equipos en formato electrónico para su consulta y formará adecuadamente en su utilización al personal de Osakidetza cuando sea necesario. Los equipos de sustitución deberán ser siempre conformes según lo establecido por el RD 1591/2009.
