Manual d Usuari Comptabilitat Pressupostària: Ingressos

(1)

S

ISTEMA

D

E

G

ESTIÓ

E

CONÒMICA

I

F

INANCERA

D

E

L

A

U

NIVERSITAT

A

UTÒNOMA

D

E

B

ARCELONA

.

P

ROJECTE

SUMMA

Manual d’Usuari

Comptabilitat Pressupostària:

Ingressos

(2)

(3)

23/02/2009 Pàg. 2 de 103 Versió 1.0 Títol de l’apartat

T

AULA DE CONTINGUTS

1 .

INTRODUCCIÓ... 4

1.1 INTRODUCCIÓ GENERAL ...4 1.2 MENÚ D’ACCÉS...4

2 .

EXECUCIÓ

DEL

PRESSUPOST

D’INGRESSOS... 6

3 .

COMPROMÍS

D’INGRÉS... 7

3.1 COMPTABILITZACIÓ D’UN COMPROMÍS D’INGRÉS...7

3.1.a Visualització d’un Compromís d’Ingrés ...13

3.1.b Anul·lació d’un Compromís d’Ingrés ...17

3.2 AJUST D’UN COMPROMÍS D’INGRÉS...17

3.2.a Visualització d’un Ajust ...21

4 .

RECONEIXEMENT

DEL

DRET ... 27

4.1 RD SENSE REFERÈNCIA A UN COMPROMÍS D’INGRÉS ...29

4.2 RD AMB REFERÈNCIA A UN COMPROMÍS D’INGRÉS ...42

4.3 VISUALITZACIÓ D’UN RECONEIXEMENT DEL DRET...49

4.4 ENLLAÇOS D’OBJECTES ...55

4.5 ESBORRAT D’UN RECONEIXEMENT DEL DRET ...57

4.6 ANUL·LACIÓ D’UN RECONEIXEMENT DEL DRET...59

4.7 EXTINCIÓ DE DRETS ...76

4.7.a Creació d’una Anul·lació per insolvència ...76

4.7.b Anul·lació de l’anul·lació per insolvència...80

5 .

DEVOLUCIÓ

D’INGRESSOS ... 90

(4)

23/02/2009 Pàg. 3 de 103 Versió 1.0

Títol de l’apartat

5.2 ANUL·LACIÓ D’UNA DEVOLUCIÓ D’INGRESSOS ...96 5.3 VISUALITZACIÓ D’UNA DEVOLUCIÓ D’INGRESSOS...100

(5)

23/02/2009 Pàg. 4 de 103 Versió 1.0

1.

INTRODUCCIÓ

1.1 INTRODUCCIÓ GENERAL

Aquest document conté el Manual d’Usuari del mòdul de Comptabilitat Pressupostària referent a l’Execució del Pressupost d’Ingressos. Recull tant la comptabilització dels diferents documents pressupostaris i manaments d’ingressos com la seva posterior anul·lació o els seus corresponents ajustos, així com la visualització dels documents creats.

L’objectiu d’aquest manual és mostrar als usuaris referents, involucrats directament en les tasques d’execució del projecte, com es realitzarà a partir d'ara la gestió dels ingressos de la comptabilitat pressupostària dins del Nou Model de Gestió SUMMA. Es busca capacitar al conjunt de futurs usuaris de l’eina sobre els conceptes bàsics i el funcionament general de la solució específica de la Universitat Autònoma de Barcelona. En aquest manual s’indiquen els menús d’accés a les pantalles que aniran apareixent successivament al realitzar cadascuna de les tasques, acompanyades de la descripció seqüencial dels camps que contenen, i la forma que aquests camps han de ser complimentats.

(6)

23/02/2009 Pàg. 5 de 103 Versió 1.0

En SUMMA tant l'accés als menús com a les transaccions estaran controlats pels perfils d'usuari, pel que no tots els usuaris podran portar a terme determinades accions sobre ells.

En aquest manual es descriu el maneig del menú de forma global, sense distingir entre el que puguin fer els diferents tipus d'usuaris.

(7)

23/02/2009 Pàg. 6 de 103 Versió 1.0

2.

EXECUCIÓ DEL PRESSUPOST D’INGRESSOS

Una vegada aprovat el pressupost d'ingressos, la seva execució es desenvoluparà a través de les següents fases comptables:

■ Compromís d’Ingrés

■ Reconeixement del Dret

■ Aplicació del Cobrament

F Faasseess CCoommppttaabblleess Reconeixement del Dret Anul·lacions de RDs Aplicació del Cobrament Devolució d’Ingressos Compromís d’Ingrés

(8)

23/02/2009 Pàg. 7 de 103 Versió 1.0

3.

COMPROMÍS D’INGRÉS

La fase de Compromís d’Ingrés es comporta de manera anàloga a la fase d'autorització del Model de Despesa, la diferència bàsica és que el Pressupost d‘Ingressos no és limitatiu.

El document pressupostari de Compromís d’Ingrés té la següent estructura:

■ Una part de dades comunes a tot el document anomenats dades de capçalera.

■ Una part de dades denominades dades de posició.

Cada document pressupostari consta d'una capçalera i n posicions. El nombre del document identifica al conjunt del document i cada posició dintre d'un document s'identifica pel denominat nombre de posició, que és un comptador automàtic de tres posicions que per a cada document comença per 001, pel que un document pressupostari podria tenir un màxim de 999 posicions, on cadascuna de les quals podria

estar referida a una partida pressupostària diferent.

A més, els Compromisos d'Ingressos poden realitzar-se per a l'exercici pressupostari en curs o bé incloure anualitats.

3.1 COMPTABILITZACIÓ D’UN COMPROMÍS D’INGRÉS

Per a comptabilitzar un Compromís d’Ingrés es deurà seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella,

(9)

23/02/2009 Pàg. 8 de 103 Versió 1.0

Menú:

Documents comptables/ Documents pressupostaris/ Previsió d’Ingressos/ Crear Previsió d’Ingressos

Transacció: Z50_EAPS_FMV1

o escriure el seu codi en la barra de recerca, i pressionar o la tecla “intro”.

A continuació apareixerà la següent pantalla:

1

2

3

4

5

6

(10)

23/02/2009 Pàg. 9 de 103 Versió 1.0

On serà necessari informar de les següents dades de capçalera:

Nom del camp Descripció Oblig. Acció del usuari

i valors Comentaris Classe document (

1

) Codi identificador de la classe de document a desar. IP Apareix indicada pel sistema. Data document (

2

)

En aquest camp l’usuari informarà la data del document. Format dd.mm.aaaa Data comptabilització (

3

) Data en la que es comptabilitza el document Format dd.mm.aaaa

Societat (

4

) Entitat de control pressupostari a la qual afecta el document.

UAB

Moneda (

5

) Moneda del Document. EUR

Data de

conversió (

6

) Data de conversió

Útil en cas de utilitzar moneda estrangera

(11)

23/02/2009 Pàg. 10 de 103 Versió 1.0

on es complimentaran les dades de posició necessaris per a la comptabilització del compromís:

i valors Comentaris

Centre Gestor Estructura Orgànica Format _Lnnnnnn Posició

Pressupostària Classificació Econòmica

Format I/EEEEE

Projecte Projecte/Activitat Es deriva de

l’element PEP

Fons Origen dels recursos

Obligatori si la partida ho requereix

Import Import del document Màxim 17 dígits

Text de la

Posició Text de la Posició

Text explicatiu de 50 caràcters

(12)

23/02/2009 Pàg. 11 de 103 Versió 1.0

i valors Comentaris Deutor Client Element PEP Element d’imputació de despeses i ingressos procedents de la comptabilitat Obligatori si la partida ho requereix

Centre de Cost Element d’imputació del _cost

Es derivarà automàticament del Centre Gestor

Classe de Cost Compte de Major

Es derivarà automàticament de la determinació de comptes del reconeixement del dret. Anualitat Exercici

Per a desar, . Apareixerà en la part baixa de la pantalla el missatge:

(13)

23/02/2009 Pàg. 12 de 103 Versió 1.0

És suficient complimentar el camp “Document model” (

1

) i pressionar o “intro”. Apareixerà el compromís que es tomarà com a model amb tots els camps sense protegir, per a poder realitzar les modificacions necessàries sobre el mateix:

(14)

23/02/2009 Pàg. 13 de 103 Versió 1.0

Després de fer les modificacions, es desarà el nou Compromís d’Ingrés pressionant .

3.1.a

Visualització d’un Compromís d’Ingrés

Menú: Documents comptables/ Documents pressupostaris/ Previsió

d’Ingressos/ Visualitzar Previsió d’Ingressos Transacció: FMV3

Per a visualitzar un Compromís d’Ingrés es deurà seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i pressionar o la tecla “intro”.

A continuació s’indicarà el document que es vol visualitzar (

1

) per a visualitzar el document amb totes les seves línies, o el document i la línia a visualitzar (

1

y

2

) si només es vol veure una de les línies del document de compromís, i es pressionarà o “intro”:

(15)

23/02/2009 Pàg. 14 de 103 Versió 1.0

Vista de totes les línies:

Vista d’una de les línies, per exemple la línia dos:

1

(16)

23/02/2009 Pàg. 15 de 103 Versió 1.0

Per a navegar a les altres línies, s’indicarà el número de línia que es vol visualitzar aquí:

(17)

23/02/2009 Pàg. 16 de 103 Versió 1.0

Per a tornar a la visualització d’una de les línies, es seleccionarà la línia que es vol veure (apareixerà en color taronja) i es pressionarà o bé es farà doble clic sobre la mateixa.

Per a sortir, pressionar .

És possible també visualitzar els consums realitzats contra aquest Compromís d'Ingrés (és a dir, els imports comptabilitzats en Reconeixements de Dret amb referència al Compromís), realitzats sobre el mateix. Per a això, des de la pantalla de visualització, es pressionarà o es farà clic en “import pendent”.

En aquest exemple, no hi ha cap consum, i apareixerà el següent missatge en la part baixa de la pantalla:

Cal notar que amb la visualització no és possible la modificació de cap dada del document.

(18)

23/02/2009 Pàg. 17 de 103 Versió 1.0

3.1.b

Anul·lació d’un Compromís d’Ingrés

No es poden anul·lar els Compromisos d’Ingressos. En cas necessari, es realitzarà un ajust del Compromís d’Ingrés que es vulgui anul·lar pel import total (veure apartat 3.2.).

3.2 AJUST D’UN COMPROMÍS D’INGRÉS

Quan es vol modificar l’import d’un Compromís d’Ingrés que s’ha registrat en ferm, s’utilitzarà la opció de “Ajust de Compromís d’Ingrés”.

El sistema permet crear documents d’ajust de valor, tant positius com negatius:

■ Quan es tracti d’un increment de valor el sistema verificarà que el document d’origen en la línia corresponent estigui comptabilitzat en ferm i que tots els ajustos de valor que s’hagin realitzat per la combinació document i línia estiguin degudament comptabilitzats en ferm o anul·lats. El sistema no realitza cap control sobre el disponible de la Partida Pressupostària sobre la qual s’està fent l’ajust.

■ Pels documents de disminució el sistema únicament verificarà que el document d’origen sobre el que es desitja fer la disminució estigui comptabilitzat en ferm i que, a més a més, el seu disponible sigui igual o superior a l’import del document que desitgen realitzar. En aquest cas, al realitzar el document, el sistema bloqueja el disponible del document d’origen per a que no es pugui utilitzar en fases posteriors.

d’Ingressos/ Crear Ajust. valor Previsió d’Ingressos Transacció: FMVPM1

(19)

23/02/2009 Pàg. 18 de 103 Versió 1.0

Per a crear un ajust d’un Compromís d’Ingrés es deurà seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i pressionar o la tecla “intro”.

on s’indicarà:

i valors Comentaris

Augment valor (

1

)

Camp que augmenta l’import del document al qual fa referència Camp excloent amb la disminució de valor Disminució

valor (

1

) Camp que decrementa l’import del document al

Camp excloent amb l’augment

1

2

3

4

5

(20)

23/02/2009 Pàg. 19 de 103 Versió 1.0

i valors Comentaris

qual fa referència de valor

Data de document (

2

)

En aquest camp l'usuari informarà la data

d'aprovació en el moment que registra el document

dd.mm.aaaa

Classe de document (

3

)

Classe de document del

document original IP

Nombre de document original (

4

)

Document sobre el qual

es farà l’ajust 10 dígits

Posició del document original (

5

)

Línia del document sobre el qual s’ha de fer

l’ajust

3 dígits (*)

(*) Els ajustos es fan sobre una línia d’un document. Si es tracta d’un document amb una única línia el sistema la identificaria instantàneament. Pel contrari, quan el document contingui vàries línies, s’haurà d’informar sobre quina d’elles s’ha de fer l’ajust pressupostari (en cas de no indicar cap línia, el sistema agafarà per defecte la primera).

(21)

23/02/2009 Pàg. 20 de 103 Versió 1.0

On s’indicarà l’import de l’ajust (

1

) i, si es vol, una descripció del ajust (

2

). En la pestanya “Valors (document pressupostari)” es pot veure:

■ l’import inicial del Compromís d’Ingrés,

■ el valor total després de l’ajust o ajustos

■ l’import pendent de consumir (és a dir, el valor total del Compromís menys els imports dels Reconeixements del Dret fets contra ell (veure l’apartat 4.2. “RD amb referència a un Compromís d’Ingrés”)).

Per a desar, pressionar .

1

(22)

23/02/2009 Pàg. 21 de 103 Versió 1.0

3.2.a

Visualització d’un Ajust

d’Ingressos/ Visualitzar Ajust. valor Previsió d’Ingressos Transacció: FMVPM3

Per a visualitzar un ajust d’un Compromís d’Ingrés es deurà seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i pressionar o la tecla “intro”.

(23)

23/02/2009 Pàg. 22 de 103 Versió 1.0

On caldrà indicar:

Nom del camp Descripció Oblig. Acció del usuari _{i valors} Comentaris Classe de

document (

1

)

Classe de document del

Compromís d’Ingrés IP

Número de

document (

2

)

Número de document de Compromís d’Ingrés al que es va fer l’ajust

Posició de document (

3

)

Posició del Compromís d’Ingrés a la que es va fer l’ajust

Ajust de valor (

4

)

Ajust que es vol visualitzar (en cas de que hagi més d’un ajust per document i línia de document)

Apareixerà l’ajust, amb tots els camps protegits:

1

2

3

4

(24)

23/02/2009 Pàg. 23 de 103 Versió 1.0

Per a sortir, pressionar .

També es por visualitzar un ajust si des de la transacció de “Visualitzar Compromís d’Ingrés” (veure apartat 3.1.a.)

(25)

23/02/2009 Pàg. 24 de 103 Versió 1.0

(26)

23/02/2009 Pàg. 25 de 103 Versió 1.0

Es veu el següent:

Fent clic en (

1

), es navega al document d’ajust de Compromís d’Ingrés:

1

(27)

23/02/2009 Pàg. 26 de 103 Versió 1.0

(28)

23/02/2009 Pàg. 27 de 103 Versió 1.0

4.

RECONEIXEMENT DEL DRET

Els Reconeixements del Dret són els documents que registren els drets de cobrament. El sistema els denomina “Manaments d’Ingressos”.

Dins de la solució EAPS es definiran les classes de documents per determinar la comptabilització de:

■ Reconeixements del Dret (RD)

■ Anul·lacions i Cancel·lacions

◊ Anul·lacions totals i parcials

◊ Anul·lacions per insolvències

Cada manament d’ingrés en el sistema SAP consta d’una capçalera i n posicions. El número del document pressupostari identifica el conjunt del document i cada posició dins d’un document pressupostari de Reconeixement del Dret s’identifica pel anomenat número de document financer (FI). Cada posició del document FI pot estar referit a una partida pressupostària i a un deutor diferent.

La diferència fonamental entre els documents pressupostaris de Compromís d’Ingressos i els documents de Reconeixement de Dret està en la repercussió en la comptabilitat financera d’aquests últims. Mentre que els primers són documents purament pressupostaris, els documents de Reconeixements de Dret tenen una clara incidència en la comptabilitat financera, ja que deuen actualitzar la comptabilitza de tercers i la seva corresponent contrapartida per a que després sigui possible procedir al cobrament dels drets simultanis.

Els Reconeixements del Dret es poden generar referenciant-los o no a un (o varis) Compromisos d’Ingrés. Per a poder enregistrar en el sistema els reconeixements de Dret per l’exercici corrent, es definiran les següents Classes de Documents:

Classe de

document Descripció

I0 RD sense referència a un Compromís d’Ingrés

I1 RD amb referència a un Compromís d’Ingrés

Gestió centralitzada

(29)

23/02/2009 Pàg. 28 de 103 Versió 1.0

Classe de

document Descripció

I2 RD ingrés simultani

I8 RD sense referència a un Compromís d’Ingrés

I9 RD amb referència a un Compromís d’Ingrés

IS RD ingrés simultani

Gestió descentralitzada

Els Reconeixements del Dret poden passar per tres estats diferents. Aquestes fases poden crear-se de manera simultània o no, depenent de la definició de la tipologia de Reconeixement del Dret. Aquests tres estats es presenten a continuació:

■ Creació

■ Alliberament

■ Comptabilització

A la UAB els Reconeixements de Dret d’Ingrés naixeran de la següent forma:

Classe de document Naturalesa

I0 Comptable

I1 Comptable

I2 Comptable

I8 Complet, amb el seu posterior alliberament i

comptabilització

I9 Complet, amb el seu posterior alliberament i

comptabilització Gestió

descentralitzada

(30)

23/02/2009 Pàg. 29 de 103 Versió 1.0

4.1 RD SENSE REFERÈNCIA A UN COMPROMÍS D’INGRÉS

Per a crear un RDs sense referència a un Compromís d’Ingrés previ, s’utilitzarà la transacció

Menú: Documents comptables/ Manaments/ Manament d’Ingressos/ Gestió

Ingressos Centralitzats/ Crear manament d’ingrés Transacció: Z50_EAPS_F881_I0

pel cas de gestió centralitzada o bé

pel cas de gestió descentralitzada.

(31)

23/02/2009 Pàg. 30 de 103 Versió 1.0

Transacció: Z50_EAPS_F881_I8

Per exemple, es continuarà amb el cas centralitzat.

Per a això, es deurà seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i pressionar o la tecla “intro”.

(32)

23/02/2009 Pàg. 31 de 103 Versió 1.0

Nom del camp Descripció Oblig. Acció del usuari i

valors Comentaris

Data de

document Data de document dd.mm.aaaa

Data de comptabilització Data on es comptabilitzarà el Reconeixement del Dret dd.mm.aaaa Classe de document Classe de Document de RD I0 per al cas centralitzat (transacció Z50_EAPS_F881_I0); I8 per al cas descentralitzat (transacció Z50_EAPS_F881_I8) Es complimentarà automàticament pel sistema. Societat Entitat de control pressupostari a la qual afecta el document UAB

Moneda Moneda del _document EUR

Període

Mes on es

comptabilitzarà el document RD Data de

conversió Data de conversió

Referència Referència

Txt. capçalera Txt. capçalera Text de 25 _caràcters

(33)

23/02/2009 Pàg. 32 de 103 Versió 1.0

Una vegada complimentats totes les dades de capçalera, pressionant o “intro” apareixerà:

On caldrà indicar:

i valors Comentaris

Deutor Client

Centre Gestor Estructura Orgànica Format

Lnnnnnn Posició Pressupostària Posició Pressupostària d’ingressos Format I/EEEEE

(34)

23/02/2009 Pàg. 33 de 103 Versió 1.0

i valors Comentaris

Obligatori si la partida ho requereix Element PEP Element d’Imputació de despeses i ingressos procedents de la comptabilitat Obligatori si la partida ho requereix

Classe de Cost Compte de Major

Es deriva per la determinació de comptes

Centre de Cost Element d’imputació de _cost Es deriva del _{Centre Gestor}

Import Import del RD Longitud

màxima17 dígits

(35)

23/02/2009 Pàg. 34 de 103 Versió 1.0

Si es vol incloure més línies en el document, es pressionarà i ja es podran complimentar les línies desitjades:

(36)

23/02/2009 Pàg. 35 de 103 Versió 1.0

Per a desar, pressionar (també es poden verificar les dades introduïts abans de desar pressionant el botó ). Apareixerà en la part baixa de la pantalla:

En la creació d’una altra línia de document, poden ser útils els botons:

Botó Significat

Serveix per a suprimir una línia del document RD.

Copia una línea del document RD, creant una altra igual.

Desfà les últimes modificacions realitzades sobre els textos (canvis de codis, de descripcions...).

Per a la classe de document I0, els Reconeixements del Dret naixeran comptabilitzats. Per a la classe de document I8, els Reconeixements del Dret naixeran complets, i serà necessari alliberar-los i comptabilitzar-los. Per a això:

(37)

23/02/2009 Pàg. 36 de 103 Versió 1.0

Menú: Documents comptables/ Manaments/ Manament d’Ingressos/

Alliberar manament d’ingrés Transacció: F884

Per a alliberar un Reconeixement del Dret es deurà seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i pressionar o la tecla “intro”.

on s’indicarà el document a comptabilitzar i la societat “UAB” i es pressionarà o “intro”. Per a alliberar, pressionar .

(38)

23/02/2009 Pàg. 37 de 103 Versió 1.0

Es pressionarà o “intro” i s’indicarà el Reconeixement d’Ingrés que es vol alliberar (

1

) i la Societat “UAB” (

2

):

1

(39)

23/02/2009 Pàg. 38 de 103 Versió 1.0

Es pressionarà de nou o “intro” i apareixerà el document a alliberar. Per a acabar,

pressionar .

Per a comptabilitzar:

Comptabilitzar manament d’ingrés Transacció: F870

Per a comptabilitzar un Reconeixement del Dret es deurà seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i pressionar o la tecla “intro”.

(40)

23/02/2009 Pàg. 39 de 103 Versió 1.0

on s’indicarà el document a comptabilitzar i la societat “UAB” i es pressiona o “intro”. Per a comptabilitzar, pressionar .

Nota: si en el moment d’indicar el número de manament no es recorda aquest codi, es pot

fer una recerca utilitzant el botó . Si es pressiona, apareix aquesta

(41)

23/02/2009 Pàg. 40 de 103 Versió 1.0

on es pot realitzar una recerca del número de manament segons uns criteris de selecció. Per a iniciar la recerca, pressionar i seleccionar el document buscat:

(42)

23/02/2009 Pàg. 41 de 103 Versió 1.0

Per a comptabilitzar, pressionar .

També es pot utilitzar la barra de menú de la següent manera:

Es pressionarà o “intro” i s’indicarà el Reconeixement d’Ingrés que es vol comptabilitzar (

1

2

):

(43)

23/02/2009 Pàg. 42 de 103 Versió 1.0

Es pressionarà de nou o “intro” i apareixerà el document a comptabilitzar. Per a acabar, pressionar .

4.2 RD AMB REFERÈNCIA A UN COMPROMÍS D’INGRÉS

Per a crear un RDs amb referència a un Compromís d’Ingrés previ, s’utilitzarà la transacció

Ingressos Centralitzats/ Crear manament d’ingrés amb ref.IP

1

(44)

23/02/2009 Pàg. 43 de 103 Versió 1.0

Transacció: Z50_EAPS_F881_I1

pel cas de gestió centralitzada o bé

Ingressos Descentralitzats/ Crear manament d’ingrés amb ref.IP Transacció: Z50_EAPS_F881_I9

Per a crear un Reconeixement del Dret amb referència a un Compromís d’Ingrés previ, es deurà seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i pressionar o la tecla “intro”.

(45)

23/02/2009 Pàg. 44 de 103 Versió 1.0

A continuació, apareixerà la següent pantalla,

que es complimentarà com segueix:

Nom del camp Descripció Oblig. Acció del usuari i _valors Comentaris Data de

Data de comptabilització Data on es comptabilitzarà el Reconeixement del Dret dd.mm.aaaa

(46)

23/02/2009 Pàg. 45 de 103 Versió 1.0

valors Comentaris

document Document de RD (transacció

Z50_EAPS_F881_I1); I9 per al cas descentralitzat (transacció Z50_EAPS_F881_I9) automàticament pel sistema Societat Entitat de control pressupostari a la qual afecta el document UAB

Moneda Moneda del _document EUR

Període

Mes on es

comptabilitzarà el document RD Data de

Txt. capçalera Txt. capçalera Text de 25

caràcters Número de

registre Número de registre

(47)

23/02/2009 Pàg. 46 de 103 Versió 1.0

On caldrà indicar:

i valors Comentaris Deutor Client Doc. Pressupostari Document pressupostari de compromís d’ingrés al que fa referència És el camp que fa referència al Compromís d'Ingrés previ (10 dígits)

(48)

23/02/2009 Pàg. 47 de 103 Versió 1.0

i valors Comentaris

Posició del document

Posició del document de compromís d’ingrés a la que fa referència

3 dígits

Import Import del document 17 dígits (tipus _curr)

Centre Gestor Estructura Orgànica

Dada

implementada automàticament pel sistema Posició

Pressupostària Classificació Econòmica

Dada

implementada automàticament pel sistema

Dada implementada automàticament pel sistema en el cas d’existir a la partida pressupostària Programa Pressupostari Projecte/Activitat Dada implementada automàticament pel sistema en el cas d’existir a la partida pressupostària

Compte Major Compte Major

Dada

Centre de Cost Centre de Cost

Dada

(49)

23/02/2009 Pàg. 48 de 103 Versió 1.0

Si es complimenten aquestes dades i es pressiona “intro”, apareixen les dades d’imputació del Compromís d’Ingrés de referència (protegits). Per exemple:

Per a desar, pressionar . Apareixerà en la part baixa de la pantalla:

Cal notar que si l’import del Reconeixement del Dret es major que l’import pendent del seu Compromís d’Ingrés de referència, saltarà el següent missatge d’error (que informarà, a més, del percentatge en que s’ha superat aquest import pendent):

(50)

23/02/2009 Pàg. 49 de 103 Versió 1.0

Per a la classe de document I1, els Reconeixements del Dret naixeran comptabilitzats. Per a la classe I9, els Reconeixements del Dret naixeran complets, i serà necessari alliberar-los i comptabilitzar-los. Veure l’apartat 4.1. d’aquest manual.

4.3 VISUALITZACIÓ D’UN RECONEIXEMENT DEL DRET

Per a visualitzar un RDs amb o sense referència a un Compromís d’Ingrés previ, s’utilitzarà la transacció

Ingressos Centralitzats/ Visualitzar manament d’ingrés Transacció: F883

(51)

23/02/2009 Pàg. 50 de 103 Versió 1.0

Ingressos Descentralitzats/ Visualitzar manament d’ingrés Transacció: F883

Per a visualitzar un Reconeixement del Dret (amb o sense referència a un Compromís d’Ingrés previ), es deurà seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i pressionar o la tecla “intro”.

(52)

23/02/2009 Pàg. 51 de 103 Versió 1.0

on caldrà indicar el codi del Reconeixement del Dret que es vol visualitzar (

1

2

). Es pressionarà o “intro” i es visualitzarà el Reconeixement indicat, amb tots els camps protegits:

1

2

(53)

23/02/2009 Pàg. 52 de 103 Versió 1.0

Notar que en (

1

) s’indica si el document està en estat complet, alliberat o comptabilitzat. Per a sortir, pressionar .

A més, si es vol visualitzar (en cas d’estar visualitzant un RD amb referència) el Compromís d’Ingrés al que fa referència el Reconeixement del Dret, es farà doble clic en (

2

).

1

(54)

23/02/2009 Pàg. 53 de 103 Versió 1.0

Si es selecciona la línea a la que fa referència el RD i es pressiona el botó , es visualitza la següent pantalla, que informa de l’import del/dels Reconeixements del Dret que s’han consumit del Compromís d’Ingrés:

Si es fa clic en la línea corresponent al Reconeixement del Dret, es navega de nou fins ell.

També es possible visualitzar un Reconeixement del Dret si des de la transacció de crear Reconeixements del Dret (o la de modificar, o la de suprimir...) es fa el següent:

(55)

23/02/2009 Pàg. 54 de 103 Versió 1.0

s’indica el document que es vol visualitzar i la societat “UAB” i es pressiona o “intro”:

Es visualitzarà el document indicat.

A continuació es mostra una taula descriptiva de les icones més útils:

Botó Significat

Indica les dades mestres del camp on es troba el ratolí. Per exemple, si es té el cursor sobre la Posició Pressupostària, es

(56)

23/02/2009 Pàg. 55 de 103 Versió 1.0

veurà tots els seus dades. El mateix amb el Centre Gestor, etc. Resumeix les dades de la capçalera del document.

Es visualitza el apunt que es genera en la comptabilitat financera. Serveix per a afegir un text explicatiu al document de Reconeixement del Dret. No esta habilitat en la transacció de visualitzar, però sí en la de modificar.

Mostra els comptes de major.

Mostra informació financera i de controlling.

Visualitza totes les línies del document de Reconeixement del Dret.

Navega a una pantalla on es poden ver totes les cobraments aplicats al Reconeixement del Dret.

Serveix per a visualitzar la línia del document RD anterior (en cas de que el RD tingui varies línies)

Serveix per a visualitzar la línia del document RD següent (en cas de que el RD tingui varies línies)

Seleccionant una línia (en cas de que el document RD tingui varies, es selecciona una fent clic en el botó de l’esquerra de la línea ), navega fins al document que només visualitza aquella línia determinada.

4.4 ENLLAÇOS D’OBJECTES

És possible annexar objectes a un document RD des de la transacció de alliberar o la de comptabilitzar, per tant, és possible per a RDs que no neixin comptabilitzats. Per a això, es farà el següent:

(57)

23/02/2009 Pàg. 56 de 103 Versió 1.0

Apareixerà aquest barra d’eines:

on pressionant es podrà indicar si lo que es vol és annexar un document, una nota o una direcció URL:

(58)

23/02/2009 Pàg. 57 de 103 Versió 1.0

4.5 ESBORRAT D’UN RECONEIXEMENT DEL DRET

Es pot esborrar un Reconeixement del Dret que està encara en estat complet (no alliberat i comptabilitzat).

Suprimir manament d’ingrés Transacció: F885

Per a suprimir un Reconeixement del Dret (amb o sense referència a un Compromís d’Ingrés previ), es deurà seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i pressionar o la tecla “intro”.

(59)

23/02/2009 Pàg. 58 de 103 Versió 1.0

on s’indicarà el número de Reconeixement (en estat alliberat) que es vol suprimir (

1

2

). Es pressionarà o “intro” i apareixerà el RD indicat. Per a suprimir, pressionar i es confirmarà en la següent pantalla:

Si se intenta suprimir un RD ja alliberat, apareixerà el següent missatge:

Si el document està ja comptabilitzat, apareixerà el següent:

Indicant que aquells documents no es troben en estat preliminar.

1

(60)

23/02/2009 Pàg. 59 de 103 Versió 1.0

4.6 ANUL·LACIÓ D’UN RECONEIXEMENT DEL DRET

El sistema té habilitada una transacció per a generar ordres de deducció d’ingressos (anul·lacions de Reconeixements del Dret), podent realitzar-les pel total de l’import o per un import parcial.

Requisits para poder comptabilitzar barrats de RDs

■ Barrat pel total:

◊ Per a poder realitzar un document de barrat, prèviament aquest RD s’ha hagut de comptabilitzar.

◊ No poden existir documents d’anulació o cobraments lligats al document a barrar que igualin o superin l’import del Reconeixement del Dret.

■ Barrat parcial:

◊ Per a poder realitzar un document de barrat, prèviament aquest RD s’ha hagut de comptabilitzar.

Per a poder enregistrar en el sistema els barrats del reconeixement de Dret, es definiran les següents classes de documents:

Classe de

Document Descripció

0I / Ingrés previ sense referència a un _{IP- exercici corrent}

1I / Ingrés previ amb referència a un

IP- exercici corrent

3I / Ingrés previ sense referència a un

IP- exercici tancat

4I / Ingrés previ amb referència a un

IP- exercici tancat

8I / Ingrés previ sense referència a un _{IP- exercici corrent} 9I / Ingrés previ amb referència a un _{IP- exercici corrent}

(61)

23/02/2009 Pàg. 60 de 103 Versió 1.0

Classe de

Document Descripció

BI / Ingrés previ sense referència a un

IP- exercici tancat

CI / Ingrés previ amb referència a un _{IP- exercici tancat}

Totes aquestes classes de document naixeran comptabilitzades.

Nota: Les anul·lacions de RDs Ingrés Simultani es veuran en l'apartat “1.5 Devolució d'Ingressos”.

Les transaccions a utilitzar per a anul·lar RDs seran les següents, segons si es tracta d’anul·lacions de RDs de tipus I0, I1, I8, I9, respectivament, i per exercicis corrents (les quatre primeres transaccions) i tancats (les quatre últimes):

(62)

23/02/2009 Pàg. 61 de 103 Versió 1.0

(63)

23/02/2009 Pàg. 62 de 103 Versió 1.0

(64)

23/02/2009 Pàg. 63 de 103 Versió 1.0

Per exemple, es continuarà amb el cas d’anul·lar un Reconeixement del Dret sense referència a un Compromís d’Ingrés previ, cas centralitzat, exercici corrent (és a dir, anul·lació d’un document de tipus de document I0):

Ingressos Centralitzats / Anul·lar manament d’ingrés Transacció: Z50_EAPS_F889_0I

(65)

23/02/2009 Pàg. 64 de 103 Versió 1.0

Per a anul·lar centralitzadament un Reconeixement del Dret sense referència a un Compromís d’Ingrés previ, es deurà seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i pressionar o la tecla “intro”.

A continuació, apareixerà la següent pantalla:

on es pressionarà per a poder indicar el Reconeixement del Dret (comptabilitzat) que es vol anul·lar o reduir:

(66)

23/02/2009 Pàg. 65 de 103 Versió 1.0

Notar que es pot indicar el seu número de manament (

1

) o el seu número de document financer (

2

). Notar també que es pot indicar si l’anul·lació es por el import total o por un import parcial, i es pot proposar un compte de major, les dades del pagador o la data de comptabilització del document (

3

).

Notar també que si no es recorda el número de manament a indicar, es pot utilitzar el botó , que mostrarà la següent pantalla:

1

2

(67)

23/02/2009 Pàg. 66 de 103 Versió 1.0

que permetrà la recerca segons tots aquells camps. Es pressionarà i apareixeran tots els documents que verifiquin els criteris indicats. Es seleccionarà el número de

manament que es vulgui, i es pressionarà .

Una vegada indicat el número de manament, es pressionarà i apareixeran les dades transferits (que es podran modificar en cas necessari):

(68)

23/02/2009 Pàg. 67 de 103 Versió 1.0

Es pressionarà o “intro” i apareixerà la pantalla amb totes les dades del

Reconeixement del Dret que es vol anul·lar o reduir, on s’indicarà l’import d’aquesta deducció:

(69)

23/02/2009 Pàg. 68 de 103 Versió 1.0

Cal notar que si l’import de l’anul·lació és major que el del Reconeixement del Dret, el sistema avisarà amb un missatge d’error:

Si l’import es menor o igual que el del Reconeixement, bastarà amb indicar-ho i pressionar :

(70)

23/02/2009 Pàg. 69 de 103 Versió 1.0

Apareixerà el següent missatge:

Les manaments de deducció naixeran comptabilitzats, així que no es podran modificar, però si es podran visualitzar amb la transacció “F883” (veure l’apartat 4.3. d’aquest manual).

(71)

23/02/2009 Pàg. 70 de 103 Versió 1.0

(72)

23/02/2009 Pàg. 71 de 103 Versió 1.0

Es pot veure ara el consum del document de Compromís d’Ingrés al que feia referència el Reconeixement del Dret que s’ha reduït. Per a això, s’anirà directament a la transacció “fmv3” de visualització de Compromisos d’Ingrés (veure l’apartat 3.1.a.) i s’indicarà el número de Compromís d’Ingrés que es vol visualitzar o es navegarà des del document de reducció fins a ell. En aquest últim cas, si des del document de reducció

(73)

23/02/2009 Pàg. 72 de 103 Versió 1.0

es fa doble clic en el número de document de Reconeixement del Dret que s’està reduint (

1

), apareix la següent pantalla:

(74)

23/02/2009 Pàg. 73 de 103 Versió 1.0

i si es fa doble clic de nou en el número de document de Reconeixement del Dret que s’està reduint (

1

), apareix aquest RD:

(75)

23/02/2009 Pàg. 74 de 103 Versió 1.0

Si es fa doble clic en el número de Compromís d’Ingrés al que fa referència (

2

), es visualitza aquest Compromís:

(76)

23/02/2009 Pàg. 75 de 103 Versió 1.0

Si es pressiona el botó apareixerà tota la informació dels imports dels

Reconeixements del Dret (import del RD menys de les seves anul·lacions) que consumen de un Compromís.

(77)

23/02/2009 Pàg. 76 de 103 Versió 1.0

Notar que es pot veure el consum de totes les línies (pressionant el botó ) o el consum de només una línia particular, seleccionant la línia que es vol veure i pressionant o posicionant el cursos sobre la línia, fent doble clic sobre ella i fent després doble clic sobre el camp “import pendent”.

4.7 EXTINCIÓ DE DRETS

El mode en que normalment s’extingeixen els Drets és mitjançant el seu cobrament. No obstant, existeixen altres formes menys habituals de cancel·lació. És el cas de les anul·lacions per insolvències.

S’ha creat una carpeta dins del menú per a tractar aquest tipus particular d’anul·lació:

4.7.a

Creació d’una Anul·lació per insolvència

Per enregistrar les Anul·lacions per Insolvència en el sistema, es crearan les següents Classes de Document:

Classe de Document Descripció

G0 Anulació per Insolvències IP exercici corrent

(78)

23/02/2009 Pàg. 77 de 103 Versió 1.0

I s’utilitzarà la següent transacció:

Anul·lació per insolvències/ Crear anul·lació per insolvència Transacció: F888

Es deurà seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i pressionar o la tecla “intro”.

(79)

23/02/2009 Pàg. 78 de 103 Versió 1.0

On caldrà indicar:

Nom del camp Descripció Oblig. Acció del usuari _{i valors} Comentaris

Societat (

1

) UAB

Exercici (

2

) Format AAAA

Número de document (

3

)

Número de document financer del

Reconeixement del Dret que es vol anul·lar.

Classe de document (

4

)

Classe de document per a l’anul·lació per insolvència G0 per a exercici corrent; G1 per a

1

2

3

4

(80)

23/02/2009 Pàg. 79 de 103 Versió 1.0

i valors Comentaris

exercici tancat

A continuació, es pressionarà i s’indicarà l’import a anul·lar:

Per a desar, . Apareix en la part baixa de la pantalla el següent missatge:

El document naixerà sense comptabilitzar. Es comptabilitzarà des de la mateixa transacció F888:

(81)

23/02/2009 Pàg. 80 de 103 Versió 1.0

indicant el número de document a comptabilitzar i pressionant el botó . A continuació, .

El document de Reconeixement del Dret i de la seva anul·lació per insolvència es compensen automàticament.

4.7.b

Anul·lació de l’anul·lació per insolvència

Per a anul·lar una anul·lació per insolvència, prèviament s’ha de descompensar el Reconeixement del Dret i aquesta anul·lació.

(82)

23/02/2009 Pàg. 81 de 103 Versió 1.0

Anul·lació per insolvències/ Descompensació RD i document d’anul·lació per insolvència

Transacció: FBRA

Per a fer la descompensació és deurà seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i pressionar o la tecla “intro”.

(83)

23/02/2009 Pàg. 82 de 103 Versió 1.0

On caldrà indicar el número de document de compensació. Per a buscar-ho, es pot anar a la transacció f883 de visualitzat manaments d’ingrés, i indicar el document d’anul·lació:

(84)

23/02/2009 Pàg. 83 de 103 Versió 1.0

i després fer doble clic en el compte del tercer. El número de document de compensació apareix en (

1

).

1

(85)

23/02/2009 Pàg. 84 de 103 Versió 1.0

Una vegada s’ha trobat el número de document de compensació, s’indica en el camp i es pressiona :

Apareixerà el següent missatge, i caldrà pressionar el botó :

Apareixerà una pantalla demanant el motiu d’anul·lació (si es pressiona el match code (F4) es mostren tots els motius possibles):

(86)

23/02/2009 Pàg. 85 de 103 Versió 1.0

(87)

23/02/2009 Pàg. 86 de 103 Versió 1.0

Els documents que es crearan en el sistema pels documents de barrat d’Anul·lacions per Insolvències seran:

0G Barrat G0

1G Barrat G1

El procés de barrat es porta mitjançant la transacció estàndard d’anulació d’anulacions. Aquesta transacció, directament, realitza l’anul·lació.

Aquesta anul·lació consisteix únicament en la comptabilització d’un document financer d’anul·lació vinculat a la posició de l’ordre d’anul·lació que estem barrant.

Al desar el document, el sistema no genera una ordre nova sinó, que crea un nou document comptable de contra assentament que lliga a l’ordre d’anul·lació. Com a resultat tenim que sota el mateix Número d’Ordre es troba l’Anul·lació i el Barrat de l’anul·lació.

La transacció a utilitzar es la següent:

Anul·lació per insolvències/ Anul·lar anul·lació per insolvència Transacció: F890

(88)

23/02/2009 Pàg. 87 de 103 Versió 1.0

Es deurà seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i pressionar o la tecla “intro”.

On caldrà indicar:

Nom del camp Descripció Oblig. Acció del usuari _{i valors} Comentaris Número de

Manament (

1

)

Número de manament del document

d’anul·lació que es vol anul·lar.

(89)

23/02/2009 Pàg. 88 de 103 Versió 1.0

i valors Comentaris

Societat (

2

) UAB

Motiu anul. (

3

) Motiu de l’anul·lació. (*)

(*): Els diferents motius es poden consultar gràcies al botó match code (F4) que mostra tots els possibles:

(Si es vol visualitzar el manament, basta pressionar . Per a sortir d’aquesta visualització, pressionar .)

(90)

23/02/2009 Pàg. 89 de 103 Versió 1.0

(91)

23/02/2009 Pàg. 90 de 103 Versió 1.0

5.

DEVOLUCIÓ D’INGRESSOS

La Devolució d’Ingressos és l’obligació del pagament a un tercer (creditor) contra el pressupost d’ingressos.

La Devolució d’Ingressos té com a finalitat el reemborsament als interessats de les quantitats ingressades en la tresoreria de la entitat.

La Devolució d’Ingressos s’imputarà a l’exercici corrent independentment de l’exercici on es va comptabilitzar el Reconeixement del Dret cobrat origen d’aquesta devolució, pel que influeix en el resultat de l'exercici corrent.

La comptabilització dels Devolucions d’Ingressos es realitzarà centralitzadament i manualment.

■ Per a poder registrar en el sistema la Devolució d'Ingressos i la seva corresponent anul·lació (barrat), si l'hagués, es creen les següents classes de document:

DI Devolució de Ingressos

ID / Devolució de Ingressos

Aquests documents naixeran comptabilitzats directament.

(92)

23/02/2009 Pàg. 91 de 103 Versió 1.0

Devolució d’Ingressos Transacció: Z50_EAPS_F871_DI

Per a crear una Devolució d’Ingressos es deurà seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i pressionar o la tecla “intro”.

(93)

23/02/2009 Pàg. 92 de 103 Versió 1.0

on caldrà indicar:

i valors Comentaris

Data de

Data de comptabilització Data on es comptabilitzarà la Devolució d’Ingrés dd.mm.aaaa Classe de document Classe de Document de la Dev. d’Ingrés DI Es complimentarà automàticament pel sistema. Societat Entitat de control pressupostari a la qual afecta el document UAB

Moneda Moneda del document EUR

Període

Mes on es

comptabilitzarà el document

(94)

23/02/2009 Pàg. 93 de 103 Versió 1.0

i valors Comentaris

Data de

Txt. capçalera Txt. capçalera Text de 25 _caràcters

Número registre Número registre

(95)

23/02/2009 Pàg. 94 de 103 Versió 1.0

on s’indicaran les següents dades:

Nom del camp Descripció Oblig. Acció del usuari i _valors Comentaris

Creditor Codi del Creditor

Codi del creditor al que es fa la Devolució d’Ingrés Serà necessari tenir donat d’alta al sistema el tercer deutor com a creditor.

(96)

23/02/2009 Pàg. 95 de 103 Versió 1.0

valors Comentaris complimentarà directament pel sistema. Posició Pressupostària Posició

Pressupostària Format I/EEEEE

Centre Gestor Centre Gestor Format Lnnnnnn

Fons Fons

Obligatori si la partida ho requereix Compte de

major Compte de major

Es deriva

gràcies a la determinació de comptes. Centre de Cost Centre de Cost Format Lnnnnnn Es deriva del _{Centre Gestor}

Element PEP Element PEP

Obligatori si la partida ho requereix Import Import Longitud màxima de 17 dígits

(97)

23/02/2009 Pàg. 96 de 103 Versió 1.0

Apareixerà el següent missatge en la part baixa de la pantalla:

(98)

23/02/2009 Pàg. 97 de 103 Versió 1.0

Anul·lació Devolució d’Ingressos Transacció: Z50_EAPS_F879_ID

Per a anul·lar una Devolució d’Ingressos (per un import total o parcial) es deurà seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i pressionar o la tecla “intro”.

(99)

23/02/2009 Pàg. 98 de 103 Versió 1.0

on es pressionarà el botó per a indicar el número de la Devolució d’Ingrés que es vol anul·lar:

(100)

23/02/2009 Pàg. 99 de 103 Versió 1.0

Es pressionarà i apareixeran les dades de capçalera del document indicat. Es pressionarà o la tecla “intro”i apareixeran les dades de posició del document de Devolució d’Ingrés que es vol anul·lar:

Per a desar, pressionar .

(101)

23/02/2009 Pàg. 100 de 103

Versió 1.0

5.3 VISUALITZACIÓ D’UNA DEVOLUCIÓ D’INGRESSOS

Visualitzar Devolució d’Ingressos Transacció: F873

Per a visualitzar una Devolució d’Ingressos es deurà seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i pressionar o la tecla “intro”.

(102)

23/02/2009 Pàg. 101 de 103

Versió 1.0

on s’indicarà el número de document de la Devolució d’Ingressos que es vol visualitzar (

1

2

). A continuació, es pressionarà o “intro” i es podrà veure la Devolució d’Ingressos indicada, amb tots els seus camps protegits:

2

1

(103)

23/02/2009 Pàg. 102 de 103

Versió 1.0

Notar que el document està comptabilitzat (

1

).