Análisis y mejoramiento en la recuperación y pago de cuentas y documentos por cobrar y pagar de la empresa Hilong Ecuador

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FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS CARRERA DE INGENIERÍA EN FINANZAS Y AUDITORIA CPA

TRABAJO DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DE TÍTULO DE

INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORIA CPA

“ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO EN LA RECUPERACIÓN Y PAGO DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR Y PAGAR DE LA EMPRESA

HILONG ECUADOR”

AUTORA

FUERTES CHICANGO JESSICA ELIZABETH

DIRECTOR

MARCELO MORENO CAZAR

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DECLARACIÓN

Yo, JESSICA ELIZABETH FUERTES CHICANGO, declaro que el trabajo aquí descrito es de mi autoría; que no ha sido previamente presentado para ningún grado o calificación profesional; y, que he consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en este documento.

La Universidad Tecnológica Equinoccial puede hacer uso de los derechos correspondientes a este trabajo, según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por la normativa institucional vigente.

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CERTIFICACIÓN

Mediante la presente, certifico que la tesis titulada: “ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO EN LA RECUPERACIÓN Y PAGO DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR Y PAGAR DE LA EMPRESA HILONG ECUADOR”. Es trabajo realizado por la Srta. Jessica Elizabeth Fuertes Chicango, el mismo que ha sido realizado bajo mi tutoría.

La tesis propuesta cumple los parámetros técnicos y de investigación.

____________________ Ing. Marcelo Moreno C.

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AGRADECIMIENTO

Agradezco a Dios que con sus bendiciones me ha permitido llegar a cumplir mi carrera profesional.

A mis Padres y Abuelos que con su sacrificio han logrado educarme para ser una profesional.

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INDICE DE CONTENIDOS

DECLARACIÓN II

CERTIFICACIÓN III

AGRADECIMIENTO IV

INDICE DE CONTENIDOS V

CAPÍTULO I 1

INTRODUCCIÓN 1

EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 1

1.1.1 Problema a investigar 1

1.1.2 Objeto de Estudio Teórico 2

1.1.3 Objeto de Estudio Práctico 2

1.1.4 Planteamiento del Problema 3

1.1.5 Formulación del Problema 5

1.1.6 Sistematización del Problema 5

1.1.7 Objetivo General 5

1.1.8 Objetivos Específicos 5

1.1.9 Justificaciones 6

MARCO TEÓRICO REFERENCIAL 7

CONTROL INTERNO DE COMPRAS 8

SISTEMA DE CUENTAS POR PAGAR 8

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CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR Y PROVEEDORES 11

NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACION FINANCIERA 15

NIIF EN EL CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR 15

Clasificación contable 15

Cuentas por Cobrar por Ventas 15

Medición de Cuentas por cobrar según NIIF 16

Medición Posterior 16

Medición de Cuentas por pagar según NIIF 17

LEYES SOBRE CUENTAS POR COBRAR Y DOCUMENTOS POR PAGAR 18

Ley de Cuentas por Cobrar 18

Ley de Régimen Tributario Interno 18

Ley de Cuentas por pagar 19

RIESGO FINANCIERO 19

1.2.2 Marco conceptual 20

CAPITULO II 25

METODO 25

2.1. METODOLOGIA GENERAL 25

2.1.1. Nivel de estudio 25

2.1.1.1. Investigación Descriptiva 25

2.1.2. Modalidad de la investigación 26

2.1.2.1. Investigación de Campo 26

2.1.2.2. Investigación Documental 26

2.1.3. Método 26

2.1.3.1. Método Deductivo-Inductivo 26

2.1.3.2. Método de Análisis y Síntesis 27

2.1.4. Población y Muestra 27

2.1.4.1. Población 27

2.1.4.2. Muestra 28

2.1.5. Selección instrumentos de investigación 29

(8)

2.1.5.2. Observación directa 29

2.1.5.3. Encuesta 30

2.1.5.4. Fuentes de información 30

2.1.6. Procesamiento de datos 30

2.1.6.1. Procedimiento de la información 30

2.1.6.2. Análisis de la información 31

2.2 METODOLOGIA ESPECÍFICA 31

Introducción 31

Objetivos Específicos 32

Objetivo 1: Analizar situacionalmente los procesos contables y administrativos relacionados con las cuentas y documentos por cobrar y pagar de los clientes y

proveedores. 32

Metodología Específica 32

Análisis del Macroambiente 32

Análisis del Microambiente 33

Estudio del direccionamiento estratégico de la empresa 33

Análisis del Sistema Contable y Administrativo 33

Objetivo No 2: Diseñar estrategias financieras para reducir el riesgo de incobrabilidad de clientes y mejorar la efectividad en los pagos a proveedores. 34

Metodología específica 34

Objetivo No 3: Elaborar un sistema de recuperación y pago de cuentas, y documentos

por cobrar y pagar 35

Metodología específica 35

CAPÍTULO III 36

RESULTADOS 36

3.1 RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS 36

Metodología General 36

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3.1.2. Análisis Situacional 45

3.1.2.1. Entorno Interno y Externo 45

Análisis del Macroambiente 46

PIB (Producto Interno Bruto) 46

La Inflación 48

Análisis del Microambiente 56

Análisis Interno 58

Componente Organizacional 58

Componente contable administrativo 60

Componente financiero 60

Análisis Vertical 61

Balance General 61

Estado de Resultados 69

Análisis Horizontal 73

Balance General 73

Análisis con indicadores financieros 85

3.1.3. Direccionamiento estratégico de la empresa 91

Misión y Visión 91

Valores Corporativos 91

Objetivos Estratégicos 92

Estrategias Administrativas y Financieras 92

Análisis FODA 92

3.2 Diseñar estrategias financieras para reducir el riesgo de incobrabilidad de clientes y mejorar la efectividad en los pagos a proveedores 94

Aplicación de estrategias financieras 94

Estrategia No 1: Métodos de evaluación del riesgo de crédito 94

Estrategia No 2: Promover políticas eficientes de cobranzas 97

MANUAL DE POLÍTICA DE COBROS DE CLIENTES DE HILONG 2014-2015 98 Estrategia No 3: Método de evaluación de posición de cuentas por cobrar 107

Método de plazo promedio de cobros 107

Costo de incobrabilidad. 107

Costo de investigación y cobranza. 108

Estrategia No 4: Descuentos por pronto pago 110

3.3 Elaborar un sistema de recuperación y pago de cuentas, y documentos por

cobrar y pagar 112

(10)

PLAN ESTRATÉGICO DE RECUPERACIÓN DE CARTERA PARA LA EMPRESA

HILONG DEL ECUADOR 117

CAPÍTULO IV 121

DISCUSIÓN 121

CONCLUSIONES 121

RECOMENDACIONES 123

BIBLIOGRAFÍA 125

ANEXOS 127

Anexo 1 127

Anexo 2 155

Anexo 3 156

Anexo 4 157

Anexo 5 158

Anexo 6 159

Anexo 7 160

Anexo 8 161

Anexo 9 162

Anexo 10 168

Anexo 11 170

(11)

INDICE DE TABLAS Y FIGURAS

Tabla 2.1. personal del departamento de ventas, cobros y compras en Hilong del

Ecuador 29

Tabla 3.1. diagnostico departamento de ventas-preguntas 1-2-3 37 Tabla 3.2. diagnostico departamento de ventas-preguntas 5-6 38 Tabla 3.3. diagnostico departamento de ventas-preguntas 7-8-9 39 Tabla 3.4. diagnostico departamento de cobros-preguntas 1-5-6-7-9-10-12 40 Tabla 3.5. diagnóstico departamento de cobros -preguntas 2-3-4 41 Tabla 3.6. diagnóstico departamento de cobros -preguntas 8-11 42 Tabla 3.7. diagnostico departamento de compras-preguntas 2-5-8 43 Tabla 3.8. diagnostico departamento de compras -preguntas 1-7-9 44 Tabla 3.9. diagnostico departamento de compras -preguntas 3-4-6 45 Tabla 3.10. pib sectorial-tasa de crecimiento interanual 2013-2014 47

Tabla 3.11. tasas de interés activa, 2014 52

Tabla 3.12. empresas competidoras en producción y servicios petroleros, 2014-2015 56 Tabla 3.13. Hilong oil services del Ecuador-balance general comparativo

(12)

Tabla 3.14. Hilong oil services del Ecuador-análisis vertical del balance general

2012-2013 64

Tabla 3.15. Hilong oil services del Ecuador-detalle de las cuentas por cobrara provisionadas por empresas, total de facturas y valores totales, 2012 66 Tabla 3.16. Hilong oil services del Ecuador-análisis vertical del balance general

2013-2014 67

Tabla 3.17 Hilong oil services del Ecuador- estado de resultados comparativo

2012-2013-2014 70

Tabla 3.18 Hilong oil services del Ecuador- ventas a crédito 2012-2013 y 2014 71 Tabla 3.19. Hilong oil services del Ecuador-análisis vertical del estado de resultados

2012-2013 71

Tabla 3.20. Hilong oil services del Ecuador-análisis vertical del estado de resultados

2013-2014 72

Tabla 3.21. Hilong oil services del Ecuador-análisis horizontal del balance general

2012-2013 74

Tabla 3.22. Hilong oil services del Ecuador-registro de cuentas por cobrar clientes,

2012 75

Tabla 3.23. Hilong oil services del Ecuador-registro de cuentas por cobrar clientes,

2013 76

Tabla 3.24. Hilong oil services del Ecuador-clientes nuevos 2013 76 Tabla 3.25. Hilong oil services del Ecuador-saldos mensuales de cuentas por

pagar-proveedores 2012 78

Tabla 3.26. Hilong oil service del Ecuador- saldos mensuales de cuentas por

pagar-proveedores 2013 78

Tabla 3.27. Hilong oil services del Ecuador- aumento de saldos en proveedores

(13)

Tabla 3.28. Hilong oil services del Ecuador- aumento de saldos en proveedores

nacionales y proveedores del exterior, 2013 79

Tabla 3.29. Hilong oil services del Ecuador-análisis horizontal del balance general

2013-2014 80

Tabla 3.30. Hilong oil service del Ecuador-nuevas cuentas de clientes, 2014 81 Tabla 3.31. Hilong oil services del Ecuador -saldos mensuales de cuentas por

cobrar-clientes 2013 82

Tabla 3.32. Hilong oil services del Ecuador -saldos mensuales de cuentas por

cobrar-clientes 2014 83

Tabla 3.33. Hilong oil services del Ecuador -saldos mensuales de cuentas por pagar

proveedores 2013 84

Tabla 3.34. Hilong oil services del Ecuador –indicador de actividad de cuentas por

cobrar, 2012- 2014 86

Tabla 3.35. Hilong oil services del Ecuador –indicador de rotación de cuentas por

cobrar, 2012- 2014 87

Tabla 3.36. Hilong oil services del Ecuador –indicador de endeudamiento-rotación de

cuentas por pagar 90

Tabla 3.37. Hilong oil service del Ecuador –ingresos por ventas 2014 95 Tabla 3.38. Hilong oil service del Ecuador –provisión de cuentas incobrables cartera,

2014) 95

Tabla 3.39. Hilong oil service del Ecuador –% real de riesgo de cartera mensual 96 Tabla 3.40. Hilong oil services del Ecuador –registro de cuentas por cobrar 2014 97 Tabla 3.41. Hilong oil services del Ecuador –politica de cobro no1 para la empresa

(14)

Tabla 3.42. Hilong oil services del Ecuador –politica de cobro no1 para la empresa

schuschufindi 101

Tabla 3.43. Hilong oil services del Ecuador –politica de cobro no1 para la empresa

petroamazonas ep 103

Tabla 3.44. Hilong oil services del Ecuador –politica de cobro no1 para la empresa

sinopec international 105

Tabla 3.45. Hilong oil services del Ecuador –politica de cobro no1 para la empresa

andes Ecuador 106

Tabla 3.46. Hilong oil services del Ecuador –politica de cobro no1 para la empresa

schlumberger 111

Tabla 3.47. Hilong oil services del Ecuador –procedimiento contable no 1: saldos

mensuales de cuentas por cobrar clientes 2014 114

Tabla 3.48. Hilong oil services del Ecuador –procedimiento contable no 1: asiento contable de apertura de provisión de cuentas incobrables 115 Tabla 3.49. Hilong oil services del Ecuador –procedimiento contable no 2: asiento contable de ajuste de cancelación 50% de cuentas incobrables, en el mismo periodo

116 Tabla 3.50. Hilong oil services del Ecuador –procedimiento contable no 2: asiento contable por cobro de cuentas incobrables 50% en el mismo periodo 117 Tabla 3.51. Hilong oil services del Ecuador –procedimiento contable no 2: asiento contable por cobro de cuentas incobrables 50% en el siguiente periodo 117 Tabla 3.52. Hilong oil services del Ecuador – plan estratégico de recuperación de

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CAPÍTULO I

INTRODUCCIÓN

EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

1.1.1 Problema a investigar

El principal problema en el departamento contable y financiero de la empresa Hilong del Ecuador, inadecuado análisis en la recuperación y pago de las cuentas por cobrar y pagar de la empresa, en donde es necesario analizar los procedimientos contables, administrativos y de control mediante una recopilación de información de sus empleados.

También es necesario diagnosticar la situación actual de la empresa y su entorno, a través de la investigación descriptiva y de campo, para poder determinar la factibilidad de utilizar una matriz evaluativa de riesgos, que se medirá en base al cumplimiento de políticas de cobros y compras.

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sus clientes más importantes, maximizando sus utilidades y mejorando la competitividad dentro del mercado petrolero.

1.1.2 Objeto de Estudio Teórico

La investigación actual, utiliza los fundamentos teóricos y bases conceptuales de teorías administrativas y financieras, referentes a la gestión de control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar en una empresa de servicios petroleros, en donde el análisis y mejoramiento en la recuperación y pago de las cuentas por cobrar y pagar, utilizara el estudio de políticas de cobros y compras, manuales de control interno, desarrollo de estrategias financieras, gestión de riesgos y cultura de pagos

1.1.3 Objeto de Estudio Práctico

La elaboración de un análisis y mejoramiento en la recuperación y pago de cuentas y documentos por cobrar y pagar en la empresa Hilong del Ecuador, permitirá que el personal del departamento contable y financiero, haga uso de un sistema de recuperación de cuentas por cobrar y cuentas y documentos por pagar, disminuyendo el riesgo de incobrabilidad y demora en las cancelaciones a proveedores, maximizando las utilidades y mejorando los indicadores de liquidez, endeudamiento y solvencia, en sus operaciones a nivel nacional con capital extranjero.

De esta forma la implementación de un sistema de recuperación y pago de cuentas, y documentos por cobrar y pagar, logrará una adecuada administración de sus clientes mediante la prevención y recuperación de la cartera vencida, maximizando su liquidez, lograr que se estructure un plan estratégico de cobranzas, pasar de una modalidad correctiva a una modalidad preventiva en el manejo y administración de riesgos de carteras.

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1.1.4 Planteamiento del Problema

La empresa de servicios petroleros Hilong del Ecuador Cía. Ltda., dentro de su área contable, posee un sistema de recuperación y pago de cuentas y documentos por cobrar y por pagar, el cual presenta muchas deficiencias, entre las más relevantes es la de realizar un inadecuado proceso de cobros de clientes, los cuales han estado en mora por varios meses durante el año 2014, considerando el mes de Agosto como el mes de mayor monto por cobrar, con $ 14.000 dólares, de los cuales únicamente se ha realizado el cobro del 15% de clientes. (Ver Referencia Anexo 10 y 11)

Al inicio de operaciones en el Ecuador, la empresa Hilong, ha administrado las cuentas por cobrar, reconociendo el valor original de la deuda, o por el valor que ha sido negociado con el deudor, el cual es registrado en un documento de Excel en base a los términos del contrato, pero debido a la falta de una base de datos actualizada de sus contratos de ventas y a la continua rotación de personal en el departamento contable encargado de la administración de cuentas incobrables, no se ha podido obtener información real sobre lo que adeuda cada cliente.

Las políticas de cobros en la empresa Hilong del Ecuador, no está siendo administrada con responsabilidad por parte del personal del departamento contable, debido a la falta de un Manual de Control Interno de procesos contables y financieros, y la falta de asignación adecuada de tareas de cada empleado, que permita la eficiencia en el cumplimiento de procesos de recuperación de cobros de cuentas con morosidad demás de un año.

Existe actualmente en el departamento contable, poco personal y alta rotación del mismo, lo cual ha causado un retraso en las operaciones, siendo afectados los clientes por una información irreal de sus deudas con la empresa.

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totalmente real, no se evidencia un sistema en el cual se registren cronológicamente los pagos realizados desde el principio del año.

Las políticas de compras no tienen un efectivo cumplimiento por falta de capacitación y conocimiento sobre sus tareas del nuevo personal que ha ingresado a la empresa, el cual ha gestionado la cancelación de algunos pasivos a corto y largo plazo sin tomar en cuenta muchas veces los intereses por mora que se mantiene con ciertos proveedores, e igualmente no han tomado en consideración los anticipos de proveedores al momento de cancelar las deudas.

El área contable está utilizando un sistema de control por medio de Excel, de sus cuentas y documentos por pagar a proveedores, en el cual se está registrando aquellos pagos que no han sido cancelados por la empresa, lo que ha dado resultados poco eficientes, pero sin alcanzar el control de sus proveedores con más altos montos, ya que muchos de los documentos de soporte como facturas, órdenes de pago, contratos de constructores, pagos de obras, etc., se han extraviado por el cambio de oficinas; por tal motivo, el contador no ha podido registrar estas transacciones, lo cual ha significado una falta en el registro de la información, indispensable para elaborar adecuados balances y pagos de impuestos a tiempo.

La continua y exigente obligación de la empresa Hilong Ecuador por recuperar y pagar las cuentas y documentos por cobrar y pagar ha causado que muchos proveedores se sientan insatisfechos con el desempeño administrativo y contable de la empresa, y algunos de ellos han decidido dejar de relacionarse con la empresa, y en ciertos casos han entablado acciones legales en contra de la misma, afectando la imagen corporativa de sus dirigentes.

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1.1.5 Formulación del Problema

¿Es deseable elaborar un sistema de recuperación y pago de las cuentas y documentos por cobrar y pagar de la empresa Hilong Ecuador?

1.1.6 Sistematización del Problema

o ¿Es relevante un análisis situacional de los procesos contables y administrativos relacionados con las cuentas por pagar y documentos por pagar del cliente y proveedores?

o ¿Son adecuados los procesos de gestión y control contable y administrativo para cuentas y documentos por cobrar y pagar de la empresa?

o ¿Cuáles serían las estrategias financieras a fin de medir el riesgo de incobrabilidad de ciertas cuentas y pagos que han caído en mora?

1.1.7 Objetivo General

Elaborar un sistema de recuperación y pago de las cuentas y documentos por cobrar y pagar de la empresa Hilong Ecuador.

1.1.8 Objetivos Específicos

o Analizar situacionalmente los procesos contables y administrativos relacionados con las cuentas y documentos por cobrar y pagar de los clientes y proveedores.

o Diseñar estrategias financieras para reducir el riesgo de incobrabilidad de clientes y mejorar la efectividad en los pagos a proveedores.

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1.1.9 Justificaciones

La presente investigación tiene como objetivo el reestructurar el actual sistema de cobros y pagos a clientes y proveedores de esta empresa, mejorando la gestión de control interno realizada en los departamentos de contabilidad y administración, y de esta forma, obtener resultados con saldos más exactos que den veracidad a los estados financieros, mejorando la labor del personal del área financiera.

La aplicación de métodos, técnicas y estrategias de control contable y financiero, a las cuentas por cobrar, así como de cuentas y documentos por pagar; permitirán la planificación y organización de sus informes contables, como son mayores auxiliares y balances, ajustando cuentas, y encontrando errores monetarios, que muchas veces son a causa de un mal desempeño del personal administrativo y contable, en el manejo de documentación.

La elaboración del sistema de recuperación y pago de las cuentas y documentos por cobrar y pagar de la empresa Hilong del Ecuador, optimizará el manejo de documentación contable, administrativa y financiera, como es el sistema de registro de las transacciones, ya que actualmente algunas cuentas por cobrar provisionadas han sido recuperadas pero no se han registrado, lo cual demuestra que existe una falta de control.

La presente investigación, beneficiará de forma directa a la empresa Hilong Ecuador y su personal contable y administrativo, de donde el nivel de eficiencia será incrementado, los cobros recuperados y pagos y obligaciones pendientes saldadas, logrando un nivel financiero estable.

Como otros beneficiarios, están las empresas comercializadoras de servicios petroleros que necesitan de una guía para poder administrar sus cuentas de control y minimizar los riesgos operacionales y financieros, existentes con adecuadas técnicas de control y recursos operativos, que viabilizaran los objetivos del área contable y financiera respectivos.

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MARCO TEÓRICO REFERENCIAL

El sistema de control interno de cuentas por pagar, engloba un conjunto de antecedentes de investigación que estructuran su estudio, los cuales dan información teórica conceptual y metódica sobre el diseño de un sistema de control interno de cuentas, y su implementación en una organización.

Masabanda (2013) en su tesis de la Universidad Tecnológica Equinoccial Escuela de Contabilidad y Auditoría, concluye que El Sistema de Control Interno Financiero propuesto consiste en un conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas destinadas a ofrecer confiabilidad en la información para la toma de decisiones

Este estudio, demuestra que para los proveedores existe riesgo operativo debido a que no poseen las suficientes garantías por parte de las empresas o clientes de que sus créditos van a ser cancelados; por tal razón, muchos de ellos rompen relaciones de negocios con las empresas al no ver cumplidas las condiciones de los contratos.

Las cooperativas sin control interno de sus libros de cuentas por pagar y proveedores no permiten la toma de decisiones para adquirir créditos de montos mayores y a largo plazo, pues no existen los procedimientos y actividades que integren la contabilidad con facturas y pagos de créditos, con la posterior y rápida emisión de balances.

Barreno, (2013), en su tesis de la Universidad Tecnológica Equinoccial Escuela de Contabilidad y Auditoría, informa que “diseñar un sistema de control interno para el manejo de las cuentas por cobrar permite mejorar la recuperación de la cartera, aminorar índices de morosidad, colocar prolijamente créditos obteniendo liquidez, solvencia y rentabilidad y el cumplimento eficaz de los objetivos planteados por la empresa.”

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CONTROL INTERNO DE COMPRAS

El control interno de compras se aplica al ciclo de compras, que incluye las funciones de aseguramiento y clasificación de fuentes de abastecimiento (proveedores); iniciar solicitudes de materiales, equipos, suministros o servicios, obtener información sobre disponibilidad y precios de proveedores aprobados; pedidos de bienes o servicios, recibir e inspeccionar o de otra manera, aceptar el material o servicio, dar cuenta de las cantidades adeudadas a los proveedores adecuados, y el procesamiento de pagos de forma controlada y eficiente.(Bravo, 2007)

En la selección de la dirección de los procedimientos y técnicas de control, el grado de control implementado es una cuestión de juicio comercial razonable. La pauta común que debe ser utilizada en la determinación del grado de implementación de controles internos, es que el coste de un control no debe exceder el beneficio obtenido. Las funciones o departamentos específicos incluidos en el ciclo de compras son:

1. Selección de los proveedores y registro 2. Realización de Compras

3. Recepción de bienes o servicios 4. Cuentas por pagar

5. Desembolsos

SISTEMA DE CUENTAS POR PAGAR

Robbins (2005), sobre el sistema de cuentas por pagar, expresa lo siguiente:

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Un sistema de cuentas por pagar implica las operaciones del departamento de compras, contabilidad, tesorería y finanzas, que se realizan al momento de adquirir ciertos bienes y servicios, bajo normas y procedimientos establecidos en el pago de obligaciones contraídas por la empresa. (Eniac, S.A. de C.V, 2006)

Las cuentas por pagar se clasifican en:

 Cuentas por pagar y proveedores

 Cuentas por pagar a compañías relacionadas

 Otras cuentas por pagar

 Cuentas por pagar y Proveedores

Las cuentas por pagar y proveedores son por compas de inventarios de mercaderías, compras de activos o cualquier otro tipo de bienes o servicios, dentro del proceso normal de operaciones de la organización.

 Cuentas por pagar a compañías relacionadas

Corresponde a los que se originan en razón del financiamiento obtenido de las compañías relacionadas principalmente de la casa matriz para el caso de las compañías transnacionales. Éste financiamiento se obtienen por la compra de materiales, maquinarias, asistencia técnicas, regalías u otro conceptos. (Suarez, 2009).

 Otras Cuentas por Pagar

Son aquellas que se originan por transacciones son comerciales de la empresa, como son reposición de gastos de viaje empleados, prestamos por inventarios, retenciones de impuestos, gastos acumulados, etc.

NORMAS Y POLITICAS ADMINISTRATIVAS DE CUENTAS POR PAGAR

 Normas administrativas de cuenta por pagar

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Y es definida por Mantilla (2009) como aquella consideradas por la organización como la manera de comportarse, donde cada miembro del grupo debe estar de acuerdo.

El usuario del sistema de información administrativo utilizado por la empresa, es responsable de los procesos que se ejecuten, razón por la cual, debe cumplir con las normas impartidas por la organización, en cuanto a la seguridad y resguardo de la información.

Algunas de éstas normas establecidas son: presentar la factura original al Departamento de Cuentas por Pagar, para procesar los pagos de las facturas donde se debe cumplir con ciertos requisitos como (Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Financieros, 2009):

1. La factura tiene que llevar el nombre de la empresa

2. Reflejar claramente el número del documento (Nº de factura), 3. La factura no debe tener enmiendas, ni tachaduras.

Es importante recalcar que estas normas son impuestas por la organización, ya que permiten asegurar el buen desempeño de las actividades en las que son responsables los analistas y auxiliares del Departamento de Cuentas por Pagar.

 Políticas administrativas de cuentas por pagar

Mantilla (2009) sostuvo que las políticas son un sistema de valoración o de decisión que al definir y puntualizar los objetos de la empresa puede guiar, regular, los métodos y políticas de la organización.

Algunas de las políticas administrativas para Cuentas por Pagar, se refieren a que el usuario del sistema administrativo es el responsable de todas las operaciones que allí se ejecuten, los pagos no pueden ser firmados, ni aprobados por el beneficiario, los vouchers de pago deben estar firmados en señal de aprobación, para adquirir un bien o servicio se debe llenar una solicitud previa, estas son algunas de las políticas que debe seguir el personal que labora en el Departamento de Cuentas por Pagar. (Rodríguez, 2005)

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CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR Y PROVEEDORES

 Control interno de proveedores

Estándar de control interno

El control interno de proveedores de una empresa, se basa en estándares, lo cuales deben cumplir con eficiencia y eficacia, los cuales si no son cumplidos puede dar lugar a riesgos estándar en las operaciones de la empresa. Estos estándares de control interno deben cumplir los siguientes aspectos:

1. Seleccionar proveedores legalmente constituidos, bajo un procesos de calificación establecido según políticas administrativas de la organización (política administrativa de cuentas por pagar)

2. La selección de proveedores y su calificación debe estar documentada y poseer todo tipo de protecciones y respaldos.

3. La base de datos de los proveedores se establecerá de acuerdo a la política administrativa de la organización (política administrativa de cuentas por pagar).

4. Cuando existe una decisión en la adquisición de bienes o servicios basada en una política administrativa de la empresa en la que implique el uso exclusivo de las fuentes de suministro de un producto o mercadería, deberá estar justificado, aprobado y sustentado en documentos en base a las políticas administrativas de proveedores.

5. Se debe realizar un seguimiento continuo a los proveedores según políticas de la organización para asegurar que los resultados cumplan el logro de los objetivos. Este seguimiento deberá incluir un informe que sostengan los siguientes puntos (indicadores de gestión de control) (González, 2013):

 Porcentaje de entrega a tiempo

 Precisión de envíos

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 Calculo real de costos comparados con años anteriores en base a la fórmula de costos (Target costs)

 Control interno de cuentas por pagar

Estándar de control interno

“El control interno de cuentas por pagar de una empresa, se basa en estándares, lo cuales deben cumplir con eficiencia y eficacia, los cuales si no son cumplidos puede dar lugar a riesgos estándar en la operaciones de la empresa.” (Besley y Brigham, 2008, p.87).

Estos estándares de control interno deben cumplir los siguientes aspectos:

1. Las funciones de cuentas por pagar deben estar separadas de las actividades de compras y recepción de mercaderías.

2. Antes de pagar la factura de los proveedores, la empresa para autorizar este pago, deberá realizar conforme a sus políticas administrativas de cuentas por pagar, la revisión pormenorizada de la recepción de los bienes o servicios, la precisión de precios, cantidades y las condiciones de entrega/distribución.

3. Si la factura no posee orden de compra previamente establecida en manos de la empresa, deberá ser aprobada por la administración de la empresa conforme a los límites de autorización establecidos en sus políticas.

4. Las facturas por transporte que sobrepase el límite establecido en las políticas de la empresa, se comparará con la guía de transporte o se revisará antes de recibir la documentación de pago.

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6. Facturas originales se debe utilizar como la base para el pago. Donde el original factura no está disponible, una copia puede ser utilizarse únicamente si está debidamente autorizado como esbozado por la política universitaria.

7. Edad órdenes de compra, sin igual, las operaciones de recepción, y las facturas debería ser revisado periódicamente, investigados y resueltos.

8. Declaraciones de proveedores deben ser revisados por lo menos en una base de pruebas para los últimos artículos debido y resuelto de una manera oportuna.

9. Un balance de comprobación de cuentas por pagar se deben acumular en una mensual base y reconciliados con el general libro mayor. Todas las diferencias deben ser resuelto de manera oportuna.

10. El área de proveedores debe revisar saldo deudor cuentas al menos trimestralmente y solicitud remesas de los saldos vivos de débito más de 90 días.

11. Las notas de débito y crédito emitidas a cuentas de proveedores deberían estar documentados y aprobadas de conformidad con gestión de listados de autorización.

12. Las notas de débito y de crédito debe ser único de identificación y trazabilidad. A

13. Antes del pago, el área de proveedores debe garantizar la proveedor se incluye en el aprobado lista de proveedores / base de datos.

14. Transacciones de caja chica debe limitarse a cantidades de un valor bajo y transacciones que no limiten la capacidad de revisar los gastos de razonabilidad. Independiente confirmaciones de los fondos de caja chica debe que periódicamente.

Es indispensable para toda empresa comercial y de servicios, implementar un sistema de control interno de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, para maximizar la eficiencia de sus procesos contables y administrativos, pues de ellos dependerá que la empresa cubra riesgos operativos, como son problemas financieros y económicos.

(28)

procesos de pago se realicen con total funcionalidad y eficiencia, de tal forma que no existan atrasos en sus pagos y cobros, y la empresa mantenga una imagen de credibilidad y solidez ante proveedores y clientes.

Los procesos de pago con proveedores comprenden la recepción de la factura a crédito y la cancelación al proveedor como última gestión. La elaboración del análisis y mejoramiento para la recuperación y pago de cuentas y documentos por cobrar y pagar comprenderá un conjunto de normas, políticas, operaciones y transacciones, ejecutadas de forma organizada y planificada lo que le permitirá a “Hilong Ecuador”, cumplir con sus obligaciones con sus clientes externos y proveedores.

El sistema de control interno de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, mejorará el manejo del efectivo para poder atender con todos los pagos a proveedores y cobros a clientes, de tal forma que exista un flujo de efectivo y liquidez, que permita obtener ganancia y recuperar cualquier inversión inicial en el menor tiempo posible.

Las cuentas por pagar y cuentas por cobrar de “Hilong Ecuador”, necesitan ser administradas bajo un sistema de control interno, que permita al departamento contable tener información rápida, veraz y oportuna para poder registrar las transacciones de contratos, convenios o cualquier otro negocio con proveedores, al momento mismo de tener la factura de compra de tal forma que estas deudas estén registradas en libros, y los pagos sean contabilizados en los plazos convenidos.

El departamento de compras y el departamento contable son beneficiados con este análisis y mejoramiento de estas cuentas, ya que permitirá su completa integración y coordinación de actividades, pudiendo obtener resultados más exactos en los balances y estados financieros, que servirán para efectivizar la toma de decisiones de gerencia.

(29)

NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACION FINANCIERA NIIF EN EL CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR

Las Normas de Información Financiera, sostienen que las cuentas por cobrar son aquellas cuentas del activo exigible que se crean de las operaciones de ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro tipo de transacciones. (NIIF Boletín C-3).

Clasificación contable

Pueden ser clasificados como exigibles a corto plazo y a largo plazo. Las cuentas por cobrar a corto plazo según las NIIF deben presentarse en el balance general como activo circulante después de las cuentas de disponible e inversiones en valores negociables. Se clasifican en:

 Cargo de clientes.

 Cargo de otros deudores

Cargo de clientes.

Según Las NIIF en este grupo se deben hacer constar los documentos y cuentas a cargo de clientes de la entidad, derivados de las ventas de las mercancías o prestación de servicios.

Cargo de otros deudores

En este grupo se deben hacer constar las cuantas y documentos por cobrar a cargo de otros deudores, agrupándolas por concepto y de acuerdo con su importancia

Cuentas por Cobrar por Ventas

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 Cuentas por cobrar / Ventas netas

 (Cuentas por cobrar / Ventas netas) x días/meses en el año

Medición de Cuentas por cobrar según NIIF

Medición inicial

El procedimiento de medición de las cuentas por cobrar se realiza primero determinando si es una cuenta por cobrar a corto plazo o a largo plazo, y según esto se escoge la base de medición en base a:

 Precio de la transacción en donde debe incluir los costos de la misma

 Si es una cuenta por cobrar a largo plazo, se mide el valor de la cuentas por cobrar al valor presente de pagos futuros con una tasa de interés de mercado

Según las NIIF, al momento de generarse las cuentas por cobrar, se debe tener en cuenta a las condiciones en que esta se origina para luego registrarla contablemente.

Medición Posterior

Conforme a las NIIF la gestión de las cuentas de balance señalan que:

Para mantener los saldos de las cuentas en el monto más real posible, las entidades tendrán que medir sobre el periodo que se informa, si el valor de sus cuentas se ha deteriorado, o si existe una revalorización para reflejarlo en los estados financieros.

Para la medición final de cuentas por cobrar, la empresa valoriza estas cuentas al final del año fiscal, utilizando el método del interés efectivo, sin deducir los costos dela transacción que se incurra en la venta o disposición por otra vía del activo.

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Medición de Cuentas por pagar según NIIF

Medición Inicial

Con el reconocimiento inicial de cuentas y documentos por pagar, la empresa realizará la medición inicial de estas cuentas, con el siguiente proceso:

 Medir en base al precio de la transacción, incluyendo los costos que generaron la compra

 Si es una cuenta por pagar a largo plazo, la entidad medirá las cuentas por cobrar, al valor presente de los pagos futuros descontados a una tasa de interés de mercado.

El precio de transacción es el valor que la empresa paga por asumir el pasivo financiero, en donde se toman en cuenta los costos de la transacción, excepto en la medición inicial al valor razonable de los pasivos financieros utilizando la utilidad o perdida.

Medición posterior

La medición posterior, es aquella que se realiza al final del ejercicio fiscal pidiendo ser anual, mensual, semestral, etc. En la medición posterior de cuentas y documentos por pagar no se deduce costos de transacción, pero según las NIIF, se deben tomar en cuenta varias opciones de medición posterior, las cuales dependen de la clasificación inician de las cuentas y documentos por pagar.

(32)

Tabla 1.1. Opciones de medición posterior para las cuentas y documentos

por pagar según las NIIF

CATEGORIA REQUISITOS OPCIONES DE

MEDICION

CUENTAS Y

DOCUMENTOS POR PAGAR EN

TRANSACCIONES COMERCIALES O DE SERVICIOS

Transacción sin financiación

Cuentas por pagar a corto plazo en las condiciones habituales de financiación

Valores por pagar sin descuentos

Transacción con financiación

Documentos por pagar a largo plazo por préstamos y operaciones

comerciales

Calculo del Valor Presente Neto utilizando una tasa de descuento

Método del Costo Amortizado basado en el método de tasa de interés efectiva

Fuente: Mantilla, S. (2013). Estándares-Normas Internacionales de Información Financiera. (p.54). Elaborado por: Jessica Fuertes

LEYES SOBRE CUENTAS POR COBRAR Y DOCUMENTOS POR PAGAR

Ley de Cuentas por Cobrar

Ley de Régimen Tributario Interno

Según la Ley de Régimen Tributario Interno (LRTI), son deducibles las provisiones de créditos incobrables, cuando se originan en operaciones normales de la empresa, y en cada ejercicio fiscal, como lo afirma, el artículo No 28, sobre Gastos Generales Deducibles, en el numeral 3, que dispone:

(33)

Ley de Cuentas por pagar

Según la Art. 39.- Pasivos pendientes de pago.- Concluida la vigencia de los presupuestos del sector público, las entidades y organismos a los que refiere el artículo 2 de la Ley de Presupuestos del Sector |:

a) Que las operaciones respectivas se encuentren debidamente contabilizadas y devengadas al 31 de diciembre del año correspondiente;

b) Que exista disponibilidad en caja en el año que se devengaron; y,

c) Que tratándose del Presupuesto del Gobierno Central, se informe al Ministerio de Economía y Finanzas del monto y características del pasivo circulante.

Las obligaciones que no cumplan estas condiciones y que se encuentren pendientes al 31 de diciembre de cada año, se aplicarán al siguiente ejercicio como pasivos pendientes de pago.

Las cuentas por pagar al final de cada año, deberán ser debidamente registradas y provisionadas en el cierre del ejercicio cuya información contable no podrá exceder de 30 días después del 31 de diciembre

RIESGO FINANCIERO

“El riesgo es la posibilidad de pérdida o daño: peligro. De este modo por lo general se utiliza el término riesgo para referirnos a la probabilidad de que ocurra un suceso desfavorable.” (Besley & Brigham, 2000, p.111).

“La administración integral del riesgo es un proceso dinámico que se desenvuelve a través del tiempo y permanece en cada aspecto de los recursos y operaciones de la organización” (Buenfil, 2006, p.55).

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El riesgo es una pérdida potencial a la que una entidad está expuesta. Los tipos de pérdidas se clasifican en realizadas, no realizadas (minusvalías), y costos y gastos no previstos. El origen de las pérdidas es de carácter financiero (de crédito, mercado o de liquidez), operativo y legal. (Buenfil, 2006).

La gestión de riesgos permite identificar y evaluar aquellos riesgos potenciales que disminuyen el valor competitivo de una Pyme, de tal forma que permita la innovación de todas sus áreas. Para esto la gestión de riesgo requiere que se establezcan metas y objetivos en base al enfoque de los riesgos que determinan su factibilidad de alcanzarlos, siendo necesario un ejecutivo o departamento que controle su evolución.

Una vez llevado a cabo el proceso, el siguiente paso es evaluar los riesgos del negocio, ver qué causa esos riesgos y establecer probabilidades de ocurrencia y planes de contingencia.

1.2.2 Marco conceptual Ambiente de Control

Es el elemento que proporciona la disciplina y la conducta; dicho componente integra todas las normas que deben de seguir las personas de la organización. El ambiente de control, se determina en función de la integridad y competencia del personal de una organización; los valores éticos son un elemento esencial que afecta a otros componentes del control.

Evaluación de Riegos

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Actividades de Control

Se deben establecer políticas y procedimientos de control con el objetivo de reducir la posibilidad de que existan acciones que impliquen riesgos que impidan el cumplimiento de los objetivos de la organización.

Información y Comunicación

Se debe generar información relevante y comunicarla oportunamente, de tal manera que permita a las personas entenderla y cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de información deben proveer la adecuada cantidad, precisión, oportunidad y confiabilidad, y la misma debe ser necesaria para una administración eficiente y eficaz.

Monitoreo

El objetivo del monitoreo es asegurar que el proceso se encuentra operado tal y como se planeó y comprobar que son efectivos. Las actividades de monitoreo constante pueden ser implantadas en los propios procesos del negocio o a través de evaluaciones separadas de la operación, es decir, mediante auditoría interna o externa.

Cartera vencida

Obligaciones a las que se les ha cumplido el plazo establecido, valores que no se han recuperado oportunamente.

Clientes

Es un equipo o proceso que accede a recursos y servicios brindados por otro llamado servidor, generalmente de forma remota.

Contabilidad

Proceso que consiste en identificar, registrar, resumir y presentar información económica a quienes toman las decisiones (Elliott).

Cobranza

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Consumo

Acción y efecto de consumir, utilizar géneros para el sustento. También comprende las adquisiciones de bienes y servicios de la administración pública y del sector privado, destinadas a la satisfacción de sus necesidades inmediatas.

Cuenta

Es el registro conciso de los cambios de un activo, pasivo o capital contable determinado (Elliott).

Cuentas por cobrar

Son cantidades que los clientes adeudan a una empresa por la entrega de bienes o la prestación de servicios y por otorgar créditos dentro del curso ordinario de los negocios (Elliott).

Cuentas incobrables

(Cuentas malas) se dan porque los deudores no están dispuestos a pagarlas (Elliott)

Eficiencia

Virtud y facultad para lograr un efecto determinado, acción con que se logra este efecto

Eficacia

Virtud actividad y poder para obrar, resultado provechoso de una acción o de una actividad

Éticos

Iguala la satisfacción en la vida con prudencia, placer o poder.

Habilidades

Capacidad y disposición para algo.

Indicadores financieros

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determinados. A los índices también se los llama indicadores, razones, ratios, o simplemente relaciones financieras.

Infraestructura

Conjunto de elementos o servicios que se consideran necesarios para la creación y funcionamiento de una organización cualquiera.

Innovadora

Mudar o alterar algo, introduciendo novedades

Interacción

Acción que se ejerce recíprocamente entre dos o más objetos, agentes, fuerzas, funciones, etc.

Liquidez

Es la facilidad o dificultad para convertir mi inversión en dinero. Cada activo tiene un grado de liquidez diferente e incluso entres mismos activos pueden existir grados de liquidez diferente.

Plazo

Periodo de tiempo al que decido invertir. Al establecer el plazo debo de considerar si puedo necesitar el dinero en ese período.

Mora

Dilación o tardanza en cumplir una obligación por lo común la de pagar líquida o vencida

Política de crédito

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Sanción

Estatuto o ley. Acto solemne por el que el jefe del estado confirma una ley o un estatuto. Pena que la ley establece para el que la infringe, mal dimanado de una culpa y es como su castigo aprobación que se da a cualquier acto uso o costumbre.

Recuperación de cartera

Pagos que realizan los clientes por sus compromisos con el prestamista al vencimiento de la obligación o sea, cuando se ha cumplido el plazo para el que concedido el préstamo. Así mismo se produce una recuperación de cartera en los créditos vencidos y/o castigados, cuando el cliente paga tardíamente sus obligaciones.

Recursos tecnológicos

Todos aquellos componentes de Hardware y programas (Software) que son necesarios para el buen funcionamiento y la Optimización del trabajo con Ordenadores y Periféricos, tanto a nivel Individual, como Colectivo u Organizativo, sin dejar de lado el buen funcionamiento de los mismos.

Riesgos financieros

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CAPITULO II

METODO

2.1. METODOLOGIA GENERAL 2.1.1. Nivel de estudio

2.1.1.1. Investigación Descriptiva

La investigación descriptiva mide variables o conceptos para especificar las propiedades importantes de comunidades, personas, grupos o fenómenos bajo análisis. (Bernal, 2009).

Para este estudio, la investigación descriptiva permitirá conocer la realidad actual en los procesos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, en la empresa de servicios petroleros Hilong Ecuador Cía Ltda, realizados en los departamentos de ventas, cobros y compras, los cuales están gestionados por el departamento de contabilidad y departamento financiero, y poder determinar, si se aplican controles internos a estas áreas o no.

Destacar aquellos problemas o deficiencias encontradas en los departamentos de ventas, cobros y compras, que hayan inducido a tener pendientes cobros de más de 1 año de vigencia, por valores sobre los cinco mil dólares, los cuales no han sido gestionados y otras cuentas morosas y vencidas, cuyos documentos de soporte están extraviados, como también el retraso de pagos de facturas a crédito con proveedores, ocasionado la falta de confianza de estos, en la gestión administrativa y contable de la empresa.

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pagar, para optimizar los procedimientos financieros y contables en la empresa “Hilong Ecuador Cía Ltda”.

2.1.2. Modalidad de la investigación

2.1.2.1. Investigación de Campo

La investigación de campo es aquella que se realiza en el lugar de los hechos o fenómenos objeto de la investigación (Urquizo, 2009).

La investigación de campo se la elaborará en la empresa Hilong Ecuador Cía Ltda, en los departamentos de ventas, cobranzas y compras, en donde el investigador recogerá información relacionada con los procedimientos de control de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, ejecutados por sus responsables en cada área, mediante la aplicación de encuestas y entrevistas.

2.1.2.2. Investigación Documental

La investigación documental o bibliográfica “es aquel método que utiliza la investigación, para obtener información y datos de bases teóricas, conceptuales y científicas contenidas en libros, documentos y archivos, para el logro de objetivos y programas de acción dentro del estudio descriptivo.” (Bernal, 2006, p.89)

Para este trabajo la investigación documental, utilizará las teorías y conceptos contenidos en libros de Administración Financiera, Control Contable y de auditoría contable, los cuales proporcionarán aquellas estrategias financieras, para reducir el riesgo en cuentas por cobrar y cuentas por pagar de la empresa Hilong del Ecuador.

2.1.3. Método

2.1.3.1. Método Deductivo-Inductivo

(41)

encuestas y entrevistas al personal de los departamentos de ventas, cobranzas y compras, para conocer sobre los procesos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar ejecutados, y pode determinar sus ventajas y desventajas dentro de la empresa.

El método inductivo se inicia con la observación de fenómenos particulares, con el propósito de llegar a conclusiones generales. (Sabino, 2002). Para esta investigación el método inductivo, consiste en el análisis del control interno de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, realizado por los empleados actualmente en la empresa, con la finalidad u objetivo de establecer parámetro o aspectos que necesitan ser reforzados y mejorados en su sistema de control contable y administrativo.

2.1.3.2. Método de Análisis y Síntesis

Es un método que consiste en el estudio de los elementos de un hecho o fenómeno en particular, complementados con el estudio general de variables del problema y obtener una conclusión. (Bernal, 2009).

Para esta investigación, el método de análisis y síntesis, estudiarán los diferentes procesos administrativos desarrollados en los departamentos de ventas, compras y cobranzas, y poder establecer un diagnóstico sobre la eficiencia del control interno de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar en la empresa, que requiere de un modelo de gestión para optimizar los procesos de control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

2.1.4. Población y Muestra

2.1.4.1. Población

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2.1.4.2. Muestra

La muestra es un segmento de la población, es decir es aquel número de individuos u objetos, seleccionados con anterioridad, utilizando técnicas estadísticas, los cuales forman parte del universo o población. (Sabino, 2002). La muestra se calcula utilizando la siguiente formula:

De donde:

N: es el tamaño de la población o universo (número total de posibles encuestados). k: es una constante que depende del nivel de confianza que se asigne.

e: es el error muestral deseado

p: es la proporción de individuos que poseen en la población la característica de estudio. Este dato es generalmente desconocido y se suele suponer que p=q=0.5 que es la opción más segura.

q: es la proporción de individuos que no poseen esa característica, es decir, es 1-p. n: es el tamaño de la muestra (número de encuestas que vamos a hacer).

Reemplazando se tiene:

n = 1.962. (0.5).(0.5).120

(0.05)2.(120-1)+(1.96)2.(0.5).(0.5)

n= 92

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Tabla 2.1. Personal del departamento de ventas, cobros y compras en

Hilong del Ecuador

HILONG CIA LTDA DEPARTAMENTOS

NUMERO DE EMPLEADOS

Ventas 50

Cobros 30

Compras 12

Totales 92

Fuente: Departamento de Talento Humano Hilong del Ecuador Cía Ltda Elaborado por: Jessica Fuertes.

2.1.5. Selección instrumentos de investigación

2.1.5.1. Técnicas de recolección de información

Herrera (2004, p.124) sostuvo que “las técnicas de recolección de datos son los distintos medios de obtener información, como son: observación directa, encuesta, cuestionarios, sondeos, grupos focales, etc. Para esta investigación las técnicas de recolección de información que se utilizarían son la observación directa y la encuesta con cuestionario.”

2.1.5.2. Observación directa

La observación directa es aquella que realiza el participante de la investigación, mediante la percepción visual del hecho o fenómeno de investigación. (Gómez, 2002).

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2.1.5.3. Encuesta

La encuesta es aquella herramienta que el investigador utiliza para recoger información de fuentes primarias, cuyos datos son agrupados en cuadros estadísticos. (Altuve, 2009)

Para tal efecto, la encuesta utilizada en esta investigación utilizara como instrumento el cuestionario, que será aplicado en la empresa “Hilong del Ecuador” de la ciudad de Quito, a los 92 empleados que trabajan en los departamentos de ventas, cobros y compras.

2.1.5.4. Fuentes de información

Primarias: Las fuentes primarias es aquella información recogida del personal en los departamentos de ventas, cobros y compras, de la empresa “Hilong del Ecuador.”

Secundarias: Las fuentes secundarias, es aquella información obtenida de: documentos impresos, revistas, libros y proyectos de investigación relacionados con el tema de investigación.

2.1.6. Procesamiento de datos

2.1.6.1. Procedimiento de la información

Para el procesamiento de la información recogida se realizarán los siguientes pasos:

1. Revisar las respuestas del cuestionario

2. Tabulación de preguntas utilizando la herramienta de cálculo Excel 2007 3. Aplicar la estadística descriptiva con el uso de frecuencias relativas, en donde:

hi=frecuencia relativa

hi= fi/n

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2.1.6.2. Análisis de la información

El análisis del información comprenderá aquel examen cualitativo que se aplica a la información estadística obtenida de la tabulación de las preguntas y gráficos 3D realizados en Excel 2007, en donde se describirán, interpretarán y discutirán sus resultados, destacando sus relaciones con objetivos, variables, dimensiones, indicadores y preguntas directrices de la investigación, para luego interpretarlos y poder finalmente comprobar la hipótesis. La interpretación de los datos obtenidos del análisis apoyara en la formulación de conclusiones y recomendaciones finales del proyecto.

2.2 METODOLOGIA ESPECÍFICA Introducción

La metodología utilizada que será aplicado es el análisis financiero, estudiando los diferentes procesos administrativos desarrollados en los departamentos de ventas, compras y cobranzas, y consecuentemente, poder diagnosticar sobre la eficiencia del control interno de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar en la empresa, que requiere de un modelo de gestión para optimizar los procesos de control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. El análisis financiero proveerá toda la información necesaria para medir la eficiencia de los procesos en estudio.

En la siguiente etapa de la investigación, se usara información cuali-cuantitativa. Cualitativa ya que estudia las variables del problema de forma evaluativa y analítica, recogiendo información de campo y descriptiva, para luego aplicar la metodología cuantitativa que es la tabulación de encuestas e interpretación de resultados, utilizando técnicas estadísticas. Dicha información expresada estadísticamente, formulara el diseño de estrategias financieras a fin de medir y minimizar el riesgo de incobrabilidad de ciertas cuentas y pagos que han caído en mora.

(46)

Por tanto la metodología específica, es la herramienta técnica por medio de la cual los tres objetivos específicos de la investigación, se podrán cumplir, y de esta forma complementar la realización de un sistema de recuperación y pago de las cuentas y documentos por cobrar y pagar de la empresa Hilong Ecuador; de esta forma la metodología especifica se especifica así:

Objetivos Específicos

Objetivo 1: Analizar situacionalmente los procesos contables y administrativos relacionados con las cuentas y documentos por cobrar y pagar de los clientes y proveedores.

Metodología Específica

El objetivo específico No 1, consiste en el análisis situacional de la empresa Hilong del Ecuador en el año 2014, cuya investigación es analítica y de síntesis, complementada con el estudio explicativo, desarrollando procedimientos como son:

1. Análisis del Macroambiente o análisis externo 2. Análisis del Microambiente o análisis interno

3. Estudio del direccionamiento estratégico de la empresa 4. Análisis del Sistema Contable

5. Análisis del Sistema Administrativo

Análisis del Macroambiente

El análisis del macroambiente es “aquel examen o estudio de aquellos factores que se encuentran en un macroentrono más amplio, los mismos que influyen en una empresa, representando oportunidades y amenazas, de las cuales la empresa no posee un control directo.”(Bellostas, 1991, p. 13-17

(47)

tecnológicos. Para esta investigación, se analizarán aquellos factores del macroentrono que influyen en las operaciones comerciales y de servicios de la empresa Hilong Oil Service & Engineering Ecuador Cía. Ltda, que son los siguientes: Factor económico, factor político, factor tecnológico, factor social, factor financiero y factor legal

Análisis del Microambiente

El análisis del microambiente consiste en “el estudio o examen de aquellos factores que operan en el mercado de una empresa o negocio, como son proveedores, clientes, intermediarios y competidores, constituyéndose fortalezas y debilidades, de los cuales la empresa posee cierto control”. (Thompson y Strickland, 2004, p. 45).

La empresa Hilong Cía Ltda, posee en su ambiente interno de comercio y servicios petroleros la presencia de proveedores de obras y servicios petroleros, intermediarios dentro y fuera del país, competidores que son empresas privadas de la misma actividad económica y sus clientes que son las empresas petroleras y concesionarias en el país.

Estudio del direccionamiento estratégico de la empresa

Según Camacho (2002, p. 2), el direccionamiento estratégico “es un enfoque gerencial que permite a la alta dirección determinar un rumbo claro, y promover las actividades necesarias para que toda la organización trabaje en la misma dirección”. El direccionamiento estratégico en Hilong Cía Ltda constituirá el estudio de la filosófica empresarial, estructura organizacional, elementos y cargos dentro del personal, normas, leyes y políticas internas que regulan sus actividades, entre otros aspectos de control interno administrativo y financiero, los cuales influyen directamente en el manejo contable de la empresa, relacionado con las cuentas y documentos por pagar y clientes en esta empresa.

Análisis del Sistema Contable y Administrativo

Según Ansoff (1997, p.25), sistema contable es “un conjunto completo y consistente de datos de contabilidad necesarios para los informes legales y los estados financieros, que incluyen un libro mayor y todos los libros auxiliares.

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movimientos de ingresos y egresos, y su representación en balances e informes que servirán para la toma de decisiones. “El sistema administrativo es el acto de organizar y gestionar los recursos disponibles en una empresa, para una efectiva toma de decisiones.” (Saloner, Shepard y Podolny, 2005, p. 78).

Objetivo No 2: Diseñar estrategias financieras para reducir el riesgo de incobrabilidad de clientes y mejorar la efectividad en los pagos a proveedores.

Metodología específica

En base a estudios desarrollados por Dess y Lumpkin (2003), la metodología especifica que se utilizará para el diseño de estrategias financieras de cuentas por cobrar tendrá como objetivo el de aplicar estrategias de cuentas por cobrar para la optimización de las variables de política de crédito comercial concedido a clientes y políticas de cobro, mejorando el patrimonio y reduciendo el riesgo de liquidez en la empresa, siendo sus métodos los siguientes: métodos de evaluación de riesgo de crédito( mejores datos), políticas de cobranzas, método de Evaluación de posición de Cuentas por Cobrar y aplicar descuentos por pronto pago.

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Objetivo No 3: Elaborar un sistema de recuperación y pago de cuentas, y documentos por cobrar y pagar

Metodología específica

(50)

CAPÍTULO III

RESULTADOS

3.1 RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS

La recolección y tratamiento de datos consiste en la aplicación de la metodología general y técnica-específica, para el problema planteado. La metodología general consiste en la presentación de los resultados obtenidos en la investigación de campo, realizada en los departamento de ventas, compras y cobros de la empresa de servicios petroleros Hilong Cía Ltda., mediante la utilización de técnicas e instrumentos de investigación como son la observación y encuestas.

La metodología específica consiste en determinar aquellos métodos y técnicas utilizadas para gestionar los objetivos específicos de la investigación, la misma que se apoya en la metodología general aplicada en el campo de estudio, y así complementar el desarrollo de conclusiones y recomendaciones del estudio.

Metodología General

3.1.1.1. Resultados de Encuestas

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su análisis, un cuestionario de diez preguntas de selección múltiple y cerradas, para dar mayor eficiencia y efectividad de las respuestas, ahorrando tiempo de los participantes.

DIAGNOSTICO DE ENCUESTAS DEPARTAMENTO DE VENTAS

Tabla 3.1. Diagnostico Departamento de Ventas-Preguntas 1-2-3

Fuente. Encuestas al personal de Hilong Oil Services del Ecuador-Departamento de Ventas Elaborado por: Jessica Fuertes

De los 50 trabajadores encuestados, el 60% lleva un registro ordenado de las ventas realizadas durante el año 2014, resumiendo su facturación por cliente de forma cronológica; solo el 30% afirma que el departamento de ventas trabaja conjuntamente con el departamento de cobros en el análisis de facturas vencidas de clientes locales, las cuales necesitan de una rápida gestión para recuperar los montos adeudados a la empresa; y el 80% indica que el departamento contable dentro de sus responsabilidades solicita al departamento de ventas, el informe de ventas del año 2014 con su respectiva facturación, para efectos de control interno de lo registrado en el sistema contable de la empresa (Ver Referencia Anexo 1).

SI NO NO

CONOCE Registro ordenado de ventas (2014) 60% 40% 0%

Dep. Ventas trabaja con Dep. Cobros en análisis de facturas vencidas 2014 (clientes locales)

30% 70% 0%

Dep. Contable solicita informe de ventas 2014 con su facturación al Dep. Ventas

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Tabla 3.2. Diagnostico Departamento de Ventas-Preguntas 5-6

Fuente. Encuestas al personal de Hilong Oil Services del Ecuador-Departamento de Ventas Elaborado por: Jessica Fuertes

De los 50 trabajadores encuestados, las operaciones de control que se considera se han realizado con mayor frecuencia en el departamento son: el control de facturación, control de aprobación de documentos de venta de servicios petroleros, control de notas de crédito y notas de débito, y control de autorizaciones.

De los 50 trabajadores encuestados, las actividades de control interno que se ejecutan con mayor frecuencia en el departamento de ventas son: la selección de personal encargado de aprobar y autorizar la salida de materiales de bodega para la venta al cliente, la realización de conciliaciones de facturas de venta con saldos contables, y la aplicación del sistema de revisión de stock en el manejo de materiales, ya sea para la venta o producción (Ver Referencia Anexo 1).

OPERACIONES CANTIDAD PORCENTAJE ACTIVIDADES CANTIDAD PORCENTAJE

control de inventario 30 60%

Realizar la toma de inventario físico y conciliar con el sistema contable de los bienes o productos vendidos.

25 50%

control de facturación 40 80%realizar la conciliación de facturas de venta con saldos contables 35 70%

control de notas de

crédito y notas de debito 35 70%

verificar frecuentemente las notas de crédito por devoluciones de bienes con el inventario físico en bodegas de la empresa

20 40%

control postventa 10 20%

aplicar el sistema de revisión de stock en el manejo de materiales ya sea para la venta o producción

35 70%

control de aprobación de documentos de venta de servicios petroleros

40 80%

seleccionar personal encargado de aprobar y autorizar la salida de materiales de bodega para la venta al cliente

40 80%

control de

autorizaciones 35 70%

OPERACIONES DE CONTROL QUE USTED CONSIDERA SE HA REALIZADO (MUESTRA 50)

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