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IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA BASC EN YANBAL DE COLOMBIA S.A
Autoras
JANETH GÓMEZ ARIAS
CAROL TATIANA RAMOS ESCOBAR
UNIVERSIDAD LIBRE FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ, JUNIO DE 2012
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IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA BASC EN YANBAL DE COLOMBIA S.A
Proyecto de Grado elaborado como prerrequisito para optar al título de Ingenieras Industriales
Autoras
JANETH GÓMEZ ARIAS Código 062062092
CAROL TATIANA RAMOS ESCOBAR Código 062062199
Directora
Ing. SONIA LUCIA MENESES VELOSA
UNIVERSIDAD LIBRE FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ, JUNIO DE 2012
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Director del Proyecto
Jurado 1
Jurado 2
Bogotá, D.C.,04 de Junio de 2012.
NOTA DE ACEPTACIÓN
El trabajo de grado titulado “Implementación de la Norma BASC en la Empresa Yanbal de Colombia S.A. desarrollando el Sistema de Gestión de Control y Seguridad” realizado por las estudiantes Janeth Gómez Arias y Carol Tatiana Ramos E. con códigos 062062092 y 062062199 respectivamente, cumple con todos los requisitos legales exigidos por la Universidad Libre para optar el título de Ingeniero Industrial.
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“Agradezco a Dios por la esperanza que me mueve y el amor que me da felicidad;
A mis padres Ricaurte y Cecilia por su amor, comprensión y paciencia; A mis hermanos por sus ánimos y apoyo;
A mi novio Andrés por su compañía y lealtad”
Janeth Gómez Arias
“Agradezco a Dios por brindarme cada día la vida,
la cual lleno de esperanza, amor, felicidad y retos por cumplir; A mis padres Edgar y Fanny quienes me educaron, formaron y apoyan incondicionalmente cada una de mis metas trazadas; A mis hermanas Marcia Alejandra y Angela Marcela
por su amor, ánimo, complicidad, alegría y apoyo; A mi pequeña hija Adara por su existencia, su inocencia y por motivarme a ser cada día mejor mujer”
Carol Tatiana Ramos Escobar
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AGRADECIMIENTOS
“Scientia Fons Libertatis: Conocimiento fuente de libertad”, espíritu libre de docentes y estudiantes de la Universidad Libre extendido a libertades individuales, políticas y humanísticas, esos son nuestros agradecimientos a los docentes que nos enseñaron en el transcurso de la carrera a ser libres de pensamiento, palabra y obra; nos enseñaron antes que nada que por encima del título de profesionales al cual aspiramos, debemos ser constructoras de nuestro propio destino a saber, “a ver un futuro promisorio creando nuestras propias empresas”, palabras de nuestros docentes Ing. Francisco Fonseca, Gilberto Rey, Ing. Fernando González, Ing Manuel Mayorga, Ing. Ever Fuentes, Ing. Ramón Cubaque, a los cuales les rendimos un profundo respeto de admiración. ¿Por qué? Ya que a través de los semestres pasados en la Universidad se nos enseño en cátedra las palabras “Conocimiento fuente de libertad” que orgulloso lleva el escudo de la Universidad, la que llevaremos en nuestros logros futuros, como hacedoras de una nueva Colombia, la cual siempre estará en nuestros corazones, sin importar el lugar en donde nos encontremos. “Loor a la Universidad Libre”.
A la Ingeniera Sonia Lucia Meneses Velosa “docente emprendedora” quien nos oriento con sus mejores aportes académicos, su dedicación, apoyo y valentía, logrando despertar en nosotras motivos de trabajo, de nuevas ideas, de grandes metas y de transformación humana.
A Yanbal de Colombia S.A. con cariño, admiración y respeto nuestras sinceras palabras de agradecimiento por todo lo aprendido durante el desarrollo de nuestro proyecto, tanto a sus directivas, colaboradores y empleados que en algún momento nos aportaron su experiencia, apoyo y amistad.
5 TABLA DE CONTENIDO RESUMEN 11 ABSTRACT 12 INTRODUCCIÓN 13 JUSTIFICACIÒN 15 1. GENERALIDADES 17 1.1 PROBLEMA 17 1.1.1 Descripción 17 1.1.2 Formulación 19 1.2 OBJETIVOS 20 1.2.1 Objetivo General 20 1.2.2 Objetivos Específicos 20 1.3 DELIMITACIÓN O ALCANCE 21 1.4 METODOLOGÍA 22
1.4.1 Marco Normativo y Legal 24
1.4.2 Marco Técnico 31
2.. MARCO REFERENCIAL 33
2.1 MARCO HISTORICO 33
2.1.1 Descripción de la Empresa 33
2.2 MARCO TEÓRICO 38
2.2.1 Estándares Basc OMB-Programa de Seguridad 40
2.2.2 Políticas de Seguridad 41
2.2.3 Personal 41
2.2.4 Selección de personal 42
2.2.5 Información sobre el aspirante 42
2.2.6 Verificación de la información 42
2.2.7 Entrevista 42
2.2.8 Inducción 43
2.2.9 Mantenimiento del Personal 43
2.2.10 Seguridad Física 43
2.2.11 Áreas de almacenamiento de carga 44
2.2.12 Conocimiento del personal 44
2.2.13 Personal de Seguridad 44
2.2.14 Sistemas de identificación 44
2.2.15 Conocimiento y Educación sobre Seguridad 45
2.2.16 Procedimientos sobre Seguridad 45
2.2.17 Control de acceso 45
2.2.18 Sistemas Electrónicos de Seguridad 46
2.2.19 Seguridad Documental y de la Información 46
2.2.20 Documentos de la carga 47
2.2.21 Seguimiento Sistematizado a los Procesos 47
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2.2.23 Alianzas Estratégicas de Seguridad 48
2.3 MARCO CONCEPTUAL 49
3. DESARROLLO DEL PROYECTO 53
3.1 INFORME-REVISION INICIAL (DIAGNÓSTICO) 53
3.2 EVALUACION DE RIESGOS-DESARROLLO DE LOS MECANISMOS DE
CONTROL 68
3.3 IDENTIFICACIÓN Y DESARROLLO DE LOS MECANISMOS DE
CONTROL 71
3.3.1 Procedimiento Intervención de Sospechosos 71 3.3.2 Procedimiento ingreso de productos cosméticos y joyería 71 3.3.3 Proceso Manejo de emergencias en caso de robo 72 3.3.4 Procedimiento traslado de producto terminado interno 73
3.3.5 Procedimiento inspección de contenedores 75
3.4 DESARROLLO DEL PROCESO DOCUMENTAL 77
3.4.1 Manual de seguridad BASC 77
3.4.1.1 Objetivo 77
3.4.1.2 Campo de aplicación Manual de Seguridad 77
3.4.2 Control del Manual de Seguridad 77
3.4.2.1 Control de copias del Manual 77
3.4.2.2 Control de las revisiones y las versiones 78
3.4.3 Presentación de la organización 78
3.4.3.1 Reseña Histórica Yanbal de Colombia S.A. 78
3.4.3.2 Organigrama Gerencia General 79
3.4.3.3 Organigrama gerencia de operaciones 79
3.4.4 Política de seguridad 80 3.4.5 Objetivos de seguridad 81 3.4.6 Direccionamiento estratégico 81 3.4.6.1 Misión corporativa 81 3.4.6.2 Visión corporativa 82 3.4.6.3 Valores corporativos 82
3.4.7 Alcance del sistema de gestión de seguridad 82
3.4.8 Control interno y seguridad patrimonial 82
3.4.9 Exclusiones del sistema de gestión 83
3.4.10 Documentación 84
3.4.10.1 Mapa de procesos unidad de negocio 84
3.4.10.2 Mapa de procesos cadena de abastecimiento 84
3.4.11 Matriz de Correlación 85
3.4.12 Procesos de Dirección 85
3.4.13 Procesos Estratégicos 85
3.4.14 Procesos de realización del producto (cadena) 86
3.4.15 Procesos del negocio (unidad) 86
3.4.16 Procesos de apoyo (cadena) 87
3.4.17 Procesos de soporte (unidad) 88
3.5 IMPLEMENTACIÓN MECANISMOS DE CONTROL 89
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3.5.2 Procedimiento Seguimiento Importaciones y Exportaciones 90
3.5.3 Procedimiento Seguridad física de las Exportaciones 95 CONCLUSIONES 103 RECOMENDACIONES 106 BIBLIOGRAFÍA 108 ANEXO A. 109 ANEXO B. 116 ANEXO C. 124 ANEXO D. 137 ANEXO E. 140 ANEXO F. 144 ANEXO G. 149 ANEXO H. 153 ANEXO I. 165 ANEXO J. 171
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LISTA DE GRÁFICAS
Pág.
Gráfica 1. Cuadro Metodológico 22
Gráfica 2. Participación de Mercado 36
Gráfica 3. Ventas Totales 37
Gráfica 4. Actividades Requisitos Basc 55
Gráfica 5. Diagrama de Pareto Actividades Requisitos Basc 56
Gráfica 6. Cumplimiento del Diagnóstico 57
Gráfica 7. Radial Escala de Calificación 59
Gráfica 8. Organigrama Gerencia General 79
Gráfica 9. Organigrama Gerencia de Operaciones 79
Gráfica 10. Mapa de Procesos Unidad de Negocio 84
Gráfica 11. Mapa de Procesos Cadena de Abastecimiento 84
Gráfica 12. Procesos de Dirección 85
Gráfica 13. Macroproceso Estratégico 85
Gráfica 14. Realización del Producto 86
Gráfica 15. Macroproceso de Negocio 87
Gráfica 16. Procesos de Apoyo 87
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LISTA DE TABLAS
Pág.
Tabla 1. Diagrama Pareto Actividades Requisitos Basc 55
Tabla 2. Escala de Calificación 58
Tabla 3. Descripción de Actividades 60
Tabla 4. Glosario de Riesgos 68
Tabla 5. Matriz de Índice de Gestión 89
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LISTA DE ANEXOS
Pág.
ANEXO A. Política Administración de Seguridad Física 109
ANEXO B. Procedimiento Gestión de Riesgos de Seguridad 116
ANEXO C. Matriz de Correlación de Procesos 124
ANEXO D. Procedimiento Intervención de Sospechosos 137
ANEXO E. Procedimiento ingreso de productos cosméticos y joyería a las instalaciones 140
ANEXO F. Proceso Manejo de emergencias en caso de robo 144
ANEXO G. Procedimiento traslado de producto terminado interno 149
ANEXO H. Procedimiento Inspección de Contenedores 153
ANEXO I. Procedimiento Seguimiento Importaciones y Exportaciones en tránsito 165
ANEXO J. Procedimiento Seguridad Física de las Exportaciones 171
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RESUMEN
La norma BASC se creó hace más de diez años respondiendo a la importante preocupación que había a nivel mundial de regular las actividades comerciales y mercantiles con normas y reglas claras sobre las actividades de la exportación e importación, además de establecer un patrón genérico de normas de seguridad comercial. Estas directrices se basan en los principios generales de buena administración y están diseñadas para favorecer la integración de los Sistemas de Gestión.
Actualmente la organización Yanbal de Colombia S.A. está enfocada en el mejoramiento de los controles para garantizar un recurso humano idóneo; cumplir los criterios de seguridad para los asociados de negocio; y optimizar la seguridad física, de las personas, productos e información, es por ello, que se hace necesario la implementación de la Norma BASC para mejorar su Sistema de Gestión en Control y Seguridad y las cadenas de exportación que lleva a cabo.
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ABSTRACT
The standard BASC was created over ten years ago in response to the major concern was to regulate global trade and commercial activities with standards and clear rules on the activities of the export and import, in addition to a generic pattern standards commercial security. These guidelines are based on the general principles of good administration and are designed to promote the integration of management systems.
Currently the organization Yanbal de Colombia S.A. is focused on improving controls to ensure appropriate human resources, meet the safety criteria for business partners, and optimize the physical security of people, products and information, this is why, it is necessary to implement to improve the standard BASC Management System Control and Security and export chains takes place.
PALABRAS CLAVES
NORMAS DE SEGURIDAD, CONTROLES, EXPORTACIONES,
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INTRODUCCIÓN
El presente proyecto de grado está basado en la “Implementación de la Norma Basc en la organización Yanbal de Colombia S.A.” como medio para la proyección de Colombia hacia mercados internacionales por medio del Tratado de Libre Comercio (TLC) con Canadá, Chile, Turquía, entre otros.
Se espera además que el proyecto fuera de la implementación de la norma, sirva de apoyo y de ejemplo a otras organizaciones, para que se unan y evidencien el reconocimiento que conlleva el poseer esta certificación; puesto que el mundo de hoy se caracteriza por un aumento cada vez más extraordinario de las actividades mercantiles y de intercambio de bienes y servicios, a la par de este intercambio incesante de elementos de comercio, aparecen también problemas fundamentales como el contrabando, la evasión de normas de calidad, la piratería y la competencia desleal en el mundo capitalista, por ello si es así hemos dado un paso hacia un futuro empresarial de calidad tanto humano como profesional.
Por otro lado, se muestra la importancia de que las organizaciones planeen, implementen, verifiquen y tomen las acciones necesarias de acuerdo a requisitos mundiales procurando mejorar sus “Sistemas de gestión en control y seguridad”, fortaleciendo los controles exigidos sobre productos, personal, infraestructura e informaciones, dando como resultado un comercio seguro y altamente calificado, es por ello, que además de lo anteriormente nombrado, en las organizaciones se requiere de un personal activo para garantizar un recurso humano idóneo en cuanto a comercio internacional y relacionistas públicos que atiendan a clientes potenciales, sensibilizándolos sobre los riesgos y peligros que conllevan las actividades ilícitas y su impacto en la sociedad.
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De esta forma, el proyecto está encaminado a organizaciones innovadoras, inteligentes y progresistas, que no le temen al futuro con relación a retos no conocidos y los enfrenten con gran conocimiento tecnológico, normativo y de mejoramiento continuo, como aporte a la economía del país.
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JUSTIFICACIÓN
Yanbal Colombia busca la certificación de BASC para lograr, garantizar y mantener la seguridad de sus productos y procesos por medio de este gran paso, brindando altos estándares de calidad para un comercio seguro, protegiendo la integridad de la carga contra el lavado de activos y el envío de sustancias ilícitas a otros países; además se está trabajando para conseguir esta certificación desarrollando actividades de sensibilización a los colaboradores tanto de Unidad de Negocio como de Cadena de abastecimiento e implementando procesos que permitan llevar un control.
Todas las actividades que realiza Yanbal de Colombia S.A. están orientadas hacia la protección de la integridad de las personas, de las propiedades y de los procesos, generando seguridad para todos los involucrados, evaluando constantemente el desempeño en cuanto a calidad, salud, medio ambiente y seguridad, a través de un sistema integral de gestión que permita implementar acciones de mejora continua.
También se debe asegurar la integridad de los productos, evitando todo tipo de contaminación con sustancias ilícitas, lavado de activos y contrabando de mercancías en cada una de las etapas del proceso de Comercio Internacional, brindando a las autoridades nacionales e internacionales, herramientas para la implementación de programas orientadas hacia la prevención del narcotráfico, el terrorismo y sus delitos conexos.
La seguridad no depende del azar, por ello las organizaciones deben dar la misma importancia al logro de estándares altos de gestión en control y seguridad, que dan a otros aspectos de sus actividades empresariales. Esto exige adoptar una
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propuesta estructurada para la identificación de los peligros y la evaluación y control de los riesgos relacionados con el trabajo.
Esta norma está destinada a ayudar a las organizaciones en el desarrollo de una propuesta de gestión en control y seguridad, que proteja a los empleados y otras personas cuya seguridad puedan verse afectada por sus actividades. Muchas de las características de una administración efectiva no se pueden distinguir de las prácticas propuestas de administración de calidad y excelencia empresarial. Estas directrices se basan en los principios generales de buena administración y están diseñadas para favorecer la integración de los Sistemas de Gestión.
Es por ello, que se hace necesario la implementación de la Norma BASC para mejorar el Sistema de Gestión en Control y Seguridad, además de desarrollar nuevos procesos que mejoren las cadenas de exportación que maneja la organización y mejorar los procesos de selección.
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1. GENERALIDADES 1.1 PROBLEMA
1.1.1 Descripción
Yanbal International es una Corporación dedicada desde hace más de 40 años, a ofrecer productos de belleza, cosméticos, fragancias, y bijouterie de la más alta calidad; así como la mejor Oportunidad de ganancias y carrera profesional para la mujer latinoamericana. Nació en Perú en 1967 y se ha expandido con éxito a México, Colombia, Venezuela, Ecuador, Guatemala, Bolivia y España
Las Consultoras ofrecen un servicio profesional y personalizado a miles de clientes, por lo que Yanbal International está orientada a ser reconocida como la compañía de venta directa más prestigiosa y competitiva de América Latina.
Cuenta con un staff de ejecutivos de primer nivel; 5 modernas plantas de producción; laboratorios de investigación y desarrollo de cosméticos y fragancias en Estados Unidos; un equipo de diseñadores de joyas en Nueva York; todos comprometidos con ofrecer el mejor producto, la mejor calidad y el mejor servicio.
Yanbal lleva en Colombia 31 años, está catalogado como uno de los 12 mejores lugares para trabajar en Colombia según Great Place to Work Institute en el 2009. Es la primera Compañía en traer el Sistema de Venta Directa Multinivel al país, cuenta con más de 1.400 Colaboradores Directos y más de 300.000 mujeres en los últimos dos años.
La Unidad de Negocio de Yanbal de Colombia es la encargada de apoyar la tarea de comercialización de los productos generando campañas por medio de la publicidad, ofertas e incentivos para impulsar la venta a nivel nacional. La Cadena de Abastecimiento es la encargada de la fabricación del producto contando con los más altos estándares de calidad certificados por BPM, ISO 9001 apoyando de esta manera la demanda total de la venta generada por la unidad de negocio.
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Yanbal Colombia maneja exportaciones con los países de la Corporación como son Perú, Bolivia, Ecuador, Venezuela, México, Guatemala, España y Estados Unidos, las importaciones provienen de Perú y Ecuador en cuanto a las categorías de Perfumes y Cosméticos
La Norma BASC, está diseñada de forma tal que su contenido sea totalmente comprensible, permitiendo que el sistema de Gestión sea aplicable a las organizaciones que hoy día participan en actividades de comercio internacional, buscando demostrar conformidad con todos y cada uno de los requisitos que se determinan tanto en la norma como en los Estándares BASC y en otro tipo de programas de Seguridad que hoy en día han sido establecidos por diferentes entidades internacionales.
Esta norma constituye un marco general para la implementación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, con la cual las organizaciones utilizando una metodología de procesos, planearan, implementaran, verificaran y tomaran las acciones necesarias en procura de mejorar su Sistema de Gestión en Control y Seguridad de una manera eficaz.
Yanbal de Colombia cuenta con más de 30 años en la Industria cosmética con una misión fundamental: brindarle a la mujer colombiana la posibilidad de convertirse en empresaria con su propio negocio independiente, apoyada en valores como la integridad, honestidad, equidad, lealtad, respeto y transparencia. Fieles a este compromiso contamos con instalaciones seguras y adecuadas para la fabricación y distribución de productos cosméticos y de bijouterie para la Fuerza de Compras, asegurando que sean despachados de forma eficaz y óptima. Adicionalmente, se cumple con los requerimientos de los países donde opera la Corporación Yanbal International, exportando productos de alta calidad.
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Contar con un Sistema de Gestión de Seguridad estándar le permitirá a la organización la creación de nuevos controles y el mejoramiento de los sistemas implantados anteriormente, estableciendo otro factor de éxito que contribuye a que cada uno de los colaboradores se vea reflejado en los procesos que participa, dando como resultado exportaciones e importaciones más seguras, lo que redunda en el fortalecimiento de la imagen de marca de Yanbal Colombia a nivel nacional e internacional, generando credibilidad y confianza.
La implementación del sistema de gestión de BASC será útil y beneficioso para: 1. Sensibilizar, concientizar y capacitar a los colaboradores sobre los riesgos y
peligros que tienen las actividades ilícitas y su impacto en la sociedad, sus familias y la empresa.
2. Fortalecer los controles exigidos sobre los productos, el personal, la infraestructura y la información, garantizando una mayor seguridad y confianza en las operaciones de importación y exportación, y cumpliendo con las exigencias de un comercio más seguro - BASC.
3. Aumentar las exigencias en el cumplimiento de acuerdos de confidencialidad y seguridad a nuestros proveedores, con lo cual demostramos interés, responsabilidad y seriedad en los controles que hemos definido.
Actualmente la organización Yanbal de Colombia sigue enfocado en el mejoramiento de los controles para garantizar un recurso humano idóneo; cumplir los criterios de seguridad para los asociados de negocio; y optimizar la seguridad física, de las personas, productos e información. De esta manera se confirma el compromiso, la calidad y la seguridad.
1.1.2 Formulación
¿Cómo se debe desarrollar el Sistema de Gestión de Control y Seguridad en la Organización Yanbal de Colombia S.A. al implementar la Norma BASC?.
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1.2 OBJETIVOS
1.2.1 Objetivo General
Implementar la Norma BASC en la Organización Yanbal de Colombia S.A. permitiendo la protección e integridad de las personas, de las propiedades y de los procesos, para contribuir al mejoramiento, control y trazabilidad de la cadena logística.
1.2.2 Objetivos Específicos
Realizar un diagnóstico en la Organización Yanbal de Colombia S.A. frente a la Norma BASC.
Evaluar los riesgos del Sistema de Gestión de Control y Seguridad.
Identificar y desarrollar los mecanismos de control de riesgo físico en cumplimiento de la Norma Basc aplicables a personas, propiedades y fabricación de productos.
Desarrollar el proceso documental de la información exigido por la Norma Basc.
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1.3 DELIMITACIÓN O ALCANCE
El sistema en Gestión y Control de Seguridad BASC aplica para los procesos de la Cadena de Abastecimiento y Unidad de Negocio de Yanbal de Colombia S.A. y tiene como alcance el abastecimiento de productos cosméticos y joyería desde la planeación de la producción hasta la entrega de producto terminado a las Unidades de Negocio.
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1.4 METODOLOGÍA
El diseño metodológico o tipo de investigación que se aplico al proyecto es el
“Estudio de Caso” donde se realizó un examen completo e intenso frente a la
Norma BASC y su implementación en la Organización Yanbal de Colombia S.A., como se muestra en la Gráfica 1, siendo el estudio de caso particularista, descriptivo, heurístico y de tipo inductivo a partir del estudio, la observación y recolección de datos estableciendo ciertos resultados útiles para estudiar y describir la situación o hecho encontrado, donde al final del estudio se encontró el registro del caso, exponiendo de forma descriptiva con lo cual se extrajo generalizaciones significativas y elaboración de hipótesis, para explorar, describir, explicar, evaluar y transformar la faceta estudiada.
Gráfica 1. Cuadro Metodológico
Fuente: Autoras
ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL
Descripción de todas las actividades y
procesos de cada área
EVALUACIÓN DE RIESGOS FÍSICOS
Analisis de Riesgos-Establecimiento del plan
de acción y mejoramiento
IMPLEMENTACION DE MEJORAS
Implementación del Sistema de Gestión de
Control y Seguridad
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La metodología inicio con el análisis de la situación actual de la empresa en materia de riesgos físicos, es decir la forma en que la empresa realiza la protección de sus áreas y procesos.
Posteriormente a este análisis se detectaron los principales problemas que se suscitan en la seguridad física mediante el análisis de riesgos físicos en la matriz de evaluación de protección RBDM de instalaciones según la metodología descrita por el sistema BASC.
RBDM es un proceso sistemático y analítico para considerar la probabilidad de que una violación de la seguridad ponga en peligro un activo, individuo o función e identificar las acciones que reducirán la vulnerabilidad y mitigarán las consecuencias.
De acuerdo a los riesgos críticos se procedió a priorizar según el impacto económico y la frecuencia de los mismos para establecer las medidas de protección a implementar.
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1.4.1 Marco Normativo y Legal
Las nuevas iniciativas contra las nuevas amenazas tienen la particularidad de basarse en una concepción que supera la consideración individual de las amenazas y fundamentarse en un tratamiento integral de las mismas.
Por lo tanto, el alcance y el contenido de las nuevas iniciativas no se refieren a las nuevas amenazas, sino que se vinculan a la operación marítima y portuaria, a la cadena de distribución y a los países o regiones. De esta forma las mismas se dividen de acuerdo al siguiente detalle, aplicado para los procesos de la Cadena de Abastecimiento y Unidad de Negocio de Yanbal de Colombia S.A.:
Coalición Empresarial contra el Contrabando (BASC) Iniciativa para la Seguridad de los Contenedores (CSI)
Asociación Aduanera Comercial contra el Terrorismo (C-TPAT)
La Business Alliance for Secure Commerce (BASC), es una alianza empresarial que promueve el comercio seguro en cooperación con gobiernos y organismos internacionales. Se trata de una organización sin fines de lucro, constituida bajo las leyes del Estado de Delaware, Estados Unidos, liderada por el sector empresarial. Su misión es facilitar y agilizar el comercio internacional mediante el establecimiento y administración de estándares y procedimientos integrales de seguridad, reconocidos y avalados en el ámbito internacional.
Por su parte, la Iniciativa para Seguridad en los Contenedores (CSI), se implementó en el mes de enero de 2002. Se trata de un programa por el que se pretende mejorar la detección de armas de destrucción masiva movilizadas en medios de transporte marítimo. En su implementación, este programa comprende la presencia de funcionarios aduaneros, en puertos de todo el mundo y una metodología de trabajo por la que el control de los contenedores se realiza en los puertos de origen.
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La Asociación Aduanera Comercial contra el Terrorismo (C-TPAT) busca lograr mayor grado de compromiso por parte de los actores de comercio, más específicamente de los actores de la cadena de abastecimiento. Involucra a transportistas, exportadores, importadores y a todos los canales de comercialización. Se trata de que los empresarios deben calificar ante el Departamento de Aduanas, de forma que puedan suscribir un acuerdo por el que asumen el compromiso de mantener ciertos estándares de seguridad, a cambio de ser considerado como miembro activo de la asociación y, por lo tanto, sus embarques ser objeto de una verificación mínima imprescindible.
El Marco Normativo para Asegurar y Facilitar el Comercio Global1 tiene
diversos convenios, estándares y programas, se han desarrollado en ámbitos diferentes intentado fortalecer la facilitación aduanera, sin que por ello se dejaren de practicar controles efectivos por parte de las aduanas. Dentro de los principales instrumentos desarrollados hasta el momento, se encuentra el Marco Normativo para Asegurar y Facilitar el Comercio Global, el cual recoge y complementa los principios contenidos en otros instrumentos y programas de la OMA, incluyendo algunos establecidos en el Convenio de Kyoto Revisado.
El referido Marco Normativo fue adoptado unánimemente por parte de los Directores Generales de Aduanas de los países miembros de la OMA, mediante Resolución del Consejo de Cooperación Aduanera, en la reunión que se desarrolló en la ciudad de Bruselas el 23 de junio de 2005. A su vez, luego de su aprobación, un fuerte compromiso de aplicar el Marco fue manifestado y asumido por parte de los países miembros de la OMA, entre ellos, ocho países miembros de la ALADI2.
1
ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE ADUANAS. 2005 Marco Normativo para Asegurar y Facilitar el Comercio Global
2
Los países miembros de la ALADI que manifestaron su voluntad de implementar el Marco Normativo, hasta la fecha son, según datos brindados por la OMA, Argentina, Bolivia, Brasil, Cuba, Ecuador, México, Paraguay y Uruguay.
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El Marco tiene por finalidad principal la de establecer normas que garanticen la seguridad de la cadena logística y que faciliten el comercio a escala mundial, todo ello con el objeto de aumentar la certidumbre y la predictibilidad, permitir una gestión integral de la cadena logística en todos los medios de transporte, ampliar el papel, las funciones y las capacidades de las aduanas de modo que puedan hacer frente a los desafíos y aprovechar las oportunidades del Siglo XXI, reforzar la cooperación entre las administraciones de aduanas a fin de mejorar sus capacidades para la detección de los envíos de alto riesgo, reforzar la cooperación entre las aduanas y las empresas y fomentar la circulación fluida de las mercancías a través de cadenas logísticas internacionales seguras3.
Para el cumplimiento de la referida finalidad, el Marco instituye cuatro elementos básicos:
La armonización de los requisitos relativos a la información electrónica previa sobre los envíos destinados al interior y al exterior o que están en tránsito.
La utilización de un enfoque coherente de análisis de riesgos para abordar las cuestiones relacionadas con la seguridad.
La inspección de contenedores y de la carga de alto riesgo destinados al exterior por parte de la aduana del país de despacho, utilizando equipos de detección no invasivos ante una petición razonable del país de destino, basada en una metodología comparable de detección de riesgos.
El otorgamiento de ventajas a las aduanas y empresas que cumplan las normas mínimas relativas a la seguridad de la cadena logística y que apliquen las mejores prácticas.
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Además, todo el andamiaje propuesto por el Marco descansa en dos pilares básicos de colaboración:
Aduanas - Aduanas / Aduanas - Empresas
Ambos pilares suponen un conjunto de normas que se combinan para garantizar una comprensión sin problemas y una rápida aplicación a escala internacional. 4
El Pilar Aduanas - Aduanas es indicativo de que las aduanas deben trabajar
conjuntamente, utilizando normas comunes aceptadas por todas, con el objeto de optimizar la seguridad y la facilitación de la cadena logística internacional. En este sentido, este pilar establece un mecanismo eficaz de protección de la cadena logística internacional contra los efectos del terrorismo y de las restantes amenazas actuales que debe enfrentar los flujos de comercio de estos días.
En el pasado, las aduanas inspeccionaban la carga una vez llegada a sus puertos nacionales. En la actualidad, resulta necesario poder inspeccionar y evaluar un contenedor o una carga antes de que se produzca su llegada al puerto de destino. Debido a sus competencias y conocimientos técnicos específicos, las administraciones de aduanas contribuyen tanto a la seguridad como a la facilitación del comercio global. En este sentido, el principio básico de este pilar es la transmisión previa de información por medios electrónicos, a fin de identificar contenedores o carga de alto riesgo. Mediante la utilización de herramientas de selección informatizadas, las aduanas pueden identificar con la suficiente anticipación los envíos de alto riesgo en la cadena logística.
Al respecto, se indica que deberá preverse el intercambio electrónico de información y, por consiguiente, los sistemas deberán basarse en mensajes
4
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armonizados que sean interoperables. Para que sea efectivo y para garantizar que el proceso no obstaculice la circulación fluida de las mercancías, en la inspección de envíos de alto riesgo las aduanas deberán emplear tecnologías modernas, que comprendan, entre otras, las máquinas de rayos X y de rayos gamma de gran potencia y los dispositivos para detectar radiación.
La utilización de tecnologías modernas a fin de preservar la integridad de la carga y de los contenedores, constituye otro punto fundamental de este pilar. Puesto que el Marco Normativo de la OMA se inspira, entre otras fuentes, en el CKR, las “Directrices para la gestión integrada de la cadena logística y los programas nacionales”5
, las Administraciones de Aduanas que lo adopten contribuirán a la normalización de este pilar.
Por su parte, El Pilar Aduanas - Empresas6 establece que cada aduana se asociará con el sector privado a fin de que este sector participe en la tarea de garantizar la seguridad y la fiabilidad de la cadena logística internacional.
El principal objetivo de este pilar es la creación de un sistema internacional para la identificación de empresas privadas que ofrezcan un nivel elevado de garantías de seguridad en la posición que ocupan en la cadena logística. Este tipo de asociación reportará ventajas concretas a las empresas, tales como una tramitación más rápida y otras medidas.
El pilar introduce la figura del Operador Económico Autorizado (OEA) como parte involucrada en el movimiento internacional de mercancías, cualquiera que sea la función que haya asumido en nombre de una aduana que cumpla las normas de la OMA o normas equivalentes de seguridad de la cadena logística. La calidad de OEA puede comprender, entre otros, a los fabricantes, importadores,
5
El Marco Normativo y, en particular, las especificaciones técnicas, en muchos casos se toman directamente de estas fuentes.
6
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exportadores, corredores de comercio, transportistas, agrupadores, intermediarios, operadores portuarios y/o aeropuertos, operadores de terminales, operadores integrados, almacenistas y distribuidores.
La siguiente afirmación extraída de las Directrices de alto nivel para los acuerdos de cooperación entre los miembros de la OMA y el sector privado, con vistas a reforzar la seguridad de la cadena logística y a facilitar la circulación del comercio internacional, resume la decisiva relación entre las aduanas y las empresas para añadir otro nivel de protección al comercio internacional: "Los riesgos que deben afrontar las aduanas disminuyen en la medida en que éstas puedan contar con sus socios de los medios comerciales para evaluar y abordar las amenazas a su propia cadena logística. Así pues, se verán beneficiadas las empresas que demuestren tener una indiscutible voluntad de fortalecer la seguridad de la cadena logística. Minimizar los riesgos de este modo contribuirá a que las aduanas puedan cumplir con sus funciones relativas a la seguridad y a la facilitación del comercio legítimo." 7
Gracias a estos programas, las medidas de seguridad de la carga y de los contenedores se aplican mucho antes en la cadena logística, ya que involucran al sector privado y exigen una mayor seguridad en el lugar de origen (por ejemplo, el lugar donde se llenan los contenedores en el puerto de carga del fabricante extranjero) y en el recorrido que realizan los contenedores de un lugar a otro de la cadena logística.
El Marco establece los criterios mediante los cuales se concede a las empresas de la cadena logística un estatuto oficial como colaboradores asociados en las tareas relacionadas con la seguridad, es decir, como OEA. Estos criterios se refieren a cuestiones tales como el análisis de riesgos, planes de seguridad ajustados a los riesgos objeto de evaluación, planes de comunicación, medidas para prevenir que mercancías irregulares o que carezcan de la debida documentación entren en la
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cadena logística internacional, seguridad física de los edificios y locales utilizados como lugar para realizar el cargamento o para el almacenamiento, seguridad de la carga y de los contenedores, medios de transporte, control del personal y protección de los sistemas de información.
Las prioridades para autorizar o validar a una empresa participante se determinarán en relación a una serie de factores, entre los que se incluyen el volumen de importación, las anomalías relacionadas con la seguridad, la amenaza estratégica representada por determinadas regiones geográficas u otra información relacionada con los riesgos. El énfasis en cada uno de estos factores variará inevitablemente según vayan cambiando las circunstancias.
Asimismo, se establece que es de suma importancia contar con un acuerdo general sobre las ventajas mínimas que podrán derivarse para las empresas de su estatuto de operadores autorizados. Estas ventajas incluyen una circulación más rápida por las aduanas de la carga de bajo riesgo, mayores niveles de seguridad, una optimización de los costos de la cadena logística gracias a una mayor eficiencia de la seguridad, una buena reputación para la organización, mayores oportunidades comerciales, un mejor conocimiento de los requisitos aduaneros y una mejor comunicación entre los OEA y las aduanas.
Muchas empresas que operan en los nudos de la cadena logística internacional ya cumplen los requisitos de seguridad internacionales en vigor o cuentan con programas internos de seguridad que se ajustan a las necesidades de la aduana. 8
El Marco establece que los sistemas del pilar Aduanas - Empresas deben basarse en la acreditación de la calidad de las rutinas aduaneras en las que se utilicen las tecnologías de la información, a fin de agilizar los procedimientos que normalmente van asociados al comercio transfronterizo y que reportan ventajas especiales a los importadores, exportadores, intermediarios, transitarios, transportistas y demás proveedores de servicios que cumplen con los requisitos.
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1.4.2 Marco Técnico
La Cadena de Abastecimiento de Yanbal de Colombia es la encargada de la fabricación del producto contando con los más altos estándares de calidad certificados por BPM, ISO 9001.
Las Buenas Prácticas de Manufactura son una herramienta básica para la obtención de productos seguros para el consumo humanos, que se centralizan en la higiene y forma de manipulación.
• Son útiles para el diseño y funcionamiento de los establecimientos, y para el desarrollo de procesos y productos relacionados con la alimentación.
• Contribuyen al aseguramiento de una producción de alimentos seguros, saludables e inocuos para el consumo humano.
• Son indispensable para la aplicación del Sistema HACCP (Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control), de un Sistema de Calidad como ISO 9000.
• Se asocian con el Control a través de inspecciones del establecimiento.
Buenas Prácticas de Manufactura o normas GMP (del inglés Good
Manufacturing Practice) es un conjunto de normas y procedimientos a seguir en la industria farmacéutica para conseguir que los productos sean fabricados de manera consistente y acorde a ciertos estándares de calidad.
Este sistema se elaboró para minimizar errores en la manufactura de productos farmacéuticos. Ya que nunca se puede asegurar al 100% que los errores vayan a detectarse al someter al producto a las pruebas finales, es decir, antes de ser distribuido.
Las normas BPM abarcan todos los aspectos de la fabricación de productos farmacéuticos. Es importante destacar que las Buenas Prácticas de Manufactura tienen tres objetivos claros: evitar errores, evitar contaminación cruzada del
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producto fabricado con otros productos y garantizar la trazabilidad hacia adelante y hacia atrás en los procesos.
Estas normas se rigen bajo el siguiendo Marco Normativo:
En Mayo de 1992 la Asamblea Mundial de la Salud revisó las pautas propuestas y aprobó una resolución (WHA45.29), y expresó su conformidad con las "pautas para la aplicación del Sistema OMS de Certificación, que será evaluado y revisado, en la medida de lo necesario, en consulta con el Comité de Políticas sobre Sustancias Farmacéuticas del Comité Ejecutivo", y encareció a los Estados Miembros a "aplicar estas pautas, y emitir certificados dentro de los próximos cinco años en una forma que se establecerá a la luz de la experiencia adquirida en pruebas preliminares efectuadas en el terreno.
RESOLUCIÓN NÚMERO 003183 DEL 23 DE AGOSTO DE 1995
Por la cual se adopta el manual de Buenas Prácticas de Manufactura
RESOLUCIÓN 01087 -05/07/2001
Por la cual se adopta la Guía de Inspección de Laboratorios o Establecimientos de Producción Farmacéutica, para la obtención del Certificado de Cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura.
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2. MARCO REFERENCIAL 2.1 MARCO HISTÓRICO
2.1.1 Descripción de la empresa
Yanbal International es una Corporación dedicada desde hace más de 40 años, a ofrecer productos de belleza, cosméticos, fragancias, y bijouterie de la más alta calidad; así como la mejor Oportunidad de ganancias y carrera profesional para la mujer latinoamericana. Nació en Perú en 1967 y se ha expandido con éxito a México, Colombia, Venezuela, Ecuador, Guatemala, Bolivia y España.
Las Consultoras ofrecen un servicio profesional y personalizado a miles de clientes, por lo que Yanbal International está orientada a ser reconocida como la compañía de venta directa más prestigiosa y competitiva de América Latina.
Cuenta con un staff de ejecutivos de primer nivel; 5 modernas plantas de producción; laboratorios de investigación y desarrollo de cosméticos y fragancias en Estados Unidos; un equipo de diseñadores de joyas en Nueva York; todos comprometidos con ofrecer el mejor producto, la mejor calidad y el mejor servicio.
Yanbal lleva en Colombia 31 años, está catalogado como uno de los 12 mejores lugares para trabajar en Colombia según Great Place to Work Institute en el 2011. Es la primera Compañía en traer el Sistema de Venta Directa Multinivel al país, cuenta con más de 1.400 Colaboradores Directos y más de 300.000 mujeres en los últimos dos años.
La Unidad de Negocio de Yanbal de Colombia es la encargada de apoyar la tarea de comercialización de los productos generando campañas por medio de la publicidad, ofertas e incentivos para impulsar la venta a nivel nacional.
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La Cadena de Abastecimiento es la encargada de la fabricación del producto contando con los más altos estándares de calidad certificados por BPM, ISO 9001 apoyando de esta manera la demanda total de la venta generada por la unidad de negocio.
Planta de Joyería y CosméticosYanbal Colombia-Facatativá
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Yanbal de Colombia maneja exportaciones con los países de la Corporación como son Perú, Bolivia, Ecuador, Venezuela, México, Guatemala, España y Estados Unidos, las importaciones provienen de Perú y Ecuador en cuanto a las categorías de Perfumes y Cosméticos.
Exportaciones e Importaciones Yanbal Colombia
Yanbal de Colombia cuenta con más de 30 años en la Industria cosmética con una misión fundamental: brindarle a la mujer colombiana la posibilidad de convertirse en empresaria con su propio negocio independiente, apoyada en valores como la integridad, honestidad, equidad, lealtad, respeto y transparencia. Fieles a este compromiso contamos con instalaciones seguras y adecuadas para la fabricación y distribución de productos cosméticos y de bijouterie para la Fuerza de Compras, asegurando que sean despachados de forma eficaz y óptima. Adicionalmente, cumplimos con los requerimientos de los países donde opera la Corporación Yanbal International, exportando productos de alta calidad.
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En la Gráfica 2 se muestra la participación de mercado a nivel Nacional, donde actualmente la Organización Yanbal de Colombia se encuentra en el tercer lugar con un porcentaje de participación del 13.30% de Compañías de Venta Directa, en la cual se evidencia un crecimiento en los últimos dos años, generando una Venta Total de 414.000 Mil Millones de Pesos al cierre de 2011; que corresponde a un crecimiento del 15% frente al año 2010.
Gráfica 2. Participación de Mercado
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Gráfica 3. Ventas Totales
Fuente: Informe de Gestión Yanbal Cierre Año 2011
Igualmente, en la Gráfica 3 se define el objetivo de Venta para el año 2012 de 520.000 Mil Millones de Pesos obteniendo un crecimiento del 26% y así poder alcanzar un porcentaje de participación superior en el mercado y lograr ser la Compañía No. 1 de Venta Directa en Colombia.
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2.2 MARCO TEÓRICO
Las primeras normas y sistemas de seguridad reconocidos iniciaron con el Marco SAFE9 el cual propone establecer normas que proporcionen seguridad a la cadena de suministro y facilitación a nivel global para promover certidumbre y previsibilidad. También apunta a permitir una gestión integrada de la cadena de suministro, mejorar su papel, funciones y capacidades aduaneras para satisfacer los desafíos y oportunidades del siglo XXI, fortalecer la cooperación entre las administraciones aduaneras para mejorar su capacidad de detectar cargamentos de alto riesgo, fortalecer la cooperación entre aduanas y empresas, y promover el movimiento fluido de mercaderías a través de cadenas de suministro de comercio internacional seguras.
El Marco consta de cuatro elementos claves. En primer lugar, el Marco armoniza los requisitos de información electrónica anticipada sobre la carga en envíos de llegada, salida y tránsito. En segundo lugar, cada país que se une al Marco se compromete a emplear un enfoque sistemático para el manejo de riesgos a fin de hacer frente a las amenazas de seguridad. En tercer lugar, el Marco requiere que, a solicitud razonable del país receptor, sobre la base de una metodología comparable de selección en función del riesgo, la administración de aduanas del país emisor realice una inspección de salida de los cargamentos y contenedores de alto riesgo, preferentemente utilizando equipos no invasivos de detección tales como máquinas de rayos X a gran escala y detectores de radiación. En cuarto lugar, el Marco define los beneficios que la aduana ofrecerá a las empresas que cumplan con las normas de seguridad mínimas de la cadena de suministro y las prácticas óptimas.
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Sobre la base de los elementos anteriores, el Marco descansa sobre dos pilares: acuerdos de red entre aduanas y alianzas entre aduanas y empresas. La estrategia de los dos pilares tiene muchas ventajas. Los pilares incluyen un grupo de estándares que se consolidan para garantizar la facilidad de comprensión y la rápida implementación internacional. Además, el Marco se basa en medidas existentes de seguridad y facilitación de la OMA y programas desarrollados por las administraciones de los Estados Miembros.
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La OMB ha desarrollo una norma de Gestión en Control y Seguridad en el Comercio Internacional y sus elementos son esenciales para proteger a las empresas, a sus empleados y a la comunidad en general. Estas directrices se basan en los principios generales de buena administración y están diseñadas para favorecer la integración de la Gestión en Control y Seguridad al sistema general de administración.
Esta norma establece requisitos y da información sobre:
a) El desarrollo de sistemas de Gestión en Control y Seguridad en el Comercio Internacional;
b) Los lazos con otras normas sobre sistemas de administración.
La norma BASC está diseñada para ser utilizada por organizaciones de todos los tamaños, independientemente de la naturaleza de sus actividades. Esta previsto que su aplicación sea proporcional a las circunstancias y necesidades de cada organización particular.
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2.2.1 Estándares Basc OBM-Programa de Seguridad
Un programa de seguridad representa una serie de medidas operacionales, implementadas para proteger una organización, sus activos, propiedades, empleados y clientes. Las consideraciones para preparar un programa de seguridad tenemos:
• Los requerimientos de seguridad de la organización. • El potencial de la organización para cumplir los requisitos.
• La vulnerabilidad de la organización a problemas de seguridad actuales y futuros. • Las alternativas disponibles para ser utilizadas por la organización, para cubrir las necesidades.
Tenemos también aspectos importantes que se deben incluir en un Plan de Seguridad:
• Definición clara de los métodos de seguridad
• Procedimientos escritos para notificación interna / externa • Mecanismos para responsabilizar en casos de robo o hurto • Manejo de documentos y archivos
• Procedimientos para chequeo y registro de iluminación y barreras perimétricas • Procedimientos para cierre de instalaciones (puertas, portones, ventanas, etc. • Sistemas de seguridad para registrar las entradas y salidas de personas y/o vehículos.
• Procedimientos para el manejo de la carga. • Definición de políticas para el monitoreo externo. • Control y manejo de llaves con inventarios periódicos. • Políticas y procedimientos para la contratación de personal. • Políticas que se aplicarán en la verificación de antecedentes.
• Procedimientos para obtener fotografías y huellas digitales de todos los empleados.
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2.2.2 Políticas de Seguridad
Al referirse a la palabra políticas11, significa que es la primera manifestación en contra de que la compañía sea utilizada por organizaciones ilícitas, es de sus dueños, directivos o administradores; estas son de carácter general y sirven como base para que cada área de la compañía, escriba sus propias políticas. Para su elaboración, se recomienda:
• Procedimientos y procesos con estándares de seguridad definidos. • Procedimientos de seguridad para selección y contratación de personal.
• Información al empleado sobre sus responsabilidades civiles y penales, en que se puede ver envuelto por el no-cumplimiento de los estándares de seguridad. • Relaciones con las autoridades.
• Los procesos para dar cuenta de irregularidades.
Las recomendaciones para su divulgación y aplicación son:
• Tener visibles las políticas en materia de seguridad; las generales en las áreas comunes y las particulares en cada sección o unidad de negocio.
• Poner a la vista de los clientes, en carteleras o anuncios, en las áreas de acceso o en los lugares de alta asistencia de clientes, las políticas de la compañía en materia de seguridad.
• Mantener a la vista las acciones que la compañía tomará, para dar cuenta a las autoridades sobre cualquier actividad ilícita que se presente.
2.2.3 Personal
El personal de una empresa está en riesgo de ser coaccionado o convencido para que colabore con actividades ilícitas al margen de sus verdaderas funciones. A continuación se dan algunos parámetros para la selección e incorporación del mismo; así como el mantenimiento y la constante evaluación sobre las variables que pueden hacer que un funcionario de una empresa se vea involucrado en conspiraciones internas:
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2.2.4 Selección de personal
El recurso humano puede llegar a ser el eslabón más débil o más fuerte en la cadena de prevención de riesgos, de los procesos de selección dependerá evitar que el interés primario de un empleado nuevo en la compañía no sea trabajar para esta, sino en contra de esta. Para el caso de contratistas independientes (servicios de limpieza, recolección de basuras, y otros), se deben verificar los antecedentes personales y empresariales.
2.2.5 Información sobre el aspirante
Recuerde que hay tres tipos de empleados: (1) Los que colaboran con los delincuentes, (2) los que no colaboran y (3) los que están dudando; para el primero y el tercero, un buen proceso de selección los hará renunciar a perjudicar su compañía. La respuesta a las preguntas del cuestionario, deberán ser respondidas escritas a mano y el formulario debidamente firmado, esto trae como consecuencia el sentimiento de responsabilidad en el aspirante.12
2.2.6 Verificación de la información
Una vez el que el aspirante haya entregado el formulario, se encargará a una persona o institución de la verificación de la información contenida en este.
2.2.7 Entrevista
Una vez que se hayan comprobado los datos, se recomienda hacerle una entrevista con una persona especializada, en ella se preguntara verbalmente, sobre algunos datos consignados en el formulario; con esto se reduce la posibilidad de las fachadas. Adicionalmente durante la entrevista se buscara determinar el carácter, la motivación, la honestidad y otros parámetros; se recalcará sobre las políticas en contra del robo, trafico ilícito, terrorismo y piratería, con el objetivo de conocer la posición del empleado ante estos aspectos.
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2.2.8 Inducción
La seguridad en el proceso de incorporación, no termina en la entrevista, es necesario que el nuevo empleado reciba una inducción sobre: normas de seguridad, áreas restringidas, tarjetas de identificación, donde y a quien informar sobre irregularidades. Así mismo se les enseñará la forma de reconocer las señales que indican que sus colegas consumen estupefacientes o participan en el contrabando. Todos los empleados que manejan carga o tramitan documentos den conocer los requisitos de seguridad y las consecuencias de su incumplimiento.
2.2.9 Mantenimiento del Personal
El recurso humano de su empresa está siendo constantemente estudiado por las organizaciones delictivas que quieren aprovecharse de él, que quieren convencerlo o disuadirlo de los supuestos beneficios adicionales que podrá obtener; una revisión periódica sobre aspectos como el comportamiento, las proposiciones que haya recibido de agentes externos, las observaciones que haya hecho sobre otros colegas, su situación social y económica, sus nuevos amigos; ayudará a que su empleado se sienta protegido y a la vez responsable con la empresa, usted demostrará que se preocupa por su empleado, que está pendiente de él y lo más importante, que lo conoce13.
2.2.10 Seguridad Física
La seguridad física requiere de un sistema integral de protección, que comprende un conjunto de medidas de seguridad adoptadas, que unidas, enlazadas y coordinadas entre sí, proporcionan a un buen nivel de protección que permiten mantener la cualidad benéfica libre o exenta de daño o variación negativa. Los parámetros básicos y los formularios que permiten revisar las acciones de
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seguridad con que cuenta una compañía, se encuentran divididas de la siguiente manera.14
2.2.11 Áreas de almacenamiento de carga
Recomendaciones: (1) Todos los edificios usados para almacenar carga y aquellos asociados con esto, deben ser construidos de materiales resistentes que impidan la entrada ilegal. (2) La integridad de la estructura debe ser mantenida mediante inspecciones y reparaciones periódicas. (3) La seguridad debe estar presente en las puertas y ventanas. (4) La demarcación y señalización de las áreas restringidas, y el control de acceso a las mismas.
2.2.12 Conocimiento del personal
Todas las personas que laboran en una compañía y especialmente los que tienen responsabilidad sobre la carga, documentos y objetos valiosos, deben haber pasado por un proceso minucioso de pre-empleo, que haya permitido el conocimiento suficiente de este individuo y la verificación de sus antecedentes.
2.2.13 Personal de Seguridad
Dependiendo del tamaño de la compañía esta tendrá una organización de seguridad paralela a las actividades operativas, tendiente a proteger estas. Un representante de la compañía deberá tener funciones asignadas como encargado de seguridad. Recomendaciones: (1) Los uniformes del personal de seguridad deben ser diferentes al resto del personal de la compañía.
2.2.14 Sistemas de identificación
Todo el personal que haya tenido acceso a las áreas de una compañía, deberá estar debidamente identificado; su identificación, ya sea por el color, la numeración, o las inscripciones deberá indicar las áreas a al cual esta persona está autorizada para accesar. Recomendaciones: (1) La tarjeta de identificación
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debe llevar como mínimo las características físicas del empleado, su fotografía en color, su firma y una fecha de vencimiento razonable. (2) Todo el personal que se encuentre dentro de la compañía deberá portar su identificación en lugar visible. (3) Para el personal administrativo puede ser en forma de collar o en el bolsillo derecho con un gancho, para el personal operativo (norma seguridad industrial) se utiliza un brazalete ajustado para evitar pérdidas y accidentes. (4) Utilizar chalecos reflectivos o uniformes de colores diferentes para cada una de las áreas sensitivas.15
2.2.15 Conocimiento y Educación sobre Seguridad
Las empresas deben tener programas para educar a todo el personal en los aspectos de las políticas y prácticas de seguridad con que cuenta la compañía.
2.2.16 Procedimientos sobre seguridad
Los mínimos requisitos que en materia de procedimientos de seguridad se deben tener en cuenta son aquellos relacionados con la recepción, almacenamiento y entrega de la carga, desde el punto de vista físico y administrativo.
2.2.17 Control de acceso
Sin acceso físico a las plantas o a las áreas, es imposible la materialización de los riesgos de robo, tráfico ilícito, terrorismo y piratería; de ahí la importancia de los controles de acceso. Recomendaciones: (1) Control sobre las horas a las cuales las personas acceden a instalaciones. (2) Mantenga control y gestión sobre las actividades y el tiempo de ejecución, no permita el ocio dentro de las instalaciones susceptibles. (3) Coloque un mapa donde se muestren las áreas restringidas para cada tipo de empleado, visitante y usuario. (4) Tenga en cuenta que entre menos número de personas accedan a las áreas de documentación o de almacenamiento de carga menor será la probabilidad de materialización de riesgos. (5) Coloque avisos que expresen a sus clientes y usuarios cuanto importante es la seguridad y
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el cumplimiento de estándares en su compañía. (6) Efectúe revisión física a las personas y paquetes.16
2.2.18 Sistemas Electrónicos de Seguridad
Los sistemas de seguridad electrónicos antiguamente solo se utilizaban en grandes organizaciones y corporaciones así mismo se utilizaban para proteger objetos de valor incalculable. Ahora el uso de los sistemas de seguridad son una realidad y un motivo de preocupación para todo tipo de empresas tanto grandes como pequeñas, tomemos en cuenta que la explosión tecnológica actual ofrece ahora la posibilidad de alcanzar niveles superiores de eficiencia a costos reducidos.
Los Sistemas de alarmas pretenden señalar una condición que a sus sensores le hayan sido diseñados para detectar, como puertas o ventanas abiertas, movimientos o cambios en el ambiente. Estas condiciones causan al censor activar un circuito el cual se anuncia y es interpretado por el panel como una alarma en el sistema. Recordemos que el sistema de alarma no crea por si solo una solución sino que responde a una acción por criterio humano. Dentro de la integración de sistemas electrónicos de seguridad contamos con:
Sistemas de alarma contra robo Sistemas para el control de Acceso Circuito cerrado de Televisión (CTV)
2.2.19 Seguridad Documental y de la Información
La eficacia de las normas de seguridad de las instalaciones depende del control de los documentos con los cuales se recibe, se entrega, se embala, se desembala, se transporta o en general se transfiere la responsabilidad de una a otra compañía o de un área a otra área en la misma compañía.
Recomendaciones: (1) Restringir al máximo el acceso a la documentación o información. (2) Procedimientos claros de responsabilidad documental. (3)
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Establecer procesos de cierre y confrontación entre las actividades operacionales y la documentación generada por las mismas. (4) Establecer procedimientos formales de entrega y archivo de la información. (5) Contar con áreas seguras para almacenamiento y archivo.
2.2.20 Documentos de la Carga17
Todo el personal que tramita los documentos relativos a la carga tiene la oportunidad de reconocer las expediciones sospechosas a las que debe negar la recepción o transporte. En caso de que ya se encuentre en sus instalaciones, debe notificarse a los organismos del estado encargados de su control.
Recomendaciones: (1) Un examen cuidadoso de las guías de carga, los contratos de transporte, las facturas, los documentos aduaneros y otros. (2) Cada empleado lleve la cuenta legible y exacta de la carga que reciben o tramitan. (3) Se tramiten solamente los documentos legibles. (4) Se proteja la confidencialidad de los documentos. (5) Se acepten solamente las firmas autorizadas. (6) Se verifique la identificación de las personas autorizadas. (7) Se establezcan procedimientos para notificar actividades sospechosas.
2.2.21 Seguimiento Sistematizado a los Procesos
Los sistemas informáticos representan una gran ayuda para elevar los estándares de seguridad sobre los procesos administrativos que respaldan las operaciones físicas. Los delitos informáticos son de dos tipos:
Donde el sistema es la víctima real (daños al software o hardware) y donde el sistema sirve como instrumento para acciones ilícitas. Recomendaciones: (1) Control de acceso al sistema restringiendo y discriminando usuarios. (2) Seguridad física en las áreas de los servidores.
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2.2.22 Sellos y Precintos
Una política de sellos y precintos, sobre la documentación, las unidades de embalaje, los edificios o áreas que se custodia, determina la responsabilidad de los participantes. Recomendaciones: (1) Los sellos o precintos deben ser numerados, controlados uno a uno para evitar que sean utilizados ilícitamente. (2) En una minuta se deberá llevar los registros de quien se entregó el precinto y donde fue utilizado. (3) El encargado de los sellos no entregará estos en estricto orden de numeración, porque resultaría fácil saber el número de sello que va ser utilizado y por lo tanto elaborar uno falso. (4) Sellar las unidades de embalaje vacías. (5) Establecer diferentes puntos de chequeo para asegurar la integridad del sello.18
2.2.23 Alianzas Estratégicas de Seguridad
Recuerde que la cadena siempre es tan débil como el eslabón más débil, en la cadena logística del comercio exterior, eso representa que una compañía puede hacer grandes esfuerzos de seguridad, pero si su complementaria o quien subsidia algún servicio no lo es, las oportunidades que cometan un acto ilícito con su producto o servicio está en manos de otro. Para prevenir esto, nada mejor que elaborar acuerdos en materia de controles preventivos a todo lo largo de la cadena logística; estos acuerdos deben contemplar políticas de firmas, sellos, precintos, controles de horas, personas responsables. No olvide hacer partícipe de esto a las autoridades aduaneras.
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2.3 MARCO CONCEPTUAL
Para los propósitos de esta norma, aplican:
ANÁLISIS DEL RIESGO
Uso sistemático de la información de la información disponible, para determinar la frecuencia con la cual pueden ocurrir eventos especificados y la magnitud de sus consecuencias.
AUDITORÍA DEL SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD
Examen sistemático e independiente, para determinar si las actividades y resultados relacionados con la gestión en control y seguridad, cumplen las disposiciones preestablecidas y si estas se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos.
COMPETENCIA
Idoneidad para conocer o solucionar un asunto derivado de la formación, entrenamiento y experiencia de cada individuo. Capacidad productiva de un individuo que se define y mide en términos de desempeño, en un determinado contexto laboral, y refleja los conocimientos de habilidades, destrezas y actitudes necesarias para la realización de un trabajo efectivo y de calidad.
CONTROL
Actividad de monitorear los procesos y tomar medidas preventivas, correctivas y de mejora, para evitar eventos indeseables en el futuro19.
EFECTIVIDAD
Capacidad de lograr las metas y objetivos con optimización de los recursos.
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EFICACIA
Es la medida del cumplimiento de las metas y objetivos planeados.
EFICIENCIA
Es la medida de la utilización de los recursos para cumplir las metas y los objetivos planeados.
EVALUACIÓN DEL RIESGO
Proceso usado para determinar las prioridades de gestión del riesgo mediante la Comparación del nivel de riesgo contra normas predeterminadas, niveles de riesgo objeto y otros criterios.
ESTANDARES BASC
Conjunto de requerimientos específicos aplicables, complementarios a esta norma y de obligatorio cumplimiento en función al alcance del SGCS, en las empresas que implementan un sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC.
FACTORES EXTERNOS
Son las fuerzas que se generan fuera de la organización, que inciden en los asuntos de control y seguridad y que deben tenerse en cuenta de manera apropiada; incluye aspectos: legislación, innovaciones y normatividades.
FACTORES INTERNOS
Son los aspectos de la organización que inciden en su capacidad para cumplir con la gestión de control y seguridad; incluye aspectos tales como: reorganización interna, cambio en la tecnología, cultura en materia de prevención de riesgos y modificaciones a procesos.
